PELAKSANAAN TUGAS POKOK DAN FUNGSI BAGIAN UMUM DINAS PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAHRAGA ( STUDI KASUS SUB BAGIAN UMUM DISDIKPORA KOTA PALEMBANG ) Oleh : Yasir Komarudin Jamin Universitas Bina Darma, Palembang Email :
[email protected] The purpose of this internship is to analyze the implementation of the job description on The Duties and Functions at Division of General Office in Education Youth and Sports Department that is not maximized by employees. The method used is the gap analysis. Gap analysis is an analysis tool that compares the state of the ideal and the real situation on the field. Based on the analysis, there are three job descriptions have not been up implementation: (1) organize the administration of correspondence, with details of the case of delay disposition of correspondence, frequent errors disposition procedures, (2) manage the archives department, with details of the case of the search process data back old letter takes quite a long time, and only in the form of a letter file archiving hardcopy enabling the lost files of letters and (3) maintenance of office equipment and office equipment service vehicles that frequent delays inventory report, elusive and missing items. Solutions that can be done is to increase understanding of the staff would disposition procedures, drafting mildex, digital information systems in facilitating the monitoring disposition, digitizing peyimpanan letters, and use of computer applications in merekap data and inventory items. Keywords: Gap Analysis, The Duties and Functions Tujuan internship ini adalah untuk menganalisa pelaksanaan uraian tugas pada Tugas, Pokok dan Fungsi Bagian Umum Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga yang belum maksimal dilaksanakan oleh pegawai. Metode yang digunakan adalah gap analysis. Gap analysis merupakan alat bantu analisis yang membandingkan keadaan ideal dan keadaan riil dilapangan. Keadaan ideal dalam penelitian ini tertera pada uraian tugas pokok dan fungsi Sub bagian umum Dinas Pendidikan dan Olahraga sementara keadaan riil adalah pelaksanaannya dilapangan. Berdasarkan hasil analisis ada tiga uraian tugas yang belum maksimal pelaksanaannya yaitu (1) menyelenggarakan urusan administrasi surat menyurat, dengan rincian kasus keterlambatan/penundaan disposisi surat-menyurat, sering terjadi kesalahan prosedur disposisi, (2) mengelola arsip dinas, dengan rincian kasus proses pencarian kembali data surat lama membutuhkan waktu yang cukup lama, dan pengarsipan file surat hanya berupa hardcopy sehingga memungkinkan terjadinya kehilangan berkas surat dan (3) pemeliharaan perlengkapan kantor dan kendaraan dinas yaitu perlengkapan kantor sering terjadi keterlambatan laporan inventaris, sulit dipahami dan barang hilang. Solusi yang dapat dilakukan adalah peningkatan pemahaman kepada staf akan prosedur disposisi, penyusunan mildex, sistem informasi digital dalam memudahkan monitoring disposisi, digitalisasi peyimpanan surat, dan menggunakan aplikasi komputer dalam merekap data dan barang-barang inventaris. Kata Kunci : Gap Analisis, Tugas Pokok dan Fungsi
PENDAHULUAN Disetiap lembaga pasti memiliki tujuan pokok yang mendasar dari bentuknya suatu lembaga atau instansi. Instansi ini juga memiliki fungsi tersendiri yang bersifat khusus dalam bidang yang telah diatur dan dalam hal ini adalah pada bagian umum dinas pendidikan pemuda dan olahraga. Tugas pokok dan fungsi
(Tupoksi) merupakan suatu aturan yang wajib untuk dilaksanakan/dijalankan sesuai dengan apa yang berada dalam ketentuan tersebut. Arti tugas pokok dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (2013:1215) adalah sasaran utama yang dibebankan kepada organisasi untuk dicapai, sedangkan fungsi artinya adalah
