Maintenance ^«^«««^^ M
Nummer
é
V A K B L A D
O F F I C I E E L
VOOR
O R G A A N
P R O F E S S I O N E E L
T E C H N I S C H
V A N
NVDO
laas van der Heide, nergiecoödinator over e icneepjes van het vale waliteitsnormering oor metrostations érbeterpotentieel in nderhoudsorganisat 're-Actief onderhoud
E E N U I T G A V E VAN
Thema: Duurzaam bouwe vvww.maintenancemanagement.nl
11, n o v e m b e r
2003
O N D E R H O U D
EIGENAAR
Kosten- en kwaliteitsborging — van metrostations
ONDERHOUDSDIENSTVERLENING
Het regionale vervoerbedrijf in Rotterdam (RET) en omstreken, maakt een continu veranderingsproces door. In dit proces ondergaat de sterk operationeel gerichte organisatie een transformatie naar een beheerorganisatie. Dit heeft grote gevolgen voor de beheersing van het onderhoud en de daarbij in te zetten methoden en instrumenten. Voor de noodzakelijke 12
kosten- en kwaliteitsborging van de metrostations is door de afdeling stations en gebouwen een adequaat technisch beheerkader en een kwaliteitsnormering ontwikkeld. Ing. A l b e r t M. van der Zalm Eur. i n g . en dr. Ir. A d Straub*
r
egin 2002, heeft de heer Pols, manager van de afdeling stations en gebouwen, vooruitlopend op het lopende veranderingsproces bij de RET, een technisch beheerkader ontwikkeld. Een kader waarmee het onderhoud van de metrostations zowel financieel als technisch kan worden aangestuurd. Een kader dat gebaseerd is op kostenefficiency, kwaliteitsdifferentiatie door beheeretikettering van stations, toetsingsmogelijldieden van prestatieafspraken zowel tussen interne als exteme partijen, een objectieve onderhoudsbenadering en werkpalcketten voor de uitvoering van het onderhoud.
.S
* Ing. Albert M . van der Zalm Eur ing, zelfstandig adviseur bij Infrastructuur, afdeling stations en gebouwen van de RET Dr. ir. A d Straub, senior onderzoeker sh-ategisch voorraadbeleid en technisch beheer bij het Onderzoeksinstituut 0TB, T U Delft
Noodzaak
De noodzaak om voor de metrostations een kwaliteitsnorm te ontwikkelen was meerzijdig. De RET nadert de afbouwfase van het meerjarenprogramma 'Renovatie metrostations'. Hierna zullen de werkzaamheden nadrukkelijk kwaliteitsborging betreffen, met een dwingende kosten-
verlaging op de exploitatiebegroting. De RET heeft i n haar bedrijfsdoelstelling gesteld dat de kostendekktngsgraad van metrostations gefaseerd omhoog moet gaan. Echter, richtlijnen en normen waren niet of onvoldoende aanwezig voor de kosten- en kwaliteitsbeheersing op de lange termijn. Het onderhoud aan de stations vond nog niet strategisch plaats. De onderhoudstaat was niet eenduidig en objectief vastgesteld en de planhorizon was kort. Jaarcontracten voor het onderhoud van de installaties zijn inspanningsgericht, gebaseerd op de deskundige kennis van techneuten binnen de RET. In de nieuwe RET-organisatie zijn de taken en verantwoordelijldieden tussen de klant, de divisie commercie, de leverancier en de divisie techniek, duidelijk gedefinieerd. Hiervoor wordt contractmanagement ingevoerd waarmee zowel kwantitatieve als kwalitatieve prestatieafspraken worden vastgelegd. De divisie techniek moet de metrostations kostenge-
richt onderhouden op basis van objectief meetbare prestatie-eisen. De ontwikkelde kwaliteitsnorm voor de metrostations kan naast de kosten- en kwaliteitsborging voor het beheer en onderhoud, ook gebruikt worden als communicatiemiddel tussen leveranciers en klanten. Zandloper
De zandloper (zie figuur 1) weerspiegelt het strategisch technisch beheerproces, met als uitgangspunt de prestatieafspraken tussen de klant en leverancier en het proces van het beheren en onderhouden van de metrostations. Op tactisch niveau is het proces omkeerbaar. De interne relatie tussen de afdelingen beheer en onderhoud van de divisie techniek is er een van klant en leverancier. Beheer is verantwoordelijk voor de vertaling van de beleidsvisie voor de metrostations naar omgevingsafhanl<elijke beheerstrategieën, geldig voor geclusterde stations, waarmee vervolgens op individueel station binnen het
cluster, het budgetkader voor exploitatie er\ de gewenste kwaliteit worden vastgelegd (de objectstrategie). Onderhoud geeft invulling aan de objectstrategie door een onderhoudscenario op het niveau van de ruimtesoort (zoals toegangspartij, publieke ruimten, technische ruimten). D i t wordt uitgewerkt i n een meerjaren-onderhoudsplan en een jaarplan met concrete maatregelen aan bouwdelen, die voldoen aan de vereiste prestatieeisen. Ook de realisatie en externe relatie tussen onderhoud en aannemers kan door prestatieafspraken en prestatieovereenl<;omsten vorm krijgen.
