Handleiding voor Sepa-Betaling en Sepa-Incasso binnen Dolfijn. Algemeen Sepa (Single Euro Payments Area) is het initiatief van de Europese Unie en gezamenlijke Europese banken tot harmonisatie van het euro betalingsverkeer binnen Europa. Zo moeten de Sepa richtlijnen er toe leiden dat al het betalingsverkeer gebruik gaat maken van dezelfde bestandstructuren, en dat land- of zelfs bankspecifieke regels tot het verleden gaan behoren. Gevolg van het initiatief is dat de in Dolfijn gebruikte Clieop-betalingen en Clieop-incasso voor binnenlandse relaties komt te vervallen. Per 1-2-2014 zullen de Europese banken dit niet meer ondersteunen. Binnen Dolfijn zijn daarvoor een aantal aanpassingen gemaakt, maar u zelf als bedrijf ook extra informatie moeten verzamelen, en in moeten voeren. Dolfijn zal voor de incasso’s een bestand aanmaken volgens het formaat PAIN.008.001.02, en bij de betaling van het formaat PAIN.001.001.03. U kunt bij uw eigen bank terecht voor uitgebreide informatie over de Sepa regelgeving en hun toepassing daarvan. Let op: Voor de juiste werking van de Sepa-programma dient u te beschikken over de DBISAM-versie 3.1.1.0 (of hoger) van Dolfijn. Let op: BTL91 zal na 1-2-2014 nog wel worden ondersteund voor het betalingsverkeer met niet-Europese relaties, en/of voor betalingen in een andere valuta dan de euro. IBAN en BIC. Voordat u kunt overgaan tot het betalen en incasseren volgens Sepa, dient u bij al uw relaties de IBAN(rekeningen) en BIC(codes) te hebben geplaatst. Uiteraard kunt u iedere relatie afzonderlijk benaderen en om deze gegevens vragen, maar er zijn ook diverse websites waarop u een bankrekening kunt invullen, waarna deze voor u zal worden omgezet in IBAN en BIC. Voor een individuele (nieuwe) relatie is dit een hanteerbare optie, maar voor het eenmalig omzetten van de bestaande bankrekeningen naar IBAN is het erg bewerkelijk. Dolfijn heeft daarom in de relatiemodule een optie ingebouwd waarmee alle bankrekeningen kunnen worden geëxporteerd naar een bestand dat door de website www.ibanbicservice.nl kan worden ingelezen. De website stuurt u dan na 24 uur het bestand terug, aangevuld met IBAN en BIC. Voor deze optie hoeft u niet te betalen, maar u moet zich wel registreren. Binnen Dolfijn kunt u de bestanden exporteren en importeren vanuit de relatiemodule, via het menu ‘Functies’
Let op: De functie is alleen beschikbaar als u er in de bedrijfsinformatie rechten toe heeft gekregen. Bij het exporteren voor ibanbicservice.nl dient u gebruik te maken van de aanvinkvakjes ‘Postbankrekeningen converteren…’, en ‘Gebruik formaat volgens…’
Let op: Als u gebruik maakt van een recente versie van Excel, dan dient u er rekening mee te houden dat het bestandsformaat op de website xls moet zijn, en dat bestanden met de extensie xlsx zullen worden geweigerd. Zodra het aangevulde bestand weer is ontvangen, kunt u kiezen voor de importfunctie in de relatiemodule. Hierbij dient u de bestandsnaam op te geven, en de juiste kolommen te duiden:
Als het aanvinkvakje ‘Betreft resultatenbestand…’ is gebruikt, dan zullen de juiste kolommen automatisch worden gevonden. Let op: in het bankprogramma van sommige Nederlandse banken hoeft er geen BIC te worden opgegeven, en zal de bankprogrammatuur deze zelf bepalen. Omdat dit echter niet algemeen geldend is heeft Dolfijn ervoor gekozen om zowel IBAN als BIC verplicht te stellen voor de verwerking binnen Sepa.
