PELAKSANAAN ADMINISTRASI KEARSIPAN PADA SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN DI DINAS PERINDUSTRIAN DAN PERDAGANGAN KOTA SURAKARTA

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

PELAKSANAAN ADMINISTRASI KEARSIPAN PADA SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN DI DINAS PERINDUSTRIAN DAN PERDAGANGAN KOTA SURAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya ( A. Md. ) Dalam Bidang Manajemen Administrasi

Oleh : SHINTIA WIDIANINGTYAS D1507123

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA commit to user 2010


digilib.uns.ac.id

commit to user


digilib.uns.ac.id

PERNYATAAN

NAMA

: SHINTIA WIDIANINGTYAS

NIM

: D1507123

Menyatakan

dengan

sesungguhnya

bahwa

tugas

akhir

berjudul

“PELAKSANAAN ADMINISTRASI KEARSIPAN PADA SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN DI DINAS PERINDUSTRIAN DAN PERDAGANGAN KOTA SURAKARTA“ adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka.

Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya peroleh dari tugas akhir tersebut.

Surakarta,

Juni 2010

Yang membuat pernyataan,

Shintia Widianingtyas

commit to user

iv


digilib.uns.ac.id

MOTTO

Seseorang yang sukses adalah orang yang memutuskan untuk sukses dan kemudian mengerjakannya. Seseorang yang gagal adalah orang yang memutuskan untuk sukses dan kemudian mengharapkannya. (William A. Ward)

Saat Anda menjalani proses hidup tanpa motivasi dan semangat, maka Anda hanya akan merasakan bosan dan hilangnya rasa percaya diri Anda. Oleh sebab itu, siapa pun Anda dan sehebat apa pun diri Anda, adalah wajib untuk memiliki fondasi sifat pantang menyerah di dalam dasar diri terdalam. (Djajendra)

Tidaklah berlebihan kalau dikatakan bahwa citra diri positif yang kuat adalah persiapan sukses terbaik dalam kehidupan seseorang. (Dr. Joyce Brothers)

commit to user

v


digilib.uns.ac.id

PERSEMBAHAN

Tugas Akhir ini akan penulis persembahkan kepada : §

Ayah dan Ibu tercinta yang selalu mendampingi, memberikan masukan, semangat, dorongan, doa dan segala cintanya yang tak pernah terganti oleh apa pun dan siapa pun.

§

Adik-adikku yang selalu menyemangatiku.

§

Keluarga yang tentunya selalu mendukungku.

§

Teman-temanku D3 MA ‘07, terima kasih atas dukungan dan perhatiannya selama ini.

§

He always gave me love and kept giving spirit in my life

§

Almamaterku Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta

commit to user

vi


digilib.uns.ac.id

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan petunjuk-Nya,

sehingga

penulis

dapat

menyelesaikan

pengamatan

dan

penyusunan Tugas Akhir dengan judul “ Pelaksanaan Administrasi Kearsipan Pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta “ sebagai salah satu syarat untuk mencapai derajat kesarjanaan Program Studi Diploma III pada Jurusan Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. Penyusunan Tugas Akhir ini tidak terlepas dari berbagai hambatan dan kesulitan. Namun berkat bantuan, dorongan, pengarahan serta doa dari berbagai pihak, maka penulis akhirnya dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini. Pada kesempatan ini pula dengan segala kerendahan hati, penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada : 1. Bapak Drs. Supriyadi SN, SU. selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 2. Bapak Drs. H. Sakur, M.S. selaku Ketua Program Studi Diploma III Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta yang telah memberikan izin untuk melakukan penyusunan Tugas Akhir ini. 3. Bapak Drs. Is Hadri Utomo, M.Si. selaku dosen pembimbing Tugas Akhir yang telah meluangkan waktunya untuk memberikan bimbingan dan pengarahan yang sangat berguna hingga tersusunnya Tugas Akhir ini. 4. Bapak Drs. H. Marsudi, M.S. selaku penguji Tugas Akhir yang telah membantu dalam kelancaran pelaksanaan pembuatan Tugas Akhir ini. 5. Bapak Drs. Ali, M.Si selaku pembimbing akademik yang tidak bosanbosannya memberikan dorongan dalam pelaksanaan kuliah. Serta dengan sabar memberikan masukan-masukan yang sangat berarti bagi penulis. commit to user

vii


digilib.uns.ac.id

6. Bapak Drs. Joko Pangarso, MM. selaku Kepala Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta yang telah memberikan izin untuk melakukan Kuliah Kerja Magang (KKM) dalam rangka penyusunan Tugas Akhir. 7. Ibu Dra. Sis Ismiyati, MM. selaku Sekretaris Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta yang telah memberikan izin dan bimbingan dalam pelaksanaan Kuliah Kerja Magang (KKM). 8. Ibu Mastuti, SH selaku Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta yang telah memberikan bimbingan dan arahan dalam pelaksanaan Kuliah Kerja Magang (KKM). 9. Segenap staf dan karyawan Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta yang selalu memberikan petunjuk dan keramahtamahannya selama penulis melakukan pengamatan dalam rangka penyusunan Tugas Akhir. 10. Ayah dan Ibu tercinta yang selalu memberikan dukungan dan dorongan untuk segera menyelesaikan Tugas Akhir ini. 11. Sahabat-sahabatku terima kasih atas segala bantuan dan dukungan yang diberikan kepada penulis selama ini. 12. Semua yang telah membantu penulis yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu hingga terselesaikannya penyusunan Tugas Akhir ini, penulis ucapkan terima kasih. Penulis menyadari bahwa penyusunan Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu saran dan kritik yang membangun dari pembaca sangat penulis harapkan demi kesempurnaan Tugas Akhir ini.

Surakarta,

Penulis commit to user

viii

Juni 2010


digilib.uns.ac.id

DAFTAR ISI

Halaman HALAMAN JUDUL ...................................................................................

i

HALAMAN PERSETUJUAN ....................................................................

ii

HALAMAN PENGESAHAN .....................................................................

iii

HALAMAN PERNYATAAN ....................................................................

iv

MOTTO ......................................................................................................

v

PERSEMBAHAN .......................................................................................

vi

KATA PENGANTAR ................................................................................

vii

DAFTAR ISI ...............................................................................................

ix

DAFTAR GAMBAR ..................................................................................

xi

DAFTAR TABEL .......................................................................................

xii

ABSTRAK ..................................................................................................

xiii

BAB I

BAB II

PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ................................................

1

B. Perumusan Masalah ......................................................

5

C. Tujuan Pengamatan .......................................................

6

TINJAUAN PUSTAKA A. Tinjauan Tentang Adninistrasi ......................................

7

1. Pengertian Administrasi ....................................

7

2. Proses-proses Administrasi ...............................

8

3. Fungsi-fungsi Administrasi ...............................

9

B. Pengertian Arsip ............................................................

9

C. Administrasi Kearsipan .................................................

10

1. Penerimaan dan Pencatatan Arsip ....................

12

2. Penyimpanan Arsip ..........................................

13

3. Penyusutan Arsip ..............................................

20

4. Fasilitas Kearsipan ............................................

23

5. Pegawai Kearsipan ........................................... commit to user

25

ix


BAB III

digilib.uns.ac.id

D. Metode Pengamatan ......................................................

27

1. Jenis Pengamatan .....................................................

27

2. Lokasi Pengamatan ..................................................

27

3. Jenis dan Sumber Data ............................................

28

4. Teknik Pengumpulan Data ......................................

29

5. Teknik Analisis Data ...............................................

30

DESKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI A. Sejarah Singkat Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta .......................................

32

B. Lokasi Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta ..............................................................

33

C. Tujuan Pendirian Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta ........................................

34

D. Kedudukan, Tugas dan Fungsi Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta ...........

34

E. Visi dan Misi Dinas Perindustrian dan

BAB IV

Perdagangan Kota Surakarta ........................................

35

F. Struktur Organisasi .......................................................

35

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN Pelaksanaan Administrasi Kearsipan Pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta ................................................

BAB V

58

KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ...................................................................

73

B. Saran ..............................................................................

75

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

commit to user

x


digilib.uns.ac.id

DAFTAR GAMBAR

Halaman GAMBAR 1.1 Struktur Organisasi Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta ............................................

36

GAMBAR 1.2 Peta Jabatan Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta....................................................................

commit to user

xi

57


digilib.uns.ac.id

DAFTAR TABEL

Halaman TABEL 2.1 Data Jumlah Arsip Surat Masuk Selama Bulan Februari 2010 – Maret 2010 ..................................................

4

TABEL 2.2 Data Jumlah Arsip Surat Keluar Selama Bulan Februari 2010 – Maret 2010 ..................................................

4

TABEL 2.3 Contoh Buku Agenda Surat Masuk ........................................

60

TABEL 2.4 Contoh Buku Agenda Surat Keluar ........................................

61

commit to user

xii


digilib.uns.ac.id

ABSTRAK

SHINTIA WIDIANINGTYAS, D1507123. PELAKSANAAN ADMINISTRASI KEARSIPAN PADA SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN DI DINAS PERINDUSTRIAN DAN PERDAGANGAN KOTA SURAKARTA. Tugas Akhir Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. Tahun 2010. Administrasi kearsipan memegang peranan yang sangat penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai pusat ingatan dan sumber informasi dalam rangka melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, penilaian, pengendalian dan pertanggungjawaban secepat-cepatnya. Namun pada kenyataannya, sebagian pegawai masih enggan untuk menerima tugas-tugas kearsipan karena mereka memandang bahwa unit kearsipan pada setiap kantor adalah tempat yang membosankan. Pengamatan ini dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan administrasi kearsipan pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta. Landasan teori yang digunakan adalah tentang berbagai hal yang berhubungan dengan pelaksanaan administrasi kearsipan menurut Ig. Wursanto (1995 : 15) yaitu berbagai hal yang bersangkutan dengan administrasi kearsipan meliputi penerimaan dan pencatatan arsip, penyimpanan arsip, penyusutan arsip, fasilitas kearsipan dan pegawai kearsipan. Jenis pengamatan ini adalah deskriptif kualitatif yang dapat memberikan gambaran atau memaparkan suatu peristiwa. Sumber data yang digunakan adalah sumber data primer dan sumber data sekunder. Teknik pengumpulan datanya ada 4 (empat) macam yaitu wawancara, observasi, studi kepustakaan dan dokumentasi. Teknik analisis datanya yaitu analisis data kualitatif dengan menggunakan metode interaktif Dari hasil pengamatan ini dapat diketahui bahwa arsip-arsip yang terdapat di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta meliputi surat dinas, kegiatan industri, usaha-usaha kecil, menengah maupun besar dan kegiatan perdagangan. Arsip-arsip yang berisi surat-surat dinas diolah dan disimpan oleh bagian Sekretariat khususnya pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian, sedangkan arsip-arsip yang berhubungan dengan kegiatan industri, usaha-usaha kecil, menengah maupun besar dan kegiatan perdagangan diolah dan disimpan oleh masing-masing sub bidang. Pelaksanaan administrasi kearsipan di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta meliputi penerimaan dan pencatatan arsip, penyimpanan arsip, fasilitas kearsipan yang meliputi alat-alat kearsipan dan sudah mempunyai ruang khusus yang digunakan sebagai tempat penyimpanan arsip yaitu gudang dengan luas ruangan 5x4 m2 yang terpisah dengan ruang kerja. Untuk penyusutan arsip belum pernah dilaksanakan dan untuk pegawai kearsipan juga belum ada yang to ditunjuk commit user khusus untuk menangani arsip saja.

xiii

1 digilib.uns.ac.id


BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah Kearsipan yang teratur dan tertib adalah alat informasi dan referensi dasar yang sistematik yang modelnya dapat membantu pimpinan dalam mengambil keputusan serta mengambil langkah tertentu dalam rangka menunjang pelaksanaan tugas pokok. Suatu organisasi dalam mencapai tujuan harus memperhatikan pengelolaan yang menyangkut segala macam kegiatan organisasinya. Salah satu inti dari pengelolaan itu adalah kearsipan. Kearsipan merupakan jembatan bagi semua administrasi dalam suatu organisasi dan merupakan tumpuan dari semua pusat ingatan dari segala macam kegiatan. Tanpa adanya arsip yang disempurnakan menjadi dokumen tidak mungkin akan adanya penulisan sejarah dan penulisan buku-buku ilmiah lainnya. Arsip (record) yang dalam istilah Indonesia ada yang menyebutnya sebagai ” warkat ”, menurut Basir Barthos (1990 : 1) pada pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar maupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu objek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula. Administrasi kearsipan memegang peranan yang sangat penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai pusat ingatan dan sumber informasi dalam rangka melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, penilaian, pengendalian dan pertanggungjawaban secepatcepatnya. Dengan adanya administrasi kearsipan yang baik maka akan mencapai pencapaian tujuan dari masing-masing organisasi yang commit to user bersangkutan. Hal ini menjadikan administrasi kearsipan sebagai salah 1


2 digilib.uns.ac.id

satu bagian yang paling penting untuk diperhatikan pelaksanaannya di setiap instansi atau organisasi yang bersangkutan. Administrasi kearsipan sangatlah penting bagi seorang pimpinan dalam mengambil suatu keputusan serta mengambil langkah / tindakan tertentu untuk menunjang pelaksanaan tugas-tugas pokoknya dan penting bagi seorang petugas arsip untuk dapat mengingat semua catatan dan dokumen secara lengkap. Oleh karena itu, suatu kantor dalam mengelola kearsipannya harus memperhatikan sistem kearsipan yang sesuai dengan keadaan organisasinya dalam mencapai tujuannya. Efektivitas pengelolaan kearsipan pada suatu kantor dipengaruhi pula oleh pegawai yang bekerja pada unit kearsipan, sarana atau fasilitas yang dipergunakan dalam membantu pengelolaan arsip dan dana yang tersedia untuk pemeliharaan arsip tersebut. Fungsi arsip sebagai ingatan, pusat informasi dan sumber sejarah perlu dikelola dengan baik agar dapat memperlancar seluruh kegiatan dan proses pekerjaan kantor yang berhasil guna dan berdaya guna. Dalam hal ini, unit kearsipan harus senantiasa siap untuk memberikan pelayanan informasi yang akurat dalam memecahkan masalah administrasi pada umumnya dan dalam manajemen kearsipan pada khususnya. Untuk dapat mengemban tugas seperti ini, pegawai yang bekerja pada unit kearsipan tentunya ditunjang oleh faktor kemauan terhadap pekerjaannya tersebut. Di samping itu tanggung jawab terhadap pekerjaan yang diberikan harus dijalankan dengan sebaik-baiknya. Namun pada kenyataannya, sebagian pegawai masih enggan untuk menerima tugastugas kearsipan karena mereka memandang bahwa unit kearsipan pada setiap kantor adalah tempat yang membosankan. Adanya pandangan yang seperti ini menunjukkan bahwa pegawai tersebut kurang menyadari akan pentingnya pengelolaan arsip dalam suatu kantor dalam menunjang efektivitas suatu pekerjaan. Pemikiran-pemikiran seperti inilah yang harus dihindari dan sebaiknya ditanamkan rasa cinta terhadap arsip sehingga manusia sebagai faktor commit penentuto user dalam pengelolaan kearsipan yang

3 digilib.uns.ac.id


berdaya guna dan berhasil guna dapat tercapai dengan baik. Juga harus diakui bahwa sampai saat ini masih ada organisasi atau kantor yang belum menunjukkan pengembangan di bidang kearsipan sehingga proses kegiatan administrasinya kurang begitu lancar. Parahnya lagi, ini tidak dijadikan sebagai hal yang penting untuk dibenahi. Keperluan akan pengelolaan arsip yang baik dan benar sangat diharapkan oleh organisasi dalam

menunjang

efektivitas

kerja

dan

kelancaran

administrasi

perkantoran. Dalam pasal 3 Undang-undang No. 7 Tahun 1971 dirumuskan bahwa tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan. Dalam pengertian tersebut nampak bahwa arti penting arsip mempunyai jangkauan yang sangat luas, yaitu sebagai alat bantu daya ingat manusia dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Serta melihat pengertian dan peranan kearsipan seperti tersebut di atas, maka perlu diusahakan peningkatan dan penyempurnaan kearsipan secara optimal dalam arti berdaya guna dan berhasil guna. Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta adalah salah satu instansi pemerintah yang memiliki tugas dan fungsi yang sangat penting bagi pengembangan perekonomian kota Surakarta. Tugas Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta dalam hal ini adalah menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang perindustrian dan perdagangan. Fungsi Dinas Perindustrian dan Perdagangan yaitu melakukan penyelenggaraan kesekretariatan dinas; melakukan penyusunan rencana program, pengendalian evaluasi dan pelaporan; melakukan penyelenggaraan

bimbingan

terhadap

perindustrian;

melakukan

pembinaan dan pengembangan pengusaha industri menengah, besar, kecil dan pengendalian pencemaran; melakukan penyelenggaraan perlindungan commit to user

4 digilib.uns.ac.id


terhadap konsumen; melakukan penyelenggaraan sosialisasi; melakukan pembinaan jabatan fungsional. Untuk memperlancar tugas dan fungsi Dinas Perindustrian dan Perdagangan tersebut maka sangat diperlukan dukungan data-data dan informasi dari arsip. Hal tersebut dimaksudkan untuk menyelaraskan penyusunan rencana-rencana pengembangan perekonomian yang akan atau baru mulai disusun dengan rencana-rencana yang telah disusun sebelumnya. Dari uraian di atas, Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta merupakan salah satu instansi pemerintah yang berperan penting dalam bidang perekonomian kota Surakarta melalui jalur perindustrian dan perdagangan. Oleh karena itu, tentunya arsip-arsip yang ada terutama surat-surat, data-data baik berupa barang cetakan, buku catatan, peraturan pemerintah dan sebagainya diperlukan adanya suatu sistem penyimpanan dan penataan yang tepat. Berikut ini adalah jumlah data arsip surat masuk dan surat keluar selama bulan Februari 2010 – Maret 2010. TABEL 2.1 Data Jumlah Arsip Surat Masuk Selama Bulan Februari 2010 – Maret 2010 No.

