WinGym Ledenadministratie
Bovenstaand scherm ziet u wanneer u op F4 drukt of op de knop ‘Leden’ klikt of via menu ‘Leden’ en dan menu item ‘Aangemelden’ aanklikt. U kunt hier de alle relevante gegevens kwijt van het lid. De velden ‘Achternaam’, ‘Voornaam’, ‘Adres’ en ‘Woonplaats’ hebben de auto-aanvullen functionaliteit.
U begint dan te typen, en het programma vult de naam aan met reeds eerder ingevoerde namen. Het aankruis vakje ‘Medewerker’ dient u aan te vinken als het lid een medewerker is. Op deze manier kunt u registreren hoe lang een medewerker gewerkt heeft, omdat deze zich ook moet aan/afmelden. Bij het vakje ‘E-mail’ staat een plaatje met een envelop waarop u kunt klikken. Dit start dan uw standaard e-mail programma op met de e-mail adres van het lid reeds ingevuld. Het vakje ‘Organisatie’ kunt u een keuze maken uit de reeds eerder ingevulde bedrijven die bedrijfsfitness hebben. Door hier de juiste keuze te maken, kunt u later rapportage maken en presentie lijsten afdrukken.
Het vakje ‘Beroep’ vult u het beroep in van het lid. Dit is makkelijk als u of een ander lid bijvoorbeeld een timmerman nodig heeft. De twee belangrijkste velden zijn toch wel de velden ‘Aanmelddatum’ en ‘Opzegdatum’. Als u een nieuw lid invoert, wordt standaard de datum van vandaag ingevuld. Als u een datum invult in het verleden omdat het lid eerder is begonnen, wordt ook het veld ‘Opzegdatum’ ingevuld met de datum die u ingevuld heeft in het veld ‘Aanmelddatum’. Wil het nieuwe lid al opzeggen, dan kunt u alvast deze opzegdatum invullen. Deze opzegdatum dient dan wel in de toekomst te liggen! Als u bij een bestaand lid de opzegdatum aanpast, let dan wel op het volgende regel: • als de aanmelddatum gelijk is aan de opzegdatum, dan is het een actief lid, • als de opzegdatum in de toekomst ligt, dus verder dan vandaag, dan wordt het lid automatisch opgezegd zodra deze datum bereikt is. • als de opzegdatum tussen vandaag en de aanmelddatum ligt, is het lid meteen opgezegd, en wordt dan verplaatst naar de opgezegde leden U kunt een opgezegd lid weer terug halen naar de actieve leden door op het ‘=’ knopje te klikken wat naast het ‘Aanmelddatum’ vakje staat. Dan wordt de opzegdatum gelijk aan de aanmelddatum wat dus betekent dat het lid weer actief is! Het vakje ‘Pasnummer’ vult u het pasnummer in van het lid. Het pasnummer dat u invult wordt gecontroleerd of het niet bij een ander lid is ingevuld. Als dat zo is, dient u dit pasnummer bij het andere lid te verwijderen, voordat u het pasnummer toewijst aan het nieuwe lid. Het pasnummer heeft niets te maken met het lidnummer, dit pasnummer wordt alleen gebruikt om een lid te controleren bij toegang, en eventueel barverkoop per credits. Met de knop ‘pasnummers overzicht’ krijgt u een lijst te zien welke pasnummers reeds gebruikt worden en welke nog beschikbaar zijn. Dit is alleen van belang als u opeen volgende pasnummers heeft. Maakt u gebruik van RfID tags, dan is het niet aan te raden om op deze knop te klikken! Een lid, bijv. lidnummer 1250, heeft pasnummer 4205. Het lid zegt op en levert de pas in. U verwijdert bij lid 1250 het ingevulde pasnummer en klikt op opslaan. Een nieuw lid komt zich aanmelden en u heeft pasnummer 4205 nog vrij, dus u vult bij het nieuwe lid, bijv lidnummer 2304, het pasnummer 4205 in. Het lidnummer is opvolgend en uniek. Het pasnummer is ‘slechts’ gelimiteerd aan het aantal actieve leden. U kunt bijvoorbeeld 4500 leden hebben gehad door de jaren heen, maar u heeft nog steeds pasnummers 0001 t/m 2500, omdat u 2500 actieve leden heeft en 2000 opgezegde leden (2500 plus 2000 is 4500 leden).
