Technisch aanbestedingsverslag

BIJLAGE Bijlage nr. 1 Technisch aanbestedingsverslag: levering en installatie van softwarepakketten voor planning en registratie ten behoeve van de Brusselse gemeenschapscentra

Technisch aanbestedingsverslag dd. 18 november 2011

Deel A. ALGEMEEN A.1.

Opdrachtgevend bestuur:

Vlaamse Gemeenschapscommissie Entiteit Gemeenschapscentra Emile Jacqmainlaan 135 1000 Brussel

A.2.

Aard van de diensten

De levering en installatie van softwarepaketten voor planning en registratie ten behoeve van de Brusselse gemeenschapscentra. (BIJZONDER BESTEK NUMMER VGC/CJS/EGC/001)

A.3.

Gunningswijze

Algemene offerteaanvraag (wet van 24 december 1993 - art. 14).

A.4.

Aankondiging in het Bulletin der Aanbestedingen

Datum verzending van de aankondiging naar het Bulletin der Aanbestedingen: 06/10/2011 Datum publicatie van de aankondiging naar het Bulletin der Aanbestedingen: 07/10/2011 Referentie van de aankondiging in het Bulletin der Aanbestedingen: 01028027/2011045539

Deel B. OVERZICHT VAN DE OFFERTES B.1.

Datum en plaats van de openingszitting

Maandag 24 oktober 2011 om 10u00 in de Emile Jacqmainlaan 135 te 1000 Brussel. VB1101cbbij-1112-0225.docx

1

B.2.

Bespreking van de opmerkingen

Geen opmerkingen.

B.3.

Uitslag van de opening der inschrijvingen

Event Software Benelux BV Gabriël Metsustraat 13 NL-1071 DZ Amsterdam NV 2Rivers Sint-Pietersnieuwstraat 23 B-9000 Gent Syx Automations bvba Rozendaalstraat 53 B-8900 Ieper

B.4.

Proces-verbaal van de opening der inschrijvingen

Zie bijlage.

Deel C. DOCUMENTEN GEVOEGD BIJ DE INSCHRIJVING C.1. Attest van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid van het voorlaatste afgelopen kwartaal t.o.v. de dag van de opening van de inschrijving, waaruit blijkt dat hij voldaan heeft aan de voorschriften inzake bijdragen voor de Sociale Zekerheid en de bestaanszekerheid voor een Belgische inschrijver of een gelijkwaardig attest voor een buitenlandse inschrijver  Event Software Benelux BV attest dd. 18 juli 2011 tot en met 18 juli 2011  NV 2Rivers attest dd. 13/10/2011 tot en met het tweede kwartaal 2011  Syx Automations bvba attest dd. 23/08/2011 tot en met het eerste kwartaal 2011

VB1101cbbij-1112-0225.docx

2

C.2. Het curriculum vitae van de door de inschrijver voorgestelde kandidaten (minimum 2) voor het regiegedeelte  Event Software Benelux BV OK  NV 2Rivers OK  Syx Automations bvba OK C.3. Een korte algemene beschrijving van de activiteiten van de firma (max. 2 pagina’s)  Event Software Benelux BV OK  NV 2Rivers OK  Syx Automations bvba OK

C.4. Een overzicht (max. 2 pagina’s) van de bedrijfsresultaten van de laatste 3 jaar (omzetcijfers, bedrijfslasten, netto bedrijfswinsten of –verliezen, enz. …)  Event Software Benelux BV OK  NV 2Rivers OK  Syx Automations bvba OK

C.5.

De vermelding van eventuele certificaten (vb. ISO 9000 normen)

 Event Software Benelux BV Nihil  NV 2Rivers Nihil  Syx Automations bvba


3

Microsoft Gold Partner, HP Preferred Partner, Citrix Silver Partner, Cisco Select Certified Partner C.6.