Bulan

Jumlah

Ditujukan Kepada Kepala

Sekretaris

Perindustrian

Perdagangan

Dinas

Pengawasan & PK

1.

Februari

143

0,84%

37,28%

24,56%

27,96%

9,32%

2.

Maret

129

6,36%

30,15%

38,09%

19,04%

6,36%

Sumber : Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

TABEL 2.2 Data Jumlah Arsip Surat Keluar Selama Bulan Februari 2010 – Maret 2010 No.

Bulan

Jumlah

1.

Februari

105

2.

Maret

98

user dan Kepegawaian Sumber : Subcommit BagiantoUmum

5 digilib.uns.ac.id


Dari data jumlah arsip di atas baik arsip surat masuk maupun surat keluar, dapat dilihat bahwa jumlah surat masuk maupun surat keluar yang terjadi tiap bulannya berbeda-beda. Bahkan tiap harinya pun surat masuk maupun surat keluar juga berbeda-beda, minimal 5-10 surat masuk dan surat keluar terjadi di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta. Untuk surat masuk, jelas berbeda kepada siapa surat itu ditujukan. Sedangkan surat keluar yang dibuat juga berbeda tujuan suratnya. Sebagian besar surat keluar yang dibuat ditujukan untuk keperluan seperti hal surat pengantar, surat keterangan, surat tugas, nota dinas, berbagai undangan, pengiriman laporan-laporan baik laporan keuangan, laporan kinerja, laporan rapat kerja, laporan data kepegawaian dan sebagainya. Apabila arsip-arsip tersebut tidak disimpan dan diatur dengan baik maka akan dapat mengganggu kelancaran tugas Dinas Perindustrian dan Perdagangan pada khususnya. Karena pada dasarnya, kegiatan dari pekerjaan kantor adalah pengorganisasian administrasi arsip secara baik dan tepat. Hal inilah yang mendorong penulis untuk mempelajari secara lebih mendalam mengenai kegiatan pelaksanaan administrasi kearsipan pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta.

B. Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah yang telah penulis kemukakan di atas, adapun perumusan masalah dalam pengamatan di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta adalah : ” Bagaimanakah pelaksanaan administrasi kearsipan pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta ? ”

commit to user

6 digilib.uns.ac.id


C. Tujuan Pengamatan Adapun tujuan pengamatan yang dilakukan di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta adalah sebagai berikut : 1. Tujuan Operasional Yaitu untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan administrasi kearsipan pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta. 2. Tujuan Fungsional Hasil dari pengamatan ini diharapkan dapat bermanfaat bagi pihakpihak yang memerlukan, khususnya kepada para pegawai Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta. 3. Tujuan Individual Untuk melengkapi dan menyelesaikan Tugas Akhir sebagai syarat guna meraih gelar Ahli Madya (A.Md.) Jurusan Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

commit to user

7 digilib.uns.ac.id


BAB II TINJAUAN PUSTAKA

A. Tinjauan Tentang Administrasi 1. Pengertian Administrasi Dalam masyarakat Indonesia istilah administrasi sudah merupakan kata yang biasa diucapkan dalam kehidupan sehari-hari. Hal ini akibat dari penjajahan Belanda di mana bangsa Indonesia diwajibkan menggunakan bahasa Belanda. Istilah administrasi yang sering kita sebut itu berasal dari bahasa Belanda, “ administratie ”, yang menurut Sondang P. Siagian (1973 : 2) yang berarti setiap penyusunan keterangan secara sistematis dan pencatatannya secara tertulis dengan maksud untuk memperoleh suatu ikhtisar mengenai keteranganketerangan itu dalam keseluruhannya dan dalam hubungannya satu sama lain. Menurut The Liang Gie (1982 : 8) administrasi diartikan sebagai rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. Menurut Sondang P. Siagian (1973 : 13) mengartikan administrasi sebagai keseluruhan proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang berdasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Pengertian administrasi menurut A. W. Widjaja (1986 : 1) adalah segenap proses penyelenggaraan kegiatan usaha kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. Dr. Sondang P. Siagian, MPA, Filsafat Administrasi (1970 : 14), unsur-unsur (bagian-bagian yang mutlak dari administrasi) dalam buku Moekijat (1992 : 16) adalah : 1. 2.

Dua orang manusia atau lebih. commit to user Tujuan. 7

8 digilib.uns.ac.id


3.

Tugas yang hendak dilaksanakan.

4.

Peralatan dan perlengkapan. Dari definisi-definisi tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa

administrasi itu bukan hanya merupakan kegiatan tulis menulis tetapi mempunyai

pengertian

yang

sempit

yaitu

merupakan

proses

penyelenggaraan atau rangkaian perbuatan yang dilakukan bersamasama untuk mencapai tujuan tertentu. 2. Proses-proses Administrasi Menurut Moekijat (1992 : 18) proses-proses administrasi antara lain : a.

b.

c.

d.

e.

Merencanakan ialah, menentukan apa yang akan dilakukan. Seperti yang dipergunakan di sini, perencanaan mengandung suatu rangkaian putusan-putusan yang luas, termasuk penjelasan tujuantujuan, penentuan kebijaksanaan-kebijaksanaan, pembuatan program-program dan kampanye-kampanye, penentuan metodemetode dan prosedur-prosedur tertentu dan penentuan bagan sehari-hari. Mengorganisasikan ialah, menggolongkan kegiatan-kegiatan yang perlu untuk melaksanakan rencana-rencana dalam kesatuankesatuan administratif, dan menentukan hubungan-hubungan antara pemimpin-pemimpin dan karyawan-karyawan dalam kesatuankesatuan demikian. Mengumpulkan sumber-sumber ialah, mendapatkan pegawaipegawai pimpinan, modal, fasilitas-fasilitas dan lain-lain hal yang diperlukan untuk melaksanakan rencana-rencana bagi keuntungan perusahaan. Menjuruskan ialah, memberikan instruksi-instruksi. Ini mengandung masalah menunjukkan rencana-rencana yang penting kepada mereka yang bertanggung jawab untuk melaksanakannya, dan juga hubungan pribadi sehari-hari antara kepala dan para bawahannya. Mengawasi ialah, berusaha hingga hasil-hasil pelaksanaan sedapat mungkin sesuai dengan rencana. Ini mengandung pembuatan standar-standar, pemberian motif-motif kepada orang-orang untuk mencapai standar-standar ini, mengadakan perbandingan antara hasil-hasil yang sesungguhnya dengan standar, dan melakukan tindakan korektif yang diperlukan apabila hasil pekerjaan berbeda dengan rencana.

commit to user

9 digilib.uns.ac.id


3. Fungsi-fungsi Administrasi Menurut Moekijat (1992 : 20) administrasi adalah kegiatan yang meliputi 3 fungsi pokok yaitu : a.

Merencanakan apa yang harus dikerjakan.

b.

Mengorganisasi dalam arti menyusun organisasi yang diperlukan.

c.

Memimpin organisasi itu agar tujuannya tercapai.

B. Pengertian Arsip Pengertian arsip menurut M. N. Maulana (1974 : 16-17) adalah Tulisan yang dapat memberikan keterangan tentang kejadian-kejadian dan pelaksanaan organisasi yang kemungkinan dapat berwujud surat menyurat, data-data (bahan-bahan yang dapat memberikan keterangan) berupa barang cetakan, kartu-kartu, sheet dan buku catatan yang berisi responden, peraturan pemerintah dan lain sebagainya yang diterima atau dibuat sendiri oleh setiap lembaga baik pemerintah maupun swasta, kecil dan besar. Mengenai pengertian arsip ini juga dirumuskan dalam Undangundang No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan dalam pasal I, yang dimaksud dengan arsip adalah : a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan pemerintahan. b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan atau perorangan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Dari pengertian-pengertian tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa arsip adalah kumpulan dokumen yang dapat berupa barang cetakan, kartu-kartu, sheet dan buku catatan yang dibuat dan diterima oleh setiap lembaga baik pemerintah maupun swasta yang dapat berwujud suratmenyurat, data-data dan dalam bentuk lainnya. commit to user

10 digilib.uns.ac.id


C. Administrasi Kearsipan Untuk pengertian administrasi kearsipan akan penulis jelaskan dengan memperhatikan pendapat dari beberapa ahli. Menurut A. W. Widjaja (1986 : 92) administrasi kearsipan diartikan sebagai segenap rangkaian perbuatan penyelenggaraan kearsipan sejak

saat

dimulainya

pengumpulan

warkat-warkat

sampai

penyingkirannya. Menurut R. Soebroto (1980 : 23) yang dimaksud dengan administrasi

kearsipan

adalah

kegiatan

yang

berkenaan

dengan

penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan benda-benda arsip. Dari kedua pengertian tersebut di atas dapat kita tarik kesimpulan bahwa administrasi kearsipan adalah rangkaian kegiatan yang berkenaan dengan arsip yang meliputi siklus arsip dari penerimaan sampai pemusnahannya. Mengenai pelaksanaan dapat diartikan sebagai suatu proses, cara mewujudkan suatu pekerjaan yang berkenaan dengan arsip yang meliputi suatu siklus arsip mulai dari penerimaan, pencatatan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan arsip. Kegunaan arsip sangatlah penting bagi seorang pimpinan dalam mengambil suatu keputusan serta mengambil langkah / tindakan tertentu untuk menunjang pelaksanaan tugas-tugas pokoknya dan penting bagi seorang petugas arsip untuk dapat mengingat semua catatan dan dokumen secara lengkap. Dengan adanya hal tersebut maka setiap instansi baik pemerintah maupun swasta harus mampu melaksanakan suatu sistem kearsipan yang baik. Sistem kearsipan yang baik itu mempunyai ciri-ciri tertentu, oleh Ig. Wursanto (1995 : 30-32) disebutkan sebagai berikut : a. b. c. d. e. f.

Mudah dilaksanakan. Mudah dimengerti. Murah atau ekonomis. Tidak memakan banyak tempat. Mudah dicapai.commit to user Cocok bagi organisasi.



g. Fleksibel atau luwes. h. Dapat mencegah kerusakan. i. Mempermudah pengawasan. Masalah kearsipan bersifat dinamis, berkembang dalam arti akan terus

bertambah

seirama dengan

perkembangan

organisasi

yang

bersangkutan. Bertambahnya arsip secara terus-menerus tanpa diikuti tata kerja dan peralatan kearsipan serta tenaga ahli dalam bidang kearsipan, menimbulkan

masalah

tersendiri.

Masalah-masalah

dalam

bidang

kearsipan menurut Ig. Wursanto (1995 : 29) dapat diuraikan sebagai berikut : 1. Hilangnya arsip-arsip sebagai akibat dari sistem penyimpanan yang kurang sistematis, sistem pemeliharaan dan pengamanan yang kurang sempurna, serta peminjaman atau pemakaian arsip oleh pimpinan atau oleh satuan organisasi lainnya, yang jangka waktunya lama, sehingga arsip lupa dikembalikan kepada unit-unit kearsipan. 2. Bertambahnya terus-menerus arsip ke dalam bagian kearsipan tanpa diikuti penyingkiran dan penyusutan yang mengakibatkan tempat penyimpanan arsip tidak mencukupi. 3. Tata kerja kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan modern karena pegawai kearsipan yang tidak cakap dan kurang adanya bimbingan yang teratur dari pihak pimpinan dan dari para ahli kearsipan. 4. Peralatan kearsipan yang tidak memadai, tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan modern, karena kurangnya dana yang tersedia, serta karena para pegawai kearsipan yang tidak cakap. 5. Kurang adanya kesadaran dari para pegawai terhadap peranan dan pentingnya arsip-arsip bagi organisasi, sehingga sistem penyimpanan, pemeliharaan dan perawatan arsip kurang mendapat perhatian yang semestinya. Untuk mengatasi masalah-masalah tersebut di atas, maka perlulah dipelajari, diatur dan dikembangkan pedoman-pedoman seperti yang disebutkan oleh The Liang Gie (1984 : 129) mengenai : 1. 2. 3. 4.

Sistem penyimpanan warkat yang tepat bagi masing-masing instansi. Tata kerja penyimpanan dan pemakaian warkat. Penyusutan arsip secara teratur. Penataran pegawai-pegawai bagian arsip sehingga memiliki dan dapat mempraktekkan pengetahuan di bidang kearsipan terbaru yang efisien. commit to user



Untuk selanjutnya penulis akan membahas secara lebih terperinci mengenai hal-hal yang berkaitan dengan pelaksanaan administrasi kearsipan oleh Ig. Wursanto (1995 : 15), yaitu : 1. 2. 3. 4. 5. 1.

Penerimaan arsip dan pencatatan arsip. Penyimpanan arsip. Penyusutan arsip. Fasilitas kearsipan. Pegawai kearsipan.

Penerimaan dan Pencatatan Arsip Menurut The Liang Gie (2000 : 194) yang dimaksud dengan receiving – penerimaan adalah kegiatan mengambil ke dalam tangan sendiri sesuatu warkat / kiriman lainnya yang disampaikan oleh pihak lain. Dalam hal ini kegiatan penerimaan merupakan kegiatan pertama yang dilakukan dalam pengelolaan arsip. Petugas arsip menerima surat-surat yang masuk baik antar bagian dalam suatu organisasi maupun dari pihak luar organisasi. Sebaiknya penerimaan semua surat masuk ditangani oleh suatu unit sendiri, yaitu unit kearsipan. Sistem penerimaan surat-surat semacam ini biasa dinamakan sistem satu pintu atau kebijaksanaan satu pintu. Meskipun sudah ada ketentuan bahwa semua surat harus diterima melalui satu pintu, tetapi kadang-kadang ada juga penerimaan surat yang tidak melalui prosedur yang telah ditentukan. Misalnya, surat-surat diterima sendiri secara langsung oleh pejabat yang bersangkutan atau oleh unit kerja yang bersangkutan. Apabila terjadi hal demikian, maka pejabat atau unit kerja yang menerima surta-surat tersebut harus segera memberitahukan kepada unit kearsipan agar dapat diadakan pencatatan seperlunya sesuai dengan ketentuan atau prosedur yang telah ditentukan. Surat-surat yang masuk pertama-tama diperiksa lebih dahulu dengan membaca sampul surat agar diketahui tujuan surat tersebut. commit to user



Setelah dibaca kemudian diindeks dengan memberikan tanda atau klasifikasi tertentu pada masing-masing surat. Tujuan memberikan klasifikasi tertentu pada surat ini adalah untuk menata arsip-arsip secara sistematis dan efektif sehingga arsiparsip tersebut dengan mudah dapat ditemukan kembali. Penyortiran surat ini adalah memilih, memisahkan dan membagi-bagi menurut keadaan surat. Misalnya surat dinas dikelompokkan dalam surat-surat dinas, sedangkan untuk arsip biasa juga dikelompokkan dalam arsip biasa. Setelah surat diterima dan dibaca, surat dicatat dalam kartu arsip (buku agenda) dengan tujuan untuk mengetahui jumlah surat yang masuk dan yang keluar, tempat penyimpanan surat dan untuk memudahkan pencarian suatu surat yang diperlukan. Menurut The Liang Gie (2000 : 195) recording data – pencatatan bahan keterangan dapat diartikan sebagai kegiatan dalam bidang tata usaha yang menuliskan bahan keterangan di atas kertas / peralatan lainnya yang dapat dibaca untuk keperluan sesuatu organisasi. Dalam hal ini kegiatan yang dilakukan sebelum surat-surat tersebut disampaikan kepada pejabat yang bersangkutan setelah suratsurat dikeluarkan dari sampul, perlu diadakan pencatatan seperlunya. Misalnya surat-surat dinas penting dicatat dalam kartu kendali, sedangkan surat-surat biasa dan rutin cukup dicatat pada kartu atau lembar pengantar. 2.

