No 1
Ledenadministratie
Woord vooraf Dit gedeelte van de admibundel verduidelijkt de werking van de ledenadministratie van FOS Open Scouting vzw. De ledenadministratie wordt gevoerd via een voortdurende wisselwerking tussen de eenheidssecretarissen en het Landelijk Secretariaat. Door deze wisselwerking wordt nauwgezet toegezien op de lidgelden van de leden. De verzekering is een onderdeel van het lidgeld en bijgevolg is het van groot belang dat iedereen zijn lidgeld betaalt.
VERGEET NIET Het Landelijk Secretariaat is er om jou te helpen via: • mail:
[email protected] • telefoon: 09/245.45.86 (vraag naar Simon) • fax: 09/245.45.88 (vraag naar Simon)
Ons ‘digitaal platform ledenadministratie’ ofte Keeo Diverse jaren werd gewerkt aan de ontwikkeling van het ‘digitaal platform ledenadministratie’ van FOS Open Scouting vzw. Het resultaat, Keeo, vierde onlangs zijn eerste verjaardag. Voor zij die niet thuis zijn in de Beverwerking: Keeo is de bever in het beververhaal die voor de communicatie zorgt tussen mensen en bevers. Keeo is in de digitale wereld van FOS Open Scouting daarom de tool waarmee de eenheden met de nationale koepel communiceren in het kader van de ledenadministratie. Keeo werkt volledig online (keeo.fos.be). Je kan in dit platform zelf jouw leden toevoegen en verwijderen, er verzekeringen voor aanvragen, hun functies bijwerken en ze inschrijven voor je kampen en andere (nationale) activiteiten.
Werkwijze De Stafmedewerker Ledenadministratie In Keeo houden de eenheidssecretarissen zelf het ledenbestand van hun eenheid upto-date door dit online aan te passen. Ter ondersteuning kunnen ze communiceren met één persoon op het Landelijk Secretariaat: de Stafmedewerker Ledenadministratie (
[email protected]). Op dit moment is Simon diegene die deze taak op zich neemt. Hij ontvangt online de betalingsenveloppes om leden te kunnen verzekeren, geeft uitleg over de werking en helpt waar nodig.
Log in via keeo.fos.be en ga naar het tabje ‘Personen’. Wil je een nieuw lid toevoegen kies je voor de optie ‘Nieuwe persoon toevoegen’. Via het rechter tabje ‘Filters’ of de zoekmogelijkheid op het dashboard kan je een persoon zoeken. Eens hij/zij in de overzichtslijst staat aangeduid, kan je op het potloodje rechts onder ‘Acties’ klikken om zijn/haar profiel te bewerken. Wil je een lid archiveren klik je op het rode bolletje met de witte ‘X’. Je kan volgende gegevens ingeven via de persoonlijke fiche van een lid: • Naam en voornaam • Adres • Gsm-nummer • Telefoonnummer of tweede gsm-nummer • Fax-nummer • E-mailadres • Geboortedatum • Geslacht • …
— Eenheid - Admibundel - Administratie - 3 —
Leden toevoegen / bewerken / archiveren
De belangrijkste gegevens voor het Landelijk Secretariaat zijn: naam, voornaam, volledig adres, geboortedatum en functie (tak). Het opgeven van de nationale functie is vereist om een verzekering toe te kunnen kennen aan een lid! Alle andere gegevens zijn optioneel. Met het oog op een vlottere communicatie hebben we graag ook een gsm-nummer en e-mailadres. Aan de rechterzijde bevinden zich de adresgegevens; je kunt er tevens adressen en contactinformatie van ouders of voogd toevoegen.
Functies toekennen Zoek een persoon op en kies om zijn/haar profiel te bewerken. Op de personenfiche zie je rechts de mogelijkheid om een functie: • toe te voegen, • de historiek ervan te bekijken, • of te archiveren.
Je kan dit ook voor een groep mensen in 1 keer te doen door onder het tabje ‘Personen’ de gewenste leden links aan te vinken en bij opties op ‘Functie toevoegen’ te klikken. De oude functie kan je bij x-aantal personen tegelijk archiveren door in dezelfde lijst voor ‘Functie verwijderen’ te kiezen. Zolang je de oude functie niet hebt gearchiveerd is deze van tel bij bvb. het ophalen van een ledenlijst van een specifieke tak.
