Handleiding Ledenadministratie Online

Nederlandse Jeu de Boules Bond ©

Handleiding ledenadministratie, versie 1.8

Handleiding Ledenadministratie Online Versie 1.8 (november 2012) website:

http://la.njbb.nl

bovenstaande afbeelding kan afwijken van de werkelijke homepagina

Aanmelden nieuwe leden Afmelden leden Overschrijven Wijzigingen lidmaatschapgegevens

Bestuursfuncties toekennen en/of wijzigen Extra Club-licentie aanvragen Exportoverzichten in Excel opvragen Secretariaatsgegevens wijzigen Speellocatiegegevens toevoegen en/of wijzigen Verenigingsgegevens wijzigen Wachtwoord wijzigen / Overdragen account

0-40



INHOUDSOPGAVE I.

INLEIDING

I.a I.b I.c

Nieuwe omgeving Licentiestructuur NJBB Licentiepasje

2 2 3

II.

ONLINE LEDENADMINISTRATIE SYSTEEM

4

II.a II.b II.c II.d II.e II.f II.g II.h II. i II. j

Algemene opmerkingen Aanvraag nieuwe licentiepasjes voor het nieuwe seizoen Aanvraag licentiepasjes gedurende het seizoen Overschrijving aanvragen Afmelden leden Duplicaatlicentie aanvragen Vooruit werken Overige wijzigingen Licentie in periode 01 januari tot medio februari Buitenlandse licentie

4 5 5 5 7 7 8 8 8

III.

TOT SLOT

9

III.a III.b III.c

NJBB informeren Welkomspagina Ledenadministratie Online Wisselen van ledenadministrateur

9 9 9

1.

INSTRUCTIE ONLINE LEDENADMINISTRATIE SYSTEEM

10

2.

Wachtwoord wijzigen

12

3.

Ledenoverzicht

13

3.8.1

Nieuwe leden toevoegen, keuze optie Ja

15

3.8.2

Nieuwe leden toevoegen, keuze optie Nee

17

3.8.3 3.8.3.1 3.8.3.2 3.8.3.3

Overschrijven Overschrijving aanvragen voor een lid binnen uw vereniging Overschrijving aanvragen van een niet-lid De ontvangende vereniging van een overschrijving

19 19 22 22

3.9 3.9.1

Bestaande lidgegevens bewerken Afmelden leden

23 25

4.1 4.2 4.3

Toekennen verenigingsfuncties Detailspagina toekennen verenigingsfuncties Overzicht bestuursleden opvragen

26 27 28

5.1

Wijzigen verenigingsgegevens

30

6.1

Speellocatie gegevens toevoegen of wijzigen

32

7.1

Exports

35

1-40



I. INLEIDING Het nieuwe online ledenadministratie systeem betekent automatisch het einde van het invullen van allerlei formulieren om wijzigingen in uw ledenadministratie door te geven aan de NJBB. Vanaf heden kunt u zelf wijzigingen doorvoeren. Deze wijzigingen worden “real time” ofwel per direct verwerkt. Dit scheelt u als vereniging een hoop tijd. Ook de NJBB heeft hier voordeel bij waardoor nieuwe licentiepasjes sneller verwerkt kunnen worden. Daarnaast heeft u 365 dagen per jaar, 7 dagen per week, 24 uur per dag de beschikking over het online ledenadministratie systeem. Dit betekent dat er geen vertraging meer hoeft te zitten tussen het moment dat uw vereniging een wijziging doorkrijgt en het moment dat de NJBB uw wijziging (in het verleden) kon doorvoeren. Op deze manier beschikken zowel uw vereniging als de NJBB altijd over de meest actuele gegevens. I.a

Nieuwe omgeving

Bij een nieuw systeem komen altijd een aantal veranderingen om de hoek kijken. De belangrijkste algemene veranderingen worden besproken op blz. 2 t/m blz. 9. Alle instructies van het Online Ledenadministratie Systeem komen aan bod vanaf blz. 10 t/m blz. 40. I.b

Licentiestructuur NJBB

De NJBB kent drie verschillende licenties. De Club-licentie, de Jeugd-licentie en de Wedstrijdlicentie. De Club-licentie is geschikt voor leden die geen wedstrijden buiten de vereniging willen spelen. De Jeugd- en Wedstrijd-licentie maken dit wel mogelijk. Een speler kan altijd maar één licentie hebben binnen zijn of haar club. Het is wel mogelijk dat een speler bij verschillende verenigingen een Club-licentie heeft. Het is nooit mogelijk om bij meer dan 1 vereniging een Jeugdlicentie of Wedstrijd-licentie te bezitten. Een speler kan altijd maar bij 1 vereniging gedurende het jaar in het bezit zijn van een Jeugd-licentie of Wedstrijd-licentie. Alleen in de maanden Januari of September is voor een speler met een Wedstrijd-licentie een overschrijving naar een andere vereniging mogelijk. Aangesloten verenigingen zijn statutair verplicht al hun leden aan te melden en voor alle leden de verschuldigde bondscontributie te betalen. Dit geldt ook voor leden die al bij een andere NJBB vereniging zijn aangemeld. VOORBEELD 1:

Piet is lid van Club A en hij is daar in het bezit van een Club-licentie. Hij besluit om daarnaast lid te worden van uw club (in dit geval Club B) en vraagt bij uw vereniging ook een Club-licentie aan. Uw vereniging dient hiervoor de bondsbijdrage voor een Club-licentie te betalen aan de NJBB.

VOORBEELD 2:

Marieke is lid van Club A en zij is daar in het bezit van een Club-licentie. Zij besluit tevens om lid te worden van uw club (in dit geval Club B) en vraagt bij uw vereniging (naast haar Club-licentie bij Club A) een Wedstrijd-licentie aan. Uw vereniging dient hiervoor de bondsbijdrage voor een Wedstrijdlicentie te betalen aan de NJBB.

2-40

Nederlandse Jeu de Boules Bond © I.c


Licentiepasje

Elk lid dat bij de NJBB is aangemeld, krijgt als bewijs van inschrijving vóór 01 maart of bij tussentijdse aanmelding een licentiepasje. De licentiepasjes van een vereniging worden altijd naar het secretariaat van de vereniging verstuurd. Zorg ervoor dat deze gegevens up-to-date zijn. Enkele voorwaarden ten aanzien van de licentiepasjes:

De licentiepasjes die in het huidige jaar worden verstuurd, blijven tot uiterlijk 01 maart in het volgende jaar geldig indien het lid ook daadwerkelijk lid blijft. Als voor een lid het lidmaatschap op 31 december beëindigd wordt, mag hij/zij helemaal niet meer (ook niet tot 01 maart) spelen met zijn/haar oude licentiepas. Om te voorkomen dat een afgemeld lid in de periode tussen 01 januari en 01 maart nog met een oud licentiepasje speelt, kunt u de licentiepas van de speler in kwestie terugvragen. Dit heeft vooral betrekking op spelers met een Wedstrijd-licentie. De teruggevorderde licentie hoeft u niet terug te sturen naar de NJBB.

In het nieuwe jaar mogen leden van uw vereniging spelen met hun licentiepas uit het voorgaande jaar tot uiterlijk 01 maart. Dit recht vervalt per direct als uw vereniging de nieuwe licentiepasjes van de NJBB heeft ontvangen.

