ABAB-Internetboekhouden Handleiding uitbreidingsmodule: Automatische betalingen
1. Inleiding..2 2. Aanmaken van betaalbestanden................................................................................2 2.1 Selecteren facturen...2 2.2 Deelbetaling.......3 2.3 Aanmaken betaalbestand....3 2.4 Directe bankkoppeling..5
3. Opslaan betaalbestand...6 3.1 MijnABAB...........................................................................................................................6 3.2 Opslaan op uw eigen computer......6 3.3 Importeren in het internetbankieren van uw bank....6
4. Betalingen onderweg.........7 4.1 Openstaande posten....7 4.2 Betaalbestand opnieuw aanmaken....7 4.3 Afletteren betalingen onderweg in het dagboek bank.....7 4.4 Niet werken met betalingen onderweg...9 4.5 Automatische incasso...9
1
1. Inleiding Met de module Automatische betalingen markeert u openstaande posten van crediteuren, die u verwerkt tot betalingsopdrachten aan de bank. De module is volledig geïntegreerd met de financiële administratie van het internetboekhouden.
2. Aanmaken van betaalbestanden 2.1 Selecteren facturen Facturen en creditnota’s die u hebt ingevoerd, worden automatisch opgenomen in het venster automatische betalingen. Hier komen we via Bestand, Financieel, Automatische betalingen (Alt,B,F,A) of via Bestand, crediteuren, bewerken, automatische betalingen.
De regels in dit venster worden gesorteerd op crediteurnummer en datum. We kunnen zelf bijvoorbeeld ook sorteren op het aantal dagen vervallen door op het kolomhoofd ‘Verv.’ te dubbelklikken. Als we nog eens dubbelklikken op het woord Verv. zal de volgorde van aangepast worden van oudste naar nieuwste of andersom. Als facturen nog niet zijn vervallen zal er een minteken voor het aantal dagen staan. Voordat we een betaalbestand aan gaan maken dienen we eerst facturen te selecteren. Één of meerdere facturen selecteren kan door middel van de spatiebalk als we op de regel staan. De regel zal dan dikgedrukt verschijnen. Als u een factuur markeert voor betaling, dan wordt het openstaande bedrag overgenomen als te betalen bedrag. Via zoeken, markeren voor betaling kunnen we zelf aangeven welke posten we ineens willen selecteren bv. alles wat vervallen is.
2
Als een kortingsbedrag is berekend tijdens het invoeren van de factuur en de kortingstermijn nog niet is verstreken, wordt de korting automatisch van het bedrag afgetrokken. Als de kortingstermijn is verstreken, verschijnt een vraag of u de korting toch wilt aftrekken. Als u bij de stamgegevens van een crediteur hebt vastgelegd dat deze geblokkeerd is voor Automatische betalingen, dan worden de openstaande posten van deze crediteur niet in het overzicht getoond. Dit kan bv. gebruikt worden als crediteuren de posten automatisch incasseren.
2.2 Deelbetaling Als u een deel van de factuur wilt betalen, dubbelklikken we op de regel (of F6) en wijzigen we het te betalen bedrag. In het venster dat verschijnt kunnen we, via het tabblad factuur, zelf het bedrag ingeven dat we willen betalen. Onderaan kunnen we ervoor kiezen om het restbedrag open te laten staan of te boeken als korting. Na het verrichten van een deelbetaling wordt het bedrag in de kolom Open bedrag gewijzigd.
Als we deel van het bedrag ook nog naar een andere (G-)rekening willen overmaken kunnen we in het tabblad algemeen de rekening wijzigen voor het betreffende deelbedrag.
2.3 Aanmaken betaalbestand Als we de regels geselecteerd hebben kunnen we het aanmaken van het bestand starten via Rapporten, Betalingen. Het venster dat dan verschijnt, leidt ons door de stappen heen. Allereerst dienen we het dagboek van de bank in te geven waarmee de betalingen gedaan worden. We zien dan meteen het rekeningsaldo van deze bank, het saldo te betalen en saldo na betaling. Onderaan zien we ook meteen de rekening die gebruikt wordt voor de betalingen onderweg. Nu klikken we op volgende.
