TATA KEARSIPAN DI SUB BAGIAN TATA USAHA RSUD Dr. MOEWARDI
TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya ( A.Md. ) Dalam Bidang Manajemen Administrasi
Oleh : Vincentia Elsa D1509093
PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2012
ii
iii
PERNYATAAN
Nama : Vincentia Elsa NIM
: D1509093
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul
adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukan dalam daftar pustaka. Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya peroleh dari tugas akhir tersebut.
Surakarta, Yang Membuat Pernyataan,
Vincentia Elsa
iv
v
PERSEMBAHAN
Karya sederhana ini, penulis persembahkan kepada kepada orang-orang yang tidak pernah lelah mendoakan, mendukung dan memberikan semangat pada penulis. Papa dan Mama Tercinta, terima kasih atas kasih sayang dan pengorbananmu untuk anakmu, semoga anakmu tidak akan mengecewakanmu. Adik Tersayang dan seluruh keluargaku yang selalu menemani dan menghiburku. Jurnal yang selalu membantuku dan mendukungku. Sahabat-sahabatku, Santi, Sinta, Devi Hayu, Aryani, dan Lucya yang selalu memberikan kebahagiaan dan kebersamaan. Teman-teman Manajemen Administrasi Kelas A 2009. Almamaterku, Hidupku dan Masa Depanku.
vi
KATA PENGANTAR
Segala Puji dan Syukur penulis selalu panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Kuliah Kerja Manajemen yang berjudul :
dengan baik dan lancar tanpa adanya halangan sesuatu apapun. Tujuan penulisan Tugan Akhir ini adalah untuk memenuhi sebagian persyaratan dalam memperoleh sebutan Vokation Ahli Madya pada Program Diploma III Manajemen Administrasi, Fakultas IlmuSosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta. Selama penulisan Tugas Akhir ini berlangsung, penulis mendapat banyak bantuan yang berupa petunjuk, bimbingan maupun arahan dari berbagai pihak. Berkenaan dengan hal itu pada kesempatan ini penulis menyampaikan rasa terima kasih kepada yang terhormat : 1. Prof. Drs. Pawito, Ph. D. selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta yang telah memberikan izin untuk melaksanakan Kuliah Kerja Manajemen. 2. Drs. Sudarto, M. Si selaku Ketua Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 3. Drs. Muchtar Hadi, M.Si selaku Dosen Pembimbing Tugas Akhir yang telah banyak memberikan pengarahan, bimbingan, masukan, dan nasehat serta meluangkan waktu sehingga penilis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini. 4. Dra. Kristina Setyowati, M.Sc. selaku Pembimbing Akademik yang selalu memberikan pengarahan. 5. Bapak Slamet Gunanto, SKM, Mkes selaku Kepala Bagian Sekretariat RSUD Dr. Moewardi.
vii
6. Bapak Sigit Catur Harjanto, SH selaku Kepala Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi. 7. Ibu Kusmi dan Bapak Giri Aji selaku staf yang telah memberikan pengarahan serta seluruh staf karyawan di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi. 8. Semua pihak yang tidak bisa disebutkan satu persatu, terima kasih atas segala bantuannya hingga terselesaikannya Tugas Akhir ini. Semoga apa yang telah diberikan, baik berupa bantuan Moril dan Spirituil Beliau-beliau diatas, diberikan balasan yang setimpal dari Tuhan Yang Maha Esa. Penulis menyadari bahwa dalam pembuatan Tugas Akhir ini banyak kekurangan dan jauh dari kata sempurna, oleh karena itu saran dan kritik yang membangun sangat Penulis harapkan demi kesempurnaan penulisan Tugas Akhir ini. Penulis berharap semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi Penulis pada khususnya dan Pembaca pada umumnya.
Surakarta, Juni 2012
Penulis
viii
DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL .....................................................................................
i
PERSETUJUAN ...........................................................................................
ii
PENGESAHAN ............................................................................................
iii
PERNYATAAN .............................................................................................
iv
MOTTO ........................................................................................................
v
PERSEMBAHAN .........................................................................................
vi
KATA PENGANTAR ..................................................................................
vii
DAFTAR ISI .................................................................................................
ix
DAFTAR TABEL ..........................................................................................
xi
ABSTRAK ....................................................................................................
xii
ABSTRACK ..................................................................................................
xiii
BAB I PENDAHULUAN .............................................................................
1
A. B. C. D.
Latar Belakang Masalah .................................................................... Rumusan Masalah ............................................................................. Tujuan Pengamatan ........................................................................... Manfaat Pengamatan .........................................................................
1 3 4 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ...................................................................
5
A. B. C. D. E. F. G.
Tata Kearsipan ................................................................................... Tujuan Kearsipan .............................................................................. Faktor Pendukung Tata Kearsipan .................................................... Azas Penyelenggaraan Arsip ............................................................. Masalah Dalam Bidang Kearsipan .................................................... Tata Kerja Kearsipan ......................................................................... Metode Pengamatan ..........................................................................
ix
5 9 9 13 15 16 22
BAB III DESKRIPSI LEMBAGA ................................................................ A. B. C. D. E. F. G.
26
Sejarah RSUD Dr. Moewardi di Surakarta ....................................... Identitas RSUD Dr. Moewardi .......................................................... Visi, Misi, Tujuan, dan Tugas RSUD Dr. Moewardi ......................... Pelayanan Kesehatan ......................................................................... Jenis dan Kemampuan Pelayanan RSUD Dr. Moewardi .................. Fasilitas umum yang disediakan RSUD Dr. Moewardi .................... Struktur Organisasi RSUD Dr. Moewardi ........................................
26 31 31 32 33 34 35
BAB IV PEMBAHASAN. .............................................................................
43
A. Tata Kerja Kearsipan di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi. 1. Penerimaan Surat Masuk ............................................................ 43 2. Penyimpanan arsip ..................................................................... 50 3. Pemeliharaan arsip ..................................................................... 52 4. Penyusutan arsip ......................................................................... 54 5. Pemusnahan arsip ....................................................................... 57 B. Faktor Pendukung Tata Kearsipan di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi. 1. Tata Ruang Arsip ....................................................................... 58 2. Fasilitas Kearsipan ..................................................................... 59 3. Pegawai Kearsipan .................................................................... 61 BAB V PENUTUP .........................................................................................
64
A. Kesimpulan ........................................................................................ B. Saran ..................................................................................................
64 65
DAFTAR PUSTAKA ....................................................................................
67
x
DAFTAR TABEL
Tabel 4.1
Lembar Disposisi ...................................................................... 48
Tabel 4.2
Daftar Surat Masuk ................................................................... 50
Tabel 4.3
Kolom Buku Ekspedisi Surat Masuk ........................................ 51
Tabel 4.4
Jadwal Retensi Arsip ................................................................ 58
xi
ABSTRAK
, Tugas Akhir, Program Studi Manajemen Administrasi, Program Diploma III, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta, 2012.
di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi. Didalam melakukan pengamatan ini penulis memilih lokasi di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi berdasarkan pertimbangan bahwa penanganan kearsipan di lokasi tersebut cukup bagus dan menarik untuk diteliti, khususnya yang bersangkutan dengan masalah tata kearsipan. Metode pengamatan yang digunakan adalah deskriptif kualitatif yaitu metode pengamatan yang memberikan gambaran atau melukiskan keadaan obyek pengamatan pada saat ini berdasarkan fakta-fakta yang tampak atau bagaimana semestinya melalui observasi, wawancara dan dokumentasi. Pengamatan ini bertujuan untuk menggambarkan, memaparkan, menentukan dan menganalisa data yang ada secara mendalam. Dari hasil pengamatan dapat diketahui bahwa sistem pengelolaan arsip yang digunakan di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi adalah sistem satu pintu, artinya semua surat masuk ditangani oleh satu bagian saja yaitu Sub Bagian Tata Usaha. Untuk penyimpanan arsip pada Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi menggunakan kode klasifikasi dan indeks (pokok permasalahan). Pemeliharaan arsip yang digunakan pada kantor ini sudah cukup baik yaitu pemeliharaan kebersihan tempat penyimpanan arsip, mengatur suhu dan kelembaban dalam ruang penyimpanan arsip, serta menjaga keamanan arsip. Sedangkan Penyusutan dan pemusnahan arsip yang diberlakukan di kantor ini sudah baik karena sesuai dengan ketentuan atau aturan-aturan yang berlaku. Setelah melakukan penyajian data dan menganalisanya maka dapat diambil kesimpulan bahwa tata kearsipan pada Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi sudah baik, ini dapat dilihat tidak adanya kendala atau hambatan yang cukup berarti yang dialami dalam melaksanakan kegiatan ini. Tetapi terdapat sedikit kekurangan yaitu ruang penyimpanan arsip yang kurang luas.
xii
ABSTRACT
Vin ADMINISTRATION SUBDIVISION OF DR. MOEWARDI LOCAL Final Project, Administration Management Study Program, Diploma III Program, Social and Political Sciences Faculty, Surakarta Sebelas Maret University, 2012.
Archiving System is in Administration Subdivision of Dr. Moewardi Local General Hospital. In conducting this observation, the writer chooses Administration Subdivision of Dr. Moewardi Local General Hospital as the location of research considering that the archiving management in that location is sufficiently good and interesting to study, particularly concerning the problem of archiving system. The observation method used was a descriptive qualitative one, the one giving description or depicting the condition of research object currently based on the apparent facts or how they should be through observation, interview, and documentation. This observation aims to describe, to explain, to determine and to analyze the data existing in-depth. From the result of observation, it could be found that the archiving system used in Administration Subdivision of Dr. Moewardi Local General Hospital is one-door system, meaning that all mails (letters) coming were handled by one division, namely the Administration subdivision. To store the archive, the Administration Subdivision of Dr. Moewardi Local General Hospital used classification code and index (subject matter). Archive maintenance used in this office had been sufficiently good including maintaining the cleanliness of archive storing place, regulating temperature and humidity in archive storing room, as well as safeguarding the archive. Meanwhile the archive shrinkage and eradication applied in this office had been good because it had been consistent with the provisions or rules prevailing. Having presented the data and analyzed it, it could be concluded that the archiving system used in Administration Subdivision of Dr. Moewardi Local General Hospital had been good; it could be seen from the absence of significant obstacles encountered in this activity implementation. But there was a small shortage, namely the less wide archive storing room.
xiii
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Pada masa sekarang ini, dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan oleh suatu organisasi pemerintah maupun swasta sangat diperlukan pengelolaan kegiatan ketatausahaan yang tertib dan teratur. Salah satu kegiatan di Sub Bagian Tata Usaha yaitu kegiatan kearsipan yang meliputi penerimaan surat masuk, penyimpanan arsip, pemeliharaan arsip, penyusutan sampai dengan pemusnahan arsip. Bagi sebagian banyak orang, arsip dipandang dan dinilai tidak ada gunanya bahkan hanya menjadi barang bekas yang disimpan di dalam gudang. Pekerjaan di bidang kearsipan juga dianggap remeh karena tidak dapat menambah penghasilan yang lebih dan tentunya membutuhkan waktu yang lama untuk mengerjakannya. Tetapi pada kenyataannya arsip mempunyai nilai dan arti penting yang perlu untuk diselamatkan karena merupakan bahan bukti resmi mengenai penyelenggaraan administrasi pemerintahan dan untuk pertanggung jawaban kegiatan organisasi yang bersangkutan. Dalam setiap organisasi pemerintah maupun organisasi swasta pasti mempunyai arsip yang di dalamnya terkandung serangkaian dari segala proses kegiatan perkantoran. Arsip merupakan suatu rekaman dari segala kegiatan dan catatan suatu informasi tentang suatu hal. Arsip mempunyai manfaat yang besar bagi organisasinya, apabila dapat dikelola dengan baik dan benar. Bahkan arsip merupakan suatu kekayaan yang sangat mahal harganya karena dapat digunakan untuk mengungkap kembali hal-hal yang penting yang pernah ada dan terjadi dalam suatu organisasi. Arsip sangat berperan penting dalam perjalanan kehidupan suatu organisasi pemerintah maupun organisasi swasta karena tanpa arsip tidak mungkin organisasi tersebut bisa berkembang dan berjalan lancar dalam melaksanakan kegiatan perkantoran, diperlukan usaha untuk
1
2
menjaga kesejahteraan arsip melalui system yang baik dan prosedur yang benar. Dalam suatu organisasi, arsip tidak dapat dipisahkan dari segala proses kegiatan yang telah dilakukan dalam rangka melaksanakan tugas dan fungsinya. Arsip akan terus tumbuh dan berkembang secara akumulatif sesuai dengan kebutuhannya, semakin banyak pula data-data, berkas, dan catatan yang terkumpul dan disimpan karena masih mempunyai nilai guna. Untuk mempertahankan keberadaan arsip maka harus ada usaha penyimpanan arsip dengan baik dan benar agar tidak muncul masalah menumpuknya arsip-arsip secara tidak terkontrol yang dapat
menghambat
kegiatan
administrasi
dan
tugas
kedinasan.
Penumpukan arsip terjadi karena disebabkan oleh beberapa faktor seperti kurangnya Sumber Daya Manusia yang menangani bidang kearsipan, kurangnya perhatian dari pimpinan, kurangnya dana yang dianggarkan untuk bidang kearsipan, dan kurangnya peralatan yang menunjang dalam bidang kearsipan. Arsip-arsip cenderung diabaikan cara pengelolaannya, karena dipandang tidak perlu disimpan di dalam suatu system. Dalam kearsipan khususnya penyimpanan arsip tidak hanya menyimpan saja, tetapi menyangkut penempatan dan penemuan kembali arsip-arsip jika sewaktu-waktu dibutuhkan. Penataan arsip dikatakan baik apabila waktu arsip tersebut diperlukan dapat diketemukan dengan mudah, cepat, dan tepat. Dalam menjamin kelestarian arsip bukan tugas yang mudah karena semua bahan akan mengalami kerusakan. Penyimpanan, pemeliharaan, dan perawatan arsip merupakan suatu hal yang mutlak dalam menjamin kelestarian informasi yang terkandung di dalam arsip. Dalam suatu organisasi pemerintah maupun organisasi swasta selalu membutuhkan informasi melalui arsip-arsip yang disimpan tersebut untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan. Oleh karena itu, perlu system dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan agar dapat menyajikan penyimpanan
informasi dan
yang
lengkap,
pemeliharaan
arsip
cepat,
dan
benar.
