PELAKSANAAN TATA KEARSIPAN DI BAGIAN UMUM (SUB BAGIAN TATA USAHA) DINAS KOPERASI DAN UMKM DAERAH SURAKARTA TUGAS AKHIR

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

PELAKSANAAN TATA KEARSIPAN DI BAGIAN UMUM (SUB BAGIAN TATA USAHA) DINAS KOPERASI DAN UMKM DAERAH SURAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan dalam Memperoleh Sebutan Vokation Ahli Madya ( A.Md. ) dalam Bidang Manajemen Administrasi

Oleh : PANDU SURYA WIGUNA D1507055 PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2012

i

commit to user

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

PERSETUJUAN

PELAKSANAAN TATA KEARSIPAN DI BAGIAN UMUM (SUB BAGIAN TATA USAHA) DINAS KOPERASI DAN UMKM DAERAH SURAKARTA

Disusun Oleh: PANDU SURYA WIGUNA D1507055

Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta

Pembimbing,

Drs. Sonhaji, M.Si. NIP. 195912061988031004

ii

commit to user

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

PENGESAHAN PELAKSANAAN TATA KEARSIPAN DI BAGIAN UMUM (SUB BAGIAN TATA USAHA) DINAS KOPERASI DAN UMKM DAERAH SURAKARTA Disusun Oleh ; PANDU SURYA WIGUNA D1507055 Telah diuji dan disahkan oleh Tim Penguji Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta

Pada Hari

;

Tanggal

;

Tim Penguji ; 1. Penguji I

; Drs. Sonhaji, M.Si. NIP. 195912061988031004

2. Penguji II

; Dra. Retno Suryawati, M.Si. NIP. 196001061987022001

Mengetahui

iii

commit to user

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

MOTTO

Sesali masa lalu karena ada kekecewaan dan kesalahan

kesalahan, tetapi jadikan

penyesalan itu sebagai senjata untuk masa depan agar tidak terjadi kesalahan lagi. Pengetahuan tidaklah cukup, apabila kita belum mengamalkannya. Niat tidaklah cukup, apabila kita tidak melakukannya. Belajarlah mensyukuri apa yang sudah kita miliki, dan janganlah kita selalu menyesali apa yang belum kita capai.

iv

commit to user

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

PERSEMBAHAN

Kedua Orang tuaku yang selalu memberikan dukungan dan doa Teman-teman dan Sahabat-sahabatku Almamater tercinta

v

commit to user

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

PERNYATAAN Nama

: PANDU SURYA WIGUNA

NIM

: D1507055

KEARSIPAN DI BAGIAN UMUM (SUB BAGIAN TATA USAHA) DINAS KOPERASI -betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka.

Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya peroleh dari tugas akhir tersebut.

Surakarta, 8 JULI 2012 Yang membuat pernyataan,

PANDU SURYA WIGUNA

vi

commit to user

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah memberikan rahmat dan karunia Nya bagi PELAKSANAAN TATA KEARSIPAN DI BAGIAN UMUM (SUB BAGIAN TATA USAHA) DINAS KOPERASI DAN UMKM DAERAH SURAKARTA Tugas akhir ini disusun dalam rangka memenuhi tugas dan melengkapi persyaratan guna memperoleh Sebutan Profesi Ahli Madya Progam D III Manajemen Administrasi pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta. Di dalam penyelesaian Tugas Akhir ini penulis banyak mendapat kesulitan. Namun berkat bantuan dan dukungan moral maupun material dari berbagai pihak, akhitnya kesulitan tersebut bisa teratasi. Untuk itu pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada : 1. Bapak Drs. Sonhaji, M.Si. selaku Dosen Pembimbing utama yang telah bersedia dan memberikan saran, bimbingan dan pengarahan dalam penulisan Tugas Akhir ini. 2. Bapak Drs. Sudarto, M.Si. selaku Ketua Program Diploma Manajemen Administrasi. 3. Bapak Prof. Pawito, Ph.D, selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 4. Bapak Budho Laksono SH, MH , selaku pembimbing peserta magang di Dinas Koperasi dan UMKM Daerah Kota Surakarta. 5. Kedua orang tua dan keluarga besarku yang telah memberi dukungan moral maupun material.

vii

commit to user

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

6. Ibu Dra. Retno Suryawati, M.Si. dan Selaku Pembimbing Akademis yang telah membimbing, memberi nasehat dan membantu penulis sehingga dapat menempuh perkuliahan dengan baik. 7. Seluruh teman-teman yang ada di D-III Fakultas ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret, khususnya teman-teman D-III manajemen administrasi angkatan 2007.

Penulis menyadari bahwa dalam melakukan pengamatan dan penulisan tugas akhir ini masih jauh dari sempurna dan banyak kekurangannya, Untuk itu penulis sangat mengharapkan saran dan masukan dari pembaca demi meningkatkan pengetahuan penulis. Harapan Penulis, Semoga penyusunan Tugas Akhir ini bermanfaat bagi pembaca dan semua pihak yang membutuhkan.

Surakarta, 8 JULI 2012

Penulis

viii

commit to user

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

DAFTAR ISI Halaman HALAMAN JUDUL .....................................................................................

i

PERSETUJUAN ...........................................................................................

ii

PENGESAHAN .............................................................................................

iii

PERNYATAAN .............................................................................................

iv

MOTTO .........................................................................................................

v

PERSEMBAHAN .........................................................................................

vi

KATA PENGANTAR ...................................................................................

vii

DAFTAR ISI ..................................................................................................

ix

DAFTAR TABEL .........................................................................................

xii

DAFTAR GAMBAR ....................................................................................

xiii

ABSTRAK .....................................................................................................

xiv

BAB I

PENDAHULUAN .......................................................................

1

A. Latar Belakang Masalah .......................................................

1

B. Perumusan Masalah ...............................................................

3

C.

BAB II

D. Tujuan Pengamatan ...............................................................

4

TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN ...

5

A. Pengertian Pengelolaan Arsip ................................................

5

1.

Pengertian Arsip ...........................................................

5

2.

Fungsi Arsip

............................................................

7

3.

Jenis Arsip

..................................................................

8

4.

Peralatan Arsip ..............................................................

9

ix

commit to user

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

5. Penataan dan Penyimpanan Arsip ...................................

10

6.

Peminjaman Arsip...........................................................

13

7.

Penemuan Kembali Arsip ...............................................

13

8.

Pemeliharaan dan Perawatan Arsip ................................

15

9.

Penyusutan dan Pemindahan Arsip.................................

18

10. Pemusnahan Arsip ........................................................

18

11. KendalaB. Metode Pengamatan 1. 2. 3. 4. 5. BAB III

DESKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI ....................................

22

A. Lokasi pengamatan ...............................................................

22

B. Sejarah Berdirinya Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Surakarta ................................................................................................ 22 C. Visi dan Misi Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Surakarta

27

D. Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Surakarta ................................................................................................ 28 E. Struktur Organisasi Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Surakarta ................................................................................................ 28 BAB IV

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN .....................

37

A. Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Surakarta ................................................................

37

1. Pengurusan Surat ...............................................................

39

2. Penataan Berkas .................................................................

41

3. Penemuan Kembali Arsip ..................................................

42

4. x

commit to user

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

B. Analisa Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif Di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta ..........................................................

44

C. Kendala Yang Dihadapai Dalam Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif Di Kantor

Dinas

Koperasi

dan

UMKM

Daerah

Kota

Surakarta

D. Langkah-Langkah untuk Mengatasi Kendala dalam Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta 48

BAB V

PENUTUP ...................................................................................

49

A. Kesimpulan ...........................................................................

49

B. Saran .....................................................................................

50

DAFTAR PUSTAKA ....................................................................................

51

LAMPIRAN

xi

commit to user

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

DAFTAR TABEL

Tabel

3.1 Daftar Pegawai Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta Pada Tahun

2010

35

Tabel 4.1 Jumlah Arsip Dinamis Aktif Pemerintah Kota Surakarta Pada Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakart Table 4.2 : Jumlah Penerimaan Arsip Pada Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta

xii

commit to user

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

DAFTAR GAMBAR

Gb. 3. 0. Bagan Organisasi Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Daerah Kota ..

. 30 .

..... 39

Gb. 4.2 Gambar Tab Folder ............................................................................ 42

xiii

commit to user

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

ABSTRAK

PANDU SURYA WIGUNA D1507055, PELAKSANAAN TATA KEARSIPAN DI BAGIAN UMUM (SUB BAGIAN TATA USAHA) DINAS KOPERASI DAN UMKM DAERAH SURAKARTA, Tugas Akhir Program Studi Manajemen Administrasi Program Diploma III Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta, 2011, 51 halaman

Laporan Tugas akhir ini ditulis dengan tujuan untuk mengetahui bagaimana Pelaksanaan tata kearsipan pada Kantor Dinas Koperasi dan UMKM kota Surakarta. Jenis pengamatan ini adalah diskriptif kualitatif, yaitu mendiskripsikan sejumlah datadata yang diperoleh dari Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta yang kemudian diolah dan dianalisis sehingga bisa ditarik kesimpulan dari pengamatan ini. Dalam analisis data menggunakan metode diskriptif kualitatif dalam menentukan metode analisis data, dilakukan dengan cara observasi, wawancara, dokumentasi dan menetapkan standar serta kedudukan unsurunsur satu dengan yang lain sehingga dapat dianalisa dan di tarik kesimpulan. Secara keseluruhan pengelolaan arsip dinamis aktif di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta sudah dilakukan sesuai prosedur yang ditentukan, akan tetapi hasilnya belum optimal. Bisa dilihat dari arsip-arsip yang masih bertumpuk karena kurangnya tempat dan sumber daya manusia yang mengelola arsip maka dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta banyak membutuhkan SDM lebih banyak. Pengurusan surat di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta telah sedikit lebih maju, karena menggunakan aplikasi Simardi, hal tersebut dapat mempermudah proses pencarian surat atau berkas apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.

xiv

commit to user

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah Dalam pelaksanaan kegiatan kantor yang semakin maju dan berkembang,maka semakin banyak pula data-data,berkas maupun arsip yang terkumpul dan disimpan karena masih mempunyai nilai guna. Sehingga perlu penyimpanan secara sistematis sehingga apabila dibutuhkan dapat diketemukan dengan mudah dan cepat. Arsip sangat berperan penting dalam perjalanan kehidupan suatu kantor, oleh karena itu untuk menjaga daur hidup arsip mulai dari tahap penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan pemindahan, serta pemusnahannya diperlukan system yang baik dan proses yang benar. Disini arsip merupakan suatu rekaman dari suau kegiatan dan catatan suatu informasi tentang suatu hal. Arsip yang ada pada suatu kantor ataupun badan swasta merupakan bahan resmi dari suatu perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan berbangsa dan bernegara, juga berfungsi menyediakan bahan bukti untuk pertanggungjawaban kegiatan organisasi yang bersangkutan. Dengan demikian arsip diperlukan untuk keperluan pengambilan keputusan atau kebijakan baru oleh pimpinan instansi yang memerlukan data kearsipan (Boedi Martono, 1992:21). Kearsipan memegang peranan bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi, dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi (Ig. Wursanto, 1989:12). Demikian pentingnya arsip, oleh karena itu perlu dilakukan dengan prosedur yang baik dan benar didalam pengelolaan arsip, untuk menjaga daur hidup arsip itu sendiri mulai dari tahap penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan pemindahan serta pemusnahannya. Didalam pekerjaan menyimpan arsip tidak hanya menyimpan saja, tetapi menyangkut penempatan dan penemuan kembali. Penataan arsip dikatakan baik apabila pada waktu diperlukan dapat diketemukan dengan mudah,cepat, dan tepat.