3
In het volgende venster kunt u de datum en periode zien en eventueel aanpassen. Deze datum wordt voor alle geselecteerde facturen meegegeven in het bestand en dus ook geïmporteerd in uw bankprogramma. Mocht u de facturen op meerdere data willen betalen dienen we ook meerdere bestanden apart aan te maken. Hieronder kunnen we een vaste omschrijving meegeven bijvoorbeeld bij salarisbetalingen. Bij elke factuur wordt dan deze omschrijving meegegeven. Het veld mag ook leeg blijven. Bij de verwerkingswijze kunt u het SEPA formaat van uw bank kiezen. Ook ziet u in dit venster dat betalingen verdichten is aangevinkt. Hiermee kunt u de opdrachten verdichten tot één regel per crediteur. Dit wordt dan ook als 1 bedrag betaald aan de crediteur, dit is wellicht niet altijd gewenst. Als we dit voor meerdere facturen doen zal hij in het SEPA bestand ook de betalingsreferenties achter elkaar plakken. Deze ruimte is beperkt dus adviseren we deze optie bij meer dan vijf facturen niet te gebruiken. Tevens ziet u in dit scherm, mits u een Team licentie heeft; “Verwerking per agenderingsdatum”. Hiermee kunt u per betalingsregel een andere datum meegeven in het bestand. Bij Solo abonnementen wordt één datum voor het hele bestand meegegeven. Als laatste ziet u een vinkje staan bij “Totaalbedrag terugmelden”. Dit zorgt ervoor dat het totaalbedrag van het betaalbestand als één regel getoond wordt op uw bankafschrift. Dit maakt het afletteren via betalingen onderweg makkelijker. U klikt daarna weer op volgende. Het venster wat we nu zien toont de optie om één of meerdere documenten af te drukken voordat we het betaalbestand aanmaken. Deze documenten zijn voor u zelf als naslagwerk om te zien wat u precies in het betaalbestand heeft staan. De documenten die we willen afdrukken vinken we simpelweg aan.
4
Mocht u voor de eerste keer een betaalbestand aanmaken dient u onderstaande cursieve tekst even door te nemen. Anders kunt u verder lezen na de cursieve tekst. Links onderin het scherm zien we de informatie over de locatie waar het betaalbestand en de eventuele documenten worden opgeslagen. De documenten worden dus niet alleen via mail verstuurd op het moment van afdrukken maar worden ook nog opgeslagen. De eerste keer dat we een betaalbestand aanmaken dienen we het bestandspad voor het betaalbestand eenmalig te definiëren. Dit doen we door op het mapje te klikken achter Betalingsbestand. Omdat hier nog niet het juiste bestandspad staat zal hij een foutmelding geven die we met OK gewoon weg kunnen klikken. Dan toont hij een venster waarin we het bestandspad kunnen kiezen.
We dubbelklikken op ‘My computer’. Nu ziet u uw klantnummer staan waar u weer op dubbelklikt. Dan ziet u het mapje upload waar u één keer op klikt. Dan kunt u op OK klikken en de juiste map is geselecteerd. In het veldje staat; i:\upload\. Het mapje achter ‘Andere gegevens’ kunnen we leeglaten omdat de documenten toch per mail krijgen. Als we hier ook bladeren naar i:\upload\ worden de documenten ook nog opgeslagen bij bankmutaties waar de clieop03 bestanden ook te zien zijn.
Als we één of meerdere documenten aangevinkt hebben zal het systeem nu eerst de afdrukschermen tonen. We kunnen het afdrukvoorbeeld opvragen of meteen op de knop afdrukken klikken. Als we meerdere documenten geselecteerd hebben zal hij de afdrukschermen nu één voor één laten zien. Daarna zien we het laatste venster voor het aanmaken van het betaalbestand. Het enige wat u nu nog dient te doen is op Voltooien klikken. Pas dan wordt het betaalbestand aangemaakt en ziet u de factuurregels uit het venster automatische betalingen verdwijnen.
2.4 Directe bankkoppeling Bij de Rabobank en ABN AMRO is het mogelijk om een directe koppeling te leggen met het boekhoudpakket. Bij het aanmaken van het betaalbestand ziet u dan de volgende optie in het scherm; Versturen via directe bankkoppeling. Het voordeel is dan dat u direct bij de bank dit kunt verwerken u kunt dan de volgende stappen in de handleiding overslaan.
5
Voor informatie over hoe u de directe bankkoppeling kunt activeren kunt u contact opnemen met de Helpdesk ABAB-internetboekhouden via 013 46 47 148 of de handleiding raadplegen via MijnABAB, Help.
3. Opslaan betaalbestand 3.1 Mijn ABAB Het betaalbestand is nu opgeslagen in de map i:upload. Dit is geen map op uw computer maar verwijst naar de locatie bankmutaties in de ABAB-portaal. U kunt uw betaalbestanden dus in Mijn ABAB via administratie, bankmutaties terugvinden.
Eenmaal terug in Mijn ABAB klikt u via administratie op bankmutaties en ziet u het aangemaakte SEPA.xml betaalbestand klaar staan.
3.2 Opslaan op uw eigen computer Om de bestanden in uw bankprogramma in te kunnen lezen dienen ze eerst op uw computer opgeslagen te worden. Daarom zien we achter de bestanden de knop opslaan. Als we hier op klikken verschijnt er een venster waar we een map op onze computer kunnen selecteren. U kunt hiervoor speciaal een map aanmaken op uw computer of we kunnen kiezen voor bureaublad zodat het bestand altijd gemakkelijk terug te vinden is. We selecteren een map door er op te klikken en klikken daarna onderin op OK. Het bestand wordt opgeslagen in de geselecteerde map en we zijn klaar met het aanmaken en opslaan van het bestand.
