ABAB-Internetboekhouden Handleiding uitbreidingsmodule: Automatische incasso
1. Inleiding..2 2. Aanmaken van incassobestanden.............................................................................2 2.1 Selecteren facturen...2 2.2 Deelbetaling.......4 2.3 Aanmaken incassobestand....4 2.4 Directe bankkoppeling..6
3. Opslaan incassobestand....7 3.1 MijnABAB...........................................................................................................................7 3.2 Opslaan op uw eigen computer......7 3.3 Importeren in het internetbankieren van uw bank....8
4. Ontvangsten onderweg.........8 4.1 Openstaande posten....8 4.2 Incassobestand opnieuw aanmaken....8 4.3 Afletteren ontvangsten onderweg in het dagboek bank.....8 4.4 Niet werken met ontvangsten onderweg...9
1
1. Inleiding Met de module Automatische incasso markeert u openstaande posten van debiteuren, die u verwerkt tot incasso opdrachten aan de bank. De module is volledig geïntegreerd met de financiële administratie van het internetboekhouden. Om de module te kunnen gebruiken dient u een incassant-ID van uw bank te hebben en uiteraard een machtiging van uw Debiteuren. Dit dient u met uw bank geregeld te hebben voordat u met de module kunt werken. Het Incassant-ID kunt u dan in ABAB-internetboekhouden invullen via Opties, Instellingen, Administratie, Autom. Betalingen.
Hier staat ook een vinkje bij Aut.Incass. boeken op OOW. Hierover in H. 3 meer. Als u de directe bankkoppeling van de Rabobank heeft dient u ook een vinkje te zetten bij: SEPA-richtlijnen gebr. voor directe bankkoppeling.
2. Aanmaken van incassobestanden 2.1 Selecteren facturen Voordat we facturen kunnen selecteren voor incasso dient eerst bij de debiteur de instelling “Automatische incasso toegestaan” aangevinkt te worden in het tabblad Instelling in de stam gegevens van de debiteur. Daarnaast dient het incassokenmerk gevuld te zijn. Dit kun u opvragen bij de bank. Eventueel kan een maximum incassobedrag ingesteld worden.
2
Facturen en creditnota’s die u hebt ingevoerd, worden dan automatisch opgenomen in het venster automatische incasso. Hier komt u via Bestand, Financieel, Automatische incasso (Alt,b,f,n)
of via Bestand, debiteuren, bewerken, automatische incasso.
De regels in dit venster worden gesorteerd op debiteurnummer en datum. We kunnen zelf bijvoorbeeld ook sorteren op het aantal dagen vervallen door op het kolomhoofd ‘Verv.’ te dubbelklikken. Als we nog eens dubbelklikken op het woord Verv. zal de volgorde van aangepast worden van oudste naar nieuwste of andersom. Als facturen nog niet zijn vervallen zal er een minteken voor het aantal dagen staan.
Voordat we een incassobestand aan gaan maken dienen we eerst facturen te selecteren. Één of meerdere facturen selecteren kan door middel van de spatiebalk als we op de regel staan. De regel zal dan dikgedrukt verschijnen. Als u een factuur markeert voor incasso, dan wordt het openstaande bedrag overgenomen als te betalen bedrag. Meestal wordt handmatig via de spatiebalk geselecteerd maar bij veel incassoposten is het ook een optie om via zoeken, markeren voor betaling aan te geven welke posten binnen een bepaald criterium ineens geselecteerd moeten worden (bv. alles wat vervallen is.) (Als een betalingskorting is berekend tijdens het invoeren van de factuur en de kortingstermijn nog niet is verstreken, wordt de korting automatisch van het bedrag afgetrokken. Als de kortingstermijn is verstreken, verschijnt een vraag of u de korting toch wilt aftrekken.) 3
2.2 Deelontvangst Als u een deel van de factuur wilt incasseren, dubbelklikken we op de regel (of F6) en wijzigen we het te ontvangen bedrag.
