Jaarverslag 2013
Datum: 14 oktoberber 2013 Versie: 1.0 http://www.spottanzania.nl
Jaarverslag 2013
Inhoudsopgave Inleiding .................................................................................................... 3 Secretariele verantwoording ......................................................................... 4 Financiele verantwoording ............................................................................ 8 Resultatenrekening ................................................................................... 8 Balans..................................................................................................... 9
-2-
Jaarverslag 2013
Inleiding Dit document beschrijft het jaarverslag over het boekjaar 2013 van Stichting SPOT Tanzania. Dit boekjaar loopt van 1 januari 2013 t/m 31 december 2013. Dit jaarverslag bestaat uit twee delen: een secretariele verantwoording en financiele verantwoording.
-3-
Jaarverslag 2013
Secretariele verantwoording 1. Bestuurs- en Stichtingszaken 1.1 Algemeen De stichtingsgegevens staan vermeld op de website en alleen wijzigingen gedurende het kalenderjaar worden in het jaarverslag opgenomen. 1.2 Bestuursvergaderingen Het bestuur vergadert volgens het vergaderschema één maal in de ongeveer zes weken. In 2013 is er negen keer vergaderd. Eén vergadering was gekoppeld aan het bestuursweekend, dat werd gehouden op 6 en 7 april 2013 in Dinxperlo. Verder was er aansluitend op de vergadering in oktober een bijeenkomst met enkele belangstellenden. Van elke vergadering verschijnen notulen met daaraan gekoppeld een actiepuntenlijst. 1.3 Bestuursweekend Elk voorjaar wordt een bestuursweekend georganiseerd, waarin onderwerpen centraal staan waarvoor tijdens de reguliere vergaderingen te weinig tijd beschikbaar blijkt of die behoren tot de jaarlijkse evaluaties. Tijdens het bestuursweekend van 6 en 7 april 2013 zijn de volgende onderwerpen aan de orde geweest: - Evaluatie functioneren als bestuur sec en in relatie tot Chamavita. - Het financieel beleid. - Eventuele samenwerking met Susteq. - Waterservicebedrijf Taruwas Trust. - Presentatie: ‘Green Urban infrastructure for sustainable urban development in Africa’ - Vooruitblik op 2014. - Bestuursvergadering ter behandeling lopende zaken. Met betrekking tot dit bestuursweekend is een apart verslag gemaakt. Actiepunten zijn opgenomen in de actiepuntenlijst, die opgenomen is in de vergadernotulen. 1.4 Financiën Het door de penningmeester opgestelde Financieel Jaarverslag 2012 is door de kascommissie 2012 gecontroleerd en in orde bevonden. Het bestuur heeft na bespreking en op advies van deze kascommissie het financieel jaarverslag goedgekeurd en de penningmeester gedechargeerd. Voor de controle van de 2013-financiën is een nieuwe kascommissie benoemd. 1.5 Stichtingskosten Zoals gesteld in de statuten worden door de stichting te maken kosten zo veel als mogelijk betaald uit rente-inkomsten. Om bestuursleden, die op werkbezoek naar Tanzania gaan,
-4-
Jaarverslag 2013
enigszins te ontlasten is besloten om per jaar maximaal € 2.000,- te begroten t.b.v. vliegtickets voor maximaal 2 bestuursleden. Indien het noodzakelijk is dat in een bepaald jaar meer bestuursleden op werkbezoek gaan, zal hiervoor een apart budget worden gezocht. Nadrukkelijk is vastgesteld dat bestuursleden deze tegemoetkoming als donatie aan de stichting kunnen laten. Ook is besloten dat aan elk werkbezoek een door het bestuur geaccordeerde Terms of Reference ten grondslag zal liggen, die de basis vormt voor het werkbezoek en het bijbehorende rapport. 2. Samenwerking / ondersteuning Chamavita 2.1 Algemeen In 2013 is het General Agreement inzake de samenwerking tussen beide partijen vastgesteld en ondertekend. Dit document beschrijft de relatie, wederzijdse rechten en plichten van de partijen in het algemeen. Met betrekking tot de beide 2013-projecten is een Project Agreement opgesteld en ondertekend. Hierin zijn projectspecifieke zaken vastgelegd evenals de handelingskaders van de SPOTT-projectverantwoordelijke(n). 2.2 Capaciteit Chamavita-staf Om de full time Project Coördinator enigszins te ontlasten werd begin 2013 een parttime assistent aangesteld, welke zich specifiek gaat richten op sanitatie. Per 1 november 2013 is deze assistent aangesteld als adviseur om het opstarten van het waterbedrijf Taruwas Trust voor te bereiden. Het salaris voor deze adviseur wordt voor een periode van 6 maanden betaald door SPOT Tanzania. Ook is besloten om een Office Manager aan te trekken, die onder andere de financiële administratie van Chamavita zal stroomlijnen waardoor verantwoording naar SPOTT en sponsoren zal verbeteren. Deze is in mei 2014 aangesteld door Chamavita. 2.3 Werkbezoeken In 2013 zijn in juli en augustus/september de bestuursleden Els de With, Ko Braber en Kees Kempenaar op werkbezoek geweest om Chamavita te ondersteunen bij: - opzetten noodzakelijke training van Watergebruikersverenigingen i.v.m. het op te richten waterbedrijf Taruwas Trust. - voorbereiding opstarten Taruwas Trust, keuze kwartiermaker en instellen begeleidingsgroep (2 SPOTT-bestuursleden en 2 Chamavita-leden) voor deze adviseur. - Overleg over knelpunten bij projecten in uitvoering.