Een Jeugd-licentie of Wedstrijd-licentie geldt voor het gehele contributiejaar en kan gedurende het jaar niet worden omgezet naar een Club-licentie. Het downgraden van een licentie (van W naar C, van W naar J of van J naar C) kan alleen in de maand januari.

Het upgraden van een Club-licentie naar een Wedstrijd-licentie of Jeugd-licentie is op elk gewenst moment mogelijk. De kosten voor het upgraden, bedragen het verschil tussen het bedrag van de Wedstrijd-licentie minus het bedrag van de Club / Jeugd-licentie plus € 7,50 administratiekosten. Deze administratiekosten worden automatisch berekend tussen 01 februari en 30 november.

De administratiekosten van € 7,50 worden ook berekend als u in de maand december van het lopende jaar nog voor 1 maand (alleen voor de maand december) een licentiepasje aanvraagt. Hiervoor dient u altijd contact op te nemen met de NJBB. VOORBEELD 1:

Piet vraagt in januari 2011 een Club-licentie aan. In mei 2011 wil Piet deze licentie upgraden naar een Wedstrijd-licentie. U betaalt dan het verschil in kosten tussen een Wedstrijd-licentie en een Club-licentie plus € 7,50 administratiekosten.

VOORBEELD 2:

Piet vraagt in januari 2011 een Club-licentie aan. In december 2011 wil Piet deze licentie upgraden naar een Wedstrijd-licentie omdat hij in de maand December 2011 perse een toernooi wil spelen. U betaalt dan het verschil in kosten tussen een Wedstrijd-licentie en een Clublicentie plus € 7,50 administratiekosten. Dit verschilt niet van voorbeeld 1 maar theoretisch is de kans klein dat dit voorkomt. Als een lid binnen uw vereniging voor 1 maand (alleen in de maand december) een licentie wil upgraden of een hele nieuwe licentie wil, dient u hierover contact op te nemen met de NJBB. Alle licentiewijzigingen die namelijk tussen 1 december en 31 januari worden doorgevoerd, worden automatisch meegenomen voor het nieuwe licentiepasje in het nieuwe jaar.

3-40


VOORBEELD 3:


Piet vraagt in januari 2011 een Club-licentie aan. In januari 2012 wil Piet deze licentie upgraden naar een Wedstrijd-licentie. Aangezien dit een volledig nieuw licentie betreft, dient u in dit geval de kosten voor een Wedstrijd-licentie te betalen. De administratiekosten worden niet berekend indien het een aanvraag voor het nieuwe seizoen betreft.

Op het licentiepasje staat vermeld voor welke vereniging de houder van het licentiepasje in dat kalenderjaar toernooien mag spelen. Dit is alleen van toepassing op spelers die het bezit zijn van een Wedstrijd-licentie. Spelers met een Club-licentie mogen namelijk niet deelnemen aan toernooien buiten de vereniging.

Een speler met een Wedstrijd-licentie vertegenwoordigt in een toernooi de afdeling of zone waarvoor de vereniging van een speler uitkomt. Voorbeeld: Een speler met een Wedstrijdlicentie bij PV Beek (05-290) vertegenwoordigt in toernooien of wedstrijden afdeling 5 en zone D.

Ter controle op het in bezit hebben van een geldige licentie dienen de verenigingen en de afdelingen voor alle toernooien en competitiewedstrijden gebruik te maken van de bekende toernooilijsten. Leden die hun licentie en legitimatiebewijs (zie artikel 35, lid 1 van het Toernooireglement) niet kunnen tonen, kunnen geweigerd worden bij een toernooi of competitiewedstrijd.

II.

ONLINE LEDENADMINISTRATIE SYSTEEM

II.a

Algemene opmerkingen

Om gebruik te kunnen maken van het online ledenadministratie systeem heeft u een computer met internet nodig. Voor het maken van exportoverzichten heeft u Microsoft Excel nodig.

Om optimaal de mogelijkheden van het online ledenadministratiesysteem te benutten is het wenselijk om de nieuwste versie van een webbrowser te gebruiken. De volgende webbrowsers worden over het algemeen het meest gebruikt: Google Chrome, Firefox, Internet Explorer, Opera of Safari. De NJBB adviseert als webbrowser het gebruik van Internet Explorer.

Alle communicatie met betrekking tot de ledenadministratie verloopt via [email protected] Voor telefonische ondersteuning kunt u het algemene nummer (030-7513800) bellen.

Wijzigingen die u online doorvoert, hoeft u niet nog eens aan de NJBB apart door te geven.

De data die in deze handleiding gebruikt wordt, is testdata.

4-40

Nederlandse Jeu de Boules Bond © II.b

Aanvraag nieuwe licentiepasjes voor het nieuwe seizoen

Alle lidmaatschapswijzigingen die u doorvoert tussen 01 december en 31 januari, worden meegenomen in de export van de nieuwe licentiepasjes voor het nieuwe seizoen. Als u in de maand december nog een licentiepasje van het lopende jaar wilt afnemen (wat theoretisch mogelijk kan zijn) dient u hierover contact op te nemen met de NJBB.

Elk jaar wordt op 31 januari om 23:59 automatisch een export gegenereerd van de data voor de nieuwe licentiepasjes. Deze data wordt direct door de leverancier verwerkt.

De export van de nieuwe licentiepasjes die op 31 januari om 23.59 wordt gegenereerd, bevat de data die op dat moment bij ons in het systeem bekend is. Als u tussen 01 december en 30 januari geen wijzigingen doorvoert (wat theoretisch zou kunnen als er geen wijzigingen zijn), krijgt uw vereniging licentiepasjes met dezelfde data als het voorgaande jaar. U dient hiervoor de bondsbijdrage te betalen.

Wijzigingen die na 31 januari 23:59 worden doorgevoerd en betrekking hebben op de licentiepasjes, worden door de NJBB verwerkt en niet meer door de leverancier. Als deze wijziging betrekking mocht hebben op een bestaand lid waarvoor het pasje al bij de leverancier is aangevraagd, betaalt u 2x de kosten.

Het is natuurlijk geen probleem om na 31 januari wijzigingen online door te voeren. Alleen komen er dan € 7,50 aan administratiekosten per gewijzigde licentie bij. De administratiekosten worden niet berekend voor nieuwe licentie-aanvragen.

II.c

II.d


Aanvraag licentiepasjes gedurende het seizoen

Wijzigingen die tussen 01 februari en 30 november online worden doorgevoerd en betrekking hebben op de licentiepasjes, worden door de NJBB in de regel binnen 5 werkdagen geprint en verzonden naar het secretariaat van de vereniging.

Een vereniging die een speler met een W-licentie wil overschrijven, moet wachten tot de maand september. Bijvoorbeeld: een speler met een W-licentie bij Club A, wil lid worden met een W-licentie bij Club B of andersom. Zie voor nadere uitleg paragraaf 3.8.3 t/m 3.8.3.3 op blz. 19 t/m blz. 22 Overschrijving aanvragen (Instructies: 3.8.3 t/m 3.8.3.3, blz. 19 t/m blz.22)

Wat is een overschrijving ? Dit kunnen we het beste uitleggen aan de hand van een voorbeeld. VOORBEELD:

Hans wordt in het nieuwe seizoen (januari) lid van Club A en hij is daar in het bezit van een Wedstrijd-licentie. Hij heeft goed gepresteerd met zijn team in de Nationale Competitie (NC) en dat is Club B niet onopgemerkt gebleven. Club B vraagt of Hans vanaf september met een team van Club B wil deelnemen aan de wintercompetitie. Hans heeft hier wel oren naar en wil graag van het aanbod van Club B gebruik maken. In dit geval moet Hans in het bezit komen van een Wedstrijd-licentie van Club B om deel te mogen nemen aan de wintercompetitie. Aangezien Hans maar over maximaal 1 Wedstrijd-licentie mag beschikken, vraag Club B een overschrijving aan. Dit houdt in dat Hans voor Club B een Wedstrijd-licentie ontvangt als de vereniging van Club A hiermee akkoord gaat. Hans heeft nu de keuze om zich bij Club A helemaal af te melden of alleen op basis van een Club-licentie lid te blijven.