Debiteuren/Crediteuren selecteren die kunnen worden betaald/geïncasseerd dmv Sepa. In de stamkaart Debiteuren en Crediteuren is een aanvinkvakje opgenomen waarmee kan worden aangegeven dat deze relatie mag worden meegenomen in de Sepa-verwerking:
Bij de debiteuren heeft dit veld de omschrijving ‘Automatische incasso’, terwijl dit bij de crediteuren ‘Betaling dmv Sepa of BTL91’ heet. (Als u voorheen de optie ‘Cieop toegestaan’ in de debiteurenstamkaart had aangevinkt, dan zal de optie ‘Automatische incasso’ nu ook aangevinkt zijn). U kunt alle debiteuren markeren waarvoor u een mandaat (incassomachtiging) heeft, en alle crediteuren welke u automatisch wilt betalen. Voorwaarde voor opname in Sepa is echter dat de valuta van de facturen de Euro is, en dat de landcode in het IBAN naar een lidstaat van de EU verwijst (dan wel naar de landen Noorwegen, Ijsland, Liechtenstein, Zwitserland of Monaco). Let op: U kunt dus bijvoorbeeld geen Zwitserse crediteur opnemen als u de facturen in Zwitserse Franken in uw systeem heeft opgenomen, maar wel als dit in Euri is gedaan.
Incasso en Mandaten. Bij gebruik van incasso volgens Sepa dient u een mandaat (incassomachtiging) te hebben van iedere debiteur waarbij u incasseert. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen twee verschillende soorten mandaten: Business-to-Business (B2B), of Business-to-Consumer (B2C, ook wel ‘Core’ incasso genoemd). Deze termen zijn overigens verwarrend, het is namelijk niet zo dat het bij een bedrijf die een machtiging aan een ander bedrijf afgeeft, automatisch een B2B-mandaat betreft. Een B2B-mandaat is louter de juridische vorm die andere rechten en plichten geeft als B2C-mandaten. Zo heeft de debiteur geen recht van terugvordering (storneringsrecht) bij een B2B-mandaat; bij de core-incasso (B2C) mag de debiteur echter tot 8 weken na incasso datum de incasso terugvorderen zonder opgaaf van redenen (of na 13 maanden als het een niet geautoriseerde incasso betreft). Wil een B2B mandaat geldig zijn, dan is de debiteur verplicht om een kopie van de machtiging aan zijn/haar bank af te geven, voordat de eerste incasso plaatsvindt. Als u een incasso-bestand aanmaakt, dan zal de bank van uw debiteur de mandaatgegevens controleren met de gegevens in het bestand, bij afwijkingen zal die bank de incasso afwijzen. Bij facturen die u gaat incasseren heeft u een meldingsplicht (pre-notificatie) inzake die incasso, welke 14 dagen van te voren dient te worden afgegeven. De eenvoudigste wijze om dit te realiseren is door een melding hiervan op de factuurlayout(s) op te nemen. Het mandaatproces kent de volgende stappen: 1) De crediteur (incassant) biedt een machtiging voor een Europese incasso (Mandaat) ter ondertekening aan aan de debiteur. Dat kan op verschillende manieren, bijvoorbeeld als onderdeel van een nota of factuur op papier of als elektronisch bestand (PDF). 2) Indien nodig print de debiteur de machtiging uit en vult zijn naam en adresgegevens in samen met zijn rekeningnummer (IBAN) en eventueel BIC van zijn bank. Vervolgens ondertekent de debiteur de machtiging en zendt deze terug naar de crediteur. 3) De crediteur archiveert de machtiging en legt de gegevens van de machtiging elektronisch vast (Mandaat Management systeem). 4) Bij de Europese zakelijke incasso (B2B schema) stuurt de debiteur tevens een kopie van de ondertekende machtiging naar zijn eigen bank, of stelt deze zijn bank op een andere overeengekomen wijze op de hoogte van de machtiging. De bank legt de gegevens van het mandaat vast en zal elke ontvangen incasso tegen deze gegevens valideren om mogelijke fraude uit te sluiten. De debiteur heeft voor dit type incasso namelijk geen storneringsrecht. Mandaat Management System. Dolfijn zal de afgegeven en ontvangen mandaten moeten registreren voor gebruik in Sepa betalingen. Deze registratie kan worden gedaan via het invoerscherm achter het Euro-knopje rechts bovenin de debiteuren- en crediteurenstamkaart.
