Shell Card Online e-invoicing Service Gebruikershandleiding. Versie 2.8

Shell Card Online – e-invoicing Service Gebruikershandleiding

Versie 2.8 november 2012

Shell Card Online – e-invoicing Service

Inhoud Voor toegang tot Shell Card Online – e-invoicing Service ............................................................. 3 1.1 Inloggen in Shell Card Online ................................................................................................ 3 1.2 Wat als u uw wachtwoord bent vergeten ................................................................................ 3 2 Inloggen in e-invoicing .................................................................................................................. 5 2.1 Eerste keer inloggen in e-invoicing ........................................................................................ 5 2.2 Functie “FACTUREN” (hoe zoekt u een factuur) .................................................................... 6 2.3 Om uw factuur te zien ............................................................................................................ 7 2.4 Uw factuur downloaden ......................................................................................................... 8 2.5 Hoe een download verificatierapport te downloaden. ........................................................... 12 3 Hulp ............................................................................................................................................ 17 3.1 Toegang krijgen tot de gebruikershandleiding ...................................................................... 17 3.2 Functie “ Contact opnemen “:............................................................................................... 18 3.3 Functie “Zelf beheren”: uw gebruikersgegevens .................................................................. 19 3.4 Foutmelding bij het weergeven webpagina of een trage webpagina .................................... 21 3.5 Correcte weergave Shell Card Online .................................................................................. 22 1

2/23


1 Voor toegang tot Shell Card Online – e-invoicing Service 1.1

Inloggen in Shell Card Online

U gaat naar www.shell.be/shellcardonline en klikt op „Ga direct naar Shell Card Online‟. Uw gebruikersnaam is uw e-mailadres. Wanneer u de eerste keer wilt inloggen heeft u een systeem gegenereerd wachtwoord van ons ontvangen per e-mail. Vervolgens wordt er gevraagd om uw wachtwoord te wijzigen. Uw nieuwe wachtwoord moet tussen de 8 en 12 karakters bevatten, waaronder 1 speciaal teken (!@#$%^&*()), 1 hoofdletter en 1 cijfer. Spaties worden niet geaccepteerd. Een voorbeeld is „Wachtwoord1@‟.

Log hier in

Afb. 1: Aanlogscherm Shell Card Online

1.2

Wat als u uw wachtwoord bent vergeten Als u uw wachtwoord vergeet, probeer dan de "wachtwoord vergeten"-functie op de login pagina. Dit zal een nieuw systeem gegenereerd wachtwoord aanmaken welke naar uw e-mailadres wordt verstuurd.

3/23


Wachtwoord vergeten

Afb. 2: Ben mijn wachtwoord vergeten voor het Shell Card Online login screen

Vul gebruikers-ID of e-mailadres in

Afb.3: Nieuw wachtwoord aanvragen

In beide schermen dient u uw User id in te voeren en op "Verzenden" te klikken. U ontvangt onmiddellijk een nieuw wachtwoord via e-mail. Als u het wachtwoord niet ontvangt adviseren wij u om uw „ongewenste post‟ inbox van uw e-mail te controleren.

4/23


2 Inloggen in e-invoicing Wanneer u aanlogt in Shell Card Online dan ziet u het volgende scherm. U dient op “eInvoice” te klikken in het “Toegang tot toepassing” portaal.

e-Invoicing kiezen

Afb. 4: De Homepage van Shell Card Online

2.1

Eerste keer inloggen in e-invoicing De eerste keer dat u gebruik maakt van de e-Invoicing functionaliteit wordt u gevraagd belangrijke gegevens te bevestigen, zoals uw e-mailadres en telefoonnummer. U dient vervolgens op bevestigen te klikken.

Afb. 5: Gegevens bevestigen in Shell Card Online

5/23


Vervolgens wordt u gevraagd om belangrijke informatie te lezen over de service. Neem alstublieft even de tijd om deze informatie te lezen voor u verdergaat.

Afb.6: Belangrijke informatie over de e-Invoicing service

Klik op de link Algemene Voorwaarden – een PDF-document wordt geopend en kan worden gedownload als referentie.

