Toekomst ICT gemeente Menterwolde

Toekomst ICT gemeente Menterwolde Onderzoek naar de consequenties van ontvlechting van gemeente Menterwolde uit het samenwerkingsverband Oost-Groningen Digitaal (OGD) en intergemeentelijke samenwerking met de combinatie Hoogezand-Sappemeer-Slochteren

Versie: Datum: Auteurs: Status:

1.0 3 april 2013 Sander v.d. Linden Harold Bijmolt Definitief

2

Toekomst ICT Menterwolde

Versiebeheer Versie

Datum

Opmerkingen

0.1

08 februari 2013

Initiële versie.

0.2

14 februari 2013

0.3

28 februari 2013

0.4

22 maart 2013

1.0

3 april 2013

div. opmerkingen n.a.v. afstemming met H. Flap, H. Boekhoudt, R. Deiman, J. Muurman en H. Sloeserwij verwerkt. Opmerkingen n.a.v. afstemming met E. van Zuijlen en H. v.d. Wal verwerkt. Gecontroleerde versie t.b.v. behandeling in gecombineerde vergadering MT/College op 26 maart 2013. Definitieve versie ter behandeling in College op 9 april 2013 en Raadscommissie op 11 april 2013.


3

Inhoudsopgave 1. 2.

3. 4.

5.

6.

7.

8.

9.

Managementsamenvatting ........................................................................................................................ 4 Inleiding ...................................................................................................................................................... 5 2.1. Aanleiding en achtergronden ............................................................................................................. 5 2.2. Probleem- en doelstelling ................................................................................................................... 6 Opdracht .................................................................................................................................................... 7 Verantwoording ......................................................................................................................................... 8 4.1. Aanpak ................................................................................................................................................ 8 4.2. Referenties.......................................................................................................................................... 8 Situatieschets ICT-Menterwolde .............................................................................................................. 10 5.1. OGD-Samenwerking.......................................................................................................................... 10 5.2. Informatie-architectuur .................................................................................................................... 11 5.3. Technische architectuur ................................................................................................................... 12 5.4. Volwassenheidsniveau in relatie tot opgaven .................................................................................. 13 Situatieschets ICT-combinatie Hoogezand-Sappemeer-Slochteren ........................................................ 15 6.1. HSS-Samenwerking ........................................................................................................................... 15 6.2. Informatie-architectuur .................................................................................................................... 17 6.3. Technische architectuur ................................................................................................................... 17 6.4. Volwassenheidsniveau in relatie tot opgaven .................................................................................. 18 Consequenties uitstappen en instappen ................................................................................................. 20 7.1. Consequenties uittreding OGD ......................................................................................................... 20 7.2. Consequenties samenwerking HSS ................................................................................................... 22 7.3. Alternative sourcingsmodellen ......................................................................................................... 23 Roadmap: van ontvlechting naar integratie ............................................................................................ 24 8.1. Condities en randvoorwaarden ........................................................................................................ 24 8.2. Fasering ............................................................................................................................................. 25 8.3. Financiële paragraaf ......................................................................................................................... 26 Conclusies en aanbevelingen ................................................................................................................... 28 Figuur 1: Applicatielandschap Menterwolde conform GEMMA Figuur 2: Vereenvoudigd overzicht infrastructuur Menterwolde Figuur 3: Score ICT-volwassenheidsmodel Menterwolde Figuur 4: Applicatielandschap combinatie HSS conform GEMMA Figuur 5: Vereenvoudigd overzicht infrastructuur combinatie HSS Figuur 6: Score ICT-volwassenheidsmodel combinatie HSS

4

1.


MANAGEMENTSAMENVATTING

De prestaties van Oost-Groningen Digitaal (OGD) worden door Menterwolde als onvoldoende gekwalificeerd. Dit rapport onderzoekt de mogelijkheid om OGD te verlaten en in te stappen bij het bestaande ICT-samenwerkingsverband Hoogezand-Sappemeer/Slochteren (HSS). De volwassenheid van de ICT-infrastructuur en de gemeentelijke informatievoorziening van Menterwolde is relatief laag: er is achterstallig onderhoud in techniek, een beperkte continuïteitsvoorziening en nauwelijks geïmplementeerd informatiebeleid. Menterwolde is technisch en functioneel in zeer beperkte mate afhankelijk van OGD en kan op elk moment de samenwerking verlaten. OGD beraadt zich op de uitstapkosten; deze zijn op dit moment niet inzichtelijk. De ICT-samenwerkingscombinatie HSS beschikt over een moderne, dubbel uitgevoerde infrastructuur met voldoende continuïteitswaarborgen en een relatief volwassen beheeromgeving. HSS ontwikkelt op dit moment nieuw informatiebeleid waarvan de implementatie voor 2014 gepland staat. HSS is in staat om Menterwolde op een kwalitatieve manier te bedienen en stelt zich open op. Het applicatielandschap van Menterwolde verschilt in zowel de front-, mid- als backoffice in belangrijke mate van HSS; invlechting en harmonisatie brengen substantiële kosten met zich mee. Vooraf aan invlechting zal de infrastructuur van Menterwolde op operationeel acceptabel niveau gebracht moeten worden, waarbij HSS als toekomstig verantwoordelijke beheerder een belangrijke regierol heeft. Hierbij is sprake van een tijdelijke overgangssituatie waarbij Menterwolde op haar eigen ICT-infrastructuur blijft ‘draaien’. Ten behoeve van beheerdoeleinden is een glasvezelverbinding tussen de netwerken van Menterwolde en HSS nodig.


2.

5

INLEIDING

In dit rapport staat de toekomst van de ICT van gemeente Menterwolde centraal. Het is het resultaat van het onderzoek naar de consequenties van desintegratie van Menterwolde uit het samenwerkingsverband Oost-Groningen Digitaal (OGD) en integratie binnen de intergemeentelijke samenwerking van de combinatie Hoogezand-Sappemeer-Slochteren (HSS).

2.1.

Aanleiding en achtergronden

Onder invloed van groeiende complexiteit van ICT in relatie tot de eigen schaalomvang heeft gemeente Menterwolde besloten om intergemeentelijke samenwerking op dit gebied te zoeken. Menterwolde gelooft in de meerwaarde van samenwerking op dit vlak ten opzichte van het zelfstandig beheren en ontwikkelen van de gemeentelijke informatievoorziening. Deze samenwerking heeft zij sinds 2008 formeel gevonden in het samenwerkingsverband Oost-Groningen Digitaal (OGD). Beoogde voordelen zijn het reduceren van kosten, het verminderen van de eigen formatieve kwetsbaarheid (kwantitatief en kwalitatief) en het verbeteren van de kwaliteit van de ICT-dienstverlening door gezamenlijke inkoop, ontwikkeling en beheer. Prestaties van OGD worden door Menterwolde als onvoldoende gekwalificeerd. Gemeente Menterwolde ervaart een discrepantie tussen het huidige en het door het Bestuur van OGD beoogde besturingsmodel. Daarnaast vindt men dat de gerealiseerde en huidige kwaliteit van de dienstverlening afwijkt van wat beoogd wordt. Uit een recent rekenkameronderzoek in opdracht van de Raad van Menterwolde is gebleken dat er bestuurlijk teveel verschil van mening en wantrouwen naar elkaar bestaat. Menterwolde heeft momenteel onvoldoende grip op de gang van zaken bij OGD om haar doelstellingen te realiseren, waarbij prestaties van OGD momenteel niet goed te beoordelen zijn. Dit komt o.a. doordat de doelstellingen niet zijn vertaald in concrete prestaties en dat het beoogde kwaliteitsniveau van de ICT-dienstverlening niet helder is. De huidige organisatievorm is niet geschikt gebleken om een professionele uitvoeringsorganisatie op afstand aan te sturen en een heldere taakafbakening tussen gemeenten en OGD ontbreekt, waardoor gemeenten niet goed in staat zijn OGD aan te sturen. In de huidige opzet van OGD zijn de randvoorwaarden voor succesvol functioneren niet aanwezig. Momenteel maakt het OGD-samenwerkingsverband dan ook een flinke ontwikkeling door: men koerst af op een nieuwe juridische entiteit in de vorm van een Overheids N.V. en de centrale ICT-infrastructuur krijgt een stevige impuls (zgn. HOI-project). Er is de ambitie uitgesproken om de organisatie in hoge mate te professionaliseren door invulling te geven aan een hoogwaardig functiehuis. In de praktijk heeft de organisatie te maken met de zittende formatie in relatie tot de bestaande rechtsposities. Menterwolde kan zich in deze ontwikkelingen niet vinden. Dit vormt, samen met de ervaren kwaliteit van de dienstverlening en het lage vertrouwen in de OGD-samenwerking, aanleiding voor Menterwolde de keus voor ICTsamenwerking in OGD-verband mogelijk te herzien. In het licht van ambtelijke en bestuurlijke samenwerking met de gemeenten Hoogezand-Sappemeer en Slochteren (de combinatie HSS) heeft dit de vraag opgeroepen hoe groot de stap is om uit OGD te stappen en aansluiting te vinden bij de combinatie HSS, die sinds 2010 de krachten op het gebied van ICT gebundeld hebben. Menterwolde werkt op dit moment samen op het gebied van wonen en leefbaarheid samen met de OGDgemeenten, Vlagtwedde en Stadskanaal. Daarnaast verkent Menterwolde samenwerkingsmogelijkheden op het gebied van ‘groen en grijs milieu’ en belastingen met de combinatie Hoogezand-SappemeerSlochteren (HSS).

