E-invoicing* De markt en mogelijkheden van e-invoicing nader bekeken. *connectedthinking

E-invoicing* De markt en mogelijkheden van e-invoicing nader bekeken

*connectedthinking

1

PricewaterhouseCoopers verleent sectorspecifieke diensten op de gebieden Assurance, Tax & HRS en Advisory. Ons doel is onze klanten te helpen slagvaardig te opereren. We zien onszelf daarbij niet alleen als dienstverlener, maar ook als business partner. We geven praktische adviezen, identificeren mogelijkheden en reiken vernieuwende oplossingen aan. Resultaatgericht en vaak vanuit een verrassend perspectief. In Nederland doen we dat met zo'n 4.900 collega's, wereldwijd met meer dan 155.000 mensen in 150 landen, op basis van ons gedachtegoed Connected Thinking. Dit doen we voor zowel grote nationale en internationale ondernemingen alsook voor overheden, not-for-profitorganisaties en private companies. 'PricewaterhouseCoopers' verwijst naar het netwerk van member firms die participeren in PricewaterhouseCoopers International Limited. Iedere member firm is een afzonderlijke en onafhankelijke juridische entiteit.

Inhoud

Voorwoord

5

E-invoicing

6

Team

E-invoicing

41

3

Voorwoord

De markt voor e-invoicing ontwikkelt zich in snel tempo. Er zijn veel aanbieders in Europa die zich op deze groeiende markt richten en zij bieden voor e-invoicing verschillende oplossingen aan. PricewaterhouseCoopers (PwC) wordt als één van Nederlands grootste financiële dienstverleners regelmatig door bedrijven om advies gevraagd ten aanzien van e-invoicing bij zowel Assurance, Tax als Advisory-vraagstukken. Door ons brede nationale en internationale netwerk kunnen wij steunen op een grote groep interdisciplinaire specialisten met uitgebreide kennis van e-invoicing ten aanzien van oplossingen, leveranciers, platforms, etc. In deze uitgave gaan wij kort in op de wijze waarop e-invoicing wordt toegepast, de huidige marktontwikkelingen en de voordelen van e-invoicing. Daarnaast worden in deze brochure een aantal aanbieders van diverse oplossingen voor e-invoicing in Nederland omschreven en toegelicht.

E-invoicing

5

E-invoicing

Algemeen Integrale ondersteuning van bedrijfsprocessen door de juiste systemen en applicaties leidt tot kostenreductie, foutvermindering en prestatieverbetering. Mede door veranderende wetgeving in Nederland komt nu het concept ‘e-invoicing’ steeds vaker voor als speerpunt op de agenda van de financiële kolom. E-invoicing (of e-factureren) is het elektronisch verzenden en ontvangen van facturen tussen klanten en leveranciers. Het grote voordeel ervan is dat het menselijk handelen in het crediteuren- en debiteurenproces en de daarbij behorende fysieke papierstroom wordt vervangen door gezamenlijke afspraken die door systemen opgevolgd kunnen worden. Hierdoor kan sneller en efficiënter worden gewerkt, wat aanzienlijke kostenbesparingen met zich meebrengt. Ontwikkelingen in de markt In februari 2009 is de Nederlandse wetgeving met betrekking tot e-invoicing gewijzigd. De elektronische factuur is nu wettelijk gelijkgesteld met de papieren factuur. Staatssecretaris De Jager van Financiën en de belastingdienst hebben hiermee in Nederland ‘groen licht’ gegeven voor het versturen van facturen via e-mail. Voor het bedrijfsleven betekent dit een grote vereenvoudiging. Voorheen moest een elektronische factuur aan allerlei voorwaarden voldoen. Zo moest het document beveiligd zijn en was er een geavanceerde elektronische handtekening vereist. De situatie in Europa is zodanig dat per land de fiscale wetgeving en richtlijnen nog sterk verschillen. De Europese Commissie houdt zich op dit moment bezig met richtlijnen voor verdergaande vereenvoudiging, modernisering en harmonisatie van de fiscale wetgeving rondom (elektronische) facturatie en archivering.

6

Position in relation to e-invoicing

Don’t know Other We have not yet fully considered electronic invoicing We have decided not to implement electronic invoicing We plan to start implementation in the next 12 months We are in the process of implementing electronic invoicing We already operate electronic invoicing with our suppliers We already operate electronic invoicing with intercompany invoices We already operate electronic invoicing with our customers 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45%

Figuur 1: Positie van Europese bedrijven ten aanzien van e-invoicing Bron: “Final First Report Phase 1” van de EU Commissie, studie TAXUD/2007/AO-009.

In Nederland wil het ministerie van Economische Zaken bedrijven stimuleren om steeds meer facturen elektronisch te versturen en heeft daarom het actieplan Elektronisch Factureren geïnitieerd. Om het goede voorbeeld te geven heeft het ministerie in een convenant vastgelegd dat in 2010 10% van de door de overheid ontvangen facturen elektronisch moet worden verwerkt. Voor 2014 is dit percentage zelfs gesteld op 80%.

PricewaterhouseCoopers

Benefits of e-invoicing and e-archiving

Don’t know Other In tune with supplier preferences In tune with customer preferences

stellen en daarbij zowel de financiële als niet-financiële aspecten in overweging te nemen. Op basis van de business case kan het bedrijf een goed onderbouwd besluit nemen om vervolgens over te gaan tot het ontwerp van de oplossing en de daadwerkelijke implementatie. Wat zijn huidige barrières voor bedrijven om over te gaan tot E-invoicing? Barriers to e-invoicing and e-archiving

Less costumer/supplier disputes

Don't know Faster costumer payments

Other Increased effiency

Reliability of the system Cost reduction 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90%

Figuur 2: Voordelen van e-invoicing bij Europese bedrijven Bron: "Final First Report Phase 1" van de EU Commissie, studie TAXUD/2007/AO-009.

Waarom e-invoicing? Wanneer zou een bedrijf over moeten gaan op e-invoicing? En wanneer is het rendabel? Met e-invoicing zijn voor bedrijven een groot aantal voordelen te behalen, zoals; 1. De facturatiecyclus is korter door de automatische en snelle elektronische documentenstromen. De facturen kunnen (deels) automatisch verwerkt worden in het boekhoudpakket of ERP-systeem. 2. Door elektronische facturatie wordt er significant op papier (en dus kosten) bespaard. 3. Het elektronisch versturen van facturen bespaart papier en is daarom goed voor het milieu. 4. E-invoicing vermijdt tijdrovende handmatige activiteiten en verkleint daarmee de kans op fouten. Bij een grote hoeveelheid facturen van lage bedragen springen de voordelen voor een e-invoicing implementatie extra in het oog. Dit komt doordat de behandelingskosten per factuur in dit geval relatief hoog zijn ten opzichte van factuurbedragen. Uiteraard vergt de implementatie van een e-invoicing oplossing ook een investering. Hierbij is het van belang om vooraf eerst een goede business case op te

E-invoicing

Regulation/legislation/dealing with tax authorities Supplier compatibility/readiness Customer compatibility/readiness Readiness/compatibility of internal systems Concerns over return on investment Expensive/high investment required Complexity 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45%

Figuur 3: Barrières voor e-invoicing onder Europese bedrijven Bron: “Final First Report Phase 1” van de EU Commissie, studie TAXUD/2007/AO-009.

Barrière 1: Bereidheid en gereedheid van leveranciers en/of klanten Als bedrijven over willen stappen op elektronische facturatie is het van belang dat de leveranciers en/of klanten bereid zijn om dezelfde stap te maken. Hierbij is het van belang om het voordeel voor beide partijen duidelijk te maken. De business case kan hierbij een rol spelen. Afhankelijk van de relatie kan een van de partijen gedwongen worden om voortaan elektronische facturen te verzenden. Het is echter de vraag of dit de juiste manier is. Beter is het om in een dialoog te treden met de klant/leverancier en gezamenlijk te kijken wat zijn wensen en mogelijkheden zijn. Vaak geldt hoe belangrijker de klant/leverancier voor het bedrijf, hoe meer aandacht er besteed zou moeten worden aan de leverancier.

7

Een optie is om tussenoplossingen te definiëren en te realiseren. Door leveranciers/klanten actief op de hoogte te houden van de doelstellingen en vorderingen van het project kun je de bereidwilligheid verhogen. Eventueel is het een optie om trainingssessies te houden bij de leverancier/klant die de facturen moet ontvangen en verwerken. Door de bereidwilligheid te vergroten, is de kans van slagen van een succesvolle e-invoicing implementatie en het aanhaken van meerdere leveranciers/ klanten een stuk groter. Barrière 2: Betrouwbaarheid en compatibiliteit van huidige interne systemen en processen Het kan voorkomen dat de e-invoicing oplossing niet aansluit op de huidige interne systemen en processen. Dit kan problemen opleveren. Voordat de e-invoicing oplossing live gaat, is het verstandig deze uitvoerig te testen. Tijdens de testperiodes kunnen veel problemen vroegtijdig geïdentificeerd en verholpen worden.

Barriere 4: Mogelijkheden in huidige systemen en hoge investeringen Een bedrijf kan kiezen tussen een geïntegreerde oplossing, een externe oplossing of een hybride oplossing die ertussenin zit. Alle keuzemogelijkheden hebben hun voor- en nadelen. Het is belangrijk om eerst de huidige en gewenste situatie in kaart te brengen. Op basis hiervan kan men de mogelijke oplossingen en gerelateerde voor- en nadelen identificeren. Vervolgens kan het bedrijf op basis van de business case een gefundeerde beslissing nemen over de ideale oplossing. In de business case zullen ook de investeringen naar voren komen. De hoogte van de investeringen zal afhankelijk zijn van de gekozen oplossing. Een kosten/baten analyse geeft inzicht in het tijdspad wanneer de investeringskosten terugverdiend zijn door de besparingen die e-invoicing met zich mee brengt.

De markt voor E-invoicing Barrière 3: Wet- en regelgeving De wet- en regelgeving in Europa inzake de facturatie, administratie en archiveringsvereisten wordt door veel bedrijven als een barrière gezien voor een succesvolle e-invoicing implementatie. Dit komt omdat de huidige Europese wet- en regelgeving in de verschillende lidstaten veelal anders wordt uitgelegd.Daarnaast is er de mogelijkheid voor lidstaten om additionele vereisten neer te leggen. Dit heeft juridische onzekerheid tot gevolg en kan leiden tot onnodig hoge kosten. Hierdoor is het niet eenvoudig om een oplossing te realiseren die toepasbaar is voor heel Europa. Het goed in kaart brengen van de vereisten van de targetlanden en de uiteindelijke oplossing afstemmen met de lokale fiscus biedt vaak uitkomst. Met de komst van SEPA en zodra het nieuwe voorstel van de Europese Commissie wordt aangenomen, zal dit punt in de nabije toekomst vergemakkelijkt worden. Het is belangrijk op de hoogte te zijn van de wet- en regelgeving en de kennis up-to-date te houden om te voorkomen dat u onnodige risico’s loopt of beveiligingsmaatregelen aanschaft die overbodig zijn of niet meer voldoen.

8

Strong

Risky Bets Contenders

Strong Performers Ariba

Leaders Basware

Market presence

JPMorgan Xign JTradeCard 170 Systems* Oracle EBS PeopleSoft PowerTrack Bottomline OB10 Technologies American Express

Current offering

Weak

Full vendor participation

Inc participation

* 170 Systems is shown here based on its own products score plus the capabilities of other products such as OB10 and Kofax, that it resells.

Weak

Strategy

Strong

Figuur 4: De Amerikaanse markt voor e-invoicing Bron: Forrester Wave: AP-EIPP, Q2 ’08 by Duncan Jones.


