HANDLEIDING F@CTUUR ONLINE
1
2
INHOUDSTAFEL F@CTUUR ONLINE
1) Inleiding
4
a) De boekhoudoplossingen van SBB b) De belangrijkste voordelen c) Technische gegevens
4 4 4
2) F@ctuur Online opstarten
5
3) F@ctuur Online gebruiken
6
a) Factuurgegevens aanpassen - Hoofding - Voettekst - Bankrekening - Artikels - Klanten
6 6 7 8 9 10
b) Offertes en facturen maken - Een klant selecteren - Boodschap toevoegen - Artikels toevoegen - Een korting toevoegen - Een document vastleggen - Icoontjes gebruiken
13 13 14 14 14 14 14
c) Betalingen en verrichtingen opvolgen
15
3
1. INLEIDING a) De boekhoudoplossingen van SBB SBB biedt haar klanten 3 oplossingen voor het voeren van een boekhouding: De boekhouding wordt volledig gevoerd op kantoor Klanten die niet vertrouwd zijn met de boekhoudwetgeving of hieraan zelf geen tijd willen besteden, kunnen alles uitbesteden aan een SBB-kantoor. Zij maken dan de nodige afspraken met hun SBB-consulent die de volledige administratie zal opvolgen. Een klant kan dan zijn boekhoudgegevens na elke afgesloten periode op papier of via het extranet SBB Online raadplegen. De klant voert zijn boekhouding zelf Klanten die zelf willen instaan voor de verwerking van alle inkomende en uitgaande facturen en financiële verrichtingen en ook zelf de periodieke verplichtingen willen uitvoeren, kunnen een boekhoudpakket aanschaffen of kiezen voor de webaccountingoplossing van SBB. Hierover vindt u meer in formatie op onze website De klant kiest voor F@ctuur Online Klanten die hun uitgaande facturen nu opvolgen met classeurs of met Excel-of Wordbestanden of die overwegen om een boekhoudprogramma aan te schaffen om enkel uitgaande facturatie in te geven bieden wij met F@ctuur Online een uitstekend en bovendien ook gratis alternatief. b) F@ctuur Online: de belangrijkste voordelen F@ctuur Online is een gebruiksvriendelijk en gratis online facturatieprogramma waarmee SBB-klanten op een heel eenvoudige manier hun klantenadministratie up-to-date kunnen houden en al hun offertes, facturen en inkomende betalingen kunnen beheren. Door de intuïtieve opbouw vraagt het programma geen uitgebreide opleiding of voorkennis en kan men vrijwel onmiddellijk starten. Omdat het bovendien een webapplicatie is, hebben gebruikers op kantoor, thuis of zelfs in het buitenland via internet en hun paswoord altijd toegang tot hun klantenadministratie. De uitgaande facturen worden ook ingelezen in de accountancy-software van de SBBkantoren, zodat onze medewerkers instaan voor een regelmatige back-up, een gerichte controle en adequate (virus)bescherming van alle klanten- en factuurgegevens.
c) Technische gegevens F@ctuur Online is een programma dat volledig ontwikkeld is in Macromedia Flash. Om het programma te gebruiken heeft u de Flash plug-in (minimum versie 7) voor uw browser nodig. Die is meestal wel al geïnstalleerd. Indien u de plug-in nog niet hebt, zal u hiervan een melding krijgen en een scherm om Macromedia Flash Player 7 te installeren.
4
2. F@CTUUR ONLINE OPSTARTEN SBB-klanten krijgen gratis toegang tot SBB Online, een extranet op de SBB-website (www.sbb.be) waar klanten heel wat bijkomende informatie kunnen consulteren. Hier kan men o.a. de boekhoudgegevens van de vorige periode raadplegen en de SBBprogramma’s zoals F@ctuur Online opstarten.
Om toegang te krijgen tot SBB Online volstaat het om uw naam en klantennummer te mailen naar:
[email protected]. Binnen enkele dagen krijgt u van ons dan een persoonlijk paswoord en gebruikersnaam. Uw SBB-consulent kan dan uw toegang tot F@ctuur Online activeren en enkele gegevens van al uw bestaande klanten opladen. Op de homepage vindt u een start … Vanaf dan vindt u in de startpagina van SBB Online linksonder een knop waar u F@ctuur Online kan opstarten.
