Handleiding E-Invoicing

Handleiding E-Invoicing

CARYA GROUP HQ

CARYA GROUP SAS

Fountain Business Center / Building 5 C. Van Kerckhovenstraat 110 2880 Bornem T. +32 3 369 18 50 F. +32 3 369 18 51 E-mail: [email protected]

La Grande Arche Paroi Nord La Défense 92044 Paris T. +33 1 40 90 34 02 E-mail: [email protected]

WWW.CARYAGROUP.EU

Inhoudstafel Contents 1 2 3 4 5 6 7

Inleiding .......................................................................................................................................................... 1 Instellingen aankoop wisselstukken ............................................................................................................... 1 Mapping van toeslagen en kortingen ............................................................................................................. 8 Verwerken geïmporteerde facturen ............................................................................................................... 9 Voorbereiding factuur/creditnota ................................................................................................................ 15 Aanmaken divers document ......................................................................................................................... 20 Tip ................................................................................................................................................................. 24

WWW.CARYAGROUP.EU

1 Inleiding Sinds ATLAS is het mogelijk om de factuurgegevens digitaal aan te leveren voor verwerking. Met behulp van de Parts eInvoice interface in Navision Incadea wordt de verwerking van deze facturen eenvoudiger, eenvoudiger uniform en sneller. De werkwijze van de “Import mport wisselstukfacturen” wisselstukfacturen werd naar analogie met “Import mport voertuigfacturen” geprogrammeerd, maar kan dankzij bijkomende instellingen rekening houden met de voorkeuren van elke concessie of service partner. Conform het proces van de “Import Import Voertuigfacturen” zal Navision Incadea de XML factuurbestanden factuur van ATLAS automatisch ontvangen (van de “PIX server”). server”) De ontvangen XML-bestanden staan ter beschikking voor verwerking (consulteren, aanpassen, verwijderen) met als doel geboekt te worden als diverse inkoopfactuur. De bestandsbenaming is “I000 I0000001.H00XXXXX.TVATLXMLEFAK”,, waarbij XXXXX telkens uw ATLAS dealernummer voorstelt. bestanden verloopt automatisch en dagelijks met het proces “E-invoice-parts”. “E Deze De import van de XML-bestanden instelling werd voorgeprogrammeerd bij de initiële installatie. Er wordt ook een backup voorzien waarin dezelfde bestanden worden gekopieerd. Deze backup kan worden gebruikt wanneer er bestanden verloren zouden gaan.

2

Instellingen aankoop wisselstukken

Voor de activering van uw klantnummer voor het ontvangen van XML bestanden via BMW Group Belux, dienen de parameters juist geconfigureerd te zijn. Een foute instelling of laattijdige aanpassingen van de parameters impacteert alle boekingen van wisselstukfacturen.

1

Via “Aankoop wisselstukken” – “Instellingen” – “Instellingen aankoop wisselstukken” wordt aangegeven welke algemene grootboekrekening er standaard gebruikt zal worden voor het aanrekenen van toekomstige toeslagen die nieuw zijn en welke nog niet apart werden geboekt. (voor de instelling van specifieke rekeningen voor toeslagen, zie punt 3 Mapping toeslagen en kortingen) Het veld “Rekening nr. AT wss facturen” betreft de toeslag die op factuur wordt aangerekend voor de wisselstukken met “AT-waarden” (borgsom ruilonderdelen). Door middel van dit veld kan gekozen worden om deze bedragen apart op te volgen (via specifieke grootboekrekening of balansrekening) of zoals in het verleden het geval was, via de rekening 60430000 Aankoop Wisselstukken. Bij de keuze van een aparte grootboekrekening, kan het saldo eenvoudig opgevolgd worden en weet men steeds wat het openstaande saldo is aan borgsommen. Indien gekozen wordt voor de wachtrekening “49910000 Wachtrekening Investeringsgoederen”, kan het saldo overgeboekt (manuele boeking) worden naar een balansrekening. Door de activering van dit saldo naar de balans, wordt dit resultaat niet meegenomen in de resultaatsberekening van het boekjaar. Let op, de methodiek kan echter niet jaarlijks gewijzigd worden en dient consistent te worden toegepast, conform de algemene basisprincipes van de boekhoudwetgeving. Het veld voor de instelling van het proces (E-INVOICE-P…) dat dagelijks wordt uitgevoerd om de XMLbestanden te importeren wordt hier ook weergegeven. Gelieve dit niet te wijzigen, anders wordt het automatische proces stopgezet. De volgende twee velden geven de keuze voor de nummerreeks die wordt gebruikt bij de boeking van wissesltukfacturen (veld “e-Invoice diversefactuurnrs”) en –creditnota’s (veld “e-invoice diversecreditnotanrs). Er kan gekozen worden om de automatisch aangeboden wisselstukfacturen en creditnota’s in een aparte nummerreeks aan te maken. Indien deze velden leeg blijven, volgen de aangeboden facturen de gewone nummerreeks van diverse inkoopfacturen/creditnota’s.

