Support Note – Administratie aanpassen voor SEPA-incasso’s Als gevolg van de invoering van SEPA wordt de huidige Nederlandse incasso vervangen door de Europese incasso. Dit heeft gevolgen voor uw administratie én uw bedrijfsprocessen. Zo moeten incassobatches in een ander bestandsformaat aangeleverd worden en bent u verplicht om gegevens over de machtiging vast te leggen in uw administratie. In deze Support Note vindt u informatie over de aanpassingen die doorgevoerd moeten worden in uw administratie om ook na 1 februari 2014* bedragen te kunnen incasseren indien u gebruikmaakt van Europese incasso Standaard. Tip: In versie 9.4.3 van de software van Davilex wordt uitsluitend Europese incasso Standaard ondersteund. In een volgende versie van de software zal ook Europese incasso Zakelijk ondersteund worden. Om uw administratie aan te passen, doorloopt u de volgende stappen: A. B. C. D. E.
Davilex Software versie 9.4.3 downloaden, installeren en registreren IBAN-conversie uitvoeren SEPA Incasso-mandaatinformatie invoeren Incassant-ID invullen Lay-out(s) aanpassen
Let op: maakt u gebruik van Davilex Club en wilt u incassobestanden in SEPA-formaat aanleveren bij uw bank? Voer dan onderstaande stappen uit vóórdat u contributie gaat berekenen. Zo weet u zeker dat het SEPA-incassobestand de juiste informatie bevat.
A – Davilex Software versie 9.4.3 downloaden, installeren en registreren Europese incasso Standaard wordt ondersteund vanaf versie 9.4.3 van de software van Davilex. Heeft u een geldige Support- & Onderhoudsovereenkomst, dan kunt u deze versie downloaden vanaf de Downloadpagina op het Gebruikersportaal. Is het programma gedownload, dan kunt u Davilex Software versie 9.4.3 installeren en registreren. Wij adviseren u om een reservekopie van uw huidige administratie(s) te maken, voordat u versie 9.4.3 installeert.
Tip: Heeft u geen Support- en Onderhoudsovereenkomst en is een lagere versie van de software geïnstalleerd? Dan is een upgrade naar versie 9.4.3 noodzakelijk om na 1 februari 2014 gebruik te kunnen maken van automatische incasso. Voor meer informatie kunt u op werkdagen tussen 08.45 en 17.00 uur telefonisch contact met ons opnemen op telefoonnummer 030-6391 555, optie 1 of maak gebruik van het online reactieformulier.
B – IBAN-conversie uitvoeren Om SEPA-incasso’s te kunnen exporteren, moeten rekeningnummers in uw administratie geconverteerd zijn naar IBAN. Heeft deze conversie nog niet plaatsgevonden, dan kunt u Nederlandse bankrekeningnummers in uw administratie eenvoudig converteren met behulp van de wizard IBAN Batch Conversie. Deze wizard start u door op de Davilex-knop te klikken en te kiezen voor IBAN Batch Conversie starten. * Tot 1 augustus 2014 geldt een overgangstermijn waarin banken zowel SEPA-betalingen als betalingen volgens de huidige Nederlandse standaarden accepteren. Banken streven er wel naar om de deadline van 1 februari 2014 te handhaven en de overgang naar SEPA op die datum te voltooien. Dit betekent dat banken er de voorkeur aan geven dat u vanaf 1 februari a.s. gebruikmaakt van IBAN, het langere bankrekeningnummer en dat u betaal- en incasso-opdrachten in SEPA-formaat aanlevert.
