Overschakelen van ClieOp03 incasso naar Euro-incasso Scipio Update 2014
januari 2014
Inleiding In Europa wordt het betalingsverkeer gestandaardiseerd. Automatische afschrijvingen en overschrijvingen in euro’s vinden vanaf februari 2014 op een nieuwe manier plaats. Dit betekent dat er nieuwe richtlijnen zijn voor automatische afschrijvingen. Uw Scipio programma is hiervoor aangepast. In dit document leest u hoe u hiermee moet omgaan.
Advies: Lees dit document aandachtig door.
Wat is SEPA incasso? Dit is de opvolger van het huidige incasso proces in Nederland (ClieOp03). Het is een nieuwe manier van incasseren van bedragen in euro’s waarbij de verwerking in alle Europese landelijk gelijk is. Welke variant gebruikt Scipio? Er bestaan twee varianten incasso’s: - Standaard (CORE) - Zakelijk (Business2Business) Scipio maakt gebruik van de standaard euro-incasso. Blijven mijn huidige machtigingen geldig? Ja, in Nederland geldt dat alle doorlopende machtigingen (mandaten) die u heeft ontvangen voor 1 februari 2014 gebruikt kunnen blijven worden. U dient uw relaties wel te informeren dat er wordt overgestapt op de Europese incasso. Hierbij moet u uw Incassant ID en machtigings kenmerk (Machtigings ID) kenbaar maken. Wat is mandaat management? Mandaat management houdt in dat u verantwoordelijk bent voor de administratie en correct beheer van de door u ontvangen machtigingen. Hierbij moet de archivering volgens de geldende wetgeving plaatsvinden. Scipio voorziet in het registreren van de mandaten. Wat is “pre-notificatie”? U dient de relatie waarbij u gaat incasseren van te voren op de hoogte te stellen dat er een bedrag van zijn/haar rekening zal worden afgeschreven. Normaal gesproken dient u dit minimaal 14 kalenderdagen van te voren te doen. U kunt hiervan afwijken indien u expliciete afspraken heeft gemaakt met uw relaties. U kunt dit ondervangen door op het toezeggingsformulier aan te geven op welke kalenderdagen (niet bij benadering!) u gaat incasseren. U dient uw relaties minimaal één keer per jaar van tevoren te informeren over de incassodata. Tip: Plaats op uw website ook een zogenaamde incassokalender. Uw relaties kunnen dit dan altijd weer eenvoudig terugzoeken. Communiceer hierbij meteen uw Incassant ID.
Mandaatproces Werkwijze: Stap 1:
De crediteur (incassant / u) biedt een machtiging voor een Europese Incasso (Mandaat) ter ondertekening aan aan zijn (uw) relaties.
Stap 2:
Indien nodig vult de debiteur (uw relatie) zijn naam en adresgegevens in samen met zijn rekeningnummer (IBAN) en eventueel BIC. Vervolgens ondertekent de debiteur deze machtiging samen met een datum handtekening.
Stap 3:
De machtiging (mandaat) gaat retour naar de crediteur (u).
Stap 4:
De machtiging wordt samen met de toezegging opgeslagen in Scipio.
Hoofdstuk 1 - Voorbereidingen treffen voor de update Het voorbereiden van de overstap van ClieOp03 naar PAIN bestaat uit vier onderdelen. Het is essentieel dat u elk onderdeel doorloopt en uitvoert. Uw Incassant ID Verzamel uw Incassant ID zoals u dat van uw bank heeft ontvangen. Heeft u nog geen Incassant ID? Neem dan eerst contact op met uw bank. Oude banknummers omzetten naar IBAN banknummers Heeft u uw oude banknummers nog niet aan ons aangeboden om deze om te laten zetten naar IBAN banknummers ? Doe dit dan zo spoedig mogelijk! Zonder IBAN banknummers kunt u niet incasseren met de euro-incasso. Werkwijze: Stap 1: Stap 2:
Ga naar Hulpprogramma’s – Banknummers omzetten naar IBAN... Hier kunt u uw banknummers aanbieden via de knop:
Een week later op woensdagavond kunt u de gegevens weer ophalen. Stap 1: Stap 2:
Ga naar Hulpprogramma’s – Banknummers omzetten naar IBAN... Hier kunt u de IBAN-banknummers ophalen via de knop:
Uw Incassant ID ingegeven: Heeft u nog geen Incassant ID? Neem dan contact op met uw bank. Wanneer u uw Incassant ID heeft, kunt u deze gaan koppelen aan uw fondsen. Werkwijze: Stap 1: Stap 2:
LET OP:
Ga naar Fondsadministratie – Onderhoud Fondsen Controleer of bij elk fonds waarmee u gaat incasseren het JUISTE Incassant ID is ingegeven. Controleer en corrigeer waar nodig.
