TESVolSat Jegyzőkönyv projekt találkozó Belgium

1. Melléklet

TESVolSat Jegyzőkönyv projekt találkozó Belgium 27-28.03.14 Résztvevők: Alfred Kirschfink-B, Lisette Van der Putten-B, Manfred Kirschvink-B, Greta Gramstad-N, Richard Klingspor-N, Maria van Schaijik-NL, Alfonso Echavarri-E, Fernando Garcia-E, Eva Brandisz-H, Anita Deres-H, Marlies Matejka-A, Monika Fabjan-A, Ingeborg Schrettle-A, Sara Pace-I, Michela Marton-I, Michèle Pommée-B- Grundtvig (28.03.-pm) 1. A publikáció költségei: várjuk a végleges számokat Andrástól; max. 10.000EUR a csomagár az online kérdőívre; kivéve ha más országok is csatlakoznak a projekthez, hogy megosszuk a költségeket 2. Az IFOTES koordinációs költségei: az IFOTES számlát állít ki 3. INFO Fredtől: például lehet egy PC-t is venni a Grundtvig számlára 4. Projekt közbeni jelentés: Fred fogja megcsinálni a “Master Report”-ot mint egy irányelvet minden tagországnak, hogy hasonló legyen a prezentációnk. Minden ország hozzáteheti a saját megjegyzéseit/jegyzeteit 5. Kérdőív: Fernando bemutatott egy dokumentumot, mely a készülőben levő mind önkéntes munkatárs, mind fizetett alkalmazott által kitöltendő 27 kérdéscsoport sorrend változtatásával kapcsolatban; az új javított kérdőívnél figyelembe vettük ezeket a javaslatokat. 6. Dr. M. Pommée jelenlétekor: Greta összefoglalta az elvégzett munkát és an csoport időtervét. Köztes jelentés: A résztvevők országok között lehetnek különbségek a dátumokban az eredeti dátumokhoz képest, melyet ellenőrizni kell. 7. Részletes időterv a kérdőívekre és a végső feladatokra: A kérdőív körbeküldése: mielőbb Fred Visszajelzések Frednek Végső vázlat: Április vége A fordítások helyi szinteken: Május vége Fókuszcsoportok (5 – 10 személy) munkája (papíron vagy excelben) Teszt eredmények megbeszélése Bécsben A kérdőív véglegesítés után készen van: November vége András elemzésének eredményei: az amsterdami találkozón Végső elemzési vázlat: 2015, Április Minden pénzt fel kell használni a következő határidőig: 2015, július Végső jelentés: 2015 augusztus közepén Hosszútávú hatásait kérdezte a Grundtvi-Erasmus+ (M. Pommée): egy javaslati anyag (füzetecske) kiadása javasolt. A napirendhez hozzá kell írni.

A következő találkozók új időpontjai: Június 26-27 2014 Bécs Október 22-23 2014 Naples Február 4-6 2015 Április 15-16 2015

Amsterdam Budapest

2. Melléklet JEGYZŐKÖNYV Nemzetközi bizottsági találkozó 1/2014 AACHEN – Németország 28 – 29 MARCH 2014 Jegyzőkönyv Csütörtök – Március 27, 18.00-19.30 A nemzetközi bizottság tagjai és a TESVOLSAT program résztvevői hivatalosak voltak a kongresszus operatív bizottságával a Eurogress kongresszusi kozpont megtekintésére, ahol egy kongresszusi kezdő állófogadást is szerveztek a házigazdák. Péntek, Március 28 2014, 9.00-17.00 1.

2.

3. 4.

5.

