Index WinGym Aanmaken en verwerken automatische incasso’s ...................................................... 2 WinGym Incasso’s verwerken ................................................................................................. 10 WinGym Incasso bestand aanpassen........................................................................................ 12
WinGym Aanmaken en verwerken automatische incasso’s Via ‘Management’, ‘Automatische incasso’, ‘ClieOp 03 bestand aanmaken (Telebankieren)’ komt u in het scherm waarin u zelf het incasso bestand kunt aanmaken. Of u gebruikt de toetscombinatie CTRL-F7.
In tab 1, worden de instellingen gemaakt voor een correcte incassobatch. In tab 2, wordt de incassobatch aangemaakt. In tab 3, wordt de historie getoond. Om het incassobestand aan te maken dient u de volgende instellingen zelf te controleren en eventueel aan te passen: vult u de datum van de verwerking Het eerste veld in. Dit is de datum dat de incasso batch verwerkt moet worden door bank of giro. Deze datum wordt mee gestuurd naar u telebankieren programma en moet in de toekomst liggen tot een maximum van 30 dagen vanaf vandaag. Op deze datum wordt u incasso batch verwerkt door bank of giro. In het volgende veld vult u de betaald tot datum in. Dit is de datum tot wanneer de leden betaald hebben. Zijn er leden die betaald hebben tot een datum later dan deze datum, dan worden deze leden niet meegenomen met de incasso batch. Is de betaald tot datum bij de leden voor de datum die u invult, dan kunnen (zie verder) deze leden worden meegenomen met de incasso batch. Dus als de betaald tot datum bij de leden kleiner of gelijk aan is dan de betaald tot datum die u hier invult, dan kunnen ze meegaan. Dus: leden betaald tot datum =< betaald tot datum = mogelijk incasso of leden betaald tot datum > betaald tot datum = reeds betaald (dus geen incasso) Indien u gebruik maakt van de mogelijkheid om een bepaalde periode niet te incasseren, u heeft dit reeds ingesteld bij het abonnement, dan moet u de juister . incasso periode invullen bij WinGym rekent zelf uit welke incassoperiode we nu zitten, maar u bent altijd vrij dit te wijzigen. In het voorbeeld staat een 6, dus dat we incassoperiode 6 gaan incasseren. Dit komt overeen met 22 mei. Indien deze niet aangevinkt zou zijn bij het betreffende abonnement, dan gaat dit lid niet mee met de incassobatch, maar wordt wel verlengd.
Indien u meerder incassobatches op 1 dag wilt laten verwerken, , moet u dit veld aanpassen. WinGym bepaalt zelf welke batch we gaan incasseren. Indien op de ingestelde verwerkingsdag reeds een incassobatch bestaat, wordt dit getal met 1 verhoogd. Op deze manier komen de incassobatches bij de bank of giro niet door elkaar. Verder kunt u ook aangeven van welke leden er geïncasseerd moeten worden. U kunt bijvoorbeeld halverwege de maand alleen de nieuwe leden incasseren en op het einde van de maand de reeds bestaande leden. Dit vereist wel eigen administratie, u dient dan wel op het einde van de maand zelf te kiezen voor reeds bestaande leden.
Kiest u voor alle leden op het einde van de maand en u heeft halverwege de maand reeds de nieuwe leden geïncasseerd en u heeft in de tussenliggende periode de betalingen van de nieuwe leden reeds verwerkt, dan worden alleen de leden geïncasseerd waarvan de betaald tot datum kleiner is dan de betaald tot datum die u hier invult. Wilt u uw giro betalende leden controleren of hun gironummer klopt met hun adresgegevens, dan dient u bij ‘Type transactie’ het vakje ‘1002 Giro incasso (onzuiver)’ aan te klikken. Er bestaat dan wel een grote kans dat de giro incasso leden terug komen vanwege niet kloppende adresgegevens. Als u bij ‘Type transactie’ het vakje ‘1001 Incasso zuiver’ aan klikt (standaard) dan worden alleen het gironummer en de naam van de begunstigde meegestuurd. De giro dienst controleert dan alleen deze gegevens. Indien u na een normale incassobatch, en deze reeds heeft verwerkt, nog een incassobatch wilt uitvoeren voor de leden die in de vorige batch niet geïncasseerd zijn, kunt u dit aanvinken. Een extra vakje komt erbij zodat u de wanbetalers kunt blokkeren. Deze mogelijkheid heeft u ook tijdens het verwerken en doorboeken van de vorige incassobatch. U heeft ook nog de mogelijkheid om een extra tekstregel toe te voegen die ook op het afschrift van het lid komt. Op deze manier kunt u uw leden een prettig kerstfeest toewensen. Het vakje eronder kunt u aanvinken als op het afschrift van het lid de huidige betaald tot datum en de nieuwe betaald tot datum moet komen. Het lid weet dan direct tot wanneer het kan komen sporten.