5
3. F@CTUUR ONLINE GEBRUIKEN a) Factuurgegevens aanpassen - Hoofding Wie geen voorgedrukt papier gebruikt om zijn offertes of facturen te maken, kan in deze rubriek de naam en alle contactgegevens van zijn onderneming invullen. Hier kan u eventueel ook een logo opladen. Klik op ‘Hoofding’ in de linkernavigatiebalk.
Uw factuurvermeldingen (bijv. naam, adres, woonplaats, telefoon- en faxnummer, website, e-mailadres, …) kan u typen in de 10 tekstvelden. Ze worden dan opgenomen in de hoofding van alle facturen en offertes, zoals afgebeeld in het scherm bovenaan. Het logo kan je plaatsen door het in de vorm van jpg-bestand op te laden. Hiervoor druk je op de knop ‘Opladen logo’ en via de bladerfunctie van je PC kan je het bestand selecteren en vervolgens opslaan. Opgelet, het jpg-bestand mag maximum 85 x 85 pixels groot zijn. Om een lijn onder deze vermeldingen te plaatsen, vink je het veld ‘Lijn weergeven’ aan. Klik vervolgens op ‘Bewaren’ om alle gegevens op te slaan.
6
- Voettekst Hier kan u de rest van de verplichte factuurvermeldingen (of andere commerciële boodschappen) opnemen. Klik op ‘Voettekst’ in de linkernavigatiebalk.
Als gebruiker heeft u hier de keuze om gebruik te maken van de 9 Tekstvelden ofwel kiest u voor Vrije tekst. Dan heb je afhankelijk van de tekstgrootte (groot, normaal, klein of extra klein) 3 tot 8 tekstregels, die onderaan op de factuur gedrukt worden. Ook hier kan u een lijn plaatsen door het veld ‘Lijn boven voettekst’ aan te vinken. Klik op ‘Bewaren’ om alle gegevens op te slaan. Alle facturen en offertes die u vanaf nu afdrukt (ook oudere facturen) worden met deze vermeldingen geprint.
Opgelet: verplichte factuurvermeldingen De meeste factuurvermeldingen zoals de volledige naam, de vennootschapsvorm, het adres en het BTW-nummer van de leverancier en de klant, de datum van uitreiking, de nummering, de vermelding ‘Factuur’, de hoeveelheid en de omschrijving van de geleverde goederen en diensten, de maatstaf van heffing (bedrag zonder BTW), het totaalbedrag aan BTW en de munteenheid worden ingevuld bij het aanmaken van de factuur.
7
Een aantal verplichte vermeldingen moeten echter voorzien zijn op het voorgedrukt papier en/of aangevuld worden via de hoofding en de voettekst: - het bankrekeningnummer - het ondernemings- en BTW-nummer (bijv. BTW BE 0123.456.789 voor BTWbelastingplichtigen) - voor rechtspersonen zoals vennootschappen: een verwijzing naar het rechtspersonenregister (bijv. RPR Leuven voor BTW-belastingplichtigen) - de factuurvoorwaarden (eventueel een verwijzing naar de achterkant van de factuur) - in geval van vrijstelling of verlegging van BTW: een verwijzing naar het betreffende artikel - in geval van de margeregeling: een verwijzing naar de toepasselijke BTW-wetgeving - een eventuele verwijzing naar vorige voorschotfacturen - andere sectorgebonden vermeldingen zoals bijzondere erkenningen, vergunningen, verzekeringspolissen, … - Bankrekening In deze rubriek kan u de bankrekeningnummers vermelden die u voor uw onderneming gebruikt. Zo kan u achteraf gemakkelijk de betalingen van uw facturen toewijzen aan de juiste bankrekening.
Om een bankrekening toe te voegen volstaat het om de bankrekeningnummer in te vullen en een omschrijving op te nemen die verwijst naar de bank. Het wijzigen van een bankrekening kan door het nummer te selecteren in de lijst en de aanpassingen uit te voeren. Klik op ‘Bewaren’ om alle gegevens op te slaan.
8
- Artikels In de module ‘Artikels’ maakt en beheert u de lijst van al uw goederen of diensten. Klik op ‘Artikels’ in de linkernavigatiebalk.
