1. Inleiding Er zijn op dit moment twee manieren van binnenhalen van bankafschriften. De eerste manier is de meest recente vernieuwing en dat is de directe bankkoppeling. De Rabobank en ABN AMRO bank bieden een directe bankkoppeling aan met ABABinternetboekhouden. Voor 1,25 per maand kunt u dan met één druk op de knop de bankafschriften binnen halen. De directe bankkoppeling is het makkelijkste en snelste maar alleen mogelijk bij de Rabobank en ABN AMRO. Voor meer informatie hierover kunt u de handleiding Directe bankkoppeling raadplegen via MijnABAB, Tabblad Help, ABAB-internetboekhouden, Handleidingen. De tweede manier is het downloaden van afschriften via de website van de bank en daarna aanbieden en inlezen in ABAB-internetboekhouden. Deze manier wordt hieronder uitgebreid beschreven. Vrijwel alle banken hebben de mogelijkheid om via internetbankieren een afschrift op te slaan als bestand op uw computer. Voor de meest gebruikte banken (Rabobank, ABN AMRO, ING Bank, SNS, Van Lanschot e.a.) kunt u dit bankbestand uploaden via Mijn ABAB en daarna inlezen in ABAB-internetboekhouden. U kunt de afschriftregels dan controleren, aanvullen en verwerken tot boekingen in het dagboek bank.
2. Exporteren van het bankafschrift via internetbankieren Om mutatiegegevens in ABAB-internetboekhouden in te kunnen lezen dienen we deze gegevens eerst te exporteren vanuit de website van uw bank voor internet bankieren. Deze mutaties kunnen geëxporteerd worden in een bepaald bestandsformaat. De mogelijkheden en functionaliteiten van het exporteren van bestanden vanuit internet bankieren zijn per bank verschillend en de ondersteuning hiervoor dient daarom ook door de bank zelf verleend te worden. Op basis van ervaring weten we voor de meeste formaten wel hoe deze aangemaakt dienen te worden. Hieronder hebben we daarom een aanzet gegeven over hoe de bankbestanden worden aangemaakt door de drie meest gebruikte websites voor internet bankieren. 2.1. RABOBANK bankbestand aanmaken. In het Rabobank Internet bankieren, gaan we via Betalen en Sparen naar ‘downloaden transacties’ Hier kiest eerst voor het nieuwe formaat. Dan kiest u welke rekening(en) u wilt exporteren. Daarna kiest u de begin- en einddatum of, als u 1 maand wilt exporteren, kiest u meteen de betreffende maand uit in het veld maandkeuze. Als laatste kiest u het juiste formaat. Het formaat wat u hier dient te kiezen is MT940 (SWI). Dan klikt u op de knop Download en u kunt het bestand opslaan op uw computer. Hier kiest u zelf een map die u gemakkelijk weer terug kunt vinden. De bestandsnaam mag u aanpassen hier kunt u bv. de naam van de maand vermelden.
2
2.2. ABN AMRO bankbestand aanmaken Als u bent ingelogd op de website van de ABN AMRO kunt u klikken op Betalen. Daarna kiest u voor Overzichten en daarna voor Mutaties downloaden. Hier kiest u de rekeningen en de periode waarvan u wilt downloaden. Onderaan geeft u het formaat MT940 aan. Als u op OK klikt wordt er een scherm geopend waar u kunt kiezen waar u het bestand opslaat. Kies een map en sla het bestand op. 2.3 ING bankbestand aanmaken Kies de optie 'Exporteren rekeninginformatie' in het menu 'Rekeninginformatie'. Het scherm 'Export rekeninginformatie' verschijnt. Hier kunt u een selectie maken van de te exporteren rekeninginformatie door de rekening(en) te selecteren en een periode te kiezen. Daarna wordt er een scherm geopend waar u kunt kiezen waar u het bestand opslaat. Kies een map en sla het bestand op. Klik op 'OK'; de exportopdracht wordt nu uitgevoerd. Het exportbestand wordt weggeschreven in het Swift MT 940 formaat. Dit bestand kunt u vervolgens weer als Swift MT 940 formaat importeren en verwerken in het financiële pakket. Voor overige banken verwijzen we ook naar de Helpdesk van de betreffende bank.
