TATA KEARSIPAN SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN DINAS PEKERJAAN UMUM KABUPATEN KLATEN

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

TATA KEARSIPAN SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN DINAS PEKERJAAN UMUM KABUPATEN KLATEN

TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya ( A.Md. ) Dalam Bidang Manajemen Administrasi

Disusun Oleh : INTAN MAYASARI D1508036

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2011 commit to user

i


digilib.uns.ac.id

commit to user

ii


1

digilib.uns.ac.id

commit to user

iii


digilib.uns.ac.id

PERNYATAAN

Nama : Intan Mayasari NIM

: D1508036

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul KEARSIPAN

SUB

BAGIAN

UMUM

DAN

“TATA

KEPEGAWAIAN

DINAS

PEKERJAAN UMUM KABUPATEN KLATEN” adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam Daftar Pustaka. Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik, berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya peroleh dari tugas akhir tersebut.

Surakarta,

Mei 2011

Yang membuat pernyataan

Intan Mayasari

commit to user

iv


digilib.uns.ac.id

MOTTO

 Segala perkara dapat ku tanggung di dalam DIA yang memberi kekuatan kepada ku. ( Filipi 4 : 13 )

 There is no friendship, no love like that of the parents for the child. ( Henry Word Beecher )

 Jangan melayani perasaan negatif, usir segara. Biasakan memelihara pikiran positif dan tindakan positif. Dengan demikian kita akan menjalani kehidupan ini penuh dengan syukur, semanggat dan sukses luar biasa. ( Andrie Wongso )

commit to user

v


digilib.uns.ac.id

PERSEMBAHAN

Karya ini aku persembahkan untuk :  Yesus Kristus, Tuhan Allah dan Juruselamat ku, tanpa kasih MU aku bukan apa-apa dan aku tidak akan sampai seperti pada saat ini  Ayah dan Bunda yang selalu mendoakan aku, mengasihi aku dan selalu memberi aku semanggat  Kedua kakak ku beserta suaminya  Sahabat-sahabat ku terkasih  Almamater ku ( MA’ 2008 )

commit to user

vi


digilib.uns.ac.id

KATA PENGANTAR

Syalom… Segala puji syukur kepada Tuhan Yesus yang telah memberikan kasih, sukacita dan penyertaan yang tiada tara, sehingga Laporan Tugas Akhir ini dapat diselesaikan. Penulisan Laporan Tugas Akhir dengan judul “ TATA KEARSIPAN SUB BAGIAN

UMUM

DAN

KEPEGAWAIAN

DINAS

PEKERJAAN

UMUM

KABUPATEN KLATEN “ disusun untuk memenuhi persyaratan guna meraih sebutan profesional Ahli Madya program studi Manajemen Administrasi, program Diploma III, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta. Penulis mengucapkan terima kasih kepada pihak yang telah memberikan bantuan doa dan dorongan sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Tugas Akhir ini. 1. Bapak Herwan Parwiyanto, S,Sos, M.Si selaku pembimbing tugas akhir yang telah memberikan bimbingan dan pengarahan kepada penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini. 2. Bapak Drs. Sakur, MS. selaku Ketua Program Diploma III Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta 3. Bapak H. Supardi, SIP selaku Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten. 4. Ibu Chistiana Alorina Budianti selaku pegawai Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten. 5. Ibu V Sri Wahyuni selaku pegawai Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten. 6. Seluruh pegawai Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu. 7. Ayah dan Bunda, terima kasih atas doa dan kasih sayang yang tiada henti. 8. Kedua kakak ku,,terima kasih telah menyayangi dan selalu mendoakan ku. 9. Sahabat ku terkasih “ Zefa, Zety n Diah “, terima kasih kalian selalu ada baik commit to user disaat senang maupun susah. Jaga terus prsahabatan kita yaa… vii


digilib.uns.ac.id

10. Teman-teman sekelas (MA B), kebersamaan kita selama ini tidak akan pernah aku lupakan. 11. Teman-teman kos (Nindy, Tiwi, mb Nafi, ka’Ros n Vivi) kalian yang membuat aku betah di kos, kebersamaan kita selama ini tidak akan pernah aku lupakan. 12. Semua pihak yang telah membantu dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini, yang tidak dapat penulis sebutkan satu-persatu. Penulis menyadari bahwa dalam melakukan pengamatan dan penulisan Laporan Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna dan banyak kekurangan mengingat keterbatasan kemampuan penulis. Untuk itu penulis sangat mengharapkan saran dari pembaca demi meningkatkan pengetahuan penulis. Semoga Laporan Tugas Akhir ini bermanfaat bagi pihak yang berkepentingan. Harapan penulis, karya sederhana ini dapat memberi manfaat bagi pembaca dan pihak-pihak yang memerlukanya.

Surakarta,

Penulis

commit to user

viii

Mei 2011


digilib.uns.ac.id

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL …………………..…………………………………………. i PERSETUJUAN ……………………….………………………………………… ii PENGESAHAN ………………………………………………………………….. iii PERNYATAAN ………………………………………………………………….. iv MOTTO …………………………………………………………………………. v PERSEMBAHAN ……………………………………………………………….. vi KATA PENGANTAR …………………………………………………………… vii DAFTAR ISI …………………………………………………………………….. ix DAFTAR BAGAN ………………………………………………………………. xi DAFTAR TABEL

……………………………………………………………… xii

ABSTRAK ……………………………………………………………………….. xiii ABSTRACT ……………………………………………………………………… xiv BAB I

PENDAHULUAN ………………………………………………….. 1 A. Latar Belakang Masalah …………………………………………. 1 B. Perumusan Masalah ……………………………………………… 3 C. Tujuan Pengamatan ……………………………………………… 4 D. Manfaat Pengamatan …………………………………………….. 4

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA …………………………………………….. 5 A. Pengertian Tata Kearsipan ……………………………………….. 5 1. Pengertian Tata ………………………………………………. 5 2. Pengertian Arsip ……………………………………………... 5 3. Pengertian Kearsipan ………………………………………… 8 B. Tujuan Kearsipan ………………………………………………… 11 commit to user C. Tata Kearsipan …………………………………………………… 12 1. Penerimaan dan Pencatatan Arsip ………………………….. 12 ix


digilib.uns.ac.id

2. Penyimpanan Arsip …………………………………………. 14 3. Pemeliharaan Arsip …………………………………………. 20 4. Penyusutan Arsip ……………………………………………. 25 5. Fasilitas Kearsipan ………………………………………….. 28 6. Pegawai Kearsipan …………………………………………. 28 D. Metode Pengamatan ……………………………………………… 30 BAB III

DISKRIPSI INSTANSI …………………………………………….. 34 A. Diskripsi Lokasi Pengamatan …………………………………….. 34 B. Uraian Tugas ……………………………………………………. 43 C. Keadaan Pegawai ……………………………………………….. 48 D. Visi dan Misi Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten ………. 51

BAB IV

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN ………………….. 52 A. Tata Kearsipan pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian …………………………………………………… 52 1. Penerimaan dan Pencatatan Arsip …………………………… 52 2. Penyimpanan Arsip …………………………………………. 60 3. Pemeliharaan Arsip …………………………………………. 64 4. Penyusutan Arsip ……………………………………………. 65 B. Fasilitas Kearsipan ……………………………………………….. 66 C. Pegawai Kearsipan ………………………………………………. 68

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN……………………………………… 69 A. Kesimpulan ……………………………………………………….. 69 B. Saran ……………………………………………………………… 71

DAFTAR PUSTAKA …………………………………………………………….. 72 LAMPIRAN ……………………………………………………………………… 73

commit to user

x


digilib.uns.ac.id

DAFTAR BAGAN

Bagan 2. 1 Stuktur Organisasi Administrasi Kearsipan …………………………. 10 Bagan 2. 2 Model Analisis Interaktif ……………………………………………. 33 Bagan 3. 3 Struktur Organisasi Dinas Pekerjaan Umum ………………………… 47 Bagan 4. 1 Proses Pengurusan Surat Masuk …………………………………….. 53 Bagan 4. 2 Agenda Surat Masuk ………………………………………………… 54 Bagan 4. 3 Proses Pengurusan Surat Keluar …………………………………….. 57 Bagan 4. 4 Agenda Surat Keluar ………………………………………………… 59

commit to user

xi


digilib.uns.ac.id

DAFTAR TABEL

Tabel 3. 1 Keadaan Pegawai Menurut Jenis Kelamin ………………………….. 48 Tabel 3. 2 Keadaan Pegawai Menurut Tingkat Pendidikan …………………….. 49 Tabel 3. 3 Keadaan Pegawai Menurut Jabatan ………………………………….. 50 Tabel 4. 1 Jumlah Surat Masuk tahun 2010 …………………………………….. 56 Tabel 4. 2 Jumlah Surat Keluar tahun 2010 …………………………………….. 59 Tabel 4. 3 Daftar Alat-alat Kearsipan Sub Bagian Umum dan Kepegawaian ………………………………………………………… 67

commit to user

xii


digilib.uns.ac.id

ABSTRAK Intan Mayasari, D1508036, “TATA KEARSIPAN SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN DINAS PEKERJAAN UMUM KABUPATEN KLATEN”, Laporan Tugas Akhir, Program Diploma III, Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta, 2011, 72 halaman. Arsip merupakan pusat ingatan dan sumber informasi dalam rangka melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, penilaian, pengendalian dan pertanggungjawaban secepat-cepatnya secara akurat, terpercaya dan lengkap dari suatu proses kegiatan administrasi pemerintah maupun organisasi swasta, maka sangatlah diperlukan adanya pengelolaan arsip yang baik dan tertib. Adapun tujuan dari penulisan Laporan Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui bagaimana pengelolaan arsip pada Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten. Dalam melakukan pengamatan dipilih lokasi Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten, bardasarkan pertimbangan bahwa Dinas Pekerjaan Umum merupakan Dinas Pemerintah yang bergerak dalam bidang pelayanan kepada masyarakat sehingga dituntut bisa memberikan hasil kerja yang baik. Jenis pengamatan yang digunakan adalah deskriptif kualitatif yang mendeskripsiksn, memaparkan dan menganalisa sejumlah data yang ada baik secara tertulis maupun lisan berdasakan pengamatan dan berhubungan langsung dengan informan. Sumber data diperoleh dari hasil wawancara langsung dengan informan dan melalui bukubuku perusahaan. Teknik pengumpulan data dilakukan dengan wawancara, observasi dan dokumentasi. Teknis analisis data berupa reduksi data, sajian data, penarikan simpulan atau verifikasi. Dari hasil pengamatan yang dilakukan pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten, dapat diketahui bahwa penerimaan dan pencatatan arsip menggunakan sistem satu pintu, asas penyimpanan yang digunakan adalah asas campuran, dengan asas ini masing-masing sub bagian diberi kepercayaan untuk menyimpan arsipnya sendiri. Untuk sistem penyimpanan yang digunakan adalah sistem subjek. Kesimpulan dari pengamatan ini adalah pengelolaan arsip pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten meliputi : penerimaan dan pencatatan arsip, penyimpanan arsip, pemesliharaan arsip dan penyusutan arsip. Saran untuk Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten adalah sebaiknya pada bagian ini mempunyai ruangan khusus untuk menyimpan arsip.