5-40



Enkele voorwaarden ten aanzien van het aanvragen van een overschrijving:

We spreken alleen van een online overschrijving als een speler met een Wedstrijd-licentie van de ene naar de andere club wil verkassen en bij de nieuwe club wederom een Wedstrijdlicentie aanvraagt.

Overschrijven is alleen mogelijk in de maanden Januari en September. In Januari zijn er geen kosten aan een overschrijving verbonden. In september bedragen de kosten van het aanvragen van een overschrijving € 7,50

Het aanvragen van een overschrijving (van W naar W) verloopt geautomatiseerd. De toekomstige nieuwe vereniging van de speler moet de overschrijving via het Online Ledenadministratie Systeem aanvragen. De huidige vereniging van de speler ontvangt een email “Aanvraag overschrijving” en dient aan te geven of de vereniging akkoord gaat. De ledenadministrateurs moeten in de maanden Januari en September hier extra alert op zijn. De exacte stappen kunt u in paragraaf 3.8.3 t/m 3.8.3.3 op blz. 19 t/m blz. 22 nalezen.

Als een lid met een Wedstrijd-licentie buiten de maanden Januari of September fysiek verhuist van woonplaats en daardoor gedurende het jaar lid wordt van een andere vereniging én bij de nieuwe vereniging een Wedstrijd-licentie wil aanvragen dan is dit geautomatiseerd niet mogelijk. Dit kan niet via het online ledenadministratiesysteem ! Hiervoor moet u het formulier “Aanvraag overschrijving senioren” gebruiken.

Als een overschrijving wordt aangevraagd, blijft het licentienummer van het lid ongewijzigd. Een speler kan meerdere licentiepasjes in zijn bezit hebben met hetzelfde licentienummer. Hij kan bijvoorbeeld naast zijn ene Wedstrijd-licentie (maximaal 1) een aantal Club-licenties afnemen (onbeperkt).

Als de huidige vereniging van de speler akkoord gaat met de overschrijving dan wordt dit direct online verwerkt. De nieuwe Wedstrijd-licentie wordt pas verstrekt als de ledenadministrateur van de huidige vereniging (die akkoord geeft) de huidige Wedstrijdlicentie van de speler samen met een printje van de “akkoord e-mail” heeft opgestuurd naar het bondsbureau van de NJBB.

De NJBB verstrekt pas een nieuwe Wedstrijd-licentie op het moment dat de oude Wedstrijdlicentie inclusief “akkoord e-mail” is ontvangen. De verenigingen moeten zelf bepalen op welk moment zij een overschrijving bij de NJBB voor de speler in kwestie aanvragen. De vereniging dient zelf rekening te houden met het feit of een speler in de overschrijvingsperiode aan een toernooi deelneemt. De NJBB wil hiermee voorkomen dat spelers van uw vereniging gedurende een langere periode niet over hun licentiepas beschikken. De NJBB verstrekt ná 15 februari nieuwe licentiepasjes in de regel binnen 5 werkdagen.

Formulier “Aanvraag overschrijving senioren” Het formulier “Aanvraag overschrijving senioren” dient u alleen te gebruiken als een speler met een Wedstrijd-licentie, buiten de maanden januari en september, fysiek verhuist van woonadres en bij de nieuwe vereniging een Wedstrijd-licentie aanvraagt.

Het formulier dient digitaal ingevuld te worden door de nieuwe vereniging

De nieuwe vereniging stuurt dit formulier per e-mail naar de huidige vereniging van de speler

Als de huidige vereniging akkoord gaat, dient zij het formulier verder aan te vullen (gegevens onder 2) uit te printen, te ondertekenen en samen met de Wedstrijd-licentie van de speler in kwestie op te sturen naar het bondsbureau van de NJBB

6-40



Formulier “Aanvraag overschrijving junioren” Als u een speler wilt overschrijven naar een Jeugd-licentie dan dient u altijd het formulier “Aanvraag overschrijving junioren” te gebruiken. Dit komt voor in onderstaande gevallen: In dit geval bent u ledenadministrateur van Club A

Speler met een Jeugd-licentie bij Club B wil een Jeugd-licentie bij Club A

Speler met een Jeugd-licentie bij Club B wil een Wedstrijd-licentie bij Club A

Speler met een Wedstrijd-licentie bij Club B wil een Jeugd-licentie bij Club A

Het formulier “Aanvraag overschrijving junioren” dient u alleen te gebruiken in de maanden januari en september of op het moment dat een speler met een Jeugd- of Wedstrijd-licentie buiten de maanden januari en september fysiek verhuist van woonadres en bij de nieuwe vereniging een Jeugd- of Wedstrijd-licentie aanvraagt.

Het formulier dient digitaal ingevuld te worden door de nieuwe vereniging

De nieuwe vereniging stuurt dit formulier per e-mail naar de huidige vereniging van de speler

Als de huidige vereniging akkoord gaat, dient zij het formulier verder aan te vullen (gegevens onder 2) uit te printen, te ondertekenen en samen met de Jeugd/ of Wedstrijdlicentie van de speler in kwestie op te sturen naar het bondsbureau van de NJBB.

II.e

Afmelden leden (Instructies: 3.9.1 op blz. 25)

Als u gedurende het jaar een afmelding van een lid krijgt met de opmerking om hem/haar pas af te melden per 31 december van het lopende jaar dan raadt de NJBB u aan om deze wijziging door te voeren in de periode van 01 december – 31 januari en niet eerder tenzij het lid overleden is of het lid de vereniging per direct wil verlaten.

U kunt leden het hele jaar door per direct afmelden. Zodra u een lid afmeldt, wordt het lid ook uitgeschreven voor alle communicatiemedia van de NJBB. Daarnaast kan het lid in kwestie zich niet meer registreren op de website of inloggen met zijn of haar gebruikersnaam en wachtwoord.

II.f

Duplicaatlicentie aanvragen

Als u een duplicaat licentie wilt aanvragen, dient u hiervoor het formulier “Aanvraag duplicaatlicentie” te gebruiken. Als u bent ingelogd op het Online Ledenadministratie Systeem en op het NJBB logo klikt, komt u terecht in een overzichtspagina met allerlei informatie en formulieren over de ledenadministratie. Alleen in de onderstaande gevallen kunt u een duplicaat aanvragen:

Als de licentie van het lid kwijtgeraakt is

Als de volgende gegevens: voorletter(s), achternaam, geslacht of geboortedatum niet correct vermeld staan op het licentiepasje. De correcte gegevens dient u eerst zelf online te wijzigen voordat u een duplicaat bij de NJBB per e-mail aanvraagt.