pekerjaan yang dilakukan. Maka dari itu dapat disimpulkan sebuah konsep bahwa tugas, pokok dan fungsi (Tupoksi) adalah sasaran utama atau pekerjaan yang dibebankan kepada organisasi untuk dicapai dan dilaksanakan. Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga dipilih sebagai tempat pelaksanaan internship penelitian karena peneliti merupakan bagian dari lembaga tersebut dan peneliti melihat indikasi-indikasi adanya hambatan dalam pelaksanaan Tupoksi pada sub bagian umum yang mendasari peneliti untuk memperoleh data tentang tugas pokok dan fungsi pegawai. Di bagian umum ini mempunyai 23 pegawai yaitu kepala sub bagian umum satu (1) orang, keamanan dan ketertiban kantor enam (6) orang, petugas kebersihan Kantor Dinas lima (5) orang, dan pegawai lain yang menjalankan tugas dan fungsinya. Dari observasi dan perkiraan awal peneliti, dalam pelaksanaan tupoksinya dikantor tersebut terlihat bahwa dalam menyelesaikan uraian tugasnya masih rendah terbukti dalam menyelesaikan tugas masih sering terjadi keterlambatan administrasi surat menyurat seperti kesalahan disposisi, masalah arsip, dan kacaunya inventaris. Bahkan ada beberapa administrasi surat menyurat yang sama sekali tidak mengikuti alur atau prosedur yang ditetapkan, surat bisa diantarkan langsung oleh staf ke kepala dinas tanpa melalui sub bagian umum, surat hilang, pencatatan barang atau inventaris tidak karuan, dan masalah lain-lainnya. Hal tersebut dikarenakan pegawai yang ada sebagian besar belum memahami rincian kerja yang menjadi tugasnya sehingga kinerjanya tidak sesuai dengan uraian tugas pada tupoksi yang dimiliki pegawai sub bagian umum. Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga membutuhkan pegawai yang mempunyai tingkat pemahaman yang tinggi terhadap bidang kerjanya sehingga pihak yang bersangkutan dapat menyelesaikan tugasnya dengan baik, tepat waktu, dan sesuai prosedur, maka indikasi yang dapat disimpulkan adalah beberapa pegawai yang bekerja tidak sesuai dengan rincian tugas, pokok dan fungsinya dan mengakibatkan berbagai masalah pada administrasi. Maka dari itu dapat peneliti simpulkan bahwa tugas pokok dan fungsi yang dibuat oleh pemerintah dan disosialisasikan ke daerah-daerah merupakan sebuah kewenangan
dari seorang pegawai dan kewajiban pegawai adalah melaksanakan tugas pokok dan fungsi tersebut, mungkin bekerja tanpa mengikuti prosedur tersebut akan terasa lebih cepat seperti mengantar surat langsung ke kepala dinas, tetapi kejadian-kejadian seperti itu akan menimbulkan masalah-masalah yang berkesinambungan pada bidang-bidang lain. Dengan adanya intership ini peneliti ingin mengetahui bagaimana pelaksanaan Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Umum Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga serta menganalisis bidang-bidang mana yang belum maksimal dalam pelaksanaan Tupoksi di Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Palembang. Oleh sebab itu peneliti merasa tertarik untuk melakukan internship dengan judul “Pelaksanaan Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Umum Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga ( Studi Kasus Sub Bagian Disdikpora Kota Palembang ). . Rumusan Kasus 1. Bagaimana pelaksanaan Tugas, Pokok dan Fungsi (Tupoksi) Bagian Umum Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga? 2. Apa saja uraian tugas yang belum maksimal dalam pelaksanaan Tugas Pokok dan Fungsi di Bagian Umum Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga? Batasan Kasus a. Subjek studi kasus yaitu di Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga, b. Objek Studi Kasus yaitu Pelaksanaan Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Umum Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga.
Tujuan Internship Untuk menganalisis : 1. Pelaksanaan Tugas, Pokok dan Fungsi (Tupoksi) Bagian Umum Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga. 2. Menganalisis uraian tugas yang belum maksimal dalam pelaksanaan Tugas Pokok dan Fungsi di Bagian Umum Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga serta memberi solusi yang memungkinkan untuk dilakukan. Manfaat Internship 1. Bagi Peneliti:
a.
2.