3.3 Importeren in het internetbankieren van uw bank De volgende en laatste stap zal zijn om het bestand in te lezen in uw bankprogramma. De informatie over de verwerking hiervan dient u bij uw bank op te vragen indien nodig.
6
4. Betalingen onderweg 4.1 Openstaande posten Als laatste behandelen we hier de functie van de betalingen onderweg zodat de manier van overboeken van openstaande posten bij het aanmaken van een betaalbestand binnen de administratie verduidelijkt wordt. Op het moment dat we een inkoopfactuur inboeken wordt er een boeking gemaakt op de crediteurenrekening (16000 crediteuren). Omdat deze post openstaat op de rekening crediteuren verschijnt hij in de lijst automatische betalingen. Als we een betaalbestand aanmaken door in het laatste venster op voltooien te klikken, worden de posten die in het betaalbestand staan afgeboekt van de grootboekrekening crediteuren. Deze posten worden als één bedrag opgeteld en geboekt op de grootboekrekening Betalingen onderweg. Dit is de reden dat ze verdwijnen uit het scherm automatische betalingen. Deze boeking wordt automatisch gemaakt door het memoriaaldagboek 925: Betalingen onderweg. We kunnen deze boeking ook bekijken in dit dagboek.
4.2 Betaalbestand opnieuw aanmaken Het kan voorkomen dat om een bepaalde reden een betaalbestand is aangemaakt maar er iets fout gaat bij de bank of met het bestand zelf. Als we dan het hele bestand met alle regels opnieuw aan willen maken kunnen we de bovenstaande boeking in het memoriaaldagboek verwijderen. De bedragen komen weer open te staan op de crediteurenrekening en dus in de lijst automatische betalingen. U kunt dan opnieuw een betaalbestand voor de betreffende posten aanmaken op de gebruikelijke manier.
4.3 Afletteren betalingen onderweg in het dagboek bank Omdat de facturen uit het betaalbestand in één totaalbedrag op de rekening betalingen onderweg geboekt zijn kunnen we bij het afletteren van de betalingen in de bankboeking ook één bedrag ineens boeken. 7
Als we de bankafschriften inlezen wordt het bedrag als één totaalregel getoond wanneer we, zoals eerder in deze handleiding beschreven, een vinkje hebben gezet bij Totaalbedrag terug melden. Deze regel kunnen we direct afletteren tegen de boeking op betalingen onderweg door de grootboekrekening 16910 te koppelen. (Hiervoor zou ook een Autocode aangemaakt kunnen worden.) Mocht het zo zijn dat een bedrag om wat voor reden dan ook niet betaald is kunnen we de regel storneren. We klikken bovenin via document, betalingen onderweg op de regel en dan op de knop (de)storneren. Als we dan op OK klikken, zal hij het SEPA bestand toevoegen als regel aan het bankafschrift minus de gestorneerde regel. Deze regel boekt hij op een aparte regel weer terug naar de rekening 16000 crediteuren zodat het weer een openstaande post wordt om te betalen.
Via het venster automatische betalingen kunnen we de regel daarom weer opnieuw verwerken in een betaalbestand. Hieronder ziet u de beeldschermen voor deze actie. 8
4.4 Niet werken met betalingen onderweg Normaliter zal er met betalingen onderweg worden gewerkt. We kunnen ook instellen dat er niet met betalingen onderweg wordt gewerkt. De reden hiervoor kan zijn dat we het afschrift niet als één bedrag kunnen inlezen omdat het bankprogramma dat niet toelaat. In dit geval worden de bedragen afzonderlijk ingelezen in de bankboeking en daarom willen we ze ook afzonderlijk afboeken. Als Automatische Betalingen niet worden geboekt via Betalingen onderweg, blijven de gemarkeerde openstaande posten na het aanmaken van een betaalopdracht in het venster staan. Als u een dergelijke post opnieuw markeert, verschijnt er een waarschuwing. Het is echter nog steeds mogelijk de post te markeren, bijvoorbeeld omdat de voorgaande betaalopdracht niet is uitgevoerd. Er is dus een kans dat facturen twee keer verwerkt worden in een betaalbestand met de kans dat het in de bank dus ook twee keer betaald wordt. Dit kan echter alleen gebeuren als de waarschuwing genegeerd wordt.
4.5 Automatische Incasso Naast Automatische betalingen bestaat eer ook een module Automatische Incasso. Deze uitbreidingsmodule is alleen beschikbaar voor de Team abonnementen. Met deze module kunnen alle verkoopboekingen waarvoor een machtiging bestaat om dit bij de debiteur te incasseren in een incassobestand gezet worden en doorgezet worden naar de bank. Deze module werkt functioneel precies hetzelfde als de module Automatische betalingen alleen dan voor de (te incasseren) verkoopboekingen op debiteuren.
Uiteraard dient er wel een machtiging voor incasso te zijn bij de bank van de betreffende debiteuren. (Als u ook werkt met de directe bankkoppeling dient er via Opties, Instellingen een Incassant-ID ingevoerd te worden. Dit Incassant-ID kunt u opvragen bij uw bank.)
9
