Voorwoord Met instemming van de Ondernemingsraad heeft het college op 16 mei 2006 de 'Regeling mobiele telefoon' definitief vastgesteld. Deze Regeling geldt voor alle ambtenaren in dienst van de gemeente. Met inachtneming van de bijzondere positie van de leden van het college geldt de regeling ook voor burgemeester en wethouders. Vanwege de eventuele externe werking van deze regeling wordt voorgesteld over te gaan tot het opnieuw vaststellen en vervolgens publiceren. Voor de medewerkers van de gemeente Menterwolde brengt deze regeling geen wijzigingen met zich. Wat is de achtergrond van de Regeling? Op grond van belastingwetgeving is het college verplicht een regeling voor het gebruik van een door de gemeente beschikbaar gestelde mobiele telefoon vast te stellen. Die regeling waarborgt dat beschikbaar gestelde telefoontoestellen niet onbelast voor privé doeleinden worden gebruikt. Het college moet voldoende maatregelen hebben getroffen, om misbruik tegen te gaan. In de regeling is nu vastgelegd, dat: • 90 % of meer van de gesprekskosten zakelijk verkeer betreffen, • daarop door of vanwege het college controle wordt uitgeoefend, en • is voorzien in doorberekening van de kosten ingeval van groter privé-gebruik. Deze regeling sluit zo goed mogelijk aan bij het al jarenlang bestaande beleid, maar dat was tot nu toe nog niet formeel vastgelegd. In de nu vastgestelde regeling beslist het MT op aanvragen van medewerkers om beschikbaarstelling van een mobiele telefoon. Voor de beschikbaarstelling aan leden van het college geldt een afzonderlijke regeling. Maar voor het gebruik kan in principe hetzelfde regiem worden gehanteerd. In deze regeling wordt hierin voorzien. Controle van het gebruik ligt in handen van P&O, het MT dan wel het college. Voor zover het gaat om het gebruik door een lid van het college, beoordeelt het college het eventueel gesignaleerd overmatig privé gebruik. Het college heeft ook een bruikleenovereenkomst vastgesteld, waarin een en ander is uitgewerkt. Deze overeenkomst moet door de medewerker dan wel het betreffende lid van het college worden ondertekend bij uitgifte van een toestel; de gebruikers die al eerder over een toestel beschikten, moeten de overeenkomst eveneens ondertekenen.
Menterwolde
Burgemeester en wethouders van Menterwolde; overwegende dat voor de uitvoering van werkzaamheden in bepaalde functies het gebruik van een mobiele telefoon noodzakelijk is; gelet op het advies van de ondernemingsraad;
BESLUITEN:
Vast te stellen de volgende: REGELING MOBIELE TELEFOON MENTERWOLDE 2008
Artikel 1. Voor wie van toepassing 1. De ambtenaar, die een mobiele telefoon nodig heeft voor de uitoefening van zijn functie, kan gebruiken maken van de mogelijkheden binnen deze regeling. Een ambtenaar, die meent voor deze regeling in aanmerking te komen, kan een verzoek daartoe richten aan zijn afdelingshoofd. Het afdelingshoofd legt dit verzoek, voorzien van zijn advies, voor goedkeuring voor aan het MT. Belangrijke critera die het MT bij zijn besluit hanteert zijn onder andere: • bestuurlijke bereikbaarheid; • noodzakelijke bereikbaarheid buiten reguliere werktijden; • werkzaamheden regelmatig buiten het gemeentehuis; • een actieve rol in het kader van de openbare orde en veiligheid. In de bijlage is een lijst van functies opgenomen, waarvan reeds is vastgesteld dat zij gebruik kunnen maken van deze regeling. 2. Voor leden van het college van burgemeester en wethouders geldt voor de beschikbaarstelling van een mobiele telefoon een afzonderlijke regeling. Artikel 2. Zakelijk gebruik Een door de gemeente beschikbaar gesteld toestel is uitsluitend bedoeld voor zakelijk gebruik. Het is om praktische redenen de gebruiker toegestaan het toestel tot maximaal 10% van de gesprekskosten voor privé-doeleinden te gebruiken. Indien uit de controle blijkt dat meer dan 10% van de gesprekskosten aan privé-gebruik zijn toe te schrijven, worden deze meerkosten aan de gebruiker doorbelast. Artikel 3. Privé-gebruik Onder privé-gebruik worden naast telefoongesprekken ook de overige diensten begrepen die met behulp van het betreffende toestel kunnen worden benut, waarbij gebruik gemaakt wordt van nummers die niet tot zakelijke adressen zijn te herleiden. Alle internationale telefoonverkeer wordt als privé-gebruik beschouwd, tenzij het tegendeel door de gebruiker kan worden aangetoond.