6

2.2.


Probleem- en doelstelling

Menterwolde overweegt voor wat betreft inkoop, ontwikkeling en beheer van ICT intergemeentelijke samenwerking met de combinatie Hoogezand-Sappemeer-Slochteren aan te gaan. Het ontbreekt de gemeente echter op dit moment aan voldoende inzicht in de consequenties hiervan in relatie tot de huidige deelname aan OGD om een strategische keus te maken. Om die reden worden nu de (on)mogelijkheden van het uittreden uit OGD en het aansluiten bij de combinatie HSS onderzocht, waarbij bestuurlijke, juridische, technische en financiële consequenties worden benoemd. Zo kan Menterwolde een afweging maken welke van beide ICT-samenwerkingsverbanden met meeste toekomstperspectief biedt.


3.

7

OPDRACHT

Gemeente Menterwolde heeft gevraagd om de impact van het eventueel uittreden van de gemeente uit OGD en eventuele aansluiting bij de gemeenten Hoogezand-Sappemeer en Slochteren op ICT-gebied te onderzoeken incl. aanpalende raakvlakken op organisatorisch, juridisch en financieel gebied. Randvoorwaarde hierbij is dat de continuïteit van de gemeentelijke informatievoorziening gewaarborgd blijft. Hierdoor wordt de de gemeente Menterwolde ondersteund in het maken van een stratigische keus waarbij: • • •

een concrete indruk krijgt van de (on)mogelijkheden en voor- en nadelen van uittreding uit OGD respectievelijk aansluiten bij de ICT-samenwerking van de combinatie HSS; een zorgvuldige afweging kan maken over de toekomstige inrichting van de ICT-functie van de eigen gemeentelijke organisatie en wat hierin de meest toekomstvaste stappen zijn; een verstandige keuze kan maken over intergemeentelijke ICT-samenwerking.

Definitieve consequenties van uittreden uit OGD zijn een resultante van wat hierover in het bestuur van OGD wordt afgesproken.

8


4.

VERANTWOORDING

4.1.

Aanpak

Om invulling te geven aan de opdracht is gedurende een periode van ca. 8 weken een traject doorlopen waarbij: • • •

de ICT-situatie van Menterwolde in OGD-verband en de combinatie HSS zijn geanalyseerd; een diagnose is gesteld van het ICT-volwassenheidsniveau en de consquenties van uittreden uit resp. OGD en instappen in de combinatie HSS; is benoemd welke interventies noodzakelijk zijn als gekozen wordt voor een ontvlechting uit OGD gevolgd door een integratie met de combinatie HSS.

In onze aanpak zijn omwille van zorgvuldigheid een aantal procesmatige en inhoudelijke afwegingen gemaakt. Hierover is de opdrachtgever voorafgaand aan de opdrachtverlening of tijdens de uitvoering geïnformeerd. • • • •

We hebben gepoogd in dit onderzoek een juiste balans te vinden tussen hoofdlijnen en details. Significante zaken die van invloed zijn op het keuzeproces zijn opgenomen; We hebben geen zaken onderzocht die al in het Rekenkameronderzoek in opdracht van de Raad zijn meegenomen; In de kwalificatie van de dienstverlening van OGD baseren we ons op eerder onderzoek door de Rekenkamercommissie van Menterwolde; In de kwalificatie van de dienstverlening van Slochteren baseren we ons op interviews met direct betrokkenen van de gemeenten Slochteren en Hoogezand-Sappemeer.

Om een integraal beeld van de financiële consequenties te kunnen geven, hebben we gemeend hier een aparte paragraaf aan te wijden. Hierin onderscheiden we de volgende kostensoorten: • Desintegratiekosten OGD; • voorbereidings- en repatriëringskosten om de continuïteit in eigen beheer te kunnen waarborgen; • Integratiekosten om de ICT te integreren in de combinatie HSS. We merken hierbij op dat alle genoemde kosten indicatief zijn, aangezien hiervoor aanvullend detailonderzoek nodig is. Frictiekosten zijn daarbij de onafwendbare extra kosten als gevolg van (des)integratie met OGD resp. de combinatie HSS die niet als investering kunnen worden aangemerkt. Alle bedragen in dit rapport zijn in € excl. BTW. Een definitief eindadvies rondom de vraag welk intergemeentelijk ICT-samenwerkingsverband in de toekomst het meeste rendement zal hebben kan pas gegeven worden als de uitkomsten van het onderzoek naar de bestuurlijke toekomst van de provincie Groningen bekend zijn.

4.2.

Referenties

Ten behoeve van het onderzoek zijn er met de volgende personen een of meerdere gesprekken gevoerd: • • • • • • •

H. v.d. Wal, gemeentesecretaris, gemeente Menterwolde; E. van Zuijlen, burgemeester, gemeente Menterwolde; H. Flap, hoofd Bestuursondersteuning & Publiekszaken, gemeente Menterwolde; H. Boekhoudt, hoofd Bureau Middelen, gemeente Menterwolde; R. Deiman, hoofd afdeling Ondersteuning, gemeente Menterwolde; J. Muurman, medewerker automatisering, gemeente Menterwolde; H. Nieuwold, medewerker automatisering, gemeente Menterwolde;


• • • • • • • •

9

H. Sloeserwij, coördinator Automatisering, gemeente Slochteren; C. van den Akker, gemeentesecretaris, gemeente Slochteren; A. Jager, directeur Middelen, gemeente Slochteren; E. Beverloo, proces- en beveiligingsbeheerder, gemeente Slochteren; G. Jonkman, beleidsmedewerker informatisering, gemeente Slochteren; F. Wiertz, gemeentesecretaris, gemeente Hoogezand-Sappemeer; J. De Groot, manager afdeling Faciliteir, gemeente Hoogezand-Sappemeer; J. Buiter, voorzitter bestuur Oost-Groningen Digitaal.

Er zijn een groot aantal documenten ter beschikking gesteld. Niet alle documenten zijn even relevant. Wij hebben de volgende documenten geraadpleegd: • • • • • • • •

•

Advies aan College van B&W Menterwolde ‘Bekrachtiging besluit Regiegroep OGD’ - 8 januari 2009 (inz. Rechtsvorm onderbrenging in GR Streekraad Oost-Groningen); Bedrijfsplan 2012 – 2015 N.V. GRID i.o. versie 0.99 - 29 juni 2012; Advies aan College van B&W Menterwolde ‘Beslispunten OGD’ – 25 juni 2012 (betr. Besluit instemming Overheids N.V. per 1-1-2013); Advies aan College van B&W Menterwolde ‘Beslisdocument OGD’ – 25 oktober 2007 > ICTsamenwerking toenmalige gemeenten per 1-1-2008; Samenwerkingsovereenkomst Dimpact 31 augustus 2012; Schakelen naar Samenwerking, Jacob Gunter / Streekraad Oost-Groningen d.d. 27 september 2006; Uitwijkovereenkomst gemeenten Menterwolde en Veendam inz. afspraken over service-verlening bij calamiteiten GBA-systeem door Veendam aan Menterwolde d.d. 17 juli 2009; Diverse documenten beschikbaar gesteld door gemeente Menterwolde die een weergave zijn van de huidige ICT-infrastructuur; Diverse documenten beschikbaar gesteld door gemeente Slochteren die een weergave zijn van de huidige ICT-infrastructuur van de combinatie HSS.