Üdvözlések és az IC bizottsági ülés napirendje Tina, Francia ország új bizottsági tagjának bemutatkozása. Párizsból az SOS Amitié szolgálat stábtól jött. A többi résztvevő szintén bemutatkozott. A napirend elfogadása A napirendet elfogadtuk, az időtervet átalakítottuk, mivel a résztvevők egy része a TESVolSat csoport tagja és a délutáni megbeszélésükön részt kellett vegyenek. A 2013. Szeptember 30-október 01 IC ülés jegyzékönyvének elfogadása. A jegyzőkönyv elfogadásra került. 2013 Göteborg kongresszus: jelenlegi helyzet, jövőbeli fejlesztések és lehetőségek. Monica, a kongresszusi igazgató és az IFOTES könyvvizsgálója együttesen arról informáltak minket, hogy legalább 1 év mire a Congrex csődeljárása után a következmények tisztázódnak. A teljes veszteség kb 100.000EUR a svéd KJ partnerünknek és kb 50.000 EUR az IFOTESnek. A svéd TES nem hivatalos szervezet és így nincsenek ebben az ügyben érintve. Kétségek vannak annak tekintetében is, hogy a Congrex korrekt módon kezelte a pénzeket (nem tiszta könyvvitel és dupla fizetmények). Reálisan nem lehetünk optimisták a pénzünk visszaterítése ügyében. 2013 Decemberben Stefan megkérte Monicat hogy írjanak egy levelet, miszerint az IFOTES a csődeljárásban nincs bevonva: ez szükséges az Aacheni kongresszus miatt, bizonyítandó, hogy az IFOTES nem fizetésképtelen. Még nem kaptuk meg ezt a levelet. Az IC megvitatta hogyan kezeljük ezt a gondot; kritikus azt tudni pontosan hogy mi az elvárt kimenetel és a KJ igényei miután a helyzetet lezártuk. Ulf megpróbálja Mónikát elérni az IC ülés közben hogy választ kapjunk. Egy nemzetközi jogokban képzett jogi tanácsadó szükséges hogy legalább a KJ-vel kötött szerződést ellenőrizzel. Az IFOTES nem szándékozik bíróságra indulni. Pénzügyek: A mérleg és számlák elfogadása 2013-ra Fred tisztázott néhány tételt, és elfogadásra került. A végső verzió az auditor által ellenőrzés után hivatalosan a megbeszélés után kerül kiküldésre.



2014-es ktgvetés elfogadása Az IC tagok jelezték, hogy mielőtt a ktgvetés elfogadásra kerül, a következő kongresszus pénzügyi feltételeit meg kellene vizsgálni. Ezután a ktgvetés 7.000 veszteséggel elfogadásra került, mely a jelenlegi tényleges bankszámla veszteség, ha a mérleg kiegyensúlyozására nem találunk forrásokat. Pénzügyi helyzet és lehetséges támogatások Elvárható hogy a TESVolSat tagok az IFOTES-nek az Ulrike által végzett előkészítő pályázati munkákra kifizessék a betervezett ktg-et. A QualiS projekt tagjai már fizették az 1.200EUR hozzájárulást. A TESVolSat tagok 1.000EUR összeget fognak utalni. Az IFOTES előkészíti a számlákat a tagországok részére. Stefan tárgyalt egy tanácsadó céggel, mely érdeklődik az IFOTES szponzorálása ügyében, abban az esetben, ha mindkét fél részére érdekes témában tudunk kapcsolódni. Stefan két évre szóló évenként 10.000EUR támogatásban gondolkodik. Az IC egyetértésével Stefan folytatja a céggel a tárgyalásokat. A másik lehetőség a HRS-en keresztül 3% bónus visszatérítése a hotel foglalások után. Ez egy olyan támogatás, mely már a kongresszusra értelmezhető, és kiterjeszthető az IFOTES-re is. A HRS-en keresztüli foglalások az IFOTES weboldalon keresztül, vagy egy IFOTES kóddal, 3% bevételt jelentenek az IFOTES számára. Diana megkérdezett egy profi adománygyűjtőt, melyek az IFOTES lehetőségei magáncégektől való támogatásokra. Két módszert javasolt: egy nagyon speciális project meghatározása (pl. EU szinten adatgyűjtés és statisztikák), és keresni egy olyan céget aki érdekelt ennek támogatásában, a másik pedig kapcsolódni egy céggel, aki érdekelt a TES kapcsán önkéntesek képzésében. Tények és adatok 2013-2014 Tagdíj kritériumok Tagdíjak: milyen kritériumokat kellene figyelembe venni a tagdíjak kalkulálásához? Jelenleg a szolgálatok száma határozza meg; van-e más kritérium melyet figyelembe vehetnénk? Az IC tagok felsoroltak párat: stábok, ügyelők, hívások, lakosság létszáma, éves ktgvetés (országos, vagy szolgálat), vonalak, órák. Ezek egyike sem tűnik jó megoldásnak. A továbbiakra megtartjuk a jelenlegi kritériumot, de jobb megoldásra továbbra is nyitott. 2012-es adatok tagországoktól A szolgálatvezetői találkozón bemutatásra került a kérdőívek eredménye (nyomtatva is – Brandisz Éva ) 2014-es kérdőívek 2014. júniusra kiküldésre kerülnek a tagszervezetekhez. Fejlesztésre vonatkozó lehetőségek: Kérdések: hányan kell fizessenek telefonszámlát a tagok közül?