Penyimpanan arsip Arsip-arsip yang diterima atau dihasilkan oleh suatu organisasi diselesaikan oleh pengelola arsip, maka kegiatan selanjutnya ialah melaksanakan penataan arsip yang menuju pada penyimpanan bendabenda arsip. Penyimpanan arsip merupakan kegiatan yang sangat penting dalam pelaksanaan administrasi kearsipan. Dengan demikian commit to user



maka arsip tersebut mendapat perhatian yang khusus sehingga apabila diperlukan dapat dengan mudah ditemukan kembali. A. W. Widjaja (1986 : 104) mengemukakan bahwa penataan tersebut bertujuan untuk : a. Menyimpan bahan arsip yang masih mempunyai nilai guna pakai yang sewaktu-waktu diperlukan bagi pemecahan suatu persoalan atau proses pekerjaan. b. Menyimpan bahan arsip atau dokumen dengan sistem tertentu sehingga apabila diperlukan dengan cepat dapat ditemukan kembali. c. Menjaga dan memelihara fisik arsip atau dokumen agar terhindar dari kemungkinan rusak, terbakar atau hilang. a) Asas Penyimpanan Arsip Kebutuhan akan arsip dan penyelenggaraan bagi setiap instansi atau lembaga tentu berbeda-beda. Meskipun berbeda tetapi suatu prinsip harus tetap dianut oleh suatu organisasi seperti yang dikemukakan oleh Ig. Wursanto (1991 : 171) yaitu aman, awet, efisien dan luwes (fleksibel). Ada 3 (tiga) macam asas yang dapat dipergunakan oleh instansi atau lembaga yang disesuaikan dengan kondisi masing-masing seperti yang dikemukakan oleh Zulkifli Amsyah (1998 : 16-18) yaitu : · Asas Sentralisasi Dengan asas ini penyimpanan arsip dipusatkan pada unit tertentu. Jadi penyimpanan warkat dari tiap unit yang ada dalam organisasi dipusatkan pada unit tertentu. Oleh karenanya semua surat-surat kantor yang sudah selesai diproses akan disimpan pada unit kearsipan tersebut. Asas penyimpanan secara sentralisasi ini mengandung beberapa keuntungan dan kelemahan. Keuntungan : a. Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat. b. Petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan arsip. c. Kantor hanya menyimpan 1 (satu) arsip duplikat dapat dimusnahkan. d. Sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat diseragamkan. commit to user



Kelemahan : a. Sentralisasinya hanya efisien dan efektif untuk organisasi yang kecil. b. Unit kerja yang memerlukan arsip akan membutuhkan waktu yang lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan. c. Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem penyimpanan yang seragam. · Asas Desentralisasi Apabila suatu organisasi menganut asas desentralisasi maka akan memberikan kewenangan kepada tiap-tiap unit satuan kerja untuk mengurus penyelenggaraan penyimpanan warkat sendirisendiri. Dalam hal ini unit kearsipan sentral dalam bentuk apapun tidak ada. · Asas Campuran Asas campuran merupakan kombinasi sentralisasi dan desentralisasi. Dalam asas campuran ini tiap-tiap satuan kerja dimungkinkan untuk menyelengarakan sendiri-sendiri penyelenggaraan penyimpanan arsipnya karena mempunyai spesifikasi tersendiri, sedang untuk unit satuan kerja yang tidak mempunyai spesifikasi tersendiri penyimpanannya didesentralisasikan. Tujuan dari asas ini adalah untuk mengatasi kekurangan-kekurangan yang terdapat pada asas-asas sebelumnya. Dalam asas campuran ini ada 2 (dua) pola kombinasi yaitu : 1. Sebagian besar unit satuan kerja menyelenggarakan penyimpanan warkatnya sendiri-sendiri dan hanya sebagian kecil unit satuan kerja yang menyelenggarakan penyimpanan warkat secara sentralisasi. 2. Sebagian besar unit satuan kerja yang menyelenggarakan penyimpanan warkatnya secara sentral dan hanya sebagian kecil yang menyelenggarakan penyimpanan warkatnya secara desentralisasi. b) Sistem Penyimpanan Arsip Hal yang terpenting dalam penyimpanan arsip adalah ditemukannya arsip dengan mudah dan cepat pada saat dibutuhkan. Seperti yang dikemukakan oleh Ig. Wursanto (1991 : 87) yaitu penyimpanan arsip hendaknya dilakukan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu yang memungkinkan : a. Penemuan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktuwaktu diperlukan. b. Pengambilan arsip daritotempat commit user penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah.



c. Pengembalian arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah. Sistem penyimpanan arsip yang dilakukan oleh suatu instansi belum tentu sama dengan instansi lain. Oleh Ig. Wursanto (1991 : 87-88) hal ini dikarenakan oleh : a. b. c. d. e.

Tujuan dari masing-masing organisasi berbeda. Volume pekerjaan tidak sama. Jenis peralatan atau perlengkapan yang digunakan tidak sama. Kurang tersedianya tenaga ahli kearsipan. Kondisi fisik dari masing-masing organisasi tidak sama. Oleh sebab itu, sebelum suatu organisasi menetapkan

sistem penyimpanan yang akan dipakai hendaknya direncanakan terlebih dahulu dengan matang. Karena perencanaan merupakan suatu persiapan untuk tindakan-tindakan administrasi atas tindakan selanjutnya. Seperti yang dikemukakan oleh Ig. Wursanto (1995 : 33-34), bahwa perencanaan tersebut dilakukan dengan maksud agar : a. Jangan sampai sistem kearsipan yang dilaksanakan tidak cocok dengan jenis dan luas lingkupnya kegiatan organisasi. b. Jangan sampai sistem kearsipan yang dilaksanakan menimbulkan kesulitan bagi para pegawai kearsipan karena sulit untuk dimengerti. c. Jangan sampai sistem kearsipan yang dilaksanakan menyulitkan dalam hal penyimpanan, penemuan kembali, pemeliharaan dan perawatan arsip. d. Jangan sampai sistem kearsipan yang dilaksanakan menimbulkan pemborosan, baik dalam hal tenaga, biaya atau dana maupun peralatan atau perlengkapan yang dipergunakan. e. Jangan sampai arsip yang masih mempunyai nilai guna atau nilai pakai dan perlu disimpan terus dalam jangka waktu yang cukup lama, atau mungkin disimpan secara permanen, tetapi ikut dipindahkan dari arsip aktif ke arsip tidak aktif kemudian dimusnahkan. Menurut Zulkifli Amsyah (1998 : 71) bahwa sistem penyimpanan pada prinsipnya adalah commit to user



Berdasarkan kata tangkap dari warkat yang disimpan baik berupa huruf maupun angka disusun menurut urutan tertentu. Pada dasarnya ada 2 (dua) jenis urutan, yaitu urutan abjad dan urutan angka. Sistem penyimpanan yang berdasarkan urutan abjad adalah sistem nama (sering disebut sistem-abjad), sistem geografi dan sistem subjek. Sedangkan yang berdasarkan angka adalah sistem numerik, sistem-kronologis dan sistem-subjek numerik (sistem subjek dengan kode nomor). Untuk selanjutnya, penulis akan menguraikan mengenai macam-macam sistem penyimpanan yang tersebut di atas. Uraian ini diambil dari pendapat A. W. Widjaja (1986 : 105-109) antara lain : a. Sistem abjad (alphabetical filling system) Penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem abjad berarti arsip yang dihasilkan atau dibuat dan diterima oleh suatu kantor atau lembaga yang di dalamnya termuat nama-nama seperti nama orang, nama organisasi, nama tempat atau wilayah. Nama pokok soal disimpan menurut tata abjad huruf pertama dari suatu nama setelah nama-nama itu diindeks menurut aturan atau ketentuan-ketentuan yang berlaku untuk masing-masing nama. b. Sistem pokok soal (subject filling system) Penyimpanan menurut sistem pokok soal merupakan tata cara penyimpanan arsip-arsip dengan mempergunakan pokok masalah sebagai pedoman untuk mengaturnya. Arsip-arsip yang akan disimpan diberi kode dan kode yang disusun menurut abjad yang diambil dari huruf pertama dari masing-masing pokok masalah. c. Sistem nomor (numerical filling system) Pada sistem ini yang dijadikan kode surat adalah nomor yang ditetapkan sendiri oleh unit organisasi yang bersangkutan. d. Sistem wilayah (geographical filling system) Penyimpanan menurut sistem wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah. Arsip-arsip yang akan disimpan, penyusunannya diatur menurut satuan wilayah atau daerah yang menjadi alamat surat. e. Sistem tanggal (chronological filling system) Penyimpanan menurut sistem tanggal yaitu sistem penyimpanan arsip dengan mempergunakan tanggal sebagai pedoman pengaturan dan penyusunannya. Dalam sistem ini penyusunan arsip dengan menggunakan tanggal yang tercantum dalam surat tersebut. commit to user



c) Prosedur Penyimpanan Setiap pekerjaan atau kegiatan tentunya mempunyai urutanurutan langkah untuk menyelesaikan pekerjaan yang bersangkutan dari permulaan sampai selesai. Hal ini digunakan agar pekerjaan lebih terarah dan mudah dilaksanakan. Tahapan-tahapan tersebut satu sama lain saling berkaitan sehingga merupakan suatu rangkaian kegiatan. Prosedur mengarsip ini menurut Basir Barthos (1990 : 49) meliputi kegiatan-kegiatan : pembuatan tanda pelepas, pembinaan kode, pembuatan kartu tunjuk silang, menggolonggolongkan, penyimpanan. Pendapat ini dikemukakan oleh Ig. Wursanto (1995 : 16-18), yang menyebutkan bahwa proses penyimpanan arsip meliputi kegiatan sebagai berikut : 1. Memisah-misahkan (segreting) arsip Memisah-misahkan arsip berarti mengadakan persortiran terhadap arsip-arsip yang akan disimpan, untuk dikelompokkan menurut subjek-subjek seperti yang telah dicantumkan dalam kartu kendali atau menurut daftar indek, yang telah ditentukan. 2. Meneliti (examining) arsip Meneliti arsip-arsip yang akan disimpan perlu untuk mengetahui apakah arsip yang disimpan (di-file) itu sudah ada tanda-tanda persetujuan (disposisi) dari pejabat yang berwenang membenarkan bahwa arsip tersebut boleh disimpan. 3. Memadukan (assembling) arsip Arsip-arsip yang merupakan bagian-bagian langsung atas persoalan yang sama dijadikan satu dan disusun menurut susunan kronologis tanggal surat. 4. Mengklasifikasikan (classification) arsip Mengklasifikasikan arsip-arsip berarti menggolongkan arsip atas dasar perbedaan-perbedaan yang ada, serta pengelompokkan arsip atas dasar persamaan-persamaan yang ada untuk menentukan klasnya (sub-sub subjek) beserta kodenya secara cermat. Kode dicantumkan pada bagian ujung kanan bawah surat. 5. Mengindeks (indexing) arsip Kegiatan mengindeks meliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut : a. Membaca secara cermat untuk menentukan inti surat. b. Menentukan judul atau caption arsip secara tepat. c. Memberikan tanda-tanda (keterangan) lain yang dapat commit(indeks) to user arsip yang bersangkutan. menjadi petunjuk



d.

Membubuhkan caption utama berikut kode masalahnya (sub subjek) pada arsip yang bersangkutan. 6. Mempersiapkan tunjuk silang (cross reference) Tunjuk silang dipergunakan apabila terdapat 2 (dua) caption. Caption pertama dipergunakan sebagai caption utama, sedangkan caption yang kedua dicantumkan pada tunjuk silang. 7. Menyusun arsip Arsip-arsip yang sudah diberi judul atau caption disusun sesuai dengan sistem susunan yang digunakan dalam sistem penyimpanan. 8. Memfile arsip Memfile arsip berarti mengatur pembentukan arsip-arsip sesuai dengan pola klasifikasi dan mengatur penyusunan arsip-arsip di dalam file-file atau folder-folder pada tempatnya yang benar. Oleh karena itu perlengkapan yang dipergunakan dalam filling dan penempatannya dalam penyimpanan harus dipersiapkan lebih dahulu. Dalam

pelaksanaan

kegiatan

organisasi,

kadang

memerlukan arsip yang sudah lama disimpan untuk membantu menyelesaikan suatu persoalan. Kita harus mengetahui fungsi dari arsip-arsip tersebut. Berdasarkan fungsinya, arsip dapat dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Oleh A. W. Widjaja (1986 : 101-102) disebutkan bahwa Arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam penyusunan perencanaan, pelaksanaan kegiatan pada umumnya / dalam penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan. Berdasarkan nilai yang senantiasa berubah, arsip dinamis dapat dirinci lagi menjadi : a. Arsip aktif yaitu arsip yang masih dipergunakan terus-menerus bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan suatu unit pengolahan suatu organisasi. b. Arsip semi aktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun. c. Arsip inaktif yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus menerus dan frekuensi penggunaannya sudah jarang atau hanya digunakan sebagai referensi saja. Arsip statis yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan ataupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Arsip ini tidak lagi berada pada organisasi pencipta arsip tetapi berada Arsip Nasional Republik Indonesia commit to di user (ARNAS).



3.

Penyusutan arsip Pada setiap unit yang ada di dalam suatu organisasi tentunya memiliki arsip. Arsip-arsip tersebut akan selalu bertambah dan berkembang sejalan dengan perkembangan organisasi tersebut. Tidak semua arsip itu mempunyai nilai guna yang abadi dan harus disimpan untuk selama-lamanya. Arsip-arsip yang sudah tidak berguna lagi harus dimusnahkan, karena jika tetap disimpan maka akan menimbulkan masalah yaitu terjadinya pemborosan tenaga, ruang dan biaya dalam perawatannya. Sebagian besar masalah yang sering muncul dan dihadapi oleh setiap organisasi adalah kurangnya ruang penyimpanan. Dengan demikian tidak semua arsip harus disimpan secara terus-menerus tetapi harus disusutkan dan ada yang dimusnahkan sesuai dengan jangka waktu penyimpanan yang telah ditetapkan oleh organisasi. Seperti yang dikemukakan oleh A. W. Widjaja (1986 : 180) yang mengatakan bahwa penyingkiran atau penyusutan arsip dapat berupa pemindahan arsip dari tempat arsip aktif ke tempat arsip pasif dan pemusnahan arsip pasif yang benar-benar sudah tidak memiliki nilai guna sama sekali. Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip, yang dimaksud dengan penyusutan dalam buku Ig. Wursanto (1995 : 208) adalah : 1. Memindahkan arsip in-aktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintah masing-masing. 2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku. 3. Menyerahkan arsip-arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional. a) Pemindahan arsip Dengan demikian dalam penyimpanan arsip terdapat 2 (dua) kegiatan pokok yaitu pemindahan dan pemusnahan arsip. commit to user



Dalam kegiatan pemindahan

arsip dilakukan dari tempat

penyimpanannya untuk arsip aktif ke arsip inaktif. Meskipun disebut dengan arsip inaktif, tetapi dalam jenis arsip ini masih ada yang masih digunakan tetapi sebagian lagi sudah benar-benar tidak dipergunakan lagi bagi organisasi. Untuk arsip inaktif yang masih diperlukan, maka sebaiknya dilakukan penyingkiran untuk sementara atau dipisahkan dari arsip aktif, sedangkan arsip inaktif yang memang sudah tidak bermanfaat langsung dimusnahkan. Dalam pemindahan arsip ini, prinsip yang harus dipegang seperti yang dikemukakan oleh Zulkifli Amsyah (1998 : 212) adalah : 1. Apabila kantor tidak mempunyai unit sentral arsip, maka arsip inaktif hanya dipisahkan letaknya dari arsip aktif. 2. Untuk kantor yang mempunyai unit sentral arsip, maka pemindahan berarti berpindah tempat dan pengawasan dari unit ke unit sentral arsip. Dengan demikian, petugas harus membuat : a. Berita acara pemindahan arsip yang ditandatangani oleh pihak yang menyerahkan dan pihak yang menerima. Berita acara ini adalah surat keterangan timbang terima penyerahan arsip sebagai bagian dari prosedur pemindahan arsip. b. Daftar jenis arsip yang diserahkan. b) Penyusutan arsip Keuntungan

dengan

dilakukannya

pemindahan

dan

pemusnahan menurut Zulkifli Amsyah (1998 : 211) sebagai berikut : 1. Penghematan penggunaan ruangan kantor. 2. Penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan kearsipan. 3. Tempat arsip yang agak longgar akan memudahkan petugas bekerja dengan arsip. Salah satu langkah yang harus dipenuhi atau ditempuh dalam

melakukan

penyusutan

arsip

adalah

menentukan

penggolongan warkat. Penggolongan warkat menurut A.W. commit to user Widjaja (1986 : 181) adalah sebagai berikut :



a. Menurut John Cameroon Aspley ada 4 (empat) macam golongan warkat yaitu : 1. Vital Record (warkat sangat penting). 2. Important Record (warkat penting). 3. Useful Record (warkat berguna). 4. Nomessontial (warkat tidak penting). b. Menurut GR. Terry membaginya menjadi 4 (empat) golongan, yaitu : 1. Nonessential (warkat tidak penting). 2. Helpful (warkat berguna). 3. Important (warkat penting). 4. Vital (warkat sangat penting). Dalam

rangka

penyusutan

arsip

biasanya

kantor

membentuk tim khusus dan dibuatkan Jadwal Retensi Arsip. Tim ini mula-mula membentuk dan memilah-milah nilai guna arsip yang

sudah

layak

untuk

dimusnahkan.