Dapat memahami arti penting adanya tugas, pokok dan fungsi (Tupoksi) di suatu lembaga. b. Dapat menambah wawasan ilmu pengetahuan mengenai tugas, fungsi dan pokok (Tupoksi) di suatu lembaga. c. Dapat mengetahui pentingnya bekerja yang sesuai dengan tugas pokok dan dan fungsinya. Bagi Instansi: a. Dapat dijadikan sarana evaluasi untuk meningkatkan profesionalisme pegawai. b. Dapat dijadikan gambaran oleh pimpinan dalam meningkatkan pemahaman tupoksi pegawai. c. Dapat dijadikan gambaran oleh kepala tata usaha dalam meningkatkan pemahaman tupoksi pegawai. d. Dapat dijadikan sarana kepala tata usaha dalam membagi tugas yang sesuai dengan keahlian dan kemampuan pegawai.
Teori Pendukung Tupoksi atau Tugas Pokok dan Fungsi yang berisi mengenai rincian-rincian tugas dan fungsi yang diperankan pegawai dalam sebuah lembaga. Sesaat sebelum pegawai resmi dipekerjakan dalam sebuah lembaga hendaknya pimpinan memberikan atau mensosialisasikan tugas pokok dan fungsi yang berkenaan dengan pegawai tersebut. Tugas pokok dan fungsi dibuat dan disahkan oleh pejabat yang berwenang atau yang mengangkat pegawai pada suatu daerah. Arti tugas pokok dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (2013: 1215) adalah sasaran utama yang dibebankan kepada organisasi untuk dicapai, sedangkan fungsi artinya adalah pekerjaan yang dilakukan. Maka dari itu dapatdisimpulkan sebuah konsep bahwa tugas, pokok dan fungsi (Tupoksi) adalah sasaran utama atau pekerjaan yang dibebankan kepada organisasi untuk dicapai dan dilaksanakan. Di dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsi diperlukan koordinasi dan komunikasi yang baik agar dalam pelaksanaannya dapat berjalan dengan lancar, selain itu diperlukan juga valuasi yang terprogram agar pimpinan mengetahui sejauhmana kinerja pegawainya. Maka dari itu dapat disimpulkan bahwa pelaksanaan tugas
pokok dan fungsi menjadi sangat penting agar pekerjaan yang dilakukan pegawai menjadi terarah dan tujuan lembaga organisasi dapat terwujud secara efektif dan efisien. Tupoksi Subbagian umum adalah melaksanakan sebagian tugas sekretariat dibidang administrasi umum, melaksanakan kegiatan-kegiatan administrasi surat-menyurat, kearsipan dan kepustakaan, keprotokoleran, hubungan masyarakat urusan perlengkapan dan rumah tangga. Adapun fungsi subbagian umum adalah sebagai berikut : a. Penyusunan rancangan program kerja dan kegiatan sub bagian umum, b. Penyusunan rumusan kebijakan teknis dibidang administrasi umum, c. Pelaksanaan kegiatan penghimpunan bahan-bahan dan penyusunan konsep rancangan program kerja dan kegiatan dinas, d. Pelaksanaan kegiatan-kegiatan ketatausahaan dan kearsipan, kerumah tanggaan serta perlengkapan, e. Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan lingkup kegiatan administrasi umum.
Manajemen Manajemen berasal dari kata to manage yang berarti mengelola. Pengelolaan dilakukan melalui proses dan dikelola berdasarkan urutan dan fungsi-fungsi manajemen itu sendiri. Manajemen adalah melakukan pengelolaan sumber daya yang dimiliki oleh sekolah atau organisasi yang diantaranya adalah manusia, uang, metode, materiil, mesin dan pemasaran yang dilakukan dengan sistematis dalam suatu proses (Rohiat dalam Mustari, 2010:2). Menurut Richard L. Daft dalam Nawawi (2006:308) mengatakan bahwa “manajemen adalah proses pencapaian tujuan organisasi secara efektif dan efisien yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengawasan sumber daya organisasi”. Sedangkan menurut GR Terry, Manajemen adalah; suatu proses yang mempunyai ciri khas yang meliputi segala tindakan-tindakan perencanaan, pengarahan, pengorganisasian, dna pengendalian yan bertujuan untuk menentukan dan mencapai sasaran-sasaran yang sudah ditentukan melalui pemanfaatan berbagai sumber, diantaranya sumber daya alam dan manusia.
