Bijlage inlezen nieuwe tarieven (vanaf 3.2)
Bijlage Inlezen nieuwe tarieven per verzekeraar Scipio 3.303 biedt ondersteuning om gebruikers alle tarieven van de verschillende verzekeraars in één keer met behulp van een Excel bestand in te laten lezen. Bij Scipio versie 3.303 ontvangt u een basis versie van het Excel bestand. Dit bestand kunt u gebruiken om uw persoonlijke tarieven in uw database op te nemen. Alle reeds in het Excel bestand ingevulde bedragen dient u te controleren omdat u afwijkende afspraken met uw verzekeraars kunt hebben. Hoe dit werkt leest u hieronder. Wij adviseren u om (een kopie) van het door OmniHis geleverde Excel bestand te gebruiken, omdat daarin al een aantal zaken (zoals Vektiscodes en tarieven) correct staan ingevoerd. In de laatste paragrafen van deze bijlage staat beschreven wat er precies gebeurt tijdens het inlezen. Indien u geen of weinig afwijkende tarieven heeft of het Excel bestand niet wenst te gebruiken kunt u afwijkende tarieven gewoon op de oude manier invoeren (Via Archief -> Tabellen -> Eigen tarieven en daarna toekennen aan de verzekeraar onder OmniHisScipio -> Derden -> Instellingen Verzekeraars). U bent dus niet verplicht het Excel bestand te gebruiken. Het is slechts een hulpmiddel. Hieronder ziet u een voorbeeld, hoe dit Excel bestand er uit ziet.
! In de linker kolom (kolom A) staan de codes zoals Vektis/Vecozo die hanteert, gevolgd door de omschrijving van die code (kolom B). Let op: als u handmatig in de kolom omschrijving wijzigingen aanbrengt, dan dient u het gebruik van letters met accenten te vermijden omdat deze nog niet geheel correct in OmniHisScipio ingelezen kunnen worden. Dit probleem wordt veroorzaakt door allerlei systeeminstellingen. We verwachten dit in een latere Scipio versie op te lossen. In het bijgeleverde Excel bestand, hebben we deze omschrijvingen al zonder accenten opgenomen. De volgende kolom (kolom C) bevat de ingangsdatum waarvoor dit tarief geldt. Hierna volgen kolommen (kolom D en verder) voor de zorgverzekeraars waar u mee samenwerkt. Voor elke verzekeraar zijn er: Twee titel rijen:
Bijlage inlezen nieuwe tarieven (vanaf 3.2) • De bovenste met de naam van de verzekeraar. Deze dient als geheugensteun voor uzelf. • De tweede rij met de UZOVI code van de verzekeraar. Deze is van belang bij het inlezen door Scipio. Twee kolommen: • De eerste kolom bevat de nieuwe tarieven. • De tweede kolom geeft de kwartalen aan waarin men de tarieven mag declareren indien het een abonnementstarief betreft dat per kwartaal geboekt wordt. De kolom van de kwartalen is blauw gekleurd om het invoeren te ondersteunen. Deze kleur heeft verder geen betekenis voor de import-actie. Om te zorgen dat de import in Scipio zo foutloos mogelijk verloopt, is het van belang om in Excel in het Excel bestand een aantal aanpassingen te maken. Voor alle duidelijkheid: in de instructies hieronder wordt het kruispunt van een rij en een kolom een cel genoemd. In het schermvoorbeeld is een bedrag als voorbeeld ingevuld in de cel die hoort bij de code voor ‘Module POH-GGZ per kwartaal…’ en verzekeraar Menzis. In Excel termen is dit cel H10.