Hoe ziet de markt eruit? Volgens een studie van de European Banking Associations (EBA) en Innopay worden in Europa jaarlijks ongeveer 30 miljard facturen verstuurd, waarvan de overgrote meerderheid papieren facturen zijn. In Nederland worden jaarlijks zo’n 1,2 miljard facturen verstuurd, waarvan ongeveer 3% elektronisch wordt verstuurd. De perceptie is dat na de publicatie van het nieuwe besluit van de Staatssecretaris de adoptie van e-invoicing in Nederland in een stroomversnelling zal komen. De doelstelling van de overheid om per 2010 10% van al haar inkomende facturen elektronisch te ontvangen zal ook voor een stimulans zorgen in de Nederlandse e-invoicing markt. Verschillende vormen van e-invoicing Wanneer het bedrijf over wil stappen op e-invoicing staat het voor verschillende keuzes. Hierbij kan het bedrijf aansluiting zoeken bij de bestaande processen en systemen of kiezen voor een nieuwe oplossing. Het is belangrijk om in de oriëntatiefase veel informatie op te vragen en te praten met experts. Ook het opzetten van een business case kan helpen als onderbouwing van de besluitvorming. Eén van de keuzes is de scope: de ontvangen facturen; de uitgaande facturen of het hele facturatieproces? Zo bestaan er het seller direct, buyer direct en consolidator model. In de eerste twee modellen wordt er gekozen voor een geïntegreerde e-invoicing oplossing waarbij het bedrijf respectievelijk elektronische facturen stuurt aan haar cliënten of ontvangt. Bij het derde model wordt er een platform tussengezet waarop meerdere verkopers en afnemers zijn aangesloten.

In Europa zijn ongeveer 350 aanbieders van e-invoicing oplossingen. In de grafiek van Forrester is te zien dat in de VS Basware, Oracle en OB10 tot de leiders en sterke spelers behoren. Een greep uit de verscheidenheid van aanbieders in Nederland is in deze brochure opgenomen. Opbouw onderzoek Op basis van onze kennis van de e-invoicing markt heeft het onderzoeksteam van PwC een willekeurige selectie gemaakt van een aantal marktpartijen. De doelstelling hierbij was om een mooie afspiegeling te geven van de mogelijkheden in de Nederlandse e-invoicing markt. Een compleet overzicht is dit onderzoek zeer zeker niet. Na de selectie heeft het team contact gezocht met de aanbieders. De aanbieders hebben een gedetailleerde presentatie gegeven van hun e-invoicing oplossing. Aan de hand van een van te voren opgestelde vragenlijst heeft het onderzoeksteam additionele vragen gesteld. Na de presentatie en het interview heeft het team de specifieke aanbiederpagina uitgewerkt. Het team heeft hierbij het perspectief van de klant ingenomen en gekeken naar de aanwezigheid, compatibiliteit en gebruikersvriendelijkheid van de processen. De uitwerkingen zijn afgestemd met de aanbieder. Hierbij is gelet op correctheid en volledigheid van de beschrijvingen. De e-invoicing markt is sterk in ontwikkeling en daarin spelen verschillende stakeholders een rol. Aan de vele druk bezochte seminars en congressen valt af te lezen dat e-invoicing steeds hoger op de agenda staat van bedrijven, zowel als klant en als aanbieder.

Verscheidenheid aan aanbieders Aanbieders van oplossingen voor verzending en verwerking van elektronische facturen hebben verschillende invalshoeken. Door de snel groeiende e-invoicing markt komen er steeds meer aanbieders die hun kernactiviteiten in de aan e-invoicing gerelateerde markten hebben liggen. Zo zijn er bijvoorbeeld de stromen vanuit de hardware markt, de software markt, de printmarkt, de logistieke markt, de postmarkt, etc. Sommige aanbieders leggen hun focus op e-invoicing en e-procurement, anderen bieden e-invoicing aan als additionele dienst bij hun business propositie.

E-invoicing

9

Accounting Plaza verzorgt, optimaliseert en flexibiliseert de HR & Finance backoffice processen van haar klanten. In 2000 ontstaan, is Accounting Plaza inmiddels uitgegroeid tot het grootste zelfstandige financial shared service centre van Nederland. Accounting Plaza heeft in totaal ongeveer 700 werknemers verspreid over diverse locaties in binnen- en buitenland.

Adresgegevens Accounting Plaza Printerweg 10 3821 AD Amersfoort Tel: (033) 454 05 00 www.accounting-plaza.nl www.clearbizz.nl Contactpersonen De heer B. Beltman [email protected] Het product voor e-invoicing Accounting Plaza biedt haar elektronische services aan via het Clearing Centre van ClearBIZZ (waar Accounting Plaza licentiehouder van is). Deze samenwerking is in 2007 tot stand gekomen. De service voor e-invoicing biedt klanten de mogelijkheid om elektronische facturen te versturen (elektronisch factureren) en te ontvangen (automatische factuurverwerking). Ook is het opbouwen van een digitaal archief onderdeel van de service. Het platform biedt een end-to-end oplossing waarbij het zogenaamde ‘any-to-any format’ wordt ondersteund. Vanuit het platform worden de volgende diensten aangeboden: l elektronisch factureren voor de business-to-business en de business-to-consumer markt; l automatische factuurverwerking voor inkomende facturenstroom; l aanvullende diensten, zoals systeemonafhankelijke digitale loonstrookpresentatie en -archivering.

10

De focus ligt op de B2B-sector. In totaal verwerkt Accounting Plaza zo’n 9 miljoen facturen per jaar. Een groot deel hiervan is al elektronisch en wordt gedeeltelijk ook via EDI ontvangen of verstuurd. Releasebeleid Accounting Plaza volgt de innovaties van ClearBIZZ. ClearBIZZ heeft een innovatieplan tot 2015. Dit zal afhankelijk van de marktontwikkelingen worden aangepast en bijgestuurd. Updates van functionaliteiten vinden op een continue basis plaats en komen ter beschikking van alle aangesloten gebruikers. Installatie, configuratie en hardwarevereisten Accounting Plaza biedt de e-invoicing oplossing aan als een service (SAAS). Dit betekent ondermeer geen hardware en beheer op de locatie van de klant. De meeste boekhoud- en ERP-pakketten zijn eenvoudig te koppelen waardoor de klant snel kan overgaan tot elektronische factuurverwerking of verzending. Support Accounting Plaza heeft een eigen Customer Care Centre voor haar klanten. Het Customer Care Centre biedt een eerste- en tweedelijns support. Als groot financieel shared service centre heeft Accounting Plaza kennis van financiële administraties, boekhoud- en ERP-pakketten zelf ‘in huis’. Overige producten en nieuwe ontwikkelingen Accounting Plaza biedt dienstverlening op het gebied van outsourcing en aan financiële en HR-administraties gerelateerde dienstverlening. Accounting Plaza biedt haar e-invoicing diensten aan vanuit een Business Process Outsourcing (BPO) perspectief. Via het Clearing Centre van ClearBIZZ kunnen ook loonstroken verstuurd en gearchiveerd worden. In combinatie met enkele partners biedt Accounting Plaza onder andere ook diensten als creditmanagement, workflow en ordermatching aan. Integratiemogelijkheden Het platform heeft koppelingen met 15 ERP-pakketten en 350 boekhoudpakketten.


Certificeringen Het platform voor elektronische diensten heeft een ISO-normering, SAS70 en is SOX compliant. Belastingtechnische aspecten bij e-invoicing Voor haar compliance in diverse landen maakt Accounting Plaza gebruik van een advieskantoor. Voor de inhoud van de factuur voert het bedrijf standaard checks en controles uit. Hierbij wordt gekeken naar de aanwezigheid van bepaalde vereisten op de factuur en niet naar de correctheid. Waarborging broncode De broncode wordt geborgd door middel van een escrow bij een derde partij. Gebruikersgroep Accounting Plaza heeft interne werkgroepen die de functionaliteit en de klantvriendelijkheid van de systemen toetst.

Kosten Op basis van een vooraf overeengekomen SLA wordt er een vast bedrag voor de koppeling en een variabel bedrag voor de service gevraagd. Hierbij wordt gebruik gemaakt van een transactieprijs, die afhankelijk is van het volume van de klant. Marktsegmenten en referenties Accounting Plaza heeft een groot marktaandeel in de retailsector en is verder actief in de zorgsector, dienstverlening en industrie. Referenties van Accounting Plaza zijn onder andere: Ahold en haar dochtermaatschappijen, Prenatal, Leids Universitair Medisch Centrum. Samenwerkingsverbanden Accounting Plaza heeft een breed partnernetwerk met toonaangevende bedrijven om haar dienstverlening op diverse vlakken te vergroten.

Implementatiemodel Een koppeling met het platform verloopt snel en eenvoudig. Eigen systemen hoeven niet aangepast te worden en door middel van één koppeling zijn alle reeds aangesloten bedrijven te bereiken. Wanneer de klant zijn systemen verandert, is alleen een nieuwe koppeling voldoende om de dienstverlening te kunnen voortzetten. Onderscheidend vermogen Accounting Plaza onderscheidt zich in de markt als BPO-specialist. Het bedrijf kan de gehele financiële administratie uit handen nemen van haar klanten. Binnen de e-invoicing sector maakt deze Business Process Outsourcing propositie haar uniek. De e-invoicing propositie is namelijk slechts een klein deel van de diensten die Accounting Plaza aanbiedt om de hele keten te kunnen optimaliseren.

E-invoicing

11

Stap 1: Intake / Contract / Order

Niet aanwezig

Deze stap is niet aanwezig.

Stap 2: Orderverwerking

Niet aanwezig

Orderverwerking is niet aanwezig.

Stap 3: Verzamelen gegevens

Aanwezig

Afhankelijk van de gekozen oplossing is dit aanwezig.

Stap 4: Opstellen factuur

Aanwezig

De leverancier verstuurt de factuur vanuit de bestaande billing systemen naar Accounting Plaza die deze via UBL omzet naar het format dat met de afnemer afgesproken is.

Stap 5: Verzenden factuur

Aanwezig

De leverancier verstuurt de factuur vanuit de bestaande billing systemen naar Accounting Plaza die deze via UBL omzet naar het format dat met de afnemer afgesproken is.

Stap 6: Debiteurenbeheer

Optioneel

In samenwerking met andere partijen biedt Accounting Plaza haar klanten de mogelijkheid tot debiteurenbeheer.

Stap 7: Verwerken ontvangsten

Niet aanwezig

Het verwerken van ontvangsten is niet aanwezig.

Stap 8: Archiveren

Aanwezig

Accounting Plaza biedt de mogelijkheid tot (elektronische) archivering.

Stap 9: Rapporteren

Aanwezig

De klant kan inloggen op een dashboard waaruit diverse management rapportages gedraaid kunnen worden. Tevens zijn er via het dashboard controle- en informatiemanagementmogelijkheden.

12


Anachron is opgericht in 1999 en is specialist op het gebied van elektronisch presenteren en archiveren van facturen. Anachron heeft 39 werknemers in dienst, waarvan het merendeel werkzaam is op het hoofdkantoor in Amsterdam. Anachron focust zich met name op de B2B-markt.

Adresgegevens Joop Geesinkweg 310 1096 AW Amsterdam Tel: + 31 (0)20 531 39 00 www.anachron.com Contactpersoon De heer F. Hoekstra [email protected] Het product voor e-invoicing Anachron levert end-to-end oplossingen voor zowel de inkomende als de uitgaande factuurstroom. Hierbij maakt Anachron voornamelijk gebruik van het ‘Direct Biller’ model en het ‘Consolidator’ model”. Het Direct Biller model houdt in dat een verzender facturen uitstuurt naar meerdere ontvangers. In de look and feel van de verzender wordt de e-invoicing portal via het internet beschikbaar gemaakt voor verzender en ontvanger. Het Consolidator model houdt in dat meerdere verzenders en meerdere ontvangers facturen via een generiek e-invoicing platform kunnen uitwisselen. Het Consolidator model heeft standaard functionaliteiten voor de verzenders en ontvangers. Anachron kan alle formaten aan en deze omzetten naar ieder ander format (‘any-to-any- format’). De oplossingen van Anachron zijn 100% papierloos. Scanning of printoplossingen worden alleen als transitie gezien. Anachron signeert elk factuurdocument met de geavanceerde digitale handtekening die, indien vereist, is gebaseerd op een gekwalificeerd certificaat.