De divisie commercie maakt voor de metrostations strategische afspraken met de stadsregio, bijvoorbeeld over de hoogte van de exploitatiegraad. Ofwel de exploitatiekosten en serviceniveau van de stations. Met name de omgeving bepaalt het gewenste imago van de metrostations. Toplocaties, de aanwezigheid van openbare voorzieningen en commerciële objecten, aansluitpunten met de spoorwegen, de nabijheid van scholen en uitgaansmogeüjldieden stellen uiteenlopende eisen aan bijvoorbeeld de toegankelijldneid, de beschikbaarheid en de belevingswaarde van de stations.
hiervoor overeengekomen prijs, voor een termijn van bij voorkeur één tot drie jaar. De exploitatiegraad wordt nader gespecificeerd i n een kwalitatief niveau met de daarbij behorende kosten. I n het beheerniveau wordt ook het voorzieningenniveau meegenomen, bijvoorbeeld of op elk station een pinautomaat wenselijk is. Op dit niveau zijn stationsclusters gemaakt, bijvoorbeeld 'de Stadsdriehoek' voor de stations i n het centrum van Rotterdam. Hiervoor zijn aan een station diverse mimtesoorten toegekend, waaronder de ruimtesoorten 'toegangspartij' en 'exterieur' (gevel en dak bij bovengrondse stations). De uitgangspunten voor het beheer van de ruimtesoorten worden vanuit functionele eisen gedefinieerd. Deze eisen richten zich met name op de ontsluiting van het station (toetreding) en het gebruik van de publieksruimten (sociale veiligheid / beleving door het oog van de reiziger). Voor de clusters geldt een standaard, selectief of exclusief niveau. Dit betekent dat voor het stationscluster de Stadsdriehoek de eisen van de stationshal op een hoger niveau kunnen liggen dan die van een stationshal uit het cluster 'Tussengelegen Stations Buitenring Rotterdam'. Zie de RETOON Contractformat metrostations RET, figuur 2.
De divisie techniek, eerder genoemd als interne leverancier van commercie, draagt zorg voor invulling van de gewenste exploitatiegraad, met een
Met de gedefinieerde beheerstrategie volgt op individueel stationsniveau de vertaling van de functionele eisen naar prestatie-eisen op bouwdeelni-
veau, geldig voor de betreffende ruimtesoort. De gewenste 'technische staat' (zowel technisch als esthetisch) van bijvoorbeeld de publieksruimten i n een cluster en de beschikbaarheidsgraad van roltrappen wordt opgesteld. Hiervoor is de RETOON (RET ObjectOnderhoudsNiveau) ontwikkeld. Door een rapportcijfer kan commercie de hoogte van haar eisen op ruimteniveau kenbaar maken, gevolgd met door beheer nader aan te geven de technische consequenties (risicograad functioneren bouwdelen) en de daarbij behorende financiële investeringen of besparingen op de exploitatiekosten. Voor elk station worden aan de voorkomende ruimtesoorten rapportcijfers toegekend en vindt etikettering plaats van het gewenste onderhoudsniveau.
Rapportcijfers
De RETOON Standaard is rapportcijfer 7. Per etiket is een differentiatie van rapportcijfers mogelijk naar objectcomponenten. Dit geldt voor zowel het niveau van het bouwkundig onderhoud, het schoonmaakonderhoud als het onderhoud aan de installaties. Rapportcijfer 6 representeert de mimimaal wettelijke voorschriften. Technische ruimten, bijvoorbeeld, mogen niet te vuil worden. De wanden en plafonds mogen wel gebreken vertonen, maar geen schimmels en geen loszittend schilderwerk. De vloer moet voldoende stroefvast zijn en de deuren moeten adequaat kunnen sluiten (brandwerende eisen).