Ktgvetés: kérdezzünk költségekről is



Hívások és beszélgetések pontos azonosítása

6.



Hány hívás kerül megválaszolásra



2014-től pontosabb definíció használatos a hívásra: Missed calls (a hívó által indított hívások, de a TES által nem kerül megválaszolásra)



Answered calls – megválaszolt hívások

o Nincs beszélgetés (néma, letette, stb…) o Beszélgetés

29 March 2013, 9.00-17.00 7.

Kongresszus Aachenben 2016: A kongresszus menedzsere Frank Ertel bemutatta az eddigi előkészületi munkákat. A dátum ideálisan lenne 12-15 July 2016, de majd csak akkor lesz visszaigazolva, ha a Díjugrató esemény Aachenben dátumban meghatározásra kerül. Koncepciók és prioritások:  Nemzetköziség: Európán kívüli távoli országok képviselőinek jelenléte, mint Ázsia vagy Dél-Amerika (bevonva WACH partnereinket is)  Szolidaritás és barátság: a vendégek mint barátok. Fiatal önkénteseknek, vagy kutatóknak ösztöndíj a részvételhez.  Résztvevők számára alacsony költségek: minden utazáshoz, beleértve a reptéri szállításokat, szobafoglalások, pl. hostelek, magánszállások ingyen, és legjobb árak a HRS-en keresztül.  Tekintélyes szakmai szint  A média érdeklődésének felkeltése  A szervező partnereknek alacsony kockázat Helyszín: az IC tagok meglátogatták az Eurogress központot: a nagyterem mintegy 1500 férőhelyes, több csarnok is van a párhuzamos előadásokra. A környező iskolákban lehetnek a workshopok. Esetleg egy sátort is fel lehet állítani a parkban, ahol különböző tevékenységekre, meetingekre van mód késő délután vagy estéken. Időterve és struktúra: Keddtől Péntekig. Szombaton lesz a 60.szülinapi ünneplés a német szolgálatnak (mindenki meghívott, de nem része a kongresszusnak). 1.500 résztvevőt várnak, legalább 600 résztvevőt Németországon kívülről. Résztvevők számára könnyű internetes felületen már 2015-ben lehet

regisztrálni, hogy a legolcsóbb árakat kapják. Nyelv: minden fő előadás angolul lesz és au 5 IFOTES nyelvre tolmácsolva. A párhuzamos szekciók és a workshopok azokon a nyelveken lesznek, amelyek a résztvevők számára a legjobbak. Megjegyzések az IC tagoktól: o Tetszik az ötlet hogy van idő, az emberek közötti kommunikációra o A 3 teljes napos struktúra nagyon jó, az elején és a végén a kirándulásokkal o A minőség és az alacsony költségek nagyon fontosak

8.

A Telefonseelsorge Németországgal kötendő szerződés: a végső verziót jogászok ellenőrzik és angolul lesz, majd németre fordítva, mielőtt a partnerek aláírják (IFOTES és a 2 német szolgálat). Szervezeti struktúra: Steering Committee: 2 IFOTES tag (Marlies and Fred) + 2 német (a 2 német szervezet képviselője) + Stefan (IFOTES) mint elnök. Scientific Committee: 3 német tag (Sonja, Silke and Frank A.) és 3 IFOTES tag (Alexander, Ulf és Pedro). Kongresszus koordinátor: Diana, aki a két bizottság minden értekezletén részt vesz. A kongresszus igazgató Frank részt vesz a Steering Committee ülésein és ha lehetséges az IC üléseken is a folyamatról informálni a tagországok képviselőit illetve az országokból a visszajelzésekről beszélni. Pénzügyek Néhány támogatási szerződés már folyamatban van, a német vasúttársaságtól is számítanak segítségre. A HRS támogatás is folyamatban van a 3% kapcsán.. Téma és lehetséges cím: “FOR LIFE TO GO ON - 50 years of supporting emotional health and preventing suicide”. „AZ ÉLET MEGY TOVÁBB – 50 év a lelki egészség támogatásában és az öngyilkosság megelőzésben”. Az IC támogatja ezt a témát és címet. IFOTES munkacsoportok:: WG1 – LEMP hívók: A kérdőív visszajelzéseinek eredményei. Decemberi kérdőív került kiértékelésre – a munkacsoport tagjai által (Titi, Renée és Annemarie) bemutatták az eredményeket (a power point prezentációt Titi körbeküldi). Az IC tagok két csoportra oszlottak 1. Mennyi és milyen típusú tudásra van az ügyelőnek szüksége ahhoz, hogy a LEMP” hívókat megfelelően tudja kezelni? Hogyan szereljük fel az önkénteseket a tudással? Kimenetel: - Speciális tréning – 2 óra minden egyes betegség típusra – gyakorlat fontos