Bij de debiteuren zullen de gegevens uit de mandaten worden opgenomen in het Sepa-bestand. Bij de crediteuren (betalingen) is dat niet het geval, deze mandaten kunnen echter wel worden opgeslagen voor uw eigen inzicht/informatie.
Let op: De gegevens in Dolfijn moeten precies gelijk zijn aan de gegevens van het ondertekende mandaat, zo is bijvoorbeeld de veld ‘code mandaat’ hoofdlettergevoelig. In dit scherm ziet u onderaan de velden ‘Datum 1ste incasso’ en ‘Kenmerk 1ste incasso’. Deze velden zijn van belang voor de controle van het mandaat door de bank van de debiteur. Zo dient ieder mandaat (Ook Coremandaten !) bij het eerste gebruik als zodanig gemarkeerd te worden in het incasso-bestand. Bij het aanmaken van het mandaat het kenmerk van de eerste incasso dus op nul staan !. Dolfijn zal de velden invullen zodra dit mandaat voor het eerst in een incasso is gebruikt; Let op: Dit wordt gedaan bij het opslaan van het Sepabestand. Als u een incasso-bestand later alsnog uit Dolfijn verwijderd, dan dient u bij de eerst-gebruikte mandaten deze velden weer handmatig leeg te maken. NB: Als u het incasso-bestand verwijderd via het Sepa-programma van Dolfijn (menu ‘Kenmerken / Bestaand kenmerk wissen’), dan zal er een melding verschijnen:
Als u in dit scherm op de knop ‘Akkoord’ klikt, dan zal Dolfijn in de betreffende mandaten het kenmerknummer van de eerste incasso weer op nul zetten. Hulpprogramma’s Sepa-mandaten. Lijst: Van de in Dolfijn geregistreerde mandaten kan een lijst worden afgedrukt via de debiteurenmodule, menu ‘Lijsten / Stamgegevens /Sepa-mandaten (170)’. Bulkmutatie: De incasso mandaten kunnen via een functie in de debiteurenmodule (Menu ‘Functies/Incasso mandaten’) worden bekeken en aangepast. In dit programma is ook een optie aanwezig om bij de debiteuren waarbij is aangegeven dat zij via Sepa-incasso gaan automatisch een mandaat aan te maken (Menu ‘functies’ in het programa ‘Incasso mandaten’). Deze mandaten zijn dan standaard van het type ‘Core’, B2B-mandaten moet u dus altijd handmatig aanmaken.
Het Sepa-programma van Dolfijn Voor het aanmaken van een betalingsbestand met de Sepa indeling kunt u in de debiteuren,- en/of crediteurenmodule gebruik maken van het menu ‘Functies / Sepa XML betalingen (Europese betalingen)’.
Zodra deze functie wordt gestart zal er een scherm verschijnen waarin een profiel kan worden gekozen. Onder profiel wordt een reeks instellingen verstaan die gelijk zijn voor alle gebruikers binnen dat bedrijf. (Dit in tegenstelling tot Clieop, waarbij de instellingen per werkstation werden opgeslagen).
Gewoonlijk maakt u gebruik van hetzelfde profiel (weergegeven als profiel ‘Standaard’), als er echter bijvoorbeeld zowel een bankrekening is bij de ING als bij de Rabobank, dan dient u een profiel aan te maken voor beide banken afzonderlijk. Bij het opstarten van de betalingen (en/of incasso) kiest u dan het profiel van de bank waarvoor u het bestand wilt aanmaken. Het maken van aanvullende profielen kunt u doen via de knop ‘Wijzigen’ onderin het scherm. Let op: In de bedrijfsinformatie dient verwezen te worden naar een debiteurcode die verwijst naar het eigen bedrijf; Het automatisch aangemaakte profiel ‘Standaard’ maakt gebruik van de gegevens die via die debiteurcode worden gevonden. Om deze reden kunt u het standaard profiel niet rechtreeks wijzigen en/of verwijderen, dit profiel wordt automatisch aangepast als de gegevens onder de genoemde debiteurcode worden gewijzigd.