Klant/leverancier relatie •* >
Leverancier ( a f d . beheer)
Klant (divisie Commercie)
Intern A E
' £ Beleidsvisie M e t r o s t a t i o n s Beheerstrategie Objectstrategie
O
Onderhoudstrategie Onderhoudsplan (3-) j a a r p l a n / u i t v o e r i n g
C
Prestatieafspraken
IA
Strategisch
-O
Tactisch (eisen)
E OJ
ro c ra
O
Kosten-en kwaliteitsborging / \ Tactisch (Invulling) /
\ Operationeel
Klant (afd. o n d e r h o u d )
Figuur 1. Technisch Beheerkader de zandloper
c 8 y c
Prestatieafspraken
" Extern"
LeveranclerC'aannemer")
FINANCIEEL
Proces
Relatie klant /
Afspraken
leverancier Visie
RET Bedrijfsdoelstelling
N.v.t.
•
Kostendekkingsgraad verhogen t o t . . . %. Klantgerichtheid reizigers verbeteren.
Strategisch
Omgevingsstrategie
Commercie met
Veiligheid en toegankelijkheid stations optimaliseren.
Stadsregio
Serviceniveau stations: maximaliseren. Belevingswaarde stations consolideren (RET styling).
Strategisch
Beheerstrategie
Beheer met Commercie
• Beheeretiket: Exclusief. • Reductie . . . % exploitatielasten periode 2 0 0 4 - 2 0 0 7 .
Voorbeeld Cluster
• Beheerkosten duster: € (1 + 2 + 3) / BVO m2
Stadsdriehoek
Exploitatiegraad roltrappen en liften: 99,5 % Schoonmaakgraad publieksruimten: Standaard, (volgens schoonmaaknorm RET) Investeren in voorzieningen toegangspartijen en publieksruimten.
Tactisch
Objectstrategie
Beheer met Commercie
Onderhoudsniveau:RETOON Exdusief Voorbeeld Station Beurs
Beheer met Onderhoud
Toegangspartij
: 9(9-10)
Exterieur
: n.vt. (cluster = ondergrondse stations)
•
Publiek
: 8(8-9)
Vervoer
: 7 (7 - 8)
Technische ruimten
: 7 (6 - 7)
• Derden (winkels) Tactisch /
Onderhoudstrategie
Onderhoud met Beheer
operationeel
: 8 (8 - 9)
Onderhoudscenario 25 jaar: levensduurverlengende maatregelen op basis van een kosten -batenanalyse. Duurzaam onderhoud m e t e e n minimale milieubelasting. • Streven naar energiebesparende maatregelen (EPA). • Conserveren van esthetisch kostbare materialen / afwerkingen. Prestatiegericht schoonmaakonderhoud voor rapportcijfer 8 en 9. • Werkpakket voor prestatiecontract Beheer / Onderhoud van 3 jaar (volgens onderhoudsplan) Uitvoeringsplan 2004 door clustervorming onderhoud, (volgens werkpakket)
Figuur 2. RETOON
Contradformat
Metrostations
RET; Prestatieovereenkomst
De objectstrategie wordt door de afdeUng beheer aan de afdeling onderhoud voorgelegd, die als leverancier invulUng geeft aan de kostenen kwaliteitseisen. Kennis van onderhoudsaspecten van materialen, degradatieprocessen, een meerjarenprognose van onderhoudkosten, het kunnen beïnvloeden van het correctief vervangingsonderhoud door de hoogte en wijze van het preventief onderhoud, de kostenverhouding per BVO tussen de ruimtesoorten, behoren tot de 'core business' van deze afdeUng. Uitgaande van de geprognosticeerde exploitatiekosten worden met de bekend zijnde RETOON onderhoudsscenario's voor de middellangeterm i j n gegenereerd. Door differentiatiemogelijkheden van de RETOON kunnen diverse scenario's aan de afdeling beheer voorgelegd worden. Ten behoeve van de prestatieafspraak met commercie, zijn voor een termijn van
van 3 jaar, ingaande 1 januari 2004
drie jaar op het niveau van ruimtesoorten op gedetailleerde wijze de onderhoudsactiviteiten (en kosten) voor de bouwdelen terug te vinden. Het onderhoudsplan wordt vervolgens opgesteld en uitgevoerd volgens het goedgekeurde scenario. Door werkzaamheden aan bouwdelen te clusteren w o r d t een zogenaamd werkpakket geleverd voor de aanbesteding van de uitvoering. ï i e t uitvoeringsplan komt namelijk niet i n alle gevallen overeen met de eerste jaarschijf van het termijnplan. Een geclusterde wijze van het onderhoud verdient de voorkeur om reizigersoverlast en uitvaltijden van de metro te minimaliseren. De kosten- en kwaliteitsborging vindt plaats op basis van een combinatie van inspanningsen prestatiegericht onderhoud middels een korte termijn overeenl