- Arra fókuszálni, hogyan érzi magát a hívó, mi a tapasztalata - A megértés fontosabb mint a módszer - Kitalálni mi a segítség tiszteletben tartva hogy a hívó a szakértő - A normál stratégiák nem működnek - Kapcsolatban maradni - Technikák a hívás befejezésére azzal ellentétben amilyen hosszúnak a hívó szeretné tartani a kapcsolatot. 2 gyakorlat volt a skizofréniával és depresszióval kapcsolatban, melyet Dirk javasolt. 2. Hogyan biztosítsuk az ügyelő komfortérzetét és a hívás adekvát voltát LEMP hívókkal való kapcsolódás esetén? - Nem kell semmilyen tanács vagy döntés, csak légy ott, ez csak egy hívás - Kíváncsinak maradni és az érzelmekre fókuszálni nem a tényekre és a történetre - Szupervíziós kiscsoportok - Az ügyelők nem kell hogy tárgyai/lehetőségei legyenek bármilyen túlkapásnak (szabad letenni a telefont) A csoport amikor készen lesz elküldi a végső eredményeket az IC-nek. WG2 – Gyakori /krónikus/rendszeres hívók Egyeztetések és tervezés a következő témára melyet 2014. Októberben veszünk elő. A tagjai a csoportnak Herman, Dirk, Éva, Annemarie és Susanna. Herman kérte a tagokat, hogy információkat küldjenek arról, ők hogyan definiálják a hívókat és mi az értelmezése. Azt is tudni szeretné, hogy van-e ezen hívásoknak korlátozása vagy nincs. Herman körbeküld egy mailt az IC-nek az információkkal és a határidőkkel a válaszadásra. Naplesben az IC ülésen 3 prezentációt tervezünk: 1. Bárki hívhat minket 2. Szigorú eljárások a krónik hívókra vonatkozóan 3. Tagoktól válaszok 9.

IFOTES Europe – Éves Közgyűlés Tina mint új tag elfogadásra került. Az Oslói jegyzőkönyv elfogadásra került. A Grundtvig projectek lehetőségei. Stefan bemutatta a mérleget 2013-ra, mely elfogadásra került. QuaLiS project beszámoló, melyben az IFOTES Europe közvetlenül szerepel

10.

Grundtvig projects: QuaLiS – Best Practise in Qualifying Listening Skills to Promote Emotional Health Szolgálatok a résztvevők 7 országból. Az első ülés 2013 októberben volt Berlinben. Minden találkozón új képzési eszközök és módszertan kerül bemutatásra megosztásra. 2015 őszén ezek a képzési témák egy füzetben kerülnek kiadásra a tagok részére. TESVolSat - Telephone Emergency Services of Europe: Survey on Volunteer Satisfaction and Motivation

11.

12.