Aangezien Dolfijn gebruik maakt van hetzelfde programma voor de Sepa-incasso en de Sepa-betalingen zal er om een ‘creditor id’ (ook wel ‘incassant id, of ‘sepa id’ genoemd) worden gevraagd. Deze dient aanwezig te zijn in de bedrijfsinformatie. Dit veld is noodzakelijk als u incasseert via Sepa, en wordt dan door uw bank verstrekt. Als u alleen de betalingen gebruikt, en geen incasso’s, dan kan een dummy of algemene code worden gebruikt:
Let er wel op dat de bedrijfsnaam in het profiel, alsmede de IBAN/BIC overeen moet komen met de naam die op de mandaten is vermeld. Na het kiezen van het juiste profiel verschijnt het selectiescherm waarmee de gewenste betalingen of incasso’s kunnen worden gevonden, dit scherm is voor betalingen en incasso’s identiek, met uitzondering van het veld ‘Alle openstaande posten’ welke alleen bij de incasso aanwezig is. (Als u dit veld gebruikt wordt er niet naar vervaldata gekeken).
Het kenmerknummer, bovenaan dit scherm, is een doorlopend nummer (gedeeld voor betalingen en incasso’s) dat ieder Sepa-bestand uniek maakt. Dit nummer zal na verwerking in Dolfijn worden gebruikt om alle betalingen te identificeren die onderdeel uitmaken van deze verwerking.
Voor de verwerkingsdatum kunt u kiezen voor twee opties: 1. De jongst toegestane periode – Dit kiest bij iedere betaling voor de eerste datum dat de bankverwerking is toegestaan. Dit is bij incasso’s bijvoorbeeld afhankelijk van of een mandaat voor de eerste keer wordt gebruikt of niet. 2. Specifieke verwerkingsdatum – U moet dan zelf de datum invoeren waarop u wilt dat de verwerking door de bank zal plaatsvinden. Indien er betalingen worden gevonden die wel voldoen aan de vervaldatumcriteria, maar officieel pas later verwerkt zouden mogen worden, dan zullen deze betalingen wel verschijnen, maar met de melding dat deze niet kunnen worden verwerkt. U kunt bij deze individuele debiteuren/crediteuren dan alsnog handmatig een afwijkende verwerkingsdatum opgeven. Van belang zijn verder nog de opties: - Korting forceren – betalingskorting wordt verrekend, ongeacht het aantal kortingsdagen van de factuur - Verdichten op bankafschrift - Hiermee kan worden opgegeven dat er alleen een totaalbedrag zal worden vermeld op het bankafschrift, of bedragen per debiteuren/crediteur. Hoe de vermelding op het bankafschrift uiteindelijk zal zijn kan echter ook zijn bepaald door de bank. Zo stelt ING deze instelling verplicht, en trekt de ABN/Amro zich niets van de instelling aan, maar is de bepaling hiervan onderdeel van het contract met de bank. Nadat u op akkoord heeft geklikt zullen de facturen worden verzameld, en worden weergeven in het verwerkingsscherm:
Dit scherm bestaat uit drie vlakken, waarbij de onderste twee kunnen worden geopend of gesloten met de markering links in de titelbalk van het vlak : - Overzicht met de facturen – Dit bevat de facturen, waarbij u zelf diverse velden kunt aanpassen, zoals het te betalen bedrag (bijvoorbeeld bij deelbetalingen). Als u hierbij het bedrag in de kolom ‘Betaling’ op nul zet, dan zal de factuur niet worden meegenomen in het Sepa-bestand - Detailinformatie mutatiescherm – Hierin kunt u de bedrijfsgegevens en/of de factuuromschrijving aanpassen. - Saldilijst – Dit geeft een overzicht van alle debiteuren/crediteuren en het openstaande saldo. Dubbelklikken op een regel geeft de mogelijkheid om één of meerdere facturen van de relatie op te nemen in de betaling. Het bovenste vlak bevat de facturen die in het Sepa-bestand zullen worden geplaatst t.b.v. het importeren in uw bankprogramma. Facturen welke niet kunnen worden verwerkt zijn hierbij weergegeven in het rood. Het weigeren van een factuur kan de volgende oorzaken hebben: 1) Onjuist of ontbrekende IBAN/BIC
2) Betaald bedrag is kleiner of gelijk nul (Verekening credit-nota’s moet dan nog worden gedaan) 3) NAW-gegevens debiteur/crediteur niet aanwezig of onjuist De reden van het niet kunnen verwerken zal bij deze factuur achteraan de regel in de kolom ‘bijzonderheden’ zijn weergegeven. Onderin het scherm treft u een balk aan met daarin een aantal genummerde knoppen.
