ABAB-Internetboekhouden Handleiding uitbreidingsmodule: Inlezen Bankafschriften
1. Inleiding………………………………………………………………………….……………….2 2. Aanmaken van het bankbestand……………………………………………………..………………2 3. Bankmutaties aanbieden……………………… …………………………………….…….3 4. Bankafschriften inlezen en verwerken…………………………………..…………......4 4.1 Bankafschriften inlezen…………………………………………………………………...…….4 4.2 Boekingsregels coderen en afletteren…………...……………………………………....……6 4.3 Afletteren betalingen onderweg …………………………….……………………….….….….9 4.4 Bankafschriften verwerken…………….…….………………………………………..………10
1
1. Inleiding De module; ‘inlezen bankafschriften’ zorgt ervoor dat u het bankafschrift van uw bank automatisch kunt inlezen in het ABAB-internetboekhouden. Daarnaast maakt deze module het mogelijk om betalingen/ontvangsten automatisch af te letteren tegen de openstaande posten. Via internet bankieren slaat u het afschrift op in een bankbestand op uw computer. Dit bestand gaat uw uploaden via Mijn ABAB en daarna inlezen in het ABAB-internetboekhouden. U kunt de afschriftregels dan controleren, aanvullen en verwerken tot boekingen in het dagboek bank.
2. Het aanmaken van het bankbestand via internetbankieren Om mutatiegegevens in het ABAB-internetboekhouden in te kunnen lezen dienen we deze gegevens eerst te exporteren vanuit de website van uw bank voor internet bankieren. Deze mutaties kunnen geëxporteerd worden in een bepaald bestandsformaat. De mogelijkheden en functionaliteiten van het exporteren van bestanden vanuit internet bankieren zijn per bank verschillend en de ondersteuning hiervoor dient daarom ook door de bank zelf verleend te worden. Voor informatie over de mogelijkheden zult u daarom met uw bank contact op dienen te nemen. Hieronder hebben we op basis van ervaring wel een aanzet gegeven over hoe de bankbestanden worden aangemaakt door de drie meest gebruikte websites voor internet bankieren. RABOBANK In het Rabobank Internet bankieren gaan we dan naar ‘downloaden transacties’ en we kiezen het formaat Rabobank (=ERI/MUT.ASC). We gaan verder en selecteren de bankrekening en de begin en einddatum van de maand die we willen downloaden. (Hier dienen we altijd per maand een afschriftbestand aan te maken omdat dit in het internetboekhouden ook per maand wordt verwerkt.) We klikken op aanmaken en wachten dan tot de status van het bestand op gereed staat. Dan klikken we op download en we kunnen het bestand opslaan op onze computer. ABN AMRO OfficeNet Extra biedt de mogelijkheid om de ontvangen dagafschriften te integreren in uw boekhoudpakket. In het scherm ‘Instellingen’ - ‘Conversies’ - ‘Export OfficeNet Direct’ vindt u voorgedefinieerde exportdefinities die u eenvoudig kunt activeren door de desbetreffende optie aan te vinken. Als u bijvoorbeeld de exportdefinitie 'Dagafschriften' aanvinkt, plaatst OfficeNet de ontvangen mutatieoverzichten als MT940-bestand in de directory C:\Program files\OfficeNet Extra\Exports\MT940. U kunt deze directory eventueel wijzigen met behulp van de knop <…> achter ‘Locatie’. Ook kunt u zelf een exportdefinitie toevoegen als u bijvoorbeeld op meer locaties een MT940 bestand wilt laten plaatsen. In het scherm ‘Rapporten’ ‘Dagafschriften’ kunt u een of meer rekeningen of boekdata selecteren en exporteren met de knop <Exporteren>.
2
ING Kies de optie 'Exporteren rekeninginformatie' in het menu 'Rekeninginformatie'. Het scherm 'Export rekeninginformatie' verschijnt. Hier kunt u een selectie maken van de te exporteren rekeninginformatie door de rekening(en) te selecteren en een periode te kiezen. Geef in het vak 'Bestandsnaam' de naam op van het bestand waar u de rekeninginformatie naartoe wilt exporteren. Klik op 'OK'; de exportopdracht wordt nu uitgevoerd. Het exportbestand wordt weggeschreven in het Swift MT 940 importformaat. Dit bestand kunt u vervolgens weer als Swift MT 940 formaat importeren en verwerken in het financiële pakket. Nu hebben we dus een betaalbestand (bv. mut.asc of MT940) klaargezet op onze computer wat nog op de server van ABAB geplaatst moet worden.
3. Bankmutaties aanbieden We gaan inloggen op MIjnABAB via www.abab.nl. Dan gaan we via het tabblad administratie naar Bankmutaties. Hier zien we een regel boven de knop ‘bankmutaties aanbieden’. Via het knopje bladeren zoeken we naar het bestand wat we eerder via het bankprogramma hebben opgeslagen. Dit bestand selecteren we zodat hij in de regel komt te staan. We klikken dan nog op de knop ‘bankmutaties aanbieden’. Het systeem zal aangeven dat het aanbieden gelukt is.