Support Note – Administratie aanpassen voor SEPA-incasso’s - versie 1.0
1
C – SEPA Incasso-mandaatinformatie invoeren De eerste keer dat u een administratie opent in Davilex Software versie 9.4.3 controleert het programma of in de administratie leden of relaties voorkomen waarbij de betaalwijze ‘Incasso’ is geselecteerd. Worden leden of relaties met betaalwijze ‘Incasso’ gevonden, dan wordt automatisch het formulier SEPA Incasso-mandaatinformatie invoeren geopend. Onderstaand vindt u eerst een korte toelichting op de gegevens die vastgelegd moeten worden in uw administratie. Het formulier wordt aansluitend toegelicht. Mandaatinformatie Bij gebruik van Europese incasso Standaard is het verplicht om bij iedere incasso vast te leggen of het een eenmalige, een eerste of een doorlopende machtiging betreft. Daarnaast moet de datum waarop de machtiging is ondertekend geregistreerd worden en moet bij beëindiging van de automatische incasso de einddatum vastgelegd worden. Geldigheid doorlopende machtigingen Heeft een lid of relatie in het verleden een doorlopende machtiging afgegeven, dan blijft deze machtiging geldig. Een nieuwe machtiging is dus niet nodig. Wel is het van belang om bij de mandaatinformatie de begindatum van de machtiging in te voeren. Omdat niet van alle bestaande machtigingen de datum van ondertekening bekend is, is bepaald dat bij deze machtigingen de datum 1 november 2009 als datum van ondertekening vastgelegd wordt, ongeacht de ingangsdatum van het lidmaatschap of de ingangsdatum van de automatische incasso. Formulier SEPA Incasso Conversie Met behulp van het formulier SEPA Incasso Conversie kunt u bij bestaande machtigingen in uw administratie automatisch het type incasso (doorlopend of eenmalig), de standaard begindatum en indien van toepassing de standaard einddatum in laten voeren. Deze gegevens kunt u achteraf eventueel aanpassen. U heeft in het formulier SEPA Incasso Conversie drie mogelijkheden: 1. Doorlopende machtiging Hebben leden/relaties een doorlopende machtiging verleend, dan markeert u de optie Deze relaties als doorlopende machtiging markeren. Bij alle leden en/of relaties met betaalwijze ‘Incasso’ wordt vastgelegd dat de machtiging doorlopend is en wordt de standaard begindatum 1 november 2009 ingevuld. Tevens wordt automatisch een uniek mandaatkenmerk toegekend. Dit kenmerk kunt u achteraf eventueel wijzigen. Meer informatie over het mandaatkenmerk vindt u in stap ‘D – Lay-out(s) aanpassen’. 2. Eenmalige machtiging Is door leden/relaties een éénmalige machtiging afgegeven, dan kiest u voor de optie Deze relaties als eenmalige machtiging markeren. Bij alle leden/relaties met betaalwijze ‘Incasso’ wordt het type incasso ‘Eenmalig’ vastgelegd. Tevens worden de standaard begin- en einddatum ingevuld. Om bij deze leden opnieuw te incasseren, moet een nieuwe machtiging verkregen worden en vastgelegd worden in de administratie. 3. Geen actie ondernemen Tot slot kunt u er ook voor kiezen om de incasso-mandaatinformatie handmatig in te voeren. Kiest u voor deze optie, dan wordt conform de geldende regels bij alle leden en relaties met betaalwijze ‘Incasso’ het type incasso ‘Eerste incasso SEPA’ geregistreerd. De mandaatinformatie kunt u, afhankelijk van de module waarvan uw gebruikmaakt, toevoegen en/of wijzigen op het tabblad Betaling/Financieel van het formulier Lid/Relatie wijzigen. Het formulier SEPA Incasso Conversie kunt u eventueel later (opnieuw) openen door op de Davilex-knop te klikken en te kiezen voor SEPA Incasso Conversie. Support Note – Administratie aanpassen voor SEPA-incasso’s - versie 1.0
2
Tip: een overzicht van leden/relaties met betaalkenmerk Incasso kunt u oproepen door in de leden- of relatielijst in de werkbalk op Lijstopties te klikken, de kolom Betalingswijze te markeren en de lijst vervolgens op deze kolom te sorteren. Dit doet u door op de kolomtitel Betalingswijze te klikken. Klik nadat u uw keuze heeft gemaakt op OK om de mandaatinformatie te verwerken in uw administratie.
D – Incassant ID invoeren Bij het afsluiten van een Europees incassocontract Standaard heeft uw bank u een Incassant ID toegekend. Dit Incassant ID moet met iedere incasso-opdracht meegestuurd worden en vormt tezamen met het mandaatkenmerk een unieke code voor de incasso. De combinatie Incassant ID en mandaatkenmerk worden tevens vermeld op het bankafschrift van de geïncasseerde.