10


5.

SITUATIESCHETS ICT-MENTERWOLDE

5.1.

OGD-Samenwerking

5.1.1.

Historie en organisatie

In de beginjaren van OGD is besloten de intergemeentelijke ICT-samenwerking als programma onder te brengen bij de Gemeenschappelijke Regeling Streekraad Oost-Groningen. Dit vormde – als onderdeel van een takendiscussie rondom de Streedraad - voor de gemeenten Stadskanaal en Vlagtwedde aanleiding om de Streekraad en daarmee OGD te verlaten. Vervolgens is OGD sinds 1 januari 2008 formeel als samenwerkingsverband op ICT-gebied voor de huidige gemeenten c.q. hun voorgangers n.a.v. herindeling en ambtelijke fusie gestart. Ook Menterwolde omarmde de doelstelling om in relatie tot de eigen schaalomvang en kwetsbaarheid kwaliteitsverbeteringen en inkoopvoordeel te realiseren in de gemeentelijke ICT en sloot zich aan. OGD zou oorspronkelijk voor alle aangelegenheden op het terrein van informatisering en automatisering het aanspreekpunt zijn. Later is besloten dat OGD zich richt op de automatisering. Pas als dat optimaal functioneert komt uitbreiding naar informatisering in beeld. Alle I&A-medewerkers zijn sinds de start werkzaam voor OGD maar blijven in dienst van de gemeente. In de praktijk betekent dit dat de 1,8 FTE I&A-formatie van Menterwolde is gedetacheerd bij OGD, waarbij OGD verantwoordelijk is voor exploitatie, beheer en ontwikkeling van de ICT van Menterwolde. 5.1.2.

Samenwerkingsmodel

Het huidige model heeft alle kenmerken van een Shared Servicecentrum: zo is uitvoering van taken ondergebracht in een nieuwe organisatie die op afstand ICT-producten en diensten levert waarvan de kosten worden verrekend op basis van het aantal werkplekken. Bestuurlijke en ambtelijke verantwoordelijkheden zijn momenteel onvoldoende gescheiden en prestatie-afspraken zijn onvoldoende gekwalificeerd en gekwantificeerd. Er is indertijd besloten de ‘projectorganisatie OGD’ als programma onder te brengen bij de Gemeenschappelijke Regeling Streekraad Oost-Groningen 1 op basis van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr). Deze juridische structuur is momenteel in liquidatie en dit is nog niet formeel afgerond. Er wordt gewerkt naar een nieuwe juridische basis voor gezamenlijke ICT-investeringen : een Overheids N.V. Menterwolde heeft vanaf het begin haar voorkeur voor een Centrumgemeentemodel uitgesproken. 5.1.3.

Verhouding prijs / kwaliteit

Sinds 2010 hebben 2 onderzoeken plaatsgevonden om de ICT-kosten voor de deelnemers vast te stellen. Deze liggen in de bandbreedte van € 2.800 - € 3.100 per werkplek. Hoe deze prijs zich tot de kwaliteit van de ICT-infrastructuur en de ICT-dienstverlening verhoudt, valt niet te zeggen: dienstverleningsniveaus en prestatiedoelen zijn tot op heden niet uitgewerkt. Ten opzichte van andere samenwerkingsverbanden 2 ligt het kostenniveau lager. Het ontbreken van kwaliteitsafspraken en de mate waarin er de laatste jaren in ICT geïnvesteeerd is nuanceert het beeld van de ICT-kosten. Beoordeling van de feitelijke kwaliteit van de dienstverlening is dan ook sterk afhankelijk van beeldvorming. Aantoonbare winst voor Menterwolde is met name geboekt in de gezamenlijke aanbesteding en inkoop (o.a. Centric backoffice-applicaties) en de introductie van een centraal ICT-meldingensysteem. 5.1.4.

Toekomst

De OGD-samenwerking kent een moeizaam bestaan. Dit blijkt o.a. uit de volgende signalen die in de loop der jaren zijn afgegeven: • deelnemers hebben onvoldoende grip op OGD;

1 2

Bekrachtiging besluit Regiegroep Oost Groningen Digitaal, B&W Menterwolde d.d. 13 januari 2009. ICT Samenwerkingsverband Zuidwest Fryslân (ISZF) en de combinatie Borger-Odoorn, Coevorden en Emmen (BOCE).


• • • • •

11

er speelt wantrouwen tussen betrokken bestuurders; de organisatievorm voldoet niet; er is geen heldere opdrachtgever – opdrachtnemerrelatie; gemeenschappelijk informatiebeleid ontbreekt; projectbegrotingen en -planningen blijken niet realistisch.

De ervaren knelpunten vormden aanleiding voor diverse onderzoeken en evaluaties. Naar aanleiding hiervan wordt de oplossing gezocht in professionalisering van de besturing en de samenwerking, een heldere taakafbakening tussen deelnemers en uitvoeringsorganistie, duidelijke vastlegging van kwaliteitsniveaus van de dienstverlening en een zakelijke aansturing hierop. De doorontwikkeling van OGD richt zich op 2 aspecten: een verzelfstandiging in combinatie met de implementatie van een nieuwe centrale ICT-infrastructuur. Het bestuur van OGD ambieert een verdere schaalvergroting door haar diensten ook aan nieuwe deelnemers aan te bieden. Deze nieuwe richtingen geven Menterwolde onvoldoende vertrouwen. Overigens is er bij de overige deelnemers voldoende draagvlak voor de nieuwe koers. In kort bestek leidt deze verzelfstandiging tot: • • • • •

de oprichting van een Shared Service Centrum GRID (Gezamenlijke Regionale ICT-Dienst) met een Overheids N.V. als nieuwe juridische entiteit; focus op automatisering en een deel van de informatisering; een wezenlijk ander besturingsmodel waarbij operationele, tactische en strategische taken en verantwoordelijkheden sterker gescheiden zijn en ‘de klant niet in het bestuur zit’; een kwalitatief hoogwaardig functiehuis met een startformatie van 21,6 FTE; wijziging van het financieringsmodel waarbij de begroting van GRID is opgebouwd rondom de pijlers vaste, variabele en incidentele kosten i.p.v. de huidige bevoorschotting en verrekening.

Het project Herstructurering OGD Infrastructuur (HOI) vormt de technische sleutel naar de toekomst en het technisch fundament onder GRID: het leidt tot realisatie van een nieuwe, schaalbare centrale ICTinfrastructuur die voldoet aan eigentijdse continuïteits- en performance-eisen en beoogt een daling van de kosten per werkplek naar ca. € 2.700 uitgaande van het huidige aantal van 1.100 werkplekken. Gekwantificeerde, te verwachten resultaten hiervan in termen van investerings- en exploitatielasten, uiteindelijke dienstverleningsniveaus en te verwachten doorlooptijden ontbreken voor Menterwolde.

5.2.

Informatie-architectuur

Het applicatielandschap van Menterwolde is opgebouwd rondom een front-, mid- en backoffice en wordt gedomineerd door Centric-programmatuur. Vanuit de 3-deling front-, mid- en backoffice worden alle gemeentelijke processen ondersteund, zoals blijkt uit figuur 1. (zie volgende pagina)

12


Figuur 1 Applicatielandschap Menterwolde conform GEMMA

5.3.