Een bewijs van betaling van belasting

 Event Software Benelux BV Attest Administratiekantoor Vlieger, Penningweg 85a, NL-1507 DG Zaandam: geen schulden Attest Belastingdienst Nederland: geen schulden



NV 2Rivers

Attest Federale Overheidsdienst Financiën - Inning en Invordering – Sector directe belastingen: geen schulden



Syx Automations bvba

Attest Federale Overheidsdienst Financiën - Innig en Invordering - Sector BTW: geen schulden

C.7. Attesten betreffende de veiligheid en de reglementering betreffende het beleid inzake het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk  Event Software Benelux BV OK  NV 2Rivers OK  Syx Automations bvba OK

C.8.

Een lijst van al de bijgevoegde documenten

 Event Software Benelux BV OK  NV 2Rivers OK  Syx Automations bvba OK


4

Deel D. INSCHRIJVINGSFORMULIER D.1.

Event Software Benelux BV



Conformiteit van het inschrijvingsformulier

Het inschrijvingsformulier is conform met het model van het bestek (KB van. 08 januari 1996 - art. 89).



Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen

Op het inschrijvingsformulier werden geen doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen vastgesteld. (KB van 08 januari 1996 - art. 89)



Handtekening en hoedanigheid van de inschrijver

Het inschrijvingsformulier is behoorlijk ingevuld en ondertekend door een bevoegd persoon (KB van 08 januari 1996 art. 89 en art. 90), met name door: Desirée de Koning Director Event Software Benelux BV



BTW-nummer vermeld op het inschrijvingsformulier NL809901754 B01



RSZ-nummer 8099.01.754.L.01



Rekeningnummer 597961972

D.2.

NV 2Rivers




Het inschrijvingsformulier is conform met het model van het bestek (KB van. 08 januari 1996 - art. 89).




Op het inschrijvingsformulier werden geen doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen vastgesteld. (KB van 08 januari 1996 - art. 89)




Het inschrijvingsformulier is behoorlijk ingevuld en ondertekend door een bevoegd persoon, met name door: Wouter Vermeylen


5

Gedelegeerd bestuurder NV 2Rivers



BTW-nummer vermeld op het inschrijvingsformulier

835926697



RSZ-nummer

1867049-20



Rekeningnummer

363-0876789-46

D.3.





Het inschrijvingsformulier is conform met het model van het bestek (KB van. 08 januari 1996 - art. 89). 


Op het inschrijvingsformulier werden geen doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen vastgesteld. (KB van 08 januari 1996 - art. 89) 


Het inschrijvingsformulier is behoorlijk ingevuld en ondertekend door een bevoegd persoon, met name door: Dirk Syx General Manager Syx Automations bvba 

BTW-nummer vermeld op het inschrijvingsformulier

BE440.714.748 

RSZ-nummer

1600227-42/067 

Rekeningnummer

001-1970751-78


6

Deel E. TECHNISCH NAZICHT E.1. E.1.1.

Totale inschrijvingsprijzen vermeld op het offerteformulier Event Software Benelux BV

TOTALE PRIJS EXCLUSIEF BTW: E.1.2.

NV 2Rivers

TOTALE PRIJS EXCLUSIEF BTW: E.1.3.

E.2.1.

144.405,00 EUR


TOTALE PRIJS EXCLUSIEF BTW:

E.2.

145.700,00 EUR

229.440,00 EUR

Rekenkundig nazicht Event Software Benelux BV

Totale prijs exclusief btw na rekenkundig nazicht: 136.950,00 EUR Prijs zonder btw voor onderhoudscontract voor 3 jaar: 40.800,00 EUR E.2.2.

NV 2Rivers

Totale prijs exclusief btw na rekenkundig nazicht: 153.505,00 EUR Twee posten werden door NV 2Rivers bij optionele kosten gezet, maar worden in de offerte als ‘vereist’ gesteld : - Koppeling met Cultuurnet Vlaanderen : 2.600,00 EUR - Koppeling met Databanken VGC : 6.500,0 EUR Prijs zonder btw voor onderhoudscontract voor 3 jaar : 35.964,00 EUR E.2.3.


Totale prijs exclusief btw na rekenkundig nazicht: 189.840,00 EUR Prijs zonder btw voor onderhoudscontract voor 3 jaar: 118.800,00 EUR

E.3. E.3.1.

