HANDLEIDING. Automatische voorraad inventarisatie in winipro

HANDLEIDING Automatische voorraad inventarisatie in winIPRO

December 2013

Overzicht van het verloop van een automatische inventarisatie in IPRO

1

2

In deze handleiding wordt stapsgewijs de processtappen uitgelegd voor het uitvoeren van een inventarisatie in IPRO

Pag

Voorbereiding

3



Het ophalen van een winIPRO Update



Controle voorraad



Data back-up maken



Schema manuele lijsten bewerken

4



Inventarisatie starten

6

3

Artikelen ingeven, foutmeldingen bewerken

9

4

Referentietijd ingeven van de telling

12

5

Verschillen corrigeren

13



Verschillen vaststellen



Verschillen boeken



Verschillenlijst printen of exporteren

6

Herwaardering doorvoeren

14

7

Bestandslijsten / voorraadlijsten

18

8

Inventarisatie afsluiten

19

Bijlage 1: Tips ter verbetering van het tellen van de voorraad Bijlage 2: Voorbereiding voor de voorraad hoortoestellen

December 2013 Handleiding inventarisatie IPRO

Pagina 2

1.

Voorbereiding

Zorg dat uw systeem bijgewerkt is voordat u de inventarisatie start. Wat is een goede voorbereiding hierin? Stap 1: Zorg dat uw IPRO actueel is, haal een laatste update binnen

Stap 2: Controleer uw voorraad, maak een data controle van uw voorraad

Stap 3: Maak altijd een back-up voordat uw een inventarisatie start.


Pagina 3

2.1

Schema manuele lijsten bewerken

Als er in een van de voorgaande jaren al een lijstenschema is aangemaakt, dan zijn deze reeds aanwezig, mits deze als voorbeeld is opgeslagen. Werkt u met 1 werkstation, en u gaat uw voorraad scannen met een draadloze barcode, kunt u ook volstaan met 1 manuele lijst. De opbouw van de lijsten is erg persoonlijk, en hangt ook af van hoe u gaat inventariseren. Lees meer hierover in bijlage 1, tips ter verbetering van de telling.

U selecteert de betreffende warengroep Vervolgens gaat u via de menubalk naar voorraad > inventarisatie

Lijstenschema aanmaken: Wij adviseren om verschillende tellijsten per telgebied aan te maken. U heeft dan de mogelijkheid om eerst met de hand de voorraad te tellen. U weet dan hoeveel stuks er ingevoerd moeten worden, zodat u snel kunt zien of er voorraad is vergeten. U opent vervolgens voor elke warengroep een aparte inventarisatie (Monturen, Handelswaren, Contactlenzen..) Heeft u de module leveringsbon, dan kunt u een inventarisatie starten over de totale voorraad. Schema voor manuele lijsten bewerken In het inventarisatie programma opent u het lijstenschema via inventarisatie > instellingen > schema voor manuele lijsten bewerken.

In het venster lijstenschema voor manuele lijsten, kunt u zelf uw eigen tellijsten ingeven. In deze lijsten worden vervolgens later de voorraadnummers of serienummers ingegeven, met de hand of met een barcodescanner. December 2013 Handleiding inventarisatie IPRO

Pagina 4

De volgende velden ziet u vervolgens op het scherm:

Benaming: geeft u een willekeurig naam in, bijv lijst 1, lijst 2, werkplaats etc. In aanzicht 1 wordt aangegeven hoe de voorraad staat ingeboekt - via een voorraadnummer (productnummer) of via een serienummer. Serienummer geeft u ook aan bij de contactlenzen, die door het LOT-Nummer zijn ingegeven. Voorwaarde is dat het LOT-nummer ook bij het inboeken is gescand. Aanzicht 2 en 3: Deze velden kunt u leeglaten. Voor: In dit veld wordt het type warengroep (monturen, handelswaren, CL, Hoortoestellen) ingegeven. Voor de inventarisatie hoortoestellen dient u nog een aparte lijst aan te maken, van die hoortoestellen die op uitleen staan. Deze artikelen zijn nog niet verkocht, en behoren nog tot de actieve voorraad. Dit geldt natuurlijk ook voor de monturen en andere artikelen die op zicht zijn meegegeven. U bewaart de instellingen via de OK-knop. Bij filiaalverbinding wordt het schema automatisch aan de filialen gestuurd. Dit geldt ook voor de veranderingen die achteraf zijn doorgevoerd.