Deze knoppen geven het stappenplan aan dat u moet doorlopen (al kunt u natuurlijk zelf ook handmatig wijzigingen aanbrengen): 1. Creditnota’s verrekenen. Er mogen in het bestand geen negatieve betalingen of nulbetalingen aanwezig zijn. Creditnota’s zullen dus moeten worden verrekend op debet nota’s. Deze bewerking kan automatisch worden gedaan via deze knop, hierbij wordt verrekend vanaf de oudste facturen tot de jongste. Het bedrag dat wordt verrekend wordt bij iedere factuur aangeven inde kolom ‘Verrekening’) 2. Zet foutieve betalingen op nul Bij alle facturen met een foutconditie wordt nu de kolom ‘betaling’ op nul gezet. 3. Wis nulbetalingen. Alle facturen met een nulbedrag in de kolom ‘Betaling’ worden uit het overzicht verwijderd. 4. Factuur toevoegen. Optie om een individuele factuur aan het bestand toe te voegen. (Facturen toevoegen kan ook middels het vlak ‘Saldilijst’) 5. Afdrukken. Dit zal een controlelijst afdrukken (optioneel) Als alle facturen in het scherm correct zijn (bevonden), dan kunt u onderin op de knop ‘Verwerken’ klikken. Dit zal eerst de mogelijkheid bieden om een verwerkingsverslag af te drukken (of een pdf daarvan op te slaan) voor uw eigen administratie. Daarna wordt de naam van het bestand en de locatie gevraagd. De locatie zal worden onthouden bij een volgende Sepa-verwerking, de naam zal iedere keer standaard ‘PAIN008’ zijn voor een bestand met incasso’s , en ‘PAIN001’ voor een bestand met betalingen.
Opties: -
Opvragen en verwijderen van bestaande kenmerken. Deze opties zijn op te roepen via het menu ‘Kenmerken’ . Let op: Het verwijderen van een bestaand kenmerk kan bij incasso’s als gevolg hebben dat u handmatig de mandaten moet aanpassen die in die verwerking voor de eerste keer werden gebruikt !.
-
Mail versturen naar de debiteuren die worden geïncasseerd / crediteuren die worden betaald. Deze optie is op te roepen via het menu ‘Mail’ en bestaat uit twee onderdelen: a) Betaaloverzicht per crediteur c.q. Incasso overzicht per debiteur b) Opmaak mailberichten Hier kunt u teksten(Nederlands, Engels, Duits) opgeven, het afbeeldingsbestand met uw bedrijfslogo definiëren, en bepalen of uw naam en bedrijfs-naw moeten worden opgenomen in de mail. Bij teksten kunt u indien gewenst ook html-opmaakcodes gebruiken:
Bij het maken van de mailberichten krijgt u dan eerst een overzicht waarin de mailberichten zijn te bekijken, deze kunt u vervolgens ieder afzonderlijk, of in 1x tegelijk naar outlook sturen om te verzenden.