E-invoicing

Releasebeleid Anachron voert maandelijks een update naar haar klanten uit. Dit kan verschillen van een geheel nieuwe versie tot patches. In de updates worden ook nieuwe functionaliteiten aangekondigd. Installatie, configuratie en hardwarevereisten Het enige dat Anachron van haar klanten verlangt, is om een workshop in te plannen. Tijdens deze workshop worden de functionaliteiten bepaald. Op deze manier kan Anachron de sleutelelementen bepalen van de factuurdata. Nadat de optimale set-up is gekozen, implementeert Anachron haar oplossing (‘Direct Biller’) of koppelt zij de klant aan de hub (‘Consolidator’). Over het algemeen maakt Anachron gebruik van een standaard oplossing, die tailor-made kan worden gemaakt. Zo heeft de klant de mogelijkheid om haar eigen 'look and feel' en gewenste functionaliteiten aan de e-invoicing portal te geven. Nieuwe cliënten hebben het 'Direct Biller' model live in 3 maanden in verband met de implementatie. Het Consolidator model kan in één dag live zijn (tekenen contract en creëren account). Anachron heeft verschillende standaard koppelingen met boekhoudpakketten en ERP/softwarepakketten. Het aantal koppelingen neemt momenteel snel toe. Support Anachron verleent haar klanten een support/helpdeskfunctie zowel per e-mail als telefonisch. De supportafdeling is meertalig. Hierbij opereert Anachron als een tweedelijnssupport. De eerste lijn is de helpdesk bij de klant. Als er een vraag per e-mail of per telefoon binnenkomt, probeert eerst de helpdesk de vraag op te lossen. Indien dit niet lukt, wordt de vraag doorverwezen naar Anachron. Anachron traint de helpdesk van de klant, zodat deze de e-invoicing oplossing op een goed niveau begrijpt en probleemoplossend kan fungeren. Anachron ondersteunt haar klanten in het onboarden van ontvangers en verzenders. Anachron heeft een dedicated sales team, welke het on boarding proces van haar klanten kan overnemen dan wel ondersteunen.

13

Overige producten en nieuwe ontwikkelingen Naast facturen kunnen ook andere documenten via een end-to-end oplossing gepresenteerd worden. Diensten die Anachron ook aanbiedt, zijn: het online presenteren en archiveren van loonstroken, contracten, aanmaningen en (verzekerings)polissen. Anachron biedt daarnaast diverse AddOn's aan die het totale factuurproces optimaliseren. Zo is Anachron in staat om diverse betaalmethoden te koppelen aan de e-invoicing portal waarin de facturen worden gepresenteerd. Anachron ondersteunt online betaaltoepassingen als IDEAL, Digitale Nota, Credit Card via de diverse Payment Service Providers. Daarnaast ondersteunt Anachron print & mail distributie door heel Europa. Anachron maakt een kopie van de papieren factuur beschikbaar in het online factuurarchief van de verzender. Integratiemogelijkheden Anachron biedt standaardkoppelingen voor het versturen en ontvangen van factuurdata vanuit diverse boekhoud, ERP en softwarepakketten aan. Daarnaast heeft het Anachron e-Invoicing platform connecties met internationale e-Invoicing netwerken. Deze multi-channel benadering maakt het voor de verzender mogelijk om, via Anachron, de factuurdata aan te leveren op het platform of netwerk waarop de ontvanger is aangesloten. Certificeringen Anachron is in de laatste fase van het verkrijgen van de ISO 9001, ISO 27001 en SAS 70-certificering. Belastingtechnische aspecten bij e-invoicing De fiscale en juridische vraagstukken die e-invoicing en e-archiving met zich meebrengt, zijn afgedekt door Anachron. Dit geldt zowel voor de nationale als internationale wetgeving. Een voorbeeld hiervan is de noodzakelijke software die in Nederland beschikbaar is voor de gekwalificeerde handtekeningen in Duitsland. Waarborging broncode Alleen op specifiek verzoek wordt de broncode door middel van een escrow gewaarborgd. Hier wordt in de praktijk zelden om gevraagd.

14

Gebruikersgroep Anachron wisselt actief ervaringen uit met haar klanten, partners en leveranciers van boekhoud, ERP en softwarepakketten om zo haar dienstverlening te kunnen verbeteren en optimaliseren. Implementatiemodel Implementaties worden door Anachron zelf uitgevoerd en de duur daarvan verschilt per situatie. Implementatie van het Direct Biller model kan 3 maanden duren in verband met de implementatie en uitrol naar verschillende landen, terwijl het Consolidator model slechts een dag nodig heeft. Hierbij is slechts het tekenen van het contract en het creëren van een account vereist. Onderscheidend vermogen Anachron biedt als ASP haar klanten end-to-end oplossingen en optimaliseert de uitgaande en inkomende factuurstroom en het verwerkingsproces van de klant. Daarnaast is het uniek dat Anachron dispuutmanagement kan aanbieden op factuurregelniveau. De functionaliteit online dispuutafhandeling stelt de ontvanger in staat om online vragen te stellen over de factuur of een factuurregel. Het is ook mogelijk dat de ontvanger een bijlage toevoegt. Dit draagt bij aan een gestructureerde verwerking van klantvragen en een verkorting van de afhandelingtijd. De online dispuutfunctionaliteit kan geïntegreerd worden met Credit Management software. De oplossingen van Anachron zijn multilingual en multicurrency en worden in meer dan 70 landen gebruikt. Kosten Het kostenaspect van de Anachron dienstverlening bestaat zowel uit een vast bedrag voor de implementatie en koppeling als een variabel bedrag per factuur. Marktsegmenten en referenties Anachron focust zich op de B2B-markt. Hoewel het zich niet focust op bepaalde segmenten heeft zij een sterke vertegenwoordiging in de automotive sector. Met haar Consolidator model en de koppelingen met de diverse boekhoudsystemen richt zij zich ook op de MKB-markt. Enkele referenties van Anachron zijn ING, Eneco, Essent, Lyreco, LeasePlan en Athlon Car Lease.


Samenwerkingsverbanden De key partner van Anachron is ING. Het belang van ING in Anachron is onlangs uitgebreid naar 30%. Anachron is de e-invoicing technology partner van ING. ING heeft e-invoicing opgenomen in haar nationale en internationale productenportfolio. Anachron heeft daarnaast selling partners in de UK, België en de Baltische Staten.

E-invoicing

15


Aanwezig

Anachron faciliteert het elektronisch versturen van een PO aan de leverancier. Daarnaast biedt Anachron de mogelijkheid om de factuurdata verstuurd aan de klant te controleren op PO nummer en andere validatiekenmerken.


Niet aanwezig

Orderverwerking vindt plaats in het financiële systeem van de klant.


Aanwezig

Afhankelijk van de gekozen oplossing kan het zijn dat Anachron de gegevens verzamelt. Anachron kan de gegevens of bestanden (vb. PDF) verzamelen en consolideren tot een verzamelfactuur. Daarnaast is het mogelijk dat Anachron naast de factuurdata, data over het verbruik van de services of producten koppelt aan de factuur. Hierdoor kan de klant analyses en rapportages genereren.


Aanwezig

De factuur wordt in het facturatiesysteem van de klant aangemaakt. De klant verstuurt de factuurdata via een beveiligde verbinding naar het Anachron e-invoicing platform. Anachron verzorgt de factuuropmaak voor haar klanten.


Aanwezig

De factuur wordt binnen de e-Invoicing portal gepresenteerd en gearchiveerd. De ontvanger ontvangt een notificatie e-mail waarin de ontvangst van de nieuwe factuur wordt aangekondigd. De ontvanger kan met de notificatie e-mail een factuurbestand voor autorisatie of directe verwerking mee laten sturen. Afhankelijk van de gekozen oplossing en de overeenkomst met de verzender kan vrijwel elk downloadformaat beschikbaar worden gemaakt aan de ontvanger. Anachron kan daarnaast de factuurdata via een directe beveiligde verbinding beschikbaar stellen aan de ontvanger. De ontvanger kan hierdoor de factuurdata direct verwerken in haar business applicatie.


Optioneel

Door samenwerking met enkele marktpartijen kan er een incasso- en debiteurenbeheer plaatsvinden.


Aanwezig

Ontvangsten kunnen ook geregistreerd worden door Anachron. In bepaalde communities vindt er matching van ontvangsten en facturen plaats. Een voorbeeld van een community die door Anachron ondersteund wordt, is het ROB platform.

Stap 8: Archiveren

Aanwezig

Klanten van Anachron hebben de beschikking over een online factuurarchief voor de volledige 7 jaar of langer indien vereist. Het archief is altijd beschikbaar. Binnen het archief kunnen zoekopdrachten uitgevoerd worden. Deze zoekresultaten zijn realtime opvraagbaar en in verschillende formaten te downloaden.

Stap 9: Rapporteren

Aanwezig

Anachron biedt standaard rapportagefunctionaliteiten aan, maar kan ook maatwerk leveren. Het is mogelijk om klantinformatie te koppelen aan de factuurdata. Hierdoor kan de ontvanger uitgebreide rapportages genereren en analyses maken. Voorbeelden zijn bijvoorbeeld Caller Details (Telco) en Smart Metering (Energy). Rapportages kunnen variëren van high-level tot heel gedetailleerd.

16


B2BOOST is opgericht in 2000 en biedt een oplossing voor het proces van zowel inkomende als uitgaande facturatie, genaamd InvoiceGate. B2BOOST maakt gebruik van een platform dat wordt gehost vanuit België.

Releasebeleid B2BOOST verspreidt elk jaar twee nieuwe versies van haar software. Deze is grotendeels afhankelijk van de vereisten van de bestaande en de nieuwe klanten. Updates van functionaliteiten vinden op een continue basis plaats en komen ter beschikking van alle aangesloten gebruikers.

Adresgegevens B2BOOST S.A. Chée de Waterloo, 1453 B - 1180 Brussels Tel: +32 (0)2 629 60 00 www.b2boost.com www.invoicegate.com

Installatie, configuratie en hardwarevereisten Over het algemeen hoeft de klant niets te veranderen of te installeren om gebruik te kunnen maken van de oplossing van B2BOOST. In sommige gevallen kan het noodzakelijk zijn om een kleine applicatie te installeren op de systemen van de klant voor het beveiligd versturen of ontvangen van factuurinformatie. De klant kan hiervoor een bestand downloaden dat zichzelf installeert. Enige vereiste voor de klant is het hebben van een internetverbinding. Binnen 24 uur wordt de klant gekoppeld aan het platform van B2BOOST. De klant stuurt zijn factuur of factuurdata naar B2BOOST, die deze dematerialiseert en omvormt tot het format dat met de ontvanger is overeengekomen. B2BOOST maakt gebruik van gekwalificeerde handtekeningen en EDI. Daarnaast presenteert zij ook facturen op een webportal.

Contactpersoon De heer G. Collet [email protected] Het product voor e-invoicing B2BOOST biedt haar klanten een totaaloplossing voor zowel inkomende als uitgaande facturen: InvoiceGate. Samen met de klant worden de gewenste opties geselecteerd. Deze kunnen variëren van een zeer uitgebreide e-invoicing en e-archiving oplossing tot een waardevolle aanvulling op bestaande systemen, activiteiten en processen. De oplossing is opgebouwd uit gestandaardiseerde modules die voor de klant op maat kunnen worden gemaakt. B2BOOST maakt hierbij gebruik van een platform waarbij het een ‘any-to-any format’ ondersteunt. Vanuit diverse billing en facturatiesystemen van de klant kunnen allerlei soorten formats naar het platform verstuurd worden. Afhankelijk van de eisen van de ontvanger wordt er afgesproken in welk format de factuur verstuurd wordt. In overleg met beide partijen kan B2BOOST ook de facturen archiveren. Op dit moment is de e-invoicing oplossing live in de Benelux, Duitsland, Groot-Brittannië, Spanje en Frankrijk. Binnenkort komen hier de Scandinavische landen bij. In 2007 heeft B2BOOST 600.000 transacties afgehandeld via haar platform. De focus ligt op de grotere bedrijven, maar het MKB kan ook aan het platform gekoppeld worden dankzij de webbased oplossing met een downloadbare virtuele printer en webservice.