Dalam
diperlukan
suatu
system
3
penyimpanan arsip agar kelihatan baik dan teratur. Sehingga arsip dapat menunjang kelancaran setiap kegiatan organisasi dengan didukung peralatan dan perlengkapan kantor yang memadai. Ditambah lagi dengan adanya sedikit demi sedikit perubahan lingkungan kerja dari system perkantoran yang dijalankan secara manual berubah menjadi system penggunaan komputer sebagai alat bantu manajemen arsip dalam menyimpan data-data dan informasi dalam arsip agar lebih efisien dan memudahkan mengontrol arsip-arsip. System penyimpanan arsip yang tertib dan teratur dapat membantu pegawai dalam mencari data atau informasi dan menemukan arsip kembali yang hilang jika sewaktu-waktu dibutuhkan secara lebih efisien. Kearsipan mempunyai peranan yang sangat penting sebagai alat bantu daya ingat manusia karena setiap pegawai tidak mungkin mampu mengingat segala dokumen, catatan, dan segala kegiatan organisasi yang pernah ada dan terjadi dalam organisasi tersebut. Di dalam bidang kearsipan sangat dibutuhkan pegawai-pegawai yang memang benar-benar terpilih dan ahli di bidangnya, dapat menguasai dan mengetahui segala hal tentang kearsipan, bahwa penting atau tidak arsip tersebut harus disimpan, masih diperlukan atau tidak arsip tersebut dalam menunjang segala kegiatan perkantoran, serta harus bersikap jujur dalam menangani pekerjaan tersebut. Maka dengan demikian kearsipan mempunyai peranan yang sangat penting dalam menunjang kelancaran kegiatan ketatausahaan baik dalam organisasi pemerintah maupun organisasi swasta sebagai sumber data dan informasi. Setiap organisasi membutuhkan informasi melalui arsip-arsip yang disimpan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan, karena tanpa informasi tidak mungkin organisasi tersebut dapat menjalankan kegiatan perkantoran dengan baik dan benar. Berdasarkan uraian di atas, penulis sangat tertarik untuk meneliti lebih dalam tentang
BAGIAN TATA
USAHA RSUD Dr. MOEWARDI . Hal-hal yang menarik penulis untuk
4
meneliti antara lain bagaimana proses penerimaan surat masuk, penyimpanan arsip, pemeliharaan arsip, penyusutan dan pemusnahan arsip, sampai bagaimana proses penemuan arsip kembali.
B. Rumusan Masalah Berdasarkan uraian yang telah dikemukakan pada latar belakang, maka perlu dirumuskan permasalahannya agar dapat memperjelas tujuan dari penelitian. Penulis merumuskan masalah tentang : 1. Bagaimana Tata Kearsipan di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi? 2. Apa saja yang menjadi Faktor Pendukung dalam Tata Kearsipan di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi?
C. Tujuan Pengamatan Pengamatan yang dilakukan di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi ini bertujuan sebagai berikut : 1. Tujuan Operasional Adapun tujuan operasional dari penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimanakah Tata Kearsipan di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi. 2. Tujuan Fungsional Penulis mempunyai tujuan agar hasilnya nanti dapat bermanfaat dan berguna bagi semua pihak yang berkepentingan, baik itu sebagai
pengetahuan,
masukan
dan
pertimbangan
dalam
melaksanakan kegiatan yang berhubungan dengan pemeliharaan tata kearsipan. 3. Tujuan Individual Penelitian ini dilaksanakan sebagai persyaratan untuk memperoleh gelar Ahli Madya (A.Md) pada fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Program DIII Manajemen Administrasi, Universitas Sebelas Maret, Surakarta.
5
D. Manfaat Pengamatan Manfaat pengamatan ini diantaranya : 1. Bagi Penulis Penulis dapat lebih mengetahui secara mendalam tentang Tata Kearsipan di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi. 2. Bagi Instansi Instansi dapat menerapkan penerimaan surat masuk, penyimpanan arsip, pemeliharaan arsip, penyusutan serta pemusnahan arsip dengan menerapkan teori dari beberapa pendapat ilmuwan dan pemerintah tentang pelaksanaan tata kearsipan.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Tata Kearsipan 1. Pengertian Tata Tata yaitu suatu system atau cara untuk mengatur dan menyusun sesuatu sesuai dengan kaidah yang ada. Dalam pengertian tersebut terdapat istilah system. Sedangkan dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia, istilah system mempunyai beberapa pengertian, yaitu: a. Sekelompok bagian-bagian yang bekerja bersama-sama untuk melakukan sesuatu maksud. b. Sekelompok dari pendapat, peristiwa, kepercayaan dan sebagainya yang disusun dan diatur baik-baik. c. Cara atau metode yang teratur untuk melakukan sesuatu. Dalam Kamus Administrasi Perkantoran, system (sistem) adalah suatu rangkaian prosedur yang telah merupakan suatu kebulatan untuk melaksanakan sesuatu fungsi. (Ig. Wursanto,1995:20) Dari beberapa pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa tata adalah serangkaian system atau cara yang saling berinteraksi satu sama lain dan saling bekerja sama, yang selanjutnya menimbulkan saling ketergantungan dalam melakukan sesuatu fungsi kerja masingmasing untuk mencapai tujuan tertentu. 2. Pengertian Kearsipan Menurut The Liang Gie dalam buku karangan Sutarto (1992:168), tu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat
6
7
Pengertian arsip yaitu tempat penyimpanan naskah atau dokumen penting. Menurut Peraturan Presiden RI Ps. 1 No. 19 Tahun 1961 Pasal 1 menjelaskan: a. Pengertian arsip secara umum ialah wujud tulisan dalam bentuk corak teknis bagaimanapun juga dalam keadaan tunggal, berkelompok, maupun dalam satu kesatuan bentuk fungsi daripada usaha perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan pada umumnya. b. Pengertian arsip secara khusus ialah kumpulan surat atau bahan penolong lainnya dengan fungsi memastikan suatu ingatan dalam administrasi Negara dibuat secara physis atau yuridis dengan perkembangan organisasi yang disimpan dan dipelihara selama diperlukan. Sedangkan menurut Basir Barthos (1990:11-12) yang dimaksud dengan arsip dinamis dan arsip statis adalah sebagai berikut: a. Arsip Dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara. Fungsi Arsip dinamis yaitu sebagai arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurutkan fungsinya. Arsip dinamis dapat dibedakan menjadi: 1.) Arsip Aktif adalah arsip yang secara langsung dan terus menerus
diperlukan
dan
dipergunakan
dalam
penyelenggaraan administrasi serta masih dikelola oleh unit pengolah. 2.) Arsip In Aktif adalah arsip yang tidak secara langsung dan terus
menerus
dipergunakan
dalam
penyelenggaraan
administrasi sehari-hari serta dikelola oleh pusat arsip.
8
b. Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara. Fungsi Arsip statis yaitu sebagai arsip yang sudah mencapai taraf nilai yang abadi khusus
sebagai
bahan
pertanggungjawaban
nasional/pemerintahan. Kriteria arsip statis yaitu: 1.) Memiliki nilai guna kesejarahan. 2.) Informasinya
dibutuhkan
masyarakat
sebagai
bahan
penelitian. 3.) Berisi kebijakan. Sedangkan menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, pasal 1 ayat a dan ayat b, menetapkan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah: a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh LembagaLembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintahan dalam bentuk corak
apapun,
berkelompok,
baik dalam
dalam
keadaan
rangka
tunggal
pelaksanaan
maupun kegiatan
pemerintahan. b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Dari uraian tentang pengertian-pengertian arsip di atas, maka dapat diketahui bahwa pengertian kearsipan menurut beberapa para ahli adalah sebagai berikut : a. Menurut Kamus Administrasi Perkantoran
-warkat dalam suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut system, susunan dan tata cara yang telah ditentukan, sehingga pertumbuhan warkat-
9
warkat itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat (Ig. Wursanto,1995:15-16) b. Menurut Ig. Wursanto (1995:19)
pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu system tertentu, sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktuc. Menurut Thomas Wiyasa (2003:48)
Filing adalah pengaturan dan penyimpanan berkas/warkat atau record atas dasar system serta prosedur tertentu secara sistematis dan konsisten. Sehingga sewaktu-waktu berkas/warkat yang diperlukan dapat ditemukan kembali dalam waktu relatif d. Menurut Basir Barthos
bahan secara sistematis, sehingga bahan-bahan tersebut dengan mudah dan cepat dapat ditemukan kembali setiap kali
Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sumber informasi dan alat pengawas yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuat laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya. Kearsipan juga mempunyai arti penting sebagai alat untuk membantu daya ingatan manusia, maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
3. Pengertian Tata Kearsipan Setelah mengetahui pengertian dari Tata dan Kearsipan tersebut, maka selanjutnya akan dibahas mengenai pengertian dari tata kearsipan menurut Ig. Wursanto (1995:22) adalah: metode atau cara yang telah direncanakan dan dipergunakan dalam
10
pengurusan arsip (penyimpanan, pemeliharaan), sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-
Dari pengertian diatas, maka dapat disimpulkan pengertian tata kearsipan adalah suatu metode atau cara yang telah direncanakan dan dipergunakan dalam pengurusan arsip, sehingga arsip-arsip tersebut dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktuwaktu diperlukan dan dibutuhkan. Metode atau cara dalam pengurusan arsip
meliputi:
penerimaan
surat
masuk,
penyimpanan
arsip,
pemeliharaan arsip, penyusutan dan pemusnahan arsip.
B. Tujuan Kearsipan Tujuan diadakan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan.
C. Faktor Pendukung Tata Kearsipan 1. Tata Ruang Arsip. Ruangan penyimpanan arsip harus terhindar dari kemungkinankemungkinan serangan api, air, serangga dan lain-lain. Tempat penyimpanan arsip harus kering, kuat, terang, dan berfentilasi yang baik. Pancaran sinar matahari tidak boleh langsung masuk ke dalam ruangan, jendela dan pintu diberi jaring kawat yang halus agar dapat menyaring udara yang masuk dan untuk menjaring hewan-hewan kecil, serangga dan lain-lain masuk ke dalam ruangan. Suhu udara dalam ruangan juga harus diatur kelembabannya, agar dinding, lantai ruangan penyimpanan tidak
berlubang-lubang
atau
retak. Di samping
memperhatikan hal-hal tersebut di atas, dalam ruangan perlu dipasang A.C (alat pendingin udara) selama 24 jam terus menerus secara
11
konstan (tetap) yang berfungsi untuk mengatur kelembaban dan temperatur udara juga untuk mengurangi banyaknya debu. 2. Fasilitas Kearsipan Menurut Ig. Wursanto, dalam menyimpan arsip dipergunakan alatalat sebagai berikut : a. Filing Cabinet (lemari arsip) Filing cabinet dipergunakan untuk menempatkan folder yang telah diisi naskah-naskah atau dokumen bersama dengan guideguidenya. Sangat baik dan dianjurkan untuk mempergunakan filing cabinet yang terbuat dari logam karena lebih kuat, tahan air dan panas serta praktis. Kebanyakan laci filing cabinet dilengkapi dengan pasang gawang yang dipasang di kanan kiri bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya. b. Guide (penunjuk atau pemisah) Guide merupakan petunjuk tempat berkas-berkas arsip disimpan dan sekaligus berfungsi sebagai pemisah antara berkas-berkas tersebut. Guide juga merupakan tab (bagian yang menonjol) diatasnya dengan ukuran sam seperti folder. Tab berguna untuk menempatkan atau menentukan juduk dan atau kode klasifikasi dan disusun secara vertical (berdiri). c. Folder (map) Folder adalah semacam map tetapi tidak mempunyai daun penutup. Folder diisi dengan naskah-naskah arsip atau dokumen hingga bagian terkecil dalam klasifikasi masalah. d. Rak arsip Rak untuk menyimpan berkas atau dokumen tidak berbeda dengan rak untuk menyimpan buku-buku pada perpustakaan, ukurannya disesuaikan dengan keadaan ruangan yang tersedia. Cara penataan berkas sama dengan penataan pada filing cabinet, hanya pada rak susunannya vertical ke samping dari kiri ke kanan. Arsip-arsip yang disimpan dalam rak diberi kode, arsip yang mempunyai kode
12
sama dikelompokkan menjadi satu, sehingga penyimpanannya dapat dilakukan dengan mudah dan cepat. e. Tickler file (berkas pengikat) Alat ini semacam kotak yang dipergunakan untuk menyimpan kartu-kartu kendali dan kartu-kartu pinjam arsip. f. Kartu kendali Pada kartu kendali terdapat kolom-kolom antara lain : 1. Indeks subyek, kode klasifikasi, tanggal terima, nomor urut, dan kolom masuk/keluar 2. Hal 3. Isi ringkas 4. Lampiran 5. Dari 6. Kepada 7. Tanggal, nomor surat 8. Nama pengolah 9. Tanda tangan 10. Catatan g. Kartu pinjam arsip Kartu ini digunakan untuk meminjam arsip. Setiap pejabat yang memerlukan arsip harus diberi kartu pinjam ini. Kartu ini dibuat rangkap, masing-masing untuk : 1. Disertakan pada surat yang dipinjam 2. Ditinggal pada penata arsip sebagai pengganti sementara arsip dipinjam pada berkas pengingat 3. Ukuran Kartu Pinjam Arsip sama dengan ukuran Kartu Kendali 3. Pegawai kearsipan Jumlah pegawai yang diperlukan dalam bidang kearsipan ditentukan oleh beberapa faktor, antara lain : a. Besar kecilnya suatu badan usaha atau organisasi yang bersangkutan.
