perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PELAKSANAAN TATA KEARSIPAN DI RUMAH SAKIT JIWA DAERAH SURAKARTA
TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya (A.Md.) Dalam Bidang Manajemen Administrasi Oleh: VITA OKTAVIANI PRATIWI D1511093
PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2014 commit to user i
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id ii
PERSETUJUAN
PELAKSANAAN TATA KEARSIPAN DI RUMAH SAKIT JIWA DAERAH SURAKARTA
Disusun Oleh
VITA OKTAVIANI PRATIWI D1511093
Disetujui Untuk Dipertahankan di hadapan Tim Penguji Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
Pembimbing
Drs. Marsudi, MS NIP. 19550823 198301 1 001 commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id iii
PENGESAHAN
PELAKSANAAN TATA KEARSIPAN DI RUMAH SAKIT JIWA DAERAH SURAKARTA Disusun Oleh : VITA OKTAVIANI PRATIWI D1511093
Telah diuji dan disahkan oleh Tim Penguji Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
Pada Hari : Rabu Tanggal
: 4 Juni 2014
Tim Penguji
Nama
Tanda Tangan
1. Penguji 1
Dra. Lestariningsih, M.Si
...........................
2. Penguji 2
Drs. Marsudi, MS
..........................
Mengetahui, Dekan
Ketua Program
Prof. Drs. H. Pawito Ph.D NIP.195408051985031002
Drs. Sudarto, M.Si NIP. 19550202198503 1 006 commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PERNYATAAN
Nama : VITA OKTAVIANI PRATIWI N I M : D1511093
Menyatakan
dengan
sesungguhnya
bahwa
tugas
akhir
berjudul
“PELAKSANAAN TATA KEARSIPAN DI RUMAH SAKIT JIWA DAERAH SURAKARTA” adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka. Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya peroleh dari tugas akhir tersebut.
Surakarta,
Mei 2014
Yang Membuat Pernyataan,
Vita Oktaviani Pratiwi
commit to user iv
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
MOTTO
“Keyakinan adalah sumber keberhasilan” “Senyuman adalah awal persahabatan” “Menyerah bukanlah kalah” “Hidup adalah perjuangan”
commit to user v
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PERSEMBAHAN
Karya ini penulis persembahkan kepada: Bapak dan Ibu tercinta Sahabat 4_Sekawan Febriyana, Ria, Yunia Semua Sahabat MA 2011
commit to user vi
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
KATA PENGANTAR
Dengan rahmat ALLAH SWT, serta dengan rasa tanggung jawab sebagai mahasiswa, penulis dapat menyelesaikan laporan Tugas Akhir dengan judul “Pelaksanaan Tata Kearsipan di Rumah Sakit Jiwa Daerah Surakarta.” Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan laporan Tugas Akhir ini banyak mengalami hambatan dan kesulitan, namun berkat bantuan dan dorongan dari berbagai pihak maka dapat diselesaikan, oleh karena itu dalam kesempatan ini penulis menyampaikan terima kasih kepada : 1. Bapak Drs. Marsudi, MS selaku Pembimbing dalam penulisan Tugas Akhir ini yang telah banyak meluangkan waktu dan tenaga, memberikan bimbingan, pengarahan dan saran dalam pembuatan laporan ini. 2. Bapak Prof. Drs. H. Pawito. Ph.D, Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 3. Bapak Drs. Sudarto, M.Si, Ketua program Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 4. Bapak Drs. Pramono SU, M.Si, selaku Pembimbing Akademik yang telah memberikan bimbingan dan arahan selama masa studi. 5. Ibu Lestariningsih, M.Si selaku penguji ujian tugas akhir. 6. Bapak Endro Prayitno, Sp.Kj.MSi selaku Direktur Rumah Sakit Jiwa Daerah Surakarta yang telah memberikan ijin dan kesempatan Kuliah Kerja Magang. 7. Bapak dan Ibu tercinta yang telah memberikan dorongan dan do’a sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan ini. 8. Seseorang yang selalu memberi support, motivasi, bantuan dalam penyelesaian penyusunan laporan ini. 9. Teman-teman Manajemen Administrasi angkatan 2011. commit to user vii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
10. Dan kepada semua pihak yang telah membantu penulis yang tidak dapat disebutkan satu persatu. Penulis berharap semoga hasil laporan Tugas Akhir ini nantinya dapat berguna bagi semua pihak terutama bagi mahasiswa Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
Surakarta , Mei 2014
Penulis
commit to user viii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL.....................................................................................