De kosten voor het aanvragen van een duplicaatlicentie bedragen € 7,50

7-40

Nederlandse Jeu de Boules Bond © II.g


Vooruit werken

Als u bij wijze van spreken in de maand oktober al weet dat uw vereniging een nieuw lid wil aanmelden per 01 januari of van een bestaand lid of de licentie wil wijzigen per 01 januari dan raadt de NJBB u aan om deze acties pas in de periode tussen 01 december – 31 januari door te voeren. Als u deze wijziging in de maand oktober zou doorvoeren, dient u hiervoor ook te betalen. Op het moment dat u het lid aanmeldt of de licentie wijzigt (tussen 01 februari en 30 november) wordt de wijziging direct verwerkt en wordt de licentie in de regel binnen 5 werkdagen verstuurd. Wijzigingen in de maanden december en januari worden meegenomen voor het nieuwe seizoen (nieuwe licentiepasje).

Hetzelfde geldt voor afmeldingen. Als een lid niet overleden is of niet heeft aangegeven om per direct afgemeld te willen worden, raadt de NJBB u aan deze afmelding in de periode van 01 december – 31 januari online door te voeren.

II.h

Overige wijzigingen

Alle wijzigingen die niet direct iets te maken hebben met de hierboven beschreven punten (paragraaf II.a t/m II.g) worden direct online verwerkt. Het betreft de onderstaande acties: o o o o o o o o o

Wijzigen wachtwoord, blz.12 Aanvragen nieuwe C-, J- of W-licentie, blz. 14 t/m blz. 16 Aanvragen extra C-licentie, blz. 14 en 16 Upgraden licentie van C-licentie naar W-licentie, blz. 17 t/m blz. 19 Bestaande lidgegevens bewerken, blz.23 en 24 Wijzigen bestuurssamenstelling, blz. 26 en 29 Wijzigen verenigingsgegevens , blz. 30 en 31 Wijzigen speellocatiegegevens , blz. 32 en 34 Het maken van exportoverzichten, blz. 35 t/m 40

Deze handelingen worden verder besproken in hoofdstuk 1 t/m hoofdstuk 7 op blz. 12 t/m blz. 40 aan de hand van uitgewerkte en toegelichte screenshots. II.i

Licentie in periode 01 januari tot medio februari

De licentiepasjes voor het nieuwe seizoen worden altijd pas verstuurd medio februari. Nieuwe leden die in de maand januari lid worden en deel willen nemen aan een toernooi in de maand januari of begin februari zijn op dat moment nog niet in het bezit van een licentiepasje (W-licentie). Indien de speler in kwestie wil deelnemen aan een toernooi kan de ledenadministrateur van de vereniging of de secretaris een mailtje sturen naar [email protected] met de vraag om voor de speler in kwestie een bewijs van inschrijving te mailen. De ledenadministrateur of secretaris ontvangt van het bondsbureau in pdf een inschrijfbewijs. II.j

Buitenlandse licentie

Indien een speler over een buitenlandse licentie beschikt, mag hij of zij in Nederland alleen uitkomen met een Club-licentie. Indien de speler in kwestie met een Wedstrijd-licentie in Nederland wil spelen, dient er een internationale overschrijving plaats te vinden. Op de homepage van de ledenadministratie kunt u de “Instructie Fiche du Mutation” downloaden Hierin staat precies beschreven welke stappen ondernomen dienen te worden.

8-40

Nederlandse Jeu de Boules Bond © III

TOT SLOT

III.a

NJBB informeren


De NJBB krijgt een signaal op het moment dat de ledenadministrateur een wijziging in de ledenadministratie doorvoert. U hoeft de NJBB hierover niet nog eens apart te informeren. Tussen 01 december en 31 januari houdt de NJBB in de gaten of er verenigingen zijn die nog geen wijzigingen hebben doorgevoerd. Zij ontvangen een reminder per e-mail. III.b

Welkomspagina Ledenadministratie Online

Als u niet bent ingelogd en http://la.njbb.nl invult in uw webbrowser komt u terecht op de homepage (welkomspagina) van het Online Ledenadministratie Systeem. Op deze pagina (zie eerste pagina handleiding) ziet u links een blok met “Mijn LA Online”. Hier vult u uw gebruikersnaam en wachtwoord in dat u hiervoor van de NJBB t.z.t. ontvangt. Als u wel bent ingelogd en op het logo van de NJBB klikt, krijgt u een scherm te zien waarin u formulieren en handleidingen kunt downloaden, opmerkingen en actuele berichten over updates kunt nalezen.

Als u een technisch probleem (bug) wil melden raadpleeg dan eerst het document “Gemelde bugs” voordat u contact opneemt met de NJBB. Dit scheelt u en de NJBB een hoop tijd ! In het document “Openstaande punten” kunt u zien welke punten in bewerking zijn en in een volgende update worden doorgevoerd. III.c

Wisselen van ledenadministrateur (Instructies: H2 op blz. 12)

Als u in het menu “-Exports-” de export “Actueel overzicht ledenadministrateurs” opent, kunt u controleren of de gegevens van de ledenadministrateur van uw vereniging correct zijn. Als er in een wijziging plaatsvindt in deze gegevens kunt u hiervoor het formulier “Wijziging ledenadministrateur” gebruiken. U kunt dit formulier sturen naar [email protected] en dan wordt de wijziging verwerkt.

9-40

Nederlandse Jeu de Boules Bond © 2.


INSTRUCTIE ONLINE LEDENADMINISTRATIE SYSTEEM

U ontvangt van de NJBB op het e-mailadres dat u bij de instructiebijeenkomst heeft opgegeven uw inloggegevens. 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5

1.6

Vul hier het verenigingsnummer in met tussenliggend streepje: 06-001 In de e-mail die u van de NJBB ontvangt, kunt u uw gebruikersnaam / inlognaam terugvinden Vul hier het ontvangen wachtwoord in. In de e-mail die u van de NJBB ontvangt, kunt u het wachtwoord terugvinden Klik op de knop “Login” om in te loggen Klik op “Login onthouden” om uw gebruikersgegevens te onthouden. Hierdoor hoeft u niet elke keer opnieuw uw inloggegevens in te voeren Klik op “Wachtwoord vergeten ?” indien u uw wachtwoord vergeten bent. Uw wachtwoord wordt automatisch naar het e-mailadres verstuurd dat u heeft opgegeven op de instructiebijeenkomst.

Als u correct ben ingelogd, ziet u het scherm op blz.11 10-40



1.6 Scherm dat u ziet nadat u succesvol ingelogd bent

Het potloodje met “Voeg nieuw lid toe” kan in werkelijkheid afwijken van bovenstaande afbeelding. In dat geval staat het potloodje onder “Toon alles”.

11-40


2.


Wachtwoord wijzigen

U kunt met deze optie uw wachtwoord wijzigen. Als u van ledenadministrateur verandert, kunt u met deze optie ook een ander persoon toegang geven tot de ledenadministratie.

1.

Raak met de cursor van de muis, de knop “Vereniging” aan en klik vervolgens op “Wachtwoord”

2.

Vul bij 2.1 uw nieuwe wachtwoord in.

3.

Bij 2.2 herhaalt u het wachtwoord dat u bij 2.1 heeft ingevuld. Dit wachtwoord moet exact hetzelfde zijn.

5.

Tenslotte klikt u op (2.3) de knop “Verander Wachtwoord”. U kunt nu met de nieuwe gegevens inloggen. U krijgt hiervan een bevestigingsmail op uw emailadres dat u voor de ledenadministratie van de NJBB gebruikt.

6.

