Aandachtspunten voor het gebruik van intake informatie in het begeleidingsproces. Inleiding De ontwikkelingen in het kader van Passend Onderwijs leiden ertoe dat studenten aan het mbo op een andere manier binnenkomen dan voorheen. De indicaties voor speciaal onderwijs en de rugzak gaan verdwijnen en onderwijs- en ondersteuningsbehoeften van de student worden leidend. Dit heeft consequenties voor het proces van intake en plaatsing in het mbo. De urgentie om vanuit een integrale visie en aanpak voor jongeren met een specifieke ondersteuningsbehoefte te werken groeit. Met Passend Onderwijs beoogt het kabinet zo goed mogelijk onderwijs te bieden aan iedere jongere ongeacht zijn/haar ondersteuningsbehoeften. Bij de ontwikkeling van Passend Onderwijs staat het mbo voor de uitdaging om voor alle studenten met een extra ondersteuningsbehoefte een optimale oplossing te zoeken, binnen de eigen instelling of in samenwerking met anderen. De inspectie heeft in het rapport ‘Aandacht voor kwetsbare jongeren in het mbo’ geconstateerd dat er in het mbo bij de start van de opleiding veel informatie wordt verzameld en dat deze vooral wordt gebruikt om plaatsingsbeslissingen te nemen en niet om aangepaste leer- of begeleidingsarrangementen te ontwikkelen. Dat laatste acht de inspectie wel wenselijk. De inspectie constateert bovendien dat de intake informatie weinig planmatig wordt ingezet in het begeleidingsproces en dat veel extra (psychosociale) begeleiding niet gerelateerd is aan onderwijsdoelen. Opmerkingen die worden onderschreven vanuit de praktijk. De opmerkingen van de inspectie betreffen niet de LGF-studenten. Dat is niet verwonderlijk omdat daarbij de verplichting speelt van het werken met een handelingsplan. Het mbo staat in de naaste toekomst voor de uitdaging om de kwaliteit van begeleiding van de student met LGF te verbreden naar alle studenten met een begeleidingsvraag. De wet Passend Onderwijs stelt nieuwe eisen die zich in
georganiseerd over de ontwikkeling van de zorgstructuur
het mbo vooral richten op het transparant maken van
en de bijdrage van het School Maatschappelijk Werk (SMW)
onderwijsvraag en het ondersteuningsaanbod. De beoogde
aan de mbo-leerloopbaan. De opbrengsten van deze
transparantie onderstreept het belang van een goede intake.
bijeenkomsten vormen input voor deze notitie.
Hierbij worden de onderwijsbehoeften van de student in kaart
Eerst wordt er in deze notitie beknopt ingegaan op de in
gebracht en afgestemd op de ondersteuningsmogelijkheden
dit kader relevante aspecten van de intake. Vervolgens ligt
van de gewenste opleiding. Zodra daar een match is
de focus op het functioneel maken en gebruiken van de
gerealiseerd, kan de student geplaatst worden en legt
beschikbare informatie. Daarbij wordt ervan uitgegaan dat
de opleiding het ondersteuningsaanbod vast in de
de intake gericht is op het realiseren van de match tussen
onderwijsovereenkomst.
de jongere en de gewenste opleiding. De intake moet leiden tot begeleidingsarrangementen die aansluiten bij de
In het kader van het mbo-ondersteuningsprogramma Passend
onderwijsbehoeften van de jongeren, voor zover passend in
Onderwijs zijn in 2012 themabijeenkomsten georganiseerd
de mogelijkheden van de school en de wetgeving Passend
over effectief gebruik van informatie uit de intake in
Onderwijs. Daarna gaan we kort in op de aangrijpingspunten
het begeleidingsproces. Tevens zijn er in kader van het
voor het gebruik van informatie in de begeleiding en de
programma Zorg in en om de school (ZioS) bijeenkomsten
bijdrage aan de leerloopbaan.