worden gebruikt om de RfID tags aan te melden. U klikt op het De twee plaatjes linker plaatje en haalt de RfID tag over de RfID tag lezer heen. Het nummer van de tag wordt dan ingevuld in het pasnummer vakje. Dit is zo gemaakt om een RfID tag een lang nummer heeft en niet altijd op de tag is gedrukt. Naast de invulvakjes ziet u een knopje met een vraagteken erop. Als u op het knopje klikt meteen achter het veld waarop u wilt gaan zoeken, dan opent een venster waar u de zoek opdracht in kunt vullen. Als u dus op het vraagteken knopje klikt meteen achter het invulvakje ‘Postcode’, dan kunt u op postcode gaan zoeken. Met CTRL-Z kunt u meteen zoeken op pasnummer of lidnummer of op achternaam. erop. Als u Bij het invulvakje ‘Achternaam’ en ‘Postcode’ staat nog een knopje met een ‘s’ hierop klikt dan worden de actieve leden gesorteerd op ‘Achternaam’ of op ‘Postcode’. Als u op postcode sorteert, dan ziet u meteen in welke straten de leden wonen.
Daarnaast ziet u twee of drie knoppen, als u de PowerPlate of VibroGym optie actief heeft, dan verschijnt een extra knopje ‘schrijf TechoGym sleutel’. Hiermee wordt het pasnummer in de TechnoGym sleutel geschreven die dan gebruikt kan worden om het lid aan te melden op de PowerPlate of de VibroGym. De twee andere knopjes, ‘Komen/gaan zonder pas’ en ‘Bar credits zonder tag’ kunnen gebruikt worden om het lid toch toe te laten of te betalen als het lid zijn pas is vergeten. Daarnaast ziet u de pasfoto van het lid. Aan de rechterkant ziet u een aantal knoppen staan. De knop ‘Opslaan’ dient u te gebruiken als u gegevens verandert heeft. Als u toch verder wil gaan door het ledenbestand, en u heeft net gegevens gewijzigd, dan a komt er een waarschuwing dat u gegevens gewijzigd heeft en wordt u gevraagd om de wijzigingen te bewaren. De knop ‘barcode’ kunt u gebruiken om bijvoorbeeld zelf barcode labels te maken. Het barcode label bevat het pasnummer van het lid en de barcode is van het type CODE39. U kunt dan bijvoorbeeld in MS Word met plakken, of CTRL-V, de barcode plaatsen in uw document. De knop ‘NAW naar klembord’ kunt u gebruiken om de naam en adres gegevens van het lid te plaatsen in een MS Word document. U kunt dan door middel van plakken, of CTRL-V, de gegevens plaatsen in uw document.
De knoppen
kunt u gebruiken om door de leden te navigeren.
De knop ‘nieuw lid’, kunt u een nieuw lid invoeren. Alle velden worden leeggemaakt, de velden ‘aanmelddatum’ en ‘opzegdatum’ krijgen de datum van vandaag (zie boven). En wordt de geboortedatum ook op vandaag gezet. Dus let op dat u wel de juiste geboortedatum invult. Ook wordt een nieuw lidnummer aangemaakt. Dit is het opvolgende nummer. De knop ‘Maak foto’ kunt u via de webcam een foto van het lid maken. Maar u dient eerst op de knop ‘Camera’ te klikken om het webcam venster te openen. U positioneert het lid of camera zo dat het gezicht van het lid er goed en vol op staat. Daarna klikt u op de knop ‘Maak foto’ en de foto wordt bij het lid geplaatst. Als u meteen op de knop ‘Maak foto’ klikt voordat u op de knop ‘Camera’ klikt, wordt meteen een foto gemaakt. Terug naar rechts boven staat de knop ‘Gegevens’. Deze knop opent het formulier waar u alle medische gegevens en maten en metingen van het lid in te verwerken. De knop ‘Credit’ opent een formulier waarop u krediet kunt toewijzen aan het lid zodat het lid vooraf geld kan storten om dit te gebruiken voor betalingen aan de bar. De knop ‘Blokkering’ kunt u gebruiken om het lid een bepaalde tijd te blokkeren. De knop ‘Historie’ opent een venster waarop u kunt zien wanneer het lid en hoeveel keer is geweest en hoe lang het lid gesport heeft. De knop ‘Planning’ opent een formulier waarop u het lid kunt inplannen voor lessen of activiteiten.