3
Nu hebben we het bestand op de server van ABAB gezet en kunnen we het via internetboekhouden gaan inlezen. Verder zien we in dit scherm ook de eventuele betaalbestanden terug die via de ABAB-internetboekhouden module: ‘automatische betalingen’ zijn aangemaakt. Deze pagina is het tussenstation tussen uw computer en de administratie ABAB-internetboekhouden. Bestanden die al gebruikt zijn kunnen dus verwijderd worden via de knop verwijderen.
4. Bankafschriften inlezen en verwerken 4.1 Bankafschriften inlezen Als we bij bankmutaties zijn gaan we via het tabblad Administratie naar internetboekhouden en de administratie wordt geopend. We klikken linksonder op de snelkoppeling bank/kas. Daarna gaan we bovenin via Document naar Bankafschriften.
Nu is het scherm Bankafschriften in beeld en dit is waarschijnlijk leeg. We klikken nu weer op Document en dan op Bankafschriften inlezen.
Er opent een nieuw scherm waarin we een aantal stappen moeten volgen. Allereerst zien we het formaat. Hier staat automatisch welke bank we gebruiken en welk formaat het bestand zou moeten hebben. Omdat dit al goed staat kunnen we gewoon op volgende klikken.
4
In het volgende scherm dienen we het bestand te selecteren dat we via bankmutaties hebben aangeboden.
Het selecteren doen we altijd via het gele mapje.
We dubbelklikken op ‘My computer’. Nu ziet u het klantnummer staan waar u weer op dubbelklikt. Als we de map upload zien, dubbelklikken we hier op en we zien ons aangemaakte bankbestand staan. We selecteren het bestand en klikken op ok. We komen terug in het vorige scherm en hier klikken we rechts onderaan op inlezen. Hij zal even laden en dan met een scherm komen waarin we zien of het gelukt is.
Dit scherm kunnen we dan sluiten en we zien in het scherm bankafschriften dat er een regel in staat.
5
Het kan ook voorkomen dat hij tijdens het inlezen een foutmelding geeft over het bankrekeningnummer.
Dit wil zeggen dat hij het bankrekeningnummer uit het afschrift niet herkend in de administratie. We klikken op het vergrootglas bij dagboek en zien in de kolom bankrekeningnr dat dit veld leeg is. Als we het dagboek openen kunnen we via het tabblad bankgegevens het goede rekeningnummer invullen. Daarna kunnen we meteen inlezen.
4.2 Boekingsregels coderen en afletteren In het scherm Bankafschriften zien we een regel staan die we kunnen openen. Dit bankafschrift moeten we zien als een boeking die nog niet verwekt is en dus nog niet in het dagboek van de bank staat.
In dit bankafschrift dienen we ervoor te zorgen dat alle regels geboekt kunnen worden en dat ze daarnaast ook afgeletterd worden tegen de openstaande facturen waar mogelijk. Om de boekingsregel te verwerken zal er dus minimaal een grootboekrekening gekozen moeten worden. Als er achter elke boekingsregel minimaal een vinkje staat in de kolom Acc kan het bankafschrift verwerkt worden.
6
Het doel is echter om overal twee vinkjes achter te krijgen maar niet in alle gevallen is dit mogelijk. Regels waar één of geen vinkje achter staat dienen we altijd te controleren. Het doel is om bij het inlezen zoveel mogelijk automatisch te laten herkennen zodat we niet veel werk hebben met het controleren. Dit is de reden dat bij alle crediteuren en debiteuren de bankrekeningnummers gevuld dienen te zijn. Op die manier ziet het systeem bij het inlezen aan het bankrekening nummer welke debiteur of crediteur het betreft. Verder kijkt het systeem nog of het factuurnummer en bedrag overeenkomen met een openstaande post en zal deze waar mogelijk automatisch afletteren. In dit geval zien we meteen twee vinkjes in de regel. Er zijn natuurlijk ook boekingen die niet via crediteuren of debiteuren lopen. Deze betalingen of ontvangsten kunnen toch automatisch herkend worden als we hier autocodes voor aanmaken. Als we in het bankafschrift op de vorige pagina kijken ziet u bijvoorbeeld een kasstorting staan. Hier staan geen vinkjes en kan dus in eerste instantie niet verwerkt worden. Als we een kasstorting altijd op de rekening kruisposten willen boeken kunnen we hiervoor een autocode aanmaken via document, autocode aanmaken. We dienen dan wel de betreffende regel aangeklikt te hebben. Hij komt dan met het scherm dat we hier links zien. Hier kunt u nu het rekeningnummer selecteren waar u deze boekingen altijd op wilt verwerken. De volgende keer zal bij het inlezen automatisch deze rekening voorgesteld worden als de omschrijving uit het bankafschrift wordt herkend. Niet voor elke regel kunnen we zomaar een autocode aanmaken zodat het de volgende keer herkend wordt. Alleen bij de boekingen waarbij we zeker weten dat de omschrijving uit het afschrift elke keer hetzelfde is en de grootboekrekening ook elke keer hetzelfde dient te zijn. Bij boekingen waarvoor een in- of verkoopboeking is gemaakt geldt het aanmaken van autocodes dus niet. Als we bij alle debiteuren en crediteuren een bankrekeningnummer gevuld hebben wil dit niet zeggen dat hij ook meteen de openstaande factuur herkent. Als het bedrag wat ontvangen of betaald is verschilt van het factuurbedrag zal hij dit niet herkennen. Hij zal alleen de deb./cred. voorstellen maar niet automatisch ook de factuur afletteren. In deze gevallen klikken we in de regel op de kolom Doc/Fac en toetsen op F4. We krijgen dan de openstaande facturen te zien van de deb./cred. die in de geselecteerde regel gevuld is zoals in de figuur op de volgende pagina.