Leemten Event Software Benelux BV

Er werden geen leemten vastgesteld. E.3.2.

NV 2Rivers

Er werden geen leemten vastgesteld. VB1101cbbij-1112-0225.docx

7

E.3.3.


Er werden geen leemten vastgesteld.

E.4. E.4.1.

Nazicht prijzen: abnormale eenheidsprijzen Event Software Benelux BV

Er werden geen abnormale eenheidsprijzen vastgesteld. E.4.2.

NV 2Rivers

Er werden geen abnormale eenheidsprijzen vastgesteld. E.4.3.


Er werden geen abnormale eenheidsprijzen vastgesteld.

E.5. E.5.1.

Opmerkingen Event Software Benelux BV

Geen opmerkingen. E.5.2.

NV 2Rivers

Geen bijkomende opmerkingen. E.5.3.


Geen opmerkingen. E.6. E.6.1.

Totale prijzen van de offertes na technisch nazicht Event Software Benelux BV

Software prijs exclusief BTW: Software prijs inclusief BTW:

136.950,00 EUR 162.970,50 EUR

Onderhoud (3 jaar) exclusief BTW: Onderhoud (3 jaar) inclusief BTW:

40.800,00 EUR 48.552,00 EUR

Totale prijs exclusief BTW: Totale prijs inclusief BTW:

177.750,00 EUR 211.522,50 EUR

E.6.2.

NV 2Rivers

Software prijs exclusief BTW: Software prijs inclusief BTW:

153.505,00 EUR 185.741,05 EUR


35.964,00 EUR 43.516,44 EUR


189.469,00 EUR 229.257.49 EUR


8

E.6.3.


Software prijs exclusief BTW: Software prijs inclusies BTW:

189.840,00 EUR 229.706,40 EUR


118.800,00 EUR 143.748,00 EUR


308.640,00 EUR 460.574,40 EUR

Deel F. RANGSCHIKKING VOOR GUNNING F.1.

GUNNINGSCRITERIA

Economisch meest voordelige aanbieding, gelet op onderstaande criteria : F.1.1.

De oplossing (45 punten)



Functionele vereisten



Flexibiliteit



Betrouwbaarheid



Technische vereisten



Gebruiksvriendelijkheid



Degelijkheid software

F.1.2.

Prijs (35 punten)

F.1.3.

Projectaanpak (20 punten)



Realistisch



Betrouwbaar



Problemmanagement



Roll out

F.2.

BEOORDELING

F.2.1. F.2.1.1.

Criterium oplossing (45 punten) Bespreking


9

DE KWALITEIT VAN DE VOORGESTELDE OPLOSSING (45%)

Functionaliteit

Workflow

Zoeken op beschikbaarheid locaties en resources en complexe queries

Activiteitenbeheer

Reservatie Repetitieve activiteiten Financiële afhandeling

Filtering


Syx Automations (Recreatex) Voorgeprogrammeerd, de afwezigheid van de mogelijkheid status aan te geven blokkeert een flexibele workflow.

Event Software Benelux (Itheatre) Takenlijsten op te maken via UDP en te koppelen aan CRM en te communiceren via email.

20 Is mogelijk op zicht (overzicht kalender), niet mogelijk pro-actief te zoeken, niet mogelijk op locatie Zwakker voor complexe queries.

30 Querie voor beschikbaarheid mogelijk op datum range en ruimte Tevens beschikbaarheid op zicht in maandkalender. Conflictbeheer is onduidelijk gebleven.

15 Algemeen OK Recreatex is meer een registratiedan planningstool 30 OK 33 OK 33 Uitgebreide module, met prijscategorieën op niveau gebruiker, veel standaard rapporten reeds beschikbaar. 35 OK 33

2Rivers (Yesplan) Taken betreffen een apart menu, de vereistencheck is sterk, taken zijn eenvoudig toe te wijzen aan medewerkers, mogelijkheid om bij in te vullen schermen reminders in te voegen 50 Onderdeel van availibility tool, specifiek hiervoor te ontwikkelen. Conflictbeheer in huidige toepassing maakt gebruik van duidelijke alerts. Beschikbaarheid resources direct bij de resource getoond.