1
Artikel 4. Controle en doorbelasting bovenmatig privé-gebruik Controle op privé-gebruik wordt uitgevoerd door een medewerker P&.O, aan de hand van gedetailleerde telefoonnota's die maandelijks worden aangeleverd door de functioneel beheerder telefonie. Degene die gebruik maakt van deze regeling, geeft op verzoek van de gemeente terstond inzage in gegevens die nodig zijn om controle te kunnen uitvoeren. Eventuele door de gebruiker voor het leveren van deze gegevens te maken kosten kunnen worden gedeclareerd. Geconstateerd bovenmatig privé-gebruik wordt gerapporteerd aan het MT dan wel, voor zover het een lid van het college van burgemeester en wethouders betreft, het college, dat per geval de gedragslijn bepaalt en de omvang van het aan de gebruiker in rekening te brengen bedrag vast stelt. Artikel 5. Car-kit Aan functionarissen die onderweg in hun privé-auto veelvuldig gebruik moeten maken van mobiele telefonie, wordt uit een oogpunt van veiligheid op kosten van de gemeente in beginsel een car-kit beschikbaar gesteld. Bij verandering van auto, zal op kosten van de gemeente, de car-kit omgebouwd worden. Gebruikers kunnen slechts aanspraak maken op één car-kit. In afwijking van het voorgaande kan, ter beoordeling door de functioneel beheerder telefonie, in nader te bepalen gevallen worden volstaan met een alternatieve voorziening, zoals bijvoorbeeld een (draadloze) head-set. Artikel 6. Overige bepalingen 1. Voor de verstrekking van een mobiele telefoon vanuit de gemeente wordt een bruikleenovereenkomst opgesteld. 2. Voor gevallen waarin deze regeling niet of niet naar billijkheid voorziet, treffen burgemeester en wethouders een bijzondere regeling. 3. Deze regeling kan worden aangehaald als ‘Regeling mobiele telefoon Menterwolde 2008’. 4. De Regeling mobiele telefoon 2006 vervalt met ingang van de dag waarop deze regeling in werking treedt. Artikel 7. Inwerkingtreding Deze regeling treedt in werking op de dag na bekendmaking.
Muntendam, 10 februari 2009 Burgemeester en wethouders van Menterwolde, de burgemeester,
de secretaris,
E.A. van Zuijlen
K. Nieland
2
BIJLAGE Ambtenaren in één van onderstaande functies kunnen gebruik maken van de regeling mobiele telefoon: - gemeentesecretaris - raadsgriffier - afdelings- en bureauhoofd - medewerker ICT - medewerker openbare orde en veiligheid - medewerker handhaving Voor de meeste medewerkers van bureau Openbare Werken geldt dat zij van de regeling gebruik kunnen maken, omdat zij in hoofdtaak taken uitvoeren buiten het gemeentehuis dan wel de gemeentewerkplaats of omdat zij altijd maximaal bereikbaar moeten zijn ten behoeve van de gladheidbestrijding.
3
Bruikleenovereenkomst mobiele telefoon voor dienstdoeleinden PARTIJEN
1.
2.
De gemeente Menterwolde. te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar burgemeester, de heer E.A. van Zuijlen hierna te noemen de 'gemeente', en De heer / mevrouw……, (functie)….., hierna te noemen ‘de werknemer’ (lid van het college van burgemeester en wethouders),
KOMEN ALS VOLGT OVEREEN
Artikel 1. 1.
2.
3.
4. 5. 6. 7.