Een artikel aanmaken Om een nieuw artikel aan te maken, klikt u onderaan het scherm op ‘Nieuw’ en vult u eerst een nieuw en uniek referentienummer voor uw product of dienst in en een duidelijke omschrijving van het artikel. Het invulveld ‘Rekening’ verwijst niet naar een banknummer, maar naar de boekhoudpost waar de verkoop moet weggeschreven worden. Meestal is dat een 70-nummer. Als u verschillende posten gebruikt, zal uw consulent deze hier ook vermelden. De BTW-code verwijst naar de verschuldigde BTW op het product of de dienst. Hier heeft u de keuze tussen volgende codes: 0 %, 6 %, 12 %, 21 %, M (Medecontractant), LV (Leeggoed en verpakkingen), DIS (Disconto), VA (Verkoop aan ambassades) en A (Andere vrijstellingen). De eenheidsprijs (uitgedrukt in EUR) is het bedrag dat betaald moeten worden voor het product of de dienst zonder BTW. Druk vervolgens op ‘Opslaan’ om op te slaan.
9
Informatieregel Als u in uw facturen ook informatieregels wilt gebruiken die net onder een artikel moeten staan, kan u die hier aanmaken (bijv. ‘Wij bieden 3 jaar garantie op dit artikel’). U kiest opnieuw ‘Nieuw’ en vult een referentienummer in. In de omschrijving komt dan uw boodschap (bijv. ‘Wij bieden 3 jaar garantie op al onze producten’) en u vinkt de boodschap ‘Informatieregel’ aan. Een eenheidsbedrag of BTW-code invullen is vanzelfsprekend niet nodig. Druk vervolgens op ‘Wijzig’ om op te slaan.
Een artikel wijzigen Om een bestaand product of dienst aan te passen heeft u twee mogelijkheden: ofwel klikt u op een artikel in de lijst ofwel selecteert u het item in de referentielijst. In de invulvelden kan u de gegevens dan aanpassen. Druk vervolgens op ‘Bewaren’ om op te slaan.
- Klanten In deze module beheert u uw klantenbestand. Klik op ‘Klanten’ in de linkernavigatiebalk.
10
Een nieuwe klant aanmaken Om een nieuwe klant te creëren drukt u op ‘Nieuw’, daarna kan u de nodige gegevens in een nieuw scherm invullen.
Het programma vraagt om ook hier een unieke referentiecode toe te kennen aan de klant. Deze omschrijving zal ook gebruikt worden om overzichten van klanten weer te geven (bijv. een overzicht van alle openstaande facturen). Opgelet, eens toegekend kan u deze code niet meer wijzigen. De andere contactgegevens die hier ingevuld moeten worden zijn: -
taal: de commerciële taal van de klant bedrijf: de volledig naam van de onderneming of vereniging titel: de juridische vorm contact: de voornaam en naam van de contactpersoon titel: de titel van de contactpersoon adres: straatnaam en nummer land: het land waar de klant woont (aan te passen met de knop ‘Land wijzigen’) bankrekening: de bankrekeningnummer van de klant betalingstermijn: de uiterste datum om de factuur te betalen boekrekening: de boekhoudpost waarop de factuur geboekt moet worden BTW-nummer (cijfers aan elkaar schrijven of punten zetten) BTW-code
Druk op ‘Bewaren’ om uw gegevens op te slaan. Met de knop ‘Terug’ keert u terug naar de lijst met alle klanten.
11
Wijzigen van bestaande klanten Wanneer uw SBB-consulent F@ctuur Online voor u activeert, zal hij ook al enkele gegevens van uw bestaande klanten (zoals naam en BTW-nummer) opladen in deze rubriek. Om deze gegevens te wijzigen of verder aan te vullen klikt u op de klant in de lijst. U kan de volgorde van de klanten wijzigen door te klikken op de tabelomschrijvingen (Referentie, Bedrijf (contact), Adres en BTW-nummer) boven de klantenlijst. De gegevens worden dan in stijgende of dalende alfabetische volgorde geplaatst. U kan de klant ook opzoeken met de zoektabel in de rechterbovenhoek. In de scroll-balk kan u aanduiden waar het programma moet zoeken: - Algemeen: zoek in alle velden - Bedrijf: zoek in de naam van het bedrijf of de vereniging - Referentie: zoek in de referentie-omschrijving - BTW-nummer: zoek in de BTW-nummers Onder de scroll-balk typt u dan de zoekterm en u drukt vervolgens op ‘Zoeken’. In de tabel vindt u dan alle klanten die aan de zoekterm voldoen. Om opnieuw de lijst met alle klanten te krijgen, klikt u links in de navigatiebalk opnieuw op ‘Klanten’. P.S. Het is niet mogelijk om klanten te verwijderen in de lijst.