Pagina 5

2.2

Inventarisatie starten

In winIPRO systeemoverzicht gaat u naar de module voorraad. Let op: er mag op geen enkel werkstation een voorraadmodule geopend zijn. Wanneer er reeds een inventarisatie is geopend, dan ziet u deze in het linkerveld openstaan. Tevens wordt het aangeduid met “inventaris”, zodra er een inventarisatie actief is.

Zijn er meerdere warengroepen aanwezig (monturen, handelswaren, hoortoestellen, contactlenzen,...), dan opent u voor elke warengroep een aparte inventarisatie. Wanneer u beschikt over de module leveringsbon, dan kunt u ook een inventarisatie starten over de totale voorraad. Voor het openen van de inventarisatie gaat u via de gewenste voorraad in de menubalk naar voorraad > Inventarisatie) en selecteert u in de menuregel inventarisatie > nieuw Bij een nieuwe inventarisatie wordt de actuele dagdatum als inventarisatiedatum weggeschreven.

Er verschijnt eerst nog een extra veld, waarbij u de mogelijkheid heeft selectiecriteria in te geven. Dit gebruikt u alleen wanneer u gedeelte van de voorraad wilt inventariseren. Wanneer de gehele voorraad wordt meegenomen,klikt u gelijk op OK.

Wij adviseren geen criteria in te geven, maar gelijk op OK te klikken. De volledige voorraad wordt dan meegenomen in deze inventarisatie.


Pagina 6

De inventarisatie is geopend.

Voordat we nu gaan starten met het ingeven van voorraadnummers volgt er eerst een korte toelichting over de verschillende velden die op uw scherm verschenen zijn.

 Toelichting over de velden in het linker veld: Welke informatie vindt u waar? Waar vult u wat in? Wanneer er een inventarisatie is geopend, ziet u in het linker veld een drietal tabbladen: inventaris, filialen en lijsten. ’



 

Tabblad Inventaris: In het werkblad Inventaris ziet u alle relevante informatie voor de inventarisatie staan. Info: deze kolom geeft welke voorraad geopend is in deze inventarisatie, het aantal artikelen en de laatste boekingsdatum

Tellijsten: Wordt bij een automatische inventarisatie niet gebruikt Inventaris vastleggen: heeft u vooraf een lijstenschema aangemaakt, dan wordt deze hier weer aangeduid.

De overige punten, verschillen corrigeren, verschillijsten, devaluatie etc. komt verder in deze handleiding aan de orde.


Pagina 7

Tabblad Filialen:

In het werkblad filialen staat het filiaalnummer 00, het inventarisatiebestand en het de datum/tijdstip van openen/tellen inventarisatie.  De kolom Opg (geteld) wordt automatisch door het ingeven van voorraadnummers gevuld.  Als er niet direct wordt gestart met het tellen van de voorraad, dan geeft u later in deze kolom de datum en tijd in, wanneer u start met het tellen van de voorraad! Bijvoorbeeld: het ingeven van de datum en tijd wanneer er gestart is met het tellen: (referentiedatum)

Tabblad lijsten In het werkblad lijst ziet u het lijstenschema staat met de volgende kolommen voorstel, geteld en datum

Wanneer u werkt met diverse lijsten, is het eenvoudig om snel een overzicht te hebben of alle voorraad is geteld. U kunt hiervoor het volgende doen: In de kolom voorstel geeft u het aantal stuks in, die u met de hand vooraf heeft geteld. Hiermee heeft u eenvoudige controle functie of de aantallen in de kolom geteld (Opg) ook later overeenkomt met de informatie in de kolom voorstel (V.Stel). Voor meer tips over het verbeteren van het tellen van de voorraad verwijzen wij u naar Bijlage 1.


Pagina 8

3.