2

BMW Group Belux beveelt aan om een aparte nummerreeks te kiezen. Zo kan eenvoudig een opsplitsing gemaakt worden tussen electronische of papieren facturen. Op basis van het boekingsnummer kan dan sneller bepaald worden of in het elektronisch of papieren archief gezocht dient te worden. Standaard wordt aanbevolen om met de nummerreeks Part-E-INV voor facturen en Part-E-CN voor credit nota’s te werken.


Aanmaak of keuze van aparte nummerreeks:

In het instellingenscherm (zie hoger), in het veld “e-Invoice Diversefactuurnrs”, kan via F6 (of via het klikken op het pijl-icoontje) een overzicht worden bekomen van de verschillende bestaande nummerreeksen in uw database.

Wanneer de door BMW aanbevolen nummerreeks al in gebruik is, dient een aparte nummering te worden aangemaakt. In het overzicht met bestaande nummerreeksen, kan met “F3” een nieuwe lijn aangemaakt worden.

3

Het veld “code” is uniek en beschrijft de benaming van de nummerreeks. In onderstaande screenshot wordt de code “PART-E-INV” gebruikt voor de diverse inkoopfacturen. Bij de keuze van de unieke code wordt best gebruik gemaakt van een duidelijke verwijzing naar e-Invoice wisselstukfacturen (bvb E-INV-Parts, E-INV-PartsCN,…). Aan deze unieke code dient een locatie (veld “Locatie”) gelinkt te worden. Indien de concessie of de service partner meerdere locaties heeft, dient dit per locatie aangemaakt te worden. Dezelfde benaming kan gebruikt worden voor de verschillende locaties.

Selecteer het veld “beginnr.” En druk op “F6” (of op het pijl-icoontje) om een nummerreeksregel toe te wijzen aan de nieuw aangemaakte code. In het volgende scherm dient de begindatum gespecifieerd te worden om aan te geven vanaf welke datum deze nummerreeks start. Doorgaans is de startdatum, de aanvangsdatum van een nieuw boekjaar. Bijgevolg dient de nummerreeks ook bij elk boekjaar te wijzigen (conform alle andere nummerreeksen). De start van de electronische facturatie van de wisselstukken vormt echter geen probleem om meteen een nieuwe nummerreeks aan te maken in het lopende boekjaar. Het veld “Beginnr.” toont het nummer dat gebruikt wordt voor de eerst geboekte diverse e-invoicefactuur. Het veld “Eindnr.“ geeft het laatste nummer weer dat gebruikt kan worden. Het nummerinterval dient voldoende groot te zijn om een volledig boekjaar aan wisselstukfacturen te verwerken.

4

Via de toets “Esc” wordt teruggekeerd naar het scherm instellingen van de nummerreeksen. In dit scherm dient manueel het veld “Autom. Nummering” aangevinkt te worden. Dit zorgt voor een automatisch oplopende nummering van de geboekte eInvoice wisselstukfacturen.

Naar analogie dient een reeks aangemaakt te worden voor credit nota’s. De nummerreeks dient immers te verschillen van de nummerreeks voor facturen. Eens de nummerreeksen gekend, moeten deze via de parameters worden ingesteld.

5




Afwachten/Telebanking:

Als laatste instelling in dit scherm “Init. Waarde afwachten”, kan nog een standaardwaarde meegegeven worden voor “Afwachten” (Telebanking). Deze waarde kan maximaal 3 karakters bevatten en is vrij te kiezen.