12
b) Offertes en facturen opmaken Wanneer u een offerte of een factuur wilt aanmaken, dan selecteert u in de linkernavigatiebalk ‘Offerte’ of ‘Factuur’. De werkwijze die nu volgt, is voor de beide documenten hetzelfde.
- Een klant selecteren Eerst gaan wij een klant selecteren. Wanneer u op kader klikt, komt u terecht in een keuzelijst van klanten. U kan een eerste selectie doorvoeren door een trefwoord in te vullen. Het programma zoekt dan in de nummer, naam en adres van de klant. U kan ook ‘Algemeen’ in de scroll-balk vervangen door naam, referentie of BTW-nummer en vragen om enkel in deze rubrieken te zoeken. Daarna selecteert u de klant en klikt u op ‘Bewaren’. U keert dan automatisch terug naar het offerte-/factuurformulier en u zult zien dat het offertenummer, de vervaldatum, het klantnummer en het BTW-nummer zijn ingevuld.
13
- Boodschap toevoegen Onder de titel ‘Offerte’ of ‘Factuur’ hebt u de mogelijkheid om in het document een (commerciële) boodschap toe te voegen. Dit kan u doen door een simpele muisklik op de balk. Ook onderaan kan u een mededeling toevoegen. - Artikels toevoegen Om artikels toe te voegen klikt u op de balk onder ‘Omschrijving’ . Vervolgens komt u terecht in een klein submenu waarin de verschillende artikels gerangschikt zijn. U kiest het gewenste artikel en vervolgens klikt u op toevoegen. Mocht u voor het verkeerde artikel gekozen hebben, dan hebt u nog altijd de mogelijkheid om dit artikel te verwijderen door op het vuilbakje links naast het artikel te klikken. - Een korting toevoegen Om een korting toe te voegen, klikt u op het balkje ‘Korting’, u vult een kortingspercentage in en u drukt op OK. Als u geen korting voorziet op de factuur, zal deze regel ook niet afgedrukt worden. - Een document vastleggen Wanneer u zeker bent dat een bepaalde factuur correct is, kiest u voor het derde icoontje (status definitief). Er wordt gevraagd een datum en een vervaldag in te geven. Eens dit gebeurt is, kan men het document niet meer aanpassen. - Icoontjes gebruiken Rechts bovenaan (onder het logo van F@ctuur Online) vindt u 5 icoontjes. U kan hiermee volgende opdrachten uitvoeren: Een nieuw leeg document kiezen Een artikel toevoegen De factuur definitief maken Het document verwijderen Het document printen Wanneer u met de muis over deze icoontjes gaat, krijgt u een korte toelichting over de werking van de knop.
14
c) Betalingen en verrichtingen opvolgen Met F@ctuur Online kunt u ook uw volledige klantenadministratie opvolgen. Zo kan u een totaaloverzicht vragen of een lijst met alle onafgewerkte of verstuurde offertes. Voor facturen en creditnota’s (bedrag is dan in het rood vermeld) is dat een overzicht met alle documenten of een selectie met alle onafgewerkte, openstaande of betaalde documenten. Facturen of creditnota’s die met groene √ zijn aangevinkt, zijn al doorgestuurd naar SBB. In de lijst kan u elk document opnieuw openen (dubbelklikken) en vervolgens vervolledigen (bijv. een onafgewerkte offerte) of van status veranderen (van openstaande naar betaalde factuur). Bij de facturen vindt u dan rechtsboven volgende icoontjes: Een nieuwe lege factuur openen Een factuur als betaald registreren (datum en het rekeningnummer selecteren)
Een creditnota maken van een openstaande factuur Een duplicaat afdrukken De factuur afdrukken Bij offertes vindt u deze icoontjes: Een nieuwe lege offerte openen Van een offerte een factuur maken De offerte afdrukken
Veel succes met F@ctuur Online en bedankt voor uw interesse. Als u nog vragen heeft, neemt u best contact met uw SBB-consulent.
15
V.U. Herman VIDTS SBB Bedrijfsdiensten BV-CVBA Vuurkruisenlaan 2 3000 LEUVEN
16