commit to user

xiii


digilib.uns.ac.id

ABSTRACT Intan Mayasari, D1508036, “ARCHIVAL SYSTEM AT GENERAL AFFAIRS AND PERSONNEL DIVISION OF PUBLIC WORKS DEPARTMENT KLATEN REGENCY”, Final Report Assignment, Diploma-3 Program, Administration Management, Faculty of Social and Political Sciences Sebelas Maret University Surakarta, 2011, 72 pages. Archive is a memory centre and source of information for quick, accurate, reliable and complete planning, analyzing, policy formulation, decision making, report writing, evaluation, controlling and responsibility reporting of a government and private administration activity process. Thus it is necessary for a well-ordered archival system. The aim of this report writing is to know how the archival system at Public Works Department of Klaten Regency. The place of observation in this paper, i.e. Public Works Department of Klaten Regency, is selected due the reason that Public Works Department is a government agency that provides service to public therefore it is required to give a good performance in accomplishing its duty. Descriptive and qualitative observation is done to describe, present, and analyze a number of data either orally or written based on the observation and directly correlated with informant. Data is obtained from direct interview with informants and from company’s documents. Technique of collecting data used is interview, observation and documentation. Techniques of analyzing data used are data reduction, conclusion drawing or verification. From results of observation at General Affairs and Personnel Division Public Works Department of Klaten Regency, it can be seen that archives acceptance and registry used is one door system while archives storing principle used is mixed principle in which each division is given credence to store its own archives. Storing system used is subject system. Conclusion that can be drawn from the observation is that archival system at General Affairs and Personnel Division Public Works Department of Klaten Regency consists of the following: archives acceptance and registry, archives storing, archives maintenance and reduction. It is suggested that General Affairs and Personnel Division Public Works Department of Klaten Regency provides a special room to store archives.

commit to user

xiv


digilib.uns.ac.id

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah Setiap bentuk organisasi baik itu organisasi swasta maupun organisasi pemerintahan pasti mempunyai tujuan tertentu, dalam mencapai tujuannya baik itu organisasi pemerintah maupun organisasi swasta menginginkan agar kegiatan organsiasinya dapat berjalan dengan baik dan lancar. Kegiatan pencapaian tujuan suatu organisasi tidak terlepas dari aktivitas yang bersifat pokok dan aktivitas yang bersifat penunjang, aktivitas pokok merupakan aktivitas yang secara langsung berkenaan dengan tugas pokoknya, sedangkan aktivitas penunjang adalah akivitas yang bersifat menunjang kelancaran aktivitas pokok, termasuk dalam aktivitas penunjang yaitu pekerjaan kantor atau Tata Usaha dan pekerjaan lainnya yang bersifat administasi. Kegiatan Tata Usaha adalah segenap aktivitas menghimpun, mencatat, mengelola, menggandakan, mengirim dan menyimpan berbagai keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. Jadi kegiatan tata usaha adalah kegiatan yang berhubungan dengan warkat, surat-surat dan dokumen atau sering disebut arsip. Kearsipan berperan penting dalam administrasi, sebagai bagian pusat ingatan dan sumber informasi dalam melakukan kegiatan perencanaan, penganalisisan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, penilaian, pengendalian dan pelaksanaan pertanggungjawaban. Maka dalam organisasi perlu adanya tata kearsipan yang baik, rapi, teratur, efektif dan efisien. Dengan adanya tata kearsipan yang demikian dapat membantu kelancaran mekanisme kerja dari seluruh kegiatan administrasi perkantoran. Namun apabila pengelolaan kearsipan tidak ditangani dengan baik, maka hal ini bisa menghambat kelancaran kegiatan berorganisasi bahkan dapat mengakibatkan pemborosan pikiran, tenaga dan waktu. Mengingat begitu pentingnya arsip, maka pelaksanaan suatu kearsipan yang baik sangat mendukung dalamcommit pencapaian tujuan suatu organisasi yang tentunya to user sangat dipengaruhi oleh faktor, antara lain sumber daya manusia dan teknologi

1


digilib.uns.ac.id2

yang terus berkembang dari waktu-ke waktu. Pelaksanaan tata kearsipan yang baik, rapi, teratur, efektif dan efisien sangat diperlukan guna memberikan informasi yang cepat bagi pimpinan dan anggota organisasi yang lain untuk pengambilan suatu keputusan serta untuk mengambil langkah tertentu guna menunjang pelaksanaan tugas pokok maupun pelayanan kepada pihak lain yang bersangkutan. Jika suatu organisasi tidak melaksanakan tata kearsipan dengan baik dan teratur maka tidaklah mungkin organisasi tersebut dapat memberikan data informasi yang baik, lengkap dan akurat. Faktor yang menyebabkan suatu organisasi belum melaksanakan penataan arsip sebagaimana mestinya adalah kurang adanya kesadaran dari para pegawai akan pentingnya arsip didalam administrasi perkantoran. Kemungkinan yang lain karena tidak tersedianya pegawai yang ahli dalam bidang kearsipan. Kearsipan merupakan bidang yang sama pentingnya dengan bidang lain, sehingga tidak sembarangan orang ditempatkan dalam bidang ini. Pegawaipegawai yang berada dalam bidang kearsipan harus memiliki keahlian dalam pelaksanaan tata kearsipan dan diperlukan kejujuran, dan ketelitian dalam menangani pekerjaan itu. Dengan tata kearsipan yang baik dan teratur serta ditunjang dengan sumber daya manusia yang memiliki keahlian dalam bidang kearsipan, maka kegunaan arsip dapat membantu organisasi dalam menyajikan data dan informasi yang cepat dan tepat, sehingga dapat membantu kelancaran kegiatan administrasi perkantoran. Berdasarkan hasil pengamatan, penulis mengetahui bahwa pengelolaan arsip di Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten menggunakan asas kombinasi yaitu untuk jenis arsip aktif disimpan pada masing-masing unit kerja yang berkepentingan atau unit kerja pencipta arsip (Desentralisasi), sedangkan untuk arsip inaktif disimpan secara terpusat (Sentralisasi) pada kantor arsip Dinas Pekerjaan Umum yang berfungsi sebagai pusat arsip. Sedangkan untuk pengurusan surat masuk dan surat keluar diselenggarakan dengan menggunakan prinsip satu pintu yaitu melalui Bagian Umum dan Kepegawaian. Berdasarkan uraian tersebut penulis tertarik untuk mengamati lebih dalam commit to user mengenai tata kearsipan pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas

digilib.uns.ac.id3


Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten. Bagian ini merupakan bagian yang penting karena berkaitan langsung dengan urusan dengan surat-menyurat, penggandaan, ekspedisi, kearsipan, rumah tangga, pengadaan dan pemeliharaan perlengkapan kantor serta melakukan pengelolaan administrasi perkantoran. Selama masa pengamatan penulis mengetahui bahwa pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten belum memiliki ruangan khusus yang digunakan untuk menyimpan arsip. Selain itu di Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten juga belum mempunyai pegawai khusus yang menangani tentang arsip (pegawai yang memiliki keahlian dibidang arsip), sehingga semua pegawai bisa mengurusi arsip-arsip mereka sendiri. Hal ini mengakibatkan apabila sewaktu-waktu arsip di Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten mengalami kerusakan maupun hilang, maka tidak ada pegawai yang bertanggungjawab penuh terhadap kehilangan maupun kerusakan arsip tersebut. Atas berbagai pertimbangan diatas, maka penulis memilih Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten sebagai tempat mengadakan pengamatan karena Dinas Pekerjaan Umum merupakan Dinas Pemerintah yang bergerak dalam bidang pelayanan kepada masyarakat sehingga dituntut bisa memberikan hasil kerja yang baik. Oleh karenanya Sub Bagian Umum dan Kepegawaian diharapkan bisa melakukan tata kearsipan secara tepat, efisien dan efektif. Dalam hal ini penulis tertarik untuk mengadakan pengamatan dengan mengambil judul “Tata Kearsipan Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten”.

B. Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan diatas tersebut, maka perumusan masalah yang diajukan pada pengamatan ini adalah sebagai berikut: Bagaimana Pelaksanaan Tata Kearsipan pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten?

commit to user

digilib.uns.ac.id4


C. Tujuan Pengamatan Sesuai dengan perumusan masalah diatas, maka tujuan dari pengamatan adalah : 1. Tujuan Operasional Yaitu untuk mengetahui bagaimana Tata Kearsipan pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten. 2. Tujuan Fungsional Memberikan sumbangan pemikiran atas dasar temuan-temuan selama pengamatan dan diharapkan dapat bermanfaat bagi instansi pada umumnya dan bagi pegawai pada khususnya, kaitannya dengan tata kearsipan. 3. Tujuan Individual Pengamatan ini dilaksanakan untuk memenuhi syarat dalam memperoleh sebutan ahli Madya pada Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

D. Manfaat Pengamatan Adapun manfaat yang dapat diambil dari pengamatan ini adalah sebagai berikut : 1. Memberi gambaran mengenai bagaimana pelaksanaan Tata Kearsipan Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten. 2. Merupakan media pembelajaran bagi semua pihak yang berkepentingan terutama tentang masalah kearsipan. 3. Memberi masukan serta menambah pengetahuan bagi penulis dan para pembaca mengenai Tata Kearsipan Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten.