Bij het inlezen van een diverse e-invoicefactuur wordt automatisch de hier ingevulde waarde overgenomen op de hoofding van de diverse inkoopfactuur:

6

Indien er een diverse factuur wordt gevalideerd met F11, zal deze standaardwaarde worden ingevuld in de leveranciersposten:

Indien dit veld ingevuld is (zoals in het bovenstaand screenshot), zal de boekingslijn NIET worden voorgesteld in het voorstel van Telebanking (aanmaken betalingsbestand). Indien deze factuur toch moet worden voorgesteld in het betalingsvoorstel, is het nodig om in de leveranciersposten, het veld leeg te laten. Dit is mogelijk door op het veld te gaan staan, en dan op F2 te drukken. Daarna is het veld editeerbaar, en kan de waarde in het veld worden verwijderd. De wisselstukfacturen worden standaard per domiciliëring betaald. De aanbeveling vanuit BMW Belux is bijgevolg om in dit veld ‘NEE’ in te vullen.

7

3 Mapping van toeslagen en kortingen Aangerekende toeslagen (milieubijdragen zoals Recytyre, Recupel, Valorlub, Auvibel, Bebat) of kortingen (actieprijzen, speciale kortingen) worden vanaf de start van eInvoice op nieuwe, specifieke rekeningen geboekt. Via het menu “Financieel – instellingen – mapping toeslagen wisselstukfacturen” kunnen deze worden ingesteld. Wanneer een nog niet bekende code voor toeslagen op een aangeboden eInvoicing factuur voorkomt, zal deze aan deze tabel worden toegevoegd. In afwachting van een specifieke rekening, wordt de standaard rekening (veld “Rekeningnr. Toeslagen”) gebruikt uit de algemene instellingen (zie hoger).

8

De meest courante codes zijn: ZBAB = Auvibel ZBBB = Bebat ZBRP = Recupel ZBRT = Recytyre ZBVL = Varolub YD0A = % korting geprint op aankoopfactuur (vb. voororder winterbanden of winterkits) YFCM = manuele prijszetting (correctie afwijking dealerprijs)

4 Verwerken geïmporteerde facturen De aangeboden electronische wisselstukfacturen worden automatisch geïmporteerd in “Financieel – periodieke activiteiten – import wisselstukfacturen”. De lijst die hier te zien is, werd reeds gefilterd op locatie. Elke nacht zullen de aangeboden XML-bestanden die klaar staan worden geïmporteerd. Deze kunnen teruggevonden worden onder:

9

10




Manueel bestanden opvragen om lijst te actualiseren

Indien de laatste XML-bestanden ontbreken (vertraging op PIX server,…), is het tevens mogelijk om deze bestanden manueel te importeren. Hiervoor dient op de knop “Faktuur” – “Ophalen facturen” te worden geklikt. De aanwezige XML-bestanden op de server zullen worden ingeladen.

Elke lijn in bovenstaand scherm is een afzonderlijke wisselstukfactuur. Verdere details (op lijniveau) bekijken is mogelijk via de knop “Faktuur – Kaart”(of via de toetsen “SHIFT+F5”).

11




Rode lijnen:

Een rode lijn in de lijst, wijst op een ontbrekend gegeven voor een correcte boeking van de factuurlijn. Bijvoorbeeld (zoals in bovenstaand screenshot) is voor productboekingsgroep “Lubricants Lubricants” nog niet de koppeling gemaakt met de correcte grootboekrekeningen. grootboekrekenin Het informatie-icoontje icoontje op de specifieke lijn toont de foutomschrijving.

12

Tijdens de import van de XML--facturen facturen worden bepaalde gegevens automatisch gekoppeld aan de wisselstukfactuur. Deze gegevens zijn nodig om de diverse inkoopfactuur of creditnota te kunnen aanmaken. Op de hoofding van de te boeken wisselstukfactuur, wordt o.a. het leveranciersnummer automatisch ingevuld. Deze waarden komen uit de “inkoopinstellingen” en zijn terug te vinden onder “Stock Stock beheer – aankoop wisselstukken – instellingen – instellingen aankoop wisselstukken”: wisselstukken

Het veld “Fakturatie Doc. Type (YG2, YL2)” YL2) bepaalt het type divers document datt zal aangemaakt worden (factuur of creditnota). Dit veld is standaard niet zichtbaar in het in onderstaand scherm, maar kan ka wel toegevoegd worden (In menubalk – beeld – kolommen weergeven – Veld Fakturatie Doc. Type aanvinken, en op OK drukken,, Of via rechtermuisklik op titel – kolommen weergeven)