Artikelen ingeven/scannen

U opent het inventarisatievenster, indien u deze nog niet open heeft staan, voorraad > inventarisatie A. Tijdstip ingeven wanneer het tellen daadwerkelijk wordt gestart B. Eventueel bestanden met de hand tellen en ingeven als voorstel C. Voorraad ingeven of scannen D. Bijzonderheden / ingaven bewerken E. Foutmeldingen A.

Belangrijk!! In het werkblad filialen geeft u de referentiedatum en het tijdstip in, wanneer u start met tellen. Vul voor elk bereik onder voorstel het aantal stuks in, dat u vooraf met de hand heeft geteld. Zie ook bijlage 1.

B.

C.

l In het werkblad lijsten selecteert u de lijst uit die u gaat tellen. De cursor knippert in de kolom voorraadnummer. U kunt nu starten met het ingeven van de voorraadnummers. Het systeem zet de voorraad automatisch op 1 (getelde stuks).  Belangrijk: als er tijdens openingstijden van de winkel wordt geteld, dan dient u de voorraadnummers van de verkochte artikelen apart bij te houden. Uitgangspunt:  Voorraad, die verkocht wordt tijdens het tellen van de voorraad, moet wel in de inventarisatie worden meegenomen. Elke 5 seconde worden de manuele tellijsten automatisch opgeslagen. U kunt het inventarisatievenster op elke gewenst moment verlaten, en op een later moment voortzetten.


Pagina 9

D. Bijzonderheden / Ingaven bewerken Het wissen van foutieve ingaven

Klik via de linker muisknop op het foutieve voorraadnummer , vervolgens met de kunt u deze invoer verwijderen

<del toets>

Het aantal stuks verhogen, bijvoorbeeld bij CL-vloeistoffen

Nadat u het voorraadnummer heeft ingegeven, kunt u

Gegevens op meerdere werkstations invoeren

Het ingeven van voorraadnummers kan op meerdere werkstations plaatsvinden. Manuele tellijsten die reeds geopend zijn, worden roodgekleurd. Er volgt een waarschuwing op het scherm dat deze lijst reeds op een ander werkstation geopend is. Voorraad die ingeboekt is via een barcode/productcode wordt door de scanner ingelezen In de desbetreffende lijst zal naast de kolom voorraadnummer ook de kolom serienummer zichtbaar moeten zijn. Hierbij wist u de kolom voorraadnummer (rechter muisknop > wissen) en u voegt de kolom serienummer via invoegen > artikelserie > serienummer toe.

Ingeven van productcodes Ingeven van serienummers (hoortoestellen) of LOT-nummers (contactlenzen)

Hoortoestellen die op uitleen staan


via de <+ toets>, het aantal stuks ingeven en het bevestigen met de <enter toets>.

Hoortoestellen die op uitleen staan, dienen wel geteld te worden en in een aparte lijst worden ingegeven. U kunt hiervoor nog een kolom uitleen toevoegen aan de lijst. Via de rechter muisknop > invoegen > aantal stuks > aantal stuks uitleen/op zicht) Deze kolom vertelt u welke van de ingegeven hoortoestellen nog op uitleen staan.

Pagina 10

E.

Foutmeldingen Wanneer tijdens het invoeren van een voorraadnummer een foutieve ingave wordt vastgesteld door het systeem, wordt de desbetreffende regel gekleurd. In de kolom info verschijnt een foutmelding. Door dubbel te klikken op de regel opent zich de module voorraadinformatie. U kunt dan vervolgens bekijken waarom er een foutmelding optreedt. >> controleer ook altijd even of er geen typefout is gemaakt. De regel kleurt rood.

Voor dit artikel is geen inventarisatie geopend

Wat dient u dan te doen?

Klik met de linker muisknop op het voorraadnummer en verwijder deze ingaven met de

<del> toets.

De regel kleurt roze.

Het artikel staat geboekt onder een ander filiaal. Deze foutmelding kan alleen binnen de systemen met filiaalverbinding optreden, waarbij de voorraad op filiaal is ingeboekt.

Wat dient u te doen?

U kunt het voorraadnummer in deze lijst laten staan, bij het afsluiten van de inventarisatie wordt het voorraadnummer automatisch op dit filiaalnummer geboekt. Onbekend artikel. Het systeem kent het voorraadnummer niet. Of er is een typefout gemaakt, of de gegevens voor dit voorraadnummer zijn verwijderd. Als het artikel echt aanwezig is, dient deze opnieuw in de voorraad ingeboekt te worden.