13
b. Azas penyimpanan arsip yang dipergunakan (sentralisasi, desentralisasi, atau azas campuran) Semakin besar suatu badan usaha, akan semakin kompleks kegiatan yang dilakukan, dan cenderung akan semakin banyak jumlah pegawai yang dilibatkan dalam pengurusan arsip. Akan tetapi jumlah pegawai kearsipan yang ada di satuan organisasi tentu berbeda dengan jumlah pegawai kearsipan yang ada di unit atau pusat kearsipan. The Liang Gie (Ig. Wursanto,1995:40) mengatakan bahwa untuk menjadi petugas kearsipan yang baik diperlukan sekurang-kurangnya 4 syarat, yaitu : a. Ketelitian Ketelitian sangat diperlukan oleh setiap pegawai kearsipan agar pegawai yang bersangkutan dapat membedakan perkataanperkataan, nama-nama atau angka-angka yang sepintas lalu tampaknya hampir sama. b. Kecerdasan Cerdas berarti sempurna perkembangan akal budinya, pandai, tajam pikiran. Jadi, setiap pegawai kearsipan harus mampu menggunakan pikirannya dengan baik, mempunyai daya ingatan yang cukup tajam sehingga tidak mudah lupa. c. Kecekatan Kecekatan sangat diperlukan oleh setiap pegawai kearsipan karena setiap pegawai kearsipan diharapkan mampu bekerja dan tangkas serta gesit. Kecekatan harus didukung oleh kondisi badan atau jasmani yang baik. d. Kerapian Setiap pegawai kearsipan harus mampu menciptakan dan menjaga kerapian, kebersihan dan ketertiban terhadap arsiparsip yang disimpan.
14
D. Azas Penyelenggaraan Arsip Arsip merupakan salah satu unsur yang dapat menunjang dalam pengambilan keputusan maka dari itu harus selalu sedia ketika diperlukan, kecepatan penemuan kembali sangat diutamakan, penemuan kembali akan dimudahkan dengan penyimpanan arsip yang relatif dekat dengan pengguna informasi. Menurut Badri Munir Sukoco(2007:9797-99) arsip dapat disimpan melalui 3 azas dalam penyelenggaraan arsip, yaitu : 1. Azas Sentralisasi Penyimpanan arsip yang dipusatkan pada suatu unit tersendiri bagi semua arsip yang terdapat pada organisasi tersebut. Manfaat penggunaan azas sentralisasi antara lain : a. Mencegah duplikasi. b. Menghemat waktu. c. Menghemat ruangan, peralatan, dan alat tulis kantor. d. Memungkinkan pengamanan yang lebih terpadu. e. Adanya pelayanan arsip di bawah satu atap. f. Adanya keseragaman dalam pelayanan bagi semua unit. Kerugiannya adalah : a. Kesulitan fisik. b. Kebocoran informasi. c. Berbagai bagian mungkin mempunyai kebutuhan yang berlainan. d. Adanya ketakutan akan hilangnya arsip. e. Pemakai tidak langsung memperoleh arsip bila diperlukan. 2. Azas Desentralisasi Berarti tiap unit kerja menyelenggarakan kegiatan kearsipan tersendirisendiri. Penyimpanan arsip masing-masing unit kerja disimpan oleh unit kerja yang bersangkutan. Faktor yang mendukung dipilihnya model ini untuk memudahkan dalam mengontrol, mempunyai akses yang sangat cepat.
15
Keuntungannya adalah : a. Dekat dengan pemakai, sehingga penggunaan arsip di dalam organisasi dapat langsung diawasi, dan di sisi lain pemakai dapat langsung memakainya tanpa kehilangan waktu atau tenaga untuk mendapatkannya. b. Informasi rahasia yang berkaitan dengan sebuah bagian disimpan di bagian yang bersangkutan. c. System ini juga akan menghemat waktu dan tenaga dalam pengangkutan berkas, karena setiap berkas yang relevan dengan sebuah bagian akan disimpan di bagian yang bersangkutan. Kerugiannya adalah : a. Pengawasan relatif sulit untuk dilakukan, karena letak dokumen yang tersebar di masing-masing bagian dan sangat lazim apabila masing-masing akan menerapkan standar penyimpanan yang berbeda-beda. b. Karena banyak duplikasi atas arsip yang sama,
hal itu
mengakibatkan terjadinya duplikasi ruangan, perlengkapan, dan alat tulis kantor yang menjadikannya kurang efisien. c. Karena proporsi pekerjaan untuk menyimpan arsip hanya menjadi salah satu fungsi dari tenaga administrasi, karena ini akan mengakibatkan layanan yang diterima kurang memuaskan. d. Kesulitan pemberkasan yang berkaitan dengan arsip yang relevan dan berkaitan dengan dua bagian atau lebih. e. Tidak ada keseragaman dalam hal pemberkasan dan peralatan. f. Masing-masing bagian menyimpan arsip sendiri-sendiri sehingga dokumen yang sama tersebar di berbagai tempat. 3. Azas Kombinasi (Sentralisasi dengan Desentralisasi) Masing-masing bagian menyimpan arsip sendiri-sendiri di bawah kontrol system pusat. Pada azas kombinasi, tanggung jawab system berada pada petugas yang secara operasional bertanggung jawab atas
16
pengelolaan arsip sebuah organisasi. Petugas ini akan menyusun dan mengembangkan jaringan system kontrol dan prosedur operasional system kearsipan. Keuntungannya adalah : a. Adanya system penyimpanan dan temu balik seragam. b. Menekan seminimum mungkin kesalahan pemberkasan serta arsip yang hilang. c. Menekan duplikasi arsip. d. Memungkinkan pengadaan arsip yang terpusat dengan imbas efisiensi biaya yang lebih baik. e. Memudahkan kontrol gerakan arsip sesuai dengan jadwal retensi dan pemusnahan. Kerugiannya adalah : a. Karena dokumen yang bertautan tidak ditempatkan pada tempat yang sama akan menyebabkan sulitnya penggunaan arsip yang dimaksud. b. Kurang luwes karena keseragaman di seluruh unit belum atau tidak ada. c. Masalah yang berawal dari system sentralisasi dan desentralisasi akan dibawa ke system kombinasi, walaupun dapat diminimalisir apabila pengelolaannya dilakukan secara cermat dan tepat.
E. Masalah-masalah dalam bidang kearsipan Masalah-masalah dalam bidang Kearsipan menurut Ig. Wursanto (1995:29) adalah sebagai berikut : 1. Penemuan kembali secara cepat dan tepat terhadap arsip-arsip apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali, baik oleh pihak pimpinan
organisasi
organisasi lainnya.
yang
bersangkutan
maupun
oleh
17
2. Hilangnya arsip-arsip sebagai akibat dari system penyimpanan yang kurang sistematis, system pemeliharaan dan pengamanan yang kurang sempurna, serta peminjaman atau pemakaian arsip oleh pimpinan atau oleh satuan organisasi lainnya, yang jangka waktunya lama, sehingga arsip lupa dikembalikan kepada unit kearsipan. 3. Bertambahnya terus menerus arsip-arsip ke dalam bagian kearsipan tanpa diikuti dengan penyingkiran dan penyusutan yang
mengakibatkan
tempat
penyimpanan
arsip
tidak
mencukupi. 4. Tata kerja kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan modern karena para pegawai kearsipan yang tidak cakap dan kurang adanya bimbingan yang teratur dari pihak pimpinan dan dari para ahli kearsipan. 5. Peralatan kearsipan yang tidak memadai, tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan modern, karena kurangnya dana yang tersedia, serta karena para pegawai kearsipan yang tidak cukup. 6. Kurang adanya kesadaran para pegawai terhadap peranan dan pentingnya arsip-arsip bagi organisasi, sehingga system penyimpanan, pemeliharaan dan perawatan arsip kurang mendapat perhatian yang semestinya.
F. Tata Kerja Kearsipan Kegiatan yang termasuk dalam tata kerja kearsipan meliputi : 1. Penerimaan dan Pencatatan surat masuk. Penerimaan semua surat masuk ditangani oleh suatu unit sendiri yaitu unit kearsipan. Semua surat masuk yang diterima oleh penerima surat harus segera diteruskan kepada pencatat surat disertai dengan lembar disposisi kemudian dicatat dalam buku agenda dan diberi nomor kendali.
18
2. Penyimpanan. Penyimpanan yaitu menempatkan dokumen sesuai dengan system penyimpanan dan peralatan yang digunakan. Arsip perlu disimpan karena mempunyai nilai dan kegunaan bagi organisasi yaitu sebagai sumber
informasi,
untuk
mengetahui
kegagalan
maupun
keberhasilannya, dan yang paling penting adalah sebagai bahan evaluasi demi kelangsungan organisasi. Hal yang perlu diperhatikan dalam penyimpanan arsip adalah lamanya arsip baik secara fisik maupun informasi, yaitu terhindarnya penggunaan arsip dari orang yang tidak berhak. Adapun beberapa system penyimpanan arsip menurut Ig. Wursanto (1995:49-199), yaitu : a. System Abjad (alphabetic filing) Adalah system penyimpanan arsip menurut system abjad. Penyimpanan arsip menurut abjad berarti arsip yang dihasilkan atau yang dibuat dan yang diterima oleh suatu kantor/lembaga yang
di
dalamnya
termuat
nama-nama.
Abjad
yang
dipergunakan adalah abjad huruf pertama dari suatu nama setelah nama-nama itu diindeks menurut aturan atau ketentuan yang berlaku untuk masing-masing nama. b. System Subjek (Subject filing system) Merupakan
tata
cara
penyimpanan
arsip-arsip
dengan
mempergunakan pokok masalah sebagai pedoman untuk mengaturnya. Arsip-arsip disimpan dan diatur menurut pokok masalah yang terdapat dalam suatu arsip. c. System Nomor (Numerical filing system) Adalah tata cara menyusun arsip-arsip dengan mempergunakan urutan angka-angka sebagai pedoman untuk mengaturnya. Dalam filing system nomor, setiap surat diberi nomor yang sudah ditentukan sebagai kode penyimpanannya, dan disimpan berdasarkan ketentuan nomor yang telah ditentukan itu. Semua
19
arsip yang menyangkut hal-hal yang saling berkaitan atau erat hubungannya ditempatkan dalam suatu folder dengan nomor tersendiri. Filing system nomor disebut juga system kearsipan tidak langsung atau indirect filing system karena sebelum menetukan nomor-nomor yang diperlukan terlebih dahulu harus
dibuat
daftar
kelompok
masalah-masalah
(daftar
klasifikasi atau indeks), kemudian baru diberikan nomor-nomor kodenya. d. System Ilmu Bumi atau Sistem Wilayah (Geograpgical filing system) Adalah
suatu
system
penyimpanan
arsip
berdasarkan
pembagian wilayah atau daerah. Arsip-arsip yang akan disimpan, penyusunannya diatur menurut satuan wilayah atau daerah yang menjadi alamat surat. Dalam filing system wilayah, harus ditentukan lebih dahulu satuan wilayah atau daerahnya menurut system system ketatanegaraan. e. System Kronologis (Chronologis filing system) Adalah penyimpanan arsip-arsip menggunakan urutan tanggal yang tercantum dalam surat. Tanggal dalam surat tersebut menunjukan : 1. Waktu surat itu ditandatangani. 2. Mulai berlakunya surat tersebut. 3. Saat dikeluarkan surat bersangkutan. 4. Saat yang menunjukan hari, bulan dan tahun dari berlangsungnya sesuatu peristiwa atau ditulisnya sesuatu surat.
3. Pemeliharaan. Adalah usaha perawatan dan penjagaan arsip-arsip dari segala kerusakan dan kemusnahan yang datangnya dari arsip itu sendiri maupun dari luar yang berkenaan dengan tempat penyimpanan arsip
20
(ruangan) dan peralatan yang digunakan. Kondisi arsip pada umunya dapat dikelompokan menjadi 3, yaitu : a. Arsip yang masih baik. Artinya dalam kondisi yang utuh, bersih, dan belum berubah warna dan belum berpenyakit. Untuk kondisi arsip yang masih baik, usaha-usaha pelestarian dapat dilakukan dengan cara pencegahan, seperti pemeliharaan lingkungan. b. Arsip yang berpenyakit. Artinya telah terserang serangga, berjamur, timbul noda hitam, coklat, dan sejenisnya. Penanganan arsip yang berpenyakit dengan cara pengobatan, seperti fumigasi, deasidifikasi, dan sebagainya. c. Arsip yang rusak. Artinya dalam kondisi dengan berbagai tingkat kerusakan yang memerlukan perbaikan yang sesuai dengan kerusakannya. Untuk kondisi arsip yang rusak perlu dilakukan perbaikan atau restorasi. Restorasi adalah memperbaiki arsip yang sudah rusak, sulit dipergunakan kembali sehingga arsip tersebut dapat dipergunakan dan disimpan kembali untuk jangka waktu yang lebih lama lagi. Hal-hal tersebut merupakan tindakan preventif untuk memperkecil pengaruh faktor-faktor yang dapat merusak arsip seperti yang telah diuraikan diatas. Adapun yang perlu mendapatkan perhatian utama adalah : a. Gedung atau ruang arsip. b. Penggunaan rak arsip. c. Penggunaan system pendingin udara. d. Penggunaan bahan-bahan kimia. Tujuan pemeliharaan dan perawatan arsip, yaitu : a. Menyelamatkan nilai informasi arsip. b. Menyelamatkan fisik arsip.
21
c. Mengatasi kendala kekurangan ruang. d. Mempercepat perolehan informasi, dengan adanya arsip berbasis komputer, informasi sangat mudah untuk diakses, baik dari jarak dekat maupun jarak jauh, sehingga pemakaian dokumen menjadi lebih optimal. Dengan melakukan pemeliharaan dan perawatan arsip yang baik, diharapkan bahan-bahan arsip dapat berumur lebih panjang, sehingga tidak perlu melakukan perbaikan arsip yang membutuhkan waktu dan dana yang banyak. 4. Penyusutan. Penyusutan arsip menurut Ig. Wursanto (1995:207) adalah n kebutuhannya dan nilai guna arsip tersebut. Arsip-arsip yang tersimpan tidak selamanya mempunyai nilai kegunaan abadi. Ada arsip-arsip yang mempunyai nilai sementara kurang dari satu tahun, dua tahun, tiga tahun dan seterusnya sampai dengan arsip yang mempunyai nilai abadi. Di samping itu ada arsip-arsip yang tidak perlu disimpan, setelah dibaca atau setelah habis nilai pakainya terus dibuang atau
Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip, yang dimaksud dengan penyusutan arsip adalah kegiatan pengamanan arsip dengan cara : a. Memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam lingkungan Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintahan masing-masing; b. Pemusnahan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku; c. Menyerahkan arsip-arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional.