Manajemen Perkantoran Manajemen perkantoran tentu menjadi tonggak dalam kantor, perusahaan, pabrik, organisasi, atau kelompok agar mampu berjalan sesuai dengan peraturan yang ada. Manajemen perkantoran memiliki ruang lingkup yang luas. Aktivitas kantor adalah bagian dari ruang lingkup manajemen perkantoran. Terdiri dari perencanaan, lalu pengorganisasian, juga pengawasan. Kemudian sarana dan pra sarana menjadi ruang lingkup berikutnya dalam manajemen perkantoran. Lokasi, gedung, perabotan, interior, sampai mesin untuk memudahkan kinerja kantor masuk di dalamnya. Manajemen perkantoran tentu tidak terlepas dari tujuan. Tujuan yang ada dalam manajemen perkantoran adalah agar dapat tercapai dengan efisien. Tujuan yang efisien, maka manajemen pun akan berjalan. Efisien dalam manajemen perkantoran akan mengarahkan pada pengeluaran yang ekonomis, secara teknis yang lebih terjangkau, juga psikologis yang lebih mengena untuk para pegawai yang melaksanakan. Berbicara mengenai manajemen perkantoran, hendaknya bagi yang menjadi pemimpin dalam sebuah perkantoran harus mengamalkan dari pengertian yang ada. Di bawah ini adalah pengertian mengenai manajemen perkantoran yang disebutkan oleh para ahli. METODOLOGI PENELITIAN Lokasi Internship Internship ini dilaksanakan di Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kota Palembang yang terletak di Jalan Dr. Wahidin Nomor 3 Kota Palembang. Berdasarkan hasil observasi dan dokumentasi yang peneliti lakukan, Dinas Pendidikan, Pemuda, dan Olahraga Kota Palembang berbatasan dengan Kantor Pajak, Masjid Baitul Atiq, Kantor Museum Tekstil dan Sekolah Harapan Mulia. Kantor Dinas memiliki 15 ruangan termasuk aula dan ruang rapat, memiliki 7 bidang kerja yang terdiri dari beberapa sub bagian didalamnya. Dinas Pendidikan, Pemuda, dan Olahraga Kota Palembang memiliki jumlah pegawai sebanyak 106 orang dengan rincian 2 orang pada golongan IV.b, 21 orang pada golongan IV.a, 15 Orang pada golongan IV.d, 49 orang pada golongan III.c, 26 orang pada golongan III.b, 19 orang pada golongan III.a, 2 orang pada golongan II.d, 4 orang pada
golongan II.c, 4 orang pada golongan II.b, dan 3 orang pada golongan II.a. Berdasarkan tingkat pendidikannya terdiri dari 36 orang dengan tingkat pendidikan S2 (Strata-2), 39 orang dengan tingkat pendidikan S1( Strata-1), 6 Orang dengan tingkat pendidikan D3 ( Diploma 3), dan 24 orang dengan tingkat pendidikan SLTA. Dinas Pendidikan, Pemuda dan Olahraga Kota Palembang mempersiapkan diri agar tetap eksis dan unggul dengan senantiasa mengupayakan perubahan kearah perbaikan. Perubahan tersebut harus disusun dalam tahapan yang terencana, konsisten dan berkelanjutan sehingga dapat meningkatkan akuntabilitas kinerja yang berorientasi pada pencapaian hasil atau manfaat. Untuk itu diperlukan visi sebagai cara pandang jauh ke depan tentang kemana Dinas Pendidikan, Pemuda dan Olahraga Kota Palembang harus di bawa agar dapat eksis, antisipatif dan inovatif. Metode Penyelesaian Kasus Jenis penelitian ini merupakan penelitian kualitatif dengan rancangan studi kasus. peneliti berasumsi bahwa lebih mudah berhadapan dengan kenyataan, dapat menyajikan secara langsung hakikat hubungan antar aspek lebih akrab dan lebih dapat menyesuaikan diri dengan banyak penajaman pengaruh bersama dan terhadap pola-pola nilai yang dihadapi. Menurut Arikunto (2013:185) “penelitian kasus adalah suatu penelitian yang dilakukan secara intensif, rinci, dan mendalam terhadap suatu organisasi, lembaga ata gejala tertentu”. Jenis dan Sumber Data dalam penelitian ini, sumber data yang dimaksud adalah tampilan yang berupa katakata lisan atau tertulis yang dicermati oleh peneliti, dan benda-benda yang diamati sampai detailnya agar dapat ditangkap makna yang tersirat dalam dokumen atau bendanya yang berhubungan dengan pelaksanaan Tupoksi di Disdikpora Kota Palembang. Pemilihan informan Berdasarkan teknik purposive sampling, maka yang menjadi informan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut : a. Kepala Bidang