Mengingat arti pentingnya, pemerintah menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal itu terbukti dengan dikeluarkannya Undang-undang Nomor 7 tahun 1971 pasal tentang xv

commit to user

perpustakaan.uns.ac.id

ketentuan-ketentuan

digilib.uns.ac.id

pokok kearsipan, Bab IV pasal 9, yang berkewajiban untuk menyimpan,

memelihara dan menyelamatkan arsip-arsip Negara Republik Indonesia terutama arsip-arsip yang berfungsi statis adalah: 1.

Arsip Nasional Pusat (Arsip Nasional Republik Indonesia) Wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 2 huruf b Undang-Undang ini dari lembag-lembaga Negara dan badan-badan pemerintah pusat misalnya arsip-arsip yang berasal dari Badan Usaha Milik Negara (BUMN).

2.

Arsip Nasional Daerah (Arsip Nasional Wilayah) Wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 2 huruf b Undang-Undang ini dari lembag-lembaga Negara dan badan-badan pemerintah pusat di daerah misalnya arsip-arsip yang berasal dari Kantor Wilayah, Departemen-departemen pusat yang ada di pemerintah pusat daerah dan sebagainya.

3.

Arsip Nasional Pusat (Arsip Nasional Republik Indonesia) maupun Arsip Nasional Daerah (Arsip Nasional Wilayah) Wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip yang berasal dari badanbadan swasta( misalnya bank-bank swasta) dan atau perorangan (misalnya arsip yang dibuat oleh Ir. Soekarno atau tokoh-tokoh nasional). Dari hari ke hari surat-surat yang masuk dan keluar di Kantor Dinas Koperasi dan

UMKM Kota Surakarta semakin banyak, surat yang ada tersebut perlu dikelola sebaik mungkin karena masih diperlukan keberadaannya. Demi mendukung kelancaran semua kegiatan yang menyangkut administrasi kearsipan, peran arsip pada Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta sangat penting. Pada umumnya semua Bagian/Sub bagian memanfaatkan sistem pengelolaan/penataan arsip, tapi dalam kesempatan ini lebih spesifik ke Bagian Umum (Sub bagian tata usaha).

2

commit to user

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

Oleh karena itu penulis mencoba untuk meneliti bagaimana sistem penataan arsip yang baik dan benar pada Kantor Kantor Dinas Koperasi dan UMKM dan tertarik untuk mengambil judul PELAKSANAAN TATA KEARSIPAN DI BAGIAN UMUM (SUB BAGIAN TATA

B. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka rumusan masalah yang akan penulis ambil dari pengamatan ini adalah: Bagaimana pelaksanaan tata kearsipan di bagian umum (sub bagian tata usaha) di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta? C. Manfaat Pengamatan Adapun manfaat pengamatan adalah sebagai berikut: 1. Manfaat Praktis a. Bagi Instansi Sebagai masukan sumbangan pemikiran khusus pada Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta. b. Bagi Penulis Menambah pengalaman dan pengetahuan mengenai masalah yang berhubungan dengan pengelolaan dan penataan arsip. c. Bagi Akademik Sebagai bahan referensi dan menambah perbendaharaan serta dapat bermanfaat bagi adik-adik kelas sebagai penambahan informasi nantiny

3

commit to user

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

D. Tujuan Pengamatan 1. Tujuan Operasional Pengamatan ini bertujuan mengetahui bagaimana penataan arsip di bagian umum (sub bagian tata usaha) pada Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta. 2. Tujuan Individual Hasil pengamatan digunakan sebagai syarat bagi penulis untuk meraih gelar Ahli Madya di Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

4

commit to user

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN

A. Pengertian Pengelolaan Arsip Pengelolaan arsip adalah proses kegiatan pengaturan informasi atau data yang bertujuan untuk memudahkan dalam penemuan kembali. Pengelolaan bisa diartikan manajemen,

yaitu

suatu

proses

kegiatan

yang

dimulai

dari,

perencanaan,

pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya

sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan

organisasi yang telah ditetapkan. (Handoko T. Hani, 1997 : 8). Pengelolaan arsip dalam tugas akhir ini yaitu suatu proses atau kegiatan dalam suatu organisasi dalam pencapaian tujuan dengan menggunakan sumber daya yang ada, dimulai dari kegiatan penerimaan, pencatatan, penataan, penyimpanan, penemuan kembali arsip, sampai dengan kegiatan pemindahan arsip. 1. Pengertian Arsip Ditinjau dari segi bahasa, istilah arsip dalam bahasa Belanda disebut Archief, sedang dalam bahasa Inggris disebut Archieve, kata inipun berasal dari bahasa Yunani yaitu dari kata Arche

n kata Arche ini berkembang

menjadi kata Archia

Arche berubah lagi

menjadi kata Ar-cheion Latin disebut Archivum atau Archium, dan akhirnya dari kata-kata ini dalam bahasa

5

commit to user

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

bahasa Indonesia, dikenal pula istilah File (dari bahasa Latin Fillum, yang berarti tali), dan istilah Records, yang masih banyak dipergunakan dalam kegiatan administrasi kearsipan (Suraja Yohannes, 2006:32).

Arsip juga bisa diartikan sebagai kumpulan warkat yang memiliki guna tertentu disimpan secara sistematis, dan dapat diketemukan kembali dengan mudah dan cepat (Sutarto, 1997:200). Kata arsip meliputi 3 pengertian : a. Kumpulan naskah atau dokumen yang disimpan b. Gedung (ruang) penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen c. Organisasi atau lembaga yang mengelola dan menyimpan kumpulan naskah atau dokumen (Barthos Basir, 1990 : 101) Menurut fungsinya arsip dibedakan menjadi 2 macam yaitu arsip dinamis dan arsip statis. a. Arsip dinamis adalah arsip-arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. b. Arsip statis adalah arsip-arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun pada penyelenggaraan kehidupan sehari-hari administrasi. Dengan demikian arsip statis sudah tidak berada lagi di setiap organisasi pencipta arsip tetapi berada di Arsip Nasional Republik Indonesia.

Arsip dinamis aktif dibedakan menjadi dua yaitu : a. Arsip dinamis aktif

6

commit to user

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

Adalah arsip dinamis yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan pekerja dilingkungan satuan kerja (unit pengolah) pada suatu organisasi. b. Arsip dinamis inaktif Adalah arsip dinamis yang frekuensi kegunaannya oleh unit pengolah sudah jarang dan hanya dipergunakan sebagai referensi bagi satu organisasi Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa arsip adalah tulisan yang dapat memberikan keterangan tentang kejadian-kejadian dan pelaksanaan organisasi dapat berwujud surat-menyurat, dan tata bahan-bahan yang dapat berbicara serta member keterangan yang jelas dan tepat. Data atau bahan itu dapat berupa barang cetakan, kartukartu lembaran dan buku catatan yang berisi korespondensi, dapat juga berbentuk hasil penelitian, skripsi, latihan-latihan dan laporan tentang suatu hal (widjaja, 1986 : 92). Arsip aktif adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi. Dari pengetian diatas dapat diartikan arsip aktif sebagai kumpulan naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh perusahaan tersebut dalam bentuk dan corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pencatatan dokumen yang berguna untuk kelancaran dan kemajuan organisasi Arsip Dinamis Aktif adalah Arsip yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi. Sebagaimana terkandung dalam Peraturan Pemerintah Nomor 34 tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip. 2. Fungsi Arsip Arsip mempunyai peranan yang sangat penting bagi sebuah kantor, maka keberadaan arsip perlu mendapatkan perhatian khusus sehingga keberadaan arsip pada sebuah kantor benar-benar menunjukan peran yang sesuai dan dapat mendukung penyelesaian pekerjaan yang dilakukan semua personil dalam kantor tersebut.

7

commit to user

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

Arsip mempunyai 4 fungsi yaitu : a. Fungsi Informasi Arsip yang disimpan merupakan bank data yang dapat dijadikan rujukan pencarian informasi atau sumber ingatan apabila diperlukan. b. Fungsi Yuridis Arsip yang dimiliki suatu kantor atau organisasi memiliki fungsi sabagai pendukung legalitas atau bukti-bukti apabila diperlukan.

c. Fungsi Sejarah Arsip yang merekam informasi masa lalu dan menyediakan informasi untuk masa yang akan datang d. Fungsi Ilmu Pengetahuan Arsip juga sebagai bahan informasi untuk orang lain yang membutuhkan. Sebagai penambahan pengetahuan. Mengingat fungsi arsip tersebut diatas sangatlah membantu bagi suatu perusahaan karena dapat digunakan untuk membedakan arsip, apakah arsip itu termasuk arsip aktif atau arsip inaktif. Ini dilakukan karena tempat penyimpanan arsip berbeda. Tempat penyimpanan arsip aktif berbeda dengan arsip inaktif. Penyimpanan arsip secara teratur dan tepat dapat membantu menemukan arsip itu kembali dengan mudah dan cepat apabila arsip tersebut dibutuhkan. 3. Jenis Arsip Menurut Suraja Yohannes (2006 : 35) dalam Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern, jenis arsip dibedakan sebagai berikut : a. Arsip Aktif (Dinamis aktif)

8

commit to user

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

Arsip yang masih dipergunakan terus-menerus bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolah dari suatu organisasi/kantor. b. Arsip Inaktif (Dinamis inaktif) Arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus-menerus atau frekuensi penggunaannya sudah jarang, atau hanya dipergunakan sebagai referensi saja. c. Arsip Dinamis Arsip

yang

dipergunakan

dalam

perencanaan,

pelaksanaan

dan

penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. d. Arsip Statis Arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan

kehidupan

kebangsaan

pada

umumnya

maupun

untuk

penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Arsip statis ini merupakan pertanggungjawaban nasional bagi kegiatan pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang. 4. Peralatan dan Perlengkapan Kearsipan Peralatan dan perlengkapan kearsipan menurut Wursanto dalam Kearsipan 1 (1999: 32-60) adalah sebagai berikut : 1. Map Map adalah lipatan kertas atau karton (kertas manila) yang dipergunakan untuk menyimpan arsip. 2. Folder Folder adalah lipatan kertas tebal/karton manila berbentuk segi empat panjang untuk menyimpan atau untuk menempatkan arsip atau sekelompok arsip di dalam file/filling cabinet. Folder memiliki tab untuk tempat kode dan indeks, letak tab tergantung pada sistem penataan yang digunakan apakah vertical atau leteral.