Keeo-login & -profiel Om toegang te krijgen tot Keeo heb je een login en profiel nodig. In 2013 werden deze toegekend aan iedere EL & ES van de eenheid die gekend was op het Landelijk Secretariaat. Vanaf 2014 kunnen deze echter door ieder lid met ‘eenheid-schrijfrechten’ aan andere leden van de eenheid worden toegekend. Om een login toe te kennen zoek je de persoon op en gaat naar de personenfiche. Vul er tweemaal een wachtwoord in en vink de optie aan om een mail te sturen met de logingegevens. Zorg er eerst voor dat het e-mailadres is ingevuld! Een gebruiker kan op dezelfde manier ook zijn eigen paswoord wijzigen. Vervolgens dien je nog een Keeo-profiel toe te kennen. Hiertoe klik je aan de rechterzijde van de personenfiche op ‘profiel toevoegen’. Kies voor ‘eenheidschrijfrechten’ als je wil dat de persoon aanpassingen aan je ledenbestand kan doorvoeren. Kies voor ‘eenheid-leesrechten’ als de persoon enkel mag lezen. ‘Gebruikers’ kunnen enkel het eigen profiel zien. Om een profiel te verwijderen klik je op het rode bolletje met de witte ‘X’. Nieuwe leidingploeg? Contacteer de vorige leiding en vraag deze je een Keeo-login en profiel toe te kennen. Vervolgens kan de nieuwe eenheidsleiding de oude profielen verwijderen. Heb je nog vragen over Keeo, mail gerust naar
[email protected]
Ledenlijsten Indien je lees- of schrijfrechten hebt kan je via Keeo steeds lijsten opvragen door gebruik te maken van filters en deze dan te exporteren. Bij het starten van een nieuw scoutsjaar op 1 september worden alle leden automatisch door Keeo als ‘lopend lid’ aangeduid (oranje vlaggetje). Dit betekent dat ze vorig jaar lid waren en dat we een betaling voor het komende jaar verwachten. In afwachting blijven deze leden uiteraard verzekerd tot 31 december van het huidige jaar. Is tegen 15 december de betaling van het lidgeld voor het komende jaar niet doorgegeven krijgen ze vanaf 1 januari een rood vlaggetje. Ontvangen we het lidgeld wel tijdig dan krijgen ze na verwerking een groen vlaggetje.
— Eenheid - Admibundel - Administratie - 5 —
Je archiveert de huidige functie door op het rode bolletje met de witte ‘X’ te klikken. Waarna je op ‘Functie toevoegen’ klikt en de nieuwe functie hierop aanduid.
Verzekeringen toekennen Zoek een persoon op en kies om zijn/haar profiel te bewerken. Op de personenfiche zie je rechts de mogelijkheid om een verzekering toe te voegen (basisverzekering, SOMverzekering of proefverzekering). Door leden te koppelen aan een verzekering komen ze in een betalingsenveloppe terecht. Deze komt pas op het Landelijk Secretariaat wanneer je ze onder het blad ‘betalingen’ via het icoon
sluit.
Eens de betaling werd ontvangen wordt deze op het Landelijk Secretariaat goedgekeurd en zijn deze leden verzekerd. Wat moet je bij de betaling onthouden: Rekeningnummer: BE35 0011 5752 4137 - GEBABEBB Bedrag: € 27 Mededeling: Nummer van betalingsenveloppe (zie mail/Keeo-betalingsenveloppe)
Handleiding? Keeo werd zodanig opgebouwd dat het eenvoudig te gebruiken is. Hierdoor vereist het onlineledenplatform geen handleiding. We hebben er wel voor gezorgd dat je gemakkelijk kan starten door gebruik van filmpjes over de belangrijkste functies in Keeo. Deze kan je terugvinden via keeo.fos.be (na inloggen -> ‘Help’). Heb je het gevoel dat tussen die filmpjes de nodige uitleg ontbreekt, stuur gerust een mail naar
[email protected] of neem een kijkje op facebook.com/keeo.fos. Hou ook steeds de tips op het Keeo-dashboard in het oog!
De lidkaart Elk lid van FOS Open Scouting heeft recht op een lidkaart. Met deze lidkaart kan je aantonen dat je lid bent van FOS Open Scouting, maar kan je ook korting krijgen in winkels als De Banier, Hopper etc. Op de Infovoormiddag eenheidsondersteuning (13/09/2014) ontvangt elke eenheid een pakket lidkaarten. Het aantal is gebaseerd op het aantal leden van het scouts- en gidsenjaar 2013-2014. Eenheden die niet vertegenwoordigd zijn op de infovoormiddag krijgen later een pakket in de bus. In september moet de hele lidgeldmolen in elke eenheid nog beginnen. Toch kiezen we ervoor om meteen de lidkaarten uit te delen. Elke eenheid kan zo zelf beslissen wanneer de lidkaart wordt uitgereikt en hoeft niet te wachten tot de ledenlijsten bij het secretariaat zijn verwerkt.