35

50 Algemeen OK Sterker op planningsfunctionaliteiten

30 OK

40 OK

33 OK 33 Uitgebreid. Kostensets (deals) sterke functionaliteit. Prijzencategoriën ok.

33 OK 33

Algemeen OK

35 OK 33

10

OK.

30 OK 33

Beheer resources

Contactenbeheer

Rapportering

OK Geen extra velden toe te voegen

OK Inzicht in beschikbaarheid komt niet goed tot uiting

30 Uitgebreid, speciale deelnemersmodule, nadeel echter dat deze module de procedure voor activiteitenbeheer vanuit ander punt doet starten, minder praktisch 40 OK Veel standaardrapporten aanwezig + maatwerk

30 Uitgebreid, oplossing voor registratie deelnemers beperkt, maar voldoende

40 OK Maatwerk voorzien

33

33

OK Sterk: direct overzicht beschikbaarheid door ‘Resource inspector’ 40 Standaard, oplossing voor registratie deelnemers beperkt, maar voldoende

20 OK Maatwerk voorzien voor basis Mogelijkheid zelf rapportmodellen op te maken in Exell 33 OK Zeer gebruiksvriendelijk en overzichtelijk. Hiërarchische teams kunnen op verschillende manier opgezet worden. 40 Zeer flexibel, via custom data veel mogelijk, systeem van placeholders sterk

Gebruikersbeheer

OK

OK

Flexibiliteit

Mogelijkheid om de software ‘naar de hand te zetten’ (per centrum, per type activiteit)

30 Geen velden aan te maken, enkel met filtering of memovelden enige speelruimte.

30 Via UDP veel mogelijk

Betrouwbaarheid & degelijkheid

Geloofwaardigheid van de aangeboden oplossing? Risico’s?

10 Softwarepakket heeft zich bewezen en is in die zin degelijk en betrouwbaar, maar de gepresenteerde oplossing overtuigt niet op maat van ons project.

35 De software heeft zichzelf al bewezen, maar er is veel twijfel over de vertaling naar onze situatie toe. Er is veel mogelijk met het softwarepakket, maar veel onduidelijkheid over de concrete invulling van de oplossing voor de 22 GC.

55 De software is innovatief en er is behoorlijk wat maatwerk nodig om aan alle vereisten te voldoen. De firma gaf echter een zeer vertrouwenwekkende demo waarop alle vragen direct een antwoord kwam. Oplossingen voor tekorten zijn reeds beschreven.

Technische vereisten

Nodige infrastructuur, aangeboden diensten.

20 Werkt via clientserver, dit is zeer zeer onpraktisch voor de situatie van

30 OK (webtoegang), vereiste bandbreedte ok.

50 OK ,volledig webbased Vereiste bandbreedte ok.


11

Gebruiksvriendelijkhei d

TOTAAL PUNTEN


Feel, eenvoud, overzichtelijkheid belangrijke functionaliteiten direct bereikbaar, invoeren en opvragen gegevens …

de 22 GC. SLA is duidelijk doch legt een aantal eisen op aan de klant 10 Klassiek, menustructuur.

SLA is beperkt. 40 Klassiek, menustructuur, veel mogelijk, maar indirect, via filtering en aan te passen scherminformatie (als zijnde rapport) is nodige informatie direct zichtbaar.

20 392

30 497

12

SLA duidelijk. Heeft als enige performante benchmarks aangegeven. 50 Mooi dynamisch planbord Planningstool is steeds hart en startpunt van het gebruik, Interface geeft WOW ervaring, toonbeeld van gebruiksvriendelijkheid, intuïtief te bedienen, gegevens vanuit verschillende plaatsen direct in te voeren, info via verschillende kanalen beschikbaar, opzet duidelijk vertrokken vanuit de praktijk van een cultureel centrum. 50 607

F.2.1.2.

