Handleiding Bankafschriften importeren. Datum 9 mei 2013 Auteur Ruud van Huizen Versie 1.4

Handleiding Bankafschriften importeren

Datum Auteur Versie

9 mei 2013 Ruud van Huizen 1.4

Inhoud 1 Bank(en) opvoeren als leverancier ...................................................................................................... 3 2

Importeer een bestand met bankafschriften ........................................................................................ 4

3

Instellingen eigen bankrekeningen ...................................................................................................... 5

4

Flextypen en Flexteksten .................................................................................................................... 7

5

Generieke conversieregels toevoegen ................................................................................................ 10

6

Specifieke Conversieregels per Bankrelatie......................................................................................... 12

7

Het converteren ............................................................................................................................... 13

Historie Datum

Auteur

Versie

Omschrijving

15-03-2011 02-05-2011 22-05-2011

Ruud van Huizen Ruud van Huizen Ruud van Huizen

C v.01 C v.02 V1.1

21-05-2012

Ruud van Huizen

V 1.2

Nieuw Boekhoudinstellingen toegevoegd Status definitief gegeven. Toegevoegd stappen om bankmutaties te importeren. Aangepast voor Adminimize 2012 en “Spring” Release

04-09-2012

Johannes Dotinga

V1.3

Aangepast voor Adminimize 2012 Flexteksten/Variabelen

03-05-2013

Ruud van Huizen

V1.4

Layout – Toevoegen Flexteksten

Handleiding_Bankafschriften_importeren_v1.4

2

1 Bank(en) opvoeren als leverancier Klik op “Inschakelen” om in het onderstaande voorbeeld de “leverancier” ING in te schakelen.


3

2 Importeer een bestand met bankafschriften Klik op , selecteer het gewenste bestand, in onderstaande voorbeeld ING20111017, klik op en de bankmutaties zullen ge-upload ge worden.

Nadat de bankmutaties succesvol zijn geladen, zal Adminimize een overzicht geven van de ge-uploaden ge bankmutaties.


4

3

Instellingen eigen bankrekeningen

Als een nieuwe bankrekening in Adminimize wordt ge-upload, ge upload, zal deze in het overzicht met uw bankrekeningen verschijnen met “???”. Het is belangrijk om de instellingen van deze voor Adminimize nieuwe rekening aan te passen.

Selecteer de bank waar de rekening wordt aangehouden, de naam van de rekening en zet verwerken op “Ja”. Voeg eventueel meteen een conversieregel voor deze bankrekening toe.

Druk op


5

Herhaal deze stap voor eventueel andere rekeningen


6

4 Flextypen en Flexteksten De volgende standaard Flextypen worden op dit moment ondersteund

Nadat deze Flexteksten zijn opgevoerd, kunnen ze aangepast worden naar uw situatie (Zie hoofdstuk 8 – “Flexteksten instellen” voor meer informatie)


7

Het onderstaande Flexteksten-menu is vernieuwd. Alle Flexteksten zijn per categorie opgesplitst. Hierdoor is het overzichtelijker en gemakkelijker.

De Flextypes kunnen nu verschillende variabelen bevatten. Een variabelen is formule die een bepaalde waarde mee kan geven aan de boekingsregel. Dit kan een deel van een bankomschrijving zijn. Door de variabele “factuur” te gebruiken binnen bijv. de flextype Uitgaven/Betalingen wordt het factuurnummer uit de omschrijving gehaald en meegegeven aan de boekingsregel. Door te werken met variabelen zijn de conversieregels gemakkelijker en sneller in te stellen, omdat er minder gebruik kan worden gemaakt van de speciale zoek tekst. Er zijn per flextype, specifieke variabelen ontwikkeld om binnen het bevattende type de gewenste omschrijvingen mee te geven aan de boekingsregel. Mocht u een bepaalde variabele missen, dan kunt u uw wensen aangeven via [email protected]. Hieronder ziet u de variabele die binnen het flextype Tussenrekening zijn aangemaakt/gekoppeld. De betekenis van de volgende variabelen:

%Compleet%

betekend dat de complete omschrijving van het bankafschrift wordt meegenomen in de boekingsregel

%Eerste Regel%

betekend dat allen de eerste regel uit de omschrijving van het afschrift wordt meegenomen in de boekingsregel. e e e e e (Ditzelfde geld voor de variabele 2 ,3 ,4 ,5 ,6 regel)

%Relatie%

betekend dat alleen het relatienummer wordt meegenomen in de boekingsregel.


8

Zo zijn er verschillende variabelen per flextypes. Het Relatienummer kan worden uitgefilterd, het factuurnummer, de datum. Ook is er de mogelijkheid om naast de variabele waarde, een vaste waarde mee te geven. Hieronder volgt een voorbeeld: Een flextekst zoals deze: Factuurnr.%factuur% Hierdoor komt er op elke boekingsregel, die voldoet aan de eisen van de Flextype en Flextekst het volgende te staan. Omschrijving

Grootboek

Factuurnr. 201201258 1600

Crediteur 0527

Debiteur

KP 0001

KD

BIJ/AF 546,68

Door deze optie binnen uw Adminimize te gaan gebruiken wordt u boekhouding een stuk overzichtelijker. Hieronder zie u per variabele de uitwerking op de omschrijving van de bankboeking.


9

5 Generieke conversieregels toevoegen U kunt in Adminimize generieke en specifieke conversieregels toevoegen. In het geval van Bank kunt u per bankrekening, relatie en / of Flextekst een of meerdere specifieke conversieregels toevoegen. Vindt Adminimize geen specifieke conversieregel dan wordt de generieke conversieregel gebruikt. Het is daarom belangrijk om minimaal één generieke conversieregel op te voeren.

Generiek conversieregel Bank Specifieke Bankrekening conversieregel 1234567890

Specifieke conversieregel PIN

Voeg de generieke conversieregel toe. toe

Voeg indien nodig specifieke Conversieregel per bankrekening, bankrelatie en / of Flextekst op.


10

Hieronder een voorbeeld van een conversieregel om de pintransacties van een bepaalde PIN terminal te verwerken.

Herhaald dit tot dat alle conversieregels zijn toegevoegd.


11

6 Specifieke Conversieregels per Bankrelatie Activeer de Bankrekeningen per relaties. Druk op het “potloodje” om aan te geven welke naam bij deze Bankrekening hoort en de conversieregel toe te voegen voor deze Bankrelatie. Je kunt ook meteen de conversieregel toevoegen door op het tandwieltje te drukken. Dit overzicht met nummer en namen wordt uitgebreid op basis van de import van rekening(en). Kijk (zeker in het begin) regelmatig in dit di overzicht. Indien de conversieregels regels per bank relaties niet worden ingesteld gelden de generieke conversieregel(s).


12

7 Het converteren Klik met de muis aan het begin van de regel die geconverteerd moet worden. Klik dan op Actieknop


13

De geconverteerde bestanden zijn onder “Bestanden downloaden” te zien Hier staan ook de andere bestanden voor bijvoorbeeld factuure of kassa.

Geconverteerde bankmutaties kun je herkennen doordat in de kolom “Verwerkt” “Ja”staat

.


14

Handleiding Bankafschriften importeren. Datum 9 mei 2013 Auteur Ruud van Huizen Versie 1.4

Recommend Documents