Technische architectuur

De huidige infrastructuur is opgebouwd als VMWare/Windows platform. Het bestaat uit 5 fysieke VMWare ESX hosts en 1 HyperV host waarop ca. 26 virtuale Windows servers draaien. De servers maken geen gebruik van een centrale netwerkvoorziening netwerkvo voor data-opslag (zgn. SAN),, maar beschikken over dedicated schijven. Deze servers bevinden zich in de systeemruimte op de 1e verdieping. Op de zolderverdieping bevinden zich verschillende patchkasten met daarin de patchpanels (spraak/data) en switches/routers sw t.b.v. uitgaande en inkomende verbindingen. Er is een backup tape-unit unit waarmee de dagelijkse backups gemaakt worden. De medewerkers zijn verbonden via Thin Clients met Citrix als virtuele desktoptechniek. Zij beschikken over eigen printers en/of centrale printers. Er is een WLan beschikbaar voor het koppelen van mobile devices. De Citrix toegang wordt ook gebruikt voor remote access (thuiswerken) (thuiswe in combinatie met een RSA-token token t.b.v. extra beveiliging. Uit figuur 2 blijkt een schematische weergave. w


13

Figuur 2 Vereenvoudigd overzicht infrastructuur Menterwolde

5.4.

Volwassenheidsniveau in relatie tot opgaven opgave

5.4.1.

Technisch

De infrastructuur is vormgegeven conform moderne maatstaven (virtualisatie) (virtualisatie) maar kampt met capaciteitsproblemen op het gebied van schijfruimte en werkgeheugen doordat de workload per server hoger dan gemiddeld is. Het ontbreken van een een centrale netwerkvoorziening voor data-opslag data (zgn. SAN) en een onvoldoende functionerende back-up up unit waarbij tapes niet buiten het pand bewaard bewa worden zorgt dat de continuïteitsvoorziening teitsvoorziening gebrekkig is. Door de intreding in OGD en de planvorming rondom implementatie van de nieuwe infrastructuur (HOI(HOI traject) heeft de gemeente de afgelopen 3 á 4 jaar niet of nauwelijks geinvesteerd in de huidige infrastructuur. Dit vraagt om een uitbreiding van het serverpark en daaraan gekoppeld datadata opslagcapaciteit. Op die manier wordt tegemoet gekomen aan continuïteitscontinuïteits en schaalbaarheidseisen die de organisatie nodig heeft. Daarnaast is de indeling en locatie van de technische ruimtes niet optimaal. Deze zijn verdeeld over 2 ruimtes: patchpanels, routers, telefooncentrale e.d. bevinden zich in een technische ruimte op de 2e verdieping samen met de CV-installatie tallatie zonder dat er afdoende klimatologische voorzieningen zijn getroffen. Servers incl. data-opslag opslag en backup-unit backup unit bevinden zich in een systeemruimte op de 1e verdieping. Overigens is met de centralisatie van deze componenten in de systeemruimte op de 1e verdieping rekening gehouden. Vanwege de beperkte serverserver en data-opslagcapaciteit opslagcapaciteit is de kwetsbaarheid hier het grootst. 5.4.2.

Functioneel

Op dit moment worden de gemeentelijke processen weliswaar ondersteund door het applicatielandschap maar deze sluit onvoldoende ldoende aan op de impliciete implici behoefte van de organisatie. Er iss geen vastgesteld en geïmplementeerd integraal informatiebeleid, waardoor investeringen in hardhard software een sterk ad-hoc ad karakter hebben en men het risico loopt van discontinuïteit in de gemeentelijke gemeentelijke informatievoorziening.

14


Uit het applicatielandschap blijken de volgende aandachtspunten: • Vrijwel alle applicaties zijn op eigen servers via eigen infrastructuur ‘in huis’; • Van een aantal applicaties worden voorlopers naast opvolgers gebruikt (o.a. Doc4all vs. MDU, Impromptu vs. Cognos); • Er zijn 2 omgevingen van Menterwolde die op dit moment bij OGD staan: • GT-BAG in relatie tot Mijn Loket (zgn. ‘Persoonlijke internet Pagina’) op www.menterwolde.nl en PDC van Dimpact • DigiD-module van GemNet • De actualiteit van gebruikte programmatuur in relatie tot beschikbare, maar niet-geïnstalleerde updates, patches, (hot)fixes e.d. Samengevat valt de volwassenheid van de ICT-situatie van Menterwolde conform onderstaande figuur te typeren.

Figuur 3: Score ICT-volwassenheidsmodel Menterwolde

Voor acties die hier in het kader van een evt. ontvlechting uit voortvloeien verwijzen wij naar paragraaf 7.1.2.


6.

SITUATIESCHETS ICT-COMBINATIE HOOGEZAND-SAPPEMEER-SLOCHTEREN

6.1.

HSS-Samenwerking

6.1.1.

Historie en organisatie

15

De combinatie HSS werkt sinds 01-01-2010 formeel samen op het gebied van ICT. Informatiserings- en automatiseringstaken zijn daarbij bewust gesplitst. Slochteren is leverancier van de automatisering voor Hoogezand-Sappemeer. De samenwerking Slochteren en Hoogezand-Sappemeer is gebaseerd op de meerwaarde die voortkomt uit de schaalgrootte: • Verminderde kwetsbaarheid; • bundeling deskundigheid; • verhoging efficiency en flexibiliteit. Medewerkers automatisering HS werden oorspronkelijk functioneel aangestuurd door Slochteren. Sinds 1 februari jl. zijn zij in dienst van Slochteren getreden. Het functioneel applicatiebeheer is binnen de dienst Middelen van Slochteren gepositioneerd, waarbij ca. 3 personen zich richten op WABO, Welzijn & Publiek en BOR. Ook binnen Hoogezand-Sappemeer heeft centralisatie van het functioneel applicatiebeheer plaatsgevonden binnen het Bedrijfsbureau (4 personen die betrokken zijn bij de invoering van de zgn. Midoffice). Er is een Masterplan Automatisering vastgesteld voor de planperiode 2010-2012. De formatie van ‘automatisering’ bestaat uit 7 FTE (3 x systeem- en netwerkbeheerder, 3 x 1e en 2e lijns gebruikersondersteuning en 1 x coördinator). Samen zijn zij verantwoordelijk voor het beheer van o.a. 600 werkplekken (ca. 450 van Hoogezand-Sappemeer en ca. 150 van Slochteren), de contuïteit van de centrale ICT-infrastructuur en telefonie (vast en mobiel zijn geïntegreerd). Werkplekbeheer gebeurt vnl. op afstand vanuit Slochteren, waar I&A een aparte huisvesting heeft buiten het gemeentehuis. Verrekening van kosten vindt plaats op basis van het aantal werkplekken. 6.1.2.

Samenwerkingsmodel

De samenwerking beperkt zich niet alleen tot ICT: ook werk & inkomen, gebouwenbeheer en inkoop worden samen gedaan. Op de nominatie staat dat de ‘groene en grijze milieutaken’ door Slochteren uitgevoerd gaan worden. Het centrumgemeentenmodel wordt daarbij gehanteerd. Er is een ambtelijke stuurgroep ‘Samenwerking’ die bewust breed is samengesteld: beide directieleden van HoogezandSappemeer en de 3 MT-leden van Slochteren zijn hierin vertegenwoordigd. I&A-taken zijn gesplitst en automatiseringstaken zijn belegd bij Slochteren. Als benaming per taakveld worden de termen leveranciersgemeente en klantgemeente gehanteerd. De klantgemeente draagt daarbij het personeel uiteindelijk over aan de leveranciersgemeente (in de overgangsfase is er nog sprake van detachering). Daar waar geschikte formatie ontbreekt, wordt deze op geld gezet. Er is sprake van formele vastlegging van afspraken in de vorm van dienstverleningsovereenkomsten, incl. tarieven per product / dienst in de vorm van zgn. productbladen. Hierover levert de leveranciersgemeente ook stuurinformatie. Periodiek vergaderen de I&A-betrokkenen in een breed overleg, onder roulerend voorzitterschap van de manager Facilitair van Hoogezand-Sappemeer en de directeur Middelen van Slochteren. 6.1.3.