13

Op lijnniveau veau wordt er bepaald welke de productboekingsgroep productboekingsgroep is van het wisselstuk. wisse Deze productboekingsgroep bepaalt welke grootboekrekening er gebruikt zal worden voor de boekhoudkundige verwerking van deze factuur. Wanneer het wisselstuk nog niet bestaat in het huidige stockbestand, zal het wisselstuk automatisch uit de wisselstuk master gekopieerd worden. Voor wisselstukken die niet in de master gekend zijn, zal dit veld in eerste instantie leeg blijven.

De grootboekrekening die gebruikt zal worden voor de boekhoudkundige verwerking wordt in de lijnen reeds ingevuld. Dit veld is niet standaard zichtbaar, maar kan ook worden toegevoegd. (In menubalk – beeld – kolommen weergeven – Veld Grootboekrekeningnr. aanvinken, en op OK drukken, Of via rechtermuisklik op titel – kolommen weergeven)

14

5 Voorbereiding factuur/creditnota Wat automatisch wordt aangemaakt uit de imporbestanden is de voorbereiding van de te valideren factuur. De boekhoudkundige verwerking vereist een voorbereiding van de aangeboden factuurlijn via knop “Factuur – Toon factuur” (of via CTRL-F5). In onderstaand voorbeeld worden 5 lijnen voorgesteld in de voorbereiding (ondanks er meer lijnen lijne staan in het overzichtscherm). Het voorstel geeft het totaalbedrag per rekeningnummer van alle wisselstuk aankopen (per factuurnummer).

De grootboekrekening voor elke lijn wordt als volgt bepaald: •

Wisselstukken: Elk wisselstuk heeft een unieke ‘Teile Art’ code (“wisselstuksoort” ( soort”) gedefinieerd door BMW Group en staat mee opgenomen in de (material) master van de wisselstukken. Onderstaande tabel abel is de standaardinstelling om de productboekingsgroepen toe te wijzen aan de wisselstukken. o

Teile Art 1 -> 8

Teile Art 0 1 2 3 4 5 6 7 8

Productboekingsgroep PARTS PARTS PARTS-EXCH ACCESSOIRES PARTS ACCESSOIRES INVEST LIFESTYLE TIRES

15

o

Teile Art 9 9 9 9 9 9 •

•




Teile Art 9

Familiecode

Productboekingsgroep

8325

LUBRICANTS

8335

SUPPL-MECH

75XX 7590 7580 overige

PAINT SUPPLY-BODY SUPPLY-BODY ACCESSOIRES

Toeslagen (milieubijdragen): (milieubijdragen) de specifieke grootboekrekening bepaald in de instellingen (Toeslagmapping Wisselstukfactuur – zie punt 3 Mapping toeslagen en kortingen) kortingen indien bekend, zoniet de algemene mene grootboekrekening (“Rekeningnr Toeslagen” – zie punt 2 Instellingen aankoop wisselstukken). AT-waarden waarden (Borgsommen): (Borgsommen) grootboekrekening uit de alg. instellingen (“Rekeningnr. AT wss facturen” - zie punt 2 Instellingen aankoop wisselstukken). wisselstukken

Wijzigen van automatisch voorgestelde grootboekrekening:

De grootboekrekening die wordt voorgesteld voorges kan steeds gewijzigd worden. Hiervoor dient het veld grootboekrekening van de aangeboden factuur gewijzigd te worden. worden Het is ook mogelijk om in hetzelfde scherm de productboekingsgroep te wijzigen. productboekingsgroep, resulteert ook in een andere grootboekrekening.

Wijzigen van de

CTRL De aangepaste boeking wordt weergegeven (via knop “Factuur – Toon factuur” (of via CTRL-F5)).

16

F5 ook de nieuwe rekening worden voorgesteld in de boeking. Dan zal bij CTRL-F5




Details mee boeken per lijn: lijn

Indien gewenst, kan per lijn afzonderlijk bepaald worden of het detail van de lijn behouden moet blijven of mee gegroepeerd moet worden in het totaal. In het volgende voorbeeld werd een filter geplaatst op productboekingsgroep “PARTS” en BTWproductboekingsgroep “G21” en “Grootboekrekeningnr” 60430000. 60430000. Het totaal van deze selectie is €379.01 EUR. Dit bedrag wordt in de boeking voorgesteld v op rekening 60430000.