-5-
Jaarverslag 2013
2.4 Met Chamavita is geconstateerd dat met de oprichting van SPOTT de samenwerking en de contacten (m.n. de ondersteunende werkbezoeken) zijn geïntensiveerd. Dit levert wederzijdse inspiratie op en een stimulans voor de motivatie van beide partijen. 3. Projecten en sponsoring/fondswerving 3.1 Algemeen Voor de projecten in de jaren 2013 t/m 2016 geldt het vierjarenplan op basis waarvan met de Sint Antonius Stichting (SAS) en de Wilde Ganzen samenwerkingsovereenkomsten zijn afgesloten voor 2013. Naar aanleiding van gebleken tekortkomingen in bestaande water- systemen en de behoefte om sanitatieplannen weer op te pakken zijn SPOTT en Chamavita gekomen tot een voorstel om het 2e, 3e en 4e jaar van het Vierjarenplan aan te passen. Gaande het jaar bleek de werkbelasting van de Chamavita-staf te hoog en bovendien had SAS bezwaren tegen de tussentijdse aanpassingen. Daarom is besloten om de sanitatieplannen voorlopig in de ijskast te zetten en de aanpak van de systeemtekortkomingen een jaar uit te stellen. Dit heeft geleid tot aangepaste projectaanvragen naar SAS (2014 t/m 2016) en Wilde Ganzen (2014). Het overleg met beide partijen verloopt goed en de verwachting is dat begin 2014 met beide partijen een samenwerkingsovereenkomst zal worden getekend. 3.2 Lopende projecten - In december 2012 is de jaarlijkse kerstactie gestart. Er zijn voldoende fondsen opgehaald om de geplande 2013projecten uit te kunnen voeren. - Rangwi/Wastafels. Van de reeds lang geplande 42 wastafels, waarvoor de benodigde fondsen al in 2012 waren verworven, is een deel gerealiseerd parallel aan het project ‘Rangwi/Nieuwe bron bij Goka’. Eerst wordt de waterhoeveelheid verbeterd en dan worden er wastafels gebouwd. - Verhoging Hambalawei dam. Dit project is in 2013 opgestart en afgerond. - Rangwi/nieuwe bron bij Goka. Dit project is in 2013 opgestart. Het plan was om dit project ook in 2013 af te ronden, maar i.v.m. lokale perikelen m.b.t. de inzet van de bevolking e.d. heeft het project aanmerkelijke vertraging opgelopen. Tijdens werkbezoeken is mede-bemiddeld om e.e.a. weer vlot te trekken. Alles is in het werk gesteld om de uitloop in 2014 zoveel mogelijk te beperken. 3.3 Toekomstige projecten
-6-
Jaarverslag 2013
Zie hiervoor het vigerende vierjarenplan, zoals gepubliceerd op de website. In 2014 zal de nieuwe watervoorziening voor het dorp Kireti A worden gerealiseerd. De meerjarenovereenkomst met SAS voorziet in een bijdrage van 55% in de begrote jaarbudgetten. Wilde Ganzen is voor 2014 accoord gegaan om voor 15% van het projectbudget te doneren. 4. Public Relations / Relatiebeheer 4.1 Website In de loop van 2013 heeft de webmaster (geen bestuurslid) te kennen gegeven te willen stoppen. Deze taak wordt nu uitgevoerd door één van de bestuursleden. Het is de bedoeling om minimaal met dezelfde frequentie als bestuursvergaderingen een ‘nieuwsbericht’ te plaatsen. Met ingang van 1 januari 2014 dienen in verband met de ANBIstatus diverse door de belastingdienst aangegeven zaken op de website te worden gepubliceerd. De website is daarvoor aangepast. Alle m.b.t. de ANBI-status te publiceren gegevens zijn via een centrale ANBI-pagina bereikbaar. Met enige regelmaat loopt de webmaster de webpagina’s na om e.e.a. te bezien op aanpassingen, aanvullingen en verbeteringen. 4.2 Nieuwsbrieven/Kerstactie In 2013 zijn nieuwsbrieven uitgebracht in maart en oktober. Deze nieuwsbrieven worden gepubliceerd op de website en verder door bestuursleden verspreid in hun eigen netwerk. In december 2013 is de jaarlijkse kerstactie gestart met een specifiek op fondswerving gericht actiepamflet. Ook dit pamflet is gepubliceerd op de website en door bestuursleden verspreid in hun eigen netwerk. 4.3 Relatiebeheer Er is besloten tot een actief relatiebeheer, waarvoor een eerste opzet is gemaakt. Doel is o.a. dat aan elke donor (conform het bank-bestand) een bestuurslid wordt gekoppeld. De basis van het systeem is gereed en elk bestuurslid heeft daarmee inzicht in donaties van particulieren en particuliere instellingen. Op basis dit gegevensbestand worden bestaande relaties onderhouden. In 2014 zal e.e.a. worden geëvalueerd. 4.4 Legaten Hiervan is afgezien i.v.m. complexiteit en omdat er voorlopig toch weinig van wordt verwacht. _____________________