De regel kleurt geel.

Wat dient u te doen?

Verwijder de ingaven in de lijst via de rechter muisknop. Vervolgens boekt u na de inventarisatie het artikel alsnog in.

De regel kleurt blauw

Het voorraadnummer is meerdere malen in deze lijst ingegeven. De controle van een dubbele invoer vindt alleen plaats in de lijst die openstaat.

Wat te doen?


Als de ingaven juist is, dan kunt u het voorraadnummer in deze lijst laten staan. Hou het artikel apart, zodat u op het eind van de inventarisatie een nieuw etiket kan printen met een nieuw voorraadnummer.

Pagina 11

4. Referentietijdstip aanpassen Openingstijdstip aanpassen

5.

Wanneer de ingegeven referentiedatum in het werkblad (filiaal) afwijkt van de datum wanneer de inventarisatie is gestart, dan zal het tijdstip gecorrigeerd moeten worden. Dit gaat als volgt: Via Menubalk > Inventarisatie > tijdstippen aanpassen. De historiegegevens van de voorraad wordt dan hierop aangepast.


Wanneer alle voorraad is ingegeven, kan er een verschillenlijst worden samengesteld. Om deze lijst te genereren klikt u op verschillen corrigeren A.


B.

Om de verschillen ook te genereren en te boeken, klikt u op het icoon verschillenvergelijking Of via de menubalk > verschillenvergelijking > genereren

C.

Er verschijnt nog een vraag ter bevestiging, of de inventarisatieverschillen ook geboekt moeten worden.

Als er tweemaal hetzelfde voorraadnummer is ingeboekt, komt er ook een vervolgvraag of er voor deze dubbele nieuwe etiketten aangemaakt moeten worden.


Pagina 12

D.

E.

Verschillenlijsten bekijken. Hierin worden alle verschillen uit de manuele lijsten weergegeven. Het systeem vertelt precies wat er geboekt wordt.

Negatieve bestanden in de kolom St worden uitgeboekt. Er is minder voorraad geteld, dan geboekt stond in de voorraad!! Plus bestanden in de kolom St worden toegevoegd aan de voorraad, inclusief de minusbestanden. Dit houdt in dat er voorraad geteld is, die minder in de voorraad stond. Minusbestanden worden uiteindelijk in de inventarisatie op 0 gezet. Deze lijsten kunt u printen via het icoon printer of exporteren via de rechter muisknop.

F.

Verschillen interpreteren: De volgende verschillen kunnen optreden: Positief getal > het artikel is vaker geteld, dan de aanwezige voorraad in IPRO, inclusief de minusbestanden. Negatief getal> Het artikel is minder geteld, dan de aanwezige voorraad in IPRO (te kort) Dubbele> het artikel is dubbel geteld Niet in deze inventarisatie opgenomen > dit artikel hoeft niet geteld te worden in deze inventarisatie Niet in dit filiaal > door het uitwisselen van monturen tussen de filialen onderling, kan het zijn dat er een omboeking is vergeten


Pagina 13

6.

Herwaardering doorvoeren

De volgende stap is het doorvoeren van een devaluatie van de voorraad. Alle nog in de inventarisatie aanwezige voorraad wordt in deze lijst weergegeven. U heeft een tweetal mogelijkheden om de devalueren:  Een bepaald percentage vanaf de oorspronkelijke bestandswaarde  Een bepaald percentage vanaf de laatste inventariswaarde U kunt bij het boeken van de devaluatie een boekingskenmerk meegeven, die wordt weggeschreven in de historiegegevens van het artikel. De berekende waarde wordt niet in bestandswaarde afgeboekt, maar onder het begrip inventariswaarde. Wilt u dat er een bepaalde restwaarde overblijft, dan kunt u dat ingeven, zodat bij het devalueren deze restwaarde niet overschreden zal worden. A.

In het linker venster klikt u devaluatie. Hieronder ziet u de devaluatielijst staan. Deze kunt u nu aanklikken.