22
Tujuan penyusutan arsip menurut Ig. Wursanto (1995:209), yaitu : a. Dari segi Administratif. 1.) Menghindari pencampuradukan antara arsip-arsip yang masih aktif dengan arsip inaktif, serta antara arsip yang bernilai penting dengan yang tidak penting. 2.) Memudahkan mencari kembali arsip, jika sewaktu-waktu diperlukan. 3.) Menghemat
biaya,
baik
untuk
membeli
peralatan,
pemeliharaan, kepegawaian, dan lain-lain. 4.) File
aktif
akan
lebih
longgar
untuk
menampung
bertambahnya arsip yang baru. 5.) Untuk memantapkan jangka hidup arsip dan menempatkan arsip inaktif yang bernilai berkelanjutan di tempat yang lebih baik. 6.) Untuk memantapkan pemeliharaan arsip yang bernilai permanen terlindung dari segala faktor biaya. 7.) Untuk memudahkan pengiriman ke Arsip Nasional. b. Dari segi Penelitian Ilmiah. Tujuan penyusutan arsip dilihat dari penelitian ilmiah, ialah membantu para ilmuwan dalam mengadakan penelitian, terutama apabila arsip-arsip sudah mencapai masa statis, karena arsip statis akan menonjol kegunaannya di bidang penelitian ilmiah. 5. Pemusnahan Menurut Sutarto (1992:263), yang dimaksud dengan memusnahkan arsip adalah aktivitas menghancurkan arsip yang telah habis guna. Pemusnahan dapat dilakukan dengan jalan dirobek, dibakar atau dihancurkan dengan memakai bahan kimia. Apapun jalan yang dipakai untuk memusnahkan arsip, satu hal yang penting, yaitu harus sama
23
sekali tidak dapat terbaca lagi sehingga sudah tidak dapat digunakan untuk tujuan apapun. Untuk melakukan pemusnahan arsip hendaknya dibuatkan berita acara. Dalam berita acara harus disebutkan golongan warkat, jumlahnya, pejabat yang langsung mengurusi arsip, kepala satuan yang bertanggungjawab, dan atasan yang berkedudukan setingkat lebih tinggi, waktu pemusnahan.
G. Metode Pengamatan 1. Lokasi Pengamatan. Lokasi yang dipilih dalam pengamatan ini adalah di Sub Bagian TataUsaha RSUD Dr. Moewardi yang beralamat di Jl. Kol Soetarto No. 132 Surakarta. 2. Jenis Pengamatan. Di dalam penelitian ini untuk penulisan Tugas Akhir berawal dari pokok permasalahan yaitu untuk mengetahui bagaimana system yang digunakan di dalam pelaksanaan penyimpanan arsip, perawatan arsip serta pemusnahan arsip, dimana sifatnya menggali, menelusuri, menentukan fakta-fakta, masalah-masalah atau kendala yang mungkin dan sekaligus memberi penjelasan tentang tata kearsipan tersebut. Maka dapat ditarik kesimpulan bahwa jenis penelitian ini termasuk jenis penelitian deskriptif kualitatif yaitu metode pengamatan yang memberikan gambaran atau melukiskan keadaan obyek pengamatan pada saat ini berdasarkan fakta-fakta yang tampak atau bagaimana semestinya.
Pengamatan ini
bertujuan
untuk
menggambarkan,
memaparkan, menentukan dan menganalisa data yang ada secara mendalam. 3. Sumber Data. Menurut H.B Sutopo (2006:56) sumber data merupakan sumber fakta atau keterangan berbagai informasi tentang apa saja yang benar-benar diperlukan dari suatu obyek yang diamati. Sumber data dari tugas akhir ini adalah :
24
a. Narasumber atau informan Jenis sumber data berupa manusia atau biasa disebut responden. Dalam hal ini narasumber yang dimaksud adalah Pegawai Sub Bagian Tata Usaha di RSUD Dr. Moewardi. b. Sumber tertulis Sumber tertulis dalam penulisan tugas akhir ini yaitu arsip-arsip dalam kantor kepala, gudang, buku atau modul, dan dokumen pemerintah pusat. c. Peristiwa atau kejadian Data atau informasi dapat dikumpulkan dari peristiwa, aktivitas, atau perilaku sebagai sumber data yang berkaitan dengan penelitiannya. Dari pengamatan pada peristiwa tersebut, peneliti dapat mengetahui proses bagaimana sesuatu terjadi secara lebih pasti karena menyaksikan sendiri secara langsung. Penulis cenderung memilih informan yang dapat dipercaya dan dianggap mengetahui permasalahan yang sedang diamati dengan jelas dan menangkap kelengkapan data. Informan yang dipilih adalah petugas yang terlibat secara langsung dalam menangani kearsipan di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi. 4. Teknik Pengumpulan Data. Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini berpedoman dari H.B Sutopo (2006:66) adalah : a. Observasi Observasi merupakan suatu proses melihat, mengamati untuk menggali data dari sumber data yang berupa peristiwa, aktivitas, perilaku, tempat atau lokasi, benda, serta rekaman gambar. Dalam penelitian ini penulis mengadakan pengamatan secara langsung dan pencatatan tentang keadaan atau fenomena yang diselidiki dan dijumpai secara sistematis di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi.
25
b. Wawancara Adalah teknik pengumpulan data yang digunakan peneliti melalui suatu interaksi untuk mendapatkan keterangan-keterangan lisan maupun komunikasi
langsung dan bertatap
muka dengan
responden yang dapat memberikan keterangan, yang di dalamnya terdapat pertukaran aturan, tanggungjawab, kepercayaan, motif, dan informasi. Dalam penelitian ini, wawancara bersifat terbuka serta tidak terstruktur dan ketat dalam suasana formal yang dilakukan berulang-ulang pada informan yang sama. c. Dokumen Teknik
pengumpulan
dokumen,
data
dengan
peraturan-peraturan,
mempelajari
laporan-laporan
dan
dokumenliteratur
lainnya. d. Teknik Analisa Data. Teknik analisa data yang digunakan dalam penelitian ini adalah teknik analisa data deskriptif yaitu cara penelitian dengan mengumpulkan, menyusun, menganalisa dan menginterprestasikan arti suatu data, membuat klasifikasi dengan menetapkan standart, menetapkan hubungan kedudukan unsur-unsur satu dengan yang lainnya. 5. Teknik Analisa Data. Menurut H.B Sutopo (2006:115) teknik analisa data yang dipakai dalam pengamatan ini adalah teknik analisis data kualitatif yaitu secara khusus kegiatannya pada dasarnya dilakukan secara induktif, interaktif dari setiap unit datanya, bersamaan dengan proses pelaksanaan pengumpulan data dan memproses akhir. Tahapan dalam analisis data yaitu : a. Pengumpulan data Pengumpulan data dilakukan sebelum pengamatan, pada saat pengamatan, dan di akhir pengamatan.
26
b. Reduksi data Proses seleksi, pemfokuskan, penyederhanaan, dan abstraksi dari semua jenis informan yang tertulis lengkap dalam catatan lapangan. c. Sajian data Suatu rakitan organisasi informasi deskripsi dalam bentuk narasi lengkap
yang
untuk
selanjutnya
memungkinkan
simpulan
pengamatan dapat dilakukan dan disusun berdasarkan pokokpokok yang terdapat dalam reduksi data, dan disajikan dengan menggunakan kalimat bahasa yang sistematis. d. Penarikan kesimpulan dan verifikasi Kesimpulan merupakan tahap terakhir, yaitu kesimpulan jawaban dari pertanyaan pengamatan yang diajukan mengungkapkan
merupakan aktivitas pengulangan untuk tujuan pemantapan, penelusuran data kembali dengan cepat. Keempat komponen tersebut saling berhubungan dan mendukung sehingga membantu interaksi dalam proses pengumpulan data sehingga menjadi siklus
penting dalam penyusunan laporan.
Keseluruhan proses tersebut dilakukan sepanjang proses pengamatan dan dilakukan berulang kali sehingga analisa yang didapat cukup memuaskan.
BAB III DESKRIPSI LEMBAGA RSUD Dr. Moewardi merupakan rumah sakit milik pemerintah daerah. Rumah sakit yang berdiri dengan megah ini berada di Jl. Kol. Sutarto No.132 Surakarta 57126. Luas tanah 49.622 m² dan luas bangunan 32.205 m². Bangunan utama terdiri dari 5 lantai dengan klasifikasi kamar mulai kelas III, II, I utama, VIP B, VIP A, VVIP dengan daya tamping seluruhnya 680 TT. Dengan didukung tenaga paramedik ± 500 orang, para medis non perawatan ± 163 orang, non medis ± 436 orang. Dilengkapi fasilitas modern kedokteran berbagai jenis gangguan penyakit mulai dari penyakit dalam, kebidanan, jantung, saraf, tht, kulit dan kelamin, bedah, dan peralatan canggih lainnya. A. Sejarah RSUD Dr. Moewardi di Surakarta Dinamika dan perkembangan Rumah Sakit di Surakarta dibagi menjadi 3 periode, yaitu : 1. Perkembangan pada masa Kolonial Di wilayah Karesidenan Surakarta, selain Rumah Sakit Zending Jebres yang didirikan pada tahun 1912 oleh Yayasan Kristen yang sampai sekarang terkenal dengan Yayasan Kesehatan Kristen Untuk Umum (YAKKUM), terdapat rumah sakit lain, yaitu : a. Ziekenzorg, yang berkedudukan di Mangkubumen dengan nama Partikelir Inslandscziekenhuis der Verregniging Ziekenzorg. Tidak diketahui secara pasti kapan rumah sakit ini didirikan, namun yang jelas pada tahun 1907 rumah sakit ini sudah mendapatkan sudah mendapatkan subsidi dari pemerintah Kolonial.
27
28
b. Pantirogo, yang merupakan rumah sakit milik pemerintah keratin Kasunanan Surakarta. Diperkirakan rumah sakit ini didirikan pada masa pemerintahan Sunan Paku Buwono X. 2. Perkembangan pada masa pendudukan Jepang (1942-1945) Pada waktu itu rumah sakit Ziekenzorg juga dipakai sebagai rumah sakit Internering Kamp tetapi pindah ke Jebres menempati Zending Ziekenhuis yang saat ini bernama Rumah Sakit Dr. Moewardi. Sedangkan Zending Ziekenhuis harus pindah ke belakang, dimana didirikan Rehabilitasi Centrum (RC) Prof. Dr. Soeharso. 3. Perkembangan pada masa Pasca Kemerdekaan Pasca kemerdekaan, rumah sakit Ziekenzorg digunakan
19 Desember 1948. Rumah sakit ini dijadikan markas bagi tentara dalam mempertahankan kemerdekaan dari tentara Belanda yang menduduki wilayah Surakarta. Namun, sesuai dengan SK Komandan Kesehatan Tentara Jawa pada tanggal 26 November 1948 Nomor: 246/Sek/MBKD/48, rumah sakit tersebut dibubarkan dan meniadakannya terhitung sejak tanggal 19 Desember 1948. Oleh karena itu semua anggota tentara yang berada di rumah sakit itu kemudian didemobilisasi serta membebaskan mereka dari tugasnya. Dalam SK itu juga diinstruksikan kepada Kepala Rumah Sakit Tentara Surakarta untuk menyerahkan lembaga pelayanan kesehatan itu kepada PMI Daerah Surakarta. Pada masa peralihan itu tidak dapat bertahan lama. PMI menyerahakn kembali kepada Perhimpunan Bale Kusolo (Partikelir Inslandscziekenhuis der Vereeniging Ziekenzorg) pada tanggal 1 Februari 1949. Sejak saat itu rumah sakit ini bernama Rumah Sakit Bale Kusolo dengan dipimpin oleh Direktur dr. R. Soemarno. Sementara itu Rumah Sakit Pantirogo pada periode ini seiring dengan berubahnya orientasi masyarakat pemakainya,
29
berganti nama menjadi Rumah Sakit Kadipolo. Rumah Sakit Kadipolo nasibnya serupa dengan Rumah Sakit Zending Jebres yang kesulitan memenuhi biaya operasionalnya, oleh karena itu kedua rumah sakit ini diambil alih oleh pemerintah RI untuk keperluan perjuangan pada masa revolusi. Pengambilalihan
Rumah
Sakit
Bale
Kusolo
oleh
pemerintah RI sesuai dengan SK Menteri Kesehatan RI tanggal 2 Maret 1950, No.384/Sekr./D/7, terhitung mulai tanggal 1 Januari 1950, Rumah Sakit Bale Kusolo diambil alih dan dikelola oleh Pemerintah RI. Surat keputusan ini sekaligus menetapkan nama Rumah Sakit Bale Kusolo diganti dengan nama Rumah Sakit Pusat Surakarta
dengan
dr.
Toha
sebagai
Direktur
pertamanya.
(Selanjutnya tanggal 1 Januari 1950 ditetapkan sebagai hari jadi RSUD Dr. Moewardi) Sejak saat itu di Surakarta terdapat 3 rumah sakit yang semuanya dikelola oleh pemerintah, yaitu : 1. Rum 2. 3. Keberadaan ketiga rumah sakit pemerintah di Surakarta itu, di satu sisi menimbulkan pertentangan di kalangan masyarakat. Hal tersebut disebabkan oleh adanya dua rumah sakit di wilayah yang sama namun keduanya menggunakan nama Surakarta yaitu Rumah Sakit Pusat Surakarta dan Rumah Sakit Surakarta. Untuk mengakhiri polemik dan permasalahan yang ada di tengah-tengah masyarakat Surakarta, maka Inspektur Kepala Jawatan Kesehatan Prov Jateng mengirim surat usulan kepada Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jateng pada tanggal 15 September 1953 dengan nomor surat : K.23429/KK tentang pergantian nama Rumah Sakit di Surakarta. Dalam surat tersebut diusulkan adanya pergantian nama rumah sakit, yaitu :
30
a. Rumah Sakit Pusat Surakarta menjadi Rumah Sakit Umum Mangkubumen b. Rumah Sakit Surakarta menjadi Rumah Sakit Umum Jebres Pergantian nama itu kemudian dikukuhkan dengan SK Menteri Kesehatan RI tanggal 9 Juli 1954 Nomor 44751/R.S. Dengan tidak mengurangi hak, tugas, serta status dan kewajibankewajiban sebagai pelayanan kesehatan kepada masyarakat, dan terjadinya perubahan otonomi daerah yang menyatakan ketiga rumah sakit yang berada di Kota Surakarta diserahkan kepada Pemerintah Daerah Swatantra Tingkat I Jawa Tengah Semarang. Masing-masing rumah sakit berdiri sendiri, serta bertanggung jawab kepada Pemerintah Daera Swatantra Tingkat I Jawa Tengah. Di samping menyelenggarakan pelayanan kesehatan, ketiganya juga menyelenggarakan pendidikan bagi tenaga para medis, keadaan yang demikian yang dianggap kurang efisien guna mencapai keseragaman serta efisiensi kerja dalam bidang medis dan teknis, tata usaha pendidikan, penghematan keuangan negara, maka perlu diadakan reorganisasi dengan tujuan mempersatukan ketiga rumah sakit tersebut ke dalam satu unit di bawah satu pimpinan beserta tenaga stafnya. Dengan memperhatikan usulan dari Kepala Dinas Kesehatan Rakyat Daerah Swatantra Tingkat I Jawa Tengah tertanggal 19 Februari 1960 No. K.693/UNH, Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Tengah melalui surat No. H.149/2/3 tertanggal 1 Maret 1960 memutuskan untuk menyatukan ketiga rumah sakit tersebut ke dalam satu unit organisasi di bawah seorang Mulai tanggal 1 Juli 1960 Rumah Sakit Surakarta terdiri atas tiga
dan Rumah Sakit Jebres itu diadakan spesialisasi ataupun unit-unit pelaksana fungsional, diantaranya : a. Rumah Sakit Kadipolo disebut juga Rumah Sakit Komplek A, khusus untuk pelayanan penyakit dalam. Rumah sakit ini terletak di Kampung Panularan, Kelurahan Panularan, Kecamatan Laweyan, Surakarta.