-7-
Jaarverslag 2013
Financiele verantwoording Resultatenrekening De resultatenrekening bestaat uit twee delen. Allereerst is in tabel 1 het totaaloverzicht van de resultatenrekening te zien. Het tweede deel beschrijft per grootboekrekening (post op de resultatenrekening) waaruit het bedrag is opgebouwd. Lasten Grootboeknr. 600 602 603
Omschrijving Kosten website Kosten bank Tegemoetkoming werkbezoek 699 Kosten overig 807 Uitbetaling WUA training 808 Uitbetaling project Hambalawei dam ophoging 809 Uitbetaling project Rangwi: nieuwe bronconstructie & leiding 810 Overdracht Wilde Ganzen 811 Uitbetaling project: Rangwi Wastafels 812 Uitbetaling project: TARUWASCO start up
Totaal lasten
Baten GrootBedrag boeknr. € 160,08 500 € 75,53 700 € 877,22 703 € 443,25
Omschrijving Bedrag € 1.033,53 Rente € 5.561,60 Giften particulieren: normaal Giften particulieren: Wilde € 3.580,83 Ganzen 704 Giften Rabofonds € 10,000,00 Share4More
€ 125,00 € 7.999,00 € 25.331,50 € 8.901,03 € 7.025,00 € 3.600,00 Negatief saldo € 54.537,61 Totaal baten
€ 34.360,65 € 54.537,61
Tabel 1: resultatenrekening De linkerkant van tabel 1 toont de lasten. Dit zijn de uitgaven van de Stichting in 2013. Hieronder vallen Stichting-gerelateerde kosten, uitbetalingen aan projecten, tegemoetkomingen in de kosten (vliegticket) voor consultancy aan Chamavita. De rechterkant van de tabel toont de baten. Dit zijn de inkomsten van de Stichting. Deze bestaan uit particuliere giften (ook stichtingen, kerken, etc.), Giften voor Wilde Ganzen (giften die SPOT Tanzania heeft ontvangen voor een project dat via de Wilde Ganzen wordt gesubsidiëerd) en giften van het Rabofonds Share4More. De giften op deze post worden door Wilde Ganzen verhoogd met 35%. Het negatieve saldo komt voort uit de gift van Sint Antonius Stichting voor 2013 welke is binnengekomen in 2012. Analyse Stichting-gerelateerde kosten De kosten die SPOT Tanzania in 2013 heeft moeten maken om de stichting draaiende te houden zijn in totaal € 1.562,08 (grootboeknummers 600 t/m 699). Beleid is dat deze kosten uit de rentebaten worden gefinancierd. De rentebaten zijn in 2013 lager dan deze kosten wat inhoudt dat de stichting € 528,55 op het eigen vermogen is ingeteerd. SPOT Tanzania heeft in 2013 € 19.142,43 aan giften ontvangen. Daarvan is in 2013 2,8% aan stichtingsgerelateerde kosten besteed. Overige stichtingskosten worden gedekt uit rentebaten.
-8-
Jaarverslag 2013
Balans De balans op 31 december 2013 staat in de volgende tabel. Ook de balans van 31 december 2012 staat vermeld zodat de verschillen tussen 2012 en 2013 inzichtelijk zijn. Balans Activa Grootboeknr. Omschrijving 31-12-2012 31-12-2013 200 Betaalrekening Triodos € 414,74 € 4.186,64 201 Spaarrekening ASN € 80.980,32 € 42.846,77
Passiva Grootboeknr. Omschrijving 100 Eigen vermogen 301 302 306 307 308 309 310 313 399 400 401 402
Totaal
€ 81.395,06
-9-
€ 47.033,41 Totaal
Reservering project Rangwi: renovatie Reservering project TARUWASCO Reservering project Rangwi: wastafels Reservering project WUA training Reservering project Hambalawei dam Reservering project Rangwi: nieuwe bron Reservering Wilde Ganzen Reservering TARUWASCO start up Reservering toekomstige projecten Voorziening calamiteiten Voorziening projecten: meerwerk Voorziening projecten: pre-start financiering
31-12-2012 31-12-2013 € 1.050,72 € 528,17 € 10.212,24 € 14.925,00 € 7.327,50 € 175,00 € 2.402,00 € 25.298,00 € 6.176,30 € 0,00 € 13.828,30 € 0,00 € 0,00 € 0,00
€ 0,00 € 14.925,00 € 10.514,74 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 856,10 € 0,00 € 10.209,40 € 2.500,00 € 2.500,00 € 5.000,00
€ 81.395,06
€ 47.033,41