Algemeen
Deze overeenkomst wordt gesloten op basis van artikel 6 van de Regeling mobiele telefoon van de gemeente Menterwolde; de artikelen 1 tot en met 5 van voornoemde regeling zijn volledig van toepassing op en maken onderdeel uit van de overeenkomst. Voor een goede uitoefening van de dienst en als onderdeel van de bedrijfsvoering is het noodzakelijk dat de medewerker (het collegelid) door de gemeente een mobiele telefoon om niet in bruikleen ter beschikking wordt gesteld. Bij de aflevering van de mobiele telefoon ondertekent de werknemer (het collegelid) deze overeenkomst en verklaart daarmee dat hij de mobiele telefoon in goede staat en zonder zichtbare beschadiging van de gemeente in ontvangst heeft genomen. De werknemer (Het collegelid) gebruikt de mobiele telefoon voor nagenoeg uitsluitend zakelijk gebruik (90% of meer). In incidentele gevallen kan de mobiele telefoon privé gebruikt worden. De werknemer is verplicht bij de uitoefening van zijn functie de mobiele telefoon gedurende de met de direct leidinggevende overeengekomen werktijd aan te hebben staan. (Deze passage geldt niet voor de collegeleden) De zakelijke gesprekskosten komen voor rekening van de gemeente. De gemeente: blijft eigenaar van de mobiele telefoon gedurende de looptijd van deze overeenkomst.
Artikel 2.
Duur van de overeenkomst
Deze overeenkomst vangt aan op de datum van ondertekening en geldt voor de duur dat de werknemer : a. in dienst is van de gemeente en b. in dezelfde functie werkzaam blijft als in de aanhef van deze overeenkomst is aangegeven. (Voor collegeleden geldt de volgende alternatieve tekst: Deze overeenkomst vangt aan op de datum van ondertekening en geldt voor de duur dat het collegelid onderdeel uitmaakt van het dagelijks bestuur van de gemeente.)
Artikel 3. 1. 2.
Bij beëindiging van de overeenkomst als in artikel 2 bedoeld, is de werknemer (het collegelid) verplicht de mobiele telefoon op zijn laatste werkdag aan de gemeente te retourneren. De gemeente is bevoegd tussentijds deze overeenkomst zonder enige opzeggingstermijn op te zeggen en van de werknemer (het collegelid) de onmiddellijke teruggave van de mobiele telefoon te verlangen, Indien deze de mobiele telefoon verwaarloost, misbruikt, of op enigerlei andere wijze in strijd handelt met de bepalingen van deze overeenkomst.
Artikel 4. 1. 2.
Beëindiging
Gebruik
Bij schade aan de mobiele telefoon of bij het optreden van storingen dient de werknemer (het collegelid) zo snel mogelijk contact op te nemen met de functioneel beheerder telefonie. Reparatie en onderhoud aan de mobiele telefoon geschiedt uitsluitend door of in opdracht van de gemeente. De daaraan verbonden kosten zijn voor rekening van de gemeente, tenzij wordt geconstateerd dat sprake is van een onzorgvuldig gebruik en / of nalatigheid. De gemeente is bevoegd de in bruikleen gegeven mobiele telefoon te vervangen.
4
5.
Het is de werknemer (het collegelid) niet toegestaan de in bruikleen gegeven mobiele telefoon te vervreemden, te verpanden, te verhuren, uit te lenen of aan anderen in gebruik af te staan.
Artikel 5. 1.
2. 3.
Aansprakelijkheid
De werknemer (het collegelid) is niet aansprakelijk voor schade en / of verlies van de door de gemeente ter beschikking gestelde mobiele telefoon, behalve in geval van schade als gevolg van grove schuld, nalatigheid en / of opzet van de zijde van de werknemer (het collegelid). Indien de werknemer (het collegelid) een uitkering uit verzekering ontvangt met betrekking tot schade aan of verlies van de mobiele telefoon, zal hij deze uitkering binnen 14 dagen na ontvangst afdragen aan de gemeente. Elke verdere aansprakelijkheid van de gemeente uit hoofde van deze overeenkomst is uitgesloten, tenzij sprake is van grove schuld, nalatigheid en / of opzet van de zijde van de gemeente.
Menterwolde,
De gebruiker,
De gemeente,
5