Sebagai pimpinan maupun manajer dibidang ini kepala bidang merupakan informan yang memenuhi kriteria informan yang baik. Kepala bidang merupakan orang pertama yang melaksanakan dan mengkoordinir serta bertanggung jawab penuh terhadap pegawai dan segala bentuk implementasi kebijakan. b. Staff Staf dipilih karena merupakan pelaksana Tugas Pokok dan fungsi yang menjadi bahasan internship ini. Teknik Pengumpulan Data untuk teknik pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian ini yaitu : a. Observasi Metode observasi dalam pengumpulan data dengan cara menyediakan waktu yang cukup untuk melihat objek dari berbagai segi dan jurusan secara berulang–ulang. Kemudian melihat objek yang sejenis dan lebih banyak dari segi yang berbeda-beda dengan menggunakan alat bantu berupa kamera foto kemudian memperhatikan data-data yang relevan, menggolong-golongkan sesuai dengan fenomena tentang pelaksanaan Tupoksi. b. Teknik Dokumentasi Teknik dokumentasi ini akan peneliti gunakan untuk mendapatkan sumber data yang berhubungan dengan data penelitian. Profil sekolah, struktur organisasi, visi dan misi, sarana dan prasarana, serta dokumen lain yang berhubungan dengan program adiwiyata. dalam menggunakan teknik dokumentasi, peneliti memegang check-list untuk mencari variabel yang sudah ditentukan. c. Wawancara Mendalam Teknik ini dipakai untuk mendapatkan data primer tentang fenomena-fenomena yang mempengaruhi implemetasi kebijakan. Meskipun begitu teknik ini akan digunakan untuk menguji kebenaran dan kemantapan suatu data yang diperoleh dengan cara observasi lingkungan dan dokumentasi. Teknik Analisa Data a. Gap Analysis Data-data yang telah diperoleh mengenai indikasi kesenjangan antara keadaan ideal dan keadaan riil akan dianalisis dengan metode gap analysis. John Galt (2013), menyatakan bahwa, “a gap analysis report seeks to benchmark the performance of an
organization against target standards or goals. Any type of organization or business can be effectively analyzed using gap analysis methodology.”. Jadi, tujuan analisis gap adalah untuk mengidentifikasi gap antara performa hasil kerja suatu organisasi dengan membandingkannya dengan suatu nilai standar yang menjadi tujuan. Analisis gap membantu organisasi/lembaga dalam mengungkapkan yang mana harus diperbaiki. HASIL DAN PEMBAHASAN Kasus yang terindentifikasi yaitu beberapa pelaksanaan tugas berdasarkan tugas, pokok dan fungsi pada bagian umum Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga masih bermasalah sehingga mempengaruhi kinerja sub bagian umum secara keseluruhan. Bahkan ada pegawai bekerja belum sesuai dengan rincian tugas, pokok dan fungsi. Adapun rincian kasus yang ditemukan adalah kasus pada pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dengan uraian tugas: 1. menyelenggarakan urusan administrasi surat menyurat, yaitu sering terjadi keterlambatan/penundaan disposisi suratmenyurat, sering terjadi kesalahan prosedur disposisi. 2. mengelola arsip dinas, yaitu pengarsipan file surat hanya berupa hardcopy sehingga memungkinkan terjadinya kehilangan berkas surat dan proses pencarian kembali data surat lama membutuhkan waktu yang cukup lama. 3. melakukan pengadaan dan pemeliharaan perlengkapan kantor dan kendaraan dinas yaitu perlengkapan kantor sering terjadi keterlambatan laporan inventaris, Inventaris kurang begitu baik, dan barang sering hilang. Untuk menganalisis kasus ini peneliti menggunakan gap analysis untuk mengetahui kecocokan ataupun kesenjangan antara uraian tugas, pokok, dan fungsi bagian umum dinas pendidikan pemuda dan olahraga dengan kinerja pegawai dilapangan. Tupoksi Subbagian umum adalah melaksanakan sebagian tugas sekretariat dibidang administrasi umum, melaksanakan kegiatan-kegiatan administrasi surat-menyurat, kearsipan dan kepustakaan, keprotokoleran, hubungan masyarakat urusan perlengkapan
dan rumah tangga. Adapun fungsi subbagian umum adalah sebagai berikut : a. Penyusunan rancangan program kerja dan kegiatan sub bagian umum, b. Penyusunan rumusan kebijakan teknis dibidang administrasi umum, c. Pelaksanaan kegiatan penghimpunan bahan-bahan dan penyusunan konsep rancangan program kerja dan kegiatan dinas, d. Pelaksanaan kegiatan-kegiatan ketatausahaan dan kearsipan, kerumah tanggaan serta perlengkapan, e. Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan lingkup kegiatan administrasi umum.