3. Bankmutaties aanbieden Als bovenstaande is uitgevoerd voor uw bank heeft u dus een betaalbestand klaargezet op uw computer wat nog geüpload moet worden. U kunt dan inloggen op MijnABAB via www.abab.nl met uw gebruikersnummer en wachtwoord. Dan gaat u via het tabblad Administratie naar Bankmutaties. Daar ziet u onderstaand scherm. U
klikt op het knopje bladeren en zoekt in de mappen van uw eigen computer naar het bestand wat u eerder via internetbankieren heeft opgeslagen. Dit bestand selecteert u en u klikt op openen zodat hij in de regel voor de knop Bladeren komt te staan. U klikt dan nog op de rode knop ‘Bankmutaties aanbieden’. Er zal dan een regel in het groen verschijnen die aangeeft dat het aanbieden gelukt is.
3
Nu hebben we het bestand op de server van ABAB gezet en kunnen we het via ABABinternetboekhouden gaan inlezen. (De knop opslaan die we achter het bestand zien staan gebruiken we voor deze bestanden niet.) Deze pagina Bankmutaties is het tussenstation tussen uw computer en de administratie ABABinternetboekhouden. De bestanden die al ingelezen zijn in ABAB-internetboekhouden kunnen wel verwijderd worden via de knop verwijderen.
4. Bankafschriften inlezen In MijnABAB via het tabblad Administratie klikt u op Internetboekhouden en de administratie wordt geopend.
We klikken linksonder op de snelkoppeling Bank/Kas. Daarna gaan we bovenin via Document naar Bankafschriften. Nu is het scherm Bankafschriften in beeld en dit is waarschijnlijk leeg. We klikken nu weer op Document en dan op Bankafschriften inlezen.
Er opent dan een nieuw scherm waarin we een aantal stappen moeten volgen.
4
Allereerst zien we het formaat. Hier kiest u eenmalig welk bankformaat u gebruikt. (Na de eerste keer staat dit al goed en kunt u vervolgens meteen op Volgende klikken.)
In het volgende scherm dienen we het bestand te selecteren dat u via bankmutaties hebt aangeboden. De eerste keer moet u de map Upload zoeken zoals hier verder wordt beschreven. Elke volgende keer komt u meteen in de map Upload uit.
Het selecteren van het bestand doen we altijd door op het gele mapje te klikken.
In het dan volgende scherm klikt u op het grijze pijlknopje. We dubbelklikken daarna op ‘Computer’. Nu ziet u uw klantnummer staan waar u weer op dubbelklikt. U ziet dan de map Upload.
5
Hier kunt u ook weer op dubbelklikken en we zien daar ons aangemaakte bankbestand staan. (De volgende keer komt u meteen in deze map Upload terecht als u op het gele mapje klikt) We selecteren het bestand en klikken op ok. We komen terug in het vorige scherm en hier klikken we rechts onderaan op Inlezen. Hij zal even laden en dan met een scherm komen waarin we zien of het gelukt is.
Als de afschriften succesvol zijn ingelezen kunt u dit scherm sluiten. U komt dan terug in het scherm Bankafschriften en ziet de ingelezen regels staan.
Het kan ook voorkomen dat hij tijdens het inlezen een foutmelding geeft over het bankrekening/IBAN nummer zoals hieronder.
Dit wil zeggen dat hij het bankrekening/IBAN nummer uit het afschrift niet herkend in de administratie.
U klikt op het vergrootglas bij Dagboek en u dubbelklikt in het volgende scherm op het betreffende dagboek om dit te openen.
6
Als u het dagboek heeft geopend kunt u via het tabblad bankgegevens het juiste IBAN nummer invullen. Dit slaat u op via OK en u kunt het dagboek selecteren en de bankafschriften alsnog meteen inlezen.
5. Bankafschriften controleren en aanvullen (coderen) In het scherm Bankafschriften zien we regels staan die we kunnen openen. Dit bankafschrift moeten we zien als een boeking die nog niet verwekt is en dus nog niet in het dagboek van de bank staat. Openen van de bankafschriftregels gaat via dubbelklik of F6 of rechtermuisknop, openen.