Maak geen tikfouten, uw incasso bestand kan hierdoor worden afgekeurd.
Hoofdstuk 1 - Voorbereidingen treffen voor de update - vervolg
Ziet u nog geen invulvelden om deze gegevens in te vullen? Doe dit dan alsnog nadat de update is geplaatst. Backup maken Voordat u verder gaat om de update te plaatsen maakt u EERST een backup van uw datagegevens.
Heeft u nog geen backup gemaakt? Doe dit dan eerst!
Hoofdstuk 2 - De update plaatsen Stap 1: Stap 2:
Maak een back-up van uw huidige administratie(s). Sluit Scipio op ALLE computers en werkstations volledig af.
LET OP:
Heeft u Scipio op alle PC’s afgesloten?
Stap 3: Stap 4:
Download de update volgens de instructie zoals u deze heeft ontvangen. Installeer de update – dit zal enige tijd in beslag nemen.
Stap 5: Stap 6:
Start Scipio op de gebruikelijke wijze weer op. Uw gegevens worden geanalyseerd. Waar mogelijk worden de bestaande ClieOp03 mandaten omgezet naar Euro-Incasso mandaten met datum ondertekening 1 november 2009 (conform SEPA regelgeving). Lukt dat niet dan is het op een later tijdstip altijd nog mogelijk.
Stap 7:
Het programma is klaar voor gebruik.
Stap 8:
Ga naar Beheer – Programma instellingen en kies ‘Incasso’
Stap 9:
Geef aan hoe u het kenmerk machtiging standaard wilt laten opbouwen. Een veel gebruikte vorm is Jaar + Fondsnr + Regnr. Deze is immers elk jaar weer uniek. Mocht u zelf een voorloop kenmerk hebben bedacht, dan kunt u dat hier ook ingeven. Tijdens het ingeven van het mandaat wordt hier rekening mee gehouden. Het fondsnummer in Scipio kunt u per fonds opvragen via Fondsadminstratie – Onderhoud fondsen. Geef tevens aan of en hoe u de terugkoppeling op het dagafschrift wilt hebben. LET OP: De juiste instelling kan per bank verschillen. Informeer zelf bij uw uw bank voor de specifieke regelgeving. Het betreft hier het gebruik van de code ‘Batch Booking’.
Stap 10:
Klik op Opslaan om de programma instellingen op te slaan en sluit dit onderdeel af.
Hoofdstuk 2 - De update plaatsen - vervolg
Stap 11:
Controleren vevolgens of uw ClieOp03 mandaten zijn omgezet naar Euro-Incasso mandaten. Werkwijze: Ga naar Fondsadministratie – Invoeren toezeggingen Zoek een willekeurig persoon op waarbij u normaal gesproken via automatisch incasso een bedrag incasseert. U krijgt nu de gegevens te zien van het ClieOp03 mandaat:
Hoofdstuk 3 - De ClieOp03 mandaten zijn niet omgezet naar Euro-Incasso mandaten, wat nu? Mochten er tijdens de update geen Euro-Incasso mandaten zijn aangemaakt dan heeft u niet voldaan aan alle voorwaarden zoals deze zijn omschreven in Hoofdstuk 1 – Voorbereiding. Voordat uw oude ClieOp03 mandaten kunnen worden omgezet naar Euro-Incasso mandaten moet u voldoen aan alle voorwaarden:
Het Incassant ID moet bij de fondsgegevens zijn ingegeven. Stap 1: Stap 2:
Ga naar Fondsadministratie – Onderhoud Fondsen Controleer of bij elk fonds waarmee u gaat incasseren het Incassant ID is ingegeven.
LET OP:
Maak geen tikfouten, uw incasso bestand kan hierdoor worden afgekeurd.
IBAN-banknummers moeten aanwezig zijn. Heeft u de banknummers nog niet aangeboden? Werkwijze: Stap 1: Stap 2:
Ga naar Hulpprogramma’s – Banknummers omzetten naar IBAN... Hier kunt u uw banknummers aanbieden via de knop:
Een week later op woensdagavond kunt u de gegevens weer ophalen. Heeft u de banknummers nog niet opgehaald? Stap 1: Stap 2:
Ga naar Hulpprogramma’s – Banknummers omzetten naar IBAN... Hier kunt u de IBAN-banknummers ophalen via de knop:
LET OP:
Elke dinsdag worden de gegevens omgezet – deze kunt u op woensdagavond weer ophalen. Stuurt u uw banknummers in op donderdag dan kunt u dus de volgende week op woensdagavond de banknummers ophalen.