i
HALAMAN PERSETUJUAN .....................................................................
ii
HALAMAN PENGESAHAN .......................................................................
iii
PERNYATAAN............................................................................................
iv
MOTTO ........................................................................................................
v
PERSEMBAHAN ........................................................................................
vi
KATA PENGANTAR ..................................................................................
vii
DAFTAR ISI .................................................................................................
ix
DAFTAR GAMBAR ....................................................................................
xii
DAFTAR TABEL .........................................................................................
xiii
ABSTRAK ....................................................................................................
xiv
ABSTRACT ..................................................................................................
xv
BAB I PENDAHULUAN ............................................................................
1
A. Latar Belakang Masalah ...................................................................
1
B. Perumusan Masalah .........................................................................
4
C. Tujuan Pengamatan ...........................................................................
4
D. Manfaat Pengamatan ........................................................................
4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ..................................................................
6
A. Pengertian ......................................................................................... commit to user
6
ix
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
1. Pengertian Pelaksanaan ..............................................................
6
2. Pengertian Tata............................................................................
7
3. Pengertian Kerasipan .................................................................
7
4. Pengertian Tata Kearsipan .........................................................
10
B. Pengelolaan Arsip .............................................................................
10
C. Hal Yang Berkaitan Dalam Kearsipan .............................................
13
1. Penerimaan dan Pencatatan Arsip ..............................................
14
2. Penyimpanan Arsip ....................................................................
14
3. Pemeliharaan Arsip ....................................................................
20
4. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip ...........................................
24
5. Alat Kearsipan ...........................................................................
25
D. METODE PENGAMATAN ............................................................
27
1. Lokasi Pengamatan ...................................................................
27
2. Jenis Pengamatan ......................................................................
28
3. Sumber Data ...............................................................................
28
4. Tehnik Pengumpulan Data ........................................................
29
5. Tehnik Analisa Data ..................................................................
30
BAB III DESKRIPSI LEMBAGA INSTANSI ...........................................
33
A. Sejarah Singkat .................................................................................
33
1. Kedudukan RSJD Surakarta........................................................
33
2. Mutu RSJD Surakarta ................................................................
33
B. Deskripsi Lokasi ..............................................................................
34
C. Gambaran Umum Organisasi ...........................................................
35
1. Tugas Pokok ...............................................................................
35
2. Fungsi .........................................................................................
35
D. Struktur Organisasi RSJD Surakarta ................................................
36
E. Kelompok Jabatan Fungsional .........................................................
37
BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN ........................
48
commit to user x
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
1. Penerimaan dan Pencatatan Arsip .............................................
48
2. Penyimpanan Arsip ....................................................................
55
3. Pemeliharaan Arsip ...................................................................
61
4. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip ...........................................
62
5. Alat Kearsipan ...........................................................................
63
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN .......................................................
68
A. Kesimpulan ......................................................................................
68
B. Saran .................................................................................................
69
Daftar Pustaka ..............................................................................................
70
Lampiran – Lampiran
commit to user xi
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR GAMBAR
Gambar 3.1 Struktur Organisasi ...................................................................
47
Gambar 4.1.1 Almari Penyimpanan Arsip ....................................................
58
Gambar 4.1.2 Almari Penyimpanan Arsip ....................................................
59
Gambar 4.1.3 Tempat Penyimpanan Kartu Kendali .....................................
60
Gambar 4.1.4 Komputer ................................................................................
67
commit to user xii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR TABEL
Tabel 4.1 Agenda Surat Masuk ....................................................................
51
Tabel 4.2 Kartu Kendali Surat Masuk ..........................................................
51
Tabel 4.3 Lembar Disposisi Surat Masuk ....................................................
52
Tabel 4.4 Agenda Surat Keluar ....................................................................