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengertian Tata Kearsipan 1. Pengertian Tata Kata tata berasal dari bahasa Jawa kuno, yaitu Tata atau Nata, namun dalam bahasa Sansekerta kata tata ditulis dengan “Tatha” yang memiliki arti mengurus atau menyusun. Dalam kamus bahasa Indonesia kata tata diartikan sebagai aturan, kaidah, susunan, cara menyusun dan sistem (2007: 1147). Sedangkan menurut Saiman (2002: 15), tata ialah suatu aturan atau peraturan yang harus ditaati dalam suatu proses penyelenggaraan kerja. Jadi dapat disimpulkan bawa tata berarti kegiatan mengurus, mengatur, menyusun, dan merupakan suatu peraturan yang harus ditaati dalam suatu proses penyelenggaraan kerja

2. Pengertian Arsip Setiap perusahaan pasti memiliki arsip yang berupa data dan informasi berkaitan dengan perusahaan. Data dan informasi yang terdapat di dalam arsip ada yang harus disampaikan untuk sementara waktu dan ada yang diproses lebih lanjut dan ada juga yang sudah selesai pemrosesan namun harus disimpankan karena masih dibutuhkan oleh perusahaan. Kata “arsip” berasal dari bahasa Belanda archief. Menurut Atmosudirdjo, dalam Wursanto (1991: 14), archief dalam bahasa Belanda mempunyai beberapa pebgertian, sebagai berikut : a. Tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip : bahan-bahan tertulis, piagam-piagam, sutrat-surat, keputusan-keputusan, akte-akte, dokumen-dokumen, peta-peta. b. Kumpulan teratur, dari pada bahan-bahan kearsipan tersebut. c. Bahan-bahan yang harus diarsip itu sendiri Berdasarkan Undang-Undang nomor 7 Tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan, commit to user pasal 1 ayat a, dan ayat b, menetapkan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah :

5

digilib.uns.ac.id6


a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. b. Naskah-naskah yang dibuat diterima oleh Badan-badan swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Kemudian Undang-undang no 7 tahun 1971 memberikan penjelasan bahwa yang dimaksud dengan naskah-naskah dalam bentuk corak bagaimanapun juga dari suatu arsip, adalah meliputi baik yang tertulis, maupun yang dapat didengar dan dilihat seperti hasil-hasil rekaman, film dan lain sebagainya. Sedangkan yang dimaksud dengan berkelompok adalah naskahnaskah yang berisikan hal-hal yang berhubungan satu dengan yang lainya yang dihimpun dalam suatu berkas tersendiri mengenai naskah-naskah yang sama. Istilah lain untuk arsip adalah file dan records. Atmosudirdjo, dalam Wursanto (1991: 14) memberikan pengertian file dan records sebagai berikut : File berarti : o Wadah, tempat, map, ordner, kotak, almari kabinet dan sebagainya yang dipergunakan untuk menyimpan bahan-bahan arsip o Kumpulan teratur (sistematik) bahan-bahan arsip, surat-surat, kartukartu, mikrofilm-mikrofilm dan sebagainya yang setiap kali dipakai untuk bahan petunjuk atau pembuktian. o Setiap pengaturan, penyortiran, penerbitan yang sistematik dan berturut atas barang-barang, orang-orang, personel, kertas-kertas tertulis, dokumen-dokumen dan sebagainya. o Setiap sarana atau alat yang dipakai untuk menyimpan surat-surat secara teratur commit to user

digilib.uns.ac.id7


Rccords berarti : o Setiap catatan, apa saja yang dicatat untuk disimpan o Setiap bahan yang tertulis yang dipergunakan sebagai bukti, pertanggungjawaban atas suatu peristiwa atau kejadian o Register, daftar, monumen dan sebagainya dimana sesuatu bukti tertulis itu ditaruh, dicatat dan direkam. o Fakta-fakta atau data yang dicatat secara tertentu mengenai sesuatu misalnya : jasa-jasa, kelakukan, peristiwa kerja, karier, dan sebagainya. o Plat atau piringan hitam, pita, rekaman. o Suatu berita acara atau laporan resmi yang dibuat oleh seorang pejabat resmi.

Secara singkat dapat dikatakan bahwa records adalah setiap lembaran dalam bentuk maupun dalam wujud apapun yang berisi informasi atau keterangan untuk disimpan sebagai

bahan pembuktian atau

pertanggungjawaban atas suatu peristiwa atau kejadian. Sedangkan file, menurut pengertian tersebut diatas dapat berarti wadah, tempat atau sarana yang dipakai untuk menyimpan surat-surat secara teratur dan dapat pula berarti kumpulan bahan-bahan keterangan dalam bentuk maupun dalam wujud apapun yang dapat dipergunakan sebagai bahan pembuktian terhadap suatu peristiwa atau kejadian. Disamping dua istilah tersebut (file dan records), istilah lain untuk arsip adalah warkat, istilah warkat berasal dari bahasa Arab dari kata warkat yang artinya surat. Tetapi dalam perkembangan selanjutnya warkat tidak hanya berarti surat, melainkan setiap lembaran yang berisi keterangan yang mempunyai arti dan kegunaan. The Liang Gie, dalam Wursanto (1991: 15), memberikan pengertian bahwa warkat, adalah setiap catatan tertulis atau bergambar mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk keperluan membantu ingatan. Menurut jenisnya, arsip dapat dibedakan menjadi beberapa macam tergantung pada segi peninjauanya. Menurut fungsi dan kegunaan arsip commit to user dapat digolongkan menjadi arsip dinamis dan statis. Menurut Undang-

digilib.uns.ac.id8


Undang No.7 tahun 1971, yang dimaksud dengan arsip dinamis dan arsip statis adalah sebagai berikut : a. Arsip dinamis Adalah

arsip

yang

dipergunakan

secara

langsung

dalam

perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan, kehidupan kebangsaan pada

umumnya

atau

dipergunakan

secara

langsung

dalam

penyelenggaraan administrasi negara. Singkatnya dapat dikatakan bahwa arsip dinamis adalah arsip-arsip yang masih digunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari (Warsanto, 1991: 2829). Arsip dinamis dapat dibedakan menjadi : 1) Arsip aktif ialah arsip-arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan kerja. Jadi arsip aktif masih ada ditempat atau unit pengolah dalam suatu kantor atau perusahaan. 2) Arsip semi aktif adalah arsip-arsip yang frekuensi penggunaanya sudah mulai menurun. 3) Arsip inaktif ialah arsip-arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari. b. Arsip statis Adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari Administrasi Negara. Singkatnya dapat dikatakan bahwa arsip statis adalah arsip-arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kehidupan perkantoran sehari-hari (Warsanto, 1991 : 29).

3. Pengertian Kearsipan Kearsipan mempunyai peranan sebagai “pusat ingatan”, sebagai “sumber informasi” dan “sebagai alat pengawasan” yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijakan, commit to userpengambilan keputusan, pembuatan

digilib.uns.ac.id9


laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian secepat-cepatnya. (Barthos , 1990: 2) Beberapa pengertian kearsipan, menurut para ahli, diantaranya : a. Ig. Wursanto (1991: 12), mendefinisikan kearsipan adalah salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha yang banyak dilakukan oleh setiap badan usaha, baik badan usaha pemerintah maupun badan usaha swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat dan dokumen-dokumen kantor lainya. b. M. N Maulana (1979: 19), mendefinisikan kearsipan adalah suatu cara atau metode yang digunakan atau direncanakan dan dipergunakan untuk menyimpan, pemeliharaan arsip bagi individu maupun umum dengan memakai indeks yang sudah ditentukan. Dalam hal ini yang perlu diperhatikan adalah pengelolaan dan pengaturan serta pengawasan dan pemeliharaan yang dikendalikan sehingga teratur rapi dan praktis, mudah dicari kembali dengan cepat, tepat, efektif dan efisien. c. The Liang Gie dalam Ida Nuraida (2008: 92), Pengarsipan adalah kegiatan menyimpan warkat dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman agar tidak rusak atau hilang sebagai pusat ingatan atau sumber informasi suatu organisasi.

commit to user

10 digilib.uns.ac.id


Berikut contoh Bagan Kearsipan atau Struktur Organisasi Administrasi Kearsipan

Bagan 2.1 Kepala

Wakil

Agenda

Arsip

Tikkery

Rks / pos

Dokumen

Stensil

Biasanya bagan tersebut dimasukkan ke dalam sekretariat (Maulana 1979: 20) Dari beberapa definisi diatas dapat diketahui bahwa kearsipan memiliki peranan penting, baik sebagai alat untuk membantu daya ingatan manusia maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah dalam pelaksanaan kehidupan bangsa. Selain itu kearsipan juga merupakan salah satu bahan untuk penelitian ilmiah. Usaha-usaha penelitian untuk mempelajari persoalanpersoalan tertentu akan lebih mudah bila bahan-bahan kearsipan terkumpul, tersimpan dengan baik dan teratur. Berdasarkan definisi diatas dapat diambil kesimpulan bahwa kearsipan adalah suatu proses kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu, sehingga arsip-arsip tersebut dapat ditemukan kembali dengan tepat dan cepat saat diperlukan kembali. Apabila pengertian antara “tata” dan “kearsipan” digabungkan commit to user maka yang dimaksud dengan Tata Kearsipan adalah kegiatan mengatur,



menyusun dan mengurus arsip yang meliputi penerimaan dan pencatatan, penyimpanan, pemeliharaan, serta pemusnahan atau penyusutan arsip-arsip dengan menggunakan sistem tertentu agar apabila arsip tersebut diperlukan dengan cepat dan mudah ditemukan kembali.

B. Tujuan Kearsipan Tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban

nasional

tentang

perencanaan,

pelaksanaan

dan

penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi Pemerintah. (Barthos, 1990: 12) Secara umum sistem kearsipan mempunyai sasaran untuk memberikan pelayanan dalam penyimpanan arsip dan menyediakan informasi yang baik dan siap pakai dengan cara yang mudah dan cepat. Menurut Ida Nuraida dalam bukunya, tujuan penyimpanan arsip adalah: 

Sebagai referensi, bila perusahaan memerlukan suatu keterangan atau informasi tertentu.



Memberikan data atau informasi kepada manajer atau pihak yang berwenang untuk mengambil keputusan dalam perusahaan mengenai hasil atau prestasi yang telah dicapai oleh perusahaan. Hasil atau prestasi

yang

telah

dicapai

perusahaan

adalah

dasar

dalam

pengambilan keputusan untuk masa yang akan datang. 

Memberikan keterangan-keterangan sebagai bukti yang sesuai dengan ketentuan hukum. (Nuraida, 2008: 101)

Sistem arsip yang tepat berpengaruh besar terhadap kemudahan dalam penelusuran dan pencarian informasi sehingga memudahkan pula dalam pengambilan keputusan. Apabila sewaktu-waktu data dan informasi yang tersimpan dalam arsip dibutuhkan , maka arsip tersebut harus tersedia setiap commit to user saat untuk diberikan pada pihak-pihak yang terkait.