In het venster dat verschijnt kunnen we, via het tabblad Factuur, zelf het bedrag ingeven dat we willen ontvangen. Onderaan kunnen we ervoor kiezen om het restbedrag open te laten staan of te boeken als korting.
Na het verrichten van een deelontvangst wordt het bedrag in de kolom Open bedrag gewijzigd. Als we deel van het bedrag ook nog naar een andere (G-)rekening willen overmaken kunnen we in het tabblad Algemeen de rekening wijzigen voor het betreffende deelbedrag.
2.3 Aanmaken incassobestand Als we de regels geselecteerd hebben kunnen we het aanmaken van het bestand starten via Rapporten, Incasso. Het venster dat dan verschijnt, leidt ons door de stappen heen.
Allereerst dienen we het dagboek van de bank in te geven waarmee de incasso gedaan word. We zien dan meteen het rekeningsaldo van deze bank, het saldo te ontvangen en saldo na ontvangst.
4
Onderaan zien we ook meteen de rekening die gebruikt wordt voor de ontvangsten onderweg. Nu klikken we op volgende. In het volgende venster kunt u de datum en periode zien en eventueel aanpassen. Deze datum wordt voor alle geselecteerde facturen meegegeven in het bestand en dus ook geïmporteerd in uw bankprogramma. Mocht u de facturen op meerdere data willen incasseren dient u meerdere bestanden apart aan te maken.
U kunt hier ook eventueel een vaste omschrijving meegeven. Bij elke factuur wordt dan deze omschrijving meegegeven. Ook ziet u in dit venster dat Incasso verdichten kan worden aangevinkt. Hiermee kunt u de opdrachten verdichten tot één regel per debiteur. Dit wordt dan ook als 1 bedrag geïncasseerd van de debiteur. Als we meerdere facturen selecteren zal hij in het SEPA bestand ook de betalingsreferenties achter elkaar plakken. Deze ruimte is beperkt dus adviseren we deze optie bij meer dan vijf facturen niet te gebruiken. Als laatste ziet u een vinkje staan bij “Totaalbedrag terugmelden”. Dit zorgt ervoor dat het totaalbedrag van het betaalbestand als één regel getoond wordt op uw bankafschrift. Dit maakt het afletteren via ontvangsten onderweg 13910 makkelijker. (Hierover laten meer) Advies is om dit aan te vinken. Bij formaat kunt u het SEPA formaat van uw bank kiezen. (Als u met de directe bankkoppeling werkt heeft u een optie meer. Lees dan nu verder in hoofdstuk 2.4.) U klikt nu weer op volgende. Het venster wat we nu zien toont bij Afdrukken de optie om één of meerdere documenten af te drukken voordat we het bestand aanmaken. Deze documenten zijn voor u zelf als naslagwerk om te zien wat u precies in het bestand heeft staan. De documenten die we willen afdrukken vinken we simpelweg aan.
5
Mocht u voor de eerste keer een incassobestand aanmaken dient u onderstaande cursieve tekst even door te nemen. Anders kunt u verder lezen na de cursieve tekst. Achter Incassobestand: zien we de locatie waar het betaalbestand wordt opgeslagen. Achter Opslaan: zien we de locatie waar de documenten worden opgeslagen. De eerste keer dat we een betaalbestand aanmaken dienen we het bestandspad voor het betaalbestand eenmalig in te stellen.
Dit doen we door op het blauwe mapje te klikken achter Betalingsbestand. Omdat hier nog niet het juiste bestandspad staat zal hij een melding geven die we met OK gewoon weg kunnen klikken. Dan toont hij een venster waarin we het bestandspad kunnen kiezen. We dubbelklikken op ‘My computer’. Nu ziet u uw klantnummer staan waar u weer op dubbelklikt. Dan ziet u het mapje Upload waar u één keer op klikt. Dan kunt u op OK klikken en de juiste map is geselecteerd. In het veldje staat; i:\upload\. Het mapje achter Opslaan:’ hoeft u niet te wijzigen.