Verhouding prijs / kwaliteit

Toerekening van kosten vindt op pragmatische wijze plaats: in geval van één zuivere afnemer directe toerekening, in geval van generieke investeringen toerekening op basis van aantal werkplekken. Dit maakt het nog niet mogelijk om de totale ICT-kosten transparant te maken en in zijn geheel op het niveau van kosten per werkplek tot uitdrukking te brengen. De ambitie om dit te doen is er nadrukkelijk wél. In de dienstverlening kan onderscheid gemaakt worden tussen primaire en secundaire dienstverlening. De primaire dienstverlening richt zich op performance en continuïteit van informatiesystemen. Hoewel er geen klanttevredenheidsonderzoeken hebben plaatsgevonden, wordt deze in het algemeen als voldoende tot goed ervaren. De secundaire dienstverlening betreft vervanging en vernieuwing: planning, organisatie en

16


communicatie en het managen van verwachtingen zijn als verbeterpunten genoemd. In het verlengde daarvan zijn de volgende verbeterpunten genoemd: • Vereenvoudiging van de kostenverrekening; • Verbetering van de stuurinformatie over de gerealiseerde kwaliteit; • Duidelijker scheiding tussen opdrachtgever en opdrachtnemer en rolbewuster opereren; • Integrale sturing in projecten i.p.v. vanuit de gemeente; • Resultaatgerichtheid (kwaliteit van planningen en begrotingen); • Verdere professionalisering ICT-beheerprocessen; • Kwaliteit van projectmanagement. 6.1.4.

Toekomst

In de huidige praktijk buigen de samenwerkingspartners veel op onderling vertrouwen. Verzakelijking speelt nog niet echt. Men realiseert zich echter wel dat met de groei van de exploitatielasten en de complexiteit van ICT verzakelijking verder toeneemt. Over het toekomstige samenwerkingsmodel bestaan dan ook verschillende beelden: het huidige, pragmatische model waarin de menselijke maat duidelijk herkenbaar is, wordt als handzaam ervaren en heeft voldoende in zich om gemeenschappelijke belangen te waarborgen zonder dat het een bureaucratisch geheel wordt. Daarnaast zijn er ook beelden om het model op te schuiven richting een SSC uit oogpunt van de noodzakelijke verzakelijking, incl. bonus / malus afhankelijk van de kwaliteit van de dienstverlening. Een vastgestelde en gedragen visie hierop ontbreekt. Het besef dat er bij de gemeenten grote opgaven liggen in de toekomstige ICT is alom aanwezig, incl. investeringsbereidheid. Strategisch informatiebeleid is momenteel in voorbereiding. Het voornemen is dat Hoogezand-Sappemeer hiervoor per 1-1-2014 leveranciersgemeente is. 2013 staat in het teken van de ontwikkeling van dit beleid. Onduidelijk is in hoeverre cultuur (houding & gedrag) hier als succesfactor onderdeel van uitmaakt. Of voor de toekomstige ambities voldoende financiële middelen beschikbaar zijn, is onduidelijk. Dit moet eveneens blijken uit het informatiebeleidsplan. Voor reguliere vervangingsinvesteringen volstaat de meerjarenbegroting. Hoogezand-Sappemeer vindt gemeentelijke herindeling een serieuze optie daar waar Slochteren voor het bestaande samenwerkingsmodel is. Gemeenten respecteren elkaar hierin. Begin 2013 zal de toekomstige bestuurlijke kaart van de provincie concreter worden met publicatie van het onderzoeksrapport door de visitatiecommissie. De verwachting is dat daarin wordt aangegeven dat het aantal gemeenten zal dalen. Dit vergemakkelijkt de samenwerking en vergroot de druk op standaardisatie van ICT is de verwachting.


6.2.

17

Informatie-architectuur architectuur

Het applicatielandschap van de combinatie HSS kent de volgende opbouw:

Figuur 4:: Applicatielandschap combinatie HSS conform GEMMA

6.3.

Technische architectuur

Hoogezand-Sappemeer Sappemeer en Slochteren maken gebruik van een qua architectuur architectuur identiek opgebouwde, zeer moderne VMWare omgeving. De systeemruimtes zijn met elkaar verbonden middels een 10 Gigabit glasverbinding (eigendom). Door deze bandbreedte kunnen de twee omgevingen synchroon gehouden worden en zijn elkaars continuïteitsvoorziening. teitsvoorziening. In beide omgevingen worden er snapshots van datadata en serveromgevingen naar disk geschreven en wordt er uiteindelijk uiteindel een back-up up naar tape gemaakt. Deze architectuur kent een hoge betrouwbaarheidsgraad en biedt voldoende voldoende zekerheid m.b.t. continuïteit continuï en schaalbaarheid. Figuur 5 geeft een vereenvoudigde weergave hiervan.

18


Figuur 5 Vereenvoudigd overzicht infrastructuur Hoogezand-Sappemeer en Slochteren

6.4.

Volwassenheidsniveau in relatie tot opgaven

6.4.1.

Technisch

In de infrastructuur van de combinatie HSS zijn de laatste jaren diverse verbeteringen doorgevoerd om een hogere continuïteit en performance in combinatie met een hogere schaalbaarheid te waarborgen. Zo is de technische architectuur van beide omgevingen op elkaar afgestemd. Dankzij een breedbandverbinding zijn de gemeenten in staat om beide omgeven te repliceren / synchroniseren en vormen daarmee elkaars uitwijk. Het platform is opgebouwd rondom actuele continuïteitseisen (o.a. servervirtualisatie en back-up to disk-principes d.m.v. zgn. ‘snapshot-technologie’). Recent is het printerplatform vernieuwd conform het ‘follow-me’ principe. Eindgebruikers werken op ‘thin clients’ (applicaties ‘draaien’ voor het merendeel centraal). 6.4.2.

Functioneel

Automatisering levert producten en diensten waarvan de specificaties zijn vastgelegd in zgn. productbladen. Men werkt toe naar DienstVerleningsOvereenkomsten incl. tarifering per werkplek, maar dit is nog geen realiteit. Integraal, meerjarig informatiebeleid is in voorbereiding. Vooruitlopend hierop zijn 2 informatiebeleidsmedewerkers actief op het gebied van beveiliging en functioneel applicatiebeheer. Het applicatielandschap is grotendeels geharmoniseerd. Enkele uitzonderingen zijn: • Decade (Hoogezand-Sappemeer) vs. Civision Middelen (Slochteren);


• •

19

GBI van Oranjewoud (Hoogezand Hoogezand-Sappemeer) vs. XEIZ van Arcadis (Slochteren Slochteren), beiden voor BORtaken (omdat Slochteren in 2013 leveranciersgemeente wordt van BOR-taken, BOR taken, wordt er in dat kader invulling gegeven aan standaardisatie); Civision Belastingen (Slochteren) vs. GouwBelastingen (Hoogezand-Sappemeer) (Hoogezand Sappemeer) (een aanbesteding voor harmonisatie hiervan loopt momenteel). momenteel)

De midoffice is in 2012 aanbesteed en via een Proof of Concept verworven. Op deze wijze heeft men ook praktijkervaringg kunnen opdoen met deze omgeving. De implementatie hiervan is in voorbereiding. Rondom kantoorautomatisering spelen eveneens recente ontwikkelingen. Er is gestart met een traject om Lotus Notes (o.a. mail en agenda) en Microsoft Office te vervangen. Nieuwe uwe ontwikkelingen, w.o. mobile devices en integratie vaste / mobiele telefonie, telefonie, worden uit oogpunt van beheersbaarheid vanuit het IT-domein domein integraal aangestuurd. De overall ICT-volwassenheid volwassenheid blijkt uit onderstaande figuur.

Figuur 6: Score ICT-volwassenheidsmodel combinatie HSS

20


7.

CONSEQUENTIES UITSTAPPEN EN INSTAPPEN

7.1.

Consequenties uittreding OGD

7.1.1.