Support Note – Administratie aanpassen voor SEPA-incasso’s - versie 1.0
3
SEPA Incassant-ID vastleggen in de administratie Uw SEPA Incassant-ID kunt u vastleggen in uw administratie door op het tabblad Inrichting in de groep Boekhoudstructuur op Bank-/girorekeningen te klikken. Selecteer vervolgens de bank waarmee u een incassocontract heeft afgesloten en klik op Wijzigen. Voer in het veld SEPA Incasant-ID uw unieke ID in en klik op Opslaan en sluiten. Uw SEPA Incassant-ID zal nu automatisch meegezonden worden bij het versturen van een incasso-opdracht.
E – Lay-out(s) aanpassen Eén van de nieuwe vereisten is dat het unieke mandaatkenmerk dat u toegekend heeft aan een lid of relatie kenbaar gemaakt wordt aan het betreffende lid of de relatie. Door het veld Lid/Relatie mandaatkenmerk toe te voegen aan de (contributie)factuursjabloon, wordt bij het aanmaken van een factuur het mandaatkenmerk ingevuld en is uw lid/relatie bij ontvangst van de factuur automatisch correct geïnformeerd. Het veld Lid/Relatie mandaatkenmerk voegt u toe door op het tabblad Lay-out in de groep Factuur op (Contributie)Factuur te klikken. Selecteer de sjabloon die u aan wilt passen en klik op Wijzigen. Klik in de werkbalk op Veld en positioneer het veld op de gewenste locatie. In het formulier Veld toevoegen kiest u de categorie Lid/Relatiegegevens en vervolgens het veld Lid/Relatie mandaatkenmerk. Klik op OK en sla de gewijzigde sjabloon op. Pre-notificatie Europese incasso Standaard vereist tevens dat u uw leden/relaties minimaal 14 dagen van te voren informeert dat een bedrag van zijn of haar bankrekening wordt afgeschreven. U kunt hier bijvoorbeeld aan voldoen door een op de lay-out een standaardtekst toe te voegen waarin u aangeeft dat het gefactureerde bedrag over 14 dagen wordt afgeschreven. U kunt een standaardtekst toevoegen door in de lay-out het veld Tekst toe te voegen (klik in de werkbalk op Tekst) en de gewenste tekst in te voeren.
Support Note – Administratie aanpassen voor SEPA-incasso’s - versie 1.0
4
Tips
Houd rekening met een langere verwerkingstijd voor automatische incasso’s: 5 werkdagen vóór de gewenste uitvoerdatum bij eenmalige incasso’s en bij de eerste incasso van een doorlopende reeks en 2 werkdagen bij alle vervolg incasso’s van een doorlopende reeks.
Vergeet geen pre-notificatie te sturen. Bij een éénmalige machtiging geldt dat uw debiteur minimaal twee weken voordat het bedrag geïncasseerd wordt op de hoogte gesteld moet worden. Bij een doorlopende machtiging mag u, voordat de eerste incasso gaat plaatsvinden, een vooraankondiging sturen met daarin een incassoschema voor een bepaalde periode (bijvoorbeeld ste iedere 1 van de maand). Deze informatie kunt u bijvoorbeeld als tekstveld op de factuur opnemen.
Een relatie heeft altijd het recht om het geïncasseerde bedrag binnen 8 weken te storneren.
Lukt het de bank niet om het bedrag te incasseren, bijvoorbeeld omdat het saldo ontoereikend is, dan wordt de incasso door de bank gestorneerd. In bovenstaand voorbeeld mag u zonder nieuwe machtiging uw bank opnieuw opdracht geven om het bedrag te incasseren. Is de gestorneerde incasso een eerste incasso van een doorlopende machtiging of een eenmalige incasso, dan is het wel van belang dat in de software van Davilex op het Lid/Relatie-formulier de optie ‘Eerste incasso SEPA’ handmatig gemarkeerd wordt alvorens de incasso opnieuw aangeboden wordt.
De bewaartermijn van originele (papieren) machtigingen bedraagt minimaal 14 maanden nadat de debiteur de machtiging heeft ingetrokken. Reden hiervoor is dat de debiteur tot 13 maanden na de transactiedatum een klacht over een onterechte incasso in kan dienen. Om de klacht correct af te handelen moet de originele machtiging beschikbaar zijn.
Support Note – Administratie aanpassen voor SEPA-incasso’s - versie 1.0
5