Dengan menggunakan metode gap analysis akan diketahui pelaksanaan tugas pokok dan fungsi yang belum maksimal pada Dinas Pemuda dan Olahraga Kota Palembang. Analisis Kasus Kasus yang terindentifikasi yaitu beberapa pelaksanaan tugas berdasarkan tugas, pokok dan fungsi pada bagian umum Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga masih bermasalah sehingga mempengaruhi kinerja sub bagian umum secara keseluruhan. Bahkan ada pegawai bekerja belum sesuai dengan rincian tugas, pokok dan fungsi. Adapun rincian kasus yang ditemukan adalah kasus pada pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dengan uraian tugas: 4. menyelenggarakan urusan administrasi surat menyurat, yaitu sering terjadi keterlambatan/penundaan disposisi surat-menyurat, sering terjadi kesalahan prosedur disposisi. 5. mengelola arsip dinas, yaitu pengarsipan file surat hanya berupa hardcopy sehingga memungkinkan terjadinya kehilangan berkas surat dan proses pencarian kembali data surat lama membutuhkan waktu yang cukup lama. 6. melakukan pengadaan dan pemeliharaan perlengkapan kantor dan kendaraan dinas yaitu perlengkapan kantor sering terjadi keterlambatan laporan inventaris, Inventaris kacau, dan barang sering hilang. Hasil Gap analisis dapat dilihat pada Tabel 1. Solusi untuk Temuan Kasus
Menyelenggarakan urusan administrasi surat menyurat Rincian kasus yang terjadi adalah sering terjadi keterlambatan/penundaan disposisi surat-menyurat dan sering terjadi kesalahan prosedur disposisi. Adapun solusi yang dapat dilakukan yaitu : a. Peningkatan pemahaman kepada staf akan prosedur disposisi Selama ini sering terjadi staf langsung mengantarkan surat ke kepala dinas dan kembali langsung mengantarkan kembali ke instansi terkait, tanpa melalui berbagai prosedur yang telah dibahas sebelumnya. Maka dari itu untuk beberapa staf yang melakukan demikian diperlukan pelatihan dalam bentuk training, rapat, ataupun teguran agar mengerti pentingnya prosedur dalam disposisi surat menyurat. b. Penyusunan mildex Untuk menghindari kemungkinan kesalahan dengan menetapkan arah surat serta kesalahan dalam penggolongan surat, perlu disusun Mildex. Mildex merupakan pedoman yang dipakai oleh petugas untuk surat mana yang perlu dikendalikan, surat yang perlu formulir/lembar disposisi, dan sebaginya. Sebuah Mildex yang sederhana dapat dibuat dengan mencantumkan sebuah daftar subjek yang disusun secara abjad. Subjek tersebut akan memberikan gambaran fungsi unit kerja masing-masing organisasi. Daftar subjek tersebut sekurangkurangnya berisi nama subjek, nama unit kerja yang mengelola serta perlu atau tidaknya surat tersebut dikendalikan. c. Sistem informasi digital Diterapkan untuk memudahkan monitoring disposisi terhadap surat masuk yang dilakukan pimpinan terhadap pegawai yang mendapatkan disposisi dengan tujuan proses diposisi menjadi lebih cepat atau tidak tertunda sehingga pekerjaan dapat diselesaikan tepat waktu. Adapun kelebihannya yaitu : a. Memudahkan sekretaris pimpinan dalam pengadministrasian surat-surat masuk b. Memudahkan pencarian kembali surat masuk c. Mendisposisikan surat secara elektronik melalui Jaringan Lokal d. Paperless, karena tidak perlu memperbanyak surat (fotocopy)
e.