Bestuurlijk / juridisch

De rekenkamercommissie stelt in haar onderzoek dat er rondom uittreding op dit moment niets geregeld is: “er zijn geen afspraken over gemaakt”. Opheffing van de samenwerking door uittredende deelnemers levert echter wel desinvesteringen en frictiekosten voor Menterwolde op. In een adviesrapport als onderdeel van de “Streekraad Nieuwe Stijl” 3 wordt als eis aan het samenwerkingsverband gesteld dat “Het uittreden en de financiële consequenties hiervan moeten in de onderliggende prestatiedienstverleningscontracten worden vastgelegd.” Het ontbreekt het samenwerkingsverband tot op heden aan dergelijke prestatiedienstverleningscontracten. Eerder is al gesteld dat doelstellingen niet zijn vertaald in concrete prestaties en dat het beoogde kwaliteitsniveau van de ICT-dienstverlening van OGD niet helder is. Desinvesteringen en fricitiekosten worden veroorzaakt door besluiten die het bestuur van Menterwolde heeft genomen alsook besluiten die in het bestuur van OGD – waar Menterwolde onderdeel van uitmaakt – zijn genomen. Het gaat daarbij om de volgende besluiten: 1. Instemming met het Beslisdocument OGD van het College van B&W van Menterwolde op 25 oktober 2007 (o.a. ten aanzien van over te dragen kosten van exploitatie, personeel en projecten). 2. Instemming met de onderbrenging van het programma OGD bij de GR Streekraad Oost-Groningen op 13 januari 2009 door het College van B&W van Menterwolde (o.a. over de financiering van de Streekraad en de jaarlijkse gemeentelijke bijdrage van Menterwolde als bijdrage aan de personeelskosten van de Streekraad). 3. Instemming met de Overheids N.V. als juridische structuur, conform besloten door het College van B&W van Menterwolde op 26 juni 2012. Een definitief besluit hierover is onder voorbehoud van een positief besluit van de Raad van Menterwolde en Gedeputeerde Staten van Groningen. Bijdrage exploitatie- en projecten Het College van Menterwolde heeft met vaststelling van genoemd beslisdocument uitgesproken dat het budget voor exploitatie- en beheerkosten bij vervanging of aanschaf overgaat naar OGD. Dit betreft kosten voor technische infrastructuur. Personeelskosten blijven bij de gemeente aangezien het personeel vooralsnog in dienst zou blijven (en tot op heden is) van de gemeente. Budgetten voor ontwikkelingen in het kader van de bedrijfsprocessen en dienstverlening blijven bij de gemeente. Verplichtingen die hieruit voortvloeien worden in het kader van dit onderzoek aangemerkt als (a) bijdragen exploitatie, (b) bijdragen projecten. In de praktijk betekent dit dat de gemaakte exploitatiekosten achteraf worden verdeeld over de deelnemende gemeenten en dat vooraf per project wordt bepaald welke gemeente welk deel van de projectkosten voor zijn rekening neemt; in beide gevallen op basis van het aantal werkplekken. Deelneming personeelskosten Streekraad College en Raad van de gemeente Menterwolde hebben besloten tot opheffing van de GR Streekraad Oost-Groningen per 31 december 2010. Als gevolg van deze besluitvorming alsmede besluitvorming bij de overige deelnemers geeft het Algemeen Bestuur momenteel invulling aan een liquidatieplan. Dit voorziet in de verplichtingen van deelnemende gemeenten tot deelneming in de financiële gevolgen van de opheffing. Dit betreft o.a. de gevolgen voor het personeel van de Streekraad, e.e.a. conform artikel 35 van de GR Streekraad Oost-Groningen. Verplichtingen die hieruit voortvloeien worden in het kader van dit onderzoek aangemerkt als ‘deelneming personeelskosten Streekraad’.

3

Schakelen naar Samenwerking, Jacob Gunter d.d. 27 september 2006


21

Verplichtingen Overheids N.V. Inz. de Overheids N.V. heeft de Raad van Menterwolde geen besluit genomen, waarmee Menterwolde niet heeft besloten bij te dragen aan de kosten voor oprichting van betr. Overheids N.V. Hier vloeien dan ook geen verplichtingen uit voort. Voor een calculatie en consolidatie van de financiële consequenties verwijzen wij naar paragraaf 7.1.3. 7.1.2.

Technisch / functioneel

Uitstappen uit OGD gaat gepaard met de volgende technische en functionele activiteiten: • Omlassen van de glasvezelring vs. blijvend toegang faciliteren voor OGD • Repatriëren GT-BAG incl. WKPB-applicatie en DigiD; • Uitwijkcontract GBA met gemeente Veendam analyseren en waar nodig aanscherpen / uitbreiden gezien kwetsbaarheid. Repatriëring van GT-BAG en DigiD brengt een aantal operationele activiteiten met zich mee: • continuïteitsafspraken formaliseren met Vastgoedbureau Oldambt, Pekela, Bellingwedde, Menterwolde (Oldambt verzorgt nu applicatiebeheer, OGD verzorgt nu systeembeheer); • GT-BAG in combinatie met WKPB-applicatie installeren op infrastructuur van Menterwolde en aanpassing van scripts; • continuïteitsafspraken inz. DigiD formaliseren met OGD en evt. Dimpact; • DigiD-module in eigen beheer nemen, nieuwe beveiligingscertificaten aanvragen voor de server en bandbreedte met GemNet aanpassen (verbindig met DigiD Mw loopt nu via netwerk OGD 10 Mbit maar heeft ook nog eigen verbinding met GemNet van ca. 512kB/1Mbit die dan upgrade behoeft). 7.1.3.

Financieel

Op basis van analyse en verkenning zijn de definitieve financiële consequenties nog niet bekend. OGD heeft nog geen cijfers willen afgeven. Onderstaande tabel biedt inzicht in de verwachte bandbreedte:

N.B. genoemde bedragen worden aangemerkt als mogelijk te verwachten kosten onder voorbehoud van wat hier binnen het bestuur van OGD over afgesproken wordt. Opgemerkt wordt dat er t.a.v. de projectkosten HOI sprake is van reeds gemaakte kosten ten bedrage van ca. € 249.000 t/m 2012. Op het moment dat Menterwolde definitief besluit uit OGD te stappen (gedane aanschaffingen € 173.000 en extra capaciteit € 76.000) profiteert Menterwolde hier niet van.

22

7.2.


Consequenties samenwerking HSS

Gezien de ontstane achterstand in de ICT-infrastructuur van Menterwolde en de verschillen hiervan met de combinatie HSS heeft samenwerking consequenties op de korte en middellange termijn. 7.2.1.

Bestuurlijk / juridisch

De continuïteit van de informatievoorziening van Menterwolde mag niet in gevaar komen. Dit betekent voor de korte termijn het volgende: • Formaliseer beheerafspraken met leveranciersgemeente Slochteren op basis van een inspanningsverplichting; • Hou rekening met de wens van leveranciersgemeente Slochteren om het beheer onder voorwaarden te accepteren; • Detacheer formatie automatisering bij leveranciersgemeente Slochteren; • Postioneer het afdelingshoofd Middelen & Ondersteuning van Menterwolde als contractmanager en informatiemanager. Voor de middellange termijn betekent dit: • Overdracht van automatiseringstaken conform door de besturen van deelnemende gemeenten gekozen samenwerkingsmodel; • Opstellen van een Dienstverleningsovereenkomst met leveranciersgemeente Slochteren incl. bijbehorende tarifering per werkplek; • zowel bestuurlijk als ambtelijk een hoge participatiegraad laten zien ten aanzien van de gemeentelijke ICT, o.a. door het professioneel invullen van de rol van contractmanager, informatiemanager en opdrachtgever. • Sturen op hercontractering met marktpartijen met het oog op inkoopvoordeel. 7.2.2.

Technisch / functioneel

Op de korte termijn zullen de volgende maatregelen getroffen moeten worden: • Investering in centrale ICT-serverpark op het gebied van server- en data-opslagcapaciteit en backupvoorzieningen; • Professionalisering inrichting systeemruimtes; • Realisatie van een lijnverbinding vanuit leveranciersgemeente Slochteren met Menterwolde t.b.v. continuïteitsvoorziening en beheer; • Upgrade van kennisniveau van locale ICT-beheerders in lijn met leveranciersgemeente Slochteren. Voor wat betreft de middellange termijn achten wij de volgende maatregelen noodzakelijk: • Volledige integratie van de centrale ICT-infrastructuur van Menterwolde als nieuw domein binnen leveranciersgemeente Slochteren; • Uitvoeren van een gedetailleerd functioneel harmonisatie-onderzoek m.b.t. de mid- en backoffice applicaties van Menterwolde, Hoogezand-Sappemeer en Slochteren; • Uitvoeren van een gedetailleerd, technisch harmonisatie-onderzoek ten aanzien van inrichting centrale ICT-infrastructuur Menterwolde; • Volledige harmonisatie van het applicatielandschap van Menterwolde in relatie tot het applicatielandschap van de combinatie HSS. 7.2.3.