-
Met de volgende keuzes geeft u het volgende aan: - geblokkeerde leden wel/niet incasseren - Opgezegde leden ook controleren. Staat standaard aangevinkt omdat het mogelijk is dat een lid heeft opgezegd, maar nog een periode achter loopt met betalen. Zodra de opzegdatum gelijk of kleiner is aan de betaald tot datum, dan pas wordt het opgezegde lid niet meer geïncasseerd. Dus: opzegdatum <= betaald tot datum = geen incasso opzegdatum > betaald tot datum = wel incasso Om een dossier van het lid bij te houden, plaatst u een regel in de betaalhistorie van het lid. Zo kunt u later terugkijken of het lid een correcte betaler is. Doe dit alleen als u zeker weet dat de incassobatch naar uw zin is, en niet telkens bij het testen van een incassobatch. Anders staan er op een gegeven moment zoveel loze regels in de historie. Eronder ziet u wanneer u de laatste keer een regel heeft opgeslagen bij het lid in de betalingshistorie. U kunt alle extra te incasseren bedragen weghalen, of u doet dit tijdens het verwerken van de incassobatch. Later meer.
Klikt u op deze knop, dan worden alle gegevens van de leden gecontroleerd. Ook de contant betalers! U ziet dan meteen of leden wel een abonnement hebben, of bij het abonnement wel een bedrag staat, etc. Doe dit regelmatig! Nadat u een incasso heeft aangemaakt, verstuurd heeft en inmiddels bericht heeft terug gekregen van wie wel en niet betaald hebben, klikt u op deze knop. Later meer. Hier ziet u alvast in één oogopslag hoeveel leden er ingeschreven staan, hoeveel leden actief zijn en hoeveel leden opgezegd hebben.
Deze gegevens staan in wingym.ini en moeten overeenkomen met u incasso abonnement. Klopt dit niet, dan heeft u kans dat tijdens het importeren van het incassobestand, de gehele batch wordt afgekeurd. U kunt deze gegevens hier niet wijzigen. Hier geeft u éénmalig aan waar het incassobestand, Clieop03.txt, naar toe geschreven moet worden. Dit vergemakkelijkt het importen van het incassobestand in uw telebankieren pakket.
In tab 2 gaan we incasso batch aanmaken.
U ziet nog een overzicht van de instellingen voor de incassobatch. Linksonder ziet u de knop ‘maak incassobatch’. Zodra u hier op klikt wordt bepaald welke leden er mee genomen worden in de incasso batch aan de hand van bovenstaande regels. Tijdens het aanmaken van de batch wordt in een bestand (txt en xls) opgeslagen welke leden er meegenomen zijn in de incasso batch en welke abonnement van het lid. Dit bestand wordt iedere keer aangemaakt zodra u op de knop ‘maak incassobatch’ klikt. Met behulp van dit bestand kunnen de incasso betalingen later verwerkt worden. Dus als u een incasso batch voordat u de leden verwerkt heeft, dan kan het zijn dat sommige leden geen juiste ‘betaald tot datum’ hebben! Dus u maakt eerst een incasso batch aan, importeert deze in uw telebankieren programma, en wacht op de uitslag van InterPay. Zodra u deze uitslag heeft ontvangen, kunt u de leden verwerken. Na deze verwerking kan weer een nieuwe incassobatch aangemaakt worden. Dus:
1. 2. 3. 4. 5. 6.
aanmaken incassobatch (CTRL-F7) importen in telebankieren programma valideren en versturen wachten op bericht van bank of giro verwerk deze gegevens (CTRL-F8) terug naar 1
Zodra het aanmaken van de batch gereed is, ziet u in de middelste kolom welke leden er in de incasso batch verwerkt zijn. In de rechter kolom staan de leden die niet meegenomen zijn in de incasso batch of die afwijkend zijn. U kunt dubbelklikken op de naam van lid om naar zijn gegevens te gaan. Dit geldt ook voor de leden genoemd in de middelste kolom. Aan de linkerkant staat een lijstje met het totaalbedrag wat deze periode geïncasseerd gaat worden en hoeveel posten er zijn in het incassobestand.
In tab 3 wordt een overzicht getoond van de historische incassobatches.
Als u het log bestand in wilt zien, klikt (eenmaal) u het betreffende bestand aan. Het log bestand wordt geopend in MS WordPad (log) of in MS Excel (xls). Aan de rechterkant staat de bestandsnaam van het huidige log en Excel bestand. Dubbelklik hierop en beide worden meteen geopend in Wordpad en MS Excel.
De volgende redenen geven aan waarom een lid wel/niet automatisch wordt geïncasseerd: - lid is geblokkeerd en u wilt geen leden incasseren die geblokkeerd zijn, wilt u wel geblokkeerde leden incasseren dan dient u het vakje ‘Geblokkeerde leden incasseren’ aan te vinken. - Het lid reeds betaald heeft, de betaald tot datum van het lid ligt in de toekomst, dus verder weg dan de betaald tot datum van dit scherm. Dit geldt per abonnement! - Als bij lid inP1 (voor 13 periodes) of inC1 (voor 12 periodes) staat dan wordt elke periode geïncasseerd, staat er bij het abonnement van het lid inK1 en de maand van de datum die u ingevuld heeft bij ‘kies datum verwerking (max 30 dagen)’ is niet de eerste maand van het kwartaal, dan wordt er niet geïncasseerd. - Als er een extra betaling gedaan moet worden, en het lid heeft een incasso abonnement, dan wordt dit bedrag toch meegenomen, onafhankelijk van blokkering of incassotype (inP1) en betaald tot datum. - Het volgende is een optie: indien een lid meerdere periodes niet betaald heeft, dan wordt het abonnementbedrag vermenigvuldigt met aantal openstaande periodes. - Het lid moet een geldig giro of banknummer hebben.