E-invoicing

Support B2BOOST biedt een helpdesk aan aan haar klanten en de gebruikers van het platform. Veel verloopt via de portal, waar ook een ‘Frequently Asked Questions’ (FAQ) sectie is, maar er is ook een supportteam ter beschikking. Voor ondersteuning treedt B2BOOST op als tweede- of derdelijnsupport. In de gaming sector treedt zij ook vaak op als eerstelijnsupport, waarbij zij actief problemen identificeert en oplost. Overige producten en nieuwe ontwikkelingen B2BOOST is oorspronkelijk afkomstig uit de gaming industrie, waar hun ontwikkeling begon met het opzetten en hosten van een online gaming transactieplatform. Hierop biedt zij ook een community aan waar de gameverkopers, leveranciers en distributeurs onderling elektronische documenten kunnen uitwisselen. Leveranciers en aankopers kunnen bijvoorbeeld elektronische orders, prijslijsten, special offers, bestellinginformatie en andere documenten uitwisselen. Het doel is om in de gaming industrie de

17

complete waardeketen te automatiseren. Op dit moment wordt 80% van de Europese distributie van videogames door B2BOOST behandeld. Vanuit die expertise heeft zij ook haar e-invoicing en e-archiving oplossing ontwikkeld. Voor geïnteresseerde klanten biedt zij een gefundeerde excel based business case aan waarop men kan zien op welke manier e-invoicing en e-archiving interessant zijn. Nieuwe diensten die B2BOOST momenteel aan het testen is, zijn onder andere dispuutmanagement, creditmanagement en de status van betalingen. Integratiemogelijkheden Aangezien het B2BOOST-platform aansluit op bestaande billing- en facturatiesystemen en alle formats kan omzetten, is zij volledig op stand-alone basis te gebruiken. Certificeringen B2BOOST heeft geen certificeringen. Belastingtechnische aspecten bij e-invoicing B2BOOST maakt gebruik van gekwalificeerde handtekeningen. Voor haar compliance in de diverse landen maakt zij gebruik van een advieskantoor. Op de inhoud van de factuur worden controles uitgevoerd. Hierbij wordt gekeken naar de aanwezigheid en niet naar de correctheid van bepaalde vereisten. Waarborging broncode In overleg met de klant kan de broncode worden gewaarborgd door middel van een escrow.

klant om een beveiligde lijn tussen B2BOOST en de klant op te zetten. De klant dient dan een bestand te downloaden dat zichzelf installeert. Onderscheidend vermogen Het onderscheidend vermogen van B2BOOST is de flexibiliteit in de aansluiting op de bestaande systemen van de klant. Omdat B2BOOST alle formats aankan, hoeft de klant in haar systemen niks te veranderen. Verder laat de expertise van B2BOOST ook toe om het interne facturatieproces verder te optimaliseren. Kosten De kosten voor het gebruik van de B2BOOST-0oplossing worden berekend op basis van het dataverkeer, de archivering en de gebruikte elektronische handtekeningen. Hierbij moet gedacht worden aan het aantal facturen dat verstuurd wordt. Verder wordt de implementatie (indien vereist), onderhoudsfee en een licentiefee voor het gebruik van de portal doorberekend. Marktsegmenten en referenties B2BOOST heeft een groot marktaandeel in de gaming sector, waaruit het oorspronkelijk gegroeid is. Referenties zijn onder andere: Electronic Arts (EA), British Telecom (BT), Intertoys, Carrefour, Bart Smit en Ubisoft. Samenwerkingsverbanden B2BOOST werkt samen met advieskantoren en een groot internationaal telecombedrijf.

Gebruikersgroep B2BOOST communiceert actief met haar klanten om haar dienstverlening en de werking van het InvoiceGate platform te optimaliseren. Implementatiemodel Het is mogelijk om met de B2BOOST-oplossing binnen een dag ‘live’ te zijn. Via haar webplatform InvoiceGate kan een nieuwe klant zich aanmelden. In principe kan B2BOOST alle bestaande output van de billingsystemen van de klant aan. Eventueel is een halfgeautomatiseerde installatie nodig bij de

18



Niet aanwezig

Op dit moment alleen aanwezig in de community van de video gaming industrie.


Niet aanwezig

Op dit moment alleen aanwezig in de community van de video gaming industrie.


Aanwezig

De leverancier verstuurt de factuur vanuit de bestaande billing systemen naar b2boost die deze dematerialiseert en naar het format omzet die met de afnemer afgesproken is.


Aanwezig



Aanwezig



Niet aanwezig

In ontwikkeling.


Niet aanwezig

Ontvangsten worden niet geregistreerd door b2boost.

Stap 8: Archiveren

Aanwezig

B2boost biedt de leverancier en de afnemer de mogelijkheid voor elektronische archivering van de facturen.

Stap 9: Rapporteren

Aanwezig

Een reportage mogelijkheid is aanwezig. Hierbij wordt met de klant bekeken wat interessante data is. Hierbij moet gedacht worden aan het aantal nieuwe accounts, nieuwe gebruikers en total views. Er wordt altijd een controle bestand naar de klant teruggestuurd. Daarnaast zijn er ook error reports en alarmeringsprocedures.

E-invoicing

19

Basware Nederland is opgericht in 2000, terwijl het hoofdkantoor in Finland al vanaf 1985 actief is. Basware is een internationaal bedrijf met een eigen organisatie en partnernetwerk. De ontwikkeling van de Basware oplossingen is geheel in eigen handen.

Adresgegevens Basware Corporation Joop Geesinkweg 701 1096 AZ Amsterdam Nederland Tel: (020) 850 80 20 www.basware.com Contactpersoon De heer P. Klaver [email protected] Het product voor e-invoicing Basware biedt oplossingen voor zowel het ontvangen en verwerken van inkomende als het versturen van uitgaande facturen. In 1985 is gestart met een oplossing voor het verwerken van inkomende facturen, om in 2002 uit te breiden met het aanbieden van een platform om facturen elektronisch te ontvangen en te versturen. Daarnaast biedt Basware modules om facturen automatisch to matchen met orders en contractverplichtingen. Releasebeleid Basware brengt jaarlijks een nieuwe versie uit van haar oplossing. Subreleases worden maximaal twee maal per jaar uitgebracht. Tot twee volledige versies terug biedt Basware ondersteuning. Installatie, configuratie en hardwarevereisten De Basware oplossing voor het elektronisch versturen en ontvangen van facturen is genaamd Basware Business Transactions en is een web-based SaaS-oplossing. Dit betekent dat deze oplossing gehost wordt door Basware zelf en dat klanten geen investeringen in IT-hardware en infrastructuur hoeven te doen. De oplossing voor interne factuurverwerking, Basware Invoice Processing, biedt Basware aan als in-house en als SaaS-oplossing.

20

Support Basware biedt de mogelijkheid om tijdens kantooruren met het Europese support centre in Nederland contact op te nemen. Support wordt geleverd via telefoon, email en middels een supportsysteem. Support wordt ofwel remote vanaf het support centre geleverd ofwel uitgevoerd bij de klant zelf. Het Europese support centre bedient Nederland, Duitsland, Frankrijk en het Verenigd Koninkrijk. Resellers beschikken daarnaast over een eigen support desk. Overige producten en nieuwe ontwikkelingen Naast e-facturatie biedt Basware software aan voor inkomende factuurverwerking en inkoopmanagement. Middels OCR (Optical Character Recognition) worden facturen gedigitaliseerd. Na digitalisering en goedkeuring worden de facturen gematcht met de inkooporders of contracten, indien de matching succesvol is kunnen ze direct worden betaald, de uitzonderingen worden ter goedkeuring rondgestuurd naar de betreffende budgethouders. Na goedkeuring worden de facturen vrijgegeven voor betaling vanuit het financiële of ERP-systeem. De facturen worden daarna gearchiveerd. Ook het gehele inkoopproces kan ondergebracht worden in Basware, vanaf het offertetraject en contractmanagement tot aan het ontvangen van de goederen. Basware werkt op dit moment aan een aantal ontwikkelingen: ontwikkelen online interfaces met o.a. MS Dynamics AX; l uitbreiden functionaliteit Supplier Portal; l verdere ontwikkeling sourcing en contractmanagement functionaliteit; l uitbreiden partnerships met andere e-invoice platformen. l

Integratiemogelijkheden Basware heeft met zijn oplossing integratiemogelijkheden met zowel financiële als ERP-systemen. Basware heeft inmiddels koppelingen ontwikkeld met meer dan 200 financiële en ERP-systemen. Daarbij zijn er gecertificeerde koppelingen met o.a. SAP en Oracle. De integratie met ERP is online gerealiseerd, in tegenstelling tot batchverwerking.


Certificeringen Basware maakt gebruik van digitale handtekeningen die uitgeven zijn door Certification Authorities. Deze digitale handtekening zijn o.a. gecertificeerd door de Duitse Bundesnetzagentur. Belastingtechnische aspecten bij e-invoicing Basware is voor het versturen compliant met de EU btw-wetgeving. Voor landen waar de wetgeving dit verplicht, zoals Duitsland, Zwitserland, Frankrijk, wordt de uitgaande factuur voorzien van een digitale handtekening die voldoet aan de lokale eisen. Facturen worden momenteel verzonden in meer dan 20 landen in Noord-Amerika en Europa. Basware biedt zowel oplossingen voor het archiveren van de inkomende als de uitgaande factuur. Waarborging broncode De broncode van Basware is geborgd middels een Escrow overeenkomst. Klanten hebben de mogelijkheid om hiervoor te kiezen. Gebruikersgroep Er is een onafhankelijke gebruikersgroep opgericht, die tweemaal per jaar een bijeenkomst houdt. De bevindingen van deze gebruikersgroep worden gecommuniceerd aan Basware. Vanuit het hoofdkantoor in Finland worden jaarlijks een groep ervaren gebruikers uitgenodigd om te komen discussiëren over mogelijke ontwikkelingen binnen Basware. Implementatiemodel Implementaties worden door zowel Basware zelf als door implementatiepartners uitgevoerd. Implementatie van de oplossing voor interne elektronische verwerking van inkomende facturen vraagt circa 25-30 dagen. Implementatie van de oplossingen voor het elektronische ontvangen en importeren van facturen vraagt circa 1-3 dagen. Implementatie van de oplossing voor elektronische verzending van uitgaande facturen vraagt circa 1-3 dagen.

E-invoicing

Onderscheidend vermogen Basware is een internationaal georiënteerde organisatie, die een wereldwijde ondersteuning aanbiedt en het systeem beschikbaar heeft in 16 talen. Het is daarbij mogelijk om Basware te koppelen aan meerdere ERP-systemen tegelijk, in het geval van meerdere entiteiten per organisatie. Basware beschikt over modules voor het gehele purchase-to-pay proces; inkoop, e-invoicing, elektronische factuurverwerking, archivering. Op het gebied van e-factureren biedt Basware oplossingen voor alle 3 deelgebieden: verzenden e-facturen, ontvangen e-facturen en elektronische factuurverwerking. Kosten Eenmalige kosten betreffen de implementatie- en aanschafkosten van Basware. Overige eenmalige kosten liggen in het inrichten van de portal en de helpdesk ten aanzien van deze portal. De jaarlijkse vaste kosten betreffen de abonnementskosten. De variabele kosten zijn de kosten voor het afleveren van een factuur. Afhankelijk van het volume en de complexiteit van aflevering, kunnen deze kosten per factuur toe- of afnemen. Marktsegmenten en referenties Basware richt zich op zowel publieke als private organisaties die meer dan 30.000 facturen per jaar verwerken. Naast deze klantgerichte focus richt Basware zich op roaming met leveranciers. Referenties van Basware zijn onder andere: SITA, PCM Uitgevers, Medtronic, Strukton Worksphere, ANWB en BAM. Samenwerkingsverbanden Basware beschikt over een wereldwijd netwerk van 70 implementatie- en verkoop partners. Daarnaast maakt Basware ook gebruik van technische partnerships. Basware werkt met een 70-tal andere factuurplatformen samen voor het uitwisselen van facturen.

21


Niet aanwezig

Basware beschikt niet over een contractenmodule met betrekking tot verkoop en pakt het proces op vanaf de orderverwerking in stap 3


Aanwezig

Kopende organisaties kunnen via Basware de inkooporder digitaal versturen naar leveranciers. Op de Supplier Portal kan de order worden ontvangen, geaccepteerd, aangepast of afgewezen. Is de order geaccepteerd, dan kan met een druk op de knop een digitale (dee) factuur worden gemaakt die via Basware wordt verstuurd.


Aanwezig

Middels de koppeling tussen het financiële systeem en de omgeving van Basware worden de gegevens van de openstaande financiële posten uitgewisseld.