Behaalde scores voor dit criterium:



Event Software Benelux BV: 36,85 punten



NV 2Rivers : 45,00 punten



Syx Automations bvba : 29,43 punten

F.2.2.

Criterium prijs (35 punten)

F.2.2.1.

Bespreking

Event Software Benelux BV: Offerte : 136.950,00 EUR Onderhoud : 40.800,00 EUR NV 2 Rivers : Offerte : 153.505,00 EUR Onderhoud : 35.964,00 EUR Syx Automations bvba : Offerte : 189.840,00 EUR Onderhoud : 118.800,00 EUR F.2.2.2.

Behaalde scores voor dit criterium






NV 2 Rivers :32,84 punten





13

F.2.3.

Criterium Projectaanpak (20 punten)

F.2.3.1.

Bespreking

PROJECT AANPAK (20%) Plan van aanpak

Syx Automations Redelijk uitgewerkt, standaard implementatie van een administratieve tool, weinig oog voor onze specifieke situatie. Betrouwbaar maar niet realistisch wegens technische vereisten en afstand tot een oplossing op onze maat

30


Event Software Benelux Plan van aanpak is af te stemmen met de projectleider VGC, de manier van werken is toegelicht, maar zonder planning of milestones. Er is nog veel onduidelijkheid. Er is twijfel over de draagkracht van de firma voor de ontwikkeling en implementatie van dit project, de draagkracht is onvoldoende toegelicht.

20

14

2Rivers Sterk uitgewerkt plan van aanpak, inclusief detailplanning. Firma heeft overtuigend zijn engagement en draagkracht voor dit project voorgesteld onder andere door verschillende seniormedewerkers op dit project te zetten. Aan de ene kant is deze oplossing risicovol, zeker qua timing, aan de andere kant is het belang van de firma voor de verdere ontwikkeling van de software ook reden om vertrouwen te hebben en geeft het een opportuniteit om gezamenlijk een sterke oplossing uit te werken. Belangrijk hierbij is dat de VGC zich mee voor dit project engageert. 50

F.2.3.2.

Behaalde scores voor dit criterium






NV 2 Rivers : 20,00 punten




F.2.4.

Behaalde scores voor alle criteria (totaalscore)






NV 2 Rivers : 97,84 punten




F.3.

Rangschikking voor toewijzing

1. NV 2Rivers 2. Event Software Benelux BV 3. Syx Automations bvb

F.4.

VOORSTEL VOOR GUNNING

Op basis van het voorgaande, kunnen wij besluiten dat de meest gunstige offerte werd ingediend door de firma: NV 2Rivers Hierbij stellen wij voor de opdracht voor de levering en installatie van de softwarepakketten ten bedrage van 153.505,00 EUR exclusief 21 % btw (185.741,05 EUR inclusief 21% BTW), en het bijhorende onderhoudscontract voor een periode van drie jaar aan de jaarlijkse prijs van 11.988,00 EUR exclusief btw (14.505,48 EUR inclusief 21% btw) te gunnen aan de firma: NV 2Rivers Sint-Pietersnieuwstraat 23 B-9000 Gent BTW-nummer: 835926697 RSZ-nummer: 1867049-20 Rekeningnummer: 363-0876789-46


15

BIJLAGEN F.5.

Proces-verbaal van de opening der inschrijvingen


16

17 Dossier 0225 / CJS/GC / Gemeenschapscentra|ICT|Stedenfonds / Goedgekeurd / College / Niet vertrouwelijk

Gezien om gevoegd te worden bij Collegebesluit houdende de gunning van een opdracht voor levering en installatie van softwarepakketten voor planning en registratie ten behoeve van de Brusselse gemeenschapscentra nr. 20112012-0225 van 15-12-2011

De collegeleden,

Bruno DE LILLE

Brigitte GROUWELS

Jean-Luc VANRAES

18 Dossier 0225 / CJS/GC / Gemeenschapscentra|ICT|Stedenfonds / Goedgekeurd / College / Niet vertrouwelijk

Technisch aanbestedingsverslag

Recommend Documents