31
Rumah sakit ini memiliki luas tanah 24.096 m², dan luas bangunan 5.931 m². b. Rumah Sakit Mangkubumen disebut juga Rumah Sakit Komplek B, untuk pelayanan radiologi, kulit dan kelami, gigi, mata, THT, chirurgie, neurologi dan lain-lain. Rumah sakit ini terletak di Kampung Mangkubumen, Kelurahan Mengkubumen, Kecamatan Banjarsari, Surakarta. Rumah Sakit ini memiliki luas tanah 41.740 m² dan luas bangunan 14.106 m². c. Rumah Sakit Jebres disebut juga Rumah Sakit Komplek C, khusus untuk pelayanan kebidanan dan penyakit kandungan, kanak-kanak dan keluarga berencana. Rumah Sakit ini terletak di Kampung Jebres, Kelurahan Jebres, Kecamatan Jebres, Surakarta ini mempunyai luas tanah 49.622 m² dan luas bangunan 15.868 m². Mengingat Rumah Sakit Kadipolo pada saat itu dinilai tidak efisien, maka bulan September 1976 rumah sakit tersebut dipindahkan ke Rumah Sakit Mangkubumen dan pada akhirnya penggantian ini dikukuhkan dengan SK Menteri Kesehatan RI tanggal 9 Juli 1954 No.4475/R/S. Dan pada akhirnya Gubernur Jawa Tengah melalui SK No. 445/29684 tanggal 24 Oktober 1988 menetapkan nama Rumah Sakit Umum Daerah Dr. Moewardi. RSUD Dr. Moewardi yang merupakan rumah sakit pemerintah terbesar di Provinsi Jawa Tengah harus menyesuaikan dan mampu menjadi pusat rujukan wilayah Surakarta dan sekitarnya. Atas pertimbangan tersebut pada lokas Jebres kemudian didirikan bangunan fisik baru yang memenuhi standar rumah sakit Kelas B2 Pendidikan. Baru pada tanggal 28 Februari
1997
RSUD
Dr.
Moewardi
lokasi
Jebres
diresmikan
penggunaannya oleh Presiden Soeharto, dan sejak itulah seluruh kegiatan rumah sakit Dr. Moewardi menjadi satu lokasi.
32
B. Identitas RSUD Dr. Moewardi Nama
: RSUD Dr. Moewardi
Pemilik
: Pemerintah Provinsi Jawa Tengah
Alamat
: Jl. Kol. Sutarto No. 132 Surakarta Telp (0271) 634634, Fax 637412
Kelas
: B2 Pendidikan
Jumlah
: 627 tempat tidur
Terdiri dari kelas sesuai penyakit : -
Paviliun Cendana
-
Melati (penyakit dalam)
-
Mawar (kandungan, bedah, ICCU)
-
RGB (kecelakaan)
-
Anggrek 2 (stroke)
-
Aster (jantung)
Dasar hukum atau landasan operasional : 1. SK-B Menteri Kesehatan No 554 / Menkes / SKB / X / 1981, Menteri P & K No 0430 / V / 1981 dan Menteri Dalam Negeri No. 3241 A / 1981 2. Perda No. 3 / 1997, tentang struktur organisasi dan tata kerja RSUD Dr. Moewardi 3. Perda No. 14 / 1999 tentang perubahan RSUD Dr. Moewardi menjadi RS Unit Swadana
C. Visi, Misi, Tujuan, dan Tugas RSUD Dr. Moewardi 1. Visi
2. Misi a. Menyelenggarakan
pelayanan
kesehatan
berstandar
Internasional bermutu prima dan memuaskan secara holistik dan paripurna.
33
b. Memberikan pelayanan kesehatan yang profesional, efektif, efisien, dan terjangkau. c. Menyelenggarakan
pendidikan
unggul
menjadi
wahana
penelitian yang terkemuka dan melaksanakan pengabdian masyarakat
(
Hospital
Social
Responsibility
)
secara
komprehensif. 3. Tujuan Mengupayakan tercapainya derajat kesehatan masyarakat yang optimal bagi masyarakat Surakarta dan sekitarnya dengan menyelenggarakan
pelayanan
melalui
upaya
penyembuhan,
penyuluhan kesehatan, dan meringankan penderitaan pasien serta asuhan keperawatan di samping upaya pencegahan maupun peningkatan kesehatan sebagai pusat rujukan wilayah Surakarta dan sekitarnya serta tempat pendidikan dan latihan yang handal bagi calon dokter, dokter spesialis maupun tenaga kesehatan lainnya. 4. Tugas RSUD Dr. Moewardi Melaksanakan upaya pelayanan kesehatan secara berdaya guna dan berhasil guna dengan mengutamakan upaya penyembuhan dan kesehatan yang dilaksanakan.
D. Pelayanan Kesehatan 1. Rawat Jalan (perkunjungan) a. Poli Non Paviliun (pasien rawat jalan perkunjungan) b. Poli Paviliun / VIP (pasien paviliun perkunjungan) 2. Rawat Darurat (perkunjungan) 3. Rawat Inap a. III = Utama b. II = VIP B c. I = VIP A = VVIP
34
d. Rawat Insentif (per hari perawatan)
E. Jenis dan Kemampuan Pelayanan RSUD Dr. Moewardi 1. Instalas Gawat Darurat a. Kegiatan : buka setiap hari, pelayanan 24 jam, dan 7 hari dalam seminggu, memberikan pelayanan darurat bedah dan non bedah. b. Fasilitas : 2 kamar operasi besar, 2 kamar operasi kecil, 2 resusitasi jantung dan paru, peralatan lengkap untuk kegawatan bedah dan non bedah. 2. Instalasi Rawat Jalan Buka sesuai dengan jam kantor a. Pendaftaran Senin s/d Kamis : 07.00
14.00
Jumat
: 07.00
11.00
Sabtu
: 07.00
12.30
b. Poli Paviliun (VIP), pelayanan poli spesialis di Paviliun Cendana (untuk pasien pribadi dokter / dengan perjanjian) c. Pelayanan untuk umum : peserta askes, peserta jamsostek, dan perusahaan kerja sama d. Jenis Pelayanan Jenis pelayanan dan kemampuan medis adalah sebagai berikut : 1) 15 klinik spesialis dengan sub spesialisnya 2) Klinik khusus paviliun (pelayanan terpadu dokter terkait) 3) Klinik Geriarti 4) Medical check up
3. Instalasi Rawat Inap a. Fasilitas
35
Jumlah bed yang tersedia saat ini sebanyak 680 buah, dengan rincian : 1) Kelas III
: 212 tempat tidur
2) Kelas II
: 100 tempat tidur
3) Kelas I
: 6 tempat tidur
4) Kelas Utama : 22 tempat tidur 5) Kelas Khusus : 48 tempat tidur 6) VVIP
: 4 tempat tidur
7) VIP A
: 17 tempat tidur
8) VIP B
: 54 tempat tidur
9) Anggrek
: 154 tempat tidur
10) Aster
: 53 tempat tidur
b. Fasilitas pelayanan rawat inap di selenggarakan untuk beberapa instalasi adalah : 1) Instalasi rawat inap Paviliun Cendana terdiri dari VVIP, VIP A, VIP B, dan Kelas Utama 2) Instalasi rawat inap Mawar terdiri dari Kelas I, II, III 3) Instalasi rawat inap Melati 4) Instalasi rawat inap Anggrek 5) Aster
F. Fasilitas umum yang disediakan RSUD Dr. Moewardi 1. Wartel yang berlokasi di rawai inap Melati 2. Anjungan Tunai Mandiri (ATM) 3. Kantin 4. Toko Koperasi, depan gedung Radiologi lantai I 5. Tempat foto copy, di samping ruang informasi gedung A 6. Tempat parkir : a. Tempat parkir sepeda motor 1) Basement depan poli Cendana 2) Sebelah Utara rawat inap Melati
36
b. Tempat parkir mobil 1) Depan Gedung radiologi 2) Depan dan samping Gedung Paviliun Cendana 3) Depan Gedung Aster 4) Basement Masjid Ibnu Sina 5) Basement Gedung Anggrek 7. Tempat ibadah, sebelah kiri belakang bangunan komplek RSUD Dr. Moewardi
G. Struktur Organisasi RSUD Dr. Moewardi Struktur organisasi RSUD Dr. Moewardi berdasarkan peraturan daerah Provinsi Jawa Tengah No.8 Th.2008 terdiri dari organisasi struktural fungsional. Organisasi struktural terdiri dari Staf Direksi dan Staf Pelaksana Administrasi yang meliputi bagian Sekretariat, bagian Perencanaan dan Rekam Medik, bagian Anggaran dan Pembendaharaan, bagian Akuntansi dan Mobilisasi Dana, bagian Pelayanan Medis, Bidang Penunjang Medis, Bidang Perawatan, serta Pendidikan dan Pelatihan. Organisasi fungsional merupakan pelaksana teknis yang langsung berhubungan dengan kegiatan medis yang terdiri dari Staf Medis Fungsional (SMF) dan instalasi-instalasi tertentu. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar struktur organisasi RSUD Dr. Moewardi, berikut ini :
37
38
Di dalam organisasi yang berada di RSUD Dr. Moewardi dapat dilihat pada gambar di atas bahwa susunan teratas adalah Direktur. Di bawah Direktur terdapat Wakil Direktur. Wadir tersebut dibagi menjadi tiga bagian,yaitu: Wadir Pelayanan, Wadir Keuangan, dan Wadir Umum. Penulis melakukan pengamatan pada Bagian Sekretariat di RSUD Dr. Moewardi, yang berada di bawah naungan Wadir Umum. Di bawah susunan Wadir Umum terdapat beberapa Bagian, salah satunya adalah Bagian Sekretariat. Kepala Bagian Sekretariat adalah susunan teratas dalam struktur jabatan tersebut. Dibawah Kepala Bagian terdapat tiga Sub Bagian, yaitu: Sub Bagian Tata Usaha, Sub Bagian Rumah Tangga, dan Sub Bagian Hukum & Humas. Berikut ini adalah struktur yang terdapat di Bagian Sekretariat :
39
WAKIL DIREKTUR UMUM
KA. BAGIAN SEKRETARIAT
KA. SUB. BAGIAN TATA USAHA
KEARSIPAN &EKSPEDISI SURATMENYURAT
KA. SUB. BAGIAN RUMAH TANGGA
PERLENGKAPAN
KETERTIBAN& KEAMANAN
KA. SUB BAGIAN HUMAS&HUKUM
PERATURAN PERUNDANGAN MENGELOLA PERPUSTAKAAN PUBLIKASI&PEMAS ARAN SOSIAL
TATA LAKSANA
Sumber RSUD Dr. Moewardi
40
Bagian Sekretariat adalah Satuan Organisasi Struktural di lingkungan RSUD Dr. Moewardi, yang bersifat administratif, koordinatif dan merupakan unsur pembantu pimpinan dalam penyelenggaraan adminstrasi umum, administrasi ketatausahaan dan ketatalaksanaan organisasi Rumah Sakit, kerumahtanggaan, dan hukum & humas. Dapat dilihat bahwa pada Bagian Sekretariat terdapat tiga bagian, yang masingmasing bagian mempunyai tugas yang berbeda-beda. Uraian tugas dari masing-masing bagian, yaitu: 1.