Stap 1 Invullen Excel bestand (in Excel) De eerste stap van het proces is het verder invullen van het Excel bestand met daarin opgenomen: - de UZOVI code van de verzekeraars - de Vektiscodes en omschrijvingen van de te declareren verrichtingen - de te declareren bedragen - de ingangsdatum - m.b.t. abonnementsboekingen de kwartalen waarvoor men de verrichting mag declareren OmniHis Heeft bij deze versie een basis Excel bestand aangeleverd. Wij verzoeken u dit bestand te gebruiken. In dit bestand dient u het volgende te controleren: - staan uw verzekeraars in het bestand. Verzekeraars waar u geen contract mee heeft kunt u uit het overzicht verwijderen. Verzekeraars waar u een contract mee heeft maar die niet in het bestand staan voegt u toe. - controleer of de ingevulde bedragen overeen komen met de tarieven die u mag declareren per genoemde verzekeraar. De hisdatageneriek versie 12-2014 bevat de nieuwe standaard tarieven voor 2015. - de cellen waarin bedragen staan moeten van het formaat getal zijn zonder valutateken. Dit doet u door de kolom, of de betreffende cellen te selecteren en op de rechter muisknop te klikken. Kies dan voor cellen opmaken.
Bijlage inlezen nieuwe tarieven (vanaf 3.2)
Kies voor getal en bij aantal decimalen 2. - De cellen waarin datums staan horen op de volgende manier ingesteld te staan:
Kies voor aangepast en bij Type: tik dd-mm-yyyy In het door OmniHis aangeleverde bestand zullen deze formaten goed ingesteld staan, maar het is goed om een steekproefsgewijze controle te doen.
Bijlage inlezen nieuwe tarieven (vanaf 3.2)
Stap 2 Invulinstructies voor het Excel bestand (in Excel) Stap 2a Verzekeraars toevoegen Maak voor elke verzekeraar die niet in dit bestand voorkomt, maar waar u wel mee samenwerkt, een set kolommen aan. U kunt dit eenvoudig doen door de twee kolommen van een van de al gedefinieerde verzekeraars te selecteren en die te kopiëren en aan het einde van de rij kolommen te plakken. Vervolgens past u de naam en de UZOVI code aan voor de gewenste verzekeraar. Herhaal dit voor alle ontbrekende verzekeraars. Verzekeraars die in het aangeleverde bestand staan maar waar u geen gebruik van maakt kunt u uit het bestand verwijderen. Let op: Voor elke verzekeraar die u gaat inlezen, moet al een Derde kaart aanwezig zijn. Tarieven voor niet-bestaande verzekeraars in de Derden worden niet ingelezen. Dit kunt u later terugvinden in het logbestand (zie verder op in deze tekst). Stap 2b Verrichting codes toevoegen Als er in deze lijst verrichting codes ontbreken, dan kunt u deze toevoegen. Als deze code nog niet bestaat in de HisDataGeneriek of in de tabel ‘Eigen tarieven’, dan zal deze code aan de tabel ‘Eigen tarieven’ worden toegevoegd. Daarbij wordt het bedrag dat het meeste voorkomt, toegevoegd aan het tarief in de tabel ‘Eigen tarieven’. Voor de verzekeraar waar dit bedrag is ingevuld, zal geen aparte tarief-instelling worden gemaakt, voor alle andere worden de bedragen toegevoegd zoals in het Excel bestand is ingevuld. Let op: het is in deze versie nog niet mogelijk om eigen tarieven toe te voegen die als abonnementstarief gebruikt moeten worden. Dit zal in een latere Scipio versie aangepast worden. Stap 2c Ingangsdatum invullen Per Vektiscode (rij) geeft u één keer de ingangsdatum op waarop het tarief in moet gaan. Deze datum geld voor deze Vektiscode voor alle verzekeraars. Als u een andere ingangsdatum voor een bepaalde verzekeraar wilt instellen, dan kopieert u de betreffende rij en voegt u die er onder in. In de eerste rij laat u voor die verzekeraar de cel leeg, in de tweede rij vult u een andere ingangsdatum in en bij de verzekeraar het bedrag in de juiste cel. Mocht u toch in beide rijen een bedrag invullen, dan wordt het laatst ingelezen