Welke stappen zijn nodig om tot een goede plaatsing en begeleiding te komen.
onderwijs). Deze afweging wordt gemaakt tegen de achtergrond van groeiende druk op rendement. De
Om de uitvoeringspraktijk van intake en toewijzing een
afwegingen en keuzes die hierbij aan de orde zijn
fundament te geven is het van belang dat de visie van
vallen buiten het bestek van deze brochure, maar
de mbo-instelling met betrekking tot het ‘omgaan met
wel van belang is te constateren dat het vermengen
verschillen’ is vastgesteld en dat de implicaties voor het
van deze twee taken invloed kan uitoefenen op de
toelatingsbeleid zijn uitgewerkt. Zonder heldere kaders
betrouwbaarheid van intake informatie. Wanneer je
hieromtrent blijft de noodzakelijke transparantie een illusie.
jezelf moet ‘verkopen’ laat je niet altijd het achterste
Daarbij is het van belang dat inzichtelijk gemaakt wordt welke
van je tong zien. Daarmee neemt echter tevens de
mogelijkheden/beperkingen de verschillende opleidingen
bruikbaarheid voor het begeleidingsproces af.
hebben in het omgaan met verschillen. Welke vormen van
•
Betrouwbaarheid zal ook groeien wanneer er
begeleiding zijn voorhanden en welke mogelijkheden zijn
meerdere bronnen naast elkaar gebruikt worden en de
er om extra begeleiding in te zetten. Wanneer duidelijkheid
informatieoverdracht een meer persoonlijk karakter
bestaat over visie, beleid en praktijk ontstaat het fundament
heeft. Bij diverse bronnen valt te denken aan de
voor intake, gebruik van intakegegevens en planmatig
informatie van de toeleverende school of voorliggende
handelen.
voorziening (hulpverlening, opvang, etc.). Dit kan schriftelijk met een ingevuld mentor formulier of
Intake
mondeling in een gesprek met de mentor van de vorige
Informatie die als intake-informatie wordt betiteld kent een
school. Er zijn mbo’s die geen intakegesprek aangaan
grote verscheidenheid. Het gaat daarbij om:
als het dossier van de school van herkomst niet volledig
•
Informatie vanuit de laatste bezochte school of andere
ingevuld en ondertekend is aangeleverd.
(toeleverende) instellingen
o
In bepaalde situaties gaat men op basis van de
•
Informatie vanuit het eerste intakegesprek
aangeleverde gegevens of op aangeven van het V(S)
•
Informatie vanuit testen en onderzoek
O over tot een ‘warme overdracht’. De laatste jaren
•
Informatie vanuit een vervolg intakegesprek(ken) of
zijn vormen van warme overdracht sterk gegroeid.
verlengde intake
Dit draagt bij aan de vormgeving van doorlopende zorglijnen. Het vraagt wel om afstemming bij het
Omdat we met name stilstaan bij de ‘bruikbaarheid’ van
aanleveren van informatie aan het mbo en om
intake informatie voor het begeleidingsproces gaan we eerst
afspraken over de terugkoppeling naar het vo.
in op het bruikbaarheidscriterium.
Overdracht met behulp van digitale systemen zoals
Bruikbaar is betrouwbare informatie die toepasbaar is in de
bijvoorbeeld Intergrip of Digidoor ondersteunen dit.
concrete onderwijsleersituatie.
o
Daarnaast betrekken mbo’s informatie uit testen
T.a.v. het aspect van betrouwbaarheid valt het volgende op te
die zij zelf afnemen, bijvoorbeeld de AMN (op
merken:
competenties) of Educatiemeter (op risico’s).
•
De gewenste accent verschuiving van intake als
T.a.v. de toepasbaarheid van de informatie in de opleiding zijn
slagboom naar intake als start van de begeleiding is niet
de volgende aspecten van belang:
vanzelfsprekend. Het mbo heeft, ook in de toekomst,
•
Pedagogisch-didactische aspecten: welk didactische
nog steeds de taak om na aanmelding zowel te bepalen
aanpak sluit het best aan bij de leerstijl, welke fysieke
of een student toelaatbaar (gezien wettelijke vereisten)
aanpassingen zijn wenselijk en welke aanwijzingen
als plaatsbaar is (gezien de mogelijkheden van het
zijn er te geven m.b.t. de omgang met deze
•
student. Ervaringen die opgedaan zijn in de sfeer van hulp
we aan de competenties van de begeleiders en de docenten.