Sub Bagian Tata Usaha Pengelolaan administrasi ketatausahaan yang tertib dan teratur, sangat diperlukan untuk mendukung kelancaran penyelenggaraan pelayanan administrasi umum di Rumah Sakit oleh karena itu Sub Bagian Tata Usaha yang merupakan salah satu unsur pelaksana dalam penyelenggaraan/pengelolaan
administrasi
ketatausahaan,
dalam
kegiatannya senantiasa berusaha untuk memberikan pelayanan di bidang administrasi ketatausahaan secara terencana dan terarah, yang didukung dengan sarana dan prasarana serta sumber daya yang memadai. Sub Bagian Tata Usaha adalah satuan organisasi struktural di lingkungan RSUD Dr. Moewardi, yang bersifat administratif, koordinatif dan merupakan unsur pelaksana dalam penyelenggaraan administrasi ketatausahaan, yang mempunyai kedudukan dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Sekretariat. Kepala Sub Bagian Tata Usaha mempunyai tugas pokok melaksanakan kegiatan kearsipan dan ekspedisi, surat-menyurat dan penggandaan, organisasi dan tata laksana. Untuk melaksanakan tugas pokok tersebut, Kepala Sub Bagian Tata Usaha mempunyai fungsi, yaitu: perencanaan kegiatan, kebutuhan dan
41
evaluasi pelaksanaan administrasi ketatausahaan Rumah Sakit serta pemenuhan
kebutuhan
perlengkapan
kantor
maupun
pegawai;
pengkoordinasian pelaksanaan administrasi ketatausahaan Rumah Sakit; pengawasan, penilaian, pembinaan ketatausahaan Rumah Sakit; membuat laporan pelaksanaan ketatausahaan, organisasi dan tata laksana di Sub Bagian Tata Usaha. Dalam melaksanakan tugas seperti yang disebutkan diatas, Kepala Sub Bagian Tata Usaha mempunyai tanggung jawab dari masingmasing tugas tersebut. Tanggung jawab Kepala Sub Bagian Tata Usaha adalah memenuhi prosedur permintaan sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan tugas; menciptakan suasana kerja yang harmonis; menegakkan
disiplin
pegawai;
meningkatkan
pengetahuan,
ketrampilan dan perilaku pelaksana; memelihara kelancaran tugas; memberikan layanan administrasi yang terbaik; menjaga kerahasiaan dokumen Negara yang menjadi tanggung jawab Sub Bagian Tata Usaha; dan memelihara sarana dan prasarana di Sub Bagian Tata Usaha. 2. Sub Bagian Rumah Tangga Sub Bagian Rumah Tangga dan Perlengkapan adalah Satuan Organisasi Struktural di RSUD Dr. Moewardi Surakarta yang bersifat administratif, koordinatif dan merupakan unsur pelaksana dalam penyelenggaraan
kegiatan
kerumahtanggaan,
serta
mempunyai
kedudukan dibawah dan bertanggungjawab kepada Kepala Bagian Sekretariat. Kepala Sub Bagian Rumah Tangga mempunyai tugas pokok mengelola pelaksanaan urusan dalam perlengkapan, ketertiban dan keamanan di Rumah Sakit. Untuk melakukan tugas pokok tersebut, Kepala Sub Bagian Rumah Tangga, mempunyai fungsi, yaitu: merencanakan pelaksanaan dan pengembangan
kerumahtanggaan
Rumah
Sakit;
melaksanakan
42
kegiatan kerumahtanggaan
Rumah Sakit;
dan
melaksanakan
pembinaan terhadap penyelenggaraan kegiatan kerumahtanggaan Rumah Sakit. Dalam melaksanakan tugas seperti yang disebutkan diatas, Kepala Sub Bagian Rumah Tangga mempunyai tanggung jawab dari masingmasing tugas tersebut. Tanggung jawab Kepala Sub Bagian Rumah Tangga adalah kelayakan distribusi tugas bawahan; mantapnya organisasi dan tatalaksana; menciptakan suasana kerja yang harmonis antar
karyawan;
menegakkan
disiplin
pegawai;
meningkatkan
pengetahuan, ketrampilan dan perilaku karyawan; memelihara sarana dan prasarana (peralatan) di Sub Bagian Rumah Tangga dan Perlengkapan pada khususnya dan di Rumah Sakit pada umumnya; menciptakan kebersihan, keamanan dan ketertiban di Rumah Sakit; dan
memperjuangkan
kesejahteraan
dan
pengembangan
karier
bawahan. 3. Sub Bagian Humas&Hukum Sub Bagian Humas&Hukum adalah suatu unit kerja perbantuan administrasi atau merupakan unsur staf dalam penyelenggaraan Rumah Sakit dibawah Bagian Sekretariat, dalam tugas kajian hukum/produkproduk hukum di Rumah Sakit, pelayanan informasi kegiatan Rumah Sakit, dan pemasaran sosial Rumah Sakit serta penyelenggaraan perpustakaan. Sub Bagian Humas&Hukum merupakan satuan organisasi struktural dalam lingkungan Rumah Sakit penyelenggara kegiatan kajian hukum, penyelenggara hubungan masyarakat dan pemasaran sosial serta pengelolaan perpustakaan, mempunyai kedudukan di bawah dan bertanggungjawab kepada Kepala Bagian Sekretariat. Kepala Sub Bagian Humas&Hukum mempunyai tugas pokok mempersiapkan, menyusun, mengawasi dan mengevaluasi peraturan perundangan dan
43
kajian hukum, mengelola perpustakaan menyelenggarakan publikasi dan pemasaran sosial serta penyampaian informasi Rumah Sakit, serta menyelenggarakan penerbitan bulletin Rumah Sakit. Untuk melakukan tugas pokok tersebut, Kepala Sub Bagian Humas&Hukum, mempunyai fungsi, yaitu: sebagai perencanaan kegiatan serta kebutuhan dalam proses pengembangan organisasi dan tatalaksana; sebagai pengkoordinasian pelaksanaan kegiatan; dan sebagai pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kegiatan. Dalam melaksanakan tugas seperti yang disebutkan diatas, Kepala Sub Bagian Humas&Hukum mempunyai tanggung jawab dari masingmasing
tugas
tersebut.
Tanggung
jawab
Kepala Sub
Bagian
Humas&Hukum adalah menyelenggarakan komunikasi di lingkungan Sub Bagian Humas&Hukum; menegakkan disiplin staf; pengamanan pelaksanaan tugas; kebenaran rencana kegiatan; kelayakan distribusi tugas kepada bawahan; kebenaran pembagian tugas kepada bawahan; ketepatan waktu dalam pelaksanaan tugas; kemudahan, kelancaran, kejelasan kelengkapan dan ketepatan informasi; pengamanan materi kerja terhadap penggunaan yang dapat merugikan organisasi Rumah Sakit;
kebenaran
dan
ketepatan
dalam
pengumpulan
bahan
dokumentasi; da pengamanan penyimpanan peralatan kerja di lingkungan Sub Bagian Humas&Hukum.
BAB IV PEMBAHASAN
Berdasarkan
tinjauan
pustaka
yang
telah dikemukakan
pada
bab
sebelumnya, dapat diketahui bahwa tata kearsipan adalah kegiatan mengatur, mengurus, dan mengelola benda-benda arsip yang dimulai dari kegiatan penerimaan surat, penyimpanan arsip, pemeliharaan arsip, penyusutan dan pemusnahan arsip, serta ditambah tata ruang kearsipan, fasilitas kearsipan, dan pegawai kearsipan sebagai faktor pendukung dalam kearsipan. Setelah penulis melakukan magang di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi selama satu bulan, penulis telah melakukan pengamatan, wawancara maupun praktek langsung dan selanjutnya diperoleh data, informasi, dan pengetahuan tentang Tata Kearsipan di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi, yaitu sebagai berikut : A. Tata Kerja Kearsipan di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi 1. Penerimaan Surat Masuk Dalam melaksanakan kegiatannya Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi selalu berhubungan dengan Instansi lain. Salah satu sarana yang digunakan adalah surat. Dalam melaksanakan pengurusan surat masuk, sistem pengelolaan arsip yang digunakan di Sub Bagian Tata Usaha adalah sistem satu pintu, artinya semua surat masuk ditangani oleh satu bagian saja yaitu Sub Bagian Tata Usaha. Setelah surat masuk diterima, maka langkah selanjutnya yang akan dilakukan menurut penjelasan dari Bapak Giri Aji, pegawai urusan umum adalah sebagai berikut :
sedur penanganan surat masuk yang biasanya dilakukan disini adalah surat masuk yang telah diterima, lalu diperiksa alamatnya apabila alamatnya salah dikembalikan. Kemudian diserahkan ke pegawai staf urusan umum untuk melakukan penyortiran surat,
44
45
penggolongan surat, pembukaan surat dan pengeluaran dari sampul, pembacaan surat, pengarahan surat, serta pencatatan surat masuk. Setelah pencatatan, maka surat disampaikan kepada Direktur beserta lembar disposisi untuk mencatat instruksi setelah itu surat dikembalikan ke Sub Bagian Tata Usaha untuk mencatat isi dari lembar disposisi pada buku ekspedisi dan surat kemudian diserahkan kepada Kepala Seksi ditujukan untuk melakukan tindak lanjut atas instruksi Direktur. Setelah tindak lanjut maka setiap seksi atau bagian tanggal 17 Februari 2012) Pengurusan Penerimaan Surat Masuk di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi melalui tahap-tahap sebagai berikut :
Penerimaan Surat Masuk Penerimaan & Penyortiran Surat
Pembacaan & Pendisposisian Surat
Pengagendaan Surat
Pencatatan & Pendistribusian Surat
Penyimpanan Surat Sumber : Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi
46
Adapun tata pengurusan naskah atau surat yang masuk di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi adalah sebagai berikut : a. Penerimaan dan Penyortiran Surat Penerimaan surat dilakukan di kantor satpam yang ada di RSUD Dr. Moewardi, lalu petugas satpam menyerahkan surat tersebut ke Sub Bagian Tata Usaha. Semua surat yang diterima oleh pegawai Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi lalu diperiksa kebenaran alamatnya, apabila ada surat yang salah alamat surat tersebut dikembalikan kepada petugas Pos atau Ekspeditor. Surat yang sudah benar alamatnya kemudian dikelompokkan menjadi dua, yaitu surat pribadi dan surat dinas. Surat yang sudah benar alamatnya lalu diteliti asal surat yang bersifat dinas maupun pribadi. Surat-surat dinas tersebut dikelompokkan menjadi surat dinas yang bersifat rahasia, penting, atau biasa berdasarkan instansi pengirim
yang
berhubungan
dengan
kegiatan
RSUD
Dr.
Moewardi. Surat yang bersifat rahasia tidak boleh dibuka oleh siapapun kecuali pihak yang dituju, sedangkan surat terbuka yang terdiri dari surat penting maupun biasa boleh dibuka dan dibaca oleh petugas. b. Pembacaan dan Pendisposisian Surat Setelah diteliti, maka surat selanjutnya dibaca untuk diketahui isinya, apakah surat tersebut termasuk surat biasa atau penting. Dengan demikian dapat diketahui surat masuk mana yang dapat langsung disampaikan kepada Direktur dan surat mana yang dapat disampaikan kepada kepala Sub Bagian Tata Usaha. Jika surat tersebut ditujukan kepada Direktur, maka harus disertai lembar disposisi yang masih kosong sehingga Direktur dapat menuliskan instruksi pada lembar disposisi tersebut. Sedangkan surat yang ditujukan kepada Sub Bagian Tata Usaha tidak perlu disertai dengan lembar disposisi. Berikut adalah contoh lembar disposisi :
47
Table 4.1 LEMBAR DISPOSISI
Surat dari
BKN
Tanggal Surat
02/01/2012
No. Surat
107/PBKBKN/II/2012
Tanggal diterima
02/20/2012
Perihal
Optimalisasi dan evaluasi kinerja aparatur LKPD/Pemda terkait kompetensi jabatan
No
Diteruskan
1.
Wadir Umum
Jam
No. Agenda
1.094
Disposisi
09.00 Mohon ditindak lanjuti
Sumber : Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi
48
c. Pengagendaan Surat Setelah surat disampaikan kepada Direktur, lalu surat tersebut dikembalikan ke Sub Bagian Tata Usaha untuk diberi kode klasifikasi dan diagendakan oleh pegawai urusan umum. Di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi pencatatan surat tidak menggunakan buku agenda, tetapi menggunakan sistem komputer yang menggunakan aplikasi Pengurusan Surat. Dengan majunya teknologi, Sub Bagian Tata Usaha tidak mempergunakan kartu kendali lagi dikarenakan berbagai pertimbangan yaitu :
1. Proses penanganannya terlalu rumit 2. Memakan banyak waktu dan tenaga 3. Kurang efisien Oleh karena itu Sub Bagian Tata Usaha memilih menggantinya dengan sistem komputer seperti yang dijelaskan oleh Bapak Giri Aji, pegawai Sub Bagian Tata Usaha sebagai berikut :
Moewardi sudah menggunakan sistem komputer dalam hal pencatatan surat dikarenakan agar pencatatan surat rapi, tersimpan dalam keadaan aman, mempermudah pencarian bila diperlukan sewaktu-waktu, tidak membuang waktu dan tenaga, praktis, efektif, Bentuk kolom
pencatatan surat masuk pada Aplikasi
Pengurusan Surat adalah sebagai berikut :
49
Table 4.2 Daftar Surat Masuk NO
DARI
KLAS/TGL/NOMOR
PERIHAL
URUT 1.
UNIT PENGOLAH
Wadir Umum
045 02/01/2012
Notulen
WU
membahas inspeksi
-
keselamatan radiasi
Sumber : Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi Keterangan : a. Nomor urut adalah nomor urut agenda surat. b. Dari adalah alamat pengirim yang tertera pada surat masuk. c. Klasifikasi surat adalah kode surat, termasuk surat undangan, surat permohonan, dll. d. Tanggal surat adalah tanggal yang tercantum pada surat masuk. e. Nomor surat adalah nomor yang tercantum pada surat masuk. f. Perihal adalah hal atau persoalan dari isi surat secara ringkas. g. Unit pengolah adalah unit atau bagian yang harus mengolah surat masuk tersebut. Pencatatan surat sangat diperlukan untuk mempermudah pengendalian surat-surat tersebut. Pencatatan surat masuk dimulai dari nomor 1 pada bulan Januari dan berakhir nomor terakhir dalam satu tahun, yaitu nomor terakhir pada tanggal 31 Desember. d. Pencatatan dan Pendistribusian Surat Setelah surat diberi kode klasifikasi dan diagendakan selanjutnya surat dicatat pada buku ekspedisi. Di Sub Bagian Tata
50
Usaha memiliki 25 buku ekspedisi sesuai dengan bagian atau seksi yang ada. Jadi setiap ada surat masuk beserta lembar disposisi yang telah mendapatkan instruksi dari Direktur, kemudian surat ditujukan kepada Kepala Seksi atau bagian yang dituju. Kepala Seksi kemudian menindak lanjuti surat sesuai dengan instruksi dari Direktur. Adapun kolom buku ekspedisi surat masuk adalah sebagai berikut : Tabel 4.3 Kolom Buku Ekspedisi Surat Masuk No.
Asal
Nomor & Tgl
Surat
Surat
Perihal
Paraf & Tgl Terima
1.