Nadat u bovenstaande voorwaarden heeft bijgewerkt kunt u alsnog uw ClieOp03 mandaten omzetten naar Euro-Incasso mandaten. ClieOp03 mandaten overzetten naar Euro-Incasso mandaten Stap 1: Stap 2:
Ga naar Hulpprogramma’s – Voorheen ClieOp03 omzetten naar Euro-Incasso Klik op Omzetten.
Hoofdstuk 4 – Toezeggingen Aan elke toezegging wordt een betaalwijze gekoppeld. Indien de gewenste betaalwijze ‘automatische incasso’ betreft dan dient u aan deze toezegging een mandaat te koppelen. Een mandaat kan aan één of meerdere toezeggingen gekoppeld worden. Nieuwe toezegging ingeven Werkwijze: Stap 1: Stap 2: Stap 3: Stap 4: Stap 5:
Ga naar Fondsadministratie – Invoeren toezeggingen Zoek en selecteer de persoon waarbij u een toezegging wilt gaan ingeven Geef de gegevens in van de toezegging. Selecteer bij betaalwijze ‘automatische incasso’ (uw omschrijving kan afwijken) Selecteer het te gebruiken mandaat. Bestaat het mandaat nog niet? Laat deze dan staan op ‘(nieuw mandaat toevoegen)’ Wanneer u op Opslaan klikt krijgt u vanzelf het nieuwe mandaat voor u.
Stap 6:
Klik op Opslaan. U wordt nu gevraagd de gegevens van het mandaat in te geven:
Hoofdstuk 4 – Toezeggingen - vervolg Stap 7:
Geef de gegevens van de machtiging (mandaat) in. a. Mandaat status Dit veld geeft automatisch de status weer van het mandaat. b. Naam mandaat Geef een voor uzelf handige naam in voor dit mandaat. c. Incassant ID Hier komt het Incassant ID te staan zoals dat is gekoppeld aan het gekozen fonds. d. Kenmerk machtiging Het kenmerk machtiging moet per Incassant ID uniek zijn. De invulling hiervan wordt automatisch bepaald op basis de instelling bij de programma instellingen. (zie hoofdstuk 2, stap 9) e. Frequentie Normaal gesproken incasseert u met een doorlopende machtiging meerdere keren per jaar. Gebruik Eenmalig alleen voor een éénmalige incasso. Het mandaat zal na gebruik automatisch verlopen. f.
Type mandaat Het betreft hier doorgaans een Normaal mandaat. U kunt hier ook aangeven dat het mandaat geblokkeerd moet worden voor verder gebruik.
g. Tegenrekening IBAN IBAN (rekeningnummer) van de geïncasseerde. h. BIC BIC van de geïncasseerde. i.
Tenaamstelling Tenaamstelling van het mandaat; de naam van de geïncasseerde.
j.
Datum handtekening De datum waarop het mandaat is ondertekend
k. Begindatum machtiging (Optioneel): De datum vanaf wanneer u het mandaat kunt gebruiken. Indien deze leeg wordt gelaten kan het mandaat meteen gebruikt worden. l.
Einddatum machtiging (Optioneel): De datum vanaf welk moment het mandaat niet meer gebruikt kan worden.
m. Eerste incasso. Wijzig dit alleen in geval van incasso problemen. Het wordt verder automatisch bijgehouden.
Hoofdstuk 4 – Toezeggingen - vervolg Deze ingevulde datum handtekening wordt bewaard om bij een volgend mandaat alvast weer voor u in te vullen. De snelheid voor het invoeren wordt hiermee verhoogd. Indien gewenst kunt u een digitale scan (via uw scanner) maken van het mandaat en deze toevoegen aan dit mandaat. Klik daarvoor op de knop ‘Afbeelding…’ Nadat u klaar bent klikt u op Opslaan. De toezegging en het mandaat wordt vervolgens meteen opgeslagen:
Mandaat opvragen Werkwijze: Stap 1: Stap 2: Stap 3:
Ga naar Fondsadministratie – Invoeren toezeggingen Zoek en selecteer de persoon waarvan u het mandaat wilt opvragen. Klik op de knop ‘Mandaten’:
Stap 4:
Hier ziet u de mandaten die geregistreerd staan bij deze persoon:
U kunt hier nieuwe mandaten maken, bestaande mandaten opvragen of niet gebruikte mandaten verwijderen. Per mandaat kunt u ook de bijbehorende transacties weer opvragen.
