Tips Membangun SOP
Adrinal Tanjung
Kementerian PAN dan RB 2013
• Organisasi harus memiliki sebuah aturan baku dalam penentuan prosedur atau proses yang diwujudkan dalam bentuk SOP.
• Teamwork dapat dibangun dengan melibatkan keseluruhan anggota untuk menyusun dan merumuskan SOP.
SOP dimulai dari mereka, dibuat, diverifikasi, hingga disimulasikan oleh mereka sendiri.
Penulisan SOP harus cukup informatif sehingga seseorang yang memiliki pengalaman atau pengetahuan terbatas dapat sukses menjalankan prosedur meski tanpa supervisi penuh.
Tips membuat SOP
Tips membuat SOP
Brainstorming and Discussion Jadikan apa yang telah dibicarakan menjadi acuan perumusan dan gambaran tentang bagaimana arah yang akan dibuat
Tips membuat SOP
Observation and Assesment
Lakukan pengamatan dan penilaian atas prosedur maupun proses yang akan disusun SOP-nya
Tips membuat SOP
Interview and verification Rumusan yang diperoleh dari diskusi dan curah pendapat didalami, sehingga gambaran lebih nyata akan diperoleh.
Tips membuat SOP
Trial, review, and authorization Setiap SOP harus mengalami uji coba untuk menilai / melihat prosedur di dalam pelaksanaan aktivitas.
Tahapan Ujicoba Tahapan ini juga memberi panduan tentang kajian komprehensif sebelum diimplementasikan dan bisa dilakukan pengesahan. •
Simulasikan proses maupun prosedur untuk menghindari terlewat atau terulangnya langkah (step).
•
Setelah menuliskan semua hingga ke format flowchart, lalukan simulasi hingga menghasilkan sebuah proses/ prosedur yang utuh.
Tahapan Ujicoba •
Pada tahap simulasi, Anda akan dapat menemukan kekurangan atau berlebihnya langkah.
•
Sahkan SOP yang telah dibuat sebagai pembakuan. SOP yang telah sempurna bisa dibuat pembakuan dengan menandatangani lembaran yang sudah tersedia oleh pihak yang ditunjuk organisasi.
Tips membuat SOP
Socialization Sosialisasi adalah proses transfer pemahaman atau pengetahuan ke pihak lain tentang sesuatu.
Tahapan Sosialisasi •
Menyampaikan materi SOP kepada semua pengguna dalam organisasi.
•
Mendokumentasikan proses sosialisasinya dengan membuat dan mengisi form sosialisasi. Dalam form sosialisasi tercantum siapa yang menyampaikan sosialiasasi serta yang hadir dan mengikuti briefing-nya. Form sosialisasi berfungsi sebagai kelengkapan bukti bahwa semua pengguna telah mengikuti dan memahami apa yang disampaikan.
Tips membuat SOP
Implementation Praktikan SOP dengan prinsip melaksanakan yang tertulis untuk menguji kesesuaian dengan kondisi aktual di lapangan. Sehingga kita bisa menakar dan mengukur seberapa tepat SOP dapat digunakan.
Tips membuat SOP
Evaluation and Improvement Evaluasi adalah sebuah pintu menuju penyempurnaan dan perbaikan berkelanjutan.
Tahapan Evaluasi Lakukan kajian atas SOP setelah diimplementasikan, apakah yang tertulis dengan fakta lapangan telah sesuai dan tidak ada perbedaan.
Tahapan Evaluasi Buat perbaikan jika dibutuhkan, karena SOP bukan sesuatu yang idealistik dan tabu untuk dibuat perubahannya. Perbaikan dibutuhkan sebagai bagian dari penyesuaian. SOP sangat terbuka terhadap berbagai penyesuaian dan perubahan. Semua bergantung pada dinamika organisasi.
Tahapan Evaluasi Update setiap terjadi perubahan SOP. Dalam SOP updating, urutan proses harus selalu diperhatikan. Updating bersifat vital karena tanpanya semua SOP akan kedaluwarsa dan mengalami ketertinggalan dengan fakta.
Tahapan Evaluasi Gunakan checksheet untuk memastikan step dilaksanakan sesuai dengan perintah. Checksheet atau form adalah bagian dari sebuah aktivitas referensi pada poin prosedur, yang digunakan sebagai bagian dari lampiran.
Tahapan Evaluasi checksheet akan mampu mengorganisasi sebuah file dengan hasil kegiatan yang ber-SOP. Ingat bahwa checksheet bukanlah SOP, tetapi menjadi sebuah bagian pelengkap dari SOP. Beberapa contoh format checksheet maupun form isian disertakan sebagai bagian kelengkapan pembuatan SOP. Dalam praktik di lapangan, setiap organisasi memiliki kebutuhan beragam tentang checksheet/form.
Panduan menuliskan SOP
Panduan menuliskan SOP • Informasi disampaikan secara jelas. • Ditulis secara ringkas, jelas, berurutan, step by step, dan formatnya mudah dibaca.
Panduan menuliskan SOP • Menggunakan kalimat aktif dan berkonsep sekarang. • Menceritakan apa yang telah dilaksanakan.
Panduan menuliskan SOP • Informasi diberikan secara jelas dan tidak berpersepsi ganda. • Menggunakan flowchart untuk mengilustrasikan urutan proses sebelum mendeskripsikannya.
Panduan menuliskan SOP
• Menggunakan konsep 5W + 1H. • Mengadakan Pelatihan / Simulasi .
Kontak Person
Adrinal SE, AK. Kepala Bidang Penyusunan Sistem dan Prosedur Pemerintahan Kementerian PAN & RB Hp. 0813-806 97 225 Email:
[email protected] Website: www.adrinaltanjung.com