C. Tata Kearsipan Disetiap organisasi baik organisasi pemerintah maupun organisasi swasta, biasanya dalam urusan surat menyurat di catat dalam semacam buku yang dinamakan buku agenda. Buku ini mencatat segala sesuatu yang berkenaan dengan pengiriman surat-surat kepada pihak lain atau penerimaan surat-surat masuk. Untuk surat masuk maupun surat keluar biasanya dibuatkan buku agenda sendiri-sendiri. Jadi biasanya setiap organisasi

mempunyai buku

agenda surat masuk dan buku agenda surat keluar. Terdapat 5 struktur cara tata kerja kearsipan yang memuat seluruh kegiatan kearsipan, antara lain sebagai berikut :

1. Penerimaan dan Pencatatan Arsip a. Surat Masuk Surat masuk adalah surat yang masuk ke dalam suatu instansi atau perusahaan atau bagian dalam suatu instansi atau perusahaan, baik yang berasal dari instansi atau perusahaan lain atau dari bagian lain pada instansi atau perusahaan yang sama. Dengan demikian surat masuk dapat berasal dari pihak ekstern maupun pihak intern instansi atau perusahaan tersebut. (Nuraida, 2008: 76)

Kegiatan dalam penanganan surat masuk meliputi: a) Penerimaan Surat 

Surat masuk yang sudah di terima disortir terlebih dahulu kemudian di catat dalam buku agenda surat masuk



Bila menerima surat dari pos maka harus memeriksa kebenaran alamat surat dan mengembalikan surat apabila alamat yang tercantum pada surat salah.



Menggolongkam surat berdasarkan alamat yang dituju.



Mengelompokan surat terbuka dan tertutup. commit to userdan memeriksa kelengkapan surat Membuka surat terbuka



tersebut





Membubuhkan stempel tanggal dan waktu surat diterima dibelakang surat, ini berlaku untuk surat rahasia.

b) Pengarahan Surat 

Mengarahkan surat pada pimpinan instansi atau perusahaan, bila berkaitan dengan kebijakan.



Mengarahkan surat langsung kepada unit pengolah, bila berkaitan dengan pekerjaan teknis operasional

c) Penilaian Surat 

Menentukan surat penting,surat rahasia dan surat biasa

d) Pencatatan Surat 

Setelah diagendakan surat masuk dilampirkan dan dicatat dalam lembar disposisi, sebelum didistribusikan surat dicatat dalam peredaran naskah, kepada siapa surat tersebut ditujukan, kepada pihak mana surat tersebut diteruskan

e) Penyimpanan Surat f) Penyampaian Surat

b. Surat Keluar Surat keluar adalah surat yang dikirim oleh suatu instansi atau perusahaan atau bagian dalam suatu instansi atau perusahaan, baik yang berasal dari instansi atau perusahaan lain atau dari bagian lain pada instansi atau perusahaan yang sama. Dengan demikian surat keluar dapat ditujukan ke pihak ekstern maupun pihak intern dalam instansi atau perusahaan tersebut. (Nuraida, 2008: 76).

Kegiatan penanganan surat keluar meliputi: a) Menyiapkan Konsep Penyiapan dan penulisan konsep dilakukan oleh pejabat yang menandatangani surat tersebut atau staf yang ditunjuk. b) Pengelompokan to user Mengelompokancommit surat-surat yang akan dikirim berdasarkan jenis surat, yaitu surat penting, surat biasa atau surat rahasia.



c) Pencatatan  Surat keluar di tulis dalam buku agenda surat keluar, yang terdiri dari kolom-kolom: nomor agenda, tanggal surat, nomor surat, perihal, keterangan dan tujuan surat tersebut.  Pemberian nomor dan tanggal dilakukan setelah pengetikan surat dilakukan dan setelah dibubuhi tanda tangan oleh pihak yang berwenang dan surat tersebut siap untuk dikirim.  Pemberian nomor dan kode dilaksanakan menurut pola klasifikasi yang telah ditetapkan.  Mencatat surat penting dalam kartu kendali (tiga rangkap)  Mencatat surat biasa dan surat rahasia pada lembar pengantar (dua rangkap) d) Pengiriman atau Pendistribusian Pengiriman surat keluar dilakukan oleh bagian ekspedisi, bagian pengiriman atau kurir

2. Penyimpanan Arsip a. Asas-asas Penyimpanan Arsip Penyimpanan arsip dapat dilakukan melalui tiga asas yaitu : a) Sentralisasi Dalam sebuah kantor baik itu kantor pemerintah maupun kantor swasta pasti mempunyai satu unit kerja yang menangani penerimaan surat masuk dan surat keluar. Bermacam-macam nama yang diberikan kepada unit kerja tersebut, tetapi biasanya disebut dengan Tata Usaha. Tata Usaha disini merupakan unit sentral penerimaan surat masuk dan surat keluar. Sulit dibayangkan semrawutnya lalu lintas apabila dalam suatu kantor tidak menyatukan kegiatan surat masuk dan surat keluar di satu unit khusus. Sentralisasi merupakan penyimpanan arsip yang di pusatkan di commit yang to user satu unit kerja khusus disebut Sentral Arsip. Arsip tersebut sebenarnya adalah surat yang sudah disimpan karena sudah selesai



diolah (diproses). Dengan sentralisasi arsip maka semua surat-surat kantor yang sudah selesai diproses akan disimpan di sentral arsip. Dewasa ini sentralisasi arsip masih sulit untuk di terapkan, karena begitu banyak jenis surat atau arsip yang sukar dipisahkan dari unit kerja yang menangani pengolahanya, misalnya: kwitansi, laporan dan lain-lain. Sistem pengolahan arsip sentralisasi ini hanya efektif dan efisien apabila dilaksanakan pada kantor kecil.

Keuntungan dari sentralisasi arsip adalah: 

Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat.



Petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan kearsiapan.



Kantor hanya menyimpan satu arsip, duplikasinya dapat dimusnahkan.



Sistem penyimpanan arsip dari berbagai macam arsip dapat diseragamkan.

Kerugian dari sentralisasi arsip adalah:  Sentralisasi hanya efektif dan efisien untuk organisasi yang kecil.  Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem penyimpanan yang seragam.  Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan.

b) Desentralisai Bilamana suatu kantor atau organisasi menganut sistem pengolahan arsip sacara desentralisasi, ini berarti bahwa semua unit kerja mengolah arsipnya masing-masing. Sistem penyimpanan arsip yang digunakan masing-masing unit tergantung kepada ketentuan-ketentuan kantor yang bersangkutan. Kalau ada commit ketentuanya setiap unitto user kerja harus tunduk kepada ketentuan tersebut. Kalau belum ada ketentuanya unit kerja bebas



menyelenggarakan kearsipanya sesuai dengan kemauan masingmasing. Untuk organisasi yang besar dengan ruang kantor yang terpisah-pisah

letaknya, sistem penyelenggaraan arsip secara

desentralisasi sangat sesuai untuk diterapkan. Disini semua kegiatan

kearsipan

peminjaman,

mulai

pengawasan,

dari

pencatatan,

pemindahan

dan

penyimpanan, pemusnahan

dilaksanakan oleh unit kerja masing-masing dan di tempat unit kerja masing-masing.

Keuntungan dari desentralisasi arsip adalah : 

Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-masing.



Keperluan akan arsip mudah terpenuhi, karena berada pada unit kerja sendiri.



Penanganan arsip lebih mudah dilakukan, karena arsipnya sudah dikenal baik.

Kerugian dari desentralisasi arsip adalah: 

Penyimpanan arsip menyebar di berbagai lokasi dan dapat menimbulkan duplikasi arsip yang di simpan.



Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip di setiap unit kerja, sehingga penghematan pemakaian peralatan kantor sulit dijalankan.



Penataran dan pelatihan kearsipan perlu diadakan karena petugas-petugas umumnya bertugas merangkap dan tidak mempunyai latar belakang pendidikan kearsipan.



Kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan setiap unit kerja, dan hal ini merupakan pemborosan.

c) Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi commitkelemahan to user dari dua cara pengolahan arsip Untuk mengatasi baik Sentralisasi maupun Desentralisasi, sering ditemukan di



perkantoran penggunaan kombinasi dari dua cara tersebut. Cara ini disebut sebagai kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi Arsip. Dengan cara ini kelemahan-kelemahan kedua cara memang dapat diatasi. Dalam penanganan arsip secara kombinasi, arsip yang masih aktif dipergunakan atau disebut arsip aktif dikelola di unit kerja masing-masing

pengolah

dan

arsip

yang

sudah

kurang

dipergunakan atau disebut arsip inaktif dikelola di sentral arsip. Dengan demikian pengelolaan arsip aktif dilakukan secara desentralisasi dan arsip inaktif dilakukan secara sentralisasi. (Amsyah, 1988 : 16-18)

b. Sistem Penyimpanan Arsip Aktivitas dalam bidang kearsipan adalah penyimpanan arsip. Arsip harus di simpan menurut suatu sistem tertentu yang memungkinkan penemuan kembali dengan cepat apabila diperlukan. Menurut Ida Nuraida (2008 : 94), secara umum terdapat beberapa sistem klasifikasi atau sistem indeks dalam penyimpanan arsip, yaitu: a) Sistem Alfabetis 1) Arsip disimpan berdasarkan urutan kode abjad yang diberikan untuk nama orang, organisasi atau perusahaan. 2) Merupakan sistem yang paling banyak digunakan di berbagai perusahaan. 3) Cocok untuk organisasi kecil atau arsip untuk perorangan b) Sistem Numerik 1) Arsip disimpan berdasarkan urutan kode numerik yang diberikan untuk nama orang, organisasi atau perusahaan. 2) Dapat dikombinasikan dengan sistem alfabetis untuk menjaga urutan penyimpanan arsip (sistem alfabetis-numerik). 3) Sistem ini cocok untuk arsip yang bersifat rahasia sehingga kode arsip hanya diketahui commit to user oleh orang-orang tertentu saja.



c) Sistem Geografis 1) Arsip disimpan berdasarkan kode wilayah atau nama geografis. Misalnya: nama kota, nama provinsi, nama negara dan lainlain. 2) Dapat dikombinasikan dengan klasifikasi alfabetis untuk menjaga urutanya (sistem alfabetis-geografis) 3) Sistem ini cocok untuk organisasi yang membagi wilayah operasinya berdasarkan

wilayah atau

geografis, seperti

perusahaan distributor yang memiliki cabang diberbagai tempat d) Sistem Subjek 1) Arsip disimpan berdasakan subjek tertentu yang ada dalam kegiatan

organisasi

atau

perusahaan.