De knop ‘Contributie’ opent een formulier waarop u kunt zien wanneer het lid betaalt heeft, zowel via incasso of contant. Dit formulier moet u ook gebruiken als het lid contant betaald. De knop ‘Afspraak’ opent een formulier waarop u kunt aangeven op welke tijdstip het lid een bepaalde trainer en/of ruimte wil reserveren. Dit is makkelijk voor bijvoorbeeld zonnebanken en masseurs in te plannen. Dit formulier werkt met MS Outlook. De knop ‘Brieven’ kunt u gebruiken om een standaard door u zelf gemaakte brief te sturen naar het lid. De velden van de brief worden door het programma ingevuld met gegevens van het lid. De brieven worden bij het lid opgeslagen zodat deze later nog te raadplegen zijn. De knop ‘Gespreksnotitie’ opent een formulier waarop u een notitie kunt maken tijdens gesprekken met lid. Zodat u later kunt nakijken wat er op een bepaalde datum is afgesproken met het lid. De knop ‘Scan paspoort’ is alleen actief als u een flatbed scanner geïnstalleerd heeft (die Twain compatible is), en de optie flatbed scanner geactiveerd heeft. Als dat zo is, dan wordt er een formulier geopend waarmee u documenten in kunt scannen en te archiveren per lid. Dit is handig voor het later terug zien van het paspoort, inschrijfformulier of andere documenten. De knop ‘print pasje’ opent een venster waarop u alvast een afdrukvoorbeeld kunt bekijken van het af te drukken pasje. U kunt dan het pasje zelf afdrukken. De knop ‘Camera’, zie boven. Onder de knop ‘Camera’ ziet het lidnummer van het lid en het aantal actieve leden tussen haakjes.
Bovenstaand scherm toont de gegevens betreffende de abonnementen die het lid heeft. Een lid kan drie abonnementen hebben. U dient aan te geven welk abonnement actief is voor toegangscontrole. Dit doet u door het aankruis rondje links naast het abonnement. U kunt een abonnement kiezen door het pijltje te klikken en een keuze te maken. De knop hierboven ‘Abonnementen’ toont u een formulier waarop alle abonnementen staan met toegangstijden etc. Dan geeft u aan of het abonnement automatisch verlengd mag worden, of het abonnementsbedrag via automatische incasso geïncasseerd kan worden. Indien u een actie heeft, kunt u het kortingspercentage ingeven. Dan volgt het invulvakje waarin u kunt aangeven tot wanneer het lid betaalt heeft. Dan volgt het invulvakje hoeveel keer het lid nog kan komen sporten. Dit wordt ingevuld door het abonnement te kiezen. Hiernaast staat een menu waarin u een keuze van incasso moet kiezen. Int u per 4 weken het abonnementsgeld dan kiest u ‘inP1’, int u per maand dan kiest u ‘inC1’. Wordt het abonnementsgeld per kwartaal geïnd, dan kiest u welke maand van het kwartaal geïnd dient te worden, dus inK1 of inK2 of inK3 wat betekent of de eerste of tweede of derde maand van het kwartaal geïnd moet worden. Dit zelfde geld ook voor abonnementen die per half jaar of per jaar betaald worden. zorgt ervoor dat het corresponderende abonnement wordt leeggemaakt. Het knopje Het knopje zorgt ervoor dat het abonnement handmatig verlengt wordt, dus betaald tot datum wordt een periode verlengt en het aantal keer wordt opgehoogd met het aantal lessen die bij het abonnement horen. U kunt zelf aangeven of er een aantal lessen meegenomen kunnen worden naar de volgende periode. Onderaan ziet u wanneer een abonnement voor de laatste keer betaald is geworden. Hierover later meer. Rechts ziet u de twee invulvakjes om aan te geven of er reeds borg en inschrijfgeld is