2.2

Functie “FACTUREN” (hoe zoekt u een factuur) Door op de knop "Facturen" te klikken in de grijze balk komt u in het volgende scherm:

Afb. 7: Eenvoudig zoeken

6/23


In „zoekresultaat‟ zult u automatisch uw laatste 10 facturen zien. Of u kunt zoekcriteria invoegen in het “Eenvoudig Zoeken” menu:





Factuurnummer



Factuurstatus (nieuw, weergegeven, gedownload, hersteld)



Uitgiftedatum



Vervaldatum



Brutobedrag



Externe rekening ID



Super Siras rekening ID

U kunt de status van een factuur herkennen aan het 'factuurpictogram': Nieuwe factuur Factuur is weergegeven Factuur is gedownload Factuur wordt gewist Afb. 8: Verschillende factuurpictogrammen

2.3

Om uw factuur te zien Als u uw factuur alleen wilt zien, klik dan op het Factuurnummer of pictogram bij „factuurstatus‟ om het in Adobe Reader te openen.

7/23


Downloaden Alleen weergeven

Afb. 9: Uw factuur zien

2.4

Uw factuur downloaden Vink de factuur aan die u wilt downloaden en druk dan op de "Download"-knop U kunt één, meerdere of alle facturen tegelijk selecteren. Ten minste één factuur uit de resultatenlijst moet worden geselecteerd

8/23


Om te downloaden: vink de vakjes aan en druk op "Downloaden".

Afb. 10: Uw factuur downloaden

Na het selecteren van de factuur die u wilt downloaden, verschijnt het volgende pop-up venster:

Afb. 11: Open het gecomprimeerde bestand van de factuur

Als u de optie 'Openen' of 'Opslaan' kiest wordt het volgende scherm weergegeven (.Zip)

9/23


Afb. 12: De pdf en xml bestanden uitpakken

Dit vakje bevat twee items: o

Uw factuur in Adobe Acrobat documentformaat (pdf)

o

Uw bewijs van elektronische handtekening document in xml-formaat

Druk op "Uitpakken" om beide bestanden op te slaan. Kies de map op uw lokale harde schijf waar u de facturen op wilt slaan.

Afb. 13: Kies een map op uw lokale schijf of server voordat u uitpakt

10/23


Druk op Uitpakken – Een map met het factuurnummer wordt aangemaakt en de aparte bestanden worden in deze map opgeslagen. Denk eraan dat het xml-bestand belangrijk is. Het is nodig om de authenticiteit van de elektronische factuur te verifiëren, dus sla het altijd samen met het pdf-bestand op!

Afb. 14: Een map met het factuurnummer als naam wordt automatisch aangemaakt

U gaat dan automatisch naar het scherm "Downloadresultaten" (Afb. 15). Als u uw factuur succesvol hebt gedownload, druk dan op de "Ja"-knop.

Afb. 15: Scherm downloadresultaten

11/23


2.5

Hoe een download verificatierapport te downloaden.

Om een verificatierapport te downloaden, klikt u eerst op de verificatielink. Deze pagina stelt u in staat om de elektronische handtekening die gebruikt wordt om uw facturen te tekenen geverifieerd is. Als de verificatie correct is zal er een verificatierapport beschikbaar zijn om te downloaden. U moet uw Factuurdocument(en) uploaden uit uw archieven om het verificatieproces te starten.

Afb. 16: Uw factuur verifiëren

12/23


Stap 1: Document uploaden: Blader door uw mappen en selecteer en upload het .PDF bestand van de factuur die u wilt verifiëren. Stap 2: Upload het bewijselement: Blader door uw mappen en upload het .xml bestand dat gekoppeld is aan de pdf-factuur die u wilt verifiëren. Deze twee bestanden zouden samen in dezelfde map moeten zijn opgeslagen toen het bestand werd gedownload.

Afb. 17: Uw factuur verifiëren – de bestanden selecteren

13/23


Afb. 18: Uw factuur verifiëren

Na het selecteren en uploaden van de twee bestanden – pdf en xml – druk op de knop "Verifiëren" en "Verwerkingsverzoek" wordt getoond.