Ketentuan

dalam

menentukan nilai sesuatu jenis arsip tergantung dari organisasi masing-masing yang disesuaikan dengan bidang kerja, kebutuhan, ciri khusus dari organisasi tersebut. Adapun yang dimaksud dengan Jadwal Retensi Arsip menurut Basir Barthos (1990 : 103) adalah daftar yang berisi tentang jangka waktu penyimpanan arsip yang dipergunakan sebagai

pedoman

penyusutan

arsip.

Sedangkan

dalam

pelaksanaannya, pemusnahan arsip didasarkan pada ketentuan seperti yang dikemukakan oleh Ig. Wursanto (1995 : 222) yaitu sebagai berikut : 1.

2.

Harus dibuatkan daftar secara lengkap tentang arsip-arsip yang akan dimusnahkan itu. Daftar tersebut berisi : a. Nama instansi atau departemen yang akan memusnahkan arsip. b. Kode dan pokok masalah. c. Kode dan masalah. d. Jenis fisik arsip. e. Tanggal, bulan dan tahun berkas yang bersangkutan. f. Jumlah berkas. Perumusan arsip baru disertai Berita Acara Pemusnahan Arsip. commit to user



4.

Fasilitas Kearsipan a) Peralatan Arsip Kegiatan pengurusan arsip mulai dari penciptaan arsip sampai dengan arsip tersebut dimusnahkan tentunya menggunakan berbagai macam fasilitas. Fasilitas tersebut merupakan faktor pendukung dalam penyelesaian pekerjaan dalam usaha kerjasama manusia. Sebagaimana yang disebutkan oleh A. W. Widjaja (1986 : 103) bahwa fasilitas kearsipan dapat dikelompokkan menjadi 4 (empat) macam yaitu : 1. 2. 3. 4.

Alat-alat korespodensi seperti mesin tik, mesin stensil dan sebagainya. Alat-alat penerimaan surat seperti bak / kotak surat, meja tulis, rak dan sebagainya. Alat-alat penyimpanan (setelah dipersiapkan seperti map, adner, folder, lemari dan sebagainya. Alat-alat lainnya seperti ruangan yang cukup, kode pokok soal dan sebagainya. Sedangkan alat-alat kearsipan yang biasanya digunakan

dalam kegiatan menurut A. W. Widjaja (1986 : 112-118) antara lain : 1.

2.

3.

4.

5. 6.

Folder yaitu semacam stopmap tetapi tidak mempunyai daun penutup yang pada bagian atasnya terdapat tab (bagian yang menonjol) untuk menempatkan judul file yang bersangkutan. Guide yaitu petunjuk tempat berkas-berkas arsip yang disimpan dan sekaligus berfungsi sebagai pemisah antara berkas-berkas tersebut. Guide juga mempunyai tab yang berguna untuk menempatkan atau mencari judul / kode klasifikasi dan disusun secara vertikal (berdiri). Tikler File (berkas pengikat) yaitu semacam kotak yang dipergunakan untuk menyimpan kartu-kartu kendali dan kartu peminjam arsip. Filiing Cabinet (lemari arsip) yaitu digunakan untuk menempatkan folder yang telah berisi naskah / dokumen bersama dengan guide-guidenya. Rak arsip digunakan untuk menyimpan dokumen yang disusun secara vertikal ke samping dari kiri ke kanan. Kartu kendali, berisi kolom : indeks subjek, kode klasifikasi, tanggal terima,commit hal, isi to ringkas, user unit yang menangani surat.



7.

Kartu pinjam arsip, dibuat rangkap tiga disertakan pada penata arsip sebagai ganti arsip yang dipinjam pada berkas pengikat.

b) Ruang Kearsipan Selain peralatan yang harus memadai dan memenuhi syarat, ruang kearsipan harus lebih diprioritaskan keberadaannya. Untuk menunjang kelancaran kegiatan maka diperlukan penataan terhadap ruang kantor. The Liang Gie (1984 : 204) berpendapat bahwa tata ruang perkantoran adalah penyusunan alat-alat kantor pada letak yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan bekerja bagi para pegawai. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa tata ruang adalah mengenai pengurusan alat-alat dan pengaturan tempat kerja. Menyimpan arsip tidak hanya disimpan disembarang tempat, karena arsip merupakan dokumen yang sangat penting maka ruang penyimpanannya pun harus aman dari berbagai kerusakan. Ruang penyimpanan harus terhindar dari kemungkinan serangan api, air, serangga dan lain-lain. Tempat penyimpanan harus kering, terang dan berventilasi baik. Pengamanan arsip oleh Zulkifli Amsyah (1998 : 197) Dapat dilakukan dengan 2 (dua) cara yaitu pencegahan sebelum terjadi kerusakan (preventif) dan perbaikan sesudah kerusakan terjadi (restorasi). Pencegahan dapat dilakukan dengan pengaturan temperature, kelembaban udara, polusi, penyimpanan yang benar, pengaturan cahaya matahari, pengaturan penerangan buatan (lampu), pemeliharaan ruangan dan fumigasi. Untuk restorasi arsip dilakukan dengan berbagai jenis obat dan dilaminasi. Ruang tempat penyimpanan arsip hendaknya selalu dijaga agar tetap dalam keadaan bersih, teratur, dan memudahkan pencarian kembali arsip yang dibutuhkan. Dalam pengaturan ruangan menurut Ig. Wursanto (1991 : 221-223) dapat dilakukan dengan : a.

commit toarsip userjangan selalu lembab. Ruangan penyimpanan



b. c. d. e. f.

g. h.

i. j.

Ruangan harus terang, dan sebaiknya menggunakan penerangan alam, yaitu sinar matahari. Ruangan harus diberi ventilasi secukupnya. Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan api. Ruangan harus terhindari dari kemungkinan serangan air. Dalam hal-hal tertentu (hujan) periksalah ruangan untuk mengetahui kemungkinan adanya talang, saluran air dan atap gedung yang bocor. Ruangan hendaknya terhindar dari kemungkinan serangan hama, serangan perusak atau pemakaian kertas arsip. Lokasi ruang atau gedung penyimpanan hendaknya bebas dari tempat-tempat industri, sebab polusi udara (kotoran udara) sebagai hasil pembakaran minyak sangat berbahaya bagi kertas-kertas arsip. Ruangan penyimpanan arsip sebaiknya terpisah dari ruanganruangan kantor lainnya. Ruangan penyimpanan arsip hendaknya disesuaikan dengan bentuk arsip yang akan di simpan di dalamnya. Pengaturan udara dalam ruang arsip yang terbaik adalah

dengan mempergunakan AC. Tetapi ini membutuhkan biaya yang tidak sedikit. Basir Barthos berpendapat bahwa suhu udara ruang arsip yang baik berkisar antara 50º-65º. Arsip dalam waktu dekat akan lapuk bila kelembaban melebihi 65º. 5.

Pegawai kearsipan Pentingnya peranan arsip dalam suatu organisasi menjadikan pegawai di bidang kearsipan tidak kalah dengan pegawai di bidang lainnya. Keberadaan pegawai kearsipan sangat berperan dalam kelangsungan hidup organisasi. Meskipun terdapat fasilitas dan ruangan yang memadai dan memenuhi syarat tetapi jika pegawainya tidak memiliki keahlian ataupun ketrampilan yang cukup maka pengelolaan kearsipan tidak efektif dan efisien. Oleh sebab itu dibutuhkan pegawai yang mempunyai pendidikan yang serendahrendahnya SMU ditambah dengan pendidikan khusus di bidang kearsipan atau orang-orang yang khusus berpendidikan di bidang kearsipan. commit to user



Petugas kearsipan oleh Ig. Wursanto (1991 : 37) dinyatakan sebagai pegawai dalam bidang kearsipan yang bertugas menerima, menyimpan, mengurus, memelihara, mengawasi, serta melayani apabila sewaktu-waktu arsip dikeluarkan atau diperlukan. Sedangkan mengenai jumlah pegawai yang dibutuhkan dalam bidang kearsipan menurut Ig. Wursanto (1995 : 37) ditentukan oleh : a. Besar

kecilnya

suatu

badan

usaha

atau

organisasi

yang

bersangkutan. b. Asas penyimpanan yang dipergunakan. Dalam buku Ig. Wursanto (1995 : 39) The Liang Gie mengatakan bahwa untuk dapat mengelola administrasi yang baik, diperlukan pegawai / petugas kearsipan yang baik pula yaitu pegawai yang memenuhi syarat-syarat ketelitian, kecekatan dan kerapian. Syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh pegawai arsip adalah sebagaimana yang dikemukakan oleh A. W. Widjaja (1986 : 104) antara lain sebagai berikut : 1. Memiliki pengetahuan di bidang : a. Pengetahuan umum, bidang yang menyangkut masalah suratmenyurat dan arsip. b. Pengetahuan tentang seluk beluk instansinya yakni beserta tugas-tugasnya dan pejabat-pejabatnya. c. Pengetahuan khusus tentang tata kearsipan. 2. Memiliki ketrampilan untuk melaksanakan teknik tata kearsipan yang sedang dikerjakan. 3. Berkepribadian yakni memiliki ketekunan, kesabaran, ketelitian, kerapian, kecekatan, kecerdasan, kejujuran serta loyal dan dapat menyimpan rahasia organisasi. Selain pendapat di atas juga terdapat pendapat lain. The Liang Gie mengemukakan 6 (enam) syarat bagi pegawai kearsipan dalam buku Ig. Wursanto (1995 : 41) adalah seperti berikut ini : 1. Lulus sekolah menengah dan mempunyai kecepatan rata-rata normal. 2. Memahami alphabet dengan baik dan mempunyai pengelihatan yang cepat untuk membedakan perbedaan-perbedaan yang commit to user tercantum pada warkat-warkat.



3. 4. 5. 6.

Memiliki sifat kecermatan. Memiliki suatu pikiran yang tertarik pada perincian yang kecil. Memiliki sifat sebagai karyawan yang rapi. Memiliki pertimbangan yang baik.

D. Metode Pengamatan 1. Jenis Pengamatan Pengamatan ini menggunakan strategi atau metode deskriptif kualitatif yang dapat memberikan gambaran atau memaparkan suatu peristiwa. Menurut Hadari Nawawi (1995 : 63) metode deskriptif dapat diartikan sebagai prosedur pemecahan masalah yang diselidiki dengan menggambarkan atau melukiskan keadaan obyek pengamatan pada saat sekarang, berdasarkan fakta-fakta yang tampak atau sebagaimana adanya.

Sedangkan

yang

dimaksud

bersifat

kualitatif

adalah

pengamatan yang bersifat atau mempunyai karakteristik bahwa datanya dinyatakan dalam keadaan sewajarnya dan sebagaimana adanya. Adapun ciri-ciri penelitian atau pengamatan deskriptif menurut Winarno Surakhmad (1990 : 140) adalah : 1.

Memusatkan pada pemecahan masalah yang ada pada masa sekarang pada masa yang aktual.

2.

Data yang telah dikumpulkan mula-mula disusun, dijelaskan dan kemudian dianalisa.

2. Lokasi Pengamatan Lokasi pengamatan merupakan tempat di mana pengamatan dilaksanakan dan tempat diperolehnya sejumlah data yang dibutuhkan dari masalah yang akan diamati. Hal tersebut dilakukan untuk memperoleh informasi di dalam usaha untuk menyatakan suatu kebenaran data. Dalam pengamatan ini mengambil kasus di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta.. Adapun alasan untuk memilih lokasi tersebut adalah sebagai berikut: commit to user



·

Dinas

Perindustrian

dan

Perdagangan

Kota

Surakarta

memungkinkan sekali untuk memberikan data yang diperlukan dalam pengamatan ini. Hal ini ditinjau dari tingkat kedisiplinan khususnya tingkat kedisiplinan kantor, organisasi yang teratur maupun administrasi yang teratur pula. ·

Di lokasi tersebut akan memungkinkan kemudahan dalam melakukan pengamatan, sehingga dapat membantu kelancaran dalam memperoleh informasi atau data-data yang diperlukan sesuai dengan permasalahan yang diamati, menghubungi informan serta mengurus perizinan.

3. Jenis dan Sumber data Apabila seorang pengamat telah menetapkan suatu objek penelitian, maka langkah berikutnya adalah menetapkan tentang sumber data mana yang akan dipergunakan untuk pengumpulan datanya. Yang dimaksud dengan sumber data dalam pengamatan ini adalah subjek darimana data diperoleh. Adapun sumber data yang digunakan dalam pengamatan ini adalah: a.

Sumber data primer Adalah sumber informasi yang diberikan langsung oleh informan. Adapun yang dimaksud dengan informan adalah orang yang merespon atau menjawab pertanyaan-pertanyaan pengamat yang dijadikan sebagai sumber informasi. Data primer dikumpulkan oleh pengamat

itu

mengumpulkan

sendiri. data

Dalam

primer

pengamatan

yang

berupa

ini

data-data

penulis yang

berhubungan dengan pelaksanaan admnistrasi kearsipan, misalnya data tentang tugas-tugas apa saja yang dilaksanakan oleh bagian administrasi kearsipan di kantor tersebut. b.

Sumber data sekunder Adalah sumber informasi yang diperoleh dari sumber lain. Data sekunder dapat diperoleh dengan mengutip dari sumber publikasi commit to user seperti surat kabar, majalah, dokumen, arsip, peraturan



perundangan dan sebagainya. Dalam pengamatan ini penulis mencari dan mengumpulkan data sekunder yang berupa bukubuku, pengertian-pengertian yang berkaitan dengan pelaksanaan administrasi kearsipan. 4. Teknik Pengumpulan Data Teknik pengumpulan data adalah cara yang digunakan untuk memperoleh data yang diperlukan. Dalam mengumpulkan data yang berhubungan dengan pelaksanaan administrasi kearsipan, maka teknik pengumpulan data yang digunakan adalah: a.

Wawancara Wawancara sebagai teknik pengumpulan data mempunyai fungsi sangat banyak seperti sebagai pengumpul keterangan, menguji kebenaran informasi, meminta pendapat orang lain yang digunakan sebagai sumber informasi, dan lain-lain. Wawancara adalah suatu metode pengumpulan data dengan mengadakan tanya jawab secara langsung dengan pihak-pihak yang berkaitan dengan masalah yang diamati. Dalam pengamatan ini, penulis mengangkat topik Pelaksanaan Administrasi Kearsipan Pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta. Untuk mendapatkan informasi tentang pelaksanaan tugas dan tanggung jawab, maka penulis mengadakan tanya jawab langsung kepada bagian Administrasi Kearsipan di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta. Misalnya penulis bertanya kepada bagian administrasi kearsipan tentang tugas-tugas yang dilakukan, faktor-faktor penghambat dalam pelaksanaan tugas tersebut dan sebagainya.

b.

Observasi Observasi yaitu teknik pengumpulan data dengan cara mengadakan pengamatan secara langsung terhadap kondisi dan keadaan organisasi yang menjadi obyek pengamatan sehingga dapat to realitas user yang dibutuhkan. ditemukannya faktacommit ataupun



c.

Studi kepustakaan Yaitu studi yang dilakukan dengan cara mengumpulkan data dan membaca buku-buku yang ada hubungannya dengan materi penulisan

yang

berkaitan

dengan

administrasi

kearsipan,

pelaksanaan administrasi kearsipan dan lain sebagainya. d.