bedrag overgenomen. Let op: het is in deze versie dus niet mogelijk om de bedragen in te voeren voor meerdere ingangsdata in de toekomst. U zult dan de import-actie in Scipio opnieuw moeten uitvoeren op of na de gewenste ingangsdatum. Voorbeeld: u voert voor Vektiscode 1234 bij verzekeraar VGZ in een bedrag X in met een ingangsdatum 1-1-2015 en een bedrag Y met 1-7-2015. U leest de gegevens in in december 2014. Dan zullen uiteindelijk alleen de gegevens van 1-7-2015 opgenomen worden in Scipio, dus bedrag Y. Als u alleen gegevens invoert voor 1-1-2015, dan zullen die natuurlijk wel correct worden ingelezen in december 2014. Stap 2d Bedragen invullen In de HisDataGeneriek van december 2014 zullen, zoals gebruikelijk, de tarieven worden opgenomen die voor het komende jaar voor alle verzekeraars gaan gelden. Voor alle tarieven geldt: als u de cel leeg laat, blijft het bedrag gehandhaafd dat al in Scipio aanwezig is voor de bijbehorende Vektiscode en de bijbehorende verzekeraar. U hoeft dus niets in
Bijlage inlezen nieuwe tarieven (vanaf 3.2) te vullen als u geen wijziging wilt doorvoeren. Stap 2e Kwartalen invullen Voor abonnementstarieven kunt u per verzekeraar opgeven in welk kwartaal dit bedrag gedeclareerd mag worden. Voer daarvoor het kwartaalnummer of de kwartaalnummers in in de cel voor de betreffende verzekeraar. Dus 1 voor alleen het eerste kwartaal, 34 voor alleen het derde en vierde kwartaal en 1234 voor het hele jaar. Mag u per kwartaal een ander bedrag declareren, kopieer dan de rij en vul in de tweede rij het nieuwe bedrag en het bijbehorende kwartaalnummer in. Herhaal dit voor de andere kwartalen met afwijkende bedragen.
Stap 3 Opslaan van het Excel bestand (in Excel) Indien u klaar bent met het invullen van het Excel bestand slaat u het bestand op als .xlsx bestand EN als .csv bestand. Dit laatste doet u door: - In Windows: in Excel te kiezen voor ‘Opslaan als’ en dan als bestandsnaam een herkenbare naam op te geven en bij ‘Opslaan als’ te kiezen voor CSV - Op de Mac: in Excel te kiezen voor ‘Opslaan als’ en dan als bestandsnaam een herkenbare naam op te geven en bij ‘Opslaan als’ te kiezen voor door komma's gescheiden tekst (.csv) Het .xlsx bestand dient voor uw eigen administratie. Mocht u wijzigingen aan willen brengen, dan gebruikt u dit bestand. Het CSV bestand wordt gebruikt door de nieuwe import-functionaliteit.
Stap 4 Het inlezen van het Excel tarievenbestand in Scipio Nadat het Excel tarievenbestand is aangemaakt kunt u dit inlezen in Scipio. Dit doet u op de volgende manier: - Ga naar OmniHisScipio -> Derden en selecteer de verzekeraar waar u de meeste wijzigingen wil aanbrengen. - Ga naar tabblad 3 Instellingen Verzekeraars. U krijgt nu de instellingen van de geselecteerde verzekeraar te zien. Hieronder ziet u een voorbeeld. - Bekijk de inhoud van dit scherm. Hier zult u straks de ingelezen tarieven terugvinden. Gebruik deze stappen om na het inlezen steekproefsgewijs extra te controleren (naast de controle van het logbestand) of alles correct is.
!
Bijlage inlezen nieuwe tarieven (vanaf 3.2)
De hierboven genoemde stappen kunt u ook overslaan en gelijk naar OmniHisScipio -> Derden -> tabblad 3 Instellingen Verzekeraars gaan. -
Klik vervolgens op het icoon ! Importeer record van schijf Selecteer het .csv bestand met de juiste tarieven die u wilt importeren, zoals u die in de vorige stap hebt aangemaakt. (indien u niet het .csv bestand importeert zal er niets ingevoerd worden) Tijdens het importeren verschijnen er vensters op uw scherm die het verloop van het import proces weergegeven. Als de import klaar is, verschijnt het venster ‘Overzicht van meldingen bij import tarieven verwerkt op <de datum waarop u de import uitvoert>’. Zie de afbeelding hieronder.