14/23


Afb. 19: Resultaatscherm verificatie

De resultatenpagina toont "Verificatie succesvol" en een verificatierapport (PDF) wordt uitgegeven voor downloaden:

15/23


Afb. 20: Verificatierapport

U dient 2 documenten te downloaden en elektronisch op te slaan. In geval van een belastingonderzoek kan de belastingdienst om de documenten vragen.

 "Factuur PDF"  “xml-bestand”

Zorg dat u al uw facturen van de afgelopen 13 maanden downloadt en opslaat. Na 13 maanden zullen de facturen niet langer beschikbaar zijn voor downloaden.

16/23


3 Hulp 3.1

Toegang krijgen tot de gebruikershandleiding

De koppeling naar de gebruikershandleiding kunt u vinden onder HELP bovenaan het scherm in de e-Invoice applicatie:

Afb. 21: Help

17/23


3.2

Functie “ Contact opnemen “:

Deze functie geeft het telefoonnummer voor het Shell Customer Service Centre en het emailadres voor als u hulp nodig heeft.

Afb.22: Contact opnemen met Shell

18/23


3.3

Functie “Zelf beheren”: uw gebruikersgegevens

Afb. 23: Zelfbeheer

U kunt uw individuele instellingen wijzigen/corrigeren voor 

Taal



E-mailadres



Telefoonnummers



De e-mail notificatie voor e-Invoicing activeren

Als u de e-Invoice notificatie e-mail activeert zult u iedere keer dat er een nieuwe factuur klaar is om te downloaden een e-mail notificatie ontvangen zoals weergegeven in Afb.24 “e-Invoice notificatie e-mail”.

19/23


Afb. 24: e-Invoice notificatie e-mail

20/23


3.4

Foutmelding bij het weergeven webpagina of een trage webpagina

Indien u problemen ervaart met het systeem kan dit mogelijk met uw webbrowser te maken hebben. Uw systeem kan de volgende melding geven:   

Het systeem is heel traag Het laden duurt heel lang In Chrome kunt u de foutmelding „beveiligingslus‟ krijgen

Bovenstaande problemen kunnen verholpen worden als u uw „Cookies‟ van uw computer verwijderd. Hieronder de stappen die dan gevolgd moeten worden per browsertype. Cookies verwijderen in Internet Explorer 1. Ga naar het menu Extra > Internetopties > tab Algemeen. Klik onder Browsergeschiedenis op Verwijderen. 2. U wilt misschien niet alles verwijderen. Zorg dat in ieder geval Cookies aangevinkt staat en klik op Verwijderen. Cookies verwijderen in Firefox 1. Ga naar Extra > Opties > tab Privacy. Klik op Uw recente geschiedenis wissen. 2. Onder Details kun je aangeven wat je precies wilt wissen. Vink in ieder geval Cookies aan. U kunt ook aangeven hoe oud de Cookies moeten zijn. Kies hier Alles. Cookies verwijderen in Chrome 1. Klik op het steeksleuteltje rechts bovenin. Klik op Opties > tab Geavanceerde opties. Klik onder Privacy op Browsergegevens wissen. 2. Zorg in ieder geval dat „Cookies en andere site gegevens verwijderen‟ aangevinkt staat. U kunt ook aangeven hoe oud de Cookies moeten zijn. Kies hier Alles.

21/23


3.5

Correcte weergave Shell Card Online

Voor gebruikers van Windows 8 en Windows 7 kan het zijn dat Shell Card Online met het einvoicingsysteem niet correct wordt weergegeven. Om een correcte weergave te verkrijgen dient u de volgende stappen te doorlopen: In uw internetbrowser gaat u naar Extra > Instellingen voor de compatibiliteitsweergave.

Afb. 25:

U krijgt Afb. 26 Instellingen voor compatibiliteitsweergave te zien. Hierin dient u de volgende websites toe te voegen: shell.com en atosorigin.com

22/23


Afb. 26: Instellingen voor compatibiliteitsweergave

Nadat beide websites zijn toegevoegd vinkt u het eerste en het derde vakje aan zoals getoond op Afb. 26. Ten slotte drukt u op Sluiten.

23/23

Shell Card Online e-invoicing Service Gebruikershandleiding. Versie 2.8

Recommend Documents