Gebruiksinstructie voor het inlezen van jaarrekeninggegevens in DigiMV Inhoud Vooraf ..................................................................................................................................................................................... 1 Voorwaarden voor het inlezen ............................................................................................................................................... 2 Vier fases................................................................................................................................................................................. 2 Fase 1: Uploaden van de jaarrekening (het Exceldocument) ................................................................................................. 2 A
Deponeerstap 1 “controleren en aanpassen concerngegevens” ................................................................................... 4
B
Deponeerstap 2 “Toevoegen van instellingen” .............................................................................................................. 4
C
Deponeerstap 3 “Selectie organisatie onderdeel” ......................................................................................................... 5
D
Deponeerstap 4 “Bestand versturen”............................................................................................................................. 5
E
Deponeerstap 5 “Bevestiging” ........................................................................................................................................ 6
F
Deponeerstap 6 “Totaaloverzicht” ................................................................................................................................. 6
Fase 2: Inlezen van de gegevens uit de geüploade jaarrekening ........................................................................................... 7 Fase 3: Importeren van de ingelezen gegevens in DigiMV ..................................................................................................... 9 Fase 4: Controleren van de geïmporteerde gegevens.......................................................................................................... 11
Vooraf U hoeft voor het in DigiMV inlezen van de hoofdposten uit de jaarrekening niet hetzelfde document te gebruiken als dat u deponeert in het archief van Jaarverslagen Zorg. Dit mag wel. U kunt zo vaak u wilt een jaarrekeningdocument laten inlezen. Als het inlezen niet volledig heeft plaatsgevonden, kunt u na aanpassingen in het document een nieuwe poging doen. Voor het succesvol inlezen is het noodzakelijk dat u een van de modeljaarrekeningen heeft gebruikt zoals deze te vinden zijn op www.jaarverslagenzorg.nl. U kunt het model laten herkennen en-/of zelf aangeven welk model u heeft gebruikt. Om het model automatisch te herkennen is het voorblad van uw document met versiegegevens (tabblad "voorblad", cellen A18:A22) noodzakelijk. Enkel de gegevens over 2013 ("per einde verslagjaar") worden ingelezen. De gegevens over 2012 ("per einde vorig verslagjaar") kunt u importeren uit de database van vorig jaar.
Pagina 1 van 11
Voorwaarden voor het inlezen Door aanpassingen in het jaarrekeningdocument kan het voorkomen dat gegevens niet kunnen worden gelokaliseerd of bij een andere post zijn ingelezen. Hieronder vindt u een lijst met Excelbewerkingen die het inlezen kunnen belemmeren. Omdat voor het inlezen een ander document gebruikt kan worden dan voor publicatie op www.jaarverslagenzorg.nl, kunt u in dit document wellicht aanpassingen doen om het inlezen te optimaliseren. Voor het succesvol inlezen is het noodzakelijk dat u een van de modellen heeft gebruikt zoals deze op www.jaarverslagenzorgg.nl te vinden zijn en dat het voorblad van uw document de versiegegevens bevat (in cellen A19:A21). Tips voor optimaal inlezen: handhaaf op elk tabblad de naam van uw organisatie in cel B1; laat op elke tabblad cel A1 leeg; tabbladen: van vijf tabbladen worden gegevens ingelezen. Voor enkelvoudige jaarrekeningen zijn dat: 5.1.1 balans 5.1.2 res.rek. 5.1.3 kasstroom 5.1.5 toel. balans 5.1.11 toel. res.rek. Voor geconsolideerde jaarrekeningen: 5.1.1 gecons. balans 5.1.2 gecons. res.rek. 5.1.3 gecons. kasstroom 5.1.5 toel. gecons. balans 5.1.11 toel. gecons. res.rek. -
Indien een tabblad is verwijderd of een andere naam heeft gekregen, zullen de corresponderende gegevens niet ingelezen kunnen worden; Rijen: voeg geen rijen toe boven het afdrukgebied; verwijder geen rijen binnen het afdrukgebied; Kolommen: voeg geen kolommen toe links van het afdrukgebied; voeg geen kolommen toe binnen het afdrukgebied; verwijder geen kolommen binnen het afdrukgebied. Indien er sprake is van bedragen met cijfers achter de komma, dan zal dit bedrag naar beneden worden afgerond.
Vier fases Het inlezen van jaarrekeninggegevens bestaat uit vier fases: 1. Uploaden van de jaarrekening (het Exceldocument). 2. Inlezen van de gegevens uit de geüploade jaarrekening. 3. Importeren van de ingelezen gegevens in DigiMV. 4. Controleren van de geïmporteerde gegevens. De eerste twee fases vindt u in DigiMV bij hoofdmenu-item "Deponeren verslagjaar 2013". De derde en vierde fase vinden in DigiMV plaats onder "Concernbrede vragenlijst / Hoofdposten uit de Jaarrekening".
Fase 1: Uploaden van de jaarrekening (het Exceldocument) In fase 1 dient u uw jaarrekening als Exceldocument te uploaden. U doet dit op dezelfde manier als waarop u - in voorgaande jaren documenten deponeert: u volgt de zes deponeerstappen onder hoofdmenu-item "Deponeren verslagjaar 2013".
Pagina 2 van 11
Schermprint Deponeren verslagjaar 2013: “Toelichting en werkwijze deponeren”
U klikt op “Ga verder naar stap 1” Pagina 3 van 11
A
Deponeerstap 1 “controleren en aanpassen concerngegevens”
Schermprint deponeerstap 1
Na uw concerngegevens gecontroleerd te hebben, evt. aangepast te hebben en uw contactgegevens te hebben ingevuld via “wijzig gegevens”, drukt u op “verder naar stap 2”.
