Handleiding ledenadministratie maart 2008, ver 0.9
1
Contents Let op! ..................................................................................................................................................... 3 Het menu ................................................................................................................................................. 4 Inschrijven ........................................................................................................................................... 4 Openstaand ......................................................................................................................................... 4 Proefleden ........................................................................................................................................... 4 Opzeggingen ........................................................................................................................................ 4 Bijzondere leden.................................................................................................................................. 4 Ledenoverzichten ................................................................................................................................ 4 KNHB Functies ..................................................................................................................................... 4 Inschrijven ............................................................................................................................................... 5 De lidkaart ............................................................................................................................................... 7 De stoplichtjes ..................................................................................................................................... 8 Gebruik van de stoplichtjes ................................................................................................................. 8 Opzeggen lidmaatschap ...................................................................................................................... 9 Terugdraaien opzegging .................................................................................................................... 10 Aanpassen gegevens lid .................................................................................................................... 11 Wachtwoord naar een lid mailen ...................................................................................................... 12 Notities .............................................................................................................................................. 12 Zoeken naar leden ................................................................................................................................. 13
2
Let op! Voor gebruik van de ledenadministratie heeft u de autorisatie ‘secretariaat’ nodig. Deze verkrijgt u via de beheerder van het systeem.
3
Het menu
Het secretariaat kent de volgende functies
Inschrijven Hier kunt u personen toevoegen aan LISA. Dit betreft niet alleen leden die contributie moeten betalen, maar ook vrijwilligers.
Openstaand Dit is de lijst met openstaande leden. Dit zijn leden die zich hebben aangemeld via de website welke de ledenadministratie nog moet controleren. Na controle worden deze leden zichtbaar voor de commissies. Het nummer tussen de haakjes (1) geeft aan om hoeveel leden het gaat.
Proefleden Dit is de lijst met proefleden. Proefleden zijn leden met een status proeflid. Dit wordt gebruikt om een groep te verzamelen die recentelijk lid is geworden. Deze status verkrijgen leden nadat ze van de openstaande lijst (zie hierboven) zijn gehaald. Het nummer tussen de haakjes (108) geeft aan om hoeveel leden het gaat.
Opzeggingen Dit zijn de opzeggingen waarbij de uitschrijfdatum nog niet is verlopen. Op de dag van de uitschrijfdatum worden deze leden automatisch oud-lid.
Bijzondere leden Dit zijn bijvoorbeeld de ere-leden, leden van verdiensten of andere bijzondere leden van de vereniging. Deze lijst kan aan de website worden gekoppeld.
Ledenoverzichten Deze optie geeft inzicht in de samenstelling van het ledenbestand, zowel de oud-leden, proefleden, wachtlijst-leden als de gewone leden.
KNHB Functies Het overzicht van de KNHB-functies en welke leden van de vereniging hieraan gekoppeld zijn. Op deze wijze geeft de vereniging inzicht aan de KNHB wie welke functie bekleed binnen de club. Dit is een beperkte lijst, zoals de voorzitter, ledenadministrateur, penningmeester en de contactpersoon voor de arbitrage. 4
Inschrijven
Hierboven vindt u het lege inschrijfformulier. Normaliter komen de leden binnen via de website en hoeft de ledenadministratie alleen de gegevens te controleren.
5
Via dit scherm kunnen leden zelf door de ledenadministratie worden toegevoegd. Een aantal punten waarbij de invoer moet worden opgelet: -
-
Het giro-banknummer dient 10 cijferig te zijn, zonder spaties of puntjes. Bij postbanknummers geldt dat er voorloopnullen moeten worden gebruikt. Voorbeeld: postbankrekening 6246373 wordt 0006246373. Bij banknummer wordt er 1 voorloopnul gebruikt. Voorbeeld: bankrekening 321083228 wordt 0321083228. Bij de optie ‘lid maken’ wordt er alleen voor JA gekozen als het lid het veld opgaat of indien het nieuwe lid contributie dient te betalen (bijvoorbeeld donateurs, niet-spelende leden met contributieverplichting, leden van de club van honderd). Bij vrijwilligers kiest men hier altijd voor NEE.
