ABAB-Internetboekhouden Handleiding uitbreidingsmodule: Aanmaningen
1. Inleiding . .2 2. Selecteren van openstaande posten . 2 3. Genereren van aanmaningen ... . .4 4. Electronisch Aanmanen ...5
1
1. Inleiding De uitbreidingsmodule ‘Aanmaningen’ maakt het mogelijk om in één oogopslag te zien welke posten zijn vervallen en hoeveel aanmaningen hiervoor al zijn verstuurd. U bepaalt zelf welke posten aangemaand dienen te worden en hoe de aanmaning er uit komt te zien. Het systeem ziet hoeveel aanmaningen er al zijn verstuurd en zal automatisch de eerstvolgende lay-out selecteren.
2. Het selecteren van openstaande posten Het beginscherm voor het aanmaken van aanmaningen vinden we via Bestand, Financieel, Meer, Aanmaningen of via Bestand, Debiteuren, Bewerken, Aanmaningen.
Alle openstaande posten die nog niet volledig zijn betaald, worden hier getoond. De debiteureninformatie van de geselecteerde openstaande post wordt in de bovenste helft van het venster weergegeven. In de onderste helft van het venster vindt u meer informatie over de geselecteerde openstaande post. Links bovenin zien we de peildatum voor de vervallen posten. Hier wordt automatisch de systeemdatum overgenomen. Op grond van de peildatum wordt de ouderdom en de vervalduur van de openstaande posten berekend. U kunt een andere peildatum invoeren met Zoeken/Openstaande posten markeren, als we ook meteen alle vervallen openstaande posten willen selecteren. Een andere manier om de peildatum te veranderen zonder alle vervallen posten meteen te selecteren is via bewerken, peildatum. We kunnen dus automatisch alle vervallen posten selecteren maar we kunnen ook handmatig de posten selecteren die we willen gaan aanmanen.
2
Met de spatiebalk kunnen we de regels waar we op staan markeren. Ze worden dan dikgedrukt en zijn geselecteerd.
Het scherm aanmaningen bevat verschillende kolommen. Hieronder zal per kolom uitgelegd worden wat de kolom inhoudt: - Db/Cr (Debiteur/Crediteur) Het nummer of afkorting van de debiteur, crediteur - Doc/Fac (Document-Factuurnummer) - Datum (Factuurdatum) - Oud Toont het aantal dagen na factuurdatum - Verv. (Vervallen) Toont het aantal dagen na vervaldatum. - Aanm.dat (Aanmaningsdatum) Laat zien wanneer de laatste aanmaning is gegenereerd. - Nr. Toont het aantal keren dat er is aangemaand. Het systeem houdt dit zelf bij. We kunnen dit wijzigen door de regel te dubbelklikken of met de rechter muisknop te openen. Hier kunnen we de aanmaningen ook (de)blokkeren en we kunnen de laatste aanmaningsdatum aanpassen. - Open bedrag - Not (Notitie) Als deze kolom is aangevinkt is er een notitie aanwezig. - Blk (Geblokkeerd) Als dit is aangevinkt is deze regel geblokkeerd voor aanmaningen. - Uhnd (Uit handen) Als dit is aangevinkt is de openstaande post uit handen gegeven.
3
De functies Notities en Posten uit handen geven zijn alleen beschikbaar binnen het Team abonnement. Bij het Solo abonnement zijn de kolommen wel zichtbaar maar we kunnen er verder niets mee doen. Binnen het Team abonnement kan elke afzonderlijke openstaande post uit handen gegeven worden door dit veld te markeren. Als u voor een dergelijke openstaande post toch een aanmaning wilt afdrukken, zult u erop worden gewezen dat de post uit handen is gegeven. Voer de datum in waarop de post uit handen is gegeven. Voordat we posten handmatig gaan markeren kunnen we zelf aangeven op welke volgorde we willen zoeken. We kunnen het scherm bijvoorbeeld op volgorde van vervaldatum sorteren. Dit kunnen we doen door op het kolomhoofd te dubbelklikken. De kolom waar we op klikken zal dan in volgorde van hoog naar laag worden getoond. Dubbelklikken we nog eens dan wordt dit omgedraaid. Dit geldt overigens voor alle kolommen ook op andere plaatsen in het programma. Als we de volgorde van de kolommen hebben ingesteld zodat we gemakkelijk kunnen zien welke posten we willen aanmanen selecteren we de regels met de spatiebalk. Als de selectie gemaakt is kunnen we de aanmaningen gaan genereren. Hoe dit in zijn werk gaat wordt hieronder beschreven.