Als u het e-mailadres of andere gegevens van de ledenadministrateur wilt wijzigen die nu voorkomen in Export 6 “Actueel overzicht ledenadministrateurs” dient u hiervoor het formulier “Wijziging Ledenadministrateur” te gebruiken. Het e-mailadres wordt gebruikt voor het toesturen van automatisch gegenereerde e-mails die voor de ledenadministratie van belang zijn.

12-40


3


Ledenoverzicht

Als u succesvol bent ingelogd, komt u terecht in onderstaand scherm. Vanuit dit scherm kunt u alle wijzigingen die betrekking hebben op de ledenadministratie benaderen. U kunt weer terug keren in dit scherm door op de het menu-item “Leden” te klikken of door op het “NJBB logo” te klikken. In beide gevallen komt u dan terecht in onderstaand scherm.

13-40



3.1

In veld 3.1 kunt u zoeken op naam of op licentienummer van het lid. Als u de naam invult, zal het systeem de naam automatisch aanvullen. Selecteer de naam met de muis en klik vervolgens op zoek

3.2

Als u op de kolom licentienummer klikt, kunt u sorteren op licentienummer (Deze instelling wordt niet onthouden, de ledenlijst wordt altijd standaard gesorteerd op licentienummer)

3.3

Als u op de kolom voornaam klikt, kunt u sorteren op voornaam

3.4

Als u op de kolom achternaam klikt, kunt u sorteren op achternaam

3.5

Als u op de kolom geboortedatum klikt, kunt u sorteren op geboortedatum

3.6

Als u op “Toon alles” klikt, worden al uw leden getoond in 1 overzicht. (Deze instelling wordt niet onthouden, de ledenlijst wordt altijd per 15 leden per pagina getoond)

3.7

Als u klikt op <<, <, >, >> of de paginanummers kunt u navigeren door de pagina’s

3.8

Als u op “Voeg nieuw lid toe” klikt, kunt u een nieuw lid toevoegen aan uw vereniging, blz. 14 t/m blz. 19

3.9

Als u op “Bewerk” klikt, kunt u de gegevens van een lid bewerken, blz. 23 en 24

3.8

Nieuwe leden toevoegen

Als u een nieuw lid wil toevoegen, klikt u op 3.8 “Voeg nieuw lid toe”. U krijgt dan onderstaand scherm te zien:

14-40



Als u een lid wilt aanmelden dat bij een andere vereniging al een Club-licentie of Wedstrijd-licentie heeft en waarvan u het licentienummer weet, kiest u voor de keuzeoptie “Ja”, keuze 3.8.1

Als het lid dat u wilt aanmelden nergens anders lid is, kiest u voor de keuzeoptie “Nee”, keuze 3.8.2

3.8.1

Nieuwe leden toevoegen, keuze optie Ja (licentienummer al bekend)

3.8.1.1

Vul hier het licentienummer van het betreffende lid in

3.8.1.2

Kies hier d.m.v. de keuzemenu’s (dag – maand – jaar) de juiste geboortedatum

3.8.1.3

Kies uit de keuzelijst de juiste geboorteplaats. Als de persoon in het “buitenland” geboren is, kiest u in de keuzelijst voor de optie “Buitenland”

3.8.1.4

Vul hier de achternaam van het betreffende lid in zoals dit in het systeem bij het veld “achternaam” vermeld staat, zie blz.13 Geen tussenvoegsels (van de - van der etc.) invullen !

3.8.1.5

Klik tenslotte op Controleer. U krijgt nu onderstaand scherm te zien, zie blz.16

3.8.1.6

Klik het juiste keuzerondje aan om de licentie te kiezen die u aan het lid wilt toekennen

15-40



Als u voor het betreffende lid een Wedstrijd-licentie aanvraagt, wordt door het systeem gecontroleerd of deze aanvraag gehonoreerd kan worden.

Als de aanvraag goedgekeurd wordt, krijgt u de melding “De licentie is aangepast en in uw ledenoverzicht bijgewerkt”.

Als de aanvraag wordt afgekeurd, dan heeft de speler waarvoor u een (Wedstrijd-licentie) aanvraagt al een Jeugd- of Wedstrijd-licentie binnen een andere vereniging. U krijgt dan de melding dat u de licentie niet kunt aanpassen.

Het gaat in dat geval om een “Overschrijving” (zie blz. 19 t/m 22) of de uitleg op blz. 5 t/m blz. 7. U moet wachten tot januari of september om deze aanvraag te kunnen uitvoeren tenzij het lid fysiek verhuisd is van woonadres en daardoor bij een nieuwe vereniging lid wordt.

16-40


3.8.2


Nieuwe leden toevoegen, keuze optie Nee (licentienummer niet bekend)

17-40



3.8.2.1

Licentietype:

Kies hier de licentie die u voor het nieuwe lid wilt aanvragen

3.8.2.2

Geslacht:

Kies het geslacht

3.8.2.3

Geboortedatum:

Kies door middel van de keuzelijsten de juiste geboortedatum (dag / maand / jaar)

3.8.2.4

Geboorteplaats:

Kies in de keuzelijst de juiste geboorteplaats. Als het lid niet in Nederland geboren is, kiest u de optie “buitenland”. Als u “Buitenland” kiest, verschijnt een apart tekstveld waarin u de geboorteplaats dient in te vullen.

3.8.2.5

Voorletter(s):

Geef de juiste voorletter(s) op. Zet tussen elke voorletter een puntje (J.H.C.). Deze gegevens worden op het licentiepasje van het betreffende lid afgedrukt. De voorletters die u opgeeft dienen overeen te komen met de voorletters op het legitimatiebewijs van het betreffende lid.

3.8.2.6

Voornaam:

Vul hier de voornaam in. Notatiewijze: eerste letter = hoofdletter, daarna kleine letters, bijvoorbeeld “Janine”

3.8.2.7

Tussenvoegsel:

Vul hier eventuele tussenvoegsels in (invullen in kleine letters)

3.8.2.8

Achternaam:

Vul hier de juiste achternaam + eventueel de meisjesnaam in. Deze gegevens worden op het licentiepasje van het betreffende lid afgedrukt. Notatiewijze: eerste letter = hoofdletter, daarna kleine letters, bijv. Janssen of van den Berg”

3.8.2.9

Nationaliteit:

De nationaliteit staat standaard op “Nederlandse” ingesteld. Indien uw lid niet de Nederlandse nationaliteit heeft, kiest u de optie “Anders”.

3.8.2.10

Straat:

Vul in dit veld alleen “de straatnaam” in

3.8.2.11

Huisnummer:

Vul in dit veld alleen het “huisnummer” in inclusief eventuele huisnummer toevoeging

3.8.2.12

Postcode Cijfers:

Vul in dit veld de 4 cijfers van de postcode in. Indien de postcode meer dan 4 cijfers bevat, kunt u indien de postcode geen letters bevat de overige cijfers in het veld “Postcode letters” aanvullen (Bijvoorbeeld Duitsland)

3.8.2.13

Postcode Letters: Vul hier de 2 letters van de postcode in. Indien de postcode geen letters bevat, kunt u hier 2 streepjes (--) invullen.