In dit voorbeeld zijn die regels genomen uit het afname jaar 2000


Als eerste selecteert u de regels die u wilt gaan devalueren. De eerste kolom is het afname jaar van het artikel. Het selecteren van een gewenst bereik gaat als volgt: Houdt u de <shift-toets> vast en vervolgens klikt u op de eerste en de laatste regel van uw gewenste bereik. Als u een aantal regels wilt selecteren die niet opvolgend zijn, dan kunt u via de CTRL-toets de regels één voor één selecteren. Via dit icoon kunt u een evaluatieopdracht ingeven.

Pagina 14

Wat is de betekenis van de verschillende velden: Leeftijd: eerste lege regel selecteren Tabel met de regel over 0 maanden – het ingeven van de devaluatie in procenten. Moet er een restbedrag overblijven, dan vult u ook het restbedrag in, zodat het niet wordt overschreden. Bereik Leeftijd na: is nu niet relevant Bereik devaluatie van: hier geeft u aan of u devalueert vanaf de bestandswaarde of vanaf de laatste inventariswaarde. Wij adviseren om de devalueren vanaf de laatste bestandswaarde (productwaarde) Alleen de selectie devalueren: Heeft een selectie aangegeven, dan kruist u deze optie aan. Boekingsnotitie: De boeking kunt u kenmerken met een korte omschrijving. Vervolgens controleert u de instellingen en als alles akkoord is, klikt u op OK. Alle in de lijst geselecteerde artikelen worden nu met de aangegeven percentage of restbedrag gedevalueerd. U kunt vervolgens een nieuw bereik aangeven en de stappen nogmaals uitvoeren, net zo lang totdat u klaar bent met het devalueren van de voorraad.


Pagina 15

Automatisch devalueren naar leeftijdsgroepen In dit proces wordt de voorraad met behulp van vooraf ingegeven leeftijdsgroepen gedevalueerd. De volgende instellingen worden hierbij ingegeven. Via voorraad > instellingen > Leeftijdsgroepen Hier kunt u een gewenste lijst aanmaken. In dit voorbeeld wordt een 12 maanden groep aangemaakt

Neem bovenstaande instellingen over in het veld van devaluatie doorvoeren bij leeftijdsgroepen

Wat is de betekenis van de diverse velden: Leeftijd: Selecteer de betreffende leeftijdsgroep Deze tabellen geeft die groepen weer die in de instellingen zijn ingevoerd. U geeft in elke regel weer hoe u wilt devalueren met eventueel een restbedrag. Bereik Leeftijd na: hier wordt aangegeven welke datum er gekoppeld moet worden aan de verschillende jaren.  Afnamedatum: dit is de datum wanneer het artikel voor de eerste keer in de voorraad is ingeboekt.  Datum laatste inkoop: dit is de datum wanneer het artikel voor de laatste keer in ingeboekt.  Leeftijdstructuur: deze optie is alleen beschikbaar wanneer er geen unieke artikelen worden ingeboekt. Bereik devaluatie van: hier geeft u aan of u devalueert vanaf de bestandswaarde of vanaf de laatste inventariswaarde. Wij adviseren om vanaf de laatste bestandswaarde te devalueren. Het is dan eenvoudiger om het percentage voor het devalueren te bepalen. Alleen de selectie devalueren: Heeft een selectie aangegeven, dan kruist u deze optie aan. Boekingsnotitie: U kunt deze boeking kenmerken met een korte omschrijving.


Pagina 16

Het onderscheid tussen afnamedatum, datum laatste inkoop en leeftijdstructuur. U herkent unieke artikelen aan dat ze bij het inboeken van voorraad een nieuw voorraadnummer meekrijgen, een voorbeeld van uniek producten zijn de hoortoestellen. Omdat bij deze artikelen een nieuw voorraadnummer wordt uitgegeven, is de afname datum gelijk aan de datum laatste inkoop. Wanneer er bij het inboeken van de voorraad geen nieuwe voorraad nummers worden uitgegeven, zoals het in de regel is bij handelswaren, praten we niet over unieke producten. Bij het inboeken van de voorraad wordt het aantal stuks verhoogd. Het voorraadnummer van deze artikelen heeft een afname datum, dat is de datum wanneer het artikel voor de eerste keer is ingeboekt en een datum laatste inkoop, de datum van de laatste inkoop. Beide zijn dus verschillend, behalve de eerste keer als het artikel wordt ingeboekt. Wanneer het artikel één keer is ingeboekt, en vervolgens nogmaals meerdere keren is ingeboekt op hetzelfde voorraadnummer, dan herkennen we deze artikelen aan de verschillende data laatste inkoop. In de volgende grafiek wordt een voorbeeld weergegeven van een artikel dat in tijdstip B wordt geboekt. Tijdstip A Bij de 1e keer is er 1 artikel ingeboekt