3. Aanmaningen genereren Als we de aanmaningen willen genereren klikken we via Rapporten op Aanmaningen.
In het eerste scherm zien we de peildatum die we evt. nog kunnen wijzigen. De lay-out die wordt gebruikt als we ‘automatisch’ aan laten staan is gebaseerd op de instellingen.
Standaard is ingesteld dat het aantal keren aangemaand bepaald welke de eerstvolgende lay-out is die wordt gebruikt. Als we op volgende klikken zien we het afdrukscherm waar we op afdrukvoorbeeld kunnen klikken om de aanmaningen op het scherm te zien.
4
Hieronder zien we een gedeelte van een afdrukvoorbeeld. Dit voorbeeld laat zien dat als we meerdere posten van dezelfde debiteur hebben geselecteerd, dat het systeem dan één aanmaning genereert met alle posten van de betreffende debiteur erop vermeld. De lay-out die wordt gebruikt wordt bepaald door de post die het vaakst is aangemaand.
Als de afdrukvoorbeelden gecontroleerd zijn kunt u nog een printer kiezen. U kunt een eigen printer uit de lijst kiezen om direct op papier af te drukken of u kunt de bullzip printer kiezen om zelf de Aanmaning als document in de mail te ontvangen. Als u dan op afdrukken klikt ziet u het popupscherm met uw e-mail adres zodat u de aanmaningen naar uw e-mail adres kunt sturen. Als we op Ok klikken dienen we ook nog op voltooien te klikken. Dan pas worden de gegevens verwerkt en zal het systeem de wijzigingen doorvoeren. In het scherm aanmaningen zien we nu de laatste aanmaningsdatum staan en in de kolom Nr zien we hoe vaak de openstaande post al is aangemaand.
Als de post is betaald en afgeletterd in de bank zal de betreffende regel uit het scherm Aanmaningen verdwijnen. Naast het selecteren van openstaande posten en genereren van aanmaningen bevat de module ook nog een aantal rapporten. Via rapporten zien we de overzichten openstaande posten, controlelijst en aanmaningsanalyse. Het overzicht openstaande posten toont de openstaande posten per debiteur per peildatum.
5
De controlelijst toont een totaalsaldo openstaande posten en bij de aanmaningsanalyse kunnen we aantal analyses kiezen waaronder een vergelijking met andere jaren.
4. Electronisch Aanmanen In het vorige hoofdstuk werd de Aanmaning bij afdrukken via de eigen printer op papier afgedrukt of via de Bullzip printer naar uw eigen emailadres gestuurd. Er is ook een manier om de Aanmaning rechtstreeks naar de debiteur te sturen. Dit noemen we in ABAB-internetboekhouden: elektronisch aanmanen. Uw klant ontvangt dan een e-mail met daarin de aanmaning als PDF bestand. Elektronisch aanmanen kan tijd en kosten besparen. Voordat u kunt beginnen met elektronisch aanmanen dienen er een aantal instellingen aangepast te worden. 1. Instellingen debiteuren Als u aanmaningen elektronisch wilt versturen dient dit per debiteur aangegeven te worden. Via bestand, debiteuren opent u de debiteur en via het tabblad instellingen kunt u aanvinken dat de aanmaningen per mail verstuurd dienen te worden. Hierna sluit u de stamgegevens van de debiteur. Vanuit de helpdesk kunnen we deze instellingen ineens aanzetten voor alle debiteuren dus als u bij alle debiteuren de aanmaningen elektronisch wilt versturen kunt u bellen met de helpdesk zodat wij dit ineens aanpassen. Naast deze instelling dient bij de debiteuren ook ingesteld te worden welk(e) e-mailadres(sen) gebruikt dienen te worden. Om deze te koppelen klikt u via Bestand, debiteuren op de juiste debiteur en dan op zoeken, e-mailadressen.
(Het kan zijn dat er via het tabblad algemeen bij de debiteur al een zakelijk emailadres gekoppeld is maar dit wordt niet gebruikt voor elektronisch faanmanen. Alleen bij Team licenties wordt dit wel gebruikt) Via het scherm e-mailadressen kunt u via Ctrl-n of rechtermuisknop, toevoegen, een e-mailadres toevoegen. Dan komt u in onderstaand scherm.
6
Bij E-mailtype kiest u via het pijlknopje voor Aanmaningen. Daarna klikt u op het knopje Aan
In het volgende scherm klikt u op het vergrootglas knopje bij het veld Van:
Dan verschijnt de lijst debiteuren waar we de betreffende debiteur aanklikken en sluiten met OK.