Als we één of meerdere documenten aangevinkt hebben zal het systeem nu eerst de afdrukschermen tonen. We kunnen het afdrukvoorbeeld opvragen of meteen op de knop afdrukken klikken. Als we meerdere documenten geselecteerd hebben zal hij de afdrukschermen nu één voor één laten zien. Daarna zien we het laatste venster voor het aanmaken van het incassobestand. Het enige wat u nu nog dient te doen is op Voltooien klikken. Pas dan wordt het bestand aangemaakt en ziet u de factuurregels uit het venster automatische incasso verdwijnen. Als u niet met de directe bankkoppeling werkt kunt u nu verder lezen in Hoofdstuk 3.
2.4 Directe bankkoppeling Alleen bij de Rabobank is het mogelijk om incassobestanden via een directe bankkoppeling te versturen naar de bank. Het voordeel is dan dat u deze betalingsopdrachten direct kunt vinden bij de Rabobank, Betalen en Sparen, Eurobestanden. Bij het aanmaken van het betaalbestand ziet u dan de volgende optie in het scherm;
6
Versturen via directe bankkoppeling. Vanuit hier kunt u ze accorderen via de Random Reader en ze zijn geïncasseerd. U kunt dan de volgende stappen in de handleiding dus overslaan. Voor informatie over hoe u de directe bankkoppeling kunt activeren kunt u contact opnemen met de Helpdesk ABAB-internetboekhouden via 013 46 47 148 of de handleiding raadplegen via MijnABAB, Help, ABAB-internetboekhouden, Handleidingen, Directe bankkoppeling.
3. Opslaan betaalbestand 3.1 Mijn ABAB Het bestand is nu opgeslagen in de map i:upload. Dit is geen map op uw computer maar verwijst naar de Bankmutaties in de ABAB-portaal. U kunt uw betaalbestanden dus in Mijn ABAB via Administratie, Bankmutaties terugvinden.
Eenmaal terug in Mijn ABAB klikt u via Administratie op Bankmutaties en ziet u het aangemaakte SEPA.xml bestand klaar staan.
3.2 Opslaan op uw eigen computer Om de bestanden in uw bankprogramma in te kunnen lezen dienen ze eerst op uw computer opgeslagen te worden. Daarom zien we achter de bestanden de knop Opslaan. Als we hier op klikken verschijnt er een venster waar we een map op onze computer kunnen selecteren. U kunt hiervoor speciaal een map aanmaken op uw computer of we kunnen kiezen voor bureaublad zodat het bestand altijd gemakkelijk terug te vinden is. We selecteren een map door er op te klikken en klikken daarna onderin op OK. Het bestand wordt opgeslagen in de geselecteerde map en we zijn klaar met het aanmaken en opslaan van het bestand.
7
3.3 Importeren in het internetbankieren van uw bank De volgende en laatste stap zal zijn om het bestand in te lezen in uw bankprogramma. De informatie over de verwerking hiervan dient u bij uw bank op te vragen indien nodig.
4. Ontvangsten onderweg 4.1 Openstaande posten Als laatste behandelen we hier de functie van de ontvangsten onderweg zodat de manier van overboeken van openstaande posten bij het aanmaken van een bestand binnen de administratie verduidelijkt wordt. Op het moment dat we een verkoopfactuur inboeken wordt er een boeking gemaakt op de debiteurenrekening (13000 debiteuren). Omdat deze post open staat op de rekening debiteuren verschijnt hij in de lijst Automatische incasso. Als we een bestand aanmaken door in het laatste venster op voltooien te klikken, worden de posten die in het bestand staan afgeboekt van de grootboekrekening debiteuren (13000). Deze posten worden als één bedrag opgeteld en geboekt op de grootboekrekening Ontvangsten onderweg (13910). Dit is de reden dat ze verdwijnen uit het scherm automatische incasso. Deze boeking wordt automatisch gemaakt door het memoriaaldagboek 955: Ontvangsten onderweg. We kunnen deze boeking ook bekijken in dit dagboek.