3.8.2.14

Land:

Kies in deze keuzelijst, het land waar het lid woont

3.8.2.15

Provincie:

Kies in deze keuzelijst, de provincie waar het lid woont

3.8.2.16

Gemeente:

Kies in deze keuzelijst, de gemeente waar het lid woont, de lijst met gemeenten is gekoppeld aan de lijst met provincies

3.8.2.17

Woonplaats:

Kies in deze keuzelijst, de woonplaats waar het lid woont, de lijst met woonplaatsen is gekoppeld aan de lijst met gemeenten. Indien het lid niet in Nederland woont, kiest u de optie “Buitenland”. Als u “Buitenland” kiest, verschijnt een apart tekstveld waarin u de woonplaats dient in te vullen. 18-40



3.8.2.18

Telefoon:

Vul hier het 10 cijferige telefoonnummer in zonder streepjes (bijvoorbeeld 0101234567)

3.8.2.19

Mobiel:

Vul hier eventueel het 10 cijferige mobiele nummer in zonder streepjes (bijvoorbeeld 0612345678)

3.8.2.20

Voeg toe:

3.8.2.21

Bewaar en voeg toe

Klik tenslotte op “Voeg toe” om het lid definitief aan te melden. U krijgt hiervan nu een melding in het scherm. Klik vervolgens op “Overzicht” om terug te keren naar het ledenoverzicht Als u op de knop “Bewaar en voeg toe” klikt, worden de gegevens van het lid opgeslagen en krijgt u direct de mogelijkheid om een nieuw lid toe te voegen.

3.8.2.22

Annuleer:

3.8.3

Als u op de knop “Annuleer” klikt, keert u terug naar het ledenoverzicht zonder dat de wijzigingen worden opgeslagen.

Overschrijven

In de maanden Januari en September kunt u een overschrijving aanvragen. Een overschrijving geldt altijd alleen voor het aanvragen van een Wedstrijdlicentie. De volgende 2 situaties kunnen zich voordoen: 3.8.3.1

Een lid binnen uw vereniging heeft een Club-licentie en wil graag deze Club-licentie binnen uw vereniging upgraden naar Wedstrijd-licentie. Het lid blijkt echter al over een Wedstrijd-licentie te beschikken binnen een andere vereniging.

3.8.3.2

Een niet-lid van uw vereniging wil in Januari of September van vereniging ruilen. Dit lid heeft bij zijn huidige vereniging (niet uw vereniging) een Wedstrijd-licentie. Binnen uw vereniging vraagt het lid een Wedstrijd-licentie aan.

3.8.3.1 Overschrijving aanvragen voor een lid binnen uw vereniging 1. 2. 3. 4. 5.

Klik op “Bewerk” in het ledenoverzicht om de detailpagina van het lid te openen, zie blz. 13 (3.9) U ziet nu de detailspagina van het lid die is weegegeven op blz. 23 Verander het rondje bij “licentietype” van “Club-licentie” naar “Wedstrijd-licentie” en klik op Opslaan. Controleer voordat u op “Opslaan” klikt of alle overige gegevens van het lid kloppen. Als u op “Opslaan” heeft geklikt, ziet u onderstaand scherm, zie blz. 20 Klik op de knop “Overschrijving aanvragen”. U krijgt dan de volgende gegevens te zien: “Spelersgegevens”, “Huidige W-licentie” bij en “Aanvrager Wlicentie (dat bent u)” Klik op “Verstuur” om de overschrijving aan te vragen bij de ledenadministrateur van de vereniging waar de speler momenteel een Wedstrijd-licentie bezit.

19-40


6.


Als u op “Verstuur” klikt, krijgt u onderstaande melding en ga door naar punt 8

20-40

Nederlandse Jeu de Boules Bond © 7.1


LET OP ! Dit punt geldt niet voor de aanvrager van een Overschrijving maar alleen voor de ontvanger van een aanvraag voor overschrijving. Als een vereniging een overschrijving aanvraagt dan krijgt de andere vereniging hiervan een melding per e-mail. De e-mail ziet er als volgt uit: Beste, Hierbij vraagt onze vereniging een overschrijving aan voor T. Janssen met licentienummer 55077 van uw vereniging naar onze vereniging. LET OP !: Log eerst in met uw gegevens op de ledenadministratie (la.njbb.nl) voordat u op de onderstaande link klikt: Klik hier om de overschrijvingsaanvraag te bekijken en te beoordelen. Met sportieve groet, Als u op de knop "Akkoord" heeft geklikt, wordt de vereniging die de overschrijving bij u heeft aangevraagd, automatisch daarvan per e-mail op de hoogte gebracht. U krijgt een kopie van deze "akkoord" e-mail. LET OP !: U dient deze "akkoord e-mail" uit te printen en samen met de Wedstrijd-licentie van de betreffende speler op te sturen naar het bondsbureau van de NJBB, Postbus 2655, 3430 GB Nieuwegein. De nieuwe vereniging van de speler krijgt de Wedstrijd-licentie pas toegestuurd als de NJBB de "akkoord e-mail" en de "Wedstrijd-licentie" van de speler in kwestie van u ontvangen heeft.

7.2

Klik op de link “Klik hier om de overschrijvingsaanvraag te bekijken en te beoordelen”. LET OP ! Voordat u op de link in de e-mail klikt, moet u ingelogd zijn met uw gegevens in de ledenadministratie. Als u ingelogd bent en op de link heeft geklikt, ziet u onderstaand scherm:

21-40



7.3

Als uw vereniging akkoord gaat met de overschrijving, klikt u op “akkoord !” Als uw speler heeft aangegeven dat hij/zij binnen uw vereniging zijn / haar Club-licentie wil behouden, vinkt u het selectievakje aan (zie rode pijl). Zodra u op akkoord heeft geklikt, wordt er automatisch een email gestuurd van u naar de vereniging die de overschrijving bij u heeft aangevraagd. Zodra u op akkoord heeft geklikt, wordt de licentie in uw ledenoverzicht automatisch aangepast. Van de “akkoord e-mail” krijgt uzelf een kopie. Deze e-mail dient u uit te printen en samen met de Jeugdof Wedstrijd-licentie op te sturen naar het bondsbureau van de NJBB.

7.4

Als uw vereniging niet akkoord gaat met de overschrijving, kiest u een reden van afwijzing en klikt u op “niet akkoord !” De vereniging die de overschrijving bij u heeft aangevraagd, krijgt automatisch een e-mail waarin wordt gevraagd om contact op te nemen met uw vereniging om de kwestie te bespreken.

8.

U krijgt van de vereniging waar u de overschrijving heeft aangevraagd per e-mail bericht of zij akkoord gaan met de overschrijving. Als de vereniging waar u de overschrijving heeft aangevraagd, akkoord gaat dan wordt de licentie automatisch voor de betreffende speler in uw ledenoverzicht bijgewerkt / gewijzigd. Als de vereniging niet akkoord gaat dan krijgt u hiervan ook per e-mail bericht. U dient dan zelf contact op te nemen met de secretaris van de betreffende vereniging om de reden van afwijzing te bespreken.

