Elia Supplier Information Guide Registreren als Elia leverancier op Ariba

Elia Supplier Information Guide Registreren als Elia leverancier op Ariba

Version

2

Date

25/11/2014

Elia Supplier Information Guide

Registreren als Elia leverancier op Ariba

Contents 1 Introductie .................................................................................. 3 2 Hulp nodig? ................................................................................. 3 3 Taalinstellingen ........................................................................... 4 4 Invitation E-mail ......................................................................... 5 5 Registratie op Ariba Commerce Cloud ......................................... 6 5.1. 5.2.

5.3. 5.4.

Ariba welkomstpagina ....................................................................... 6 Voer uw Ariba Commerce Cloundinformatie in ...................................... 7 5.2.1. Basisgegevens over uw bedrijf invullen .................................... 7 5.2.2. Voer gebruikersaccountgegevens in ......................................... 8 5.2.3. Ga akkoord met de Gebruiksvoorwaarden en de Aribaprivacyverklaring. ............................................................................. 8 Confirmatie van uw registratie ........................................................... 9 Uw Ariba bedrijfsprofiel .................................................................... 10

6 Elia Sourcing Dashboard ............................................................ 11 7 Inloggen op het Elia E-Sourcing platform .................................. 12 8 Appendices ................................................................................ 13 8.1. 8.2. 8.3. 8.4.

Appendix Appendix Appendix Appendix

1: 2: 3: 4:

Linken van bestaand Ariba profiel aan Elia. ....................... 13 Instellingen profielzichtbaarheid ...................................... 14 Alternatieve registratie op Ariba Commerce Cloud.............. 16 Tijdzone wijzigen ........................................................... 18

Version 2 – Date 25/11/2014

Page 2 of 18


1


Introductie

E-sourcing wordt door Elia gebruikt om het aankoopproces op te volgen. Meer bepaald, zal een E-sourcing platform gebruikt worden om stappen in het aankoopproces zoals selectieprocedures (Requests For Information) en offerteaanvragen (Requests For Proposal) te organiseren. Het E-sourcing platform biedt leveranciers de mogelijkheid om op een eerlijke manier deel te nemen aan het mededingingsproces bij Elia. Elia heeft Ariba (een SAP onderneming) gekozen als E-sourcing aanbieder. Om het Ariba E-sourcing platform te kunnen gebruiken moet een leverancier een Ariba profiel hebben dat gelinkt is aan Elia. Met dit profiel kan men niet alleen aan Elia gebeurtenissen deelnemen, maar men kan dit ook gebruiken om nieuwe bedrijfsopportuniteiten te vinden op het Ariba netwerk. Meer informatie is te vinden op de Ariba website. Dit document beschrijft de te doorlopen stappen om zich als Elia leverancier te registreren op het Ariba E-Sourcing platform.

2

Hulp nodig?

U kan voor alle vragen en opmerkingen tijdens uw registratie terecht bij het Ariba Customer Support Team. In België is deze support beschikbaar in het Nederlands en het Frans op weekdagen van 9h tot 17h op volgend telefoonnummer +44 (0) 20 7187 4185. Buiten deze uren blijft support beschikbaar op weekdagen, maar alleen in het Engels. Telefoonnummers voor andere landen of regio’s kunnen hier geraadpleegd worden. Meer informatie is te vinden op de Ariba Help pagina.


Page 3 of 18


3


Taalinstellingen

De taal waarin het Ariba platform weergegeven wordt is afhankelijk van de taalinstellingen van uw internet browser. Hieronder kan u meer informatie vinden hoe u de taal van uw browser kan instellen. Internet explorer: click on Tools (upper right corner)  internet options  tab General  languages  select or add another language  Move up the preferred language until it is all the way on top of the list of languages -> restart your browser Mozilla Firefox: click on the Firefox button (upper left corner)  click options click on the tab Content  (languages) choose select or add another language  restart your browser Google Chrome: Click on the wrench button (upper right corner)  click on Settings  click on show advanced settings… (at the bottom)  under languages click on language and input settings…  select or add another language  restart your browser Voor meer informatie wat betreft het wijzigen van uw browser taal verwijzen we u graag door naar de documentatie van uw internet browser.


Page 4 of 18


4


Invitation E-mail

U zult een uitnodigingsmail ontvangen van zodra een Elia inkoper een sourcing gebeurtenis gelanceerd heeft waarvoor u bent uitgenodigd. Indien u nog niet geregistreerd bent als Elia leverancier zal deze mail eruitzien zoals hieronder weergegeven. Indien u ooit al deelgenomen heeft aan een Elia sourcing gebeurtenis dan heeft u een Ariba account. In dit geval zal u een andere mail ontvangen die u meteen naar de sourcing gebeurtenis verwijst. Meer informatie is beschikbaar in volgend document “Elia Supplier Information Guide - Participating in an Elia Sourcing Event”.