Misalnya:

nama

departemen, jenis produk, jenis transaksi dan lain-lain. 2) Urutan subjek biasanya dijaga dengan menggunakan sistem klasifikasi alfabetis (sistem alfabetis-subjek). 3) Sistem ini cocok untuk organisasi atau perusahaan yang kegiatanya berkaitam dengan berbagai subjek, seperti produk, proyek dan sebagainya. e) Sistem Kronologis 1) Arsip disimpan berdasarkan urutan kronologis tanggal-bulantahun. 2) Sistem ini umumnya bersifat sementara, sebelum arsip diklasifikasikan berdasarkan sistem klasifikasi yang lain.

Pada prakteknya pengklasifikasian arsip merupakan kombinasi dari berbagai sistem klasifikasi yang tujuanya mempermudah dan mempercepat penemuan arsip kembali. Untuk menentukan sistem mana yang akan digunakan oleh suatu perusahaan maka harus disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan yang bersangkutan dengan mempertimbangkan : 

commit to user kantor dan perkembanganya. Ukuran perusahaan, aktifitas



Jumlah catatan kantor atau arsip.





Jenis atau tipe arsip.



Cara penggunaan arsip.



Sifat kerahasiaan arsip.

Jadi dapat disimpulkan bahwa tidak ada sistem klasifikasi arsip terbaik yang dapat diterapkan dengan efektivitas yang sama untuk semua perusahaan. Sistem tersebut harus disesuaikan dengan kebutuhan dan situasi perusahaan. (Nuraida, 2008 : 94-95).

c. Prosedur Penyimpanan Arsip Prosedur penyimpanan arsip menurut Ig. Wursanto (1995 : 16-18), meliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut: a) Memisah-misahkan (Segregating) Arsip Memisah-misahkan arsip berarti mengadakan pensortiran terhadap arsip-arsip yang akan disimpan, untuk dikelompokan menurut subjek-subjek seperti yang tercantum dalam kartu kendali atau menurut daftar indeks yang telah di tentukan. b) Meneliti (examining) Arsip Meneliti arsip-arsip yang akan disimpan perlu, untuk mengetahui apakah arsip-arsip yang akan disimpan itu sudah ada tanda-tanda persetujuan (disposisi) dari pejabat yang berwenang yang membenarkan bahwa arsip itu boleh di simpan. Arsip yang belum diberi tanda persetujuan (disposisi) untuk disimpan sebaiknya dikembalikan kepada yang berwenang untuk mendapatkan penjelasan lebih lanjut. c) Memadukan (assembling) Arsip Arsip-arsip yang merupakan bagian-bagian langsung atas persoalan yang sama dijadikan satu dan di susun menurut susunan kronologis tanggal surat. d) Mengklasifikasi (classification) Arsip Mengklasifikasi arsip berarti menggolongkan arsip-arsip atas dasar commityang to user perbedaan-perbedaan ada, serta mengelompokan arsip atas dasar persamaan-persamaan yang ada, untuk menentukan kelasnya



(sub-sub

subjek)

beserta

kodenya

secara

cermat.

Kode

dicantumkan pada bagian ujung kanan bawah surat. e) Mengindeks (indexing) Arsip Kegiatan mengindeks meliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut:  Membaca secara cermat untuk menentukan inti surat  Menentukan judul arsip secara tepat  Memberi tanda-tanda atau keterangan-keterangan lain yang dapat menjadi petunjuk (indeks) arsip yang bersangkutan  Membubuhkan caption utama berikut kode masalahnya

(sub-subjek)

pada

arsip

yang

bersangkutan. f) Mempersiapkan Tunjuk Silang (cross reference) Tunjuk silang dipergunakan apabila terdapat dua caption. Caption yang pertama digunakan sebagai caption utama sedangkan caption yang kedua dicantumkan pada tunjuk silang g) Menyusun Arsip Arsip-arsip yang sudah diberi judul disusun sesuai dengan sistem susunan yang digunakan dalam sistem penyimpanan, misalnya: sistem abjad, sistem angka, sistem perihal dan lain sebagainya h) Menyimpan Arsip Menyimpan arsip berarti mengatur pembentukan arsip-arsip sesuai dengan pola klasifikasi dan mengatur penyusunan arsip-arsip di dalam file-file atau folder-folder pada tempatnya yang benar.

3. Pemeliharaan Arsip Usaha pemeliharaan arsip berupa melindung, mengatasi, mencegah dan mengambil langkah-langkah atau tindakan-tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip-arsip berikut informasinya (isinya) serta menjamin kelangsungn hidup arsip dari pemusnahan yang sebenarnya tidak diinginkan. Pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan cara-cara commit to user sebagai berikut:



a. Pengaturan Ruangan Yang dimaksud dengan ruangan dalam hal ini adalah ruangan penyimpanan arsip. Ruangan penyimpanan arsip diatur sebagai berikut:  Ruangan penyimpanan arsip jangan terlalu lembab,ruangan agar dijaga tetap kering. Supaya ruangan tidak terlalu lembab aturlah suhu ruangan. Untuk mengatur kelembaban udara dan temperatur udara dapat dipasang AC, yang dipasang 24 jam terus-menerus. AC selain untuk mengatur kelembaban dan temperature udara, juga bisa untuk mengurangi banyaknya debu.  Ruangan harus terang, dan sebaiknya menggunakan penarangan alam, yaitu sinar matahari. Sinar matahari disamping untuk memberi penerangan ruangan, dapat pula membasmi musuh-musuh kertas arsip. Diusahakan agar sinar matahari tidak jatuh langsung pada bendel-bendel arsip karena dapat membahayakan kertaskertas arsip. Kertas-kertas arsip cepat rapuh (getas) sehingga arsip cepat rusak. Agar sinar matahari tidak jatuh secara langsung pada bendel-bendel kertas arsip, maka pintu-pintu dan jendela-jendela dibuat menghadap ke utara atau ke selatan. Dengan demikian ruangan penyimpanan arsip tidak menghadap secara langsung pada datangnya sinar matahari.  Ruangan harus dibuat ventilasi secukupnya. Ventilasi dapat membantu mengatur suhu udara dalam ruangan, sehingga ruangan tidak terlalu lembab.  Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan api.  Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan air (banjir).  Dalam

hal-hal

tertentu

(hujan)

periksalah

ruangan

untuk

mengetahui kemungkinan adanya talang, saluran air dan atap gedung yang bocor. Apabila terjadi kebocoran harus segera diperbaiki pada saat itu juga. commit to user dari kemungkinan serangan hama  Ruangan hendaknya terhindar atau serangga perusak atau pemakan kertas arsip. Berbagai macam



hama atau serangga perusak atau pemakan kertas arsip antara lain: jamur dan sejenisnya, rayap, gegat dan lain sebagainya.  Lokasi ruang atau gedung penyimpanan arsip hendaknya bebas dari tempat-tempat industri, sebab polusi udara (kotoran udara) sebagai hasil pembakaran minyak sangat berbahaya bagi kertas-kertas arsip. Untuk mengatasi hal semacam ini sebaiknya gedung atau ruangan penyimpanan arsip dilengkapi dengan filter untuk menyaring udara. Dengan menggunakan filter diharapkan udara yang masuk ke dalam ruangan penyimpanan arsip tidak tercemar oleh debu-debu. Udara yang bersih tidak hanya bermanfaat bagi ruang penyimpanan arsip tetapi penting juga bagi para pegawai yang bertugas dalam ruangan penyimpanan arsip tersebut.  Ruangan penyimpanan arsip sebaiknya terpisah dari ruanganruangan kantor yang lain.  Ruangan penyimpanan arsip hendaknya disesuaikan dengan bentuk arsip yang akan disimpan didalamnya. Dewasa ini sesuai dengan perkembangan peradaban manusia dan perkembangan teknologi modern, wujud arsip beranekaragam antara lain arsip film, arsip rekaman

(pita

tape),

peta,

foto-foto,

gambar-gambar

dan

sebagainya.

b. Kebersihan Kebersihan yang dimaksud disini meliputi kebersihan ruangan penyimpanan arsip dan kebersihan kertas-kertas arsip. a) Kebersihan Ruangan Perlu diusahakan agar ruangan penyimpanan arsip selalu bersih sehingga tidak mengundang timbulnya serangga pemakan atau perusak kertas arsip (kecoa,rayap dan sebagainya), membersihkan ruangan dapat dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut:  Sekurang-kurangnya seminggu sekali dibersihkan dengan alat commit user penyedot debu. Padato umumnya ruangan dibersihkan dengan



sapu. Cara membersihkan ruangan dengan sapu tidak efektif karena debu malahan akan berhamburan atau beterbangan.  Dilarang merokok dan makan (makanan dalam wujud dan bentuk apapun) didalam ruangan penyimpanan arsip. b) Kebersihan Arsip Menjaga kebersihan arsip dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:  Arsip-arsip dibersihkan dengan menggunakan alat penyedot debu., jangan dibersihkan dengan menggunakan sabut bulu ayam atau sulak, karena hanya memindahkan debu dari satu tempat ke tempat yang lain.  Apabila ditemukan arsip-arsip yang rusak karena dimakan serangga hendaknya dipisahkan dengan yang lainya.  Apabila ditemukan arsip-arsip yang rusak (bukan karena dimakan serangga), segara dipisahkan dari yang lain untuk kemudian diserahkan kepada yang berwenang untuk diperbaiki.  Arsip-arsip juga harus bersih dari karat, apabila arsip-arsip karena

sesuatu

hal

harus

memperggunakan

penjepit,

pergunakanlah penjepit antikarat atau penjepit yang terbuat dari plastik. Demikian pula hendaknya diusahakan jangan sampai didalam arsip-arsip terdapat atau terselip benda-benda yang mudah berkarat (kawat.plat,besi).

c. Pemeliharaan Tempat Penyimpanan Arsip Tempat yang digunakan untuk menyimpan arsip antara lain : 1) Rak Arsip Untuk menjaga keamanan rak dari serangan serangga, rayap dan sebagainya, dapat dilakukan usaha sebagai berikut:  Rak sebaiknya terbuat dari logam. Rak dilengkapi dengan papan rak. commit to user



 Jarak antara papan rak yang terbawah dengan lantai kurang lebih 6

inci,

untuk

memudahkan

sirkulasi

udara

dan

juga

memudahkan dalam membersihkan lantai di bawah rak.  Rak arsip yang terbuat dari kayu hendaknya diolesi dengan dieldrin. Cara mengolesi dengan menggunakan kuas, searah dengan garis-garis yang ada pada kayu.