9

commit to user

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

3. Guide Guide adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipergunakan sebagai penunujuk atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. 4. Filling Cabinet Filling cabinet adalah perabot kantor berbentuk segi empat panjang yang diletakkan secara vertikal dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip. Pada umumnya filling cabinet mempunyai dua, tiga, empat, atau lima laci. 5. Almari Arsip Almari arsip adalah suatu perabot kantor yang digunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip. 6. Rak Arsip Rak arsip adalah sejenis almari tidak berpintu yang digunakan untuk menaruh atau menyimpan berkas-berkas atau arsip. 7. Rotary (alat penyimpanan berputar) Rotary adalah alat penyimpanan arsip yang dapat digerakkan secara berputar sehingga dalam penempatan dan penemuan tidak banyak memakan tenaga.

8. Cardex (card index)

10

commit to user

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

Cardex adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat, arsip (kartu-kartu) dengan mempergunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Biasanya digunakan untuk menyimpan kartu kendali.

5. Penataan dan Penyimpanan Arsip Menata arsip artinya mengatur, menyusun arsip-arsip dengan kode klasifikasi yang telah dibuat menurut sistem penyimpanan yang efektif dan efisien. Pelaksanaan penataan arsip terdiri dari: 1. Arsip harus disortir terlebih dahulu. 2. Meneliiti arsip apakah sudah didisposisi/ belum. 3. Setelah arsip yang ada hubungannya disatukan. 4. Pemberian kode klasifikasi diujung kanan atas. 5. Menentukan indeks, Berikut sistem penataan dan penyimpanan arsip menurut Sutarto (1997 : 176-194) adalah: 1. Sistem abjad. Sistem abjad adalah penyimpanan yang didasarkan atas urutan abjad, jadi pemberian kode arsip dengan menggunakan abjad dari A

Z. kode abjad tersebut diindek dari

nama orang, organisasi atau badan lain yang sejenis. 2. Sistem pokok soal (subyek) Penyimpanan arsip dengan sistem pokok soal (subyek) adalah penyimpanan arsip yang didasarkan atas perihal surat atau pokok soal isi surat. 3. Sistem tanggal (kronologis) Penyimpanan dengan sistem tanggal adalah penyimpanan yang didasarkan atas tanggal surat atau tanggal penerimaan surat. Untuk surat masuk, sering penyimpananya didasarkan atas tanggal penerimaan surat. Tetapi untuk surat-surat keluar, arsipnya disimpan berdasarkan tanggal yang tertera pada surat.

11

commit to user

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

4. Sistem nomor Sistem nomor dalam penyimpanan arsip dimaksudkan, bahwa arsip yang akan disimpan diberikan nomer kode dengan angka-angka. Nomor disini adalah nomor kode penyimpanan bukan nomor surat. (1) Sistem klasifikasi desimal Sistem penyimpanan ini sering disebut dengan sistem Dewey, atau orang sering menyebut dengan sistem klasifikasi atau bahkan sering disebut dengan sistem desimal. Penyimpanan dengan system ini banyak digunakan di perpustakaan. (2) Sistem terminal digit Sistem penyimpanan berdasarkan nomor terminal digit, sebenarnya dapat digunakan untuk penyimpanan arsip dalam jumlah yang besar. Oleh karena itu sistem ini biasanya digunakan pada perusahaan-perusahaan besar. 5. Sistem wilyah Penyimpanan arsip didasarkan pada sistem wilayah adalah penyimpanan yang dikelompokkan atas wilayah tertentu. Dalam hal ini pengelompokannya dapat didasarkan pada pembagian pulau, propinsi, kota bahkan menurut pembagian tingkat kecamatan sampai kelurahan. Sedangkan untuk keperluan pengorganisasian arsip aktif ada beberapa pilihan yang sesuai dengan organisasi atau perusahaan yang bersangkutan, yaitu :

1. Penyimpanan Arsip Secara Terpusat (Sentralisasi).

12

commit to user

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

Penyimpanan arsip secara terpusat berarti bahwa semua arsip aktif, kecuali yang masih dalam proses pekerjaan, disimpan pada lokasi terpusat (satu lokasi). Keuntungan yang diperoleh dari sistem ini antara lain : 1) Arsip hilang atau salah penyimpanan kecil sekali terjadi, karena arsip dikelola oleh tenaga-tenaga yang telah dipersiapkan untuk tugas pengelolaan arsip. 2) Kemungkinan penyimpanan arsip ganda kecil sekali, karena akan segera diketahui apakah apakah arsip yang bersangkutan merupakan duplikasi atau bukan. 3) Penggunaan ruangan dan peralatan lebih efektif. 4) Pelaksanaan penyusutan arsip akan lebih lancar. Secara terprogram akan dapat dilakukan pemusnahan ataupun pemindahan ke file inaktif. 2. Penyimpanan Arsip Secara Desentralisasi Penyimpanan arsip secara desentralisasi adalah dimana setiap unit kerja mengawasi dan menyimpan arsip arsipnya sendiri. Jika sistem ini dijalankan akan diperoleh beberapa kerugian antara lain : 1) Akan terjadi penyimpanan duplikasi yang berlebihan. 2) Penggunaan ruangan dan peralatan tidak efisien. 3)

Tidak adanya pengawasan terhadap

pelaksanaan kearsipan,

khususnya

pelaksanaanpenataan berkas. 4) Kebijaksanaan penyusutan arsip tidak diikuti, sehingga pertumbuhan arsip semakin meningkat memenuhi ruang kerja. 5) Petugas kearsipan di unit-unit kerja kurang kurang memiliki pengetahuan dan keterampilan dibidang kearsipan karena dianggap bukan pekerjaan pokok mereka. 3. Penyimpanan Desentral Terkendali Penyimpanan desentral terkendali adalah kombinasi antara system sentralisasi dan desentralisasi. Masing-masing unit kerja mempunyai tanggung jawab menyimpan dan memelihara arsip aktif yang diciptakannya (desentral), namun pelaksanaannya

13

commit to user

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

namun pelaksanaannya tetap dalam pengawasan dari pusat (sentral) oleh unit kearsipan. Dengan demikian konsistensi, keseragaman dan ketertiban pelaksanaan penataan berkas dapat terjamin.

6. Peminjaman Arsip Peminjaman arsip adalah keluarnya arsip dari tempat penyimpanan karena diperlukan oleh pihak lain. Karena arsip tersebut dipinjam sehingga tidak berada pada tempatnya, maka perlu adanya pencatatan supaya petugas arsip dapat mengetahui dimana arsipnya berada, siapa yang menggunakan, kapan dipinjam dan dikembalikan. Arsip dinamis aktif bersifat tertutup, oleh sebab itu perlu diatur/ditentukan prosedur/tata cara peminjamannya baik untuk keperluan intern maupun ekstern organisasi. Pencatatan tentang peminjaman arsip hendaknya dilakukan dengan menggunakan formulir khusus yang disebut bon pinjam/out-slip atau lembar peminjaman arsip. Lembar peminjaman arsip diisi rangkap 3 dengan fungsi masing-masing yaitu sebagai berikut: 1. Lembar peminjaman arsip I (putih). Disimpan oleh penyimpan arsip berdasarkan tanggal pengembalian arsip, berfungsi sebagai bukti peminjaman. 2. Lembar peminjaman arsip II (hijau). Oleh penyimpan arsip diletakkan ditempat arsip yang dipinjam, berfungsi sebagai pengganti arsip yang dipinjam. 3. Lembar peminjaman arsip III (biru). Disertakan pada peminjam.

7. Penemuan Kembal Arsip Untuk menemukan kembali arsip dalam waktu cepat dan tepat sudah tentu menghendaki suatu cara atau system. Oleh karena itu system penemuan kembali dokumen atau arsip sangatlah erat hubunganya dengan system penataan dan

14

commit to user

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

penyimpanan dokumen atau arsip tanpa mengetahui system penataan maka penemuan kembali suatu dokumen atau arsip mengalami kesulitan. (Widjaja, 1986:172). Arsip yang ada tidak boleh disimpan sembarangan, arsip harus disimpan menggunakan sistem pengelolaan arsip yang baik dan benar sehingga arsip tersebut dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat pada waktu dibutuhkan. Agar penemuan kembali arsip dapat terlaksana dengan baik, maka beberapa syarat yang harus ditaati adalah : 1. Kebutuhan pemakai arsip atau surat harus diteliti dahulu dan sistemnya harus mudah diingat. 2. Harus didasarkan atas kegiatan nyata instansi yang bersangkutan, maka disusunlah kata tangkap / indeks sebagai tanda pengenal. 3. Sistem penemuan kembali arsip harus logis, konsisten dan mudah diingat. 4. Sistem penemuan harus didukung oleh peralatan dan perlengkapan. 5. Selanjutnya sistem penemuan harus didukung oleh personil yang terlatih dan harus mempunyai daya tangkap yang tinggi, cepat, tekun, suka bekerja, senang bekerja secara detail tentang informasi. (Abu Bakar, 1990 : 74-75). Beberapa faktor penunjang dan perlu diperhatikan atau dipenuhi dalam rangka memudahkan dalam penemuan kembali arsip adalah sebagai berikut : 1. Melakukan kegiatan menghimpun, mengklasifikasi, menyusun, menyimpan dan memelihara arsip berdasarkan sistem yang berlaku baik arsip yang bersifat kedinasan maupun arsip pribadi pimpinan. 2. Dalam menciptakan suatu sistem penyimpanan arsip yang baik hendaknya diperhatikan atau dipenuhi beberapa faktor penunjang, antara lain : a. Kesederhanaan Sistem penyimpanan arsip yang dipilih harus mudah, supaya bukan hanya dimengerti oleh satu orang saja, melainkan juga dapat dimengerti pegawai lain.