Aanwezig

De oplossing van Basware stelt een factuur op in hardcopy danwel PDF, EDI (XML) of TIFF format en ieder ander format. De conversie vindt plaats in het systeem van Basware.


Aanwezig

De factuur wordt verstuurd via elektronisch berichtenwisselingen naar de klant of middels een papieren document.


Niet aanwezig

Basware richt zich op het proces van het verzenden van digitale facturen. Het gehele debiteurenbeheerproces, inclusief aanmaningen, incasso, enzovoorts, is niet aanwezig in het systeem.


Niet aanwezig

Ontvangsten worden niet in Basware geregistreerd.

Stap 8: Archiveren

Deels aanwezig Basware duplicate archiving service ontvangt een digitale archief kopie van verzonden facturen zoals die uiteindelijk bij de klant worden afgeleverd, inclusief gecreëerd image, digitale handtekening en originele factuur. Deze kopie kan in een archiveringssysteem worden ingelezen en opgeslagen.

Stap 9: Rapporteren

Aanwezig

22

Basware beschikt over een rapportagemodule waarbij wordt gerapporteerd op basis van opgestelde prestatienormen (KPI's). Daarnaast zijn rapportagemogelijkheden aanwezig ten behoeve van monitoring en is een audittrail beschikbaar. In de rapportagemodule is het mogelijk zelf rapportages aan te maken in Excel.


Kofax plc (LSE:KFX) werd opgericht in 1985 en is gespecialiseerd in het automatiseren van documentintensieve bedrijfsprocessen. Kofax voorziet bedrijven van oplossingen voor het stroomlijnen van informatiestromen via gecentraliseerd en geautomatiseerd identificeren, transformeren en uitwisselen van bedrijfskritische informatie. Kofax is wereldwijd actief en biedt deze oplossingen aan via eigen verkoop- en serviceteams verspreid over meer dan 30 landen en werkt nauw samen met een 1000-tal Kofaxgecertificeerde partners in meer dan 60 landen.

Adresgegevens Kofax Netherlands B.V. Meidoornkade 19 3992 AG Houten Tel: (030) 262 62 06 www.kofax.com Contactpersoon De heer P. van Kampen [email protected] Het product voor e-invoicing De Kofax Solution for e-invoice processing is een hybride oplossing die bedrijven in staat stelt om snel en eenvoudig leveranciers te migreren naar elektronische facturatie en biedt tegelijkertijd een methode voor de verwerking van papieren facturen. Papieren facturen worden ingescand, factuurgegevens worden automatisch herkend, verrijkt met ERP-data waarna aansluiting plaatsvindt op een workflow voor factuurverwerking of in een ERP- of boekhoudsysteem. Elektronische facturen worden via de Kofax e-Transactions module verstuurd, alsook ontvangen en in hetzelfde proces als de papieren facturen verder verwerkt. Releasebeleid Kofax ontwikkelt haar product verder in-house door middel van het ‘Engineering Change Order Process.’ Het streven is om iedere 3 tot 8 maanden een nieuwe point release uit te brengen.

E-invoicing

Installatie, configuratie en hardwarevereisten De Kofax software kan eenvoudig worden geïnstalleerd. De leverancier en/of afnemer heeft in principe alleen een computer/server, internet en emailverbinding nodig. De Kofax e-invoicing oplossing kan als additionele dienst worden toegevoegd aan het bestaande facturatieproces. De softwaremodule vangt het factuurdocument voor het printen af en verzendt zowel het factuurbeeld als de factuurdata naar de ontvanger, waar deze wordt opgevangen door de Kofax e-Transactions module. Aan de kant van de ontvanger wordt de Kofax e-Transactions module geïnstalleerd die de factuur ontvangt. Afhankelijk van het bestaande pakket en de diensten die van Kofax worden afgenomen, wordt de factuur verwerkt via het bestaande proces of wordt het proces verder geoptimaliseerd. Support De support en helpdesk van Kofax worden aangeboden via de wereldwijde service organisatie van Kofax en gecertificeerde Kofax implementatiepartners. Overige producten en nieuwe ontwikkelingen Kofax Financial Automation Suite beschikt tevens over een eigen workflow omgeving voor de verwerking van debiteuren, crediteuren, inkoop, declaraties, vaste activa, grootboek en projecten. Kofax beschikt over een Enterprise Capture en Exchange platform voor document intensieve business processen waarin documenten worden ingescand, de data wordt geëxtraheerd, automatisch geclassificeerd en gescheiden waarna diverse controleslagen mogelijk zijn voordat het document wordt aangeboden aan een ander softwaresysteem. Dit is een modulaire oplossing. Afhankelijk van de gevraagde functionaliteit kunnen additionele modules worden aangeboden. Kofax ontwikkelt op dit moment de volgende onderdelen: HTTPS beveiligde communicatie; l gebruik van webservices voor rechtstreekse communicatie tussen de leverancier en de backend applicatie van de ontvanger; l

23

l

uitgebreide business rules validatie aan de kant van de leverancier, voordat de informatie wordt doorgestuurd naar de ontvanger.

Integratiemogelijkheden Voor diverse ERP-, ECM- en database-applicaties zijn standaard softwarekoppelingen beschikbaar. Wanneer er geen standaardkoppeling aanwezig is, kan deze op korte termijn gemaakt worden. Certificeringen Kofax Financial Automation Suite is gecertificeerd met Oracle Peoplesoft Enterprise en via het Oracle Certified Advantage Partner Program. Verder is Kofax een Certified SAP partner en gecertificeerd voor SAP Netweaver. Belastingtechnische aspecten bij e-invoicing Voor de inhoud van de factuur kan Kofax checks en controls uitvoeren. Op basis van de ingestelde business rules wordt gekeken naar de aanwezigheid en naar de correctheid van bepaalde vereisten op de factuur. Waarborging broncode De broncode wordt niet geborgd.

factuur omgezet en verrijkt met data en verwerkt. Daarnaast is het voor de factuurontvanger gemakkelijk om een leverancier over te laten stappen op e-invoicing, aangezien Kofax de module gratis aan de zender van de factuur aanbiedt. Verder zorgt de Kofax e-Transactions oplossing ervoor dat bedrijven aan e-invoicing kunnen doen zonder zorgen over complexe integraties en zonder dat leveranciers hun bestaande facturatieproces dienen aan te passen. Kosten De ontvanger betaalt per pagina of per factuur, afhankelijk van de gekozen oplossing. Voor de leverancier van de factuur is de oplossing gratis. Marktsegmenten en referenties Kofax is sterk vertegenwoordigd in diverse profit en public sectoren.. Tot haar klantengroep, die breder is dan e-invoicing gebruikers, behoren meer dan 80% van de Fortune 100-bedrijven zoals: ING, Shell, Dexia, BP, GM, Daimler, GE, Axa, Citi, en BNP Parisbas. Samenwerkingsverbanden Kofax heeft op 2 gebieden samenwerkingsverbanden. Kofax werkt samen met technologie- en implementatiepartners.

Gebruikersgroep Kofax heeft per specifiek product online discussiegroepen opgericht. Implementatiemodel Kofax volgt een ‘buyer-centric’ model en focust op het vereenvoudigen van supplier onboarding. Aan de kant van de leverancier is slechts een dagdeel tot een dag nodig voor implementatie. Bij de ontvanger duurt de installatie van het standaardpakket met de standaardinstellingen tussen de 10 en 15 mandagen. Het op maat maken van de oplossing kost meer tijd. Onderscheidend vermogen Kofax onderscheidt zich in de markt door het creëren van één verwerkingsproces, ongeacht in welke vorm de factuur binnenkomt (papier, fax, email, PDF, e-Transactions). Door middel van de Kofax Financial Automation Suite wordt de

24



Aanwezig

De Kofax oplossing kan automatisch binnenkomende contracten of orders verwerken en de data hiervan automatisch integreren met de line of business applicatie. Dit gebeurt onafhankelijk van het gebruikte medium (papier, fax, email, e-Transactions). De Kofax e-Transactions module kan PO's en orders rechtstreeks versturen vanuit het systeem van de klant naar het order systeem van de leverancier.


Niet aanwezig

Orderverwerking is niet aanwezig.


Niet aanwezig

Gegevensverzameling is niet aanwezig.


Niet aanwezig

Het opstellen van de factuur gebeurt door de leverancier.


Aanwezig

De leverancier stuurt zijn factuur vanuit het billing systeem naar de printer. De Kofax e-Transactions module vangt dit bericht op en verstuurt deze naar de afnemer en integreert rechtstreeks met de backend applicaties van de ontvanger.


Niet aanwezig

Debiteurenbeheer wordt niet door Kofax aangeboden.


Niet aanwezig

Het verwerken van de ontvangsten is niet aanwezig.

Stap 8: Archiveren

Aanwezig

Kofax biedt de mogelijkheid tot (elektronische) archivering.

Stap 9: Rapporteren

Aanwezig

Kofax biedt een module aan waarmee de operationele status van het systeem gemonitord kan worden. Vanuit de monitor zijn er diverse rapportages mogelijk.

E-invoicing

25

MaxCredible is opgericht in 2000 en biedt een oplossing voor het gehele customer credit management proces. De software wordt in Nederland ontwikkeld met programmeurs in Amerika, Rusland en Roemenië. MaxCredible is een internationaal opererend bedrijf dat implementaties heeft afgerond in voornamelijk Nederland, Frankrijk, Engeland en Duitsland.

Adresgegevens Maxcredible B.V. Paasheuvelweg 1 1105 BE Amsterdam Nederland Tel: (020) 344 90 70 www.maxcredible.com Contactpersoon De heer E. Witte [email protected] Het product voor e-invoicing MaxCredible is een softwareoplossing die het volledige customer credit management proces ondersteunt, vanaf het moment dat de levering of dienst is afgenomen tot en met de uiteindelijke betaling. MaxCredible stelt vooraf aan de implementatie samen met de klant de doelstellingen op die relateren aan het customer credit management proces. Op basis van deze doelstellingen wordt het customer credit management proces ingericht en biedt MaxCredible vanuit haar toepassing instrumenten om de doelstellingen te bewaken.MaxCredible hanteert geen ondergrens qua hoeveelheid facturen. Wel is de oplossing interessant vanaf ongeveer 12.000 uitgaande facturen per jaar en minimaal vijf gebruikers van de software. Een gebruiker kan hierbij vanuit verschillende disciplines betrokken zijn bij het credit management proces (financiën, commercie, customer service, enzovoorts).

26

Releasebeleid MaxCredible brengt periodiek een nieuwe versie uit van haar oplossing. Nieuwe releases worden, na uitvoerig te zijn getest, voor alle klanten op de online omgeving geplaatst. In geval van een ‘on-site’ installatie kan de klant de update bij MaxCredible ophalen van de website. Installatie, configuratie en hardwarevereisten De MaxCredible software is een webbased ASP-oplossing. Dit betekent dat de oplossing gehost wordt bij MaxCredible en dat beschikbaarheid van servers bij klanten niet nodig is. De zorg voor deze servers ligt bij MaxCredible. Middels een wizard wordt de software ingericht naar de eisen, wensen en doelstellingen van de klant. Ook de interface met het financiële systeem van de klant is onder het beheer van MaxCredible. Technische vereisten beperken zich hierdoor tot een juist ingerichte interface, de installatie van een (beveiligings-)certificaat en een verbinding met het internet. Op basis van de met de klant afgestemde doelstellingen verricht MaxCredible middels de wizard een nulmeting van de feitelijk aanwezige situatie op de doelstellingen bij de klant. Vanuit dit nulpunt wordt de klant bericht over het verloop van alle doelstellingen. De handelspartners hebben de mogelijkheid om op een voor de partner unieke website in te loggen en alle correspondentie in te zien (bijvoorbeeld kopie facturen, aanmaningen). Ook kan deze reageren op de correspondentie. Het inloggen gebeurt middels een username en password. Direct vanuit deze website heeft de handelspartner de mogelijkheid een betaling te verrichten. Andere mogelijkheden zijn het versturen van facturen middels de post, vanuit de eigen organisatie of middels printstraten. Verdere integratie met overige partijen, zoals incassobureaus en factoring, is mogelijk. Support MaxCredible levert support binnen kantooruren. Het contact verloopt via telefoon, mail en support via de website. Via de support website is het mogelijk 24/7 vragen te stellen, waarbij in geval van spoed direct telefonisch contact wordt opgenomen.