3.8.3.2 Overschrijving aanvragen van een niet-lid 1. 2. 3. 4. 5. 6.

3.8.3.3

Klik op “Voeg nieuw lid toe” in het ledenoverzicht scherm (blz. 13 -> 3.8) Het scherm dat wordt geopend wordt op blz. 14 weergegeven Kies voor keuze “Ja” Het scherm dat wordt geopend wordt op blz. 15 weergegeven. Vul de benodigde gegevens in bij 3.8.1.1 t/m 3.8.1.4 en klik op Controleer Het scherm dat wordt geopend wordt op blz. 16 weergegeven. Kies hier voor “Wedstrijd-licentie” Volg daarna de stappen 4 t/m 8 die beschreven staan onder paragraaf 3.8.3.1 op blz. 21 en 22

De ontvangende vereniging van een overschrijving

Als een vereniging een overschrijving aanvraagt dan krijgt de vereniging (de ledenadministrateur) die de aanvraag moet goedkeuren hiervan een e-mail. De stappen die u dan dient te volgen zijn uitgelegd in paragraaf 7.1 t/m 7.4 op blz. 21 en 22

22-40



Bestaande lidgegevens bewerken

23-40



Als u via het ledenoverzicht (zie blz. 13) op bewerk (3.9) klikt, komt u in onderstaand scherm op blz. 23 terecht. Dit scherm verschilt niet veel van het scherm dat u te zien heeft gekregen bij het toevoegen van een nieuw lid (keuze nee, 3.8.2). De velden die verschillen van scherm 3.8.2. (blz. 17) zullen hier worden besproken. 3.9.1

Licentienummer:

Hier ziet u het licentienummer van het lid. Dit kunt u niet aanpassen.

3.9.2

Geboorteplaats:

Het veld “Geboorteplaats” is een keuzelijst. Indien uw lid een buitenlandse geboorteplaats heeft, kiest u in de keuzelijst voor de optie “Buitenland”. Na een aantal seconden verschijnt er naast de keuzelijst een “leeg tekstveld”. Hier dient u de specifieke buitenlandse geboorteplaats van het lid in te vullen.

3.9.3

Woonplaats:

Het veld “Woonplaats” is een keuzelijst. Indien uw lid een buitenlandse woonplaats heeft, kiest u in de keuzelijst voor de optie “Buitenland”. Na een aantal seconden verschijnt er naast de keuzelijst een “leeg tekstveld”. Hier dient u de specifieke buitenlandse woonplaats van het lid in te vullen.

3.9.4

Lid van Jeu de Boules verenigingen:

U kunt hier zien bij welk vereniging(en) uw deze persoon lid is

3.9.5

Functies:

U kunt hier bekijken of het lid een of meerdere verenigingsfunctie(s), afdelingsfunctie(s) of bondsfunctie(s) bekleedt, zie onderstaand scherm:

24-40


3.9.1


Afmelden leden

Als u op deze knop “afmelden leden” (3.9.1) klikt, in het formulier op blz. 23 word onderstaand scherm weergegeven:

Als u een lid afmeldt, wordt de afmelding per direct doorgevoerd bij de NJBB. Dit betekent dat het lid geen toegang meer heeft tot “Mijn NJBB” op de website. Daarnaast wordt het lid uitgeschreven voor alle mailings (o.a. Petanque Magazine). Wij adviseren u afmeldingen pas door te voeren in de maand december.

Leden die overleden zijn of gedurende het jaar fysiek van woonplaats verhuizen en daardoor uw vereniging verlaten, kunt u wel per direct afmelden. Dit geldt ook voor leden die aangeven dat zij zelf per direct afgemeld willen worden.

25-40


4.1


Toekennen verenigingsfuncties

Als u in het hoofdmenu met de muis het hoofdmenu – Leden - aanraakt, verschijnt een submenu “Toekennen verenigingsfuncties”. Als u op “toekennen verenigingsfuncties” klikt, verschijnt onderstaand scherm:

U kunt in dit scherm een lid, een bestuursfunctie toekennen binnen uw eigen vereniging. 4.1.1

Vul in het tekstveld “licentienummer” het licentienummer van het lid in en klik op “zoek”, scherm (4.2) op blz. 27 wordt getoond.

26-40



4.2

Detailspagina toekennen verenigingsfuncties

4.2.1

Ter controle ziet u hier de naam van het lid waaraan u een functie wilt toekennen

4.2.2

U kunt hier aangeven vanaf welke datum het lid de functie bekleedt of gaat bekleden

4.2.3

U kunt hier aangeven de datum dat het lid uit zijn/haar functie is/wordt ontheven

4.2.4

U kunt hier aanvinken welke functie(s) het lid vervult. Het kan best zijn dat u als vereniging een bestuurslid PR of Sponsorzaken heeft. U kunt hier dan kiezen voor “Bestuurslid algemene zaken vereniging”. Aangezien elke vereniging weer andere benamingen voor bestuursleden heeft, hebben we dit onderdeel algemeen gehouden. Het is mogelijk om 1 lid meerdere functies toe te kennen. Als u op de knop “Opslaan” klikt, keert u terug naar scherm 4.1 (blz. 26)

27-40

Nederlandse Jeu de Boules Bond © LET OP !

4.3


Als u een nieuwe secretaris toekent, vergeet dan niet om het selectievakje bij de oude secretaris (4.2.4) weg te halen. Als u dit vergeet, wordt uw vereniging 2x op de homepage van de website getoond en weet de NJBB niet naar welk secretariaat de post moet.

Overzicht bestuursleden opvragen

Als u wilt controleren of de wijzigingen die u heeft doorgevoerd bij “toekennen verenigingsfuncties” allemaal correct zijn, raakt u het hoofdmenu “Vereniging - “ aan en klikt u vervolgens op “Bestuur”, zie onderstaand scherm:

28-40



Als u op “Bestuur” heeft geklikt, verschijnt onderstaand scherm:

Dit overzicht is gesorteerd op licentienummer. U kunt dit overzicht ook exporteren via het hoofdmenu exports. Dit onderdeel komt in hoofdstuk 7, blz. 35 t/m blz. 40 aan bod.

29-40



Wijzigen verenigingsgegevens

Als u in het hoofdmenu op “- Vereniging -" klikt, wordt onderstaand scherm getoond:

30-40


Naam vereniging:

5.2 5.3

Verenigingsnummer: Afdeling:

5.4

KvK-nummer:

5.5

Oprichtingsdatum:

5.6 / 5.7

KvK adres:

5.8 / 5.9

KvK postcode:

5.10

Provincie:

5.11

Gemeente:

5.12

KvK plaats:

5.13

Postbus / Straat:

5.14 5.15 / 5.16 5.17

Postbusnr / Huisnummer: Postcode: Plaats:

5.18 5.19

E-mailadres: Telefoon:

5.20

Website:

5.21

Rekeningnummer:

5.22

Sena collectiviteit:

Handleiding ledenadministratie, versie 1.8 Als de naam van uw vereniging veranderd dient te worden, dient u hierover contact op te nemen met NJBB Het verenigingsnummer kan alleen (indien noodzakelijk) veranderd worden door de NJBB De NJBB bepaalt de afdeling waarin uw vereniging wordt opgenomen Als het kvk-nummer van de vereniging wijzigt, dient u hierover contact op te nemen met de NJBB Als de oprichtingsdatum niet correct is, dient u hierover contact op te nemen met de NJBB

