Incasso uitgebreid handleiding Datum: Versie: Update:
17 februari 2014 1.0 1.5.120
Omschrijving: Dit document beschrijft de functies van de module 'Incasso uitgebreid'.
Inhoudsopgave Inhoudsopgave ........................................................................................................................... 1 Knop: omzetten rekeningnummer naar IBAN en BIC............................................................... 2 Openstaande storno op klant overzicht ...................................................................................... 2 Vergelijken batches .................................................................................................................... 3 In de kassa module is via menu Extra -> Incasso de optie 'Batches vergelijken' beschikbaar... 3 Grafieken verloop incasso overeenkomsten............................................................................... 4 Nieuwe overeenkomsten .................................................................................................... 4 Beëindigde overeenkomsten .............................................................................................. 4 Lopende overeenkomsten................................................................................................... 5 Toekomstige functies ................................................................................................................. 6
Knop: omzetten rekeningnummer naar IBAN en BIC Bij het aanmaken van een nieuwe incasso overeenkomst moet het IBAN en BIC nummer van de klant ingevuld worden. Op dit moment zal het nog vaak voorkomen dat de klant zijn of haar eigen IBAN en BIC nummer niet direct op kan noemen, maar wel het 'oude' rekeningnummer. Op de incasso overeenkomst is daarvoor een knop beschikbaar: "Ik heb een rekeningnummer - geen IBAN". Hiermee kan een 'oud' rekeningnummer worden omgezet in een IBAN en BIC nummer, welke direct in de incasso overeenkomst geplaatst kunnen worden.
Openstaande storno op klant overzicht In deze module is een mislukte incasso die ingepland staat om opnieuw te incasseren, niet alleen zichtbaar onder de knop 'Historie' van de incasso overeenkomst maar ook direct op het klant overzicht. Hier staat de herincasso in het rood gemarkeerd bovenaan. De datum die erbij staat is de datum dat een nieuwe poging te incasseren gedaan moet worden.
Vergelijken batches In de kassa module is via menu Extra -> Incasso de optie 'Batches vergelijken' beschikbaar.
Via deze optie kan informatie over twee batches met elkaar worden vergeleken. Dit kan worden gebruikt als controle systeem om onregelmatigheden te achterhalen. Als er grote verschillen optreden tussen twee opvolgende batches kan dat een reden zijn om te onderzoeken wat hier de oorzaak van is.
Voor batches die met Optifile versie 1.5.115 of later zijn gemaakt geldt dat er ook informatie over specifieke incasso overeenkomsten getoond kan worden. Zo worden de kenmerken van nieuwe opdrachten, die voor het eerst in de betreffende batch voorkwamen, getoond. Daarnaast wordt getoond elke overeenkomsten uit de batch inmiddels zijn beëindigd.
Grafieken verloop incasso overeenkomsten Er zijn statistieken beschikbaar betreffende het verloop van het aantal overeenkomsten. Deze zijn bereikbaar in de kassa module via Extra -> Incasso -> Statistieken. De volgende statistieken zijn beschikbaar:
Nieuwe overeenkomsten Dit is het aantal nieuwe incasso overeenkomsten dat is aangemaakt per maand.
Verschillende jaren worden hier in verschillende kleuren getoond.
Beëindigde overeenkomsten Het aantal beëindigde overeenkomsten per maand.
Optifile houdt hierbij rekening met de einddatum, zodat het kan zijn dat er ook voor maanden in de toekomst wordt getoond hoeveel overeenkomsten er dan beëindigd zullen worden.
Lopende overeenkomsten Het aantal lopende overeenkomsten per maand.
Ook hier zijn verschillende jaren met ieder een eigen kleur aangegeven. Het kan zijn dat een jaar eindigt met een iets ander aantal dan het volgende jaar begint, doordat er in januari van dat volgende jaar een wijziging plaats vindt van het aantal lopende overeenkomsten.
Het aantal lopende overeenkomsten in de toekomst kan fluctueren door overeenkomsten met een start- of einddatum in de toekomst.
Toekomstige functies De intentie is om ook mogelijk te maken dat: • Producten die in de kassa module worden afgerekend, via een incasso overeenkomst betaald kunnen worden, • Terugkoppeling van de bank betreffende mislukte incasso’s automatisch wordt ingelezen, • IBAN en BIC nummers van bestaande overeenkomsten kunnen worden aangepast.