Tijdstip B Bij de 2e keer zijn er 5 stuks ingeboekt

Tijdstip C Bij de laatste voorraadboeking zijn er 10 stuks ingeboekt

Stuks totaal = 1

Stuks totaal = 6

Stuks totaal = 16

Wilt u precies weten welke datum ter grondslag ligt bij de devaluatie, dan kiest u de optie leeftijdstructuur. Het systeem bepaald voor elke artikel de bijbehorende tijdstip en devalueert deze vervolgens af. Belangrijk: de optie leeftijdstructuur is alleen actief bij niet de niet unieke voorraad (handelswaren of artikelen die ingeboekt zijn onder een productnummer) Wilt u deze informatie in uw overzichtslijst opnemen, dan voegt u de volgende kolommen toe uit het volgende bereik: Invoegen > artikel > inventaris > leeftijdstructuur

 Ook hier geldt weer, deze kolommen zijn alleen voor de niet unieke artikelen relevant.


Pagina 17

7.

Bestandslijsten/voorraadlijsten

In de voorraadlijst wordt het aanwezige bestand, per filiaal en type voorraad weergegeven.

Om bestandslijsten te printen klikt u op het icoon printer. Via de rechter muisknop heeft u ook de mogelijkheid om de lijsten te exporteren. Als in de voorraad ook in consignatie voorraad is ingeboekt, dan zal u deze voorraad nog uit de voorraadlijst moeten halen. Hiervoor dient u het selectiebereik aan te passen. Dat gaat als volgt: Via de voorraadlijst gaat u naar lijst > selectie veranderen.


Pagina 18

In het rechter veld selecteert u onder het aantal stuks > aantal stuks consignatie. In het middelste veld selecteert uw lijst en geeft in als ingave 1 en 0 in en vervolgens haalt u met via het icoon << de selectiecriteria over naar het linker veld. En vervolgens klikt u dan op de OK-knop

8.

Inventarisatie afsluiten

U heeft de mogelijkheid, voordat u de inventarisatie gaat afsluiten, de verschillenlijsten, devaluatielijsten, bestandslijsten etc. op te slaan, zodat deze bij een volgende inventarisatie deze reeds zijn aangemaakt met uw eigen instellingen en bewerkingen. Hiervoor gaat u via het menu naar inventaris > instellingen > totaal niet manuele lijsten als voorbeeld opslaan.


Pagina 19

Het afsluiten van de inventarisatie gaat als volgt: De inventarisatie wordt afgesloten via menu > inventaris > afsluiten Het afsluiten van de inventarisatie is onomkeerbaar en alle vastgestelde inventarisverschillen worden geboekt.

Er verschijnt nog een bevestigingsvraag, of de inventarisatie daadwerkelijk kan worden afgesloten, als u deze bevestigd met JA dan zijn de voorraad correctie boekingen in uw voorraad doorgevoerd.

De inventarisatie is nu afgesloten


!!!

Pagina 20

Bijlage 1 Tips ter verbetering van het tellen van de voorraad U wilt er zeker van zijn dat alle voorraad is geteld. Hoe kan ik dit nu eenvoudig doen, maar dat het ook controleerbaar is. Wij kunnen u hierin het volgende advies geven. 1. U verdeelt de winkel in diverse telgebieden, elk telgebied omvat +/- 50 monturen. 2. Geef elk telgebied een nummer en plak deze op het telgebied. Zorg dat het duidelijk is, welk gebied waaronder valt