1

1

Klik op “Klik hier” om naar de registratie website te gaan.


Page 5 of 18



5

Registratie op Ariba Commerce Cloud

5.1.

Ariba welkomstpagina

Wanneer u klikt op de link in de uitnodigingsemail wordt u naar de welkomstpagina van Ariba geleid. Op deze webpagina heeft u 2 mogelijkheden: 1. Indien u Ariba voor het eerst zal gebruiken dient u een Ariba profiel aan te maken. Volg de stappen beschreven hieronder. 2. Indien u Ariba al gebruikt voor andere bedrijven buiten Elia, kan u uw huidig Ariba account linken aan de Elia account. Deze procedure is beschreven onder Appendix 1 “Linken van bestaand Ariba profiel aan Elia”

1

1

Klik op “Continue” om u als nieuwe leverancier te registeren op de Ariba Commerce Cloud (Elia E-Sourcing platform).

Indien u niet op bovenstaande webpagina terecht komt, gelieve “ 8.3 Appendix 3 Alternatieve registratie op Ariba Commerce Cloud” te raadplegen


Page 6 of 18


5.2.


Voer uw Ariba Commerce Cloundinformatie in

Op deze webpagina wordt u gevraagd om uw bedrijfsgegevens in te vullen en een account administrator te creëren. Standaard kunnen alle organisaties op het Ariba platform de basisgegevens over uw bedrijf bekijken en de administrator contacteren. U kunt Appendix 2 “Instellingen profielzichtbaarheid” raadplegen indien u dit wilt veranderen. 5.2.1.

Basisgegevens over uw bedrijf invullen

1

2 3

4

1

Controleer of de opgegeven Bedrijfsnaam en Adres door het Elia aankoop departement juist zijn. Indien deze informatie onjuist is, gelieve deze te corrigeren en de verantwoordelijke inkoper bij Elia te contacteren.

2

Vul de “Product- en servicecategorieën” die uw organisatie aanbiedt in. Ariba gebruikt de UNSPC classificatie om producten en diensten in categorieën onder te verdelen. Meer informatie op http://www.unspsc.org

3

Geef de locaties op waar uw organisatie actief is door “Verzendadres of servicelocatie” in te vullen.

4

Vul, indien van toepassing, de informatie met betrekking tot Belasting / BTW in.


Page 7 of 18


5.2.2.


Voer gebruikersaccountgegevens in

In deze stap creëert u het eerste Ariba gebruikersaccount. Later kunt u meer gebruikers toevoegen aan uw bedrijfsprofiel.

1

2 3

1

Vul uw gebruikersaccountgegevens in. Gelieve rekening te houden met de richtlijnen naast de in te vullen velden.

Belangrijke opmerking: Zorg ervoor dat u het antwoord op de geheime vraag onthoudt of noteert. U zal dit nodig hebben indien u een nieuw wachtwoord wil aanvragen. In andere gevallen contacteer Ariba Customer Support. 5.2.3.

Ga akkoord met de Gebruiksvoorwaarden en de Aribaprivacyverklaring.

U kunt de Gebruiksvoorwaarden en de Ariba-privacy verklaring raadplegen en lezen. Het is belangrijk te onthouden dat deze documenten zijn opgesteld door Ariba Inc en de inhoud hiervan betrekking heeft op uw relatie met Ariba Commerce Cloud, niet met de Elia Groep. 2

Vink de checkbox aan om akkoord te gaan met de gebruiksvoorwaarden en Ariba-privacyverklaring.

3

Klik op “Doorgaan”.


Page 8 of 18


5.3.


Confirmatie van uw registratie

Na het indienen van uw registratie krijgt u een email, gelijkaardig aan deze hieronder. Elia raadt u aan deze e-mail te bewaren aangezien deze uw gebruikersnaam en account-ID van uw organisatie bevat. Het is aangeraden dit nummer bij de hand te hebben indien u het Ariba Customer Support team contacteert.


Page 9 of 18


5.4.


Uw Ariba bedrijfsprofiel

Na het indienen van uw registratie wordt u naar uw publiek bedrijfsprofiel op de Ariba Commerce Cloud geleid. Hoewel dit niet verplicht is, raadt Elia u aan dit verder te vervolledigen.