Rak merupakan tempat penyimpanan arsip secara terbuka. Keuntungan penyimpanan arsip dengan menggunakan rak adalah arsip-arsip tidak mudah lembab karena srlalu berhubungan dengan udara luar,sehingga arsip-arsip tidak mudah rusak. Akan tetapi arsip-arsip mudah dan cepat kotor dengan berbagai macam debu. Apabila petugas kearsipan tidak rajin membersihkan, debu-debu tersebut

akan

menumpuk

pada

kertas

arsip

dan

dapat

mempercepat kerusakan arsip. 2) Almari Arsip Almari arsip merupakan tempat penyimpanan arsip secara tertutup, sehingga arsip-arsip tidak berhubungan langsung dengan udara luar. Hal ini akan mengakibatkan arsip-arsip di dalam almari mudah lembab. Akan tetapi arsip-arsip tidak mudah kotor oleh debu. Untuk menjaga arsip-arsip dalam almari dapat dilakukan usaha-usaha sebagai berikut:  Almari

harus

sering

dibuka,

untuk

menjaga

tingkat

kelembabanya.  Susunlah arsip-arsip dalam almari agak renggang, jangan terlalu rapat agar tingkat kelembabanya tetap terjaga. Disamping

itu

penataan

arsip

secara

renggang

akan

mempermudah pengambilan arsip apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali.  Apabila almari arsip terbuat dari kayu, hendaknya diolesi commit to user dengan dieldrin. Cara mengolesi sama dengan cara mengolesi pada rak kayu.



 Untuk menjaga agar kelembaban dalam almari tetap terjamin seperti yang diinginkan, dapat diberi kapur barus di dalam almari arsip.

d. Faktor-faktor Penyebab Kerusakan Arsip Kerusakan arsip dapat disebabkan oleh dua faktor, yaitu faktor internal dan faktor eksternal 1) Kerusakan yang disebabkan dari dalam (faktor internal) Kerusakan yang disebabkan dari dalam dapat berasal dari unsurunsur 

Kertas



Tinta



Pasta atau lem

2) Kerusakan yang disebabkan dari luar (faktor external) Kerusakan akibat serangan dari luar misalnya: 

Kelembaban udara



Udara yang terlalu kering



Sinar matahari



Kotoran udara



Debu



Jamur dan sejenisnya



Rayap



Gegat

4. Penyusutan Arsip Dengan berjalanya waktu, arsip-arsip kantor akan semakin menumpuk di tempat penyimpanan. Hal ini akan menimbulkan gejala kurang efektif dan efisien sistem pengarsipan, sebagaimana yang telah diuraikan diatas. Pemusnahan ini memerlukan penanganan yaitu dengan penyusutan arsip. Menurut Ida Nuraida, (2008 : 105-107), adapun tahap-tahap commit to user penyusutan arsip adalah sebagai berikut:



a. Penilaian Arsip Sebelum melakukan penyusutan arsip diperlukan penilaian terhadap setiap jenis arsip yang akan dipindahkan atau dimusnahkan. Hasil penilaian menentukan berapa lama arsip disimpan dalam arsip aktif dan inaktif, serta menentukan apakah arsip tersebut akan dimusnahkan atau dikirim untuk menjadi arsip statis. Ada 4 golongan arsip, yaitu : 

Arsip vital Arsip ini penting bagi kehidupan bisnis dan tidak dapat diganti

kembali bilamana dimusnahkan. Arsip ini tergolong arsip statis yang bersifat historis sehingga tidak dapat dipindahkan atau dimusnahkan dan disimpan abadi selamanya. Misalnya akte pendirian perusahaan, sertifikat bangunan atau tanah, Izin Mendirikan Bangunan (IMB), dan sebagainya.  Arsip penting Arsip ini melengkapi bisnis rutin dan dapat digantikan dengan biaya yang relatif tinggi dan lama. Arsip ini disimpan di arsip aktif selama 5 tahun dan di arsip inaktif salama 25 tahun. Misalnya, bukti-bukti keuangan.  Arsip berguna Arsip ini berguna sementara dan dapat diganti dengan biaya rendah. Arsip ini disimpan di arsip aktif selama 2 tahun dan disimpan di arsip inaktif selama 25 tahun. Misalnya surat pesanan, neraca dan laporan tahunan  Arsip tidak berguna Arsip ini dapat dimusnahkan seusai pakai untuk sementara waktu. Arsip ini disimpan paling lama selama 3 bulan di arsip aktif. Misalnya, surat undangan rapat dan pengumuman. b. Pemindahan Arsip aktif menjadi inaktif atau kemedia lain Seperti telah diuraikan di atas, peralihan arsip aktif menjadi to user arsip inaktif dapat commit dilakukan setelah suatu periode kegiatan tertentu, dimana suatu arsip sudah tidak atau jarang digunakan tetapi masih



harus disimpan. Pemindahan arsip juga dapat dilakukan melalui tempat penyimpanan atau pemindahan ke media lain, seperti: micro film, CDROM atau CD-WROM c. Pemusnahan Arsip Tidak semua arsip aktif yang telah dipindahkan akan disimpan sebagai arsip inaktif untuk selamanya. Ada beberapa jenis arsip yang dapat dimusnahkan setelah jangka waktu tertentu. Tetapi ada pula arsip inaktif yang dialihkan statusnya menjadi arsip statis karena alasan historis. d. Pencatatan Pemindahan atau Pemusnahan Arsip inaktif kemudian disimpan pada tempat penyimpanan khusus yang dibedakan dengan arsip aktif, misalnya gudang khusus untuk arsip inaktif. Pemindahan dapat dilakukan melalui tempat penyimpanan atau pemindahan ke media lain. Kemajuan teknologi memungkinkan dokumen perusahaan yang dibuat dari kertas dialihkan ke dalam micro film atau media yang lain atau di buat secara langsung dalam media elektronik. Setiap pemindahan yang menyebabkan perubahan pihak penaggungjawab perlu dilengkapi dengan berita acara. Berita acara memuat daftar subjek arsip yang akan dipindahkan, indeks arsip yang baru, tanggal pemindahan, lokasi dan tempat pemindahan yang baru serta bukti tanda terima yang ditandatangani oleh orang yang menyerahkan arsip dan orang yang menerima arsip sebagai penanggungjawab arsip. Cara pemindahan arsip atau pemusnahan arsip dapat dilakukan berdasarkan : 

Pemindahan secara terus-menerus Arsip dipindahkan menjadi inaktif setelah arsip tersebut selesai digunakan. Pemindahan ini tidak tentu. Pemindahan arsip umumnya dilakukan pada perusahaan seperti kantor commit to user pengacara, pelaksana proyek, kantor arsitek, konsultan dan



sebagainya, dimana seluruh dokumen menjadi inaktif setelah suatu proyek atau kegiatan selesai. 

Pemindahan secara periodik Arsip dipindahkan menjadi inaktif setelah satu periode atau jangka waktu tertentu. Umumnya dilakukan setiap satu tahun sekali. Misalnya, bukti-bukti keuangan dipindahkan menjadi inaktif setelah perusahaan melakukan tutup buku pada akhir periode akutansi. (Nuraida, 2008 : 105-107)

5. Fasilitas Kearsipan Alat-alat kearsipan atau pelengkap arsip pada suatu kantor

perlu

diperhatikan agar sesuai dengan ruangan yang sudah ada, sebaiknya dibuatkan ruangan khusus, sehingga tidak terjadi hambatan yang mungkin terjadi akibat bercampur dengan bagian lainya. Menurut M.N. Maulana (1979 : 15), alat-alat kearsipan dapat digolongkan menjadi 3 golongan besar besar, yaitu: a. Alat-alat penerimaan surat-surat b. Alat-alat penyimpanan surat c. Alat-alat korespondensi dan reproduksi

6. Pegawai Kearsipan Ada anggapan bahwa pekerjaan dalam bidang kearsipan tidak mempunyai fungsi atau peranan penting. Anggapan ini tidak dapat dibenarkan, karena arsip itu sendiri mempunyai peranan penting dalam penyelenggaraan administrasi. Oleh karena itu setiap pimpinan kantor wajib memberikan pengarahan dan menanamkan pengertian serta kesadaran setiap pegawai kearsipan, betapa pentingnya peranan arsip bagi kelangsungan hidup organisasi. Itu sebabnya, pegawai kearsipan tidak kalah pentingnya dengan pegawai-pegawai kantor lainya. commit to user arsip bagi kelangsungan hidup Mengingat demikian pentingnya organisasi, maka arsip-arsip harus diurus, ditata atau dikelola dengan



mempergunakan suatu sistem penyimpanan arsip yang tepat, tata kerja yang baik, tata pameliharaan, tata pengamanan dan tata pemusnahan yang tertib. Sistem penyimpanan arsip yang tepat, tata kerja yang baik dan sebagainya itu tidak mempunyai arti apa-apa bila tidak didukung oleh pegawai kearsiapan yang cakap dengan beberapa persyaratan lainya yang harus dipenuhi. The Liang Gie dalam Ig. Wursanto (1995 : 40-41), mengatakan bahwa untuk menjadi petugas kearsipan yang baik diperlukan sekurangkurangnya 4 syarat, yaitu: a) Ketelitian Ketelitian sangat diperlukan oleh setiap pegawai kearsipan agar pegawai yang bersangkutan dapat membedakan perkataanperkataan, nama-nama atau angka-angka yang sepintas tampaknya hampir sama. b) Kecerdasan Cerdas berarti sempurna perkembangan akal budinya, pandai dalam berfikir. Kecerdasan kesempurnaan perkembangan akal budi, kepandaian dan ketajaman pikiran. Jadi setiap pegawai kearsipan harus menggunakan pikiranya dengan baik, mempunyai ingatan yang cukup tajam sehingga tidak mudah lupa. Dengan kecerdasan diharapkan seorang pegawai mampu memilih kata-kata untuk suatu pokok soal, serta tidak mudah melupakan suatu pokok soal yang telah ada kartu arsipnya. c) Kecekatan Cekatan berati mampu memahami sesuatu dengan cepat, mampu bekerja dengan cepat dan mahir dalam melakukan sesuatu. Kecekatan

berarti

kecepatan

untuk

memahami

sesuatu,

ketangkasan dalam melakukan pekerjaan. Kecekatan sangat diperlukan oleh setiap pegawai kearsipan karena setiap pegawai diharapkan mampu bekerja dengan tangkas dan gesit. commit to user



d) Kerapian Rapi mempunyai arti baik, tetib dan bersih. Setiap pegawai kearsipan harus mampu menciptakan dan menjaga kerapian, kebersihan dan ketertiban terhadap arsip-arsip yang disimpan. Arsip-arsip yang disusun dengan rapi, akan lebih awet, tidak mudah rusak dan mudah dalam pengambilan dan pengembalianya.