15

commit to user

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

b. Ketepatan menyimpan arsip Berdasarkan sistem yang digunakan, harus memungkinkan penemuan kembali arsip dengan cepat dan tepat. c. Memenuhi persyaratan ekonomis Harus dapat memanfaatkan ruangan, tempat dan peralatan yang ada serta biaya yang tersedia. d. Menjamin keamanan Arsip harus terhindar dari kerusakan, pencurian/kemusnahan dan harus aman dari bahaya air, api, binatang, udara yang lembab dan lain-lain. Sehingga penyimpanan harus di tempat yang benar-benar aman dari segala gangguan. e. Penempatan arsip Hendaknya harus diusahakan pada tempat yang strategis, mudah dicapai oleh semua unit. f. Sistem yang digunakan harus fleksibel Harus memberikan kemungkinan adanya perubahan-perubahan dalam rangka penyempurnaan pada efisiensi kerja. g. Petugas arsip Petugas arsip perlu memahami pengetahuan dibidang kearsipan. 3. Unit arsip perlu menyelenggarakan penggandaan dan melayani peminjaman arsip dengan sebaik-baiknya. 4. Mencatat dan menyimpan pidato serta peristiwa penting yang terjadi setiap hari, lengkap dengan tanggal kejadiannya, agar dapat dijadikan alat bantu untuk menemukan atau mempertimbangkan kembali bila sewaktu-waktu diperlukan. 5. Mengadakan pengontrolan arsip secara periodik agar dapat memahami seluruh media informasi yang ada dan mengajukan saran untuk mengadakan penyusutan serta pemusnahan bila perlu.

16

commit to user

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

8. Pemeliharaan dan Perawatan Arsip 1. Pemeliharaan arsip Arsip harus dijaga keamanannya, baik dari segi kualitas (tidak mengalami kerusakan), kuantitas (tidak ada yang tercecer hilang) maupun dari segi informalitas (kerahasiannya), pemeliharaan secara fisik dapat dilakukan dengan cara: a. Pengaturan Ruangan Ruangan penyimpanan arsip harus dijaga agar tetap kering, terang, ruangan harus kuat dan mempunyai ventilasi yang memadai, terhindar dari kemungkinan serangan api, air maupun serangan serangga. b. Pemeliharaan tempat penyimpanan Arsip disimpan ditempat yang terbuka (rak-rak / lemari arsip). Penyimpanan arsip dalam rak-rak atau lemari arsip diatur secara renggang agar ada udara diantara berkas-berkas yang disimpan. c. Tindakan Preventif Merupakan tindakan menjaga dari terjadinya kerusakan arsip dengan cara tindakan pencegahan, yaitu melarang petugas atau siapapun membawa makanan atau minuman ke-ruang tempat penyimpanan. Hal ini dikhawatirkan sisa-sisa makanan atau minuman menyebabkan masuknya serangga/ hewan lain kedalam ruangan tempat arsip disimpan. Demikian juga petugas atau siapapun tidak diperbolehkan merokok didalam ruangan, selain asapnya dapat menyebabkan kerusakan

kertas,

menyalakan

api

untuk

menghidupkan

rokok

dapat

membahayakan arsip. Disamping tindakan tertentu untuk mengamankan arsip dapat juga dipasang tabung pemadan kebakaran. d. Tempat arsip Tempat arsip sebaiknya terbuat dari logam, kalau tempat arsip dari kayu, maka harus dipilih kayu yang berkualitas (missal: kayu jati). Jadi dengan tempat penyimpanan yang baik, kerusakan arsip dapat dicegah sedini mungkin.

17

commit to user

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

e. Kebersihan Menjaga arsip agar tetap utuh dilakukan dengan cara menjaga kebersihannya, missal dengan peralatan yang sederhana seperti kemoceng. 2. Menurut Basir Barthos, (1990 : 50-56) perawatan arsip Secara fisik semua arsip harus dirawat dari segi kerusakan. Kerusakan arsip dapat terjadi karena faktor internal maupun eksternal. a. Faktor Internal 1) Kertas Berarti kertas yang digunakan dalam penciptaan arsip men jadi penyebab pencepatan rusaknya arsip. Maka kertas Yang digunakan harus dengan kertas yang berkualitas baik. 2) Tinta Adalah alat tata usaha berupa cairan dalam berbagai warna yang dipergunakan untuk membubuhkan tulisan (huruf, angka) diatas kertas. Hal yang perlu diketahui dalam penggunaan tinta adalah sebagai berikut : a) pergunakanlah jenis tinta yang kualitas baik (tidak mudah luntur). b) Ada beberapa jenis tinta, antara lain tinta karbon dan tinta yang dibuat dari pohon oak. 3) Pasta atau lem Dipergunakan sebagai perekat, bahan baku Yang dipergunakan lem ada beberapa macam yaitu : a) Lem yang terbuat dari tepung (sagu, gandum, atau beras). b) Lem yang terkuat dari getah arab atau cellulose tape dan sejenisnya c) Perekat sintetis terutama polvem acecat

18

commit to user

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

b. Faktor Eksternal kerusakan akibat serangan dari luar antara lain : 1) Kelembaban udara 2) Udara yang terlalu kering, 3) Sinar matahari. 4) Kekotoran udara. 5) Debu. 6) Jamur 7) Rayap 8) Ngengat

9. Penyusutan dan Pemindahan Arsip 1. Penyusutan Penyusutan arsip yang telah mencapai masa inaktif adalah merupakan bagian dari pengelolaan arsip aktif. Adapun kegiatan penyusustan yang dimaksudkan disini adalah untuk mengurangi atrsip arsip yang tercipta dengan jalan arsip yang tidak bernilai guna, serta memindahkan arsip yang telah masa inaktif ke pusat arsip atau ke file inaktif. Dengan demikian dalam penyusutan arsip ini terkandung pula kegiatan penilaian untuk menetapkan arsip mana yang dapat dimusnahkan dan yang layak dipindahkan. Kelancaran proses penyusutan arsip sangat bergantung dari ketertiban tata kearsipan dinamis secara menyeluruh. Dalam artian bahwa masing-masing sub sistem dalam tata kearsipan khususnya penataan berkas dan penyusustan arsip telah berjalan secara tertib dan teratur. Arsip harus sudah terorganisir secara logis dan sistematis sesuai dengan masingmasing jenis dan tipe arsip. Dipihak lain masingmasing jenis berkas telah ditetapkan jangka simpannya, yang dituangkan dalam jadwal retensi arsip.

19

commit to user

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

2. Pemindahan Arsip Pemindahan arsip adalah kegiatan memindahkan arsip-arsip dari aktif kepada arsip inaktif karena tidak jarang sekali dipergunakan dalam kegiatan sehari-hari. Pemindahan arsip dapat juga berarti kegiatan memindahkan arsip-arsip yang telah mencapai jangka waktu atau umur tertentu ketempat lain. Sehingga filing cabinet yang semula dipakai dalam pelaksanaan pekerjaan kearsipan sehari-hari dapat dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip baru.

10. Pemusnahan Arsip 1. Prosedur Pemusnahan Pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatan untuk menghancurkan arsip secara fisik dan identitas yang melekat di arsip. Pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga tidak dapat dikenal lagi baik isi maupun bentuknya. 2. Cara Pemusnahan Menurut Sulistyo-Basuki (2003 : 320) pemusnahkan arsip dapat dilakukan dengan 4 cara yaitu : a. Pencacahan Pencacahan merupakan metode pemusnahan dokumen dan microfilm yang paling sering digunakan di indonesia. Alat pencacah ini dalam bahasa inggris disebut shredder, sebuah gawai mekanis yang menggunakan berbagai metode untuk memotong, menarik, dan merobek kertas menjadi potongan-potongan kecil. b. Pembakaran Metode pembakaran merupakan metode yang telah lama dikenal, bahkan dahuli merupakan metode paling popular. Metode ini pernah dianggap paling aman, namun pengalaman lapangan menunjukkan bahwa dokumen ang dibakar sering kali terlempar dari api pembakaran sehingga mungkin saja dokumen rahasia dapat diketahui lawan.

20

commit to user

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

c. Pemusnahan Kimiawi Pemusnahan kimiawi adalah pemusnahan dokumen dengan menggunakan bahan kimiawi funa melenyapkan kertas dan melenyaapkan tulisan. Metode ini mencakup menghancurlumatkan arsip dinamis aktif termasuk microfilm. d. Pembuburan Pembuburan atau pulping merupakan metode pemusnahan dokumen rahasia yang ekonomis, aman, bersih, nyaman, dan tak terulangkan. Dokumen yang akan dimusnahkan dicampur dengan air, kemudian dicacah lalu dialirkan melalui saringan.

11. Kendala Kendala Dalam Pengelolaan Arsip Masalah yang timbul di dalam penyelenggaraan kearsipan menurut Abu Bakar (1997 : 64) : 1.

Pengertian dan kesadaran terhadap peranan arsip dalam kegiatan adminitrasi perkantoran masih kurang atau belum sesuai record management.

2. Bidang kearsipan belum atau kurang mendapat fasilitas yang selayaknya, serta selalu kekurangan biaya untuk perkembangan. 3. Para petugas kearsipan kurang atau tidak mendapat pendidikan khusus tentang kearsipan. 4. Syarat petugas kearsipan masih belum mendapat perhatian, segingga keterampilan dibidang ini tidak tercapai dan akibatnya bidang kearsipan kurang tertib atau tidak teratur.

Sedangkan menurut Ig Wursanto (1989 : 29) masalah-masalah dibidang kearsipan dapat disebutkan sebagai berikut :

21

commit to user

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

1. Penemuan kembali secara cepat dan tepat terhadap arsip-arsip apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali, baik oleh pimpinan organisasi yang bersangkutan maupun oleh organisasi lainnya. 2. Hilangnya arsip-arsip sebagai akibat dari sistem penyimpanan yang kurang sistematis, sistem pemeliharaan dan pengamanan yang kurang sempurna, serta peminjaman atau pemaaian arsip oleh pimpinan atau oleh satuan organisasi lainnya, yang jangka waktunya lama, sehingga arsip lupa dikembalikan kepada unit kearsipan. 3. Bertambahnya terus - menerus arsi-arsip kedalam bagian kearsipan tanpa di ikuti dengan penyingkiran dan penyusutan yang mengakibatkan tempat penyimpanan arsip tidak mecukupi. 4. Tata kerja kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan modern karena pegawai kearsipan yang tidak cakap dan kurang adanya bimbingan yang teratur dari pihak pimpinan dan dari para ahli kearsipan. 5. Peralatan kearsipan yang tidak memadai, dan tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan yang modern, karena kurangnya dana yang tersedia, serta karena para pegawai kearsipan yang tidak cakap. 6. Kurang adanya kesadaran para pegawai terhadap peranan dan pentingnya arsip-arsip bagi organisasi, sehingga sistem penyimpanan, pemeliharaan dan perawatan arsip kurang mendapat perhatian yang semestinya.