In dit bankafschrift dienen we ervoor te zorgen dat alle regels geboekt kunnen worden en dat ze daarnaast ook afgeletterd worden tegen de openstaande facturen waar mogelijk. Om de boekingsregel te verwerken zal er dus minimaal een grootboekrekening gekozen moeten worden. Als er achter elke boekingsregel minimaal een vinkje staat in de kolom Acc kan het bankafschrift verwerkt worden.
7
Het doel is echter om overal twee vinkjes achter te krijgen maar niet in alle gevallen is dit mogelijk. Regels waar één of geen vinkje achter staat dienen we altijd te controleren. Het doel is om bij het inlezen zoveel mogelijk automatisch te laten herkennen zodat we niet veel werk hebben met het controleren. Dit is de reden dat bij alle crediteuren en debiteuren de IBAN nummers gevuld dienen te zijn. Op die manier ziet het systeem bij het inlezen aan het IBAN nummer welke debiteur of crediteur het betreft. Verder kijkt het systeem nog of het factuurnummer en bedrag overeenkomen met een openstaande post en zal deze waar mogelijk automatisch afletteren. In dit geval zien we meteen twee vinkjes in de regel. Als het bedrag wat ontvangen of betaald is verschilt van het factuurbedrag zal hij de factuur wel herkennen maar niet de hele factuur kunnen afletteren. Hij zal de debiteur/crediteur voorstellen en het factuurnummer vullen maar we zien maar 1 vinkje achteraan. Overal waar de Debiteur of Crediteur gevuld is maar waar we geen twee vinkjes zien gaat u naar de kolom Doc/Fac en haalt u het factuurnummer weg. Via F4 gaat u naar de openstaande posten. U ziet dan onderstaand scherm.
In dit scherm selecteert u de openstaande post of posten via de spatiebalk. Als er een bedrag over blijft verschijnt het scherm ‘Verschil afboeken’ en maakt u een keuze. Als het een deelbetaling betreft en de rest wordt nog betaald kiest u voor de optie; Laten staan. Als het een klein verschil betreft wat u wilt afboeken kiest u één van de andere opties.
8
(Als het bedrag niet overeenkomt met de openstaande post kunt u eventueel het bedrag ook wijzigen via de knop Bedrag wijzigen.) als u op OK klikt komt u terug in het bankafschrift. U zult dan bij een deelbetaling toch maar één vinkje zien maar in dit geval is dat voldoende.
6. Autocodes aanmaken. Er zijn natuurlijk ook boekingen die niet via crediteuren of debiteuren lopen en dus niet automatisch herkend worden. Sommige terugkomende betalingen of ontvangsten kunnen toch automatisch herkend worden als we hier Autocodes voor aanmaken. Als we in het bankafschrift op pagina 7 kijken ziet u bijvoorbeeld ‘eindhoven kasstorting’ staan. Hier staan geen vinkjes en kan dus in eerste instantie niet verwerkt worden. Als we een kasstorting altijd op de rekening kruisposten willen boeken kunnen we hiervoor een autocode aanmaken via Document, Autocode aanmaken. We dienen dan wel de betreffende regel aangeklikt te hebben. Hij komt dan met het scherm dat we hieronder zien.
Het belangrijkste veld hier is het veld Autocode. De omschrijving die u hier vult moet in het bankafschrift aanwezig zijn want hier gaat hij de volgende keer op herkennen. Daaronder kunt u nu het grootboek rekeningnummer selecteren waar u deze boekingen altijd op wilt boeken. De volgende keer zal bij het inlezen automatisch deze rekening voorgesteld worden als de omschrijving uit het bankafschrift wordt herkend.
Niet voor elke regel kunnen we zomaar een Autocode aanmaken zodat het de volgende keer herkend wordt. Alleen bij de boekingen waarbij we zeker weten dat de omschrijving uit het afschrift elke keer hetzelfde is en de grootboekrekening ook elke keer hetzelfde dient te zijn. Daarnaast moeten we natuurlijk elke keer bedenken, zoals hierboven al aangeven, dat het niet een post betreft die al via debiteuren of crediteuren geboekt is. Bij boekingen waarvoor een in- of verkoopboeking is gemaakt geldt het aanmaken van autocodes dus niet. Naast de herkenning op de omschrijving is er nog een manier meer om een Autocode te laten herkennen.