en begeleiding kunnen belangrijke informatie bevatten
Het gaat dan om het op elkaar afstemmen van de onderwijs-
die handvatten geeft aan toekomstige begeleiders.
behoeften van de individuele student, of groepjes studenten
Kwaliteit van de intakers: aandachtspunt daarbij is
en de mogelijkheden van het docententeam. De draagkracht
dat feiten, meningen en emoties ontrafeld worden.
van het team is dan aan de orde. Er kan niet vanuit gegaan
Gedrag is sterk situationeel gebonden en er moet oog
worden dat elk team in staat is al voldoende maatwerk en
zijn voor ontwikkeling en nieuwe kansen. Dat betekent
differentiatie te realiseren. Het is dan ook de taak van de
dat de functionarissen belast met intake competent
zorgcoördinator om in samenwerking met de teamleider het
zijn in het scheiden van feiten en meningen. Men
team te ondersteunen bij de professionalisering die hiervoor
moet begeleidingsadviezen kunnen formuleren die
nodig is. Hierop komen we verderop terug.
mogelijkheden openen waarbij de ervaringen uit het verleden functioneel ingezet worden. De intake is meer of haar ouders. Veelal wordt het intakegesprek gezien
Aangrijpingspunten voor het gebruik van de informatie in de begeleiding
als het eerste loopbaangesprek en het, vraagt dan een
Het is de kunst om in een complexe organisatie als een
nauwe verbondenheid met de dagelijkse realiteit binnen
mbo-instelling de beschikbare informatie op een functionele
de opleiding.
manier in te zetten ten behoeve van een succesvolle
Tenslotte is het van belang dat de intake informatie wordt
leerloopbaan van de student. Dit vraagt om heldere
afgestemd op de feitelijke situatie in de opleiding en de
procedures en goede afspraken over verantwoordelijkheden
bijbehorende beroepscompetenties en bovendien dat
en eigenaarschap. In het hele proces is de zorgcoördinator
er overeenstemming is met deelnemer(en ouders) over
degene die verantwoordelijk is voor de kwaliteit van de
de afspraken in de onderwijsovereenkomst. Wanneer er
zorgstructuur inclusief de ondersteunende informatiestromen
sprake is van doorlopende begeleiding door begeleiders
Dit vraagt om een heldere organisatiestructuur met een
buiten het onderwijs is het zaak deze in overleg met de
zorgcoördinator die weet wat van hem of haar verwacht
deelnemer en ouders op te nemen in de intake informatie
wordt en die voldoende bevoegdheden heeft om de teams
en eventueel op te nemen in de begeleidingsafspraken.
en loopbaanbegeleiders te stimuleren, aan te spreken en
dan een gesprek met de aankomend student en zijn
•
ondersteunen. Teamontwikkeling en differentiatie Ervan uitgaande dat er tijdens de intake betrouwbare en
In de praktijk blijkt dat in de ontwikkeling van de
toepasbare informatie is verzameld, staat het MBO voor de
zorgcoördinatie deze taak onderbelicht is gebleven.
stap om deze om te zetten in bruikbare handelingsadviezen.
Zorgcoördinatie blijkt in praktijk veelal te bestaan uit het
De vraag die zich dan aandient is wanneer de adviezen
regelen van extra begeleiding. Sturing op de uitvoering van
bruikbaar zijn. Bruikbare adviezen zijn hanteerbaar voor
werkafspraken door anderen, waaronder het gebruik van
docenten en beïnvloeden de gewenste leeropbrengst voor
intake- en dossierinformatie, is echter onontbeerlijk voor een
de deelnemer positief. De basis voor handelingsadviezen
goed functionerende zorgstructuur.
bestaat uit een krachtig pedagogisch didactisch klimaat met aandacht voor de student. Uit onderzoeken blijkt keer op keer
Stappen
het belang hiervan. Het gaat om ‘gezien en gehoord worden’.