Dokumentasi Dokumentasi yaitu teknik pengumpulan data yang bertujuan untuk mempelajari dokumen, literature ataupun laporan lain. Di sini metode dokumentasi adalah hal yang sangat penting karena dalam mengolah

data

pengamat

lebih

cenderung

menggunakan

dokumentasi yang ada. 5. Teknik Analisis Data Teknis analisis data yang dipakai dalam pengamatan ini adalah analisis data kualitatif dengan menggunakan metode interaktif. Analisis data kualitatif merupakan pengolahan data berupa pengumpulan data, penguraiannya kemudian membandingkan dengan teori yang berhubungan masalahnya, dan akhirnya menarik kesimpulan. Metode interaktif adalah model analisa yang terdiri dari 3 (tiga) komponen yaitu reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan, maka data-data diproses melalui 3 (tiga) komponen tersebut. Hal ini seperti yang dikemukakan oleh HB. Sutopo (1988 : 37). Kegiatan komponen tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut : a. Reduksi data Merupakan proses pemilihan, pemusatan perhatian kepada penyederhanaan, pengabstrakan dan transformasi data kasar yang muncul dari catatan tertulis di lapangan. Reduksi data berlangsung terus-menerus, bahkan sebelum data benar-benar terkumpul sampai laporan akhir lengkap tersusun.

commit to user



b. Penyajian data Merupakan sekumpulan informasi yang tersusun yang memberi kemungkinan adanya penarikan kesimpulan dan pengambilan tindakan. c. Penarikan kesimpulan Dari permulaan data, seorang penganalisis kualitatif mencari arti benda-benda, keteraturan, pola-pola, penjelasan konfigurasi, berbagai kemungkinan, alur sebab akibat dan proporsi. Kesimpulan akan ditangani secara longgar, tetap terbuka dan skepstis, tetapi kesimpulan sudah disediakan, mula-mula belum jelas, meningkat menjadi lebih rinci dan mengakar pada pokok. Ketiga komponen utama tesebut saling mendukung dan berhubungan sehingga membentuk suatu interaksi dalam proses pengumpulan data sehingga menjadi satu siklus penting dalam penyusunan laporan ini. Keseluruhan proses tersebut dilakukan sepanjang proses pengamatan dan dilakukan berulang kali sehingga analisa yang didapat cukup mantap dan memuaskan.

commit to user



BAB III DESKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI

A. Sejarah Singkat Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta berdiri pada tahun 1950, yang pada saat itu bernama Kantor Pengadaan dan Penyaluran di bawah Departemen Perekonomian Umum yang menangani masalah bidang industri, bidang perdagangan dan bidang koperasi. Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta yang mula-mula tugasnya mengurus tentang pemberian izin pendirian perusahaan dan usaha dagang, tetapi setelah berjalan 5 (lima) tahun yakni 1955 berganti nama menjadi Kantor Industri Perdagangan dan Koperasi. Tahun 1957 Departemen Perekonomian Umum dihapuskan dan diganti menjadi Departemen Perdagangan Luar Negeri. Pada tahun 1971, Kantor Industri Perdagangan dan Koperasi berubah menjadi Kantor Departemen

Perdagangan

yang

tidak

berpengaruh

pada

Kantor

Perdagangan dan Koperasi yang selokasi dengan Kantor Perindustrian yang letaknya di Jalan Yosodipuro 150 Surakarta. Baru kemudian pada tahun 1980 kantor dijadikan satu yang tempatnya di Jalan Slamet Riyadi 320 Surakarta yang mula-mula merupakan kantor Tera. Pada tanggal 22 September 1980 oleh Bapak Kardjono Wiryo diresmikan pembukaannya, namun ruang lingkupnya lebih sempit dari pada kantor yang dulu. Sebab hanya meliputi daerah Kotamadya saja. Kemudian dipersempit lagi dengan didirikannya kantorkantor perdagangan di beberapa daerah Eks-Karesidenan Surakarta seperti kantor perdagangan di Sragen, Klaten dan Sukoharjo. Berdasarkan pada Surat Keputusan Menteri Perindustrian dan Perdagangan RI Nomor : 84 / MPP / Kep / 4 / 1996 tanggal 16 April 1996, commit to userDepartemen Perindustrian dan kemudian berganti nama menjadi 32



Perdagangan. Pada surat keputusan tersebut berisi tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor Departemen Perindustrian dan Perdagangan Kotamadya Surakarta yang mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas dan fungsi Kantor Wilayah Departemen Perindustrian dan Perdagangan Kotamadya Surakarta. Pada waktu otonomi daerah digulirkan pada tahun 2000, Kantor Departemen Perindustrian dan Perdagangan Kotamadya Surakarta mengalami perubahan dan perkembangan dengan berganti nama menjadi Dinas Perindustrian Perdagangan dan Penanaman Modal Kotamadya Surakarta yaitu berdasarkan Keputusan Walikota Surakarta Nomor 6 Tahun 2001, yang berisi tentang Susunan Organisasi dan Tata kerja Perangkat Daerah Kota Surakarta yang termuat dalam Lembaran Daerah Kota Surakarta tahun 2001 Nomor 14 Seri D.12. Kemudian mengalami perubahan dan perkembangan lagi dengan berganti nama menjadi Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta yang berdasarkan Peraturan Daerah Kota Surakarta Nomor 6 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah Kota Surakarta.

B. Lokasi Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta berada di Jalan Yosodipuro No. 164 Surakarta yang lokasinya sangat strategis. Dikatakan strategis sebab terletak di jalan raya yang dilalui dari berbagai jurusan. Bila dilihat dari letaknya juga memudahkan karyawan untuk mencapai tempat kerja, serta memonitor segala kegiatan masyarakat yang berhubungan dengan pembangunan dan perkembangan masyarakat Surakarta.

commit to user



C. Tujuan Pendirian Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta 1. Membentuk struktur industri yang kuat dan seimbang antara intra sektor, antara sektor, antara sektor besar, menengah, kecil serta sektor industri dengan sektor penunjangnya, sehingga industri mampu menjadi sumber utama pertumbuhan sekonomi serta perolehan devisa negara serta peningkatan pendapatan masyarakat. 2. Terciptanya iklim perdagangan yang sehat serta sistem distribusi yang makin meluas dan mantap. 3. Tersedianya kebutuhan pokok masyarakat di segala lapisan atau tingkat ekonomi dari kalangan atas, menengah maupun bawah termasuk barang baku / modal, konsumsi maupun suku cadang sehingga tidak terjadi kelangkaan barang di pasar. 4. Memacu peningkatan perdagangan luar negeri (eskpor) baik migas maupun nonmigas.

D. Kedudukan, Tugas dan Fungsi Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta a. Kedudukan Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta : 1. Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta merupakan unsur pelaksana pemerintah daerah di bidang perindustrian dan perdagangan. 2. Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta dipimpin oleh seorang Kepala Dinas yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah. b. Tugas Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas umum pemerintah Kota Surakarta pada bidang perindustrian dan perdagangan dalam rangka pengembangan perekonomian di daerah Kota Surakarta. commit to user



c. Fungsi Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta : 1. Penyelenggaraan kesekretariatan dinas 2. Penyusunan

rencana

program,

pengendalian

evaluasi

dan

pelaporan 3. Penyelenggaraan bimbingan terhadap perindustrian 4. Pembinaan dan pengembangan pengusaha industri menengah, besar, kecil dan pengendalian pencemaran 5. Penyelenggaraan perlindungan terhadap konsumen 6. Penyelenggaraan sosialisasi 7. Pembinaan jabatan fungsional

E. Visi dan Misi Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta a. Visi Terwujudnya Kota Solo sebagai kota perdagangan dan industri yang maju dan berwawasan budaya. b. Misi : 1. Terciptanya kesempatan berusaha di sektor perdagangan dan industri yang berwawasan lingkungan dan budaya. 2. Meningkatkan kelancaran distribusi barang dan jasa perdagangan dalam negeri dan perdagangan luar negeri.

F. Struktur Organisasi Struktur organisasi adalah pedoman pokok sebagai kerangka dalam melaksanakan suatu organisasi, yang berguna untuk mengetahui status dan kedudukan pegawai serta tata kerja pegawai sehingga kelancaran jalannya pekerjaan dapat terkoordinasi dan terkontrol dan masing-masing karyawan dapat benar-benar mengetahui tugas-tugas yang dibebankan atau tanggungjawabnya. Adapun struktur organisasi Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta adalah sebagai berikut : commit to user

32 STRUKTUR ORGANISASI DINAS PERINDUSTRIAN DAN PERDAGANGAN KOTA SURAKARTA KEPALA DINAS Drs. S. JOKO PANGARSO, MM NIP. 19570728 198603 1 006

Sekretaris Dra. SIS ISMIYATI, MM NIP. 19601220 198703 2 008

Ka Sub Bag. Perencanaan Evaluasi dan Pelaporan TRI LESTARI, S.Teks NIP. 19631211 199303 2 005

Ka Sub Bag. Umum dan Kepegawaian MASTUTI, SH NIP. 19610805 198303 2 014

Ka Bidang Perindustrian

Plh. Bidang Perdagangan

Dra. SRI WAHYUNI, MM NIP. 19580628 198503 2 004

EKO PRAJUDHY NA, SE, MM NIP. 19621015 198303 1 014

Kasi Industri Kecil Drs. AGUS SISWURYANTO NIP. 19620811 198405 1 003

Kasi Perdagangan Luar Negeri NURUL UMAM S, SH NIP. 19640717 199303 1 010

SULASTRI, SE NIP. 19630205 198303 2 012

Kasi Industri Menengah dan Besar ENDANG SRI WAHYUNI, SE, MM NIP. 19600714 198511 2 001

Kasi Perdagangan Dalam Negeri Dra. CORINA ENDANG PA NIP. 19640303 199203 2 008

Kasi Perlindungan Konsumen JOKO WIWOHO, SH NIP. 19630101 198509 1 001

ENDANG ONTO SIAM, SE NIP. 19580403 198303 2 006

Ka Bidang Pengawasan dan Perlindungan Konsumen EKO PRAJUDHY NA, SE, MM NIP. 19621015 198303 1 014 Kasi Pengawasan

36

GAMBAR 1.1 Struktur Organisasi Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta Sumber : Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

Ka Sub Bag. Keuangan



Secara terperinci, tugas Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta termaktub dalam Peraturan Walikota Surakarta Nomor : 19 – N Tahun 2009 yang diuraikan berdasarkan bagian-bagian serta sub-sub bagian yang ada dalam struktur organisasi Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta. 1. Kepala Dinas Kepala Dinas mempunyai tugas pokok menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang perindustrian, perdagangan dan perlindungan terhadap konsumen. Sebagaimana yang dimaksud di atas, dapat diuraikan sebagai berikut : a. Menyusun rencana strategis dan rencana kerja dinas. b. Memberikan petunjuk, arahan dan mendistribusikan tugas kepada bawahan. c. Mempelajari, menelaah peraturan perundang-undangan, keputusan, petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis program kegiatan dinas sesuai dengan bidang tugas. d. Menyelenggarakan

sistem

pengendalian

intern

pelaksanaan

kegiatan agar efektif dan efisien sesuai peraturan perundangan yang berlaku. e. Menerapkan standar pelayanan minimal. f. Melaksanakan pengelolaan Kesekretariatan, meliputi Perencanaan, Evaluasi, Pelaporan, Keuangan, Umum dan Kepegawaian. g. Menyusun kebijakan teknis di bidang perindustrian. h. Menyusun kebijakan teknis di bidang perdagangan. i. Menyusun

kebijakan

teknis

di

bidang

pengawasan

dan

perlindungan konsumen. j. Menyelenggarakan urusan pemerintahan dan pelayanan umum dan / atau perizinan di bidang perindustrian dan perdagangan. k. Menyelenggarakan pembinaan dan bimbingan teknis di bidang perindustrian dan perdagangan. commit to user



l. Menyelenggarakan

kerjasama

di

bidang

perindustrian

dan

perdagangan. m. Menyelenggarakan pengawasan dan pengendalian teknis urusan perindustrian dan perdagangan. n. Menyelenggarakan pameran dan promosi bidang perindustrian dan perdagangan. o. Menyelenggarakan pembinaan di bidang mutu / kualitas hasil industri sesuai Standar Nasional Industri (SNI), ISO 9000 dan Gugus Kendali Mutu (GKM). p. Menyelenggarakan koordinasi dan kerjasama dalam perlindungan konsumen. q. Menyusun sosialisasi di bidang perindustrian dan perdagangan. r. Menyusun

indikator

dan

pengukuran

kinerja

di

bidang

perindustrian dan perdagangan. s. Menyusun laporan hasil pelaksanaan rencana strategis, rencana kerja, LAKIP, LKPJ, LPPD dan EKPPD Dinas. t. Menyelenggarakan pembinaan kelompok jabatan fungsional. u. Menyelenggarakan pembinaan Penyidik Pegawai Negeri Sipil (PPNS) Dinas. v. Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait. w. Memeriksa dan menilai hasil kerja bawahan secara periodik. x. Memberikan usul dan saran kepada atasan. y. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas. z. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan. 2. Sekretariat Sekretariat dipimpin oleh seorang sekretaris. Sekretaris mempunyai tugas

melaksanakan

penyiapan

perumusan

kebijakan

teknis,

pembinaan, pengkoordinasian penyelenggaraan tugas secara terpadu, pelayanan administrasi dan pelaksanaan di bidang perencanaan, commit to user umum dan kepegawaian sesuai evaluasi dan pelaporan, keuangan,



kebijakan teknis yang ditetapkan oleh Kepala Dinas. Dalam pelaksanaan tugasnya membawahi 3 (tiga) Sub Bagian yang masingmasing dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian yaitu : ·

Sub Bagian Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan

·

Sub Bagian Keuangan

·

Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

Dengan uraian sebagai berikut : Sekretaris a. Menyusun rencana kerja sekretariat berdasarkan rencana strategis dan rencana kerja dinas. b. Mengkoordinasikan penyusunan rencana strategis dan rencana kerja dinas. c. Memberikan petunjuk, arahan dan mendistribusikan tugas kepada bawahan. d. Mempelajari, menelaah peraturan perundang-undangan, keputusan, petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis program kegiatan dinas sesuai dengan bidang tugas. e. Menyelenggarakan

sistem

pengendalian

intern

pelaksanaan

kegiatan agar efektif dan efisien sesuai peraturan perundangan yang berlaku. f. Menerapkan standar pelayanan minimal sesuai bidang tugas. g. Merumuskan kebijakan teknis, pembinaan dan pengkoordinasian penyelenggaraan urusan kesekretariatan. h. Mengelola administrasi perencanaan, evaluasi dan pelaporan. i. Mengelola administrasi keuangan. j. Mengelola administrasi kepegawaian. k. Melaksanakan penyusunan indikator dan pengukuran kinerja di bidang perencanaan, evaluasi dan pelaporan, keuangan, umum dan kepegawaian. commit to user



l. Melaksanakan koordinasi dan verifikasi laporan penyusunan rencana strategis, rencana kerja, LAKIP, LKPJ, LPPD dan EKPPD Dinas. m. Memeriksa dan menilai hasil kerja bawahan secara periodik. n. Memberikan usul dan saran kepada atasan. o. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas. p. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan. Sub Bagian Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan Kepala Sub Bagian Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan, pengkoordinasian penyelenggaraan tugas secara terpadu di bidang perencanaan, evaluasi dan pelaporan. Sebagaimana yang dimaksud di atas, dapat diuraikan sebagai berikut : a. Melakukan penyusunan rencana kerja Sub Bagian Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan berdasarkan rencana kerja sekretariat. b. Memberikan petunjuk, arahan dan mendistribusikan tugas kepada bawahan. c. Mempelajari, menelaah peraturan perundang-undangan, keputusan, petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis program kegiatan dinas sesuai dengan bidang tugas. d. Menghimpun, mengolah, menyajikan data dan informasi untuk menyusun rencana strategis, rencana kerja dan penetapan kinerja dinas. e. Melakukan monitoring dan pengendalian pelaksanaan rencana strategis dan rencana kerja dinas guna evaluasi dan pelaporan. f. Melakukan evaluasi dan analisi hasil kerja guna pengembangan rencana strategis dan rencana kerja dinas. g. Menyiapkan dan membuat laporan hasil pelaksanaan rencana strategis, rencana kerja, LAKIP, LKPJ, LPPD dan EKPPD Dinas. commit to user



h. Melakukan penyiapan bahan penyusunan indikator dan pengukuran kinerja di bidang perencanaan, evaluasi dan pelaporan. i. Memeriksa dan menilai hasil kerja bawahan secara periodik. j. Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas. k. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas. l. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan. Sub Bagian Keuangan Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas dalam pengelolaan administrasi keuangan. Sebagaimana yang dimaksud di atas, dapat diuraikan sebagai berikut : a. Melakukan penyusunan rencana kerja Sub Bagian Keuangan berdasarkan rencana kerja sekretariat. b. Memberikan petunjuk, arahan dan mendistribusikan tugas kepada bawahan. c. Mempelajari, menelaah peraturan perundang-undangan, keputusan, petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis program kegiatan dinas sesuai dengan bidang tugas. d. Menyiapkan bahan penyusunan rencana anggaran dalam bentuk Rencana Kerja Anggaran (RKA) sesuai dengan rencana strategis dan rencana kerja dinas. e. Melakukan pengawasan laporan administrasi keuangan bendahara. f. Menyiapkan bahan usulan perubahan anggaran. g. Menyiapkan bahan perhitungan anggaran. h. Melakukan administrasi pembukuan, pertanggungjawaban dan laporan keuangan. i. Melakukan pembuatan daftar gaji pegawai. j. Melakukan pembayaran gaji pegawai. k. Melakukan penyiapan bahan penyusunan indikator dan pengukuran commit to user kinerja di bidang keuangan.