D. Metode Pengamatan 1. Lokasi Pengamatan Pengamatan ini berlangsung di Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten, pemilihan tersebut berdasakan pertimbangan sebagai berikut: Kearsipan mempunyai peranan penting dalam mencapai tujuan organisasi, karena berkaitan dengan dokumen-dokumen penting yang berkaitan dengan penyelenggaraan administrasi. Penulis melakukan pengamatan ini untuk mengetahui Tata Kearsipan pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten.

2. Jenis Pengamatan Berdasarkan pada pokok permasalahan yaitu untuk mengetahui bagaimana Tata Kearsipan pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupten Klaten, maka jenis pengamatan yang digunakan adalah pengamatan deskriptif kualitatif yaitu jenis pengamatan yang mendeskripsiksn, memaparkan dan menganalisa sejumkah data yang ada.

3. Sumber Data Dalam pengamatan ini data diperoleh dari beberapa sumber, yaitu : a. Nara Sumber (Informan) Yaitu seorang atau selelompk orang yang mengetahui secara jelas tentang suatu keadaan sehingga dapat memberikan informasi. Dengan memberikan beberapa pertanyaan commit to useryang sudah tersruktur kemudian satu per satu diperdalam untuk memperoleh keterangan lebih lanjut.



Sumber data diperoleh dari wawancara kepada pihak-pihak yang memahami permasalahan dalam pengamatan ini, yaitu: 

Ka.Subag Umum dan Kepegawaian



Staff Subag Umum dan Kepegawaian : Ibu Christiana



Staff Subag Umum dan Kepegawaian : Ibu V.Sri Wahyuni

: Bapak H.Supardi, SIP

b. Dokumentasi Data diperoleh dari arsip, buku pedoman tentang arsip, pedoman operasional dan buku kepustakaan yang lain.

4. Teknik Pengumpulan Data Dalam pengamatan ini teknik pengumpulan data sebagai berikut : a. Wawancara Wawancara merupakan teknik pengumpulan data dengan tanya jawab sepihak yang dikerjakan dengan sistematis dan di dasarkan pada tujuan pengamatan b. Observasi Observasi merupakan metode pengamatan dan pencatatan secara sistematis terhadap gejala atau fenomena yang diamati. Metode ini dilakukan penulis secara langsung sehingga penulis dapat mengamati gejala dari masalah yang damati. c. Dokumentasi Dokumentasi merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan mengambil catatan-catatan dan arsip-arsip yang diperlukan yang berkaitan dengan obyek pengamatan.

5. Teknik Analisis Data H.B.Sutopo (2002 : 91-93), mengemukaan 3 komponen utama dalam proses analisis yang harus benar-benar dipahami oleh pengamat, komponen tersebut adalah: a. Reduksi Data commit to user komponen pertama dalam analisis Reduksi data merupakan yang merupakan proses seleksi, pemfokusan, penyederhanaan dan



abstraksi data dari lapangan. Proses ini berlangsung terus sepanjang pelaksanaan penelitian, bahkan proses ini berlangsung terus sebelum pelaksanaan

pengumpulan

data.

Artinya

reduksi

data

sudah

berlangsung sejak pengamat mengambil keputusan (meski mungkin tidak disadari sepenuhnya), tentang kerangka kerja konseptual, melakukan pemilihan kasus, menyusun pertanyaan pengamatan dan juga waktu menentukan cara pengumpulan data yang di gunakan. Pada waktu pengumpulan data berlangsung, reduksi dilakukan dengan membuat catatan data yang telah di peroleh dari lapangan. Dalam

menyusun

ringkasan,

pengamat

melakukan

coding,

memusatkan tema dan menentukan batas-batas permasalahan. Proses reduksi berlangsung sampai pengamatan ini berakhir. Dapat disimpulkan reduksi data adalah bagian dari proses analisis

yang mempertegas, memperpendek, membuat fokus,

membuang hal-hal yang tidak penting dan mengatur data sedemikian rupa, sehingga simpulan pengamatan dapat dilakukan. b. Sajian Data Sajian data merupakan suatu rakitan organisasi informasi, deskripsi dalam bentuk narasi yang memungkinkan simpulan pengamatan dapat dilakukan. Sajian ini merupakan ringkasan kalimat yang disusun secara logis dan sistematis, sehingga apabila di baca akan mudah dipahami, barbagai hal yang terjadi dan memungkinkan pengamat untuk berbuat sesuatu pada analisis maupun tindakan lain berdasarkan pemahamanya tersebut. Sajian data ini harus mengacu pada masalah yang telah di rumuskan sebagai pertanyaan pengamatan, sehingga narasi yang terjadi merupakan deskriptif mengenai kondisi yang rinci untuk menceritakan dan menjawab setiap permasalahan yang ada. c. Penarikan Simpulan dan Verifikasi Dari awal pengumpulan data, pengamat harus sudah memahami apa arti dari berbagai hal yang ia temui dengan melakukan pencatatan commit to user



peraturan-peraturan. pola-pola, pertanyaan-pertanyaan, konfigurasi yang mungkin, arahan sebab-akibat dan berbagai proposisi Simpulan perlu di verifikasi agar cukup benar-benar bisa dipertanggungjawabkan. Oleh karena itu perlu di lakukan aktifitas pengulangan untuk tujuan pemantapan, penelusuran data kembali dengan cepat. Mungkin sebagai akibat pikiran ke dua yang timbul melintas pada pengamat pada waktu menulis sajian data dengan melihat kembali sebentar pada catatan lapangan. Pada dasarnya makna data harus diuji validitasnya supaya simpulan pengamatan menjadi lebih kokoh dan bisa lebih dipercaya.

Bagan 2.2 Model Analisis Interaktif

Pengumpulan Data

Hhhh aewwww Sajian Data

Reduksi Data

Penarikan simpulan / Verifikasi

Sumber: H.B Sutopo, 2002: 93

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB III DESKRIPSI INSTANSI

A. Deskripsi Lokasi Pengamatan 1. Sejarah Singkat dan Susunan Organisasi Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten Dinas Pekerjaan Umum di Kabupaten Klaten sejak berdirinya sering berganti-ganti nama, sesuai dengan periodenya. Adapun selengkapnya adalah sebagai berikut : a. Periode sebelum Kemerdekaan s/d Kemerdekaan tahun 1945 : Nama

:

KARTI PROJO

Organisasi Induk

:

Gubernur Surakarta namanya ORRI alamat di Balai Kota Solo

Alamat kantor

:

di Sungkur

Kepala KARTI PROJO

:

Raden Ngabehi Somodiprojo

Struktur Organisasi

:

1. Kepala KARTI PROJO 2. Kepala Kantor 3. Kepala Gudang b. Periode tahun 1945 s/d 1950 : Nama

:

PUK

Alamat kantor

:

Jalan Pramuka Klaten

Kepala PUK

:

Raden Ngabehi Projodirj

Susunan Organisasinya terdiri dari 1. Kepala PUK 2. Kepala Kantor 3. Bagian Sempadan 4. Bagian Balai Rencana 5. Bagian Persediaan 6. Bagian Kendaraan 7. 5 Cabang PUK di commit Kawedanan to user

34

:



c. Periode Tahun 1950 s/d 1960 : Nama

:

PUK Swa Tantra Tk.II Klaten

Alamat Kantor

:

Jl.Sulawesi No.26 Klaten

Kepala PUK Swa Tantra

:

Sutadi Mangun Martono

Tk.II Klaten Susunan Organisasi terdiri dari : 1.

Kepala Kantor

2.

Keuangan

3.

Kepegawaian

4.

Tata Usaha

5.

Rumah Tangga

6.

Sempadan

7.

Pengawas Jalan Daerah

8.

Kendaraan

9.

KTB

10.

Assainering

11.

Cabang-Cabang

d. Periode Tahun 1960 s/d 1970 : Nama

:

DPUK Dati II Klaten

Alamat Kantor

:


Kepala Dinas

:

1. Sutadi Mangun Marwoto (1960 s/d 1967) 2. Mulyadi Hadi Purwoko (1967 s/d 1970)

Susunan Organisasi terdiri dari : 1. Kepala Dinas 2. Wakil Kepala 3. Kepala Kantor 4. TU 5. Keuangan 6. Kepegawaian 7. Sempadan

commit to user



8. KTB 9. Kendaraan 10. Verifikasi 11. 6 Cabang Dinas : e. Periode Tahun 1970 s/d 1980 : Nama

:

DPUK Dati II Klaten

Alamat Kantor

:


Kepala Dinas

:

1. Ir.Bambang Suseno (1970 s/d 1972) 2. Hadi Sumarto (1972 s/d 1980)

Susunan Organisasinya terdiri atas : 1. Kepala Dinas 2. Wakil Kepala Dinas 3. Kepala Kantor 4. Kepala TU 5. Kepegawaian 6. Keuangan 7. Pengawas Jalan Daerah 8. Verifikasi 9. KTB 10. Gudang 11. Kendaraan f.

Periode Tahun 1980 s/d 1990 : Nama

:

DPU Kabupaten Dati II Klaten

Alamat Kantor

:


Kepala Dinas

:

Sumintarjo BMUE

Susunan Organisasinya terdiri atas

:

1. Kepala Dinas 2. Kepala Sub Bagian Tata Usaha : a. Urusan Umum b. Urusan Kepegawaian c. Urusan Keuangan commit to user d. Urusan Efisiensi dan Tata Laksanan



3. Seksi Bina Program : a. Sub Seksi Penelitian dan Pengumpulan Data b. Sub Seksi Perencanaan c. Sub Seksi Evaluasi dan Pelaporan 4. Seksi Jalan dan Pengaliran : a. Sub Seksi Jalan b. Sub Seksi Pengaliran c. Sub Seksi Administrasi Tehnik Jalan dan Pengaliran 5. Seksi Bangunan dan Gedung : a. Sub Seksi Bangunan b. Sub Seksi Gedung c. Sub Seksi Tehnik Bangunan dan Gedung 6. Seksi Kebersihan, Keindahan Kota/Daerah dan PMK : a. Sub Seksi Kebersihan, Keindahan Kota/Daerah b. Sub Seksi Pemakaman Umum c. Sub Seksi Pencegahan dan PMK 7. Cabang DPU Kabupaten Dati II Klaten g. Periode Tahun 1990 s/d 2000 : Nama

:

Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Dati II Klaten

Alamat Kantor

:

Jl. Sulawesi No.26 Klaten

Kepala Dinas

:

Ir.H.Slamet Marwoto

Susunan Organisasi yang ada terdiri atas 1. Kepala Dinas 2. Kepala Sub Bagian Tata Usaha : a. Urusan Umum b. Urusan Kepegawaian c. Urusan Keuangan d. Urusan Efisiensi dan Tata Laksana 3. Seksi Jalan dan Pengaliran : a. Sub Seksi Jalan commit to user b. Sub Seksi Pengaliran