Ten behoeve van het gebruik van informatie is een vorm van
Daarnaast vraagt Passend Onderwijs (PaO) om maatwerk en
dossiervorming, bij voorkeur digitaal en toegankelijk voor
differentiatie van de aanpak binnen een klas. Daarmee komen
betrokken begeleiders en docenten, noodzakelijk.
De informatie in dit dossier dient bekend te zijn bij de
de ‘leeromgeving te structuren’ voor studenten die hieraan
student en kan met zijn of haar toestemming gebruikt
behoefte hebben. Ook voor een plan van aanpak geldt dat het
worden voor het pedagogisch didactisch handelen. Het
kort en bondig moet zijn. Afspraken in het plan van aanpak
dossier kan onderwerp zijn van het eerste loopbaangesprek
moeten uitvoerbaar zijn en bij voorkeur SMART gedefinieerd.
in het begin van de opleiding. In het dossier staat alleen
De gemaakte afspraken moeten ertoe leiden dat teamleden
begeleidingsinformatie die relevant is voor het handelen in de
op een eenduidige manier werken en daarop aanspreekbaar
klas of de BPV.
zijn. Voor veel studenten is duidelijkheid en een herkenbare aanpak ondersteunend in het leerproces. Hetzelfde waar
Zorg ervoor dat de informatie kort en bondig is. Begeleiders en
mogelijk en gedifferentieerd waar nodig. Zorg voor afspraken
docenten hebben behoefte aan één taal. De praktijk laat zien
m.b.t. het delen en evalueren van het plan van aanpak.
dat verschillende functiegroepen uit verschillende instellingen
De handelingsadviezen dienen bij de te dragen aan de
vaak verschillende begrippen voor hetzelfde gebruiken. Het
onderwijsresultaten van de studenten. Het is daarom van
is noodzakelijk de taal en begrippen op elkaar af te stemmen.
belang dat de onderwijsrelevantie getoetst wordt. Daarvoor
Maak de informatie herkenbaar door een vast format te
zijn de volgende toetsingscriteria te hanteren:
gebruiken.
•
Toets alle informatie die je opneemt in dossiers op het criterium van de relevantie voor het onderwijsleerproces;
Het is van belang dat de dossiers op een deskundige manier
•
Criterium is need to know en niet nice to know;
worden opgesteld en samengesteld. Naast het werken met
•
Deel in het team de inzet van extra begeleiding
formats en herkenbare definities gaat het ook om de feitelijke
rond studenten en benoem de effecten op het
inhoud. Het gaat om feiten. Welk gedrag is waarneembaar en
onderwijsleerproces;
welke gevolgen heeft dat in het leerproces. Dit vraagt om een
•
Deel in teambesprekingen de realisatie van het plan
zekere deskundigheid en professionele distantie. Het is niet
van aanpak, eventuele bijstellingen en evaluatie van de
vanzelfsprekend dat elke loopbaanbegeleider dit voldoende
effecten van extra begeleiding.
beheerst. De taakdocent zorg wordt geacht hierin meer onderlegd te zijn en zal de loopbaanbegeleider en het team
Definieer de mogelijke aanpakken en ondersteuningsmogelijk-
daarin kunnen ondersteunen. Indien er geen taakdocent zorg
heden die men in de groep of op individueel niveau kan
is, kan het zijn dat de zorgcoördinator of een deskundige van
toepassen en maak docenten competent in het toepassen
het Service Centrum hierin een rol heeft. Het gaat er niet om
hiervan. Voorbeelden hiervan zijn: werktempo, omgaan met
dat het invullen van het dossier wordt overgenomen, maar
feedback, behoefte aan structuur in de leeromgeving, etc.
dat de loopbaanbegeleider ondersteund wordt en zich kan
Dit kan op individueel niveau, maar ook door studenten met
ontwikkelen met betrekking tot het invullen van het dossier
bepaalde ondersteuningsbehoeften te groeperen. Dit zal
op een professionele manier.
vragen om werkbijeenkomsten waarin loopbaanbegeleiders en docenten met elkaar aan de slag gaan om zich te
Maak op basis van de afspraken in de onderwijsovereenkomst
professionaliseren in het pedagogisch didactisch handelen
een plan van aanpak met gerichte handelingsadviezen ten
op basis van vooraf vastgestelde criteria. Met andere
behoeve van pedagogisch didactisch handelen van docenten.