6
De lidkaart
Op de lidkaart komen er een aantal belangrijke zaken terug:
Het lidnummer
Het lidnummer is uniek en wordt uitgegeven door het LISA systeem. Dit nummer verschijnt op verschillende plaatsen in het systeem, alsmede op de facturen die naar het lid worden verstuurd. Op bovenstaand plaatje kan je onder meer zien wanneer er voor het laatst door het lid is ingelogd, hoe vaak en de leeftijd van het lid.
7
De stoplichtjes
Via de stoplichtjes is er inzicht in de status van het lid: -
Bevestiging inschrijving: dit geeft aan of de ledenadministratie de inschrijving heeft bevestigd (zie Openstaand in menu secretariaat); Proeflid: dit geeft aan of het lid nog de status proeflid heeft. Rood is nee, Groen is ja. Opgezegd: dit geeft aan of het lid het lidmaatschap heeft opgezegd en per welke datum; Spelend: dit geeft aan of het lid een spelend lid is, zodoende een contributieverplichting heeft; Oud-lid: dit geeft aan of het lid oud-lid is. Scheidsrechter: de indicator dat het lid ook is ingevoerd als scheidsrechter in het systeem.
Gebruik van de stoplichtjes Via de stoplichtjes kan de status van het lid worden gewijzigd. Dit werkt onder meer bij proefleden: indien er dan op het stoplichtje wordt geklikt verschijnt er:
Indien er nu op ‘OK’ wordt geklikt dan is het lid definitief lid en verdwijnt hij/zij van de proefledenlijst. Dit zelfde geldt voor de openstaande lijst via ‘ bevestiging inschrijving’.
8
Opzeggen lidmaatschap
Indien het lidmaatschap wordt beeindigd, klikt men op het stoplichtje achter Opgezegd en bovenstaande melding verschijnt op het scherm. Klik op ‘OK’ om naar de volgende stap te gaan:
Hier kan de reden van de opzegging worden gekozen alsmede de datum waarop het lid moet worden uitgeschreven.
LET OP: DE UITSCHRIJFDATUM BEPAALT WANNEER HET LID OUDLID WORDT EN UIT HET TEAM VERDWIJNT.
9
Hierboven is de nieuwe status zichtbaar. Het lid heeft opgezegd per 24 juni. Via ‘aanpassen’ kan de reden en de datum eventueel nog worden aangepast.
Terugdraaien opzegging Indien de opzegging moet worden teruggedraaid kan dit via hetzelfde stoplichtje:
Indien er op ‘OK’ wordt geklikt is het lid niet meer ‘opgezegd’.
10
Aanpassen gegevens lid Indien er mutaties moeten worden aangebracht op gegevens van het lid gaat dit via het ‘aanpasicoontje: ‘
Als hierop wordt geklikt kunnen de gegevens worden aangepast en opgeslagen:
Na aanpassing kan via de knop ‘verwerken’ de gegevens worden opgeslagen.
11
Wachtwoord naar een lid mailen
Indien een lid haar/zijn wachtwoord kwijt is kan via het tabblad Overig het wachtwoord worden gemaild naar het lid. Dit gebeurt naar het eerste e-mailadres van het lid.
Notities Bij leden kunnen er notities worden opgenomen, alsmede documenten. Dit kan worden gebruikt voor onder meer het opslaan van de opzegbrief/e-mail alsmede andere belangrijke zaken.
Deze notities kunt u terugvinden op de startpagina van LISA:
12
Notities kunt u eventueel delen met andere gebruikers van LISA door de notitie aan te passen:
Zoeken naar leden
Via het zoekscherm, wat altijd in beeld is, kan er worden gezocht naar leden. Dit kan op: -
Lidnummer Achternaam (of deel van) Voornaam (of deel van) Opmerkingen Bank/gironummer (gebruik daartoe ‘bank6246373’ om te zoeken naar bank/gironummer waar 6246373 in voorkomt) Emailadres (of deel van)
Nadat er is gezocht krijgt de gebruiker de resultaten in het scherm met de gegevens van het lid. In het rood is aangegeven waar er een match is gevonden tussen zoekopdracht en –resultaat. 13
14