Financieel

Op financieel gebied moet rekening gehouden worden met de volgende aspecten: • De afwijkende ICT-omgeving van Menterwolde en beheerlast die hieruit voortvloeit wijkt sterk af van de standaarden van de combinatie HSS en sluit niet aan op bestaande dienstverleningsovereenkomst en afgesproken tarieven;


• • •

7.3.

23

voor de korte termijn blijft Menterwolde op basis van de eigen ICT-begroting verantwoordelijk voor haar eigen financiële resultaat; Pas op langere termijn ontstaat er transparantie van en grip op ICT-kosten, mits de dienstverleningsovereenkomst in de samenwerking aansluit bij de behoeften van Menterwolde en Menterwolde zowel in de eigen organisatie als richting de leveranciersgemeente regie op voert. Voor het vaststellen van de kosten van totale integratie / harmonisatie van de volledige ICTinfrstructuur van Menterwolde op langere termijn, is aanvullend detailonderzoek nodig.

Alternative sourcingsmodellen

Alternatieve sourcingsmodellen (o.a. outsourcing) staan volop in de belangstelling. Cloud-computing wordt al lange tijd genoemd als de ICT-trend van de toekomst. De keuze voor een alternatief sourcingsmodel begint met de vraag of de gemeente ICT als core business ziet in combinatie met de volwassenheid van de markt als het gaat om gemeentespecifieke ICT. Pas als een gemeente beschikt over een sterk ontwikkelde informatiemanagement- en regiefunctie om professioneel invulling te kunnen geven aan ‘vendormanagement’ en de markt dusdanig volwassen is dat één leverancier als hoofdaannemer kan optreden, zal de gemeente pas echt ontzorg worden. In de huidige praktijk is er veelal sprake van een combinatie van samenwerkende partijen. Het vinden van de best werkende combinatie vraagt dan veel tijd en capaciteit. De markt levert momenteel al ‘out-of-thebox’ standaardwerkplekken in de cloud maar gemeentespecifieke applicaties in de cloud liggen nog niet voor het grijpen en vraagt om investeringsbereidheid van Menterwolde als klant maar ook van leveranciers. Deze aanbieders van gemeentespecifieke applicaties werken in de tussentijd hard aan de ontwikkeling van cloudoplossingen. Wij adviseren deze ontwikkelingen vanuit de informatiemanagementfunctie van Menterwolde nauwlettend in de gaten te houden: toenemende complexiteit in combinatie met stijging van kosten van ICT noodzaakt gemeenten uiteindelijk ook om ‘ontzorgd’ te worden als het gaat om ICT-beheer. Hierdoor ontstaat ruimte voor gemeenten om hun eigen informatiefunctie maximaal te concentreren op optimalisatie van processen en daarmee verbetering van de kwaliteit van dienstverlening.

24


8.

ROADMAP: VAN ONTVLECHTING NAAR INTEGRATIE

8.1.

Condities en randvoorwaarden

De kans op een succesvolle ontvlechting en integratie neemt exponentieel toe als rekening gehouden wordt met een aantal condities en randvoorwaarden. Het gaat hierbij om ‘harde’ en ‘zachte’ factoren: zakelijke afspraken over uitstappen, instappen en standaardisatie enerzijds en houding- en gedragsaspecten die samenhangen met actieve participatie anderszijds. In het algemeen kan gesteld worden dat een actieve participatiegraad op zowel bestuurlijk als ambtelijk (strategisch/tactisch en tactisch/operationeel) niveau essentieel is: de gemeentelijke informatievoorziening is al lang geen technische aangelegenheid meer. Om duurzame toegevoegde waarde te leveren en realistische verwachtingen in de gebruikersorganisatie te hebben, zal Menterwolde op professionele wijze invulling moeten geven aan de ontwikkeling en het beheer van haar informatievoorziening. Wij zien dit als één van de belangrijkste condities c.q. één van de grootste afbreukrisico’s. 8.1.1.

Afscheid nemen van het oude

Hierbij gaat het allereerst om het bereiken van bestuurlijke overeenstemming over het uitstappen uit OGD. Vervolgens betekent dit dat er voorbereidingen worden getroffen voor de repatriëring van BAG- WKPB- en DigiD-voorzieningen waarvoor Menterwolde afhankelijk is van de OGD-infrastructuur en applicatiebeheer van Oldambt. Gegeven de relaties en afhankelijkheden met toekomstig leveranciersgemeente Slochteren en de beperkte eigen capaciteit is het raadzaam dat ‘automatisering Slochteren’ de regierol op zich neemt en daarbij aangestuurd wordt door Menterwolde. In relatie tot binnen de combinatie HSS reeds gemaakte keuzes zullen contractuele voorbereidingen getroffen moeten worden om afscheid te namen van Dimpact en (onderdelen van) Centric: de verworven midoffice Brein inProces in combinatie met de PinkRoccade backoffice-applicaties bevatten dubbele functionaliteit. Het samen in beheer nemen leidt tot onevenredig hoge beheerkosten. Pro-forma opzeggen voorkomt toekomstige kosten. 8.1.2.

Aansluiten op het bestaande

De combinatie HSS heeft de afgelopen jaren al diverse keuzes gemaakt ten aanzien van haar ICTinfrastructuur, zowel qua technische architectuur als informatie-architectuur. Ook zijn automatiseringsbeleid en een verrekeningssystematiek afgesproken. Een belangrijke conditie voor succesvolle samenwerking is dan ook dat Menterwolde weloverwogen instapt bij de combinatie HSS en zich conformeert aan reeds gemaakte keuzes. Daarbij is het goed te realiseren dat het voor de huidige deelnemers in de HSS-samenwerking niet wenselijk is dat lopende zaken leiden onder een evt. integratie. De projectenkalender voor 2013 ziet er als volgt uit: Nr. 1 2 3 4 5

Wat Vervanging telefooncentrale, incl. Vast-Mobiel integratie Vervanging MS Office Aanpassen Sjablonen (implementatie documentgenerator) Uitbreiding SAN Vervanging Lotus naar Zarafa/Exchange

Wanneer Voor 1 juli 2013 Voor 1 januari 2014 Voor 1 juli 2013 Voor 1 april 2013 Voor 1 maart 2013

De implementatie van de recent verworven midoffice is onderhanden.


8.1.3.

25

Samen ontwikkelen van het nieuwe

Hoewel de combinatie HSS als ‘rijdende trein’ getypeerd kan worden, staan vernieuwing en innovatie nog in de kinderschoenen. Ten aanzien van diverse ontwikkelingen moeten nog de nodige keuzes gemaakt worden rondom bijv. ZaakGerichtWerken (ZGW) en toekomstige ontwikkelingen rondom het NUP w.o. de BGT. In 2013 is een strategisch informatiebeleidsplan in ontwikkeling voor de uitvoeringsperiode 2014 en volgende jaren. Hiervoor denk- en ontwikkelcapaciteit leveren – operationeel in de vorm van applicatiebeheerders alsook tactisch/strategisch op het nivau van management en bestuur – zal bijdragen aan het succes van de samenwerking. Samen investeren is dé succesfactor. Een relatie leggen met de onlangs in het kader van ‘organisatie-ontwikkeling naar de toekomst’ beschikbaar gestelde middelen (o.a. KCC, BGT en ZGW) ligt voor de hand.

8.2.

Fasering

Wij stellen de volgende fasering voor: 1. Vitalisatie: het technisch op sterkte brengen van de eigen ICT-infrastructuur. Dit resulteert in voldoende continuïteit en schaalbaarheid die nodig is als voorbereiding op integratie met de combinatie HSS; 2. Transitie: het organisatorisch optimaliseren van de ICT-beheeromgeving. Dit resulteert in een beheerste ICT-omgeving waarbij Menterwolde niet langer afhankelijk is van OGD; 3. Transfer: de daadwerkelijke invlechting op technisch en functioneel gebied in de samenwerking met de combinatie HSS. Dit resulteert in een onder architectuur van leveranciersgemeente Slochteren ingerichte ICT-omgeving incl. afgesproken dienstverleningsovereenkomst en tarifering. Op basis van ervaringen in vergelijkbare, gemeentelijke situaties zal rekening gehouden moeten worden met de volgende planning en doorlooptijd: Fase: Q2 Vitalisatie Transitie Transfer

2013 Q3

2014 Q4

Q1

Q2

Q3

Q4

2015 Q1

uitloop

26


8.3.