Az ügyelők elégedettségi felmérése; bemutatásra került a vázlat kérdőív. Az angol verzió felülvizsgálatra kerül, a többi tagország is csatlakozhat, Finnország, Franciaország, Svédország talán, Németország gondolkodik. (Részletes jelentést már körbeküldtem – Brandisz Éva). Kommunikáció és menedzsment: Az Udine-i iroda átszervezésre került, a 3 alkalmazott speciális feladati mentén. Elena: logisztika, kapcsolattartás és IC meeting regisztrációk és jegyzőkönyvek: évente 3 hírlevél kiadás, web-oldal gondozás, IC tagok által készített fordítások; IC tagok segítése a hozzáférésben, pl. Google drive. Antonella: archiválás, adatkezelés és adminisztráció titkársági munkák. Diana: koordináció, általán menedzsment, adminisztráció, belső és külső kommunikáció, szervezeti és információs fejlesztések. Az IC tagok a titkársági mailcímre írhatnak, mely a három fő egyike által ellenőrizve van rendszeresen. [email protected] Web-oldal fejlesztések Új műszaki fejlesztések után használható a weboldal fotókra, információkra videók megosztására is. Az elkövetkező időkben bevezetésre kerül az oldal nyitott felülettel bárki számára és zárt felülettel a tagországok részére (a felhasználok speciális részének: TES igazgatók és alkalmazottak). Hírlevél: 2014-ben 3 kiadás: Április vége Május eleje, Szeptember Karácsony előtt. Elena és Annemarie gyűjtik a cikkeket és híreket és motiválják a tagokat és az IC-t információ megosztására. A célolvasó csoport az IFOTES ügyelői és önkéntesek. Google Drive az IC tagoknak Ahhoz hogy egyre szélesebb körben használni tudjuk a “Google Drive” szolgáltatást, ellenőriztük mindenki mailcíme rendesen működik-e. Naplesben lesz szó a működtetés hogyanjáról. WACH partnerekkel (a volt ESA), IASP és WHOval való együttműködés Jelentésemben szerepel bővebb erről (Brandisz Éva). Hamarosan funkcionál az új weboldal: www.wach.support

13.

Tagországok hírei: Belgium: TA Brussels kiadott két füzetecskét “À l’écoute de tous” és “À l’écoute de la folie”. Diana megkérdezi az engedélyt feltehető-e a weboldalra. Az új elnök Mr. Manfred Kirschvink. Svájc: új weboldal, különböző tevékenységek tervezésével egyezmény született a vasúttársasággal az öngyilkosságmegelőzésre. Új elnök: Mr. Christian Putrie (?). Norvégia: 2 könyv az ügyelőknek. Greta hozza a következő ülésre. Szupervíziós kiskönyvecske is kiadásra került. Finnország: sikerült a sikertelen hívásokat csökkenteni. 40. Születésnap ebben az évben. Helena Samulin írt egy könyvet a Palveleva puhelinről. Finnország FAMH: extra pénzt kaptak további alkalmazottakra. Spanyolország: egy új tréningprogramot fejeztek be, most zajlik a tesztelése. Ausztria: a következő konferencia Brixenben Olaszországban lesz, a Dél-Tiroli szolgálat határontúli együttműködése miatt. Online tanácsadást próbálják erősíteni. Az ügyelők szupervíziója kapcsán egy kutatás készül egy profi kutató által, kiadásra kerül majd. Svédország: több szervezet van mely telefonos szolgáltatást nyújt, általában pár órában és speciális célból. Egy együttműködési struktúra került bevezetésre, pl. közös konferenciák és statisztikai megosztások kapcsán. Magyarország: Közgyűlés áprilisban. A 116-os szám kapcsán a percdíj csökkentés bírhatóbbá teszi a telefonszámla költségeit. A következő lépés a szám ingyenessé tétele, ha más segélyhívó számokhoz hasonló elbírálásban részesülne (rendőrség, mentők, stb.). Levelet kaptak Romániából a 116-os szám működtetése kapcsán egy platform létrehozására. Lehetne ennek a folyamatnak valahogyan az IFOTES a vezetője? Következő ülésen megbeszélésre kerül. Ukrajna: országos telefonos segélyszervezet alakult szeretnének tagok lenni.

14.

Kalendárium: 2014-2016: IC ülések 2014 Naples - Italy 22-23 Október TESVolSat 23 Október délután EC 24-25 Október IC 26 Október reggel EC 26-27 Október QuaLiS IC ülések tavasz 2015 Amsterdam – Hollandia 14-16 Április TESVolSAT (+ StC and SC?) 16 Április délután EC 17-18 Április IC 19 Április reggel EC IC ülés ősz 2015 Udine - Olaszország

22 Október EC 23-24 Október IC 25 Október EC IC ülés tavasz 2016 a 2019-es lehetséges kongresszus országában (Spanyol?) 7 Április EC 8-9 Április IC 10 Április EC Országos konferenciák és kongresszusok 28-29 Január 2014: TES Svédország Stockholmban 25-26-27 Április 2014: SOS Amitié + Közgyűlés Nancyben 22-24 Augusztus 2014: TES Magyarország Békéscsabán 19-21 Szeptember 2014: konferencia Brixenben az osztrák önkénteseknek 4-5 Október 2014: 40. Születésnap Palveleva puhelin Helsinkiben.