B. Metode Pengamatan 1. Jenis Pengamatan

22

commit to user

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

Bentuk pengamatan yang digunakan adalah pengamatan diskriptif kualitatif, yaitu mendiskripsikan, memaparkan, menganalisa, sejumlah data yang ada di Kantor Dinas Koperasi dan Usaha Mikro Kecil Menengah Kota Surakarta, yang beralamatkan di Jalan Yosodipuro No.162, Surakarta. 2. Lokasi Pengamatan Sesuai dengan tempat dimana pengamatan melakukan magang maka pengmatan ini mengambil lokasi di Kantor Dinas Koperasi dan Usaha Mikro Kecil Menengah Kota Surakarta. 3.

Sumber Data Sumber data yang diperoleh penulis dalam pengmatan ini adalah ; 1. Dari wawancara secara langsung di Kantor Dinas Koperasi dan Usaha Mikro Kecil Menengah Kota Surakarta yang menjadi sumber data adalah Divisi Bagian Pengolahan Arsip. 2. Melalui buku- buku yang berupa Profil Perusahaan. 3. Melalui data-data arsip surat masuk maupun surat keluar.

4. Tehnik Pengamatan 1. Observasi langsung melalui magang atau praktek kerja nyata dilapangan di Kantor Dinas Koperasi dan Usaha Mikro Kecil Menengah Kota Surakarta. 2. Dokumentasi yaitu mendokumentasikan data-data yang diambil dan diperoleh dibidang kearsipan di Kantor Dinas Koperasi dan Usaha Mikro Kecil Menengah Kota Surakarta. 3. Wawancara yaitu tehnik pengumpulan data untuk mendapatkan keteranganketerangan lisan melalui komunikasi langsung dan berhadapan langsung dengan responden yang dapat memberikan keterangan. 5. Tehnik Analisis Data Pengamatan yang dilakukan menggunakan metode diskriptif kualitatif dalam menentukan metode analisis data, yaitu dilakukan dengan cara observasi, wawancara,

23

commit to user

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

dokumentasi dan menetapkan standar serta kedudukan unsur-unsur satu dengan yang lain sehingga dapat dianalisa dan ditarik kesimpulan.

BAB III DESKRIPSI LOKASI

A. Lokasi Pengamatan Dalam melakukan pengamatan guna menyelesaikan Laporan Kuliah Kerja Manajemen Administrasi, penulis mengambil lokasi di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta yang beralamat di Jl. Yosodipuro No. 162 Surakarta Telp. (0271) 714890. Kantor Dinas Koperasi UMKM Daerah Kota Surakarta dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Kota Surakarta Nomor : 6 Tahun 2008, tentang Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah Kota Surakarta, khususnya BAB VI Bagian Kesepuluh dan Peraturan WalikotaSurakarta Nomor 20 Tahun 2008 tentang Penjabaran Tugas,Pokok, Fungsi dan Tata Kerja Dinas Koperasi Dan Usaha Kecil Mikro Menengah maka guna kelancaran penyelenggaraan tugas perlu ditindaklanjuti dengan Pedoman Uraian Tugas B. Sejarah Berdirinya Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Surakarta Koperasi adalah institusi (lembaga) yang tumbuh atas dasar solidaritas tradisional dan kerjasama antar individu, yang pernah berkembang sejak awal sejarah manusia sampai pada awal Revolusi Industrial di Eropa pada akhir abad 18 dan selama abad 19, sering disebut sebagai Koperasi Historis atau Koperasi Pra-Industri. Koperasi Modern didirikan pada akhir abad 18, terutama sebagai jawaban atas masalah-masalah sosial yang timbul selama tahap awal Revolusi Industri.

24

commit to user

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

Di Indonesia, ide-ide perkoperasian diperkenalkan pertama kali oleh Patih di Purwokerto, Jawa Tengah, R. Aria Wiraatmadja yang pada tahun 1896 mendirikan sebuah Bank untuk Pegawai Negeri. Cita-cita semangat tersebut selanjutnya diteruskan oleh De Wolffvan Westerrode. Pada tahun 1908, Budi Utomo yang didirikan oleh Dr. Sutomo memberikan peranan bagi gerakan koperasi untuk memperbaiki kehidupan rakyat. Pada tahun 1915 dibuat peraturan Verordening op de Cooperatieve Vereeniging, dan pada tahun 1927 Regeling Inlandschhe Cooperatieve. Pada tahun 1927 dibentuk Serikat Dagang Islam, yang bertujuan untuk memperjuangkan kedudukan ekonomi pengusah-pengusaha pribumi. Kemudian pada tahun 1929, berdiri Partai Nasional Indonesia yang memperjuangkan penyebarluasan semangat koperasi. Hingga saat ini kepedulian pemerintah terhadap keberadaan koperasi nampak jelas dengan membentuk lembaga yang secara khusus menangani pembinaan dan pengembangan koperasi. Kronologis lembaga yang menangani pembinaan koperasi pada saat itu adalah sebagai berikut: NO 1

TAHUN 1947-1964

KETERANGAN Jawatan Koperasi dibawah pimpinan R. Suria Atmadja, pada masa ini ada suatu peristiwa yang cukup penting yaitu tanggal 12 Juli 1947, Gerakan Koperasi mengadakan Kongres di Tasikmalaya dan hasil Kongres menetapkan bahwa tanggal 12 Juli dinyatakan sebagai Hari Koperasi

2

1966

Dalam tahun 1966 Departemen Koperasi kembali berdiri sendiri, dan dipimpin oleh Pang Suparto. Pada tahun yang sama, Departemen Koperasi dirubah menjadi Kementerian Perdagangan dan Koperasi dibawah pimpinan Prof. Dr. Sumitro Djojohadikusumo, sedangkan Direktur Jenderal Koperasi dijabat oleh Ir. Ibnoe

25

commit to user

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

Soedjono (dari tahun 1960 s/d 1966)

3

1967

Pada tahun 1967 diberlakukan Undang-undang Nomor 12 Tahun 1967 tentang Pokok-pokok Perkoperasian tanggal 18 Desember 1967. Koperasi masuk dalam jajaran Departemen Dalam Negeri dengan status Direktorat Jenderal. Mendagri dijabat oleh Basuki Rachmad, dan menjabat sebagai Dirjen Koperasi adalah Ir. Ibnoe Soedjono.

4

1968

Kedudukan Direktorat Jenderal Koperasi dilepas dari Departemen Dalam Negeri, digabungkan kedalam jajaran Departemen Transmigrasi dan Koperasi, ditetapkan berdasarkan : 1. Keputusan Presiden Nomor 183 Tahun 1968 tentang Susunan Organisasi Departemen. 2. Keputusan Menteri Transmigrasi

dan Koperasi Nomor

120/KTS/

Mentranskop/1969 tentang Kedudukan Tugas Pokok dan Fungsi Susunan Organisasi berserta Tata Kerja Direktorat Jenderal Koperasi. Menjabat sebagai Menteri Transkop adalah M. Sarbini, sedangkan Dirjen Koperasi tetap Ir. Ibnoe Soedjono.

5

1983

Dengan berkembangnya usaha koperasi dan kompleksnya masalah yang dihadapi dan ditanggulangi, koperasi melangkah maju di berbagai bidang dengan memperkuat kedudukan dalam pembangunan, maka pada Kabinet Pembangunan IV Direktorat Jenderal Koperasi ditetapkan menjadi Departemen Koperasi, melalui Keputusan Presiden Nomor 20 Tahun 1983, tanggal 23 April 1983.

26

commit to user

perpustakaan.uns.ac.id

6

1991

digilib.uns.ac.id

Melalui Keputusan Presiden Nomor 42 Tahun 1991, tanggal 10 September 1991 terjadi perubahan susunan organisasi Departemen Koperasi yang disesuaikan keadaan dan kebutuhan

7

1992

Diberlakukan Undang-undang Nomor : 25 Tahun 1992 tentang Perkoperasian, selanjutnya mancabut dan tidak berlakunya lagi Undang-undang Nomor: 12 Tahun 1967 tentang Pokok-pokok Perkoperasian

8

1993

Berdasarkan Keputusan Presiden Nomor : 96 Tahun 1993, tentang Kabinet Pembangunan VI dan Keppres Nomor 58 Tahun 1993, telah terjadi perubahan nama Departemen Koperasi menjadi Departemen Koperasi dan Pembinaan Pengusaha Kecil. Tugas Departemen Koperasi menjadi bertambah dengan membina Pengusaha Kecil. Hal ini merupakan perubahan yang strategis dan mendasar, karena secara fundamental golongan ekonomi kecil sebagai suatu kesatuan dan keseluruhan dan harus ditangani secara mendasar mengingat yang perekonomian tidak terbatas hanya pada pembinaan perkoperasian saja.

9

1998

Dengan terbentuknya Kabinet Pembangunan VII berdasarkan Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor : 62 Tahun 1998, tanggal 14 Maret 1998, dan Keppres Nomor 102 Thun 1998 telah terjadi penyempurnaan nama Departemen Koperasi dan Pembinaan Pengusaha Kecil menjadi Departemen Koperasi dan Pengusaha Kecil, hal ini merupakan penyempurnaan yang kritis dan strategis karena kesiapan untuk melaksanakan reformasi ekonomi dan keuangan dalam mengatasi masa krisis saat itu serta menyiapkan landasan yang kokoh, kuat bagi Koperasi dan Pengusaha Kecil dalam memasuki persaingan bebas/era globalisasi yang penuh tantangan

27

commit to user

perpustakaan.uns.ac.id

10

1999

digilib.uns.ac.id

Melalui Keppres Nomor 134 Tahun 1999 tanggal 10 November 1999 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Menteri Negara, maka Departemen Koperasi dan PK diubah menjadi Menteri Negara Koperasi dan Pengusaha Kecil dan Menengah

11

2000

Berdasarkan Keppres Nomor 51 Tahun 2000 tanggal 7 April 2000, maka ditetapkan Badan

Pengembangan

Sumber

Daya

Koperasi

dan

Pengusaha

Kecil

Menengah.Melalui Keppres Nomor 166 Tahun 2000 tanggal 23 November 2000 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja

Lembaga

Pemerintah

Non

Departemen.

maka

dibentuk

Badan

Pengembangan Sumber Daya Koperasi dan Pegusaha Kecil dan Menengah (BPSKPKM). Berdasarkan Keppres Nomor 163 Tahun 2000 tanggal 23 November 2000 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Menteri Negara, maka Menteri Negara Koperasi dan PKM diubah menjadi Menteri Negara Urusan Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah. Melalui Keppres Nomor 175 Tahun 2000 tanggal 15 Desember 2000 tentang Susunan Organisasi dan Tugas Menteri Negara, maka Menteri Negara Urusan Koperasi dan UKM diubah menjadi Menteri Negara Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah.

