Handleiding Ariba INVOICING NON-PO

Handleiding Ariba INVOICING NON-PO

Ten behoeve van

Suppliers Datum

14 maart 2016 Documentnaam

Handleiding Ariba - Invoicing Non-PO (SUPPLIER).doc Versie

Versie 1.2

© 2013 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen

Blad 1 van 15

FIORI Handleiding Ariba - Invoicing Non-PO (SUPPLIER) .doc

Inhoud 1 Inleiding ............................................................................................................... 3 1.1 Gasunie vernieuwt haar inkoopproces ................................................................. 3 1.2 Overgang van huidige werkwijze naar de nieuwe ................................................. 3 1.3 Factuurvereisten ............................................................................................. 3 1.4 Meer informatie ............................................................................................... 3 2 Invoicing Non-PO ................................................................................................... 4 2.1 Creëer Non-PO invoice ..................................................................................... 4 2.2 Selecteer klant en type factuur .......................................................................... 4 2.3 Invoice header ................................................................................................ 5 2.4 Line items ...................................................................................................... 6 2.4.1 Voeg Line Items toe (goederen) ................................................................. 6 2.4.2 Selecteer de BTW ..................................................................................... 7 2.4.3 Voeg Line Items toe (diensten/inhuur)......................................................... 7 2.4.3.1 Voorbeeld Inhuur factuur ........................................................................ 9 2.4.4 Bijlagen en/of commentaar toevoegen ....................................................... 11 2.4.4.1 Header .............................................. Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 2.4.4.2 Regel ................................................................................................. 11 2.4.5 Afronden ............................................................................................... 12 2.5 Factuur controleren ....................................................................................... 13 2.5.1 Header ................................................................................................. 13 2.5.2 Shipping information en Line Items ........................................................... 13 2.5.3 BTW-overzicht ....................................................................................... 14 2.6 Afronden van de factuur ................................................................................. 14 2.6.1 Wijzigen ................................................................................................ 14 2.6.2 Opslaan ................................................................................................ 14 2.6.3 Afsluiten en niet opslaan ......................................................................... 15 2.6.4 Verzenden ............................................................................................. 15


Blad 2 van 15


1 Inleiding 1.1 Gasunie vernieuwt haar inkoopproces Begin 2011 heeft Gasunie de inkoop managementtool Ariba in haar organisatie geïntroduceerd. Met het inzetten van deze tool kunnen we verschillende onderdelen van het inkoopproces digitaal uitvoeren. We stappen af van de fysieke factuur en communiceren rechtstreeks met onze leveranciers via het Ariba Netwerk. U als onze leverancier verzendt uw facturen via het Ariba Netwerk en krijgt meer inzicht in uw inkooporders en betalingen daarvan. Deze handleiding is bedoeld voor de leveranciers die op het Ariba Netwerk zijn aangesloten. 1.2 Overgang van huidige werkwijze naar de nieuwe Als een order via Ariba is verzonden, dan moet ook de factuur via Ariba aan Gasunie worden aangeboden (zie handleiding Invoicing PO). Dit betreft de 10-cijferige ordernummers startend met 52. Alle overige orders moeten op de oude wijze worden gefactureerd. 1.3 Factuurvereisten Alle factuurvereisten worden door het systeem afgedwongen. In de volgende werkinstructie komen alle verschillende onderdelen stapsgewijs aan de orde. De wettelijke factuurvereisten die per 1 januari 2013 gelden vindt u op www.gasunie.nl/leveranciers. 1.4 Meer informatie Meer informatie over ons inkoopproces kunt u lezen op onze website www.gasunie.nl/leveranciers. Informatie over de Ariba-tool en het bedrijf achter de tool kunt u vinden op http://supplier.ariba.com. Heeft u na het lezen van deze handleiding nog vragen, dan kunt u met uw vragen terecht bij uw Gasunie-contactpersoon of mailen naar: [email protected].


Blad 3 van 15


2 Invoicing Non-PO 2.1 Creëer Non-PO invoice Ga voor het creëren van een Non-PO invoice naar: 1. Maken 2. Factuur voor niet-inkooporder

2.2 Selecteer klant en type factuur Het volgende scherm wordt geopend. 1. Selecteer hier uw klant (in deze handleiding Gasunie – TEST). 2. Selecteer het type factuur (in deze handleiding Standaardfactuur). 3. Klik op "Volgende".


Blad 4 van 15


2.3 Factuur maken In eerste instantie moet de factuur worden opgemaakt. Alle velden met een * zijn verplicht, de overige velden zijn optioneel. 1. 2. 3. 4.

Vul uw factuurnummer in (deze moet uniek zijn). Selecteer de factuurdatum (deze kan niet in het verleden liggen). Selecteer het adres van uw klant. Vul tenminste één van de ordervelden in (verkoopordernummer is het meest gebruikt). Bij declaraties (overuren of kilometers) van inhuurpersoneel moet hier worden gerefereerd naar het bestelbriefnummer (bijv. 5200001234)

0001 N.V. Nederlandse Gasunie 0015 Gasunie Zuidwending B.V. 0022 BBL Company V.O.F.

5. 6.

Kies het factuuradres (tevens relevant voor het BTW-nummer). Vul nauwkeurig het e-mailadres in, dit zorgt ervoor dat de factuur bij de juiste persoon in onze organisatie terecht komt. In geval van inhuurpersoneel moet hier [email protected] worden ingevuld.