:



c. Sub Seksi Administrasi Tehnik Jalan dan Pengaliran 4. Seksi Bina Program : a. Sub Seksi Penelitian dan Pengumpulan Data b. Sub Seksi Perencanaan c. Sub Seksi Pengendalian, Evaluasi dan Pelaporan 5. Seksi Bangunan dan Gedung : a. Sub Seksi Bangunan b. Sub Seksi Gedung c. Sub Seksi Tehnik Bangunan dan Gedung 6. Seksi Tata Kota & Daerah : a. Sub Seksi Tata Lokasi dan Bangunan b. Sub Seksi Pertanahan c. Sub Seksi Tata Lingkungan dan Tata Lokasi Perumahan 7. Seksi Kebersihan, Keindahan Kota / Daerah dan PMK : a. Sub Seksi Kebersihan, Keindahan Kota/Daerah b. Sub Seksi Pemakaman Umum c. Sub Seksi Pencegahan dan PMK 8. Cabang DPU Kabupaten Dati II Klaten : h. Periode Tahun 2000 s/d Maret 2003 : Nama

:

DPU Kabupaten Klaten

Alamat

:


Kepala Dinas

:

Ir.H.Slamet Marwoto

Susunan Organisasi yang ada : Dasar operasional kinerja Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten terdapat dalam Peraturan Daerah No. 5 Tahun 2001 tentang

Susunan

Organisasi dan Tatakerja Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten yang meliputi beberapa bidang yaitu : 1. Kepala Dinas 2. Bagian Tata Usaha a. Subbagian Umum dan Perlengkapan; b. Subbagian Keuangan; commit to user c. Subbagian Kepegawaian;



d. Subbagian Perencanaan dan Pengawasan. 3. Sub Dinas Bina Marga a. Seksi Pembangunan, Pemeliharaan Jalan dan Jembatan; b. Seksi Leger Jalan dan Jembatan; c. Seksi Perizinan, Pemanfaatan Jalan dan Jembatan; d. Seksi Survai dan Desain. 4. Sub Dinas Cipta Karya a. Seksi Tata Bangunan dan Tata Ruang; b. Seksi Pemukiman dan Penyehatan Lingkungan; c. Seksi Perizinan Bangunan; d. Seksi Survai dan Desain. 5. Sub Dinas Pengairan a. Seksi Pembangunan dan Pemeliharaan Irigasi; b. Seksi Perizinan, Manfaat dan Operasional; c. Seksi Pengawasan, Pelestarian Sumber Air; d. Seksi Survai dan Desain. 6. Sub Dinas Kebersihan dan Pertamanan a. Seksi Operasional Kebersihan dan Ketertiban; b. Seksi Pertamanan dan Penerangan Jalan Umum; c. Seksi Pemakaman; d. Seksi Pemadam Kebakaran. 7. Cabang Dinas Pekerjaan Umum. 8. Kelompok Jabatan Fungsional. i. Periode April 2003 s/d 30 Agustus 2005 : Nama

:


Alamat

:

Jl.Sulawesi 26 Klaten

Kepala Dinas

:

H.Soekemi,ST.MM

Susunan Organisasi yang ada terdiri atas :

:

Dasar operasional kinerja Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten terdapat dalam Peraturan Daerah No. 5 Tahun 2001 tentang

Susunan

Organisasi dan Tatakerja Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten commit to user yang meliputi beberapa bidang yaitu :



1. Kepala Dinas 2. Bagian Tata Usaha a. Subbagian Umum dan Perlengkapan; b. Subbagian Keuangan; c. Subbagian Kepegawaian; d. Subbagian Perencanaan dan Pengawasan. 3. Sub Dinas Bina Marga a. Seksi Pembangunan, Pemeliharaan Jalan dan Jembatan; b. Seksi Leger Jalan dan Jembatan; c. Seksi Perizinan, Pemanfaatan Jalan dan Jembatan; d. Seksi Survai dan Desain. 4. Sub Dinas Cipta Karya a. Seksi Tata Bangunan dan Tata Ruang; b. Seksi Pemukiman dan Penyehatan Lingkungan; c. Seksi Perizinan Bangunan; d. Seksi Survai dan Desain. 5. Sub Dinas Pengairan a. Seksi Pembangunan dan Pemeliharaan Irigasi; b. Seksi Perizinan, Manfaat dan Operasional; c. Seksi Pengawasan, Pelestarian Sumber Air; d. Seksi Survai dan Desain. 6. Sub Dinas Kebersihan dan Pertamanan a. Seksi Operasional Kebersihan dan Ketertiban; b. Seksi Pertamanan dan Penerangan Jalan Umum; c. Seksi Pemakaman; d. Seksi Pemadam Kebakaran. 7. Cabang Dinas Pekerjaan Umum. 8. Kelompok Jabatan Fungsional. j.

Periode 01 September 2005 s/d tahun 2008 : Nama Alamat Kepala Dinas

:


No.26 Klaten commit: to Jl.Sulawesi user :

Ir.H.Bambang Agoestiono



Struktur Organisasinya terdiri atas

:

Dasar operasional kinerja Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten terdapat dalam Peraturan Daerah No. 5 Tahun 2001 tentang

Susunan

Organisasi dan Tatakerja Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten yang meliputi beberapa bidang yaitu : 1. Kepala Dinas 2. Bagian Tata Usaha a. Subbagian Umum dan Perlengkapan; b. Subbagian Keuangan; c. Subbagian Kepegawaian; d. Subbagian Perencanaan dan Pengawasan. 3. Sub Dinas Bina Marga a. Seksi Pembangunan, Pemeliharaan Jalan dan Jembatan; b. Seksi Leger Jalan dan Jembatan; c. Seksi Perizinan, Pemanfaatan Jalan dan Jembatan; d. Seksi Survai dan Desain. 4. Sub Dinas Cipta Karya a. Seksi Tata Bangunan dan Tata Ruang; b. Seksi Pemukiman dan Penyehatan Lingkungan; c. Seksi Perizinan Bangunan; d. Seksi Survai dan Desain. 5. Sub Dinas Pengairan a. Seksi Pembangunan dan Pemeliharaan Irigasi; b. Seksi Perizinan, Manfaat dan Operasional; c. Seksi Pengawasan, Pelestarian Sumber Air; d. Seksi Survai dan Desain. 6. Sub Dinas Kebersihan dan Pertamanan a. Seksi Operasional Kebersihan dan Ketertiban; b. Seksi Pertamanan dan Penerangan Jalan Umum; c. Seksi Pemakaman; d. Seksi Pemadam commit Kebakaran. to user 7. Cabang Dinas Pekerjaan Umum.



8. Kelompok Jabatan Fungsional. k. Periode 2008 sampai sekarang Nama

:


Alamat

:


Kepala Dinas

:

Ir. Tajudin Akbar

Struktur Organisasinya terdiri atas : Dasar operasional kinerja Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten terdapat dalam Peraturan Daerah No. 17 Tahun 2008 tentang

Susunan

Organisasi dan Tatakerja Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten yang meliputi beberapa bidang yaitu : 1. Kepala Dinas 2. Sekretariat a.

Subbagian Perencanaan dan Pelaporan

b.

Subbagian Keuangan;

c.

Subbagian Umum dan Kepegawaian;

3. Bidang Bina Marga a. Seksi Pembangunan Jalan dan Jembatan; b. Seksi Pemanfaatan dan pemeliharaan Jalan dan Jembatan; c. Seksi Bina Teknik 4. Bidang Cipta Karya a. Seksi Tata Bangunan dan Tata Ruang; b. Seksi Pemukiman dan Penyehatan Lingkungan; c. Seksi Bina Teknik 5.

Bidang Sumber Daya Air a. Seksi Pembangunan dan Pemeliharaan Sumber Daya air b. Seksi Operasional dan Pelestarian Sumber Daya air; c. Seksi Bina Teknik

6. Bidang Kebersihan dan Pertamanan a. Seksi Operasional Kebersihan jalan dan Lingkungan b. Seksi Pertamanan dan Penerangan Jalan Umum, pertamanan dan pemakaman commit to user c. Seksi Bina teknik



7. Unit Pelaksana Teknis daerah (UPTD). 8. Kelompok Jabatan Fungsional.

B. Uraian Tugas a. Kepala Dinas mempunyai tugas : 

Mengkoordinasi penyusunan program Dinas Pekerjaan Umum dengan memberikan arahan kepada sekretaris dan Kepala Bidang mengacu pada Rencana Pembangunan Jangka Panjang Daerah (RPJPD), Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD), Rencana Kerja Pemerintah Daerah (RKPD) dan Rencana Strategik (Renstra) Kabupaten, Kebijakan Bupati dan kondisi obyektif serta ketentuan yang berlaku.



Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan pelayanan di bidang pekerjaan umum.



Mengupayakan peningkatan peran serta dan partisipasi masyarakat dalam bidang pekerjaan umum.



Mendistribusikan tugas kepada bawahan sesuai bidangnya berdasarkan ketentuan yang berlaku.



Mengusulkan, menunjuk, menetapkan dan melaksanakan pembinaan pejabat pengelolaan keuangan.



Membina bawahan dalam pencapaian program dinas dengan memberi petunjuk pemecahan masalah agar bawahan mampu melaksanakan tugas jabatan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.



Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan pada tahun yang sudah dan sedang berjalan berdasarkan rencana dan realisasi sabagai bahan dalam penyusunan sasaran tahun berikutnya.



Menilai prestasi kerja bawahan berdasarkan rencana kerja, hasil yang dicapai sesuai ketentuan yang berlaku sabagai bahan pertimbangan dalam pengembangan karier.



Menginventarisasi permasalahan-permasalahan yang berhubungan dengan bidang pekerjaan umum serta menyusun kebijakan teknis petunjuk commit to user pemecahan masalah.





Melaporkan hasil pelaksanaan tugas atau kegiatan kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah sebagai penanggungjawab pelaksanaan tugas.



Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai tugas dan fungsinya.

b. Sekretariat mempunyai tugas : 

Menghimpun, mempelajari peraturan perundang-undangan, kebijakan pedoman dan petunjuk teknis urusan umum, kepegawaian, keuangan, perencanaan, evaluasi dan pelaporan.



Menyusun rencana program urusan umum dan kepegawaian, keuangan, perencanaan dan pelaporan berdasarkan kebijakan bidang pekerjaan umum.



Mengkoordinasi semua bidang dalam rangka menghimpun perencanaan kegiatan, evaluasi dan menganalisa data serta laporan hasil kegiatan SKPD.



Mengkoordinasi Kepala Sub