Hoofdstuk 5 – Een euro-incasso opdracht aanmaken Wanneer u klaar bent voor het maken van een euro-incasso opdracht maakt u eerst een backup. Dit om ervoor te zorgen dat wanneer er iets mis gaat, u eenvoudig terug kunt keren naar de vorige situatie. Nadat u de backup heeft gemaakt kunt u de incasso opdracht aanmaken. Werkwijze: Stap 1:
Ga naar Fondsadministratie – Euro incasso aanmaken
Stap 2:
Selecteer het incasso jaar en de maand om te incasseren. Dit zijn de gegevens zoals ingebracht bij de toezeggingen Selecteer de verwerkingsdatum.
Stap 3: LET OP:
Het bestand moet minimaal 7 werkdagen van te voren worden aangeboden! Het maximaal aanlevertermijn van een Euro-Incasso bestand is één jaar!
Stap 4:
Selecteer het fonds / de fondsen welke u wilt incasseren. (Meerdere fondsen worden per mandaat gecomprimeerd aangeboden) Geef een omschrijving in zoals u deze zichtbaar wilt hebben op het dagafschrift van uw relatie. U kunt hierbij gebruik maken van het samenvoegveld %regnr% om het registratienummer weer te geven op het dagafschrift. Selecteer eventueel extra opties en klik op Voorbereiden.
Stap 5:
Stap 6:
Tip: Het Euro-Incasso wordt dan nog niet aangemaakt.
Hoofdstuk 5 – Een euro-incasso opdracht aanmaken - vervolg Stap 7:
Het overzicht van de te incasseren posten zal verschijnen:
Stap 8:
Indien gewenst kunt u hier aanvinken of u een ‘Test incasso bestand’ wilt aanmaken. Het incasso bestand wordt dan wel aangemaakt maar er vindt verder geen enkele registratie of wijziging plaats. Doe dit dus echt alleen als test!
Stap 9:
Klik op Opslaan om het bestand op een door u te kiezen locatie op te slaan. Het incasso bestand wordt vervolgens aangemaakt, de mandaten worden bijgewerkt en de transacties worden bewaard.
Stap 10:
U kunt het euro-incasso bestand nu aanbieden aan uw bank. Neem voor meer informatie over de werking hiervan contact op met uw bank.
Hoofdstuk 6 – Er zit een verschil tussen mijn ClieOp03 incasso en de Euro-Incasso, wat nu? Het kan voorkomen dat er een verschil zit tussen de totalen van de ClieOp03 incasso en de totalen van de nieuwe euro-incasso. Veel voorkomende oorzaken hiervan zijn: - Er is geen IBAN-nummer bij de desbetreffende relatie bekend en deze wordt derhalve overgeslagen bij het aanmaken van de euro-incasso opdracht. -
Er is geen mandaat bekend.
U kunt dit eenvoudig zelf analyseren door de banknummers te controleren.
Hoofdstuk 7 – Mandaten opvragen Wanneer u wilt zoeken naar een bepaald mandaat met een kenmerk machtiging (Machtigings ID) dan is dat eenvoudig. Werkwijze: Stap 1:
Ga naar Fondsadministratie – Overzicht Euro-incasso mandaten
Stap 2:
Geef bij ‘Zoek naar’ in waar u op wilt zoeken en geef bij ‘In’ de zoeksleutel in.
Stap 3:
Indien gewenst kunt u hier ook meteen de mandaten bewerken.
Hoofdstuk 8 – Transacties opvragen Wanneer u wilt zoeken naar een bepaalde transactie dan is dat eenvoudig. Werkwijze: Stap 1:
Ga naar Fondsadministratie – Overzicht Euro-incasso transacties
Stap 2:
Geef bij ‘Zoek naar’ in waar u op wilt zoeken en geef bij ‘In’ de zoeksleutel in.
Hoofdstuk 9 – Een incasso opdracht terugdraaien Wanneer u een incasso opdracht heeft aangemaakt, maar er is iets misgegaan met bijvoorbeeld de aanlevertermijn of het aanleveren zelf, dan kunt u een reeds aangemaakte incasso opdracht terugdraaien. U dient hiervoor te zijn aangemeld als programma beheerder. LET OP: Verwijder alleen incasso opdrachten die niet door de bank in verwerking zijn genomen c.q. verwerkt. U bent zelf verantwoordelijk voor het verwijderen van incasso opdrachten!