l. Memeriksa dan menilai hasil kerja bawahan secara periodik. m. Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas. n. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas. o. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas dalam pengelolaan administrasi, umum dan kepegawaian. Sebagaimana yang dimaksud di atas, dapat diuraikan sebagai berikut : a. Melakukan rencana kerja Sub Bagian Umum dan Kepegawaian berdasarkan rencana kerja sekretariat. b. Memberikan petunjuk, arahan dan mendistribusikan tugas kepada bawahan. c. Mempelajari, menelaah peraturan perundang-undangan, keputusan, petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis program kegiatan dinas sesuai dengan bidang tugas. d. Melakukan administrasi surat menyurat dan perjalanan dinas. e. Mengurus peralatan dan perlengkapan kantor, pedokumentasian informasi hukum serta kearsipan dan perpustakaan. f. Melakukan urusan rumah tangga, hubungan masyarakat dan protokol. g. Melakukan pengadaan dan pemeliharaan perlengkapan dinas. h. Mengurus kelancaran operasional kendaraan dinas. i. Menyiapkan dan mengolah bahan penyusunan rencana kebutuhan pegawai. j. Menyiapkan

dan

mengolah

bahan

usulan

yang

meliputi

pengangkatan, kenaikan pangkat, perpindahan, pemberhentian, pensiun, kenaikan gaji berkala dan tunjangan. k. Mengelola data dan dokumentasi pegawai. commit to user



l. Merencanakan dan mengusulkan kebutuhan jenis pendidikan dan pelatihan, calon peserta pendidikan dan pelatihan serta calon peserta ujian dinas pegawai. m. Mengusulkan permohonan izin dan tugas belajar. n. Menyusun Daftar Urut Kepangkatan (DUK). o. Memproses permohonan cuti, dan mengusulkan permohonan kartu pegawai, kartu istri / kartu suami, kartu tabungan asuransi pensiun, kartu

asuransi

kesehatan

dan

tabungan

perumahan

(BAPERTARUM). p. Menyiapkan dan memproses Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) Pegawai dan Laporan Pajak-pajak Pribadi (LP2P). q. Memproses laporan perkawinan, izin perkawinan dan perceraian. r. Menyiapkan bahan usulan pemberian tanda penghargaan / tanda jasa dan sanksi. s. Menyiapkan bahan sumpah / janji Pegawai Negeri Sipil. t. Mengelola presensi atau daftar hadir pegawai. u. Melakukan penyiapan bahan penyusunan indikator dan pengukuran kinerja di bidang umum dan kepegawaian. v. Memeriksa dan menilai hasil kerja bawahan secara periodik. w. Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas. x. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas. y. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan. 3. Bidang Perindustrian Kepala

Bidang Perindustrian

mempunyai

tugas

melaksanakan

penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang industri kecil dan industri menengah dan besar. Dalam pelaksanaan tugasnya membawahi 2 (dua) seksi yang masing-masing dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yaitu : commit to user



·

Seksi Industri Kecil

·

Seksi Industri Menengah dan Besar

Dengan uraian sebagai berikut : Kepala Bidang Perindustrian a. Melaksanakan rencana kerja bidang berdasarkan rencana strategis dan rencana kerja dinas. b. Memberikan petunjuk, arahan dan mendistribusikan tugas kepada bawahan. c. Mempelajari, menelaah peraturan perundang-undangan, keputusan, petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis program kegiatan dinas sesuai dengan bidang tugas. d. Menyelenggarakan

sistem

pengendalian

intern

pelaksanaan

kegiatan agar efektif dan efisien sesuai peraturan perundangan yang berlaku. e. Menerapkan standar pelayanan minimal sesuai bidang tugas. f. Merumuskan kebijakan teknis di bidang industri kecil. g. Merumuskan kebijakan teknis di bidang industri menengah dan besar. h. Memberikan pertimbangan teknis perizinan dan memantau atas penyelenggaraan kegiatan di bidang industri kecil dan menengah dan besar. i. Melaksanakan pendataan industri kecil dan industri menengah dan besar. j. Melaksanakan pembinaan dan bimbingan teknis di bidang industri kecil, menengah dan besar. k. Memberikan pertimbangan

teknis permohonan rekomendasi

penerbitan hak paten industri. l. Melaksanakan pameran dan promosi bidang industri. m. Melaksanakan pembinaan dan pengembangan ketrampilan industri. n. Melaksanakan fasilitas magang dan alih teknologi industri. commit to user



o. Melaksanakan pembinaan di bidang mutu / kualitas hasil industri sesuai Standar Nasional Industri (SNI), ISO 9000 dan Gugus Kendali Mutu (GKM). p. Melaksanakan pelatihan ketrampilan teknik industri. q. Melaksanakan penyusunan indikator dan penyusunan kinerja di bidang perindustrian. r. Melaksanakan sosialisasi di bidang perindustrian. s. Memeriksa dan menilai hasil kerja bawahan secara periodik. t. Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas. u. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas. v. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan. Seksi Industri Kecil Kepala Seksi Industri Kecil mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang

perindustrian

kecil.

Yaitu

meliputi

pembinaan

dan

pengembangan industri kecil. Sebagaimana yang dimaksud di atas, dapat diuraikan sebagai berikut : a. Melakukan penyusunan rencana kerja Seksi Industri Kecil berdasarkan rencana kerja bidang. b. Memberikan petunjuk, arahan dan mendistribusikan tugas kepada bawahan. c. Mempelajari, menelaah peraturan perundang-undangan, keputusan, petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis program kegiatan dinas sesuai dengan bidang tugas. d. Melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis di bidang industri kecil. e. Melakukan pendataan jumlah dan jenis industri kecil. f. Melakukan pembinaan dan pengembangan industri kecil. commit to user



g. Melakukan fasilitasi kemitraan antara pengusaha industri kecil dengan pengusaha industri menengah dan besar. h. Memproses permohonan rekomendasi penerbitan hak paten industri kecil. i. Melakukan penyiapan bahan penerbitan rekomendasi industri kecil. j. Melakukan fasilitasi kegiatan pameran dan promosi bidang industri kecil. k. Melakukan fasilitasi pendampingan ketrampilan industri kecil. l. Melakukan fasilitasi pembinaan mutu / kualitas hasil industri kecil sesuai Standar Nasional Industri (SNI), ISO 9000 dan Gugus Kendali Mutu (GKM). m. Melakukan fasilitasi magang dan alih teknologi industri kecil. n. Melakukan fasilitasi pelatihan ketrampilan teknik industri kecil. o. Melakukan penyiapan bahan penyusunan indikator dan pengukuran kinerja bidang industri kecil. p. Melakukan penyiapan bahan sosialisasi di bidang industri kecil. q. Memeriksa dan menilai hasil kerja bawahan secara periodik. r. Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas. s. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas. t. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan. Seksi Industri Menengah dan Besar Kepala Seksi Industri Menengah dan Besar mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaaan dan pelaksanaan di bidang industri menengah dan besar. Yaitu meliputi pembinaan dan pengembangan industri menengah dan besar. Sebagaimana yang dimaksud di atas, dapat diuraikan sebagai berikut : a. Melakukan rencana kerja Seksi Industri Menengah dan Besar commit to user berdasarkan rencana kerja bidang.



b. Memberikan petunjuk, arahan dan mendistribusikan tugas kepada bawahan. c. Mempelajari, menelaah peraturan perundang-undangan, keputusan, petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis program kegiatan dinas sesuai dengan bidang tugas. d. Melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis di bidng industri menengah dan besar. e. Melakukan pendataan jumlah dan jenis industri menengah dan besar. f. Melakukan pembinaan dan pengembangan industri menengah dan besar. g. Melakukan fasilitasi kemitraan antar pengusaha industri menengah dan besar. h. Memproses permohonan rekomendasi penerbitan hak paten industri menengah dan besar. i. Melakukan penyiapan bahan penerbitan rekomendasi industri menengah dan besar. j. Melakukan fasilitasi kegiatan pameran dan promosi bidang industri menengah dan besar. k. Melakukan fasilitasi pendampingan ketrampilan industri menengah dan besar. l. Melakukan fasilitasi pembinaan mutu / kualitas hasil industri menengah dan besar sesuai Standar Nasional Industri (SNI), ISO 9000 dan Gugus Kendali Mutu. m. Melakukan fasilitasi magang dan alih teknologi industri menengah dan besar. n. Melakukan

fasilitasi

pelatihan

ketrampilan

teknik

industri

menengah dan besar. o. Melakukan penyiapan bahan penyusunan indikator dan pengukuran kinerja bidang industri menengah dan besar. commit to user



p. Melakukan penyiapan bahan sosialisasi di bidang industri menengah dan besar. q. Memeriksa dan menilai hasil kerja bawahan secara periodik. r. Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas. s. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas. t. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan. 4. Bidang Perdagangan Kepala

Bidang

Perdagangan

mempunyai

tugas

melaksanakan

penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang perdagangan dalam negeri dan perdagangan luar negeri. Dalam pelaksanaan tugasnya membawahi 2 (dua) seksi yang masing-masing dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yaitu : ·

Seksi Bidang Perdagangan Dalam Negeri

·

Seksi Bidang Perdagangan Luar Negeri

Dengan uraian sebagai berikut : Kepala Bidang Perdagangan a. Melaksanakan rencana kerja bidang berdasarkan rencana strategis dan rencana kerja dinas. b. Memberikan petunjuk, arahan dan mendistribusikan tugas kepada bawahan. c. Mempelajari, menelaah peraturan perundang-undangan, keputusan, petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis program kegiatan dinas sesuai dengan bidang tugas. d. Menyelenggarakan

sistem

pengendalian

intern

pelaksanaan

kegiatan agar efektif dan efisien sesuai peraturan perundangan yang berlaku. e. Menerapkan standar pelayanan minimal sesuai bidang tugas. f. Merumuskan kebijakan teknis di bidang perdagangan dalam commit to user negeri.



g. Merumuskan kebijakan teknis di bidang perdagangan luar negeri. h. Melaksanakan pendataan di bidang perdagangan. i. Memberikan

pertimbangan

teknis

perizinan

di

bidang

perdagangan. j. Memberikan pertimbangan teknis rekomendasi perdagangan dalam negeri. k. Melaksanakan penerbitan dokumen penyerta barang ekspor Certificate of Origin (CoO). l. Melaksanakan pembinaan teknis pengembangan ekspor daerah dan perdagangan luar negeri. m. Melaksanakan pembinaan dan koordinasi pendaftaran perusahaan dan usaha dagang. n. Melaksanakan pemantauan dan pengawasan atas penyelenggaraan kegiatan di bidang perdagangan. o. Melaksanakan promosi di bidang perdagangan. p. Melaksanakan penyusunan indikator dan penyusunan kinerja di bidang perdagangan. q. Melaksanakan sosialisasi di bidang perdagangan dalam negeri dan luar negeri. r. Memeriksa dan menilai hasil kerja bawahan secara periodik. s. Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas. t. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas. u. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan. Seksi Perdagangan Dalam Negeri Kepala Seksi Perdagangan Dalam Negeri mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang perdagangan dalam negeri. Yang meliputi pembinaan

dan

pengembangan perdagangan dalam negeri. commitditoatas, userdapat diuraikan sebagai berikut : Sebagaimana yang dimaksud



a. Melakukan rencana kerja Seksi Perdagangan Dalam Negeri berdasarkan rencana kerja bidang. b. Memberikan petunjuk, arahan dan mendistribusikan tugas kepada bawahan. c. Mempelajari, menelaah peraturan perundang-undangan, keputusan, petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis program kegiatan dinas sesuai dengan bidang tugas. d. Melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis di bidang perdagangan dalam negeri. e. Melakukan penyiapan bahan penerbitan rekomendasi perdagangan dalam negeri. f. Melakukan pendataan jumlah, jenis dan harga di bidang perdagangan dalam negeri khususnya bahan pokok, barang penting dan barang umum lainnya. g. Melakukan pembinaan dan pengembangan perdagangan dalam negeri. h. Melakukan

fasilitasi

program

kemitraan

perdagangan

dan

pembentukan asosiasi perdagangan dalam negeri. i. Melakukan penelitian / pemeriksaan lapangan dalam rangka penerbitan rekomendasi Surat Izin Perdagangan (SIUP), Surat Izin Usaha dan Perdagangan Minuman Beralkohol (SIUP MB), perdagangan berjangka dan perdagangan berjenjang (Multi Level Marketing / MLM). j. Melakukan pengelolaan data perusahaan perdagangan dalam negeri. k. Melakukan pembinaan, pengawasan, monitoring dan evaluasi sarana perdagangan (pasar / toko modern dan gudang) dalam negeri. l. Melakukan penyiapan bahan penyusunan indikator dan pengukuran kinerja bidang perdagangan dalam negeri. to user m. Menyiapkan bahancommit sosialisasi di bidang perdagangan dalam negeri.



n. Memeriksa dan menilai hasil kerja bawahan secara periodik. o. Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas. p. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas. q. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan. Seksi Perdagangan Luar Negeri Kepala Seksi Perdagangan Luar Negeri mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang perdagangan luar negeri. Yaitu meliputi pemberian

bimbingan

teknis

dan

pembinaan

pengembangan

perdagangan luar negeri. Sebagaimana yang dimaksud di atas, dapat diuraikan sebagai berikut : a. Melakukan rencana kerja Seksi Perdagangan Luar Negeri berdasarkan rencana kerja bidang. b. Memberikan petunjuk, arahan dan mendistribusikan tugas kepada bawahan. c. Mempelajari, menelaah peraturan perundang-undangan, keputusan, petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis program kegiatan dinas sesuai dengan bidang tugas. d. Melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis di bidang perdagangan luar negeri. e. Melakukan penyiapan bahan perizinan perdagangan luar negeri. f. Melakukan pendataan jumlah, jenis dan harga di bidang perdagangan luar negeri. g. Melakukan pembinaan dan pengembangan perdagangan luar negeri. h. Melakukam fasilitasi program kemitraan perdagangan dan pembentukan asosiasin perdagangan luar negeri. i. Melakukan penelitian / pemeriksaan lapangan dalam rangka commit user perdagangan luar negeri penerbitan rekomendasi di to bidang



(Eksportir Terdaftar, Angka Pengenal Ekspor, Angka Pengenal Impor dan Ekspor Terdaftar Produk Industri Kehutanan). j. Melakukan pengelolaan data perusahaan perdagangan luar negeri. k. Melakukan

pembinaan

dan

pengawasan

sarana

penunjang

perdagangan luar negeri. l. Melakukan penyiapan bahan penerbitan dokumen penyerta barang ekspor Certificate of Origin (CoO). m. Melakukan penyiapan bahan penyusunan indikator dan pengukuran kinerja bidang perdagangan luar negeri. n. Menyiapkan bahan sosialisasi di bidang perdagangan luar negeri. o. Memeriksa dan menilai hasil kerja bawahan secara periodik. p. Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas. q. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas. r. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan. 5. Bidang Pengawasan dan Perlindungan Konsumen Kepala Bidang Pengawasan dan Perlindungan Konsumen mempunyai tugas melaksanakan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pengawasan dan perlindungan konsumen. Dalam pelaksanaan tugasnya membawahi 2 (dua) seksi yang masingmasing dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yaitu : ·

Seksi Pengawasan

·

Seksi Perlindungan Konsumen

Dengan uraian sebagai berikut : Kepala Bidang Pengawasan dan Perlindungan Konsumen a. Melaksanakan rencana kerja bidang berdasarkan rencana strategis dan rencana kerja dinas. b. Memberikan petunjuk, arahan dan mendistribusikan tugas kepada bawahan.