B
Deponeerstap 2 “Toevoegen van instellingen”
Schermprint deponeerstap 2 “Toevoegen van instellingen”
Bij stap 2 wordt u gevraagd alle instellingen die onder het concern vallen via “instelling toevoegen”toe te voegen. Hebt u dit gedaan, dan drukt u op “verder naar stap 3”. Pagina 4 van 11
C
Deponeerstap 3 “Selectie organisatie onderdeel”
Schermprint deponeerstap 3 “Selectie organisatie onderdeel”
Bij deponeerstap 3 kunt u een keuze maken of u een bestand wilt deponeren voor het concern of voor een door u opgevoerde instelling. Na uw keuze te hebben bepaald, drukt u op “verder naar stap 4”.
D
Deponeerstap 4 “Bestand versturen”
Schermprint deponeerstap 4 ”Bestand versturen”
Pagina 5 van 11
Bij stap 4 kunt u een bestand selecteren. Hebt u een bestand geselecteerd, dan drukt u op “verzenden bestand (verder naar stap 5)”.
E
Deponeerstap 5 “Bevestiging”
Schermprint deponeerstap 5 “Bevestiging”
Bij stap 5 wordt een overzicht getoond en naar welk e-mailadres het bestand ter bevestiging is verstuurd. Het deponeren is pas definitief als u dit via de link in de bevestigingsmail hebt bevestigd. Bij stap 5 krijgt u ook de keuze om een nieuw document te deponeren (via stap 3) of af te sluiten door naar het totaaloverzicht te gaan.
F
Deponeerstap 6 “Totaaloverzicht”
Pagina 6 van 11
Schermprint deponeerstap 6 “Totaaloverzicht’
Na het doorlopen van deze zes stappen ontvangt u een e-mail waarin u wordt uitgenodigd het geüploade document te bekijken en vrij te geven voor publicatie op jaarverslagenzorg.nl of te verwijderen. Voor het overnemen van de jaarrekeninggegevens in DigiMV hoeft u het geüploade document niet vrij te geven voor publicatie. U wordt dan ook geadviseerd deze e-mail te negeren. (Als de gegevens zijn overgenomen in DigiMV, dus als het proces is afgerond, kunt u deze e-mail gebruiken om het geüploade bestand te verwijderen indien u dat wenst.)
Fase 2: Inlezen van de gegevens uit de geüploade jaarrekening U klikt in het “Totaaloverzicht verzending” op “Inlezen t.b.v. DigiMV”
Pagina 7 van 11
U komt vervolgens terecht bij “Inlezen jaarrekening voor verslagjaar 2013” Schermprint 1“Inlezen jaarrekening voor verslagjaar 2013”
Als u een of meerdere jaarrekeningen geüpload heeft, kunt u van één van de geüploade Exceldocumenten de gegevens laten inlezen. U doet dit door in het menu aan de linkerkant te klikken op "Jaarrekening 2013" onder "Inlezen t.b.v. DigiMV”. Als u hierop klikt, verschijnt er een lijst met de namen van de geüploade Exceldocumenten, voorzien van uploaddatum en –tijd. Achter elk document staat "inlezen". Bepaal welk bestand u wilt inlezen en klik achter dit bestand op "inlezen". Na enige seconden verschijnt het door u gekozen bestand en een selectievak waarin u een keuze kunt maken voor het door u gebruikte jaarrekeningmodel, sector en versie. Als het gekozen document herkend is (aan de hand van de informatie op het tabblad 'voorblad') dan staat het aanbevolen model al geselecteerd. Schermprint 2 “Inlezen jaarrekening voor verslagjaar 2013”
U klikt op het al geselecteerde document of op het document dat op uw jaarrekening van toepassing is.
Pagina 8 van 11
Schermprint 3 “Inlezen jaarrekening voor verslagjaar 2013”
Via de knop 'Inlezen volgens geselecteerd model' kunt u het document inlezen. Na enige seconden verschijnt er een overzicht met de ingelezen tabbladen en hoeveel gegevens er wel of niet zijn ingelezen. Met de knop 'Selecteer een ander document' krijgt u wederom de lijst met beschikbare Exceldocumenten. Uw jaarrekening is nu ingelezen. Fase 3 en 4 gaat over het daadwerkelijk inlezen van uw jaarrekeninggegevens in DigiMV (hoofdposten uit de jaarrekening).
Fase 3: Importeren van de ingelezen gegevens in DigiMV Voor het importeren van de ingelezen gegevens gaat u in DigiMV naar "Concernbrede vragenlijst / Hoofdposten uit de Jaarrekening". Bij de Hoofdposten uit de Jaarrekening (Balans en Resultatenrekening) vindt u bij ieder item een importeerknop ("Importeer uw gegevens uit andere bron"). Deze knop is op dit moment nog niet beschikbaar bij kasstroomoverzicht en specificatie financieringsverschil.
Pagina 9 van 11
Schermprint 1: importeren van de ingelezen gegevens in DigiMV
Als u hierop klikt verschijnen twee opties in beeld: "Gegevens van het vorige verslagjaar" en "Uw geüploade Excel Jaarrekening". Schermprint 2: importeren van de ingelezen gegevens in DigiMV
Kies voor de optie “Uw geüploade Excel jaarrekening”. Pagina 10 van 11
Indien het niet mogelijk is de optie "Uw geüploade Excel jaarrekening" aan te klikken, dan zijn er geen corresponderende gegevens gevonden in de database.
Fase 4: Controleren van de geïmporteerde gegevens Tot slot dienen de geïmporteerde gegevens veld voor veld door u gecontroleerd te worden.
Pagina 11 van 11