17

Om één bepaalde lijn (of meerdere) toch apart op de factuur te verkrijgen, is het nodig om een vinkje te plaatsen in het veld “Detail behouden”. behouden Dit it is enkel mogelijk indien er in het veld “Korte omschrijving verdeler” een omschrijving staat ingevuld.

18

l van het type wisselstuk is. Indien Opgelet! Het apart behandelen van de lijn kan enkel en alleen indien lijnsoort de lijnsoort van het type “Charge” (toeslag milieubijdrage/fee) is, zal met het detail geen rekening worden gehouden.




De documentdatum en boekingsdatum

De documentdatum is niet wijzigbaar en komt overeen met de documentdatum van de officiële wisselstukfactuur van BMW Belgium Luxembourg NV. Dee boekingsdatum wordt standaard ingevuld met de datum van de dag waarop de verwerking gebeurt in Navision Incadea. Dit it kan manueel worden aangepast indien nodig (bvb bij maandafsluiting afsluiting of jaarafsluiting). jaarafsluiting) Indien bijvoorbeeld 1x per week de XML-bestanden XML bestanden voor de wisselstukfacturen worden verwerkt, kan een gekozen selectie van bestanden verwerkt worden met een verschillende boekingsdatum. datum.

19

6 Aanmaken divers document


Een factuur valideren voor boeking:

Wanneer de voorbereiding wordt goedgekeurd (SHIFT+F5),, kan de diverse inkoopfactuur worden aangemaakt. De mogelijkheid bestaat om wisselstukfactuur wisselstuk per wisselstukfactuur te boeken. Om de voorbereide factuur te valideren, is het nodig om op knop “Faktuur “ – Maak factuur aan” (of “F11”) te kiezen.

20

De factuur wordt geboekt en krijgt een uniek nummer uit de gekozen nummerreeks (zie punt 2 Instellingen aankoop wisselstukken).




valideren Batch boeken – meerder facturen valideren:

Er is ook een mogelijkheid om alle voorbereidingen in één keer te boeken. Het H is dan mogelijk om te kiezen voor de optie “Klaar voor boeken”.. Normaliter, indien een factuur klaar staat om te boeken, krijgt deze in de wisselstukfactuurlijst van de aangeboden oden eInvoice wisselstukfacturen een vinkje in de kolom “Klaar voor boeken”.

21

In ditzelfde overzicht is het mogelijk om het vinkje “Klaar voor boeken” rechtstreeks aan te klikken voor meerdere wisselstukfacturen. Indien de voorbereidingen klaar zijn of de lijst met aangevinkte wisselstukfacturen compleet is, kunnen alle facturen in batch worden aangemaakt. Kies hiervoor via het menu “Faktuur – Verwerk facturen te kiezen” (of “SHIFT+F11”).

Alle facturen die aangevinkt staan in het overzicht worden verwerkt en verdwijnen als te valideren factuur en worden aangemaakt in “Financieel – Diverse inkoopfacturen”. Indien de aangeboden eInvoices worden gevalideerd met “F11”, moeten deze nog steeds boekhoudkundig worden verwerkt bij de diverse inkoopfacturen.

22




Groene lijnen in overzicht:

Indien een factuur reeds manueel werd aangemaakt, dan zal deze factuur in het groen in het overzicht staan. Deze aangeboden n factuurlijn mag gewist worden (F4 op deze lijn om te verwijderen)

23

7 Tip De vervaldatum van de aangeleverde E-invoicing E invoicing facturen, wordt automatisch berekend aan de hand van het veld “Betalingsvoorwaarde” dat u kan terug vinden op tab betaling van de leverancierskaart:

De vervaldatum moet automatisch 15 dagen van de volgende maand zijn. Deze Deze zal automatisch worden berekend indien de datumformule correct werd ingesteld. Om dit na te kijken, is het nodig om in het veld “Betalingsvoorwaarde” op het pijltje te klikken, of F6 te doen. Dan zal u volgend scherm te zien krijgen:

24

De Vervaldatumformule moet ingesteld zijn zoals hierboven ingevuld.

25