commit to user



c. Mempelajari, menelaah peraturan perundang-undangan, keputusan, petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis program kegiatan dinas sesuai dengan bidang tugas. d. Menyelenggarakan

sistem

pengendalian

intern

pelaksanaan

kegiatan agar efektif dan efisien sesuai peraturan perundangan yang berlaku. e. Menerapkan standar pelayanan minimal sesuai bidang tugas. f. Merumuskan kebijakan teknis di bidang pengawasan. g. Merumuskan kebijakan teknis di bidang perlindungan konsumen. h. Melaksanakan pembinaan dan pengawasan barang beredar dan jasa. i. Melaksanakan koordinasi pelaksanaan pengawasan barang beredar dan jasa. j. Memberikan pertimbangan teknis penerbitan rekomendasi atas petunjuk penggunaan (manual) dan kartu jaminan / garansi dalam bahasa Indonesia bagi produk teknologi informasi dan elektronika skala kota. k. Melaksanakan pembinaan dan pemberdayaan Pejabat Pengawas Peredaran Barang Jasa (PPPBJ) skala kota. l. Melaksanakan fasilitasi pembentukan dan pembinaan Badan Perlindungan

Sengketa

Konsumen

(BPSK)

dan

Lembaga

Perlindungan Konsumen Swadaya Masyarakat (LPKSM). m. Melaksanakan

penyiapan

bahan

koordinasi

dan

kerjasama

perlindungan konsumen. n. Melaksanakan penyusunan indikator dan penyusunan kinerja di bidang pengawasan dan perlindungan konsumen. o. Melaksanakan sosialisasi di bidang pengawasan dan perlindungan konsumen. p. Memeriksa dan menilai hasil kerja bawahan secara periodik. q. Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka commit to user kelancaran pelaksanaan tugas.



r. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas. s. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan. Seksi Pengawasan Kepala Seksi Pengawasan mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pengawasan. Yaitu meliputi pengawasan kelayakan dan kualitas produk kemasan. Sebagaimana yang dimaksud di atas, dapat diuraikan sebagai berikut : a. Melakukan rencana kerja Seksi Pengawasan berdasarkan rencana kerja bidang. b. Memberikan petunjuk, arahan dan mendistribusikan tugas kepada bawahan. c. Mempelajari, menelaah peraturan perundang-undangan, keputusan, petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis program kegiatan dinas sesuai dengan bidang tugas. d. Melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis di bidang pengawasan. e. Melakukan pengawasan barang beredar dan jasa. f. Melakukan koordinasi pelaksanaan pengawasan barang beredar dan jasa. g. Menyiapkan

bahan

penerbitan

rekomendasi

atas

petunjuk

penggunaan (manual) dan kartu jaminan / garansi dalam bahasa Indonesia bagi produk teknologi informasi dan elektronika skala kota. h. Menyiapkan

bahan

pembinaan

dan

pemberdayaan

Pejabat

Pengawas Peredaran Barang Jasa (PPPBJ). i. Melakukan penyiapan bahan penyusunan indikator dan pengukuran kinerja bidang pengawasan. j. Menyiapkan bahan sosialisasi di bidang pengawasan. commit to user k. Memeriksa dan menilai hasil kerja bawahan secara periodik.



l. Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas. m. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas. n. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan. Seksi Perlindungan Konsumen Kepala Seksi Perlindungan Konsumen mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang perlindungan konsumen. Yaitu meliputi pembinaan perlindungan konsumen. Sebagaimana yang dimaksud di atas, dapat diuraikan sebagai berikut : a. Melakukan

rencana

kerja

Seksi

Perlindungan

Konsumen

berdasarkan rencana kerja bidang. b. Memberikan petunjuk, arahan dan mendistribusikan tugas kepada bawahan. c. Mempelajari, menelaah peraturan perundang-undangan, keputusan, petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis program kegiatan dinas sesuai dengan bidang tugas. d. Melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis di bidang perlindungan konsumen. e. Melakukan Perlindungan

fasilitasi

pembentukan

Sengketa

Konsumen

dan

pembinaan

(BPSK)

dan

Badan

Lembaga

Perlindungan Konsumen Swadaya Masyarakat (LPKSM). f. Melakukan

penyiapan

bahan

koordinasi

dan

kerjasama

perlindungan konsumen. g. Melakukan layanan informasi dan publikasi tentang perlindungan konsumen. h. Melakukan fasilitasi penanganan penyelesaian sengketa konsumen. i. Melakukan penyiapan bahan pembinaan dan pemberdayaan motivator dan mediator perlindungan konsumen skala kota. commit to user



j. Melakukan fasilitasi pembinaan perlindungan konsumen dalam rangka

penggunaan

alat

Ukur,

Takar,

Timbang

dan

Perlengkapannya (UTTP). k. Melakukan penyiapan bahan penyusunan indikator dan pengukuran kinerja di bidang perlindungan konsumen. l. Menyiapkan bahan sosialisasi di bidang perlindungan konsumen. m. Memeriksa dan menilai hasil kerja bawahan secara periodik. n. Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas. o. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas. p. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.

commit to user

57 PETA JABATAN DINAS PERINDUSTRIAN DAN PERDAGANGAN KOTA SURAKARTA KEPALA DINAS Pembina Tk.I IV/b Pasca Sarjana (S2) IV/e = IV/d = IV/c = IV/b = 3 IV/a = 4

KEKUATAN PEGAWAI III/d =11 II/c = 1 III/c = 2 II/b = III/b = 22 II/a = 2 III/a = 4 I/d = II/d = 2 I/c = -

Es. I : Es. II : 1

12 ORANG TERDIRI DARI Es. III : 3 JFT : Es. IV : 8 JFU :

I/b = I/a = 2

Bidang Perindustrian Pembina Tk.I IV/b (S2)

KA Seksi Industri Kecil Pembina IV/a (S1) Jabatan Jmlh Pengolah Data Industri 2 Pengumpul Data 1 Penyusun Laporan 1 Operator Komputer 1 Pengolah Data Usha Kecil Mikro 1 KA Seksi Industri Menengah dan Besar Penata Tk.I III/d (S1) Jabatan Pengumpul Data Penyusun Laporan Penyusun Program Operator Komputer

SEKRETARIS Pembina Tk.I IV/b (S2)

Jmlh 1 1 1 1

KA Sub Bagian Perencanaan Evaluasi dan Pelaporan Penata Tk.I III/d (S1) Jabatan Penata Muda III/a

KA Sub Bagian Keuangan Penata Tk.I III/d (S1)

Jmlh 1

Jabatan Bend. Penerimaan Bend. Pengeluaran Pemb. Dftr Gaji Pemb. Pembukuan Pemb. Dokumen

Bidang Perdagangan

Jmlh 2 2 1 1

KA Seksi Perdagangan Luar Negeri Penata Tk.I III/d (S1) Jabatan Pengumpul Data Petugas Pemeriksa Dokumen Ekspor Penyusun Laporan Operator Komputer

Jmlh 1 1 2 1

Jmlh 2 2 1 1

KA Seksi Pengawasan Penata Tk.I III/d (S1) Jabatan Petugas Pemantau Perizinan Operator Komputer

Jmlh 2 1

KA Seksi Perlindungan Konsumen Penata Tk.I III/d (S1) Jabatan Petugas Survey Pengumpul Data


Jmlh 2 1

57

GAMBAR 1.2 Peta Jabatan Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta

Jabatan Pengelola Barang Pengelola Kepeg. Agenda Jaga Malam

Bidang Pengawasan dan Perlindungan Konsumen Pembina IV/a (S2)

KA Seksi Perdagangan Dalam Negeri Penata Tk.I III/d (S1) Jabatan Pengumpul Data Petugas Pemeriksa Dokumen Ekspor Penyusun Laporan Operator Komputer

Jmlh 1 1 1 1 1

KA Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Penata Tk.I III/d (S1)



BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

Pelaksanaan Administrasi Kearsipan Pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta Dalam bagian ini penulis akan mengungkapkan hasil pengamatan di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta. Hal-hal yang akan penulis bahas yaitu meliputi : 1. Penerimaan dan Pencatatan Arsip. 2. Penyimpanan Arsip. 3. Penyusutan Arsip. 4. Fasilitas Arsip. 5. Pegawai Kearsipan. Ig. Wursanto (1995 : 15)

1. Penerimaan dan Pencatatan Arsip Suatu

instansi

baik

swasta

maupun

pemerintah

dalam

melaksanakan kegiatan pasti berhubungan dengan instansi lainnya maupun dengan pihak-pihak yang berkepentingan dengan instansi tersebut. Dalam melaksanakan hubungan dengan pihak lain, sehingga tidak jarang suatu instansi menerima beberapa surat dalam 1 (satu) hari. Di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta setiap harinya ada kurang lebih 5-10 surat yang masuk. Di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta, arsiparsip yang ada tidak hanya mengenai surat-surat dinas saja tetapi juga meliputi kegiatan industri, usaha-usaha kecil, menengah maupun besar dan kegiatan perdagangan. Arsip-arsip yang berisi surat-surat dinas diolah dan disimpan oleh bagian Sekretariat khususnya pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian, sedangkan arsip-arsip yang commit toindustri, user usaha-usaha kecil, menengah berhubungan dengan kegiatan 58



maupun besar dan kegiatan perdagangan diolah dan disimpan oleh masing-masing sub bidang. Di bawah ini penulis akan menjelaskan mengenai proses pengurusan arsip yang meliputi pengurusan surat masuk dan pengurusan surat keluar yang ada di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta. a. Proses Pengurusan Surat Masuk Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta, surat yang masuk diterima oleh bagian Sekretariat khususnya pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian. Kemudian baru diteruskan dan didistribusikan ke bagian yang bersangkutan atau yang dituju. Adapun langkah-langkah yang dilakukan oleh petugas penerima surat antara lain : 1) Membaca sampul surat untuk diketahui jenis suratnya. 2) Menyortir surat untuk memisahkan antara surat-surat yang akan diteruskan pada bidang masing-masing yang ada di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta. 3) Nomor surat dicatat dalam kartu kendali. 4) Surat dicatat dalam buku agenda surat masuk. 5) Surat dimintakan disposisi ke Kepala Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta. 6) Surat dimintakan persetujuan ke Kepala Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta. 7) Surat didistribusikan ke bagian masing-masing sesuai dengan yang ditunjuk untuk mengelola arsip atau surat tersebut. Berdasarkan hasil pengamatan penulis selama masa magang penelitian di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta, penulis dapat mengetahui bentuk dan isi dari buku agenda surat masuk seperti contoh di bawah ini. commit to user



TABEL 2.3 Contoh Buku Agenda Surat Masuk Tanggal

Nomor Agenda

Dari

No./ Tgl

Perihal

KA

Sekretaris

Perindustrian

Perdagangan

Pengawasan

Dinas

Surat


b. Proses Pengurusan Surat Keluar Proses pengurusan surat keluar diolah oleh bagian Sekretariat khususnya pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta. Adapun langkahlangkah yang dilakukan oleh petugas selama dalam proses pengurusan surat keluar di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta adalah sebagai berikut : 1) Surat dikonsep menurut jenis, isi dan nomor surat. 2) Surat dimintakan kontrasein / persetujuan sekretaris atau Kepala Bidang yang bersangkutan. 3) Surat diajukan ke Kepala Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta untuk diberi persetujuan. 4) Surat dimasukkan ke dalam kartu kendali. 5) Surat diberi nomor surat. 6) Surat diagenda di dalam buku surat keluar. 7) Surat dikirimkan dengan memakai surat keluar. Berdasarkan hasil pengamatan penulis selama masa magang penelitian di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta, penulis dapat mengetahui bentuk dan isi dari buku agenda surat keluar seperti contoh di bawah ini. commit to user

& PK



TABEL 2.4 Contoh Buku Agenda Surat Keluar Tanggal

Nomor

Kepada

Perihal

Ket.

Agenda


2. Penyimpanan Arsip a. Asas Penyimpanan Arsip Di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta, asas yang digunakan dalam penyimpanan arsip adalah asas campuran. Asas campuran digunakan di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta karena dengan asas campuran tersebut dapat memudahkan dalam pencarian arsip. Arsip-arsip tersebut sudah dipisah-pisahkan menurut pola klasifikasi yang ada di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta. Dalam hal ini, masing-masing unit kerja diberi kepercayaan untuk melaksanakan penyimpanan arsip sendiri. Dengan satu kebijakan yaitu untuk surat atau arsip-arsip yang bersifat penting dalam penataannya dilakukan dan disimpan pada bagian Sekretariat khususnya pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian. Sedangkan untuk surat atau arsip-arsip yang berhubungan dengan masing-masing bidang yang ada di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta, misalnya bidang perindustrian untuk penataannya dilakukan dan disimpan pada bidang yang bersangkutan. Untuk arsip-arsip yang masih sering digunakan (aktif) dan arsip yang sudah jarang commit to user



digunakan (in aktif) juga sudah dipisah sehingga arsip yang ada di tempat kerja dapat diketahui tingkat penggunaannya. Keuntungan

/

kelebihan

yang

diperoleh

dari

Dinas

Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta dalam pemakaian asas ini menurut Ibu Mastuti, SH selaku Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta dan juga merupakan salah satu pegawai yang mengurusi masalah kearsipan di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta antara lain : ” (1) Lebih dapat menghemat ruang dan peralatan arsip, karena hanya sebagian saja arsip yang disimpan di tiap masing-masing bidang. (2) Bila arsip tersebut berisi tentang kegiatan industri, usaha-usaha kecil, menengah maupun besar dan kegiatan perdagangan yang dilakukan Dinas Perindustrian dan Perdagangan secara keseluruhan atau tidak hanya melibatkan satu bidang atau satu bagian saja, maka sistem penyimpanannya dapat diseragamkan. (3) Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-masing. Unit kerja yang dimaksud adalah unit kerja yang mempunyai spesifikasi tertentu ”. Dijelaskan pula oleh Ibu Mastuti, SH dengan hasil wawancara sebagai berikut : ” Untuk asas penyimpanan arsip di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta sudah berjalan dengan baik. Karena dengan asas penyimpanan arsip kombinasi antara sentralisasi dan desentralisasi ini dapat memudahkan dalam pencarian arsip, menghemat tempat pada masing-masing unit kerja serta penemuan kembali berkas arsip yang diperlukan dengan mudah dan cepat dilakukan ”. ( Wawancara 6 April 2010 ) Sedangkan kelemahan dari penggunaan asas campuran tersebut adalah : 1) Apabila ada arsip-arsip yang punya spesifikasi khusus terdapat satu bagian atau satu bidang tersebut hilang atau kurang teratur, commit to user



maka akan sulit untuk ditemukan kembali atau diatur secara tepat. 2) Apabila ada arsip-arsip yang tidak punya spesifikasi khusus tertentu terhadap satu bidang atau satu bagian saja sehingga mengakibatkan arsip tersebut harus disimpan di ruangan sekretariat selain pada bidang terkait maka akan kurang maksimal dalam hal penghematan. Hal ini juga kurang praktis karena memerlukan lebih banyak kegiatan dalam penyimpanan arsip. b. Sistem Penyimpanan Arsip Sistem penyimpanan arsip di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta menggunakan sistem nomor. Hal ini seperti yang dijelaskan oleh Ibu Mastuti, SH selaku Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta. ” Di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta ini dalam sistem penyimpanan arsip adalah menggunakan sistem nomor. Nomor tersebut adalah nomor arsip yang telah disesuaikan dengan pola klasifikasi yang digunakan Daerah Tingkat I Propinsi Jawa Tengah. Arsip-arsip yang terdapat di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta yaitu meliputi kegiatan industri, usaha-usaha kecil, menengah maupun besar, kegiatan perdagangan dan surat-surat dinas lainnya ”. (Wawancara 6 April 2010). c. Prosedur Penyimpanan Arsip Prosedur yang digunakan dalam kegiatan penyimpanan arsip pada setiap organisasi dalam pengelolaan arsipnya mungkin hampir sama antara satu dengan yang lainnya. Prosedur dalam penyimpanan arsip digunakan agar lebih mudah dilaksanakan, lebih terarah dan tidak semrawut. Yang dimaksud dengan prosedur penyimpanan dalam kegiatan ini adalah kegiatan pengolahan arsip sebelum arsip-arsipcommit tersebut di dalam filling cabinet. todisimpan user