Overige producten en nieuwe ontwikkelingen MaxCredible werkt op dit moment aan een aantal ontwikkelingen: l de management rapportage wordt verder uitgebreid; l het ontsluiten van nieuwe media. Op dit moment betreft dit bijvoorbeeld accept email direct; l uitbreiding van de mogelijkheden tot benchmarking van data; l ontsluiten van de gehele organisatie ten aanzien van digitalisering: meerdere afdelingen raken het proces van credit management. Al deze afdelingen worden bij het customer credit management proces betrokken middels de software. Integratiemogelijkheden MaxCredible heeft met zijn customer credit management oplossing integratiemogelijkheden met zowel financiële als ERP-systemen. MaxCredible heeft standaard koppelingen ontwikkeld met zo'n 420 financiële als ERP-systemen. Certificeringen MaxCredible beschikt niet over certificeringen of SAS70-verklaringen. Belastingtechnische aspecten bij e-invoicing De btw wordt niet binnen de oplossing van MaxCredible berekend, maar wordt ingelezen vanuit het boekhoudpakket of het ERP-systeem. Waarborging broncode Op aanvraag van de klant wordt diens broncode middels escrow gewaarborgd. Gebruikersgroep Er is constante communicatie via een digitaal netwerk. Informatie die verkregen wordt via het digitale netwerk dient als input voor de productontwikkeling. Fysieke meetings staan op dit moment nog niet gepland, maar zullen binnen geringe termijn plaatsvinden. Implementatiemodel Implementaties worden door implementatiepartners uitgevoerd. Ten aanzien van de customer credit

E-invoicing

management oplossing is een implementatietijd van gemiddeld twee dagen nodig op basis van een beperkt aantal administraties. In het geval van een complexere omgeving kan deze implementatietijd langer zijn. Voor de inrichting van [e]invoicing is een wizard ontwikkeld die de doorlooptijd van de implementatie verkort. Onderscheidend vermogen MaxCredible biedt een integrale customer credit management software aan. De ontwikkeling is volledig in eigen beheer. Kosten Naast vaste initiële kosten bij de inrichting en vaste jaarlijkse kosten ten aanzien van de interface met het financiële systeem, betaalt de klant maandelijks een vast bedrag per gebruiker. De kosten zijn afhankelijk van het aantal financiële administraties en/of het aantal openstaande facturen waartoe een gebruiker rechten benodigd. De enterpriselicentie is geschikt voor gebruikers die toegang moeten krijgen tot een omgeving met meer dan 20.000 openstaande posten. De professionallicentie geeft volledige rechten voor gebruikers op één financiële administratie. De modularlicentie is alleen in combinatie met de enterprise- of professionallicentie te verkrijgen en beperkt zich tot issuemanagement of rapportages. Bovengenoemde kosten zijn onderdeel van een licentieconstructie, waarbij ook het onderhoud en de updates onderdeel zijn van de constructie. De minimale looptijd betreft 36 maanden. Marktsegmenten en referenties Op dit moment is MaxCredible in meerdere branches actief en heeft het een diversiteit aan klanten. Enkele referenties zijn: Dell, Thomas Cook, Qpark en de Free Record Shop. Samenwerkingsverbanden MaxCredible werkt samen met enkele implementatie- en salespartners in Nederland, Frankrijk, Duitsland, Engeland, Argentinië en Zuid Afrika. Ten aanzien van bijvoorbeeld rollen en verantwoordelijkheden van pakketselectie, Quality Assurance, verificatie, enzovoorts, werkt de leverancier met diverse partijen samen.

27


Niet aanwezig

MaxCredible beschikt niet over een contractenmodule en pakt het proces op vanaf de orderverwerking in stap 3.


Niet aanwezig

Vanaf het moment dat vanuit het financiële systeem een openstaande post wordt gecreëerd, begint het proces voor MaxCredible. De orderverwerking vindt in zijn geheel plaats in het financiële systeem.


Aanwezig

Middels de koppeling tussen het financiële systeem en de omgeving van MaxCredible worden de gegevens van de openstaande financiële posten, orderregels en debiteurinformatie uitgewisseld.


Aanwezig

De oplossing van MaxCredible stelt een factuur op in hardcopy danwel PDF, EDI (XML) of TIFF-format. De btw-berekening vindt niet plaats in MaxCredible, maar wordt meegenomen vanuit het financiële systeem bij het verzamelen van de gegevens.


Aanwezig

De factuur wordt verstuurd via elektronische berichtenwisselingen naar de klant of middels een papieren document. Het is mogelijk het gehele proces van papieren documenten en digitale communicatie uit te besteden aan MaxCredible. Middels een koppeling met de zogenoemde printstraat of emailserver worden de facturen opgesteld en verstuurd.


Aanwezig

De oplossing van MaxCredible zorgt voor een integrale, webbased oplossing met betrekking tot debiteurenbeheer. Het gehele proces betreffende de debiteuren is opgenomen in het systeem, van aanmaningen tot interfaces met incassobureaus voor automatische doorzetting van te lang openstaande posten. Een uitgebreid issue management systeem betrekt de volledige organisatie bij het credit management.


Aanwezig

Middels een beveiligde website is het voor de klant mogelijk gemaakt in te loggen en betalingen te verrichten via internet. De ontvangsten worden verwerkt in MaxCredible en middels een interface in het financiële systeem geplaatst. Tevens is het mogelijk de volledige reconciliatie geautomatiseerd te laten plaatsvinden.

Stap 8: Archiveren

Aanwezig

MaxCredible draagt zorg voor de digitale archivering van de facturen.

Stap 9: Rapporteren

Aanwezig

MaxCredible beschikt over een cockpit, waarin in één opslag de KPI’s ten aanzien van credit management inzichtelijk zijn gemaakt. Buiten de huidige situatie worden ook de nulmeting en gewenste situatie op KPI’s weergegeven. Benchmarking wordt tenslotte aangeboden aan de klanten om hun prestaties ten opzichte van andere bedrijven in te zien.

28


OB10 is opgericht in 2000. Het van origine Britse bedrijf is uitgegroeid tot een internationaal opererend bedrijf. Inmiddels heeft OB10 meer dan 250 werknemers en meer dan 70.000 klanten in meer dan 100 landen wereldwijd. Grof geschat behandelt OB10 10 miljoen facturen per jaar. Dit lijkt misschien minder dan een aantal andere spelers in de markt, maar OB10 is primair gericht op de factuurontvanger in plaats van de verzender.

Adresgegevens OB10 Ltd Melbourne House 46 Aldwych London WC2B 4LL Tel: +44 (0)870 1657420 www.OB10.com Contactpersoon Gary Benson [email protected] Het product voor e-invoicing OB10 heeft een e-invoicing platform en hanteert hierbij het 'any-to-any' format. Dit betekent dat aan ontvangers en verzenders geen specifiek bestandsformaat wordt opgelegd. OB10 is gericht op de B2B-markt en stelt de ontvanger van de factuur centraal. Haar infrastructuur is zo ingericht dat de ontvanger de facturen elektronisch kan verwerken. Dit levert immers de grootste besparingen op. Het succes van de OB10-oplossing is de hoge adoptiegraad door de leveranciers. Vanuit dit oogpunt contacteert OB10 actief de leveranciers van haar klant door middel van een 'invitation letter' en telefonisch contact met de vraag om aan te sluiten op haar platform en in het vervolg de facturen elektronisch te sturen. Vervolgens ondersteunt OB10 de leverancier bij de aansluiting op het netwerk. Leveranciers en afnemers die al gekoppeld zijn aan het OB10 platform kunnen direct worden aangesloten op een nieuwe klant.

E-invoicing

Releasebeleid Bij een nieuwe release van het platform komt deze automatisch ter beschikking van de aangesloten klanten. Installatie, configuratie en hardwarevereisten OB10 maakt gebruik van een SAAS platform om haar e-invoicing diensten aan te bieden. De zender en de ontvanger hoeven geen software of hardware te installeren. Zowel voor zender als ontvanger geldt dat OB10 hen alleen maar dient aan te sluiten op dit platform door middel van het verstrekken van log-ingegevens. Aangezien OB10 de ontvanger centraal stelt, bekijkt zij met de ontvanger de beste manier om op elektronisch factureren over te stappen aan de hand van ‘best practices’ en een gezamenlijke analyse. Hierin wordt ook de uitrolstrategie over de leveranciers bepaald. Support OB10 biedt haar klanten een telefonische helpdesk, maar ook via e-mail. De klant kan de vragen in de eigen taal stellen. Overige producten en nieuwe ontwikkelingen In samenwerking met haar klanten ontwikkelt OB10 additionele diensten intern. Hierbij kan gedacht worden aan het verwerken van inkooporders, het matchen van inkooporders aan facturen en betaling. Op dit moment ontwikkelt OB10 een aantal nieuwe ‘supplier self-service’ diensten waarbij voor de leverancier in haar portal de status van de betaling zichtbaar is. In dit kader biedt OB10 ook online dispuutmanagement aan. Hierbij kan de klant in de eigen taal het probleem omschrijven. Via de automatische vertalingsfunctionaliteit binnen OB10 wordt dit omgezet naar de taal van de leverancier. OB10 vertaalt het antwoord weer naar de taal van de klant. OB10 heeft tevens een test gestart met een klant waarbij de leverancier centraal staat en OB10 de afnemers contacteert. Integratiemogelijkheden Integratie is niet nodig bij de oplossing van OB10. Wel zorgt OB10 dat het juiste formaat voor de ontvanger op de juiste plaats terecht komt.

29

Certificeringen SAS70, Type 1 and Type 2 NIST (US Homeland Security) Belastingtechnische aspecten bij e-invoicing OB10 heeft in de meeste landen haar e-invoicing oplossing afgestemd met de belastingdienst. Daarnaast maakt zij gebruik van lokale experts op het gebied van belastingen en recht. Waarborging broncode De broncode wordt niet geborgd. Gebruikersgroep Vier jaar geleden heeft OB10 een ‘buyer-user’ groep opgericht waardoor zij uit meerdere landen ervaringen ontvangt van haar gebruikers. Vanuit deze ervaringen bepaalt OB10 haar toekomstige ontwikkelingen. Implementatiemodel Samen met de klant wordt bepaald wat de beste uitrolstrategie is. Eventueel kan voor een beperkte uitrol worden gekozen op land- of op divisieniveau. Op basis van de uitrolstrategie en het leveranciersbestand van de klant neemt OB10 contact op met de leveranciers. Als tussenoplossing kan OB10 ook de papieren factuurstroom via scanning omzetten naar elektronische documenten. Als doelstelling hanteert OB10 om binnen 18 maanden 70% van de papieren facturen te digitaliseren.

Kosten OB10 brengt zowel de leverancier als de afnemer van facturen een bedrag in rekening. Dit bedrag is samengesteld uit een bedrag op transactiebasis en een vast jaarlijks bedrag. Marktsegmenten en referenties OB10 heeft geen specifieke sectorfocus. Tot haar klantengroep behoren onder andere: Unilever, Sara Lee, Cargill, Rabobank en Logica. Samenwerkingsverbanden Door middel van samenwerkingsverbanden vergroot OB10 het totale dienstenaanbod aan haar klanten. Naast de stand-alone oplossing is de OB10 e-invoicing oplossing bijvoorbeeld geïntegreerd door partners in hun bredere ‘business process outsourcing (BPO)’-aanbod. Ook biedt OB10 in samenwerking met een bank een financiële oplossing voor de supply chain. Via een andere samenwerking biedt zij de mogelijkheid tot het direct betalen of het agenderen van een betaling via een button op de factuur.

Onderscheidend vermogen OB10 stelt de afnemer centraal. Om het resultaat van het e-invoicing project voor de afnemer te borgen, contacteert en implementeert OB10 de gehele leveranciersbasis. OB10 is een multinationale onderneming die communiceert in de landstaal van de leveranciers, wat de adoptiegraad sterk ten goede komt. Bovendien is OB10 bereid garanties te geven voor het percentage papieren facturen dat zij kan converteren naar electronisch. OB10 besteedt meer dan 60% van al haar resources aan het communiceren met en implementeren van leveranciers.

30



Optioneel

Dit is een optionele dienst. Een aantal OB10-klanten gebruikt deze stap naast e-invoicing om de orderinformatie later te kunnen matchen met de factuurinformatie.