BKN
107/PBK-
Optimalisasi dan
BKN/II/2012
evaluasi kinerja
02/01/2012
aparatur LKPD/Pemda terkait kompetensi jabatan
Sumber : Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi Setelah dicatat di buku ekspedisi oleh petugas surat tersebut juga disertakan lembar disposisi disampaikan kepada unit-unit yang dituju pada lembar disposisi tersebut untuk ditindak lanjuti oleh Kepala seksi atau Kepala Bagian. Apabila tidak memerlukan tindak lanjut, maka surat tersebut diserahkan kembali ke Sub Bagian Tata Usaha untuk diarsipkan. e. Penyimpanan Surat Surat yang telah selesai ditindak lanjuti oleh Kepala Seksi atau Kepala Sub Bagian Tata Usaha maka surat-surat tersebut disimpan
51
untuk dijadikan arsip. Surat tersebut dimasukkan ke dalam boxfile sesuai dengan kode klasifikasi atau indeks (pokok permasalahan) dan selanjutnya boxfile diletakkan dalam rak arsip. 2. Penyimpanan arsip Dalam melaksanakan penyimpanan arsip, Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi menggunakan sistem nomor. Seperti yang dikemukakan oleh Bapak Giri Aji, pegawai Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi yang mengurusi kearsipan : nomor. Sistem nomor ini disesuaikan dengan kode klasifikasi dari tiap-tiap pokok permasalahan. Selanjutnya arsip disimpan di dalam boxfile atau rak. Dalam permukaan boxfile diberi kode klasifikasi dan indeks, supaya sewaktu-waktu arsip dibutuhkan sangat mudah untuk
Dari hal-hal yang telah dikemukakan diatas, maka dapat disimpulkan bahwa arsip-arsip yang akan disimpan biasanya terlebih dahulu harus dikelompok-kelompokkan sesuai dengan klasifikasinya. Setelah dikelompok-kelompokkan arsip tersebut lalu disimpan ke dalam boxfile yang di permukaannya diberi kode klasifikasi dan indeks (pokok permasalahan). Misalnya seperti contoh dibawah ini : 000
Umum
005
Undangan
100
Pemerintahan
200
Politik
300
Keamanan
400
Kesejahteraan
500
Perekonomian
600
Pekerjaan Umum dan Ketenagaan
700
Pengawasan
800
Kepegawaian
900
Keuangan
Sumber : Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi
52
Sistem penyimpanan arsip yang menggunakan nomor dapat memudahkan dalam penyimpanan dan penemuan kembali arsip, karena nomor dianggap lebih ringkas. Namun, penyimpanan dengan sistem nomor Kode Klasifikasi juga cukup susah dalam penerapannya, karena kadang kala para pegawai tidak hafal dengan kode klasifikasi. Dalam penyimpanan arsip disertai lembar keterangan nomor surat, tanggal surat, tanggal agenda, alamat surat dan perihal setelah itu boxfile disusun didalam rak arsip. Di dalam pengolahan arsip khususnya penyimpanan arsip juga harus mengontrol keberadaan arsip-arsip tersebut, maka dari itu ada ketentuan tentang peminjaman arsip pada Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi. Arsip mempunyai kegunaan untuk mendukung pengambilan keputusan, bahan referensi dan sebagainya. Pelayanan peminjaman arsip hanya diijinkan untuk orang yang berwenang, halhal yang perlu diperhatikan didalam peminjaman arsip adalah sebagai berikut : a. Mengajukan permohonan peminjaman arsip, dengan mengisi buku peminjaman arsip yang sudah tersedia di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi. b. Buku peminjaman arsip terdiri dari : tanggal pinjam, perihal surat, siapa yang meminjam, tanggal pengembalian, tanda tangan peminjam dan keterangan. c. Orang yang berhak meminjam arsip harus ada kaitannya dengan arsip yang dipinjam tersebut, karena kerahasiaan arsip harus benarbenar dijaga, tidak boleh sembarang orang boleh meminjam arsip tersebut. Berdasarkan uraian diatas, penyimpanan arsip dan ketentuan peminjaman arsip di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi sudah baik, tetapi masih ada kelemahannya didalam menyusun arsip, penataannya kurang rapi dikarenakan boxfile yang jumlahnya kurang
53
banyak dan bahannya kurang bagus, rak arsip kondisinya kurang baik juga ukurannya kurang besar, ruangan penyimpanan arsip belum tersedia secara luas. Dalam ketentuan peminjaman arsip tidak diberi batas waktu peminjaman arsip dan didalam boxfile juga tidak diberi tanda pengganti arsip yang dipinjam, sehingga yang menjadi alat kontrol peminjaman arsip hanyalah buku peminjaman arsip yang tersedia di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi. 3. Pemeliharaan arsip Didalam suatu organisasi arsip mempunyai peranan yang sangat penting, sebagai sumber informasi atau alat bukti segala kegiatan perkantoran yang pernah terjadi dalam organisasi tersebut. Maka untuk menghindari adanya kerusakan dan hal-hal yang tidak diinginkan maka perlu dilakukan pemeliharaan arsip, supaya arsip tersebut terjaga dengan baik, tahan lama dan tidak hilang. Arsip bagi suatu organisasi dianggap sangat penting sekali, sehingga harus dilindungi dan dipelihara dengan baik. Pengamanan dan perlindungan arsip melibatkan seluruh struktur organisasi sehingga menghabiskan tenaga, waktu dan biaya. Pemeliharaan dan perlindungan arsip melibatkan banyak orang sekaligus menjamin agar organisasi tetap berlangsung. Pemeliharaan arsip merupakan bagian terpenting dari rangkaian tata kearsipan yang sangat berfungsi sebagai cara untuk menyelamatkan arsip-arsip tersebut. Berbagai ancaman yang akan datang dan dapat merusak arsip kemungkinan akan terjadi seperti misalnya kerusakan arsip terjadi akibat gempa bumi, angin besar, pipa bocor, lumut, jamur, debu, serangga,
binatang
pengerat,
pencurian
dan
perusakan
yang
disebabkan oleh manusia, itu semua dapat dihindari dengan pemeliharaan arsip yang benar mulai dari menjaga kebersihannya, suhu dan kelembaban, serta keamanannya seperti yang dikemukakan oleh Bapak Giri Aji, pegawai urusan umum sebagai berikut :
54
dari
menjaga
kebersihannya,
suhu
dan
kelembaban,
serta
Dari keterangan diatas dapat disimpulkan bahwa pemeliharaan arsip pada Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi adalah sebagai berikut : a. Pemeliharaan kebersihan tempat Pemeliharaan kebersihan tempat arsip berguna untuk menghindari kerusakan pada arsip seperti diakibatkan karena debu, serangga, binatang pengerat, jamur dan lumut. Kebersihan tempat dimana digunakan untuk menyimpan arsip di Sub Bagian Tata Usaha sudah lumayan rapi dan bersih tetapi masih sedikit ada debu di sisi-sisi yang tersembunyi karena tempat arsip tidak dibersihkan setiap hari oleh petugas kebersihan. Dalam lemari-lemari arsip atau rak arsip juga diberi kapur barus secara berkala dan mengoleskan obat anti serangga pada lemari atau rak arsip. b. Suhu dan kelembaban Suhu dalam ruang penyimpanan arsip di Sub Bagian Tata Usaha sudah stabil dan kelembabannya juga sudah baik. Tempat yang sangat lembab identik sekali dengan jamur, lumut, debu, serangga dan binatang pengerat. Untuk mencegah itu semua, petugas selalu membuka jendela pada ruangan penyimpanan arsip setiap hari meskipun kecil tetapi udara di ruang penyimpanan arsip dapat berganti dan ruangan tidak menjadi lembab dan pengap. c. Keamanan arsip Keamanan arsip baik fisik/informasi benar-benar dijaga dari kemungkinan adanya pembocoran informasi atau pencurian arsip, untuk itu ketentuan peminjaman arsip hanya boleh dipinjam bagi orang-orang yang bersangkutan dengan arsip tersebut karena menyangkut kerahasiaan isi arsip tersebut. Pemeliharaan fisik arsip mencakup merawat dan mengamankan arsip dengan
55
memberi kapur barus dan mengoleskan obat anti serangga pada lemari arsip agar fisik arsip tidak rusak, terjaga dengan baik dan tahan lama. Dalam area ruang penyimpanan arsip, selain petugas juga masih boleh masuk sehingga kerahasiaan arsip sangat tidak terjamin tetapi meskipun seperti itu belum pernah terjadi arsip hilang, dicuri oleh orang yang tidak bertanggung jawab atau kerahasiaan arsip tersebut bocor. Berdasarkan uraian diatas, pemeliharaan arsip yang dilakukan oleh Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi sudah cukup baik, tetapi masih ada kelemahan dalam ruangan/tempat penyimpanan arsip yang kurang luas sehingga masih membutuhkan jendela/ventilasi udara yang cukup banyak agar kelembaban dan suhu ruangan tetap terjaga dan selanjutnya tidak merusak arsip, dalam ruangan penyimpanan arsip juga harus lebih sering dibersihkan agar terhindar dari debu, lumut, jamur dan serangga yang dapat merusak arsip. Untuk masalah kerahasiaan informasi arsip juga perlu diperketat penjagaannya, seharusnya area ruang penyimpanan arsip harus ditutup bagi selain petugas dan orang yang berkepentingan, setiap orang yang memasuki area ruang penyimpanan arsip menggunakan tanda-tanda pengenal khusus, hal tersebut dilakukan untuk menghindari orangorang yang tidak berkepentingan ingin mencuri arsip. 4. Penyusutan arsip Dalam setiap organisasi pemerintah maupun organisasi swasta pasti mempunyai arsip yang di dalamnya terkandung serangkaian dari segala proses kegiatan perkantoran yang telah dilakukan dalam rangka melaksanakan tugas dan fungsinya. Arsip akan terus tumbuh dan berkembang secara akumulatif sesuai dengan kebutuhannya, semakin banyak pula data-data, berkas, dan catatan yang terkumpul dan disimpan karena masih mempunyai nilai guna. Tetapi tidak semua arsip memiliki nilai guna yang abadi seperti halnya arsip-arsip yang berada di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi. Maka perlu
56
dilakukan penyusutan arsip, arti pentingnya dari penyusutan arsip adalah untuk mengurangi volume arsip yang ada, dengan adanya program
penyusutan
arsip selain
mencegah
untuk
terjadinya
penumpukan arsip, juga menjamin ketersediaan arsip yang benar masih layak disimpan dan dipelihara, dan arsip tidak lagi diperlukan dapat dimusnahkan berdasarkan ketentuan yang berlaku. Didalam penyusutan arsip sebelum melakukan pemusnahan biasanya akan dilakukan penilaian terhadap arsip tersebut untuk menentukan nilai guna dan jangka waktu arsip dapat dilihat dari kaidah hukum dan kepentingan operasional lembaga pencipta. Seperti yang dikemukakan oleh Bapak Giri Aji, pegawai urusan umum adalah sebagai berikut :
dimusnahkan
sesuai dengan
Jadwal
Retensi
Arsip
(JRA
(Wawancara tanggal 17 Februari 2012) Berdasarkan uraian singkat diatas berarti didalam penyusutan arsip yang dilaksanakan di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi sudah baik karena didalam melakukan penyusutan arsip didasarkan atas ketentuan yang berlaku.
57
Tabel Jadwal Retensi Arsip Pemerintah Provinsi Jawa Tengah
NO
JENIS/SERI ARSIP
JANGKA WAKTU
KET
SIMPAN AKTIF
1
2
3
INAKTIF UK2
UK1
4
5
6
1
UMUM
1.1
LAMBANG DAERAH
1.1.1
Sayembara
2 tahun
1 tahun
1 tahun
Permanen
1.1.2
Penetapan penggunaan lambang
2 tahun
4 tahun
1 tahun
Permanen
1.1.3
Ketentuan mengenai penggunaan lambing
2 tahun
4 tahun
1 tahun
Permanen
1.2
TANDA JABATAN DAN PAKAIAN DINAS
1.2.1
Ketentuan mengenai jenis pakaian dinas dan tanda jabatan
Selama
1 tahun
1 tahun
Permanen
1 tahun
1 tahun
Musnah
masih berlaku
1.3
UCAPAN SELAMAT/TERIMAKASIH
1.3.1
Ucapan terimakasih/selamat, mohon diri, bela sungkawa
1 tahun
58
Tetapi tidak semua arsip bisa dihancurkan, ada pula arsip yang tidak boleh dimusnahkan seperti yang diuraikan pada JRA diatas sebelum naskah tersebut diperbarui misalkan mengenai ketentuan jenis pakaian dinas dan tanda pangkat. 5. Pemusnahan Arsip Setelah proses penyusutan arsip selesai, langkah selanjutnya melakukan
pemusnahan
arsip
yang
merupakan
kegiatan
menghancurkan, meniadakan fisik dan informasi melalui cara-cara tertentu, sehingga fisik dan informasinya tidak dapat dikenali lagi. Pemusnahan arsip memiliki resiko hukum yang sangat tinggi, karena arsip yang sudah terlanjur dimusnahkan tidak dapat diciptakan lagi. Kegiatan ini menuntut kesungguhan yang sekecil apapun. Menurut Bapak Giri Aji di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi pelaksanaan pemusnahan arsip ditulis dalam berita acara pemusnahan arsip dan sebelum melaksanakan pemusnahan juga dilakukan hal-hal sebagai berikut : Pemeriksaan terhadap arsip, apakah arsip-arsip tersebut benar-benar telah habis jangka simpanannya, pemeriksaan berpedoman pada JRA. Lalu melakukan pendaftaran pada arsip yang diusulkan akan dimusnahkan, sehingga dapat diketahui secara jelas informasi tentang arsip yang akan dimusnahkan. Kemudian membuat berita acara pemusnahan arsip. Selanjutnya arsip yang akan dimusnahkan dikirim dari Unit Kearsipan (Sub Bagian Tata Usaha) ke Lembaga Kearsipan Provinsi Jawa Tengah (Badan Arsip & Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah) kemudian langsung dimusnahkan dengan cara dibakar, dicacah atau dibuat bubur. ( Wawancara tanggal 20 Februari 2012)
59
Berdasarkan uraian diatas, bisa disimpulkan bahwa pelaksanaan pemusnahan pada Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi sudah sangat baik sekali, dalam hal ini terlihat dengan adanya proses-proses yang harus dilaksanakan sebelum arsip tersebut dimusnahkan. B. Faktor Pendukung Tata Kearsipan di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi Keberhasilan suatu pekerjaan tidak akan terlepas dari peranan sarana dan prasarana yang menunjang. Demikian juga dengan pekerjaan tata kearsipan yang juga membutuhkan tata ruang arsip, fasilitas kearsipan dan pegawai kearsipan untuk menunjang pelaksanaannya. 1. Tata Ruang Arsip Didalam penyimpanan arsip, tata ruang kearsipan sangat menentukan sekali dalam menjaga fisik arsipnya tersebut yang maksudnya arsip dapat terhindar dari bahaya pengerusakan baik yang diakibatkan oleh serangga, suhu, kebakaran bahkan manusia. Keadaan ruangan arsip di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi sudah tertata dengan rapi, tumpukan-tumpukan kertas-kertas yang sudah tidak terpakai ditata rapi diatas rak arsip meskipun ada sedikit debu karena tidak setiap hari dibersihkan oleh petugas. Seperti yang dikatakan oleh Ibu Kusmi : khusus jadi untuk ruangan umum masih belum terpenuhi, semua bagian masih dijadikan satu bersama-sama, kecuali untuk arsip in aktif disimpan di ruangan Sub Bagian Tata Usaha sedangkan untuk arsip aktif disimpan di ruangan Kepala Seksi/Bagian masing(Wawancara tanggal 20 Februari 2012) Setelah mendengar uraian diatas, seperti yang dikemukakan oleh pegawai Sub Bagian Tata Usaha dapat disimpulkan bahwa tata ruang kearsipan di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi sudah baik. Meskipun ruangan yang digunakan untuk menyimpan arsip sangat terbatas, pemeliharaan dan kebersihannya cukup terjaga. Ruangan penyimpanan ini dibersihkan oleh petugas kebersihan, sehingga
60
debunya tidak terlalu banyak. Pencahayaan untuk ruangan sudah cukup baik, karena diruangan tersebut dikelilingi jendela kaca, sehingga sinar matahari dapat masuk. Ventilasi udara kurang banyak dan pintu selalu tertutup jadi didalam ruangan sedikit panas.