Langkah-langkah yang dilakukan dalam kegiatan ini meliputi kegiatan memisah-misah arsip, meneliti arsip, memadukan arsip, mengklasifikasikan arsip, mengindeks arsip, mempersiapkan tunjuk silang, menyusun arsip, memfile arsip / mengatur pembentukan arsip sesuai dengan pola klasifikasinya. 1) Memisah-misahkan arsip Kegiatan pertama yang dilakukan petugas kearsipan di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta adalah memisahkan mengadakan

arsip. pemilihan

Memisah-misahkan terhadap

arsip

arsip-arsip

yang

berarti akan

disimpan untuk dikelompokkan menurut subyek-subyek seperti yang dicantumkan dalam kartu kendali atau daftar indeks yang telah ditentukan sesuai aturan yang berlaku di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta. 2) Meneliti arsip Setelah arsip dipisahkan menurut kode-kode angka, arsip kemudian diteliti. Dalam penelitian arsip tersebut petugas kearsipan meneliti apakah arsip yang akan disimpan tersebut sudah mendapat disposisi dari Kepala Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta atau belum. Jika belum, maka petugas kearsipan harus segera memintakan disposisi Kepala Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta selaku pejabat yang berwenang untuk membenarkan bahwa arsip tersebut boleh disimpan. 3) Memadukan (assembling) arsip Dalam kegiatan ini, kegiatan pertama yang dilakukan oleh pegawai kearsipan di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta adalah menerima berkas-berkas yang berupa surat-surat dinas, setelah berkas tersebut diterima kemudian diteliti untuk mengetahui jumlah lembaran dan catatan yang to user seharusnya ada.commit Apabila berkas tersebut sudah lengkap, maka



lembaran-lembaran yang berisi surat-surat dinas tersebut disusun sesuai dengan urutan yang telah ditetapkan. Untuk berkas yang belum lengkap, maka petugas pada bagian ini mengirim pemberitahuan kepada masing-masing bidang yang belum

melengkapi

berkas-berkas

tersebut

agar

segera

melengkapinya. 4) Mengklasifikasi arsip Dalam kegiatan ini langkah pertama yang dilakukan petugas adalah menggolongkan

arsip berdasarkan

pola

klasifikasi yang telah ditentukan. Pola klasifikasi arsip yang digunakan

Dinas

Perindustrian

dan

Perdagangan

Kota

Surakarta adalah pola klasifikasi arsip yang berdasarkan pola klasifikasi Pemerintah Daerah Tingkat I Propinsi Jawa Tengah. Pola klasifikasi Pemerintah Daerah Tingkat I Propinsi Jawa Tengah mencakup 10

(sepuluh) pokok masalah

yang

diklasifikasikan menurut numerik masing-masing sebagai berikut : 000

Umum

100

Pemerintah

200

Politik

300

Keamanan

400

Kesejahteraan

500

Perekonomian

600

Pekerjaan Umum dan Keterangan

700

Pengawasan

800

Kepegawaian

900

Keuangan Setelah digolongkan menurut pola klasifikasi yang telah

ditentukan, maka berkas-berkas yang sudah lengkap kemudian diadakan

pengkodean yang telah ditentukan. Kegiatan commit to user kode pada kolom yang tersedia. selanjutnya adalah penulisan



Setelah selesai data yang telah siap untuk diindeks dimasukkan dalam buku agenda. 5) Mengindeks arsip Langkah-langkah yang dilakukan petugas arsip di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta dalam kegiatan mengindeks arsip adalah sebagai berikut : ·

Membaca secara cermat isi surat.

·

Menentukan judul atau caption arsip secara tepat.

·

Memberikan tanda-tanda (keterangan) lain yang dapat menjadi petunjuk (indeks) arsip yang bersangkutan, misalnya dengan memberikan kode pembantu. Dalam hal ini fungsi dari kode pembantu adalah sebagai kode pelengkap yang tidak dapat dipakai tersendiri, tetapi ditambahkan dibelakang kode yang memerlukan perincian lebih lanjut. Kode pembantu yang dimaksud adalah Contoh : 01 : Perencanaan 02 : Peneliti 03 : Pendidikan 04 : Laporan 05 : Panitia 06 : Seminar, lokakarya, workshop 07 : Statistik 08 : Peraturan Perundang-undangan

·

Membubuhkan caption utama berikut kode masalah (sub subyek) pada setiap arsip yang bersangkutan.

·

Mempersiapkan tunjuk silang Kegiatan ini dilakukan apabila terdapat dua caption. Caption pertama digunakan sebagai caption utama, sedangkan caption yang kedua dicantumkan pada petunjuk commit to user silang.



6) Menyusun arsip Arsip-arsip yang sudah diberi judul atau caption kemudian disusun oleh petugas sesuai dengan sistem susunan yang digunakan dalam sistem penyimpanan. Dalam hal ini Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta menggunakan sistem nomor. 7) Memfile arsip Kegiatan terakhir yang dilakukan oleh petugas kearsipan di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta dalam prosedur penyimpanan arsip adalah memfile arsip. Kegiatan ini adalah mengatur pembentukan arsip-arsip sesuai dengan klasifikasi dan mengatur penyusunan-penyusunan arsip-arsip di dalam file-file atau folder-folder pada tempat yang sesuai.

3. Penyusutan arsip Pada setiap unit kerja yang ada di dalam suatu organisasi seharusnya ada penyusutan arsip. Sebab arsip akan terus-menerus bertambah sedangkan ruang penyimpanan arsip mempunyai daya tampung yang terbatas. Untuk mengatasi penumpukan dokumen / arsip di setiap unit kerja, maka perlu diadakan penyusutan arsip. Arsip-arsip yang akan disusutkan yaitu arsip-arsip yang nilai kegunaannya sudah mulai menurun dan arsip-arsip yang jarang digunakan. Berdasarkan wawancara dengan Ibu Mastuti, SH selaku Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta tanggal 6 April 2010, mengatakan bahwa : ” Di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta belum pernah diadakan kegiatan penyusutan arsip. Arsip di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta mempunyai masa aktif 5 (lima) tahun, itu artinya sebuah arsip yang ada di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta dikategorikan sebagai in aktif setelah commit 5 (lima) tahun atau lebih ”. to user



Hasil wawancara yang lainnya oleh staf Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta adalah sebagai berikut : ” Hal-hal yang menyebabkan Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta belum pernah mengadakan kegiatan penyusutan arsip diantaranya : a. Belum adanya pegawai yang ditunjuk secara khusus untuk menangani arsip. Hal ini menyebabkan kurangnya perhatian terhadap keberadaan arsip-arsip yang seharusnya sudah waktunya untuk dilakukan penyusutan. Kurangnya perhatian tersebut dapat berupa keterbatasan waktu yang dimiliki. b. Pegawai yang menangani arsip merupakan pegawai yang tidak khusus, jadi para pegawai tersebut harus menangani atau menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tugas utamanya sesuai dengan bidang masing-masing sehingga mereka tidak tahu arsip mana yang harus disusutkan ”. (Wawancara 6 April 2010).

4. Fasilitas kearsipan Fasilitas merupakan peralatan atau perlengkapan yang digunakan dalam proses penyelesaian suatu pekerjaan. Suatu pekerjaan tidak akan selesai tanpa adanya fasilitas yang memadai. Fasilitas kearsipan merupakan salah satu faktor pendukung dari kelancaran kegiatan kearsipan. Fasilitas kearsipan yang tersedia di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta adalah sebagai berikut : a. Alat-alat kearsipan 1. Alat penerimaan surat ·

Meja, adalah fasilitas yang sangat sederhana di mana setiap arsip yang masuk langsung ditempatkan pada meja pegawai yang bertugas menyortir surat masuk.

·

Alat pelubang kertas, yaitu alat yang digunakan untuk melubangi kertas setelah arsip tersebut dimasukkan ke dalam folder.

·

Steples, yaitu alat untuk menjepit kertas agar terlihat rapi. commit to user



·

Rak surat, alat yang digunakan untuk meletakkan surat yang sudah disortir.

·

Gunting, alat yang digunakan untuk membuka sampul surat agar isi surat tersebut tidak rusak.

2. Alat penyimpanan arsip ·

Folder, yaitu alat yang digunakan untuk tempat arsip. Folder mempunyai tab untuk tempat kode dan indeks atau title.

·

Guide, yaitu sekat atau alat yang digunakan sebagai batas / petunjuk antara pokok masalah dengan rinciannya.

·

Rak arsip, yaitu alat yang digunakan untuk menyimpan arsip yang seukuran surat.

·

Filling cabinet, yaitu alat yang berfungsi untuk menyimpan arsip yang berbentuk segi empat panjang dan terbuat dari bahan metal dengan laci yang beraneka ragam seperti 2 laci atau 4 laci.

3. Alat korespodensi Adalah

alat-alat

yang

digunakan

untuk

melaksanakan

korespodensi atau surat-menyurat. Alat-alat korespodensi yang terdapat di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta antara lain : ·

Kertas, adalah material tata usaha yang berbentuk lembaran untuk keperluan tulis-menulis serta mencetak naskah / surat dinas. Kertas yang ada di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta adalah ukuran folio.

·

Stempel atau cap dinas, alat yang digunakan untuk menyetempel naskah / surat dinas dan jumlahnya hanya ada 1 (satu) buah.

·

Buku agenda, buku agenda yang ada di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta adalah buku agenda surat commit to user masuk, buku agenda surat keluar, buku agenda undangan,



dan buku agenda ekspedisi. Buku agenda ekspedisi terdiri dari 4 (empat) macam yaitu buku ekspedisi sekretariat, buku ekspedisi perindustrian, buku ekspedisi perdagangan dan

buku

ekspedisi

pengawasan

dan

perlindungan

konsumen. ·

Mesik ketik manual, alat yang digunakan untuk mengetik surat atau arsip yang jumlahnya ada 6 (enam) buah.

·

Komputer, sebagai alat elektronik yang dapat menerima data, mengolah data, melaksanakan perhitungan aritmatika dan bermacam-macam kegunaan lainnya. Untuk fasilitas komputer ini terdapat 14 (empat belas) unit, yang salah satunya adalah laptop. Berdasarkan uraian di atas berarti fasilitas kearsipan yang

terdapat di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta sudah baik sehingga dapat memenuhi kebutuhan pelaksanaan pekerjaan dan dapat memperlancar jalannya pekerjaan. b. Ruang kearsipan Di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta sudah terdapat ruang khusus untuk tempat penyimpanan arsip yaitu di gudang dengan luas ruangan 5x4 m2 yang letaknya terpisah dengan ruang kerja. Dalam pengelolaan ruang kearsipan itu sendiri, Dinas Perindustrian

dan

Perdagangan

Kota

Surakarta

sudah

memperhatikan mengenai faktor cahaya, udara, warna dan kebersihan ruangan. 1.

Mengenai cahaya Sebagian dinding terbuat dari kaca sehingga cahaya matahari dapat masuk dan menerangi hampir seluruh ruangan. Sedangkan untuk lampu hanya digunakan pada waktu malam hari atau dalam keadaan cuaca mendung sehingga ruangan commit to user tidak menjadi gelap.



2.

Mengenai udara Ventilasi dan jendela sudah cukup sehingga sirkulasi udara berjalan lancar dan ruangan tidak menjadi pengap dan lembab.

3.

Mengenai warna Warna atau cat pada dinding gudang kantor sebagian besar adalah warna putih kecoklatan atau krem yang dapat memberikan kesan bersih dan sejuk.

4.

Mengenai kebersihan ruangan Mengenai kebersihan ruangan yang selama ini dilakukan oleh pegawai Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta adalah dengan menyapu lantai dan membersihkan tempat penyimpanan arsip seperti almari, filling cabinet dan rak-rak arsip dari segala debu dan kotoran. Sedangkan untuk pemeliharaan dan pengamanan arsip yang dilakukan adalah dengan memberikan kapur barus yang dimasukkan ke dalam almari penyimpanan arsip. Selain itu, pegawai juga selalu mengecek keadaan di dalam gudang. Hal ini dilakukan agar arsip-arsip yang ada tetap terpelihara dengan baik.

5. Pegawai kearsipan Tenaga pegawai kearsipan sangat menentukan sekali dalam memperlancar suatu kegiatan kearsipan. Dalam menerapkan pegawai kearsipan harus memang benar-benar orang-orang yang menguasai dalam bidang kearsipan supaya kegiatan tersebut dapat berjalan dengan lancar. Di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta belum terdapat pegawai yang ditunjuk khusus untuk menangani arsip saja. Syarat untuk menjadi pegawai kearsipan di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta adalah pegawai yang sudah dididik sebagai arsiparis. commit to user



Hal-hal yang menyebabkan belum adanya pegawai khusus yang menangani arsip-arsip yang ada di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta adalah faktor belum adanya pegawai di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta yang dididik sebagai arsiparis. Namun

untuk

pengurusan

masalah

kearsipan

di

Dinas

Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta itu sendiri sudah cukup berjalan dengan lancar karena setiap pegawainya sudah melakukan tugas-tugas dengan baik. Adapun tugas-tugas yang dilakukan pegawai Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta yang berkaitan dengan pengurusan masalah kearsipan adalah sebagai berikut : a. Menjaga arsip agar tetap terpelihara dengan baik. b. Mencari kembali arsip-arsip apabila suatu saat dibutuhkan oleh Kepala Bagian maupun oleh pegawai lain. c. Mengurus berkas yang masuk dan berkas yang keluar kemudian mencatat ke dalam buku agenda. d. Menyortir

dan

menyusun

surat

ke

dalam

folder

dan

menyimpannya ke dalam rak arsip / filling cabinet serta menyusunnya menurut klasifikasinya. e. Melaksanakan tugas-tugas yang lain apabila dibutuhkan.

commit to user



BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan Berdasarkan dari uraian yang telah penulis kemukakan pada bab terdahulu yang diperoleh dari Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta, maka sampailah pada bagian akhir yang merupakan kesimpulan dan saran-saran yang mungkin dapat bermanfaat bagi Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta. Dalam hal ini, kesimpulan dan uraian dari hasil pengamatan yang sudah dilakukan lebih memfokuskan pada pelaksanaan administrasi kearsipan yang meliputi penerimaan dan pencatatan arsip, penyimpanan arsip, penyusutan arsip, fasilitas kearsipan dan pegawai kearsipan yakni adalah sebagai berikut : 1. Penerimaan dan Pencatatan Arsip Penerimaan dan pencatatan arsip di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta meliputi proses pengurusan surat masuk dan proses pengurusan surat keluar. 2. Penyimpanan Arsip · Asas penyimpanan arsip yang digunakan di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta adalah asas campuran. · Sistem penyimpanan arsip yang digunakan di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta adalah sistem nomor. · Prosedur penyimpanan arsip di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta meliputi : memisah-misahkan arsip, meneliti arsip, memadukan arsip, mengklasifikasi arsip menurut pola klasifikasi yang ditetapkan Pemerintah commit to user 73



Daerah Tingkat I Propinsi Jawa Tengah, mengindeks arsip, menyusun arsip dan memfile arsip. 3. Penyusutan Arsip Di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta belum pernah dilakukan kegiatan penyusutan arsip. 4. Fasilitas Kearsipan · Alat-alat kearsipan a. Alat penerimaan surat Yang meliputi meja, alat pelubang kertas, steples, rak surat, gunting. b. Alat penyimpanan arsip Yang meliputi folder, guide, rak arsip, filling cabinet. c. Alat korespodensi Yang meliputi kertas, stempel / cap dinas, buku agenda, mesin ketik manual, komputer. · Ruang kearsipan Di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta sudah terdapat ruang khusus untuk tempat penyimpanan arsip yaitu di gudang dengan luas ruangan 5x4 m2 yang letaknya terpisah dengan ruang kerja. 5. Pegawai Kearsipan Di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta belum terdapat pegawai yang ditunjuk khusus untuk menangani arsip saja.

commit to user



B. Saran Keterbukaan suatu organisasi untuk dapat menerima saran dan kritik yang bersifat membangun adalah suatu langkah untuk prospek organisasi ke masa depan. Berdasarkan kesempatan di atas, penulis akan sedikit memberikan saran sebagai penyempurnaan agar menjadi lebih baik. Adapun saran-saran tersebut adalah sebagai berikut : a. Karena belum adanya pegawai yang ditunjuk khusus untuk menangani arsip saja, maka Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta perlu mendidik pegawai kearsipan sebagai arsiparis. b. Arsip-arsip in aktif supaya diserahkan ke gedung arsip apabila tempat penyimpanan arsip di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta tidak mencukupi. c. Selalu

memperbaiki

dan

menyempurnakan

pelaksanaan

administrasi kearsipan agar lebih memajukan perkembangan kearsipan di masa yang akan datang. Dengan cara selalu menjaga arsip-arsip yang ada agar tetap terpelihara dengan baik.

commit to user

PELAKSANAAN ADMINISTRASI KEARSIPAN PADA SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN DI DINAS PERINDUSTRIAN DAN PERDAGANGAN KOTA SURAKARTA

Recommend Documents