Sekretaris dapat memonitor disposisi surat hingga ke tingkat Eselon IV Pembangunan Sistem Informasi Disposisi Surat berbasis web dimaksudkan sebagai sarana untuk menyajikan informasi disposisi surat, agenda kegiatan rapat, dan program kegiatan lainnya. Adapun tujuan yang ingin dicapai adalah sebagai berikut: 1. Menyajikan data, informasi dan kegiatan rapat up to date yang dapat diakses secara cepat dan efektif. 2. Menjadi media komunikasi antara staff dengan pimpinan dalam sistem persuratan. Mengelola arsip dinas Proses pencarian kembali data surat lama membutuhkan waktu yang cukup lama. Kasus yang ditemukan yaitu pengarsipan file surat hanya berupa hardcopy sehingga memungkinkan terjadinya kehilangan berkas surat. Solusi alternative yang dapat dilakukan adalah melakukan digitalisasi peyimpanan surat sehingga meminimalisir terjadinya kehilangan berkas surat. Seiring dengan semakin membengkaknya jumlah arsip yang harus ditangani dan perkembangan teknologi informasi saat ini maka sangat diperlukan suatu sistem manajemen kearsipan yang terkomputerisasi atau disebut dengan Sistem Informasi Kearsipan. Secara umum, Sistem Informasi Kearsipan adalah suatu sistem informasi yang mengelola data yang menyangkut pengumpulan, pengelolaan, pemusnahan, pencetakan laporan dan pencarian kembali arsip yang berbasis komputer sehingga mampu mengelola arsip dengan lebih efektif dan efesien dan pada akhirnya dapat memberi masukan informasi secara aktual dan akurat tentang perumusan kebijakan, strategi dan program pembangunan. Melakukan pengadaan dan pemeliharaan perlengkapan kantor dan kendaraan dinas Kasus yang teridentifikasi pada uraian tugas ini adalah perlengkapan kantor sering terjadi keterlambatan laporan inventaris kurang begitu baik dan barang hilang. Solusi yang dapat peneliti rekomendasi adalah menggunakan aplikasi komputer dalam merekap data dan barang-barang inventaris. Dengan menggunakan program aplikasi Inventori Barang, semua alat / aset barang
yang ada di kantor dapat didata dengan baik, jumlah dan keberadaannya dapat diketahui dengan mudah. Kelengkapan programnya mencakup Inventarisasi barang (pengkodean alat dan aset barang), transaksi Pengadaan/ Penerimaan barang lewat Pembelian atau Pembelanjaan ke Supplier/Penyedia barang, transaksi Penempatan barang dan Mutasi barang. Sehingga proses pelaporan pun mudah dilakukan. Selain itu untuk mengatasi barang inventaris yang sering hilang sebaiknya pengawasan lebih ditingkatkan lagi dalam hal ini kinerja pegawai dan pemahaman pegawai terhadap tupoksi. Pada ketiga kasus ini intinya adalah peningkatan pemahaman staf sub bagian umum dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya agar tidak terjadi saling tumpang tindih dalam melakukan pekerjaan dan setiap uraian tugas dapat dilaksanakan dengan baik. Simpulan Dari hasil analisis dan pembahasan pada kasus pelaksanaan Tupoksi di Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga dapat disimpulkan sebagai berikut : a. Kasus pada pelaksanaan tugas pokok dan fungsi terdapat pada 3 uraian tugas yaitu menyelenggarakan urusan administrasi surat menyurat, mengelola arsip dinas, dan melakukan pengadaan dan pemeliharaan perlengkapan kantor dan kendaraan dinas. b. Uraian kasus pada masing-masing uraian tugas yaitu sering terjadi keterlambatan/penundaan disposisi suratmenyurat, sering terjadi kesalahan prosedur disposisi proses pencarian kembali data surat lama membutuhkan waktu yang cukup lama, Pengarsipan file surat hanya berupa hardcopy sehingga memungkinkan terjadinya kehilangan berkas surat. Perlengkapan kantor sering terjadi keterlambatan laporan inventaris, kacau dan barang hilang. c. Adapun solusi yang dapat dilakukan adalah Peningkatan pemahaman kepada staf akan prosedur disposisi, Penyusunan mildex, Sistem informasi digital dalam memudahkan monitoring disposisi terhadap surat masuk yang dilakukan pimpinan terhadap pegawai yang mendapatkan disposisi dengan tujuan proses diposisi menjadi lebih cepat atau tidak tertunda sehingga pekerjaan dapat diselesaikan
tepat waktu. digitalisasi peyimpanan surat sehingga meminimalisir terjadinya kehilangan berkas surat, Pembekalan pada staf dan pegawai, dan Menggunakan aplikasi computer dalam merekap data dan barang-barang inventaris
Daryanto. 2011. Administrasi Pendidikan. Jakarta. Rineka Cipta.