woorden als het team vindt dat elke docent in zijn onderwijs
Gebruik hiervoor een lijst met begrippen die tevoren met
bepaalde aanpassingen moet kunnen doen voor studenten
iedereen is gedeeld en waarover consensus bestaat. Zorg
met een ondersteuningsvraag, dan zal ook het team in
dat iedereen weet wat met bepaalde termen bedoeld
gezamenlijkheid de gelegenheid moeten krijgen zich
wordt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan termen als ‘specifieke
hierin te bekwamen. Kijk hierbij goed naar wat teams
instructiebehoeften’ voor bepaalde studenten of manieren om
aangeven en welke ondersteuningsbehoeften
er veel voorkomen. Het is verstandig om dit in fases te doen
team voldoende competent is om de handelingsadviezen
en te beginnen waar de grootste urgentie wordt gevoeld.
adequaat uit te voeren. Het opstellen van handelingsadviezen
Dat is meestal op basis van een soort problematiek en het
moet dan ook plaatsvinden in overleg met de praktijk.
volume daarvan. Het gaat erom dat het handelingsrepertoire
Handelingsadviezen moeten de praktijk ook uitdagen om
van de docenten wordt vergroot en dat in de opleiding/team
die mate van ‘omgaan met verschillen’ waar te maken die
afgestemd wordt met betrekking tot de ondersteuning van
als beoogde doelstelling is uitgewerkt in het beleidsplan.
individuele of groepjes studenten met specifieke behoeften.
Het is de taak van de zorgcoördinator om te signaleren
Denk hierbij aan een groeimodel, waarbij ieder steeds meer
wat het team nodig heeft en samen met de teamleider
verantwoordelijkheid neemt en ruimte ontstaat voor eigen
de professionalisering vorm te geven. Dit is een continue
invulling binnen de vastgestelde kaders. Soms volstaat het als
groeiproces voor het team en de afzonderlijke teamleden.
docenten en loopbaanbegeleiders de weg weten om de juiste
Indien nodig moet een team extra (externe) ondersteuning
mensen te betrekken in de begeleiding.
krijgen, want de beperking van een team mag niet ten koste van de student gaan.
Student medeverantwoordelijk maken. Het mbo zal bij het
Daarna is de loopbaanbegeleider eigenaar van het dossier
bepalen van de ondersteuningsbehoeften en de juiste
en zorgt voor de uitvoering van de gemaakte afspraken.
aanpak de jongere zelf moeten betrekken. Het realiseren
Dit komt dan periodiek terug in het teamoverleg cq de
van Passend Onderwijs is een tweezijdig contract. Het mbo
studentenbespreking. De loopbaanbegeleider houdt het
biedt de gewenste ondersteuning zoals afgesproken en
dossier actueel en koppelt dit terug naar de student. De
ook de student heeft een aandeel in het nakomen van de
loopbaanbegeleider is alert op vragen en opmerkingen over
afspraken. De student is zelf eigenaar van zijn leerloopbaan
de student en is bekend met gerelateerde zaken die in het
en de school gaat de verplichting aan daar zo goed mogelijk
dossier staan. Hij kan de koppeling maken tussen de praktijk
in te faciliteren en ondersteunen. Het is belangrijk dit goed
en het dossier. In de leerloopbaan van de student kan zich veel
te communiceren met de student en zijn ouders/verzorgers.
voordoen, zowel school gerelateerd als in de leefgebieden
Veel mbo’s gebruiken het eerste loopbaangesprek van de
buiten de school. Het is van belang gebeurtenissen en
loopbaanbegeleider en de student om de gemaakte afspraken
daaropvolgende acties steeds vast te leggen in het dossier
te bevestigen en af te spreken wanneer de eerste evaluatie
en te monitoren. Indien er sprake is van extra psychosociale
plaatsvindt.
begeleiding, wordt dit beknopt opgenomen in het dossier en in het team getoetst op onderwijsrelevantie en bijdrage aan
Het overdragen van informatie aan de teams en de begeleiders
de leerresultaten.