Als we dan in het vorige scherm op de knop Aan-> klikken wordt het zakelijke emailadres van de debiteur gevuld mits dit in de stamgegevens gevuld is. Dit kunt u nog handmatig aanpassen als u wilt. Als er niets gevuld wordt kunt u het ook zelf intypen. Als u wilt dat elke aanmaning naar meerdere emailadressen tegelijk gestuurd wordt kunt u achter het emailadres het teken ; zetten en het volgende emailadres typen. (Hier heeft u ook de mogelijkheid om de mail Bcc-> naar u zelf te sturen ter controle)
Als u op OK klikt en daarna nog een keer OK, is dit e-mailadres gekoppeld voor het versturen van de elektronische aanmaningen van deze debiteur.
7
2. Instellingen e-mail Naast de instellingen bij de debiteuren dient u ook in te stellen wat u onderaan uw emailberichten wilt tonen bij de e-mails die naar de debiteuren verzonden worden. Dit kunt u instellen via Opties, Instellingen, E-mailinstellingen.
Dan verschijnt het onderstaande scherm.
Hier dient u uw eigen emailadres bij Afzender in te vullen. Daarnaast kunt u ook een tekst ingeven die voortaan onder elke mail staat die u via elektronisch aanmanen verstuurd naar de betreffende debiteuren.
Via de knop tekst wijzigen heeft u verschillende opties om daar een tekst of evt. logo te koppelen. Voor meer informatie over de mogelijkheden van deze voettekst kunt u de helpdesk raadplegen.
3. Instellingen Taalcode De laatste instelling die gewijzigd dient te worden kunt u vinden via Document, stamgegevens administratie. (Vaak zal deze instelling al goed staan maar voor de zekerheid kunt u het controleren.) U klikt in het scherm dat verschijnt en typt de letter t in. Dan komt u bij Taalcodes. Via de OK knop komt u in de lijst Taalcodes.
8
Hier staat altijd minimaal 1 taalcode; de standaardtaalcode. Deze standaardtaalcode kunt u openen via dubbelklikken, F6 of rechtermuisknop of rechtermuisknop, openen.
In de taalcode klikt u op het tabblad Aanmaningen. Daar ziet u onderaan het veld; E-mailsjbl aanman: Via het knopje vergrootglas kiest u voor het sjabloon NL eaanmaning en klikt u op OK.
Via de knop OK slaat u de taalcode op en bent u klaar. ( Als u meerdere taalcodes gebruikt dient u dit meerdere keren uit te voeren.) U kunt nu het scherm taalcodes en het scherm stamgegevens administratie sluiten.
4. Hoe ga ik nu elektronisch aanmanen? Nu de instellingen allemaal goed staan kunt u beginnen met het elektronisch aanmanen. Dit werkt hetzelfde als de normale aanmaningen. Pas bij het scherm afdrukken dienen we een andere keuze te maken. Via Bestand, Financieel, Meer, Aanmaningen, selecteren we één of meerdere posten met de spatiebalk. Via Rapporten kiest u voor zoals altijd voor Aanmaningen. Pas in het scherm waar we normaliter de printer kunnen selecteren ziet u iets nieuws. Hier is namelijk een optie bijgekomen: Elektronisch aanmanen. Als u deze optie selecteert kunt u onderin op de knop versturen klikken.
9
Daarna verschijnt zoals altijd nog het scherm met de knop voltooien. Wanneer u op voltooien klikt wordt er een mail gestuurd naar het e-mailadres van de debiteur zoals u het gekoppeld heeft in de stamgegevens van de debiteur. Wanneer er bij een debiteur niet is aangevinkt dat er elektronisch aangemaand mag worden of geen emailadres gekoppeld is zoals hierboven aangegeven zal er bij versturen een melding komen zoals onderstaand voorbeeld. Hij zal dan bij versturen de standaardprinter gebruiken voor het document van de betreffende debiteur.
Als het versturen is gelukt zal de aanmaning in pdf formaat, als bijlage, aan de mail zijn toegevoegd. De mail is ondertekend met uw eigen persoonlijke handtekening die u eerder heeft ingesteld. De debiteur kan de ontvangen mail ook beantwoorden, dit antwoord komt binnen in de mailbox van het emailadres wat u heeft ingegeven als afzender via Opties, Instellingen, E-mailinstellingen. Hopelijk kunt u met bovenstaande informatie van start gaan met Aanmaningen. Mocht u verdere vragen hebben over de functionaliteit van Aanmaningen kunt u contact opnemen met de helpdesk via 013 46 47 148.
10