4.2 Incassobestand opnieuw aanmaken Het kan voorkomen dat om een bepaalde reden een bestand is aangemaakt maar er iets fout gaat bij de bank of met het bestand zelf. Als we dan het hele bestand met alle regels opnieuw aan willen maken kunnen we de bovenstaande boeking in het memoriaaldagboek verwijderen. De bedragen komen weer open te staan op de debiteurenrekening en dus in de lijst automatische incasso. U kunt dan opnieuw een incassobestand voor de betreffende posten aanmaken op de gebruikelijke manier.
4.3 Afletteren ontvangsten onderweg in het dagboek bank Omdat de facturen uit het incassobestand in één totaalbedrag op de rekening ontvangsten onderweg geboekt zijn kunnen we bij het afletteren in de bankboeking ook één bedrag ineens afboeken. Als we de bankafschriften inlezen wordt het bedrag als één totaalregel getoond wanneer we, zoals eerder in deze handleiding beschreven, een vinkje hebben gezet bij Totaalbedrag terug melden. Deze regel kunnen we direct afletteren tegen de boeking op ontvangsten onderweg door de grootboekrekening 13910 te koppelen. Hiervoor zou ook een Autocode aangemaakt kunnen worden zodat op deze bankregels automatisch de grootboekrekening 13910 gevuld wordt als de omschrijving altijd hetzelfde is. (bijvoorbeeld batchbetalingF.) Via Document, Autocode aanmaken (of Ctrl+m)) komt u in het volgende scherm:
8
Achter het veld Autocode: vult u de omschrijving waarop herkend moet worden. Als dit dan in een volgend afschrift naar voren komt wordt de Autocode herkend en wordt de gekoppelde rekening 13910 automatisch gevuld. Mocht het zo zijn dat een bedrag om wat voor reden dan ook niet betaald is, kunnen we de regel storneren. We klikken bovenin via Document, Incasso onderweg op de regel en dan op de knop (de)storneren.
Als we dan op OK klikken, zal hij het SEPA bestand toevoegen als regel aan het bankafschrift minus de gestorneerde regel. Deze regel boekt hij op een aparte regel weer terug naar de rekening 13000 debiteuren zodat het weer een openstaande post wordt om te betalen. Via het venster Automatische incasso kunt u de regel daarom weer opnieuw verwerken in een betaalbestand. Hierboven ziet u de beeldschermen voor deze actie.
4.4 Niet werken met ontvangsten onderweg Normaliter zal er met ontvangsten onderweg worden gewerkt. We kunnen ook instellen dat er niet met ontvangsten onderweg wordt gewerkt. De reden hiervoor kan zijn dat we het afschrift niet als één bedrag kunnen inlezen omdat het bankprogramma dat niet toelaat. In dit geval worden de bedragen afzonderlijk ingelezen in de bankboeking en daarom willen we ze ook afzonderlijk afboeken. Als Automatische Incasso niet worden geboekt via ontvangsten onderweg, blijven de gemarkeerde openstaande posten na het aanmaken van een incasso-opdracht in het venster staan. Als u een dergelijke post opnieuw markeert, verschijnt er een waarschuwing. Het is echter nog steeds mogelijk de post te markeren, bijvoorbeeld omdat de voorgaande opdracht niet is uitgevoerd. Er is dus een kans dat facturen twee keer verwerkt worden in een bestand met de kans dat het in de bank dus ook twee keer geïncasseerd wordt. Dit kan echter alleen gebeuren als de waarschuwing genegeerd wordt. Ons advies is om wel met Ontvangsten onderweg te werken. Als u meer vragen heeft over de onderwerpen behandeld in deze handleiding kunt u bellen met uw assistent accountant of de Helpdesk ABAB-internetboekhouden 013 46 47 148.
9