Optioneel

Dit is een optionele dienst. Een aantal OB10-klanten gebruikt deze stap naast e-invoicing om de orderinformatie later te kunnen matchen met de factuurinformatie.


Niet aanwezig

Gegevensverzameling is niet aanwezig.


Niet aanwezig

Het opstellen van de factuur gebeurt door de leverancier.


Aanwezig

De leverancier verstuurt de factuur via het platform aan de ontvanger.


Niet aanwezig

Debiteurenbeheer wordt niet door OB10 aangeboden.


Optioneel

In ontwikkeling.

Stap 8: Archiveren

Aanwezig

OB10 biedt de mogelijkheid tot (elektronische) archivering.

Stap 9: Rapporteren

Aanwezig

In samenwerking met de klant kan OB10 verschillende rapportages maken.

E-invoicing

31

Oracle is al meer dan 30 jaar leverancier van ERP-oplossingen in vele branches. Oracle is een internationaal bedrijf met vestigingen in 145 landen over de gehele wereld.

Adresgegevens Oracle B.V. Postbus 147 3454 ZJ De Meern Nederland Tel: (030) 669 90 00 www.oracle.com Contactpersoon De heer L. van Gorp [email protected] Het product voor e-invoicing Oracle biedt totaaloplossingen voor de organisatie met branchespecifieke varianten. Elk van deze oplossingen biedt software voor e-invoicing. Vanuit de ERP-oplossing kan een factuur digitaal worden uitgestuurd. Oracle hanteert geen ondergrens qua hoeveelheid facturen. Afhankelijk van de branche waarin een organisatie zich begeeft en afhankelijk van de grootte van de organisatie wordt voor één van de Oracle-oplossingen gekozen. Al deze oplossingen bieden e-invoicing als onderdeel van het ERP-systeem. Vanuit allerlei disciplines zijn er rapportages gedefinieerd. Op ad-hocbasis kunnen rapportages door gebruikers zelf worden gemaakt. Er is een dashboard aanwezig, die per gebruiker is aan te passen. Releasebeleid Oracle is continu in ontwikkeling en heeft hiertoe een standaard releasebeleid geïmplementeerd binnen de eigen organisatie. Installatie, configuratie en hardwarevereisten De installatie van de oplossingen van Oracle is afhankelijk van de situatie van de klant. Oracle-oplossingen zijn hardware-onafhankelijk te installeren, wat betekent dat er geen hardwarevereisten aanwezig zijn voor het installeren

32

van één van de Oracle-oplossingen. Door middel van instellingen binnen de gekozen oplossing genereert de Accounts Receivable-module van Oracle de factuur. Het is standaard mogelijk een factuur in XML, CXML of EDI-format digitaal te versturen. Daarnaast is het mogelijk een factuur op papier, voor de fax of voor email te creëren. Via de Oracle B2B Adapter worden andere formaten ondersteund (EDIFACT, UBL, ebXML, enz.). Het specifieke Oracle Supplier Network biedt daarbij een platform waar leveranciers en afnemers elkaar kunnen ontmoeten. Support Oracle levert 24/7 support. Het contact verloopt via telefoon, mail en support via de website. Overige producten en nieuwe ontwikkelingen Oracle werkt op dit moment aan een aantal ontwikkelingen: l Oracle volgt de ontwikkelingen in de markt die rondom brookers (communicatieplatformen) ontstaan. l Oracle is betrokken bij de ontwikkeling van nieuwe standaarden. Oracle werkt hierbij samen met OAG (Open Application Group) en andere open source groepen. l De wetgeving per land wordt strikt gevolgd, zodat de oplossingen van Oracle altijd klaar zijn als nieuwe wetgeving wordt doorgevoerd. Integratiemogelijkheden Oracle heeft ERP-oplossingen specifiek voor branches en afhankelijk van de grootte van de organisatie. E-invoicing is volledig geïntegreerd binnen de ERP-oplossingen van Oracle. Certificeringen Oracle beschikt over een SAS70-verklaring. Belastingtechnische aspecten bij e-invoicing De oplossingen van Oracle voldoen aan de geldende wet- en regelgeving. Belastingtechnische aspecten bij e-invoicing zijn in de oplossingen van Oracle opgenomen. Het e-invoicing gedeelte binnen de oplossingen van Oracle werkt met beveiligde versturing van facturen door middel van authenticatiecertificaten en digitale handtekeningen.


Waarborging broncode Er is een escrow agreement aanwezig. Gebruikersgroep Oracle werkt met zogenoemde gebruikersgroepen met special interest groups. Deze gebruikersgroepen zijn opgericht in 1990. Naast de gebruikersgroepen en special interest groups heeft Oracle de online community opgericht, waar online ervaringen en adviezen kunnen worden gedeeld. Dit is een internationale community, waar gebruikers van over de gehele wereld elkaar treffen. Implementatiemodel Implementaties worden door implementatiepartners of Oracle Consulting uitgevoerd. Aangezien de e-invoicing functionaliteit van Oracle een geïntegreerd onderdeel is van de oplossingen die Oracle biedt, is het niet mogelijk een gemiddelde doorlooptijd van een implementatie te benoemen. Onderscheidend vermogen Oracle biedt een totaaloplossing met geïntegreerde e-invoicing functionaliteit. Vanuit de oplossingen zelf kunnen facturen digitaal worden verzonden. Kosten Oracle biedt een veelvoud aan prijsstructuren, zoals bijvoorbeeld transactiegestuurd, per proces of per gebruiker. Marktsegmenten en referenties Oracle is in alle marktsegmenten actief en heeft een diversiteit aan klanten. Oracle richt zich op middlemarket- en topklanten in de gehele wereld. Enkele referenties zijn ABN Amro, Centrum voor Werk en Inkomen, Etos, Gemeente Rotterdam, Medisch centrum Haaglanden, PGGM, Universiteit Twente en Weyl Beef Products. Samenwerkingsverbanden Oracle werkt samen met implementatie- en salespartners in de gehele wereld. Ten aanzien van bijvoorbeeld pakketselecties, Quality Assurance, verificatie, en dergelijke werkt de leverancier met andere partijen samen.

E-invoicing

33


Aanwezig

Contracten en orders kunnen in de ERP-oplossingen van Oracle worden vastgelegd, verwerkt en beheerd.


Aanwezig

Door middel van elektronisch berichtenverkeer of het Oracle Supplier Netwerk worden orders elektronisch ingediend en eventueel gewijzigd. Leveranciers hebben diverse mogelijkheden om productcatalogi digitaal beschikbaar te stellen binnen de ERP-oplossing. Orders worden automatisch in het ERP-systeem van Oracle verwerkt en eventueel gematcht aan een contract.


Aanwezig

De ERP-oplossingen van Oracle zorgen, voor automatische digitale facturering door dit in te geven bij de instellingen in het systeem.


Aanwezig

De oplossing van Oracle stelt een factuur op in hardcopy danwel XML, CXML, EDI, fax of e-mail format. De btw-berekening vindt plaats in de ERP-oplossing van Oracle, waarbij de geldende wet- en regelgeving in het systeem is opgenomen.


Aanwezig

De factuur wordt verstuurd via elektronische berichtenwisselingen naar de klant of middels een papieren document.


Aanwezig

De ERP-oplossingen van Oracle beschikken over mogelijkheden rondom debiteurenbeheer.


Aanwezig

Betalingen lopen via de bankafschriften, die automatisch in de ERP-oplossingen kunnen worden verwerkt.

Stap 8: Archiveren

Aanwezig

Oracle draagt zorg voor de archivering van facturen. Middels instellingen in het systeem kan het archiefbeleid per organisatie aangepast worden.

Stap 9: Rapporteren

Aanwezig

Oracle beschikt over mogelijkheden vanuit verschillende disciplines om te rapporteren. Ook is het mogelijk ad-hocrapportages te creëren door de gebruikers zelf.

34


TNT Post Billing & Document Solutions is gespecialiseerd in het leveren van oplossingen voor verzending en opslag van inkomende en uitgaande fysieke én digitale transactiestromen, zoals orders, orderbevestigingen, pakbonnen, facturen, loonstroken, nota’s en polissen.

Support De ondersteuning wordt geboden door een afdeling Operational Services en Change Management. Hier kunnen klanten terecht voor vragen over producties, testtrajecten, gewenste veranderingen. Operational Services voert met alle klanten periodiek overleg. De supportafdelingen zijn op werkdagen te bereiken tijdens kantooruren.

Adresgegevens TNT Post Billing & Document Solutions (BDS) Proostwetering 41 3543 AC Utrecht Nederland Tel: (030) 281 65 55 www.tntpost.nl/bds

Overige producten en nieuwe ontwikkelingen Elektronisch bestellen en factureren is een opkomende markt, waarin voor klanten en leveranciers efficiency- en kostenvoordelen zijn te behalen. De toenemende vraag van zowel klanten als leveranciers om digitale oplossingen zullen deze ontwikkelingen extra stimuleren. TNT Post biedt haar klanten de mogelijkheid gebruik te maken van digitale transactiediensten zoals de Digitale Nota, de Business Portal, Facturenpost en Connectivity.

Contactpersoon Mevrouw A. Hendriks [email protected] De diensten voor elektronische uitgaande facturen TNT Post BDS heeft zowel de Business Portal als de Digitale Nota voor e-invoicing. De Digitale Nota is geschikt om acceptgiro's direct in de internetomgeving van de bank van de consumentenklanten te presenteren. De Business Portal maakt het mogelijk om facturen in verschillende formaten en via verschillende kanalen aan te bieden aan de klanten van de gebruiker van de Portal. Standaard wordt een uitgebreide rapportage wizard en berichtteksten wizard meegeleverd voor het personaliseren van de portal van de gebruiker en de gewenste rapportages. Releasebeleid De applicatie is voortdurend in ontwikkeling en op regelmatige basis komen releases beschikbaar voor klanten. Voor 2010 zijn vijf releases gepland. Installatie, configuratie en hardwarevereisten Het gebruik van de Business Portal vereist geen installatie bij de klant. De applicatie is ASP gebaseerd; een internetverbinding is afdoende.

E-invoicing

Integratiemogelijkheden Binnen de opzet van de Business Portal is geen sprake van standaardkoppelingen. Alle bestandsformaten kunnen worden omgezet naar het gewenste output format. Bekende bestandsformaten als XML, EDIFACT en CSV vormen geen probleem. Certificeringen NEN-EN-ISO 9001:2000, OHSAS 18001 Arbo, Investors in People, ISO 14001 Milieu en ISO 27001 Informatiebeveiliging. Belastingtechnische aspecten bij e-invoicing De diensten van TNT Post voldoen aan nationale en Europese belastingvereisten. Waarborging broncode Escrow is mogelijk als klanten daar om vragen. De applicaties zijn in eigen beheer ontwikkeld. Gebruikersgroep Nee.

35

Implementatiemodel Implementaties worden gedaan op basis van een impactanalyse voor elke klant. De implementatie behelst vooral het omvormen van de bestandformaten van de klant en het inrichten van de online omgeving naar wens van de klant. De applicatie is verder geheel webbased en kan direct door de klant in gebruik worden genomen na oplevering zonder impact op de eigen systemen. Een ketentest vooraf is onderdeel van het aansluitproces.

Marktsegmenten en referenties Op dit moment is TNT Post BDS voornamelijk actief bij de grootste 300 bedrijven van Nederland, qua inkomende en uitgaande transactiestromen. Samenwerkingsverbanden n.v.t.

Onderscheidend vermogen TNT Post biedt de mogelijkheid om de Business Portal te integreren in de website van haar klant. Via de Portal worden facturen aangeboden in een ‘any-to-any’ format, waarbij zowel de leverancier als de afnemer het gewenste formaat kiest. Wanneer er een factuur klaarstaat wordt dit per sms of e-mail gemeld aan de gebruiker. Een bedrijf kan er ook voor kiezen om de factuur rechtstreeks te laten verwerken in het boekhoud of ERP-pakket. Ook biedt TNT Post een ‘track & trace’ mogelijkheid, waarbij de status van de factuur inzichtelijk wordt gemaakt. Kosten Opstartkosten, een maandfee en een prijs per digitaal bericht. Het deel van de berichtenstroom dat fysiek geprint en verzonden wordt, wordt apart afgerekend.