Financiële paragraaf

Om een definitieve begroting op te stellen is aanvullend detailonderzoek nodig. Ervaringscijfers bij vergelijkbare harmonisatietrajecten in het kader van ambtelijke fusies en herindelingen laten voor een volledige invlechting ten aanzien van infrastructuur en applicaties een kostenpost van € 60,- per inwoner zien. Voor Menterwolde betekent dat een totale investering van ca. € 450K. De feitelijke kosten kunnen tot 30% afwijken; dit is afhankelijk van de mate waarin applicaties worden geharmoniseerd en/of specifieke wensen vanuit de organisatie. Ca. 50 á 60% van deze kosten kunnen aangemerkt worden als ‘frictiekosten’. Voor het overige betreft het investeringen. Uit onderstaande tabel blijken de kostensoorten incl. verdeling waaruit dit bedrag is opgebouwd: Kostensoort: Projectmanagement + advies

%: 20

Infrastructuur

25

Applicaties

40

Werkplek & telefonie

10

Beleid, organisatie, opleiding

1

Onvoorzien Totaal Bedragen excl. BTW

4 100

Bedrag: Toelichting: € 90.000 Professioneel projectmanagement en advies. € 112.500 Kosten aanpassen netwerkinfrastructuur € 180.000 Kosten harmonisatie applicaties en migratie userdata, applicatiedata en e-mail € 45.000 Kosten standaardisatie werkplekken en telefonie € 4.500 Kosten harmoniseren ICTbeleid + gebruikersinstructies € 18.000 € 450.000


27

De geconsolideerde financiële consequenties blijken uit onderstaande tabel: Fase:

Kostensoort:

Frictiekosten:

Noodzakelijke investering centrale ICT-infrastructuur

Transfer

Transitie

Vitalisatie

Optionele investering centrale ICT-infrastructuur

Totalen

Initiële investering lijnverbinding 10mBit t.b.v. beheer + backup HSS Exploitatie lijnverbinding t.b.v. beheer + backup HSS Kosten omlassen glasring OGD

Investerings- Exploitatie- Toelichting: kosten: kosten / jaar: € 78 Betr. uitbreiding capaciteit servers + data-opslag en upgrade backup excl. kosten projectmanagement € 40 Betr. centralisatie switches + telefooncentrale excl. kosten projectmanagement € 10

€ 18

€0

Exit OGD

€ 120 - € 267

Dimpact

€ 102 - € 153

Toegang blijvend faciliteren Definitief bedrag moet volgen uit bestuursaccoord € 51 Kosten lidmaatschap 2013 + afgesproken investeringsbijdrage van 2 of 3 jaar. (stelpost)

Kosten repatriëring GT-BAG € 10K

€ 10

Kosten repatriëring DigiD

€ 7,5

Kosten volledige harmonisatie incl. upgrade lijnverbinding naar 100 mBit Menterwolde-HSS

€ 225

€ 225

€464,5 – € 662,5

€ 353

(stelpost)

Uitgaande van 50% investering en 50% frictie

€ 69 Alle bedragen x 1.000 excl. BTW

28

9.


CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN

Op basis van ons onderzoek kunnen, met inachtneming van hetgeen in hoofdstuk 4 ‘Verantwooding’ is gesteld, een aantal conclusies en aanbevelingen worden gedaan. Conclusies: • Het applicatielandschap van Menterwolde en de combinatie-HSS verschillen sterk: m.n. midoffice en backoffice vragen om een harmonisatie (Dimpact > Brein inProces en Centric > PinkRoccade) gegeven de dubbele functionaliteit en de onevenredig hoge beheerlast die dit zou opleveren; • de ICT-volwassenheid van Menterwolde in de huidige situatie valt te kwalificeren als relatief laag en is vnl. technologiegericht en aanbodgedreven. De combinatie HSS is dit stadium reeds ontgroeid en verkeert meer in een beheerste situatie. Echter, ook bij de combinatie HSS is nog geen sprake van een organisatie die aan het stuur zit van de gemeentelijke informatievoorziening; • de mate van zeggenschap van Menterwolde is omgekeerd evenredig met de geambieerde groei en aantal deelnemers van OGD en de nog op te richten Overheids N.V.; • de feitelijke kosten voor uittreding uit OGD alsook een beperkte upgrade van de huidige ICTinfrastructuur en de volledige harmonisatie van het applicatielandschap met de combinatie HSS zijn naar verwachting op de korte termijn duurder dan blijvend participeren in OGD. Aanbevelingen: • volledige harmonisatie noodzaakt, gezien het grote verschil in applicatielandschap, tot een ‘voorbereidende investeringsstap’ bestaande uit repatriëring van een aantal applicaties en optimalisatie van de ICT-infrastructuur van Menterwolde, waarbij Slochteren als toekomstige leveranciersgemeente regie voert; • de druk om verder te groeien in de volwassenheid van ICT zal voor de combinatie HSS verder toenemen in geval van integratie van de ICT van Menterwolde. Het is in dat kader zinvol om de vraagkant vanuit de gemeentelijke dienstverlening en bedrijfsvoering samen met ‘nieuwkomer’ Menterwolde zo snel mogelijk verder te ontwikkelen; • het belang van de mate van zeggenschap in een ICT-samenwerkingsverband zwaarder laten wegen dan het conformeren aan gemaakte ICT-keuzes en de harmonisatie van het applicatielandschap wat hiermee samenhangt; • accepteren dat participatie in OGD-verband op basis van de te verwachten kosten en vanwege de reeds gemaakte kosten op korte termijn voordeliger zal zijn. Per saldo: Op korte termijn is naar verwachting blijvende participatie in OGD-verband voordeliger gegeven de desinvestering en hoge uitstapkosten. Op lange termijn lijkt het instappen bij de HSS-combinatie een meerwaarde op te leveren waar het gaat om wendbaarheid en zeggenschap dus grip op kosten en kwaliteit van dienstverlening. Daarvoor moet echter op korte termijn een flinke investeringshobbel genomen worden en moet de desinvestering op OGD worden geaccepteerd. Opgemerkt wordt dat gekwantificeerde, te verwachten resultaten van zowel de nieuwe OGD-organisatie GRID als het HOI-project in termen van investerings- en exploitatielasten, uiteindelijke dienstverleningsniveaus en te verwachten doorlooptijden niet duidelijk gemaakt zijn richting gemeente Menterwolde. Dit vergroot de onzekerheid ten aanzien van OGD. Uiteindelijk bepalende factor voor de keuze in welk samenwerkingsverband Menterwolde haar ICT het beste kan organiseren, zijn de uitkomsten van het onderzoek van de visitatiecommissie naar de ‘bestuurlijke kaart van Groningen’.


29

Uiteindelijk zijn er twee mogelijke keuzes: • Blijven participeren in het samenwerkingsverband OGD op basis van een nieuw organisatiemodel en vernieuwing van de centrale ICT-infrastructuur; • Definitief uitstappen en volledige integratie in de samenwerkingscombinatie HSS. Hieronder geven we in een matrix op basis van indicaties per aspect weer hoe deze keuzes zich tot elkaar verhouden.

Aspect Kwaliteit

Score +/-

Tijdigheid

--

Kosten

--

Per saldo

-

OGD Motivatie Score waarborgen en + invloed op dienstverlening en servicelevels in relatie tot schaalomvang en zeggenschap. Beschikbaarheid +/nieuwe infrastructuur en nieuwe beheerorganisatie operationeel Bijdrage aan +/realisatie en exploitatie HOI en GRID. +/-

HSS Motivatie waarborgen en invloed op dienstverlening en servicelevels in relatie tot schaalomvang en zeggenschap. Doorlooptijd volledige transfer van Menterwolde naar HSS 21 mnd.

Kosten upgrade infrastructuur + repatriëring

++ optimaal + goed +/- gemiddeld - matig -- slecht Opgemerkt wordt dat er idealiter betere conclusies getrokken zouden kunnen worden als de feitelijke input van OGD hiervoor aanwezig zou zijn geweest.

Toekomst ICT gemeente Menterwolde

Recommend Documents