Hier moet u het adres (straat apart en huisnummer apart) invoeren waarmee uw vereniging geregistreerd staat bij de Kamer van Koophandel Hier moet u de postcode invoeren waarmee uw vereniging geregistreerd staat bij de Kamer van Koophandel Kies hier de provincie waarin uw vestigingsplaats van de vereniging, die geregistreerd staat bij de Kamer van Koophandel, valt Kies hier de gemeente waarin uw vestigingsplaats van de vereniging, die geregistreerd staat bij de Kamer van Koophandel, valt Hier moet u de plaats invoeren waarmee uw vereniging geregistreerd staat bij de Kamer van Koophandel Geef in dit veld de straatnaam op of als uw vereniging een postbus gebruikt het woord “Postbus” Geef hier het huisnummer of postbusnummer op Geef hier de postcode van uw adres of postbuslocatie op Geef hier de plaats van uw adres of van uw postbuslocatie op Geef hier het e-mailadres op van uw secretariaat Geef hier het telefoonnummer van uw secretariaat op. Dit telefoonnummer wordt ook weergegeven op de homepage op www.njbb.nl bij “Tel. Secr.” als bezoekers van de website een vereniging in de buurt zoeken. Geef hier de website van uw vereniging op en vergeet niet om http://ervoor te zetten. Dit website-adres wordt gekoppeld aan de naam van uw vereniging op de homepage op www.njbb.nl als bezoekers van de website een vereniging in de buurt zoeken. Geef hier het rekeningnummer van uw vereniging op. Het rekeningnummer is bestemd voor de financiële administratie binnen de NJBB. Als u deelneemt aan de collectiviteit van de Sena via de NJBB dan is dit vakje aangevinkt. Dit vakje kunt u zelf niet wijzigen. Als u wilt af- aanmelden voor de collectiviteit dan dient u contact op te nemen met de NJBB. 31-40


6.1


Speellocatie gegevens toevoegen of wijzigen

Als u in het hoofdmenu met de muis het hoofdmenu – Vereniging - aanraakt, verschijnt een submenu “Speellocatie(s)”. Als u op “Speellocaties” klikt, verschijnt onderstaand scherm:

Als er nog geen speellocatie van uw vereniging bij ons bekend is dan is de regel waar nu “Sportpark Abcoude”, “Abcoude” en “0294284061” staat, leeg. U kunt dan op de link “Klik hier om een speellocatie toe te voegen” om uw gegevens in te vullen. U komt dan in exact hetzelfde scherm indien u in dit voorbeeld op “Bewerk” zou klikken. Het scherm waarin u in terecht komt, wordt op blz. 33 weergegeven.

32-40



33-40



6.2.1

Vul hier de naam van uw speellocatie in

6.2.2

Vul hier de straat van uw speellocatie in. De straat wordt ook weergegeven op de homepage, op www.njbb.nl bij “Adres” als bezoekers van de website een vereniging in de buurt zoeken.

6.2.3

Vul hier het huisnummer van uw speellocatie in. Het huisnummer wordt ook weergegeven op de homepage, op www.njbb.nl bij “Adres” als bezoekers van de website een vereniging in de buurt zoeken.

6.2.4

Vul hier de postcode van uw speellocatie in. De postcode wordt ook weergegeven op de homepage, op www.njbb.nl bij “Postcode” als bezoekers van de website een vereniging in de buurt zoeken.

6.2.5

Kies hier de plaats van uw speellocatie. Deze plaats wordt gekoppeld aan het zoekmenu op de homepage, op www.njbb.nl.

6.2.6

Kies hier uw eigen vereniging. Alleen als u meerdere verenigingen onder u hoede heeft als secretaris zal deze lijst meer verenigingen bevatten.

6.2.7

Kies hier de provincie waarin de plaats van uw speellocatie valt. Deze provincie wordt gekoppeld aan het zoekmenu op de homepage, op www.njbb.nl. Als bezoekers op de site op deze provincie zoeken, verschijnt uw vereniging.

6.2.8

Kies hier de gemeente waarin de plaats van uw speellocatie valt. Deze gemeente wordt gekoppeld aan het zoekmenu op de homepage, op www.njbb.nl. Als bezoekers op de site op deze gemeente zoeken, verschijnt uw vereniging.

6.2.9

Vul hier de naam van de contactpersoon in die over de speellocatie gaat

6.2.10 Vul hier het e-mailadres in van de contactpersoon die over de speellocatie gaat 6.2.11 Vul hier het telefoonnummer in van de contactpersoon die over de speellocatie gaat 6.2.12 Geef hier aan of uw speellocatie over een vergaderruimte beschikt 6.2.13 In dit veld kunt u een aanvullende omschrijving over uw speellocatie of vergaderruimte opgeven 6.2.14 Kies hier het type speellocatie waarover u beschikt 6.2.15 Vul hier het aantal binnen banen in waarover uw speellocatie beschikt. Als u geen binnenbanen heeft, vult u het getal 0 in 6.2.16 Vul hier het aantal buiten banen in waarover uw speellocatie beschikt. Als u geen binnenbanen heeft, vult u het getal 0 in 6.2.17 Vink hier de dagen en speeltijden aan dat uw speellocatie beschikbaar is voor Jeu de Boules Klik tenslotte op de knop “Opslaan” om de gegevens op te slaan. Als u op de knop “Annuleer” klikt worden de gegevens niet opgeslagen. In beide gevallen keert u terug in het scherm dat is weergeven op blz. 32 (6.1)

34-40



Exports

Als u in het hoofdmenu op “- Exports -“ klikt, wordt een overzicht met 6 exportoverzichten getoond.

35-40



Om de exportoverzichten te kunnen bewerken, heeft u Microsoft Excel nodig. In deze paragraaf worden de handelingen besproken voor gebruikers van Office 2003 en Office 2007. Office 2007 1. Klik op één van de exports 2. U krijgt nu onderstaande melding (zie fig. 2)

fig. 2 3. Kies voor de optie “Opslaan” en sla het bestand op uw computer op.

fig. 3 4. Open Excel (Office 2007) en kies in het menu de optie om een bestand te Openen (zie fig. 3) 5. Als u openen heeft geklikt, krijgt u onderstaand scherm te zien (zie fig. 4). Kies in het menu “Alle bestanden”. Dit staat waarschijnlijk ingesteld op “Alle Excel bestanden”.

36-40



6. Vervolgens kiest u het bestand dat u zojuist heeft opgeslagen op uw computer en klikt u op openen (zie fig. 4)

fig. 4 7. Als u op “openen” heeft geklikt, krijgt u onderstaand scherm te zien (zie fig. 5)

fig. 5 8. Kies hier de instelling die wordt voorgesteld (optie gescheiden) en klik op volgende Onderstaand scherm wordt geopend (zie fig. 6)

37-40



fig. 6 9. Kies in bovenstaand scherm (fig. 6) de optie “Komma” bij scheidingstekens en klik op volgende. Het selectievakje staat namelijk standaard ingesteld op “Tab”. Onderstaand scherm wordt weergegeven (fig. 7)

fig. 7 10. Om geen verkeerde data in Excel te krijgen, moet u bij 1, onder het kopje “Gegevenstype per kolom” het keuzerondje standaard veranderen in “tekst”

38-40



Vervolgens scrollt u met de scrollbalk (zie punt 2 in fig. 7) naar de kolom “Huisnummer” (zie punt3 in fig. 7) en klikt u deze aan zodat deze kolom “zwart” wordt. Als u dit gedaan heeft, klikt u op “Voltooien” 11. U kunt het exceloverzicht nu zelf opmaken. Office 2003 1. Volg stap 1 t/m 3 op blz. 36 2. Open Excel (Office 2003) en kies in het menu de optie om een bestand te Openen (zie fig. 8)

fig. 8 3. Als u openen heeft geklikt, krijgt u onderstaand scherm te zien (zie fig. 9, blz.40). Kies in het menu “Alle bestanden”. Dit staat waarschijnlijk ingesteld op “Alle Excel bestanden”.

39-40



fig. 9 4. Volg verder stap 6 t/m 11 besproken op blz. 37 t/m 39.

40-40

Handleiding Ledenadministratie Online

Recommend Documents