WinGym Incasso’s verwerken Via ‘Management’, ‘Automatische incasso’, ‘Vorige incasso doorboeken’ komt u in het scherm waarin u zelf het incasso bestand kunt aanmaken. Of u gebruikt de toetscombinatie CTRL-F8.
Dit scherm gebruikt u nadat u het rapport van de bank of giro heeft ontvangen.
In dit scherm ziet u alle leden die in de vorige incasso batch zijn meegenomen. Let ook op , het aantal posten en het bedrag moeten overeenkomen met de gegevens in de laatst aangemaakte incassobatch. Is dit niet zo, dan is er een nieuwe incassobatch aangemaakt die nog niet verwerkt is geweest! U klikt op de knop ‘iedereen betaald’ , bij elk abonnement of extra betaling waar een bedrag staat komt een X te staan. Dit geeft aan dat dit bedrag ontvangen is. Is er geen betaling ontvangen, dan dubbel klikt u op de X voor het abonnement. Dit geeft aan, dat dit bedrag niet geïncasseerd is.
Op het afschrift van de bank of giro staat het lidnummer dat niet geïncasseerd kon worden. U kunt in het veld ‘zoek op lidnummer of naam’ een gedeelte van de achternaam intypen of u geeft het lidnummer in (dit staat ook in het rapport van de bank of giro!) en klikt op zoek. WinGym zoekt dan het betreffende lid op. Heeft u op naam gezocht, en u klikt op ‘zoek’ en WinGym heeft niet het juiste lid gevonden, klik dan weer op ‘zoek’. De regel gaat dan verder vanaf het punt waar het gestopt was. U heeft nu een lijst met leden waar de incasso wel gelukt is, die hebben een kruisje, en waarbij de incasso niet gelukt is, hebben geen kruisje voor het bedrag. Klik nu op en u heeft een rapport in Excel met een totaaloverzicht. Dit rapport wordt ook aangemaakt zodra u op de knop ‘verwerk’ klikt. Of u stuurt iedereen die niet betaald heeft een brief, die u meteen gepersonaliseerd kunt versturen. Als u zeker weet dat de aangekruiste leden daadwerkelijk betaald hebben en dat bij de leden zonder kruisje niet betaald hebben, dan klikt u op de knop ‘verwerk’ . Alle leden die in deze lijst staan met een X voor het betreffende abonnement, wordt de laatst betaald datum aangepast met de betaald tot datum en wordt de betaald tot datum verlengd met het aantal periodes zoals deze achterin deze lijst staan. U kunt nu terug gaan naar pagina 1 om opnieuw een incassobatch aan te maken met de leden waarbij de incasso niet gelukt is. U dient dan wel de zelfde instellingen te doen zoals bij de laatste incassobatch. Of u gebruikt nieuwe instellingen, omdat de leden die in de vorige incassobatch niet betaald hebben toch wel met de nieuwe incassobatch meegaan. Hun betaald tot datum ligt toch voor de betaald tot datum van de nieuwe incassobatch. Indien u per 4 weken incasseert, kunt u het beste elke maandag de incassobatch aanmaken. Waarbij u dan bij betaald tot datum de datum van de dinsdag erna is.
WinGym Incasso bestand aanpassen Via ‘Management’, ‘Automatische incasso’, ‘Aanpassen ClieOp bestand’ komt u in het scherm waarin u zelf het incassobestand kunt aanpassen. Of u gebruikt de toetscombinatie CTRL-F9.
Dit venster wordt alleen gebruikt in geval van nood! Als u een incassobatch aanmaakt, importeert in uw telebankieren pakket, valideert en wegstuurt. En u wacht niet op het resultaat van de incassobatch, maar toch direct alle leden van het incassobatch doorboekt naar de volgende periode. En dan blijkt dat een aantal dagen later het incassobestand in zijn geheel is afgekeurd omdat één gironummer (bijvoorbeeld) niet correct blijkt te zijn. Een nieuw incassobestand aanmaken gaat niet meer omdat alle leden reeds doorgeboekt zijn!
U opent dit venster, en dubbelklikt op het CLIEOP03.TXT bestand. Het bestand wordt gedecodeerd en getoond op het scherm. Zoek nu het lid op waarbij het gironummer (bijvoorbeeld) niet goed was. Corrigeer dit, en klik op waarbij een fout was gemeld.
. Doe dit bij alle leden
Als u hiermee klaar bent, klik u op en u kunt dit gecorrigeerde incassobestand opnieuw importeren in uw telebankieren pakket. Valideer de incasso’s en verstuur het opnieuw.