vraagt om een structurele aanpak en dient bij voorkeur
De loopbaanbegeleider zorgt voor overdracht van het dossier
vastgelegd te worden in de jaarplanning. Sluit waar mogelijk
bij de overgang naar een volgend studiejaar als er sprake is
aan bij de organisatie van de opleiding. De zorgcoördinator
van een andere groep en een ander team. Overdracht kan
kan het eerste teamoverleg van het schooljaar gebruiken voor
plaatsvinden met de student erbij als dit in het belang is
de overdracht van de dossiers. Hierbij zijn alle betrokken
van de studievoortgang van de student. Daarnaast kan het
docenten en loopbaanbegeleiders aanwezig en kan kort
efficiënt zijn om bij de overgang naar een volgend studiejaar
de inhoud van dossiers besproken worden. Waar mogelijk
als loopbaanbegeleider in het nieuwe team alle dossiers te
gebeurt dit zoveel mogelijk in de teams en waar nodig
bespreken en over te dragen in het eerste teamoverleg van
individueel met de loopbaanbegeleiders. Omdat veel
het nieuwe studiejaar.
studenten gebaat zijn bij eenduidigheid en herkenbaarheid
Bovenstaande stappen gelden ook bij verandering van
verdient het de voorkeur om dit op teamniveau te doen.
opleiding of aanvang van de BPV. De loopbaanbegeleider
Zoals eerder aangegeven is het niet vanzelfsprekend dat elk
zorgt voor een goede overdracht naar de BPV-
begeleider van de school (deze is naar alle waarschijnlijkheid
Evaluatie – PDCA
lid van het team en geïnformeerd) en de werkbegeleider van
Het is noodzakelijk om regelmatig afspraken over en de
het bedrijf. Bij overgang naar een andere opleiding binnen
uitvoering van handelingsadviezen te evalueren op hun effect.
of buiten het mbo, geldt een zorgvuldige overdracht in
Met name in het begin is het goed om regelmatig vast te
samenspraak met de student en de zorgcoördinator.
stellen of iedereen nog op de juiste koers zit. Zowel op het niveau van de handelingsadviezen en de uitvoering daarvan,
Zorg ervoor dat de periodieke evaluatie van de afspraken
als op het niveau van het team functioneren is regelmatig
vastgelegd wordt en niet alleen als het dreigt mis te gaan
evalueren nodig. Gebruik van de PDCA-cyclus (Plan Do Check
worden gepland. Dit geldt ook voor de evaluatie van
Act) kan hierbij behulpzaam zijn om wat goed is te borgen en
psychosociale begeleiding in relatie tot het leerproces. Betrek
verbeteracties te benoemen voor wat beter kan.
ouders daar waar mogelijk en gewenst ook bij deze evaluatie-
Dit is de kern van het planmatig handelen. Handelingsplannen
momenten, veel deelnemers kunnen de steun van ouders nog
zijn daarin per definitie dynamische documenten die op vaste
goed gebruiken bij het realiseren van hun eigen doelen.
momenten worden geëvalueerd en bijgesteld.
Privacy Het beheer en gebruik van dossiers in het onderwijs vallen onder het regiem van de Wet Bescherming Persoonsgegevens. De school is in dat kader verplicht een eigen privacyreglement op te stellen. Onderdeel daarvan is te bepalen wie er inzagerecht hebben en wie er in dossiers mag werken. Als het mbo vooraf goed in kaart heeft gebracht welke gevolgen inzage- en bewerkingsrecht hebben, dan kan men daar met afspraken op anticiperen. Ook hier geldt transparantie, duidelijkheid en efficiëntie zijn cruciaal voor succes. Op de website www.zat.nl is onder het kopje privacy regels een handreiking te vinden over de toepassing van de WBP in het ZAT. In de bijlage van die brochure staat een voorbeeld van een privacyreglement van een school met een ZAT.
M&O-groep Oranje Nassaulaan 26 5211 AX ‘s-Hertogenbosch t: 073 689 11 91 f: 073 610 03 10 e:
[email protected]
M&O Groep juni 2013 Trudy Boonman Chaja Deen Ben Brinkman