7.

Uw BTW-nummer is verplicht (aanpassingen aan uw BTW-nummer kunnen worden doorgevoerd in uw profiel, zie hiervoor de handleiding op www.gasunie.nl/leveranciers). Let op: uw BTW nummer dient te beginnen met de betreffende landcode in hoofdletters (bijv. NL001234567B01).


Blad 5 van 15


2.4 Regelitems Er kunnen goederen en diensten worden gefactureerd. Hiervoor zijn twee verschillende blokken, omdat voor goederen andere informatie vereist is dan voor diensten en andersom. 2.4.1 1.

Er 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Voeg Regelitems toe (goederen)

Klik op “Toevoegen” om goederen toe te voegen.

wordt een regel toegevoegd. Vul hier de volgende informatie in: Regelnummer Artikelnummer (van uw organisatie) Duidelijke omschrijving Aantal Eenheid Stuksprijs


Blad 6 van 15


8.

Klik op "Opslaan".

De regel ziet er na het invullen bijvoorbeeld als volgt uit. Het subtotaal wordt toegevoegd.

2.4.2 1. 2. 3.

Selecteer de BTW

Selecteer de relevante BTW-code. Selecteer de regels waaraan de BTW toegevoegd moet worden. Klik op "Toevoegen aan Opgenomen regels" om de BTW aan de geselecteerde items toe te voegen.

2.4.3

Voeg Line Items toe (diensten/inhuur)

In dit blok kunnen geleverde diensten worden opgegeven. 1. Klik op "Toevoegen" om diensten toe te voegen. 2. Selecteer “Arbeidsservice toevoegen”.


Blad 7 van 15


3.

Net als bij de goederen moeten hier regelnummer, artikelnummer (van uw organisatie), een duidelijke omschrijving, hoeveelheid, eenheid en prijs worden ingevoerd  zie 2.4.1.

Per geleverde dienst moet een aparte regel worden aangemaakt. Dus niet één regel voor meerdere diensten met een totaalbedrag. Zie 2.4.3.1 als voorbeeld. 4. 5. 6.

Begindatum service van de periode waarover wordt gefactureerd Einddatum service van de periode waarover wordt gefactureerd Via Regelitem acties kunnen bijlagen worden toegevoegd

Bij inhuurpersoneel is het verplicht een bewijs (bijv. kilometers) of getekend document (bijv. overuren) toe te voegen.


Blad 8 van 15


Voor het toevoegen van de BTW geldt dezelfde werkwijze als bij de goederen  zie 2.4.2. 2.4.3.1 Voorbeeld Inhuur factuur


Blad 9 van 15



Blad 10 van 15


2.4.4 Bijlagen en/of opmerking toevoegen Het toevoegen van bijlagen en/of opmerkingen kan op “Toevoegen aan kop”. 2.4.4.1 Toevoegen aan kop Onder het veld BTW van leverancier staat de knop “Toevoegen aan kop”. Hiermee kun je op hoofdniveau bijlagen en commentaren toevoegen.

2.4.4.2 Regelitem acties Voor het toevoegen van bijlagen en commentaren op regelitem moet je verder naar beneden scrollen. 1.

Selecteer de betreffende regel

2. 3.

Klik daarna onderaan het scherm op Regelitem acties Kies  Bijlage


Blad 11 van 15


2.4.5 1. 2. 3.

Afronden

Klik op "Bijwerken" om alle informatie bij te werken en te controleren. Klik op "Opslaan" voor het opslaan van uw factuur. Klik ten slotte op "Volgende" om verder te gaan en uw factuur te controleren.


Blad 12 van 15


2.5 Factuur controleren De gecreëerde factuur kan worden gecontroleerd voordat deze wordt verstuurd. 2.5.1

Header

Samenvatting

Leverancier Bill to (factuuradres)

Klant 2.5.2

Verzendinformatie en Line Items

Alle Line Items kunnen worden gecontroleerd, inclusief de bijbehorende BTW.

Afleveradres

BTW-nummers

Line Items, aantallen en prijs

BTW-informatie


Blad 13 van 15


2.5.3

BTW-overzicht

Aan het einde staat ook nog een verzameling van de BTW.

Overzicht van de geselecteerde BTW

2.6 Afronden van de factuur Aan het einde heeft u vier opties. 2.6.1 1.

Klik op "Vorige".

2.6.2 1.

Wijzigen

Opslaan

Klik op "Save".

Na het opslaan verschijnt bovenaan de volgende melding.

De 2. 3. 4. 5.

opgeslagen factuur kunt u terugvinden door: op Afsluiten te klikken, vervolgens Opslaan te kiezen en op Klaar te klikken, naar uw Postvak uit te gaan, uw opgeslagen Facturen verschijnen.


Blad 14 van 15


Vanaf hier kunt u uw opgeslagen facturen weer openen en verder bewerken. 2.6.3 1.

Klik op "Afsluiten".

2.6.4 1.

Afsluiten en niet opslaan

Verzenden

Klik op "Indienen".

Uw factuur is verstuurd en de volgende melding verschijnt.

2. 3.

Klik op "afdrukken" om de factuur uit te printen. Klik op "afsluiten" om door te gaan


Blad 15 van 15

Handleiding Ariba INVOICING NON-PO

Recommend Documents