3. Voor elk telgebied telt u de aanwezige voorraad (hoeveel monturen, handelswaren, etc.) U kunt voor zonnebrillen, etalage, werkplaats verschillende lijsten op naam aanmaken en ook hier telt u de aanwezige voorraad. 4. Maak schrijft u alle telgebieden op en schrijft u het aantal stuks op dat u heeft geted. Let op: als in de tussentijd voorraad wordt verkocht, dient deze van deze lijst te worden afgeboekt. 5. Indien deze tellijsten nog niet aangemaakt in IPRO, dan kunt u deze manuele tellijsten aanmaken. Zie punt 2.1 schema manuele lijsten aanmaken In het inventarisatievenster > werkblad lijsten > kolom voorstel (V.stel) geeft u het aantal stuks in dat u met de hand heeft geteld.

6. Zodra er “echt” gestart wordt met de invoer van de voorraadnummer, ziet u in de kolom geteld hoeveel artikelen reeds zijn ingevoerd. Het systeem houdt dit automatisch bij. U kunt dan direct zien of alle artikelen zijn geteld, zoals ze zijn ingegeven in de kolom voorstel. December 2013 Handleiding inventarisatie IPRO

Pagina 21

7. Foutieve ingaven kunnen op deze manier sneller worden ontdekt. Wanneer er veel fouten ingaven zijn, of een tekort, dan kunt u er ook voor kiezen om de invoer van een manuele lijst te verwijderen, omdat het telbereik niet al te groot is (ongeveer 50 stuks). En u geeft de nummers vervolgens opnieuw in. 8. Een bijkomend voordeel is dat u met meerdere medewerkers tegelijkertijd kan tellen en ook weer sneller klaar bent. U kan op elk werkstation voorraad invoeren. Alleen elke medewerker werkt in een andere manuele lijst, er kunnen geen 2 medewerkers in dezelfde lijst werken, dan krijgt u een foutmelding!!


Pagina 22

Bijlage 2 Voorbereiding van de voorraad hoortoestellen

Beschikt u over de module voorraad hoorstellen, houdt u dan rekening met het volgende: Voordat u met de inventarisatie start, controleert u dan svp de status van de uitgeleende toestellen. Zijn werkelijk alle hoorstellen als uitleen gekenmerkt of zijn deze alweer terug in de voorraad? U start met het maken van een voorraadlijst, waarin u een selectie aanmaakt van hoortoestellen die op uitleen staan. Selecteer voorraad > markeer de voorraad hoortoestellen en klik vervolgens op het icoon voorraadlijsten In het geopende venster klikt u met de rechter muisknop in het linker venster op de invoer analyse, en nieuw. In het ingaven venster voert u bijvoorbeeld uitleen in. Er wordt een scherm opgebouwd, waarin niet automatisch de kolom aantal stuks uitleen verschijnt. Klikt u hiervoor op de rechter muisknop in het kolomoverzicht > invoegen > Aantal stuks > Aantal stuks uitleen.

Om nu alleen de hoortoestellen te zien die op uitleen staan, kunt u nu selectiecriteria aanpassen. Hiervoor klikt u op de filter. Ik het rechter veld selecteert u aantal stuks > aantal stuks uitleen. In het middelste veld selecteert u lijst en in het ingaven venster geeft u 0 in. Nu is het belangrijk om de optie NIET aan te kruizen en via het icoon << haalt u de selectie criteria over naar links. Vervolgens kunt u met de OK knop deze ingaven bevestigen.


Pagina 23

Nu wordt er een lijst weergegeven, die op uitleen staan. Controleer deze lijst, door te klikken op een regel wordt de voorraadinformatie geopend. Welke toestellen dienen geteld te worden? Of het toestel geteld moet worden, hangt af van de status van de aanpassing van de order. De volgende tabellen geeft u een overzicht welke wel of niet geteld moeten worden.

De status van de aanpassing is bepalend. Bij de volgende statussen dienen ze wel geteld te worden. Wanneer er niets staat aangekruist.

Bij uitleen

Bij uitleen en retour gegeven

Bij de volgende statussen dienen ze niet geteld te worden. Bij uitleen, retour gegeven en verkocht


Bij verkocht

Pagina 24

HANDLEIDING. Automatische voorraad inventarisatie in winipro

Recommend Documents