DAFTAR RUJUKAN
Subbagian Umum. 2015. Tupoksi Subagian Umum Disdikpora. Palembang.
Pascasarjana Bina Darma. 2015. Pedoman Internship Program Pascasarjana. Palembang. Universitas Bina Darma.
Arikunto, Suharsimi. 2013. Prosedur Penelitian suatu pendekatan Praktek. Jakarta. Rineka Cipta. Tabel 1. Gap Analysis Pelaksanaan Tupoksi Uraian Tupoksi Subbagian Umum a. Menyusun rencana program kerja dan kegiatan subbagian umum b. Membagi tugas dan memberi petunjuk kepada staf
Situasi Riil Pelaksanaan Tupoksi Program kerja tersusun tepat waktu.
Pembagian tugas dan pemberian petunjuk sudah berjalan semestinya
-
c.
Menyelenggarakan urusan administrasi surat menyurat
a. Sering terjadi keterlambatan/penundaan disposisi surat-menyurat, b. Sering terjadi kesalahan prosedur disposisi
a. Peningkatan pemahaman kepada staf akan prosedur disposisi b. Penyusunan mildex c. Sistem informasi digital dalam memudahkan monitoring disposisi terhadap surat masuk yang dilakukan pimpinan terhadap pegawai yang mendapatkan disposisi dengan tujuan proses diposisi menjadi lebih cepat atau tidak tertunda sehingga pekerjaan dapat diselesaikan tepat waktu.
d.
Mengelola arsip dinas
a. Melakukan digitalisasi peyimpanan surat sehingga meminimalisir terjadinya kehilangan berkas surat b. Pembekalan pada staf dan pegawai
e.
Melakukan pengadaan dan pemeliharaan perlengkapan kantor dan kendaraan dinas
f.
Melaksanakan urusan perjalanan dinas Urusan rumah tangga dinas
a. proses pencarian kembali data surat lama membutuhkan waktu yang cukup lama. b. Pengarsipan file surat hanya berupa hardcopy sehingga memungkinkan terjadinya kehilangan berkas surat. a. Perlengkapan kantor sering terjadi keterlambatan laporan inventaris, kacau dan barang hilang. Pelaksanaan urusan perjalanan dinas sudah baik a. Mengurus ruang kepala dinas, b. makanan dan minuman buat tamu, c. dan membersihkan ruang kepala dinas.
g.
Solusi Alternatif -
a. Menggunakan aplikasi computer dalam merekap data dan barangbarang inventaris -
h.
Menilai prestasi kerja staf berdasarkan hasil kerja yang telah dicapai, sebagai peningkatan karir
Evaluasi terhadap kinerja yang telah dicapai pegawai sebagai peningkatan karir.
-
i.
Memberikan saran dan pertimbangan kepada
Melakukan rapat tentang langkahlangkah yang perlu diambil dalam
-
j.
k.
sekretaris tentang langkahlangkah yang perlu diambil dalam bidang tugasnya Menyusun dan menyampaikan laporan pelaksanaan tugas Melaksanakan tugas kedinasan lainnya sesuai dengan bidang tugasnya.
bidang tugasnya.
Penyusunan dan penyampaian laporan pelaksanaan tugas sudah dilakukan tepat waktu Pelaksanaan tugas dinas mendadak sesuai bidang tugasnya.
-
-