1

2

1

Klik op “Opslaan” wanneer u klaar bent met het vervolledigen van uw bedrijfsprofiel.

2

Klik op “Sluiten” om verder te gaan.


Page 10 of 18


6


Elia Sourcing Dashboard

Na het vervolledigen van uw bedrijfsprofiel kan u navigeren naar het Elia Sourcing Dashboard. Hier kan u alle gebeurtenissen terugvinden waarvoor u bent uitgenodigd door Elia.

1

2

1

Wanneer uw gebruiker gelinkt is aan meerdere organisaties, controleert u best even of u zich of de “Elia tab” bevindt.

2

Klik op de naam van de gebeurtenis om verder te gaan.

Voor uitgebreide informatie over hoe u aan gebeurtenissen kan deelnemen, raadpleeg de handleiding “Elia Supplier Information Guide Participating in an Elia Sourcing event”.


Page 11 of 18


7


Inloggen op het Elia E-Sourcing platform

Nadat u zich geregistreerd heeft als een Elia leverancier op Ariba, heeft u twee mogelijkheden om aan te melden op het E-Sourcing platform: 1. Klik op de link in de e-mail die u uitnodigt om deel te nemen aan een Elia sourcing gebeurtenis. 2. Gebruik volgende link: http://elia.supplier-eu.ariba.com U wordt naar de aanmeldpagina geleid.

1

2

4

3

1

Geef de gebruikersnaam op die u gekozen heeft tijdens uw registratie and die per e-mail naar u verzonden is.

2

Geef het wachtwoord op dat u gekozen heeft tijdens uw registratie.

3

Indien u uw gebruikersnaam of wachtwoord bent vergeten, klik op volgende links.

4

Klik op “Aanmelden”.

Na het aanmelden wordt u naar de sourcing gebeurtenis geleid waarvoor u bent uitgenodigd of heeft u toegang tot het Elia Sourcing Dashboard. Bij problemen met aanmelden, contacteer het Ariba Customer Support team.


Page 12 of 18



8

Appendices

8.1.

Appendix 1: Linken van bestaand Ariba profiel aan Elia.

Wanneer u reeds Ariba gebruikt voor andere bedrijven waarmee u samenwerkt, kan u volgende stappen vervolledigen om uw bestaand Ariba profiel te linken aan Elia.

1

1

Klik op “Klik hier” om naar de aanmeldpagina te gaan.

2

2

Klik op “Doorgaan” en volg de instructies om uw bestaande Ariba account aan Elia te koppelen.


Page 13 of 18


8.2.


Appendix 2: Instellingen profielzichtbaarheid

U moet u aanmelden op het Ariba sourcing platform om uw instellingen met betrekking tot profielzichtbaarheid te wijzigen. Op de webpagina die tevoorschijn komt zal uw bedrijfsnaam zichtbaar zijn. 1

1

Klik op de naam van uw bedrijf.

Wanneer u op de naam van uw bedrijf klikt zal er een pop-up verschijnen.

2

2

Klik op “Bedrijfsprofiel”

In het bedrijfsprofiel ziet u het volgende.


Page 14 of 18



1

2

1

Controleer of u zich op de “Basis” tab van het bedrijfsprofiel bevindt.

2

Klik op “Instellingen profielzichtbaarheid”.

3

4

3

Maak de nodige wijzigingen aan de profielzichtbaarheid door zaken aan of uit te vinken.

4

Klik op “OK”.


Page 15 of 18


8.3.


Appendix 3: Alternatieve registratie op Ariba Commerce Cloud

Indien u naar onderstaande webpagina wordt geleid, bent u op een foutieve pagina en dient u het Ariba Customer Support team te contacteren. U kan de contactinformatie van het Ariba Customer Support team vinden onder de paragraaf Hulp nodig?.

Registreer niet als nieuwe leverancier op deze pagina. Elia heeft u reeds als leverancier geregistreerd indien u onderstaande mail hebt ontvangen. Refereer naar deze mail wanneer u belt naar het Ariba Customer Support team en dat u naar de “Welkom, XXX” pagina zou moeten geleid worden.


Page 16 of 18




Page 17 of 18


8.4.


Appendix 4: Tijdzone wijzigen

Uw tijdzone kan u aanpassen in uw accountinstellingen.

1 2

1

Klik op uw accountnaam.

2

Klik op My Account.

3

3

Selecteer de gewenste tijdzone.


Page 18 of 18

Elia Supplier Information Guide Registreren als Elia leverancier op Ariba

Recommend Documents