12

2001

Melalui Keppres Nomor 101 Tahun 2001 tanggal 13 September 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Menteri Negara, maka dikukuhkan kembali Menteri Negara Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah. Berdasarkan Keppres Nomor 103 Tahun 2001 tanggal 13 September 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan

28

commit to user

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Non Pemerintah, maka Badan Pengembangan Sumber Daya Koperasi dan Pengusaha Kecil Menengah dibubarkan. Melalui Keppres Nomor 108 Tahun 2001 tanggal 10 Oktober 2001 tentang Unit Organisasi dan Tugas Eselon I Menteri Negara, maka Menteri Negara Koperasi dan UKM ditetapkan membawahi Setmeneg, Tujuh Deputi, dan Lima Staf Ahli. Susunan ini berlaku hingga tahun 2004 sekarang ini.

C. Visi dan Misi Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Surakarta Dalam pelaksanaan kegiatan, Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta mempunyai visi dan misi. Adapun visi dan misi tersebut adalah sebagai berikut : a. Visi.

tinggi untuk mendukung Kota Surakarta sebagai kota Budaya, Perdagangan dan Jasa. b.

Misi. Meningkatnya Koperasi dan UMKM yang kuat dan mandiri baik dalam baik dalam bidang Kelembagaan, Permodalan maupun Pemasaran Meningkatkan Sumber Daya Manusia Koperasi dan UMKM yang tangguh dan mempunyai jiwa wirausaha Meningkatnya perlindungan bagi koperasi dan UMKM sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.

commit to user

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

D. Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta 1. Tugas Pokok Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta yang berkedudukan di Kota Surakarta merupakan unsur penunjang pemerintah daerah di bidang koperasi dan usaha kecil mikro menengah. Yaitu membantu pemerintah memijamkan dan mendidik para pengusaha mikro agar menjadi pengusaha yang sukses.

2.

Fungsi

Dinas Koperasi dan Usaha Mikro Kecil Menengah (UMKM) mempunyai fungsi : a.

Penyelenggaan kesekretariatan dinas;

b. Penyusunan rencana program, pengendalian evaluasi dan pelaporan. c.

Pemberian perijinan di bidang koperasi dan Usaha Mikro Kecil Menengah (UMKM);

30

commit to user

perpustakaan.uns.ac.id

d.

digilib.uns.ac.id

Perumusan kebijakan teknis di bidang koperasi dan Usaha Mikro Kecil Menengah (UMKM);

e. Penyelenggaraan sosialisasi; f. Pembinaan jabatan fungsional. E. Struktur Organisasi Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Daerah Kota Surakarta Struktur organisasi Kantor Dinas Koperasi dan UMKM daerah Kota Surakarta disusun untuk membantu dalam pencapaian tujuan organisasi secara lebih efektif. Dengan adanya tujuan organisasi, maka dibutuhkan suatu struktur organisasi yang menentukan seluruh tugas, wewenang dan tanggung jawab dalam suatu organisasi. Dalam rangka melaksanakan ketentuan Pasal 72 Peraturan Daerah Kota Surakarta Nomor 6 tahun 2008 tentang Organisasi dan tata kerja perangkat daerah kota Surakarta, maka perlu menetapkan Peraturan Walikota tentang penjabaran tugas pokok dan fungsi serta tata kerja Dinas Koperasi dan Usaha Mikro Kecil Menengah (UMKM) kota Surakarta. Adapun struktur organisasi kantor Dinas Koperasi dan UMKM Daerah Kota Surakarta sesuai dengan Peraturan Walikota Surakarta No. 32 Tahun 2008 tentang Penjabaran Tugas Pokok , Fungsi dan Tata Kerja Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, mengenai bagan struktur organisasi adalah sebagai berikut:

31

commit to user

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

GAMBAR 3. 0 : BAGAN ORGANISASI DINAS KOPERASI DAN UMKM KOTA SURAKARTA

KEPALA Sekertariat Kelompok Jabatan Fungsiona l Sub bagian perencanaan, evaluasi dan pelaporan

Bidang Usaha dan permodalan

Bidang Koperasi

Seksi Penda aran dan pengesahan Seksi Usaha

Sub bagian Keuangan

Sub bagian kepegaw aian

Bidang usaha mikro kecil dan menengah

Seksi dan Pembinaan dan pengawasan

Seksi Permodal an

Seksi Usaha Mikro

Seksi Usaha Kecil dan Menengah

32

commit to user

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

Di bawah ini merupakan tanggung jawab, fungsi dan tugas masing-masing bagian dalam struktur organisasi Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Daerah Kota Surakarta adalah sebagai berikut : Sekertariat Bagian

Sekretariat

mempunyai

tugas

melaksanakan

administrasi

umum,

kepegawaian, keuangan dan perencanaan, evaluasi dan pelaporan dengan kebijakan teknis yang ditetapkan oleh Kepala Dinas. Sekretariat dipimpin oleh Sekretaris : Bp Budho Laksono, SH.MH. Sekretariat terdiri dari : a. Sub Bagian Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan b. Sub Bagian Keuangan c. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian. Adapun pelaksanaan tugas dari Bagian Kesekertariatan sebagai berikut : Sub Bagian Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan Kasubbag : Supartono SE Staff

: a. Endang Sri Rejeki, SE. MM b. Moch. Anwar Rizqon

Tugas Pokok dan Fungsi : 1. Melakukan penyusunan rencana kerja Sekretariat 2. Memberikan petunjuk, arahan dan mendistribusikan tugas kepada bawahan 3. Melakukan evaluasi dan analisis hasil kerja guna pengembangan rencana strategis dan rencana kerja dinas 4. Melaporkan

hasil

pelaksanaan

tugas

kepada

atasan

sebagai pertanggungjawaban tugas 5. Melakukan evaluasi dan analisis hasil kerja guna pengembangan rencana strategis dan rencana kerja Dinas

commit to user

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

Subbagian Umum dan Kepegawaian Kasubbag : Dra. Sunarti Staff

: a. Sri Utami, SE b. Rasid Hidayat c. Mardiati Aminingsih

Tugas Pokok dan Fungsi Sub Bagian umum dan Kepegawaian sebagai berikut : 1. Melakukan

rencana

kerja

Subbagian

Umum

dan

Kepegawaian

berdasarakan rencana kerja Sekretariat 2. Mengelola administrasi surat menyurat, peralatan dan perlengkapan kantor, rumah tanga, dokumentasi dan informasi hokum, kearsipan dan perpustakaan 3. Melakukan pengadaan operasionalisasi dan pemeliharaan perlengkapan dinas serta kendaraan dinas 4. Mengelola data dan dokumentasi pegawai 5. Mengelola presensi atau daftar hadir pegawai Subbagian Keuangan Kasubbag : YF. Sri Rukmini DA Staf :

a. Sigit Wardoyo, S.Sos ( Bendahara Pengeluaran b. Emi c. Joko Subagyo d. Narwan

Tugas Pokok dan Fungsi Sub Bagian Keuangan sebagai berikut : 1. Melakukan penyusunan rencana kerja Sub Bagian Keuangan berdasarkan rencana kerja Sekretariat. 2. Melakukan pembuatan daftar gaji pegawai. 3. Menyiapkan bahan perhitungan anggaran.

commit to user

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

4. Melakukan administrasi pembukuan,pertanggungjawaban dan laporan keuangan. 5. Menyiapkan laporan administrasi keuangan bendahara

Bidang UMKM ( Usaha Mikro, Kecil dan Menengah ) Berdasarkan Peraturan Walikota Surakarta Nomor : 20 Tahun 2008 tetang penjabaran Tugas pokok dan fungsi dan tat kerja dinas koperasi dan UMKM Surakarta, Bidang UMKM ( pasal 22 ) mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang usaha mikro dan usaha kecil menengah. Untuk melaksanakan tugas sebgaimana dimakasud adalam pasal 22, Bidang usaha mikro, kecil dan menengah mempunyai fungsi (pasal 23 ) : Penyiapan

bahan

perumusan

kebijakan

teknis,

pembinaan

dan

pelaksanaan di bidang usaha mikro Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan dibidang usaha kecil menengah Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya

Struktur Organisasi Bidang UMKM Staff : a. Roos Yulianto b. Noorjannah, SH c. Bambang Widaryanto, SE Tujuan Pemberdayaan UMKM adalah sebagai berikut : 1. Menumbuhkan dan mengembangkan kemampuan UMKM menjadi usaha yang tangguh dan mandiri

commit to user

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

2. Meningkatakan peran UMKM dalam pembangunan daerah, penciptaan lapangan kerja, pertumbuhan ekonomi, pengentasan kemiskinan

Bidang Koperasi Kepala Bidang Koperasi mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang koperasi dan pembinaan dan pengawasan koperasi Kepala Seksi Pendaftaran dan Pengesahan Koperasi mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis pembinaan dan pelaksanaan di bidang pendaftaran dan pengesahan koperasi, meliputi : pelaksanaan kebijakan pengesahan, pembentukan, penggabungan dan peleburan serta pembubaran koperasi. Kepala Seksi Pembinaan dan Pengawasan Koperasi mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis pembinaan dan pelaksanaan di bidang pembinaan dan pengawasan koperasi, meliputi : pembinaan dan pengawasan koperasi dan fasilitasi pelaksanaan tugas dalam pengawasankoperasi.

Bidang Usaha dan permodalan mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang usaha dan permodalan. Dengan rincian tugas : a. Melaksanakan rencana kerja Bidang berdasarkan rencana strategis dan rencana kerja Dinas. b.

Member petunjuk, arahan dan mendistribusikan tugas kepada bawahan.

c. Mempelajari, menelaah peraturan perundang

undangan, keputusan, petunjuk

pelaksanaan dan petunjuk teknis program kegiatan Dinas sesuai dengan bidang tugas. d.

Melaksanakan sistem pengendalian intern pelaksanaan kegiatan agar efektif dan

efisien sesuai peraturan perundangan yang berlaku. e. Menerapkan standar pelayanan minimal sesuai bidang tugas.

commit to user

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

Gambar 3. 1 : Daftar Pegawai Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta Pada Tahun 2010 NO

Nama / Gol

NIP

1.