betaald. Als dit niet zo is, dan wordt dit getoond in het scherm van aanwezige leden. Links ziet u de velden waarin getoond wordt hoeveel het lid de volgende incasso, indien automatisch wordt betaald, en contant moet betalen. In het midden staat nog een invulvakje waar u zelf een bedrag kunt plaatsen dat als extra incasso, indien een abonnement automatisch geïncasseerd wordt, kan worden geïncasseerd. Dit vakje wordt ook gebruikt door het credits formulier. Als een lid vooraf geld wil storten om zo te betalen aan de bar, dan kan dat bedrag ook automatisch worden geïnd. Dit veld kunt u ook gebruiken indien u een incasso limiet heeft per lid. Als u bijvoorbeeld 80 euro wilt incasseren, maar heeft een limiet van 50 euro per incasso regel, dan vult u hier het bedrag van 30 euro in. Als u een incasso run doet, dan worden alle leden meegenomen die deze periode moeten betalen, inP1 of inC1 etc. Ook wordt gekeken naar de ‘betaald tot datum’. Is deze datum verder in de
toekomst dan de incasso datum, dan wordt er niets geïncasseerd, omdat het lid reeds op een andere manier heeft betaald. Dus als de ‘betaald tot datum’ voor de incasso datum ligt, dan wordt deze meegenomen. Als de ‘laatst betaald’ datum meer dan één periode geleden is, dan kunt u ervoor kiezen of er dan meerdere periodes geïncasseerd moeten worden. Voorbeeld: (in dit voorbeeld gaan we uit van maandelijkse incasso’s) de ‘betaald tot datum’ is 27-5-2005, lid kan binnenkomen tot en met 1 juni vanwege de 5 dagen overlap, dan dient de incasso datum 28-5-2005 te zijn. Als de ‘laatst betaald’ 27-4-2005 is dan wordt er één periode geïncasseerd. Als de ‘laatst betaald’ 27-3-2005 is, en u heeft ervoor gekozen dat er meerdere periodes geïncasseerd kunnen worden, dan worden er twee periodes geïncasseerd. Nadat u de incasso batch heeft weggedaan en heeft antwoord gekregen van InterPay over de betalingen, dan kunt u aangeven welke leden betaald hebben. Deze worden dan pas gekenmerkt dat de leden betaald hebben. De betaalde leden krijgen dan als ‘betaald tot datum’ 27-6-2005 en de ‘laatst betaald’ wordt dan 27-5-2005.
Bovenstaand scherm kunt u de bank of girogegevens invullen van het lid. Het banknummer wordt gecontroleerd of het correct is aan de hand van de 11-proef. Indien het lid niet zelf de contributie betaald maar bijvoorbeeld de ouders, dan vult u het juiste rekeningnummer in die bij de tenaamstelling hoort. De tenaamstelling vult u in het vakje.
Bovenstaand scherm kunt u extra informatie in kwijt over het lid. Indien het lid medisch toezicht nodig heeft, dan vinkt u dat aan in het aankruis vakje. Zodra het lid zich aanmeld, dan kan de trainer in het lijstje aanwezige leden zien welk lid medisch toezicht nodig heeft. In het vakje ‘Ingebracht’ kunt u aangeven hoeveel leden dit lid heeft meegebracht. U kunt hieraan bijvoorbeeld aan actie hangen. Bij het invulvakje ‘Overig’ kunt u specifieke informatie invullen over het lid. Het invulvakje ‘verzekeringsdatum’ is alleen van belang voor de Belgische sportscholen. U vult hierin de einddatum tot wanneer de sportverzekering loopt. Zodra het lid zich aanmeld, dan wordt gecontroleerd of de verzekeringsdatum nog niet bereikt is, is dat zo, dan wordt in het lijstje aanwezige leden dit kenbaar gemaakt. Is er iets gewijzigd bij het lid dat ook van belang is voor de overige medewerkers, dan vult u de wijzigingsdatum en de reden in. Bij de management rapportage kan dan een lijst worden geprint met leden