afdeling onderhoud, maar kan door de afdeling beheer worden gedaan op een hoger niveau (strategische inspecties op ruimtesoortniveau), met bij voorkeur een jaarlijkse 'quick scan' i n het bijzijn van haar klant. Inzet
Om het proces te sturen en te bewaken zijn een prognosemodel en een conditiemeting ontwikkeld. Het prognosemodel Stations levert de uitgangspunten voor een zowel financiële als technische normstelling. Voor de exploitatietermijn van de stations worden naast het exploitatieonderhoud (gepland regulier onderhoud en onvoorzien onderhoud, onder andere storingsonderhoud) ook de instandhoudingkosten (vervangingsonderhoud en renovatie-ingrepen) gegenereerd. De clusters e n / o f de individuele stations worden i n de database voorzien van de overeengekomen beheeretiket-
ten met mogelijldieid voor differentiatie van fret gewenste onderlioudsniveau ( I ^ T O O N ) . Voor de l
Topdown, van strategie tot uitvoering, is er een informatiestroom van respectievelijk weinig (abstract) tot veel (concreet en gedetailleerd). Dit is vastgelegd i n de voor de metrostations ontwüdcelde instrumenten. De terugkoppeling van informatie (bot¬ tom-up) vindt met name plaats op tactisch niveau, tussen de beleidsmakers en het technisch management. Op dit draaipunt van de zandloper (figuur 1) vindt er continue gegevensuitwisseling plaats om de kosten- en kwaliteitsborging te realiseren. Het contractmanagement betreft de totstand-
koming, bijstelling en actualisatie van de kwantitatieve en kwalitatieve prestatieafspraken. D i t zijn onder meer: tijdig (aan-)sturen van het onderhoud; bijstelling van onderhoudscenario's; kostenconsequenties (besparingen of tegenvallers); doorrekenmodellen exploitatie onderhoud; kwalitatieve risicobewaking; toetsingsmomenten prestatieafspraken; m terugkoppelen van gewijzigde projectgegevens (ruimtebeheer tekeningen).
iVIet de nieuwe aanpak is het onderhoud zowel financieel als technisch voorspelbaar, beheersbaar en controleerbaar. Over de exploitatiekosten en risicograad van ruimtesoorten kunnen afspraken worden gemaakt. Het technisch onderhoudsmanagement is verantwoordelijk voor invulling hiervan op bouwdeelniveau. De technische onderhoudstaat wordt ondergeschikt gemaakt aan de belevingseisen van de ruimtesoorten. ICwaliteitsborging vindt plaats binnen de marges van de financiële norm (beheerkosten per vierkante meter BVO per ruimtesoort). Toepassingsmogelijkheden
De ontwikkelde ruimtesoort normering is goed toepasbaar i n combinatie met de gangbare methodieken van facility management. Naast mogelijk toepassing binnen de gehele
Met name de omgeving bepaalt het gewenste imago van de metrostations
infrastructuur van het metrolijnennet kunnen de ontwikkelde methodieken goed worden toegepast bij andere gebouwen waarbij meerdere duidelijk gescheiden ruimtesoorten aanwezig zijn. Publiekstoeganl<elijke gebouwen maar ook kantoorgebouw e n waarbij één van de ruimtesoorten een representatief karakter bezit, zijn geschikt. Immers de ruimtesoort staat centraal en niet de bouwdelen voorkomend i n de individuele r u i m ten. Gebouwbeheerders die n u met de conditiemeting werken, kunnen overschakelen naar het niveau van de ruimtesoort. Daarmee hoeft men i n de aansturing van het onderhoud minder gedetailleerd te werken en kan met klanten gemakkelijker tot prestatieafspraken komen.
Prioriteiten
Een technische dienst kan met haar interne opdrachtgever op eenvoudige wijze communiceren over de eisen die aan het gebouw moeten worden gesteld. IVIet bijvoorbeeld een vlekkenplan van ruimtesoorten kan de klant prioriteiten stellen. Hiervoor zijn voor de ruimtesoorten rapportcijfers beschücbaar zonder technisch inlioudelijke discussies te voeren over de eisen die aan de bouwdelen moeten worden gesteld. Aan elk rapportcijfer zijn kostenconsequenties verbonden waardoor een normprijs kan worden afgesproken voor de prestatieovereenkomst. De technische dienst kan door de conditiemeting toe te passen op bouwdeelniveau de onderhoudstaat vastleggen en bewaken i n de tijd.