Saleh SH, HM

120 104 495

2

Budho Laksono SH, MH / IV B

130 960 287

3

Ir. Djati Utama/ IV A

700 005 133

4

Vitriaman, SE, MM / IV A

700 006 635

5

Didik Adi purtanto, S.E / IV A

6

Indriyanti, SH / III D

160 037 235

7

Sri Murdianti, SH / III D

070 007 082

8

YF. Sri Rukmini, D.A / III D

9

Ari Yuniarti, SE, M.Si / III D

070 024 798

10

Drs. Abdullah Fahmi / III D

700 005 828

11

Drs. Sumarno MM / IV A

010 240 982

12

Dra. Sri Subekti / III D

700 003 081

13

Drs. Joko Heruwanto / III D

490 028 391

14

Sri Noorjanah SH / III D

700 006 638

15

Dra. Sri Mulsiwi / III D

700 006 512

16

Joko Haryono, SE / III D

070 010 285

17

Suwandi, SE / III D

18

Sri Hartati H.S, SE /III B

700 004 511

19

Bambang Widaryanto, SE / III C

700 005 424

20

Nur solichah, S.Sos / III B

070 011 050

21

Joko Subagyo / III B

500 070 147

22

Roos Yulianto / III B

070 019 866

23

Ismiati / III B

700 000 631

24

Emi Prihati / III B

700 002 784

25

Giat Mahani / III B

500 083 586

37

commit to user

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

26

Endang Sri Rejeki, SE, MM / III B

500 096 922

27

Sigit Wardoyo, S.Sos / III B

700 004 559

28

Mardiati Aminingsih / III B

700 004 918

29

Rosid Hidayad / III A

700 004 914

30

Narwan / III D

010 233 546

31

Martha Schoggers / III A

700 006 014

32

Sri Utami, SE / III B

33

Ramelan, SE / III B

010 250 943

34

Sularna, SH / III A

500 130 882

35

Sri Handayani / II D

500 127 163

36

Moch. Anwar Rizqon / II A

37

Edhi Sungkono, S.IP / III A

38

Sugiyono / II A

39

Heru Sutopo Sasongkojati, S.Sos / III A

38

commit to user

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

BAB IV PEMBAHASAN Arsip merupakan sekumpulan naskah, catatan atau rekaman mengenai suatu hal yang memiliki nilai guna tertentu yang disimpan secara sistema s dan dapat ditemukan lagi dengan mudah dan cepat. Proses pengelolaan kearsipan sangat pen ng dalam kegiatan administrasi perkantoran. Dalam bab ini penulis akan menguraikan hasil pengamatan penulis selama melaksanakan kegiatan Kuliah Kerja Manajemen Administrasi pada tanggal 1 februari sampai 12 maret 2010 di Kantor Dinas koperasi dan UMKM Kota Surakarta. Dalam hal ini penulis akan membahas tentang pengelolaan arsip dinamis ak f di Kantor Arsip Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta. Dalam pengelolaan arsip membutuhkan prosedur dan penanganan yang baik oleh orang yang memang sudah ahli dibidang tata kearsipan. Keberadaan Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta sangatlah pen ng dan dak bisa diabaikan begitu saja, karena Kantor

39

commit to user

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta memegang peranan pen ng dalam pengelolaan arsip-arsip daerah Kota Surakarta. Dengan demikian maka penulis membahas dua rumusan masalah melipu : A. Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Ak f Di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta Pengelolaan arsip merupakan suatu kegiatan pengumpulan, pengaturan dan penataan informasi-informasi yang dianggap pen ng agar tertata rapi dan bisa ditemukan kembali. Pengelolaan arsip dinamis ak f di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta dilakukan dengan baik dan benar sehingga pengelolaan arsip bisa memenuhi target yang diharapkan. Penulis melakukan wawancara kepada pengelola arsip di Kantor Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta tentang pengelolaan arsip dinamis ak f, adapun tanggapan tentang pengelolaan arsip dinamis ak f antara lain : 1.

Menurut Kepala Bagian Umum (Sub Bagian Tata Usaha) Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta yang dimaksud pengelolaan arsip dinamis ak f adalah : Suatu cara menata arsip dengan menggunakan sistem tertentu sehingga kelihatan rapi dan mudah ditemukan apabila dicari atau dibutuhkan kembali.

2. Menurut Kepala Seksi Pengelolaan Arsip yang dimaksud pengelolaan arsip dinamis ak f adalah : Suatu cara menata arsip yang berbeda permasalahannya dijadikan satu, sehingga membentuk berkas kerja dan menjadi informasi yang utuh dalam pengambilan keputusan. 3. Menurut Kepala Sub Bagian Tata Usaha adalah yang dimaksud dengan pengelolaan arsip dinamis ak f adalah :

40

commit to user

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

Suatu cara yang digunakan untuk menata arsip yang terdapat di unit pengolah sehingga dapat kelihataan rapid an mudah ditemukan apabila diperlukan. 4. Menurut Pengelola Arsip, yang dimaksud dengan pengelolaan arsip dinamis ak f adalah : Suatu cara mengelompokkan arsip-arsip yang sama permasalahannya menjadi satu dengan menggunakansistem tertentu, sehingga mudah diketemukan kembali apabila diperlukan. Dari penyataan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa pengelolaan arsip dinamis ak f di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta adalah proses menata dan mengelompokkan arsip dengan rapi agar mudah diketemukan kembali apabila dibutuhkan kembali. Pengelolaan arsip dinamis ak f di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta sudah dilaksanakan dengan berpedoman pola baru, yaitu pola kartu kendali yang penataanya berdasarkan pokok permasalahan. Penataan ini dapat diketemukan kembali dengan cepat dan tepat. Bisa dilihat di gambar dibawah ini : Gambar 4.1 : Proses Pengelolaan Arsip Dinamis ak f

41

commit to user

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

Sumber : Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta Menurut Dra. Sunar (wawancara tanggal 17 Mei 2010) selaku Kasubbag Umum dan Kepegawaian di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta mengungkapkan bahwa: di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta telah menggunakan sistem kartu kendali yang dimulai dari pengurusan surat, penataan berkas, Dari pernyataan dan gambar diatas bisa dilihat bagaimana prosedur pengelolaan arsip dinamis ak f di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta. Adapun tahaptahap pengelolaan arsip dinamis ak f akan dijelaskan antara lain : 1. Pengurusan Surat Pengurusan surat dibagi menjadi 2 macam sebelum dilakukan penataan berkas. Yaitu pengurusan surat masuk dan pengurusan surat keluar. a. Surat Masuk Adapun tahap-tahap pengurusan surat masuk adalah : 1) Tahap yang pertama adalah penerimaan surat, dimana surat-surat masuk diterima dan diperiksa apakah sudah sesuai dengan alamat dan tujuannya 2) Kemudian surat dibuka oleh unit Tata Usaha 3) Setelah surat dibuka kemudian ditulis di kartu kendali masuk 4) Setelah ditulis di kartu kendali, kemudian dituliskan di lembar disposisi 5) Kemudian diteruskan ke pimpinan untuk mengetahui arah surat sesuai dengan masalah 6) Dari pimpinan dikembalikan lagi ke unit Tata Usaha kemudian diarahkan ke tujuan atau unit pengolah sesuai dengan isi disposisi oleh pimpinan

42

commit to user

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

7) Unit pengolah memberikan

ndak lanjut isi surat sesuai dengan arahan

pimpinan 8) Setelah di ndak lanju oleh unit pengolah, kemudian sirat dikembalikan ke unit Tata Usaha dan siap untuk dilakukan penataan berkas b. Surat Keluar 1) Tahap pertama yang dilakukan dalam pengurusan surat keluar yaitu unit pengolah membuat konsep surat berdasarkan surat masuk yang telah diolah 2) Kemudian konsep diteruskan ke unit Tata Usaha untuk dilanjutkan kepada pimpinan 3) Apabila konsep sudah sesuai kemudian pimpinn menandatangani 4) Setelah ditandatangani oleh pimpinan kemudian dikembalikan lagi ke unit Tata Usaha untuk di ke k dan diberi nomor surat 5) Kemudian unit Tata Usaha mendistribusikan arsip surat keluar 6) Kemudian penataan berkas surat masuk dan surat keluar dijadikan satu sesuai dengan masalahnya masing-masing

2. Penataan Berkas Setelah peengurusan surat masuk dan surat keluar selesai, kemudian arsip surat masuk dan surat keluar dijadikan satu berdasarkan permasalahannya masing-masing agar mempermudah dalam penataan berkas. Adapun tahap-tahap penataan berkas di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta antara lain : a. Dalam penataan berkas yang pertama dilakukan adalah memisah-misahkan arsip yang sedang dikelola dengan arsip yang akan dimusnahkan. Arsip yang

43

commit to user

dak

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

diperlukan antara lain amplop, blanko kosong dan lain-lain disisihkan untuk dimusnahkan b. Kemudian memeriksa apakah lampirannya lengkap sesuai dengan yang tersebut dalam surat c. Setelah diperiksa lampirannya kemudian menyisihkian salinan-salinan yang rangkap untuk dimusnahkan (apabila ada salinan yang rangkap) d. Menentukan kode, indeks e. Kemudian arsip-arsip yang sama dikelompokkan menjadi satu baik kesamaan masalah, kesamaan jenis ataupun suatu proses dalam satu kegiatan f. Setelah dikelompokkan, langkah selanjutnya menentukan 磘tel atau indeks berkas yaitu menentukan tanda pengenal berkas yang ditulis dalam Tab Folder g. Tahap penataan berkas yang terakhir yaitu penempatan sekat dan folder, serta disimpan dalam filing cabinet. (untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar dibawah ini )

Gambar 4.2 : Gambar Tab Folder

44

commit to user

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

Sumber : Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta 3. Penemuan Kembali Arsip Proses penemuan kembali arsip dinamis ak f di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta telah menganut sistem baru yaitu pola kartu kendali. Dengan pola kartu kendali bertujuan agar penemuan kembali arsip dinamis ak f dapat ditemukan dengan mudah, cepat dan tepat. Dari kartu kendali bisa dicari dimana letak arsip-arsip yang dibutuhkan. Karena yang dicatat di kartu kendali adalah surat-surat yang dapat di klasifikasikan sebagai surat

45

commit to user

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

pen ng. Di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta kartu kendali yang disimpan di masing-masing unit sebagai buk arsip yang disimpan. Kartu kendali yang digunakan rangkap ga, antara lain : -

Kartu kendali I (warna pu h) yang disimpan oleh pengarah surat atau pencatat surat

-

Kartu kendali II (warna kuning) yang disimpan oleh penata arsip

-

Kartu kendali III (warna merah muda) yang disimpan oleh unit pengolah

Menurut Bpk.

asyid Hidayat (wawancara tanggal 18 Mei 2010) selaku staff

pengelola arsip di Sub Bagian Umum di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta mengungkapkan bahwa : menggunakan pola kartu kendali untuk menemukan arsip-arsip yang dibutuhkan. Dengan cara menentukan pokok masalah kemudian mencari berdasarkan kode