2. Fasilitas Kearsipan Di dalam suatu organisasi, fasilitas kearsipan sangat menunjang sekali didalam kelancaran pelaksanaan penyimpanan arsip yang ada, maka dari itu diperlukan sarana dan prasarana yang memadai. Karena setiap hari berkas-berkas arsip tersebut semakin bertambah dan menumpuk, demikian pula seperti yang ada pada Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi sangat memperhatikan fasilitas kearsipan, seperti yang dikemukakan oleh Ibu Kusmi, pegawai Sub Bagian Tata Usaha : itas kearsipan yang digunakan pada Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi dalam pelaksanaan penyimpanan arsip antara lain : lembar disposisi, folder/boxfile, guide, stopmap, mesin (Wawancara tanggal 20 Februari 2012) Maka
dari
hasil
wawancara
tersebut,
penulis
dapat
menyimpulkan fasilitas kearsipan yang digunakan pada Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi dalam pelaksanaan penyimpanan arsip adalah sebagai berikut : a. Lembar disposisi Setiap surat masuk yang ada di Sub Bagian Tata Usaha diberi lembar
disposisi
yang
dipergunakan
sebagai
alat
untuk
menyampaikan instruksi dari Direktur kepada Kepala Seksi/Bagian berdasarkan dengan isi surat yang bersangkutan. b. Folder/boxfile Semua arsip in aktif di Sub Bagian Tata Usaha ditempatkan didalam folder/boxfile yang terbuat dari karton yang ukurannya dapat memuat surat ukuran folio.
61
c. Guide Dalam boxfile yang tersimpan arsip in aktif diberi (guide) yang merupakan sekat atau alat yang digunakan sebagai batas/petunjuk antara pokok masalah dengan rinciannya. d. Stopmap Semua arsip yang masih aktif di Sub Bagian Tata Usaha terlebih dahulu dimasukkan ke dalam stopmap dan selanjutnya disimpan kedalam filling cabinet. e. Mesin ketik Didalam ruangan Sub Bagian Tata Usaha masih terdapat 1 mesin ketik yang dipergunakan untuk mengetik manual surat-surat yang selanjutnya akan dijadikan sebagai arsip. f. Komputer Dipergunakan sebagai pencatatan arsip/berkas untuk memberi kode klasifikasi, nomor urutan arsip yang akan disimpan, dan untuk mengagendakan arsip. Karena semakin majunya teknologi, mulai tahun 2012 Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi dalam melakukan pencatatan arsip tidak menggunakan buku agenda, tetapi melalui sistem komputer yang menggunakan aplikasi pengurusan surat. Penggunaan sistem komputer agar pencatatan arsip tertata dengan rapi, tersimpan dalam keadaan aman, mempermudah pencarian bila sewaktu-waktu diperlukan, tidak membuang waktu&tenaga, praktis, efektif dan efisien. g. Printer Didalam ruangan Sub Bagian Tata Usaha selain terdapat mesin ketik manual dan komputer juga ada printer yang digunakan untuk mencetak pencatatan arsip yang disimpan menggunakan aplikasi komputer, jika ada arsip yang hilang bisa dijadikan pedoman untuk mencari arsip tersebut yang mungkin ada di ruangan Kepala Bagian yang lain.
62
h. Filling cabinet Didalam ruangan Sub Bagian Tata Usaha terdapat filling cabinet yang merupakan lemari terdiri atas laci dan terbuat dari besi yang dipergunakan untuk menyimpan arsip yang masih aktif. i. Rak arsip Rak arsip yang ada di ruang arsip Sub Bagian Tata Usaha lumayan besar yang diatasnya tertata rapi boxfile yang didalamnya tersimpan arsip in aktif.
Berdasarkan uraian diatas berarti fasilitas kearsipan yang berada pada Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi sudah baik dan sudah memenuhi syarat didalam kegiatan kearsipan.
3. Pegawai Kearsipan Tenaga pegawai kearsipan sangat menentukan sekali didalam memperlancar suatu kegiatan kearsipan. Sangat dibutuhkan pegawaipegawai yang memang benar-benar terpilih dan ahli di bidangnya, dapat menguasai dan mengetahui segala hal tentang kearsipan, bahwa penting atau tidak arsip tersebut harus disimpan, masih diperlukan atau tidak arsip tersebut dalam menunjang segala kegiatan perkantoran, serta harus bersikap jujur dalam menangani pekerjaan tersebut supaya kegiatan tersebut dapat berjalan dengan lancar. Pada Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi sudah menerapkan hal tersebut sehingga kegiatan kearsipan dapat berjalan dengan lancar karena pegawai kearsipannya benar-benar orang yang menguasai dalam bidangnya. Di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi mempunyai 5 pegawai yang mengurusi tata kearsipan dan mempunyai tugas masing-masing yaitu : a. Bapak Erwan. Bapak Erwan adalah seorang lulusan SMK dan statusnya sekarang di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi
63
belum menjadi pegawai negeri sipil (PNS). Di Sub Bagian Tata Usaha setiap hari beliau bertugas untuk menerima semua surat masuk, mengecek kelengkapan isi surat, dan menyerahkan surat-surat masuk tersebut kepada Direktur disertai dengan lembar disposisi. b. Bapak Ivan. Bapak Ivan adalah seorang lulusan SMK dan statusnya sekarang di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi belum menjadi pegawai negeri sipil (PNS). Di Sub Bagian Tata Usaha setiap hari beliau bertugas untuk menerima kembali surat-surat masuk dari Direktur, mengecek isi dari lembar disposisi, dan selanjutnya memasukkan data-data surat masuk tersebut ke dalam system komputer yang langsung terkirim masuk ke pusat Jawa Tengah. c. Ibu Fitri. Ibu Fitri adalah seorang lulusan S1 Ekonomi dari Universitas Widya Dharma di Klaten dan statusnya sekarang di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi belum menjadi pegawai negeri sipil (PNS) tetapi beliau menjabat sebagai Sekretaris Wakil Direktur Umum. Di Sub Bagian Tata Usaha setiap hari beliau bertugas untuk mengurusi pengiriman surat masuk ke Kepala Seksi masing-masing bagian sesuai dengan instruksi Direktur dalam lembar disposisi. Setiap pengiriman surat masuk ditulis dalam buku ekspedisi. d. Ibu Kusmi. Ibu Kusmi adalah seorang lulusan S1 Ekonomi salah satu Perguruan Tinggi Swasta di Yogyakarta dan di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi sudah berstatus sebagai pegawai negeri sipil (PNS) golongan 3C. Di bidang kearsipan beliau bertugas untuk mengarsip surat masuk
64
menurut
kode
klasifikasi,
menjaga
keamanan
arsip,
memelihara arsip, menangani bagian peminjaman arsip, melakukan penyusutan arsip, dan menangani masalah pencarian arsip kembali. e. Bapak Giri Aji. Di Sub Bagian Tata Usaha Bapak Giri Aji sudah berstatus pegawai negeri sipil (PNS) golongan 3C. Di bidang kearsipan beliau bertugas untuk mengontrol setiap arsiparsip yang masuk, memelihara arsip, dan mengurusi pemusnahan
arsip
termasuk
pembentukan
panitia
pemusnahan arsip sampai mengirim arsip-arsip yang akan dimusnahkan ke Lembaga Kearsipa Provinsi Jawa Tengah.
Setelah
membaca
uraian
tersebut,
maka
penulis
dapat
menyimpulkan bahwa pegawai kearsipan yang berada di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi sudah sangat baik dalam melaksanakan tugas dan tanggungg jawabnya masing-masing terlihat dengan lancarnya kegiatan-kegiatan kearsipan yang berjalan dengan lancar, tertib, dan baik.
BAB V PENUTUP A. Kesimpulan Berdasarkan dari uraian-uraian bab sebelumnya, maka penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut : 1. Tata kerja kearsipan di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi sudah berjalan dengan baik dan lancar sesuai dengan ketentuan dan aturan-aturan yang berlaku. a. Penerimaan surat masuk menggunakan system satu pintu yang artinya semua surat masuk ditangani oleh satu bagian saja yaitu Sub Bagian Tata Usaha dengan keuntungan dapat dikontrol dengan mudah apabila ada surat yang hilang dapat ditemukan dengan cepat dan menghemat waktu dalam proses penerimaan surat masuk, pencatatan, hingga penyimpanannya. b. Penyimpanan arsip dan ketentuan peminjaman arsip sudah berjalan
dengan
menggunakan
baik,
kode
tata
cara
klasifikasi
penyimpanan
dari
tiap-tiap
arsip pokok
permasalahan dengan tujuan apabila dibutuhkan kembali arsip dapat ditemukan dengan mudah. Dalam ketentuan peminjaman arsip tidak diberi batas waktu peminjaman dan di dalam boxfile juga tidak diberi tanda pengganti arsip yang dipinjam. c. Pemeliharaan arsip sudah cukup baik, hal itu dapat dibuktikan dari cara pemeliharaan kebersihan tempat yang sudah lumayan rapi dan bersih, dalam lemari arsip diberi kapur barus secara berkala dan diolesi obat anti serangga agar tidak merusak arsip. Suhu dan kelembaban dalam ruangan sudah stabil, petugas selalu membuka jendela setiap hari agar bisa digunakan untuk pergantian keluar masuk udara. Keamanan arsip juga sudah terjaga dengan baik, untuk itu ketentuan peminjaman arsip hanya boleh dilakukan oleh orang-orang yang bersangkutan
65
66
langsung dengan arsip tersebut karena menyangkut kerahasiaan isi arsip. d. Penyusutan arsip sudah berjalan dengan baik sesuai dengan ketentuan dan aturan yang berlaku. Di dalam penyusutan arsip dilakukan dengan penilaian kembali terhadap arsip-arsip tersebut untuk menentukan nilai guna dan jangka waktu simpan yang dapat dilihat dari kaidah hukum dan kepentingan operasional lembaga pencipta. e. Pemusnahan arsip berpedoman pada Jadwal Retensi Arsip (JRA). Selanjutnya dibuat Berita Acara Pemusnahan Arsip dan pembentukan panitia, lalu arsip dikirim ke Lembaga Kearsipan Provinsi Jawa Tengah untuk dimusnahkan dengan cara dibakar, dicacah atau dibuat bubur. 2. Faktor pendukung tata kearsipan di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi sudah baik dan dapat memenuhi syarat dalam membantu kegiatan kearsipan. a. Tata Ruang Arsip sudah baik, meskipun ruangannya terbatas tetapi
pemeliharaan
dan
kebersihannya
cukup
terjaga.
Pencahayaannya sudah cukup baik karena diruangan tersebut dikelilingi jendela kaca, sehingga sinar matahari dapat masuk. b. Fasilitas kearsipan yang digunakan sudah memenuhi syarat didalam kegiatan kearsipan, sehingga dapat memperlancar didalam pekerjaan kearsipan di kantor tersebut. c. Pegawai kearsipan sudah sangat baik dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya masing-masing terlihat dengan lancarnya kegiatan-kegiatan kearsipan yang dapat bejalan dengan lancar, tertib, dan baik.
B. Saran Berdasarkan hasil penelitian yang dilaksanakan oleh penulis dan mendapatkan data-data cukup kemudian menganalisa data tersebut, maka
67
penulis ingin menyampaikan beberapa saran yang mungkin dapat berguna untuk Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi didalam pelaksanaan kearsipan : 1.
Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan oleh penulis pada waktu magang bahwa tata ruang didalam penyimpanan arsip di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi kurang luas, setiap hari jumlah volume arsip terus bertambah sehingga ada sebagian arsip yang tidak diletakkan diatas rak arsip. Maka penulis menyarankan agar membuat ruangan arsip yang lebih luas dan menambah jumlah rak arsip, bahan boxfile juga sebaiknya dibuat dari bahan yang lebih bagus. Ventilasi udara juga perlu ditambah agar didalam ruangan tidak terlalu panas, kelembaban dan suhu ruangan tetap terjaga dan selanjutnya tidak merusak arsip.
2.
Untuk
masalah
kerahasiaan
informasi
arsip
perlu
diperketat
penjagaannya, seharusnya area ruang penyimpanan arsip harus ditutup bagi selain petugas dan orang yang berkepentingan, setiap orang yang memasuki area ruang penyimpanan arsip menggunakan tanda-tanda pengenal khusus, hal tersebut dilakukan untuk menghindari orangorang yang tidak berkepentingan ingin mencuri arsip. 3.
Dalam mengantisipasi arsip yang dipinjam sebaiknya pihak pegawai kearsipan benar-benar mengecek data si peminjam dengan cermat dan lengkap, serta diberi batas waktu peminjaman arsip supaya si peminjam mempunyai rasa tanggung jawab, jika pengembaliannya melebihi batas waktu bisa diberi sanksi dan didalam boxfile juga diberi tanda pengganti arsip yang dipinjam, sehingga dapat dikontrol dengan baik.