Werkwijze: Stap 1:
Ga naar Hulpprogramma’s – Euro-incasso opdracht terugdraaien
Stap 2: Stap 3: Stap 4: Stap 5:
Selecteer de incasso opdracht welke u wilt gaan verwijderen. Klik op ‘Incasso terugdraaien’. U wordt nu een aantal keren om bevestiging gevraagd of u dit echt zeker weet. Na uw bevestiging wordt de incasso opdracht in zijn geheel verwijderd en de mandaten aangepast.
Let op 1: Indien er in de gekozen incasso opdracht zogenaamde ‘EERSTE’ incasso opdrachten worden aangetroffen en waarbij er met hetzelfde mandaat ook al ‘VERVOLG’ incasso’s zijn aangemaakt dan kan deze opdracht niet verwijderd worden. U dient dan eerst de nieuwere incasso opdracht te verwijderen. Let op 2: Indien u incasso opdrachten verwijderd die al door de bank in behandeling zijn genomen dient u zelf de bijbehorende mandaten op de juiste manier te registreren! Hagru kan daarin geen ondersteuning bieden.
Hoofdstuk 10 – Verplichte machtigingsinformatie Een machtiging moet duidelijk gescheiden zijn van de andere tekst op het formulier. U moet de verplichte gegevens op het SEPA-machtigingsformulier vermelden. Uiteraard kunt u deze zelf ontwerpen in bijvoorbeeld de rapportage editor. Richtlijnen: Het SEPA machtigingsformulier moet minstens de volgende gegevens bevatten: 1. Het woord ‘SEPA’ moet in de titel van de machtiging. Voorbeeld: “Doorlopende SEPA-machtiging” 2. De naam van de gemeente en het volledige adres, inclusief woonplaats en land 3. Uw Incassant-ID 4. Het kenmerk van de machtiging. Het kenmerk is een identificatie methode om de machtiging te herkennen. De opbouw van het kenmerk heeft geen effect op de uiteindelijke incasso. Dit mag u zelf toekennen en moet aan de volgende eisen voldoen: - Het moet uniek zijn in combinatie met het incassant-ID. - Het mag niet langer zijn dan 35 posities (alfanumeriek). Scipio helpt u hierbij en gebruikt standaard het jaar, het fondsnummer en het registratienummer. Voorbeeld: ”2014000187654321” 2014 0001 87654321
= jaartal, lengte: 4 = fondsnr, lengte: 4 met voorloopnullen – zie onderhoud fondsen = registratienummer
Plaats een tekstvak op uw machtigingsformulier met de vaste gegevens en hier achter het registratienummer als samenvoegveld. Tijdens het invoeren wordt dit alvast voor u ingevuld. 5. De verplichte toestemmingstekst: Voorbeeld: “Door ondertekening van dit formulier geeft u toestemming aan {naam van uw gemeente} om doorlopende incasso-opdrachten te sturen naar uw bank om een bedrag van uw rekening af te schrijven en uw bank om doorlopend een bedrag van uw rekening af te schrijven overeenkomstig de opdracht van {naam van uw gemeente}. Als u het niet eens bent met deze afschrijving kunt u deze laten terugboeken. Neem hiervoor binnen acht weken na afschrijving contact op met uw bank. Vraag uw bank naar de voorwaarden’.” 6. Naam en adres, inclusief woonplaats en land van de geïncasseerde. 7. De IBAN (rekeningnummer) van de geïncasseerde.
8. Plaats en datum van ondertekening. 9. Handtekening van de geïncasseerde.
Hoofdstuk 11 – Aanleveren van incasso bestanden U bent zelf verantwoordelijk voor het aanbieden van de incassobestanden aan uw bank. Doet u dit te laat dan zal de incasso niet op tijd doorgang kunnen vinden. Maakt u meerdere incassobestanden aan, hou dan rekening met het mandaatgebruik. Een “eerste keer doorlopende incasso” moet worden aangeboden VOOR een “vervolg doorlopende incasso”.
BELANGRIJK EN GOED OM TE WETEN : Hagru kan niet zien wat u doet, noch u hierop controleren. U bent zelf volledig verantwoordelijk voor de juiste aanmaak een aanlevering van de incassobestanden aan uw bank. Indien u hier fouten in maakt, dan kan het gebeuren dat een of meerdere of zelfs alle incasso-opdrachten worden afgekeurd. Indien Hagru eventuele fouten moet analyseren, oplossen of herstellen dan worden hier kosten voor in rekening gebracht.