Maka dengan menggunakan kartu kendali ini arsip-arsip yang dibutuhkan kembali bisa dicari dan ditemukan kembali. Proses penemuan kembali arsip di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta antara lain sebagai berikut: a. Menentukan pokok masalah arsip yang akan dicari b. Kemudian mencari kartu kendali arsip berdasrkan pokok masalah c. Setelah kartu kendali ditemukan dan sesuai dengan klasifikasi arsip yang ingin ditemukan, kemudian mulai mencari arsip berdasarkan kode yang terdapat di kartu kendali d. Selanjutnya mengambil arsip dari filing cabinet

46

commit to user

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

e. Setelah arsip selesai digunakan, arsip dan kartu kendali yang diambil kemudian dikembalikan dan ditata kembali pada tempat semula agar arsip-arsip mudah ditemukan kembali apabila dibutuhkan 4. Pemindahan Arsip Pemindahan arsip adalah proses terakhir dari pengelolaan arsip dinamis ak f di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta. Pemindahan arsip pada dasarnya adalah memindahkan arsip-arsip dinamis yang masa ak fnya sudah habis dan masuk ke dalam kategori arsip dinamis inak f. Proses pemindahan arsip dilakukan dari unit kearsipan pada unit kerja ke pusat arsip untuk diproses lebih lanjut. Di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta masih kurang tempat untuk menyimpan arsip. Hal ini menyebabkan terjadi penumpukan arsip yang akan dipindahkan. Dan dalam hal peralatan yang digunakan masih tradisional, jadi masih memakan waktu cukup lama. Hal ini seper yang diungkapkan oleh Bapak

asyid Hidayat(wawancara tanggal

17 Mei 2010) selaku arsiparis di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta, mengungkapkan bahwa : Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta yaitu memindahkan arsip yang masa ak fnya sudah habis. Akan tetapi karena kurangnya tempat penyimpanan arsip terjadi banyak penumpukan arsip

B. Analisa Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif Di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta

47

commit to user

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

Menurut Ibu Sri Utami, SE (wawancara tanggal 22 Mei 2010) selaku Staff (Sub Bagian Umum) sebagai pengelola arsip juga di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta mengungkapkan bahwa: ke tahun megalami peningkatan, hal ini cukup merepotkan Staff pengelola Arsip di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta khususnya di Sub Bagian Umum karena SDM Penulis melakukan pengamatan tentang pengelolaan arsip dinamis ak f di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta untuk mengetahui data-data berdasarkan teori, peraturan-peraturan maupun pendapat responden bahwa arsip yang berada di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta selain arsip dinamis ak f juga terdapat arsip tekstual dan non tekstual. Hal tersebut dapat dilihat pada table dibawah ini :

48

commit to user

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

Tabel 4.1 : Jumlah Arsip Dinamis Ak f Pemerintah Kota Surakarta PadaKantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta

JUMLAH ARSIP NO

TAHUN

TEKSTUAL

NON TEKSTUAL KASET

FOTO

1.

2007

956 Berkas

-

2 Lembar

2.

2008

1.070 Berkas

-

2 Lembar

3.

2009

1.247 Berkas

-

6 Lembar

3.273 Berkas

-

462 Lembar

JUMLAH

Sumber : Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta Keterangan Tabel : Pada tahun 2007 jumlah arsip tekstual aktif yang berasal dari sekretariat daerah sebanyak 956 berkas dan yang non tekstual yang berupa foto sebanyak 2 lembar, kemudian pada tahun 2008 jumlah arsip tekstual yang berasal dari DISPORA yang aktif sebanyak 1.070 berkas dan yang non tekstual yang berupa foto sebanyak 2 lembar, sedangkan pada tahun

49

commit to user

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

2009 jumlah arsip tekstual yang berasal dari DEPENDA yang aktif sebanyak 1.247 berkas dan yang non tekstual yang berupa foto sebanyak 2 lembar. Jadi jumlah arsip dinamis ak f pada tahun 2007, 2008, 2009 arsip tekstual sebanyak 3.273 berkas dan yang non tekstual yang berupa foto sebanyak 6 Lembar.

Table 4.2 : Jumlah Penerimaan Arsip Pada Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta JUMLAH ARSIP NO

1.

2. 3.

TAHUN

TEKSTUAL

NON TEKSTUAL KASET

2007

126 ML

-

2008

204 ML

-

2009

24 ML

-

354 ML

-

JUMLAH

FOTO 462 Lembar

-

462 Lembar

Sumber : Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta.

Dari data yang ada tersebut menggambarkan bahwa penataan arsip di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta belum

maksimal penanganannya,

dimana terlihat bahwa semua arsip yang ada di Kantor Arsip dan Perpustakaan belum tertangani semua, serta belum semua unit pengolah menyerahkan arsip dinamis aktif ke Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta Dari penjelasan diatas dapat

50

commit to user

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

dilihat bahwa pengelolaan arsip dinamis aktif di Kantor Dinas koperasi dan UMKM Kota Surakarta telah dilaksanakan sesuai prosedur, akan tetapi belum optimal. Antara lain dalam pengurusan dan penataan berkas tidak bisa dilakukan dengan maksimal karena terbatasnya tempat dan sumberdaya manusia yang mengelola arsip. Kesimpulan dari tabel-tabel diatas yaitu bahwa pengelolaan arsip dinamis ak f pemerintah kota Surakarta telah dilaksanakan sesuai dengan prosedur, sudah dikelola dengan baik tetapi belum op mal. Hal ini senada dengan pernyataan dari Bapak

asyid Hidayat( wawancara tanggal 22 mei 2010 ) selaku arsiparis di Kantor

Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta yang mengatakan bahwa : Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta ini sudah dilakukan semua sesuai prosedur yang telah ditentutan, akan tetapi hasilnya belum op mal. Bisa dilihat dari arsip belum dikelola secara penuh karena terbatasnya C. Kendala Yang Dihadapai Dalam Tata Kearsipan Di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Daerah Kota Surakarta Berdasarkan dari pembahasan diatas bahwa pelaksanaan pengelolaan arsip dinamis ak f di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta telah dilakukan dengan baik dan sesuai prosedur yang telah ditentukan, tetapi masih ada sedikit kendala-kendala yang dihadapi sehingga menghambat terciptanya op malisasi pengelolaan arsip dinamis ak f di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta. Adapun kendala-kendala yang ada antara lain : 1. Dalam hal pengelolaan arsip masih sulit untuk mencapai op malisasi, efisiensi dan efek fitas, karena masih kurangnya sumber daya manusia yang mengelola arsip. Di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta baru terdapat 1 orang arsiparis dan

51

commit to user

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

3 staf kantor bagian pengelola arsip saja. Jadi sudah dapat dipas kan kalau pengelolaan arsip belum op mal. 2. Dalam hal Sarana dan prasarana kurang lengkap, juga tempat atau gedung untuk penataan dan pengelolaan arsip masih kurang memadai. Sehingga mengakibatkan arsip-arsip belum bisa dikelola sepenuhnya oleh bagian penggelola arsip. 3. Dalam hal pemindahan arsip yang dilakukan oleh Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta juga masih belum op mal karena pemindahan dan penyimpanan arsip masih menggunakan cara dan peralatan yang tradisional.

D. Langkah-Langkah untuk Mengatasi Kendala dalam Penataan Arsip Dinamis Aktif Di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta Untuk mengatasi kendala-kendala dalam pengelolaan arsip dinamis ak f di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta langkah-langkahnya antara lain : 1. Dalam hal pengelolaan arsip sebaiknya menambah sumber daya manusia dalam mengelola arsip, karena masih kurangnya unit pengelola arsip dan staf yang membantu arsiparis untuk menyelesaikan tugas-tugasnya. 2. Dalam hal sarana dan prasarana, karena sarana dan prasarana terbatas maka harus menambah peralatan sedikit demi sedikit agar peralatan semakin lengkap. Untuk tempat penyimpanan dan pengolahaan arsip, karena tempatnya terbatas maka harus mengop malkan tempat tersebut dengan cara menyingkirkan barang-barang yang sudah dak berguna agar dapat menghemat tempat. 3. Dalam hal pemindahan arsip penulis mengambil langkah untuk menggabungkan cara tradisional dan modern. Yaitu dengan melakukan cara pemeliharaan dan perawatan modern tanpa meninggalkan cara tradisonal. Dengan begitu maka pemeliharaan dan perawatan arsip bisa dilakukan dengan lebih baik.

52

commit to user

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

BAB V PENUTUP A. Kesimpulan Berdasarkan pengamatan yang telah dilakukan selama pelaksanaan magang di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta, bahwa pengelolaan arsip dinamis ak f di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta telah dilakukan dengan baik oleh bagian kearsipan yang telah diberi tugas untuk menangani arsip-arsip yang masuk di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta. Beradasarkan uraian pembahasan masalah yang telah dikemukakan sebelumnya, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut : 1. Arsip merupakan sekumpulan naskah, catatan atau rekaman mengenai suatu hal yang memiliki nilai guna tertentu yang disimpan secara sistema s dan dapat ditemukan lagi dengan mudah dan cepat, sehingga perlu dikelola dengan baik. 2. Secara keseluruhan pengelolaan arsip dinamis ak f di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta sudah dilakukan sesuai prosedur yang ditentukan, akan tetapi hasilnya belum op mal. Bisa dilihat dari arsip-arsip yang masih bertumpuk karena kurangnya tempat dan sumber daya manusia yang mengelola arsip. 3. Pengurusan surat di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta telah sedikit lebih maju, karena menggunakan aplikasi Simardi, hal tersebut dapat mempermudah proses pencarian surat atau berkas apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.

53

commit to user

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

4. Sistem penemuan kembali arsip di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta menggunakan sistem baru yaitu pola kartu kendali dengan cara menentukan pokok masalah kemudian mencari berdasarkan kode klasifikasi. 5. Pemindahan arsip dari unit pengolah ke lembaga kearsipan masih kurang op mal, karena kurangnya tempat yang cukup untuk mengelola dan menyimpan arsip.

B. Saran Berdasarkan kesimpulan dari hasil pengamatan dan pembahasannya, penulis mengajukan saran-saran dengan harapan untuk dapat dijadikan masukan dan per mbangan bagi Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta dalam rangka meningkatkan pengelolaan arsip antara lain: 1. Perlu adanya penambahan sumberdaya manusia yang mengelola arsip, sehingga arsip bisa dikelola dengan baik dan efek f. 2. Perlu adanya penambahan tempat atau ruang untuk pengelolaan maupun tempat penyimpanan arsip agar dak terjadi penumpukan arsip yang belum dikelola karena terbatasnya tempat. 3. Dalam penanganan arsip terutama dalam hal pengentrian pada data yang dimasukkan kekomputer, sebaiknya dilakukan secara bertahap dan teratur, agar penumpukan data.

54

commit to user

dak terjadi