! -
-
Bovenstaande scherm geeft een willekeurig overzicht (de logfile is namelijk veel langer) van de uitgevoerde acties tijdens het importeren. Tevens kunt u hier zien wat wel en wat niet goed is gegaan. De getoonde log kunt u vanuit dit venster printen of exporteren naar Excel. Het opslaan doet u door eerst alle regels van de logfile te selecteren met het commando cmd+a. of appeltje+a op de Mac en ctrl+a op Windows. Vervolgens klikt u op Export selectie als Excel bestand. U krijgt nu de vraag een map te selecteren waar u het bestand op wenst te slaan. Na het selecteren van de gewenste map klikt u op OK. Het opgeslagen bestand heeft de naam Export.xls gekregen. LET OP Het is de bedoeling dat u deze log in zijn geheel opslaat als Excel bestand. Dit voor het geval er mogelijk toch problemen zijn na het uitvoeren van de import. De log kan dan voor
Bijlage inlezen nieuwe tarieven (vanaf 3.2) de Omnihis Helpdesk een waardevol hulpmiddel zijn om het probleem te analyseren. -
Als u de log gecontroleerd en opgeslagen heeft kunt u het venster sluiten. U kunt nu terugkeren naar het scherm Instellingen Verzekeraars. Hier ziet u dan de geïmporteerde tarieven voor de betreffende verzekeraar terug. Hieronder ziet u een voorbeeld van de gegevens onder Instellingen Verzekeraars na de Import
! Als alles goed is verlopen staan nu de afwijkende tarieven per verzekeraar op de Derden kaart van de betreffende verzekeraar. OmniHisScipio kan een onbegrensd aantal keren gegevens uit een Excel-bestand importeren. Het is dus mogelijk om meerdere Excel-bestanden, of versies van dit bestand, te gebruiken met daarin een deel van de verzekeraars. De hierboven beschreven methode is een manier om snel en eenvoudig meerdere afwijkende tarieven voor meerdere verzekeraars in te voeren in Scipio. Deze manier van importeren komt bovenop de oude manier waarbij handmatig de tariefafwijkingen per verzekeraar in te voeren. Let op: de tarieven worden op een iets andere manier toegevoegd dan u waarschijnlijk gewend bent. Om de kans op het foutief aanmaken van tarieven zo klein mogelijk te houden, is er voor gekozen om de tarieven als volgt in te voeren: - bestaat de tariefcode met deze ingangsdatum en bedrag in de HisDataGeneriek of de tabel Eigen Tarieven, dan wordt de cel genegeerd bij het inlezen - zo niet, dan wordt hij toegevoegd aan de tabel Eigen Tarieven met de opgegeven ingangsdatum en het bedrag dat het vaakst voor komt. - voor elke tariefcode waarvoor het bedrag in de cel afwijkt van het bedrag in de HisDataGeneriek of eigen tarief, wordt bij de verzekeraar een regel opgenomen. Dit betekent dat u in de tabel Eigen Tarieven een nieuw tarief niet zult zien, maar dat wel het correcte tarief gebruikt wordt. Indien u later opnieuw een import-actie doet, en u hebt handmatig tarieven toegevoegd aan de tabel Eigen Tarieven, dan zullen alle regels bij de verschillende verzekeraars verwijderd worden als ze overeenkomen met de tariefcode, de ingangsdatum en het bedrag zoals dat in de Eigen Tarieven is ingevoerd.
Bijlage inlezen nieuwe tarieven (vanaf 3.2) Indien er in de loop van de tijd nieuwe afwijkende tarieven komen kunt u het hiervoor beschreven proces opnieuw uitvoeren voor de dan aan te passen tarieven.