54
Tabel 4.5 Kartu Kendali Surat Keluar ..........................................................
54
commit to user xiii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
ABSTRAK VITA OKTAVIANI D1511093, “PELAKSANAAN TATA KEARSIPAN DI RUMAH SAKIT JIWA DAERAH SURAKARTA”, Laporan Tugas Akhir, Program Diploma III, Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta 2014, 69 halaman. Arsip sebagai pusat ingatan dan sumber informasi, karena arsip memegang peranan penting dalam suatu organisasi. Tujuan pengamatan ini adalah mengetahui gambaran pelaksanaan tata kearsipan di Rumah Sakit Jiwa Daerah Surakarta,dari pengamatan yang telah dilakukan oleh penulis, diharapkan laporan ini bermanfaat dan untuk memperoleh data yang dipergunakan untuk menyusun Laporan Tugas Akhir. Dalam melakukan pengamatan dipilih lokasi Rumah Sakit Jiwa Daerah Surakarta, berdasarkan pertimbangan bahwa Rumah Sakit Jiwa Daerah Surakarta bergerak dalam bidang pelayanan kesehatan jiwa masyarakat sehingga dituntut bisa memberikan hasil kerja yang baik. Jenis pengamatan yang digunakan adalah deskriptif kualitatif yang menggambarkan atau melukiskan keadaan obyek pengamatan pada saat sekarang. Sumber data ini diperoleh dari Narasumber atau informan, peristiwa dan aktivitas dan dokuman dan arsip. Tehnik Pengumpulan data dilakukan dengan wawancara, observasi dan dokumentasi. Tehnik analisis data berupa pengumpulan data, reduksi data, sajian data, dan penarikan simpulan dan verifikasi. Dari hasil pengamatan yang dilakukan di RSJD Surakarta dapat disimpulkan bahwa kegiatan penerimaan dan pencatatan arsip dilakukan melewati Sub bagian Kepegawaian Tata Usaha dan Hukum. Kegiatan penyimpanan arsip menggunakan asas penyimpanan campuran yaitu kombinasi antara asas sentralisasi dan asas desentralisasi. Kegiatan pemeliharaan arsip dilakukan dengan meletakkan arsip pada ruang yang aman dan terhindar dari serangga dan rayap. Kegiatan penyusutan arsip dengan memindahkan arsip ke tempat penyimpanan arsip inaktif dan belum pernah melakukan pemusnahan. Alat-alat kearsipan yang dimiliki sudah cukup baik dan mendukung kelancaran kegiatan kearsipan. Saran yang penulis sampaikan untuk arsip inaktif yang sudah tidak mempunyai nilai guna di masa yang akan datang seharusnya dilakukan pemusnahan agar penyimpanan lebih maksimal.
commit to user xiv
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
ABSTRACT VITA OKTAVIANI D1511093, “IMPLEMENTATION OF ARCHIVAL SYSTEM IN RSJD SURAKARTA “, Final report Assigment, Diploma III Progam, Administration Management, Faculty of Social and Political Science Sebelas Maret University Surakarta, 2014, 69 pages. Archive as central memory and resources, because the archive have a important role in an organization. The purpose of this observations to know the description of the implementation archives system in RSJD Surakarta. The author hope this observations can be useful and to obtain data to arange the final report. The location of obvservation is rsjd surakarta, because rsjd surakarta engaged in the community mental health services . Types of observations used descriptive qualitative that describes the state of the object of observation in the present. The data source obtained from informant, events and activities and document and archives. Data Collection Technique collected by interview, observation and documentation. Data analysis techniques such as data collection, data reduction, data presentation, drawing conclusions and verification. From the observations in RSJD Surakarta can be concluded that the activities of receiving and recording archives performed by subsection Administrative and Legal Officer. Archival storage activities using a mix of storage principle, a combination of the principles of centralization and decentralization principles. Archive maintenance activities carried out by putting a record on a space to safe and protected from insects and termites.the Shrinkage activities performed by moving the archive file to the inactive file storage and destruction has never done. Archival tools owned archival support. The suggestion that the author convey to an inactive archive that no longer have a use value in the future should be done so that more storage maximum destruction.
commit to user xv