7
We kunnen hier de openstaande post(en) selecteren die we willen afletteren of we kunnen eventueel nog het bedrag wijzigen als het bijvoorbeeld om een deelbetaling gaat. We klikken op bedrag wijzigen en passen het bedrag aan. Dan komt hij met een scherm waarin wordt gevraagd wat we met het restsaldo willen doen.
8
4.3 Afletteren betalingen onderweg in het dagboek bank Dit hoofdstuk is alleen van toepassing als u ook met de module ‘Automatische betalingen werkt. Zo niet, kunt u dit hoofdstuk overslaan. Bij het aanmaken van het betaalbestand zijn de facturen in één totaalbedrag op de rekening betalingen onderweg geboekt. Bij het afletteren van de betalingen in de bankboeking willen we daarom ook dit totaalbedrag ineens afletteren. Bij het importeren van het betaalbestand in het internet bankieren dienen we aan te geven dat het om crediteurenbetalingen of salarisbetalingen gaat (afhankelijk van de opties die de bank biedt). Bij het inlezen van een bankafschrift zullen dan de betalingen ook als één regel geïmporteerd en afgeletterd worden. Voor automatische herkenning kunnen we dan een autocode aanmaken. We kunnen de totaalregel van de betalingen ook handmatig toevoegen via Document, betalingen onderweg. Tevens is het hier mogelijk om bepaalde facturen uit het clieopbestand te storneren.
9
We klikken in het scherm betalingen onderweg op de betreffende clieop03-diskette regel en via de knop details zien we de bedragen die in het betaalbestand zitten. Mocht het zo zijn dat een afzonderlijke regel om wat voor reden dan ook niet betaald is kunnen we de regel storneren. We klikken op de regel en dan op de knop (de)storneren. Als we dan op OK klikken, zal hij het clieop03 bestand toevoegen als regel aan het bankafschrift minus de gestorneerde regel. D gestorneerde regel boekt hij op een aparte regel weer terug naar de rekening 16000 crediteuren zodat het weer een openstaande post wordt om te betalen. Via het venster automatische betalingen kunnen we de regel daarom weer opnieuw verwerken in een betaalbestand. Als we wel het hele clieop03bestand hebben betaald ,selecteren we het clieop03-bestand en via OK voegen we deze regel toe aan het bankafschrift. De originele regel verwijderen we en we zien aan de twee vinkjes achteraan de regel dat het afletteren helemaal gelukt is.
4.4 Bankafschriften verwerken Als we uiteindelijk alle regels van het hele afschrift hebben nagekeken kunnen we het bankafschrift gaan verwerken. Het kan dus zijn dat nog steeds niet alle regels twee vinkjes hebben zoals we eerder zagen bij deelbetalingen. Als elke regel minimaal een vinkje in de kolom Acc heeft en we weten waarom dan kunnen we het afschrift opslaan en sluiten via de OK knop. We zien dan het scherm bankafschriften weer voor ons. Hier zien we één of meerdere bankafschriften staan. Het kan zijn dat er een vinkje achter een bankafschrift staat. Dit wil zeggen dat alle regels in dit bankafschrift twee vinkjes hebben. Als we dit zien hoeft het afschrift dus niet meer te worden gecontroleerd. Verwerken van bankafschriften tot bankboeking gaat via document, afschriftregels verwerken. Het systeem zal dit bankafschrift alleen verwerken tot bankboeking als er geen fouten in voorkomen. Als er wel fouten in voorkomen geeft het systeem dit aan.
We dienen dan het bankafschrift te openen en de fouten eruit te halen. Als er geen fouten in het bankafschrift voorkomen wordt het verwerkt en verschijnt het in het betreffende bankdagboek. Het bankafschrift verdwijnt uit het scherm bankafschriften en is te zien en wijzigen in het dagboek van de bank. Nu zijn we klaar met het inlezen en verwerken van het bankbestand.
10