36



Aanwezig

TNT Post maakt met de Business Portal gebruik van het eigen ERP-systeem van de klant. Vanaf het moment van bestelling neemt TNT Post de uitwisseling van bestanden over.


Niet aanwezig



Aanwezig

Middels een interface met het ERP-systeem van de klant worden de gegevens in de ASP-oplossing van TNT Post overgezet.


Aanwezig

Vanuit de Business Portal kan een factuur in diverse formaten worden opgesteld zoals PDF, EDI (XML) of TIF-format. Tevens kan de factuur hardcopy verzonden worden.


Aanwezig

TNT Post biedt de elektronische transacties aan de klanten van de portalgebruiker. Dit kan fysiek of digitaal. De gebruiker van de portal geeft zijn klanten een aantal opties om de factuur te ontvangen. Zijn klant maakt uit die opties weer een keuze.


Niet aanwezig

TNT Post richt zich op het proces van het verzenden van digitale facturen, herinneringen en aanmaningen. Er is echter geen debiteurenbeheerproces aanwezig in het systeem.


Niet aanwezig

Ontvangsten worden niet geregistreerd maar wel uitgewisseld richting het ERP-systeem.

Stap 8: Archiveren

Aanwezig

Archivering van facturen kan plaats vinden. Tarieven lopen tot 7 + 1 jaar.

Stap 9: Rapporteren

Aanwezig

De Business Portal beschikt over een uitgebreide rapportage wizard die naar eigen wensen en inzichten is in te richten door klanten.

E-invoicing

37

20/20 vision Europe B.V. is opgericht in 1996 en biedt een oplossing voor het proces van uitgaande facturering. 20/20 vision zorgt voor het op eenvoudige wijze uitsturen van facturen naar klanten. De software wordt in Nederland ontwikkeld en is sinds 2001 op de markt onder deze naam. 20/20 vision Europe B.V. is een internationaal opererend bedrijf.

Adresgegevens 20/20 vision Europe B.V. Verryn Stuartlaan 25 2288 EK Rijswijk Nederland Tel: (088) 112 02 01 www.2020vision.nl Contactpersoon De heer J. Vulperhorst [email protected] Het product voor e-invoicing 20/20 vision is in de basis een softwareoplossing die het procurementproces ondersteunt. Een extra module die 20/20 vision aanbiedt, is de e-invoicing module. Deze module neemt de factuurverwerking over van het financiële systeem in alle gewenste bestandsformaten. De elektronische factuur bestaat uit een getekende PDF waardoor de wettelijke geldigheid is gewaarborgd. Wanneer geheel geautomatiseerde communicatie met de klant gewenst wordt, dan is dat te realiseren door flexibel in te stellen XML-berichten. De klant heeft hiervoor een XML-import nodig om de factuur te kunnen inlezen. Deze webbased module maakt het mogelijk facturen te verzenden via de fysieke post, e-mail, FTP of aan te bieden via een eigen klantportal. Vanaf 2.000 uitgaande facturen per jaar is de e-invoicing module van 20/20 vision interessant voor organisaties. Releasebeleid 20/20 vision brengt periodiek nieuwe versies uit, meestal jaarlijks. Meerdere malen per jaar worden patches uitgebracht. Deze worden elektronisch beschikbaar gesteld

38

via het web (download). Klanten mogen maximaal één versie achter lopen, met als uitzondering de SLA-klanten. Installatie, configuratie en hardwarevereisten De 20/20 vision e-business connector is een applicatie die bij de klant geïnstalleerd wordt. Een belangrijk voordeel van deze werkwijze is de directe verbinding die kan worden gemaakt met het ERP-systeem. Vanuit 20/20 vision wordt een directe verbinding gelegd met de administratie, waardoor geen gegevens geïmporteerd of geëxporteerd hoeven te worden. Deze verbinding wordt gemaakt via het Open DataBase Connectivity (ODBC) protocol. Het merendeel van de moderne financiële systemen ondersteunt dit protocol. Mocht een financieel systeem dit protocol niet ondersteunen, dan kan alsnog gekozen worden voor een koppeling op basis van ASCII-formaat. Voor de handelspartners wordt middels een aantal standaard instellingen bepaald hoe de gegevens naar het grootste deel van de klanten verzonden moeten worden. Hierbij kan gekozen worden uit verschillende verzendopties en diverse berichtformaten. De volgende media kunnen worden ingesteld: l verzenden in EDI (XML), PDF en/of TIF format; l verzenden via emailadres; l verzenden via SOAP; l automatisch overzetten op de FTP-server van de handelspartner (t.b.v. FTP-push); l Mogelijkheid tot het gebruik van encryptie en signing met advanced certificaat; l bewaren van alle te verzenden documenten op een bepaalde plaats in het eigen netwerk (t.b.v. FTP-pull); l automatisch printen van het document naar een specifieke printer. Support 20/20 vision levert support binnen kantooruren. Het contact verloopt via telefoon, mail en support via de website. De ondersteuning is eventueel op maat te maken voor specifieke klantscenario’s. Hierbij valt te denken aan extra onderhoudsuren, bredere bereikbaarheid en extra snelle reactietijden. Deze specifieke scenario’s worden middels een SLA vastgelegd.


Overige producten en nieuwe ontwikkelingen 20/20 vision biedt een oplossing die het volledige procurementproces ondersteunt. Bovendien levert 20/20 vision naast uitgaande facturering en factuurverwerkingssoftware ook oplossingen voor volledig budgetbeheer, inkoopmanagement en XML invoice presentment en processing. 20/20 vision werkt op dit moment aan een aantal ontwikkelingen: l database onafhankelijkheid. Op dit moment wordt de SQL server ondersteund, maar nieuwe ontwikkelingen zorgen ervoor dat ook Oracle en DB2 ondersteund worden); l volledige migratie naar .NET 3.5 en alle modules webbased. E-invoicing is reeds .NET 3.5 en webbased; l installatie- en implementatiewizard om eenvoudige implementatie door IT-consultant mogelijk te maken; l uitbreiden van de contractmanagementmodule; l SAP-certificatie. Integratiemogelijkheden 20/20 vision heeft met zijn e-invoicing module integratiemogelijkheden op basis van een ODBC-connectie met zowel financiële als ERP-systemen. Certificeringen 20/20 vision heeft geen certificeringen. Belastingtechnische aspecten bij e-invoicing De certificering van de documenten is hierbij van cruciaal belang. 20/20 vision streeft ernaar om aan het einde van 2009 alle btw-regimes te ondersteunen. Op dit moment wordt persoonlijke- en organisatiecertificaatondertekening ondersteund. Deze techniek is toepasbaar voor de meeste landen. Binnenkort wordt ook ondertekening middels complexe hardwarematige ondertekening (pin device, smartcard) ondersteund. Waarborging broncode Voor klanten die een SLA hebben afgesloten met 20/20 vision is de broncode middels escrow gewaarborgd.

E-invoicing

Gebruikersgroep Met alle klanten die een SLA hebben afgesloten, heeft 20/20 vision een gebruikersgroep opgericht. Deze groep heet de ‘customer counsil’, en komt eens in het half jaar bij elkaar. Tijdens deze bijeenkomsten wordt gesproken over (extra) functionaliteiten in de oplossing. Implementatiemodel Implementaties worden door zowel 20/20 vision zelf als door implementatiepartners uitgevoerd. Ten aanzien van uitgaande factuurverwerking is een implementatietijd van gemiddeld één tot drie dagen nodig op basis van een beperkt aantal BV’s. In het geval van een complexere omgeving kan deze implementatietijd langer zijn. Voor de inrichting van e-invoicing is een wizard ontwikkeld die de doorlooptijd van de implementatie verkort. Onderscheidend vermogen 20/20 vision biedt zowel in- als uitgaande factuurautomatisering aan. De ontwikkeling is volledig in eigen beheer. Verzending van uitgaande facturen is beveiligd door middel van een elektronische handtekening. 20/20 vision is Sox compliant. Kosten Middels zowel een licentie- als een leasemodel wordt gefactureerd aan klanten. Marktsegmenten en referenties Op dit moment is 20/20 vision voornamelijk actief in het MKB B2B, multinationals in Europa, zorg en onderwijs. De marktsegmenten waar 20/20 vision zich de komende tijd op richt, zijn zorg, onderwijs en multinationals in Europa. Enkele referenties van 20/20 vision zijn ABN-Amro, Randstad, ROC Leiden en K-Line. Samenwerkingsverbanden 20/20 vision werkt samen met enkele implementatie- en salespartners in Nederland en wereldwijd. Ten aanzien van bijvoorbeeld rollen en verantwoordelijkheden van pakketselectie, Quality Assurance, verificatie, enzovoorts, werkt de leverancier met andere partijen samen.

39


Aanwezig

20/20 vision heeft een module contractmanagement in [e]Invoicing opgenomen. In deze module is het mogelijk om contracten vast te leggen, termijnbewaking op deze contracten uit te voeren en uiteindelijk de factuur met de contractregels te matchen.


Niet aanwezig



Aanwezig

Middels een interface met het financiële systeem van de klant, worden de gegevens in 20/20 vision overgezet. Dit betreft de openstaande debiteurenposten.


Aanwezig

De [e]Invoicing module van 20/20 vision stelt een factuur op in PDF, EDI (XML) of TIF format.


Aanwezig

20/20 vision verzendt de elektronische transacties in PDF of EDI (XML) format naar de klant. Het is mogelijk om de facturen te verzenden via de fysieke post, e-mail, FTP of aan te bieden via een eigen klantportal.


Niet aanwezig

20/20 vision richt zich op het proces van het verzenden van digitale facturen. Het gehele debiteurenbeheerproces, inclusief aanmaningen, incasso, enzovoorts, is niet aanwezig in het systeem.


Niet aanwezig

Ontvangsten worden niet middels 20/20 vision geregistreerd.

Stap 8: Archiveren

Niet aanwezig

Archivering van facturen vindt niet plaats in 20/20 vision.

Stap 9: Rapporteren

Niet aanwezig

Rapporteren geschiedt vanuit het financiële systeem. Rapportagemogelijkheden in de e-invoicing module van 20/20 vision zijn niet aanwezig.

40


Team

E-invoicing Platform PricewaterhouseCoopers Nederland:

42

Michel Schrauwen Hoofd e-invoicing & e-archiving PricewaterhouseCoopers NL Tax Partner +31 (0)20 568 74 55 [email protected]

Angel Fernandez Causi Hoofd e-invoicing Assurance Senior Manager Systems & Process Assurance +31 (0)20 568 55 76 [email protected]

Bas Weber Hoofd e-invoicing Advisory Principle Manager Finance & Accounting +31 (0)20 568 43 79 [email protected]

Tom van der Veldt Coordinator & Facilitator e-invoicing & e-archiving Tax Assistant +31 (0)20 568 47 64 [email protected]


Colofon Dit document is tot stand gekomen door medewerking van: Anouk Jansen, PricewaterhouseCoopers Bas Weber, PricewaterhouseCoopers Ragnar van der Valk, PricewaterhouseCoopers Dorine van Duinkerken, PricewaterhouseCoopers Tom van der Veldt, PricewaterhouseCoopers Maarten Buitink, PricewaterhouseCoopers Redactieadres PricewaterhouseCoopers Afdeling Marketing & Communicatie Thomas R. Malthusstraat 5 1066 JR Amsterdam Telefoon: (020) 568 49 00 Fax: (020) 568 49 45

De inhoud van deze uitgave is met de grootst mogelijke zorgvuldigheid tot stand gekomen. PricewaterhouseCoopers aanvaardt geen verantwoordelijkheid voor hetgeen naar aanleiding van deze publicatie wordt ondernomen zonder deskundig advies. Onderdelen mogen uit deze uitgave alleen met schriftelijke toestemming van PricewaterhouseCoopers worden overgenomen. Bronvermelding is daarbij verplicht. Alle rechten voorbehouden. © PricewaterhouseCoopers, oktober 2009.

pwc.nl

Assurance l Tax l Advisory

pwc.nl © 2010 PricewaterhouseCoopers. Alle rechten voorbehouden.

E-invoicing* De markt en mogelijkheden van e-invoicing nader bekeken. *connectedthinking

Recommend Documents