9
U kunt een Autocode ook laten herkennen op het bankrekeningnummer maar dan wordt er niet meer herkend op omschrijving. Hiervoor gaat u naar het tweede tabblad in de Autocode zoals hieronder te zien is. Hier kunt u een vinkje zetten bij herkenning op bankrekeningnummer.
(Tevens kunt u hier ook aangeven dat u bepaalde tekst uit het bankbestand wilt meenemen door een vinkje te zetten bij Regelomschrijving uit afschriftomschrijving overnemen. Het is wel de vraag of de informatie uit de regels precies overeenkomt met wat u wilt gebruiken)
7. Bankafschriften verwerken Als we uiteindelijk alle regels van het hele afschrift hebben nagekeken kunnen we het bankafschrift gaan verwerken. Het kan dus zijn dat nog steeds niet alle regels twee vinkjes hebben zoals we eerder zagen bij deelbetalingen. Als elke regel minimaal een vinkje in de kolom Acc heeft en we weten waarom dan kunnen we het afschrift opslaan en sluiten via de OK knop. We zien dan het scherm bankafschriften weer voor ons. Hier zien we één of meerdere bankafschriften staan. Het kan zijn dat er een vinkje achter een bankafschrift staat. Dit wil zeggen dat alle regels in dit bankafschrift twee vinkjes hebben. Als we dit zien hoeft het afschrift dus niet meer te worden gecontroleerd. De laatste stap is het verwerken van de bankafschriften tot bankboeking. Dit gaat via Document, afschriftregels verwerken. Het systeem zal dit bankafschrift alleen verwerken tot bankboeking als er geen fouten in voorkomen.
10
Als er wel fouten in voorkomen geeft het systeem dit aan.
We dienen dan het bankafschrift te openen en de fouten eruit te halen. Als er geen fouten in het bankafschrift voorkomen wordt het verwerkt en verschijnt het in het betreffende bankdagboek. Het bankafschrift verdwijnt uit het scherm bankafschriften en is te zien en wijzigen in het dagboek van de bank. Nu zijn we klaar met het inlezen en verwerken van het bankbestand. Meerdere bankafschriften tegelijk verwerken is mogelijk door ze eerst met de spatiebalk allemaal te selecteren.
8. Extra: Afletteren betalingen onderweg bij module Automatische betalingen. Dit hoofdstuk is alleen van toepassing als u ook met de module ‘Automatische betalingen werkt. Zo niet, kunt u dit hoofdstuk overslaan. Bij het aanmaken van het betaalbestand zijn de facturen in één totaalbedrag op de rekening betalingen onderweg (16910) geboekt. Bij het afletteren van de betalingen in de bankboeking willen we daarom ook dit totaal bedrag ineens afletteren. Hiervoor dient u bij het aanmaken van het betaalbestand te kiezen voor ‘Totaalbedrag terugmelden’ zoals u hier rechts ziet aangevinkt.
11
Als u dit heeft gedaan zal het ook als één regel terug komen op uw bankafschrift. Deze regel dient geboekt te worden op de rekening betalingen onderweg (16910) en u bent klaar. Om dit automatisch op de rekening te laten boeken kunnen we dan een autocode aanmaken. Zie hiervoor het Hoofdstuk Autocodes aanmaken. We kunnen via het bankafschrift eventueel ook betalingen storneren. We klikken in bankafschrift via Document op Betalingen onderweg. In het scherm Betalingen onderweg ziet u het betaalbestand met datum staan. Via de knop Details zien we de bedragen die in het betaalbestand zitten. Mocht het zo zijn dat een afzonderlijke regel om wat voor reden dan ook niet betaald is kunnen we de regel storneren.
We klikken op de regel en dan op de knop (de)storneren. Als we dan op OK klikken, zal hij het betaalbestand toevoegen als regel aan het bankafschrift minus de gestorneerde regel. De gestorneerde regel boekt hij op een aparte regel weer terug naar de rekening 16000 crediteuren zodat het weer een openstaande post wordt om te betalen. 12
Via het venster automatische betalingen kunnen we de regel daarom weer opnieuw verwerken in een betaalbestand. De oorspronkelijke bankafschriftregel met het originele bedrag dient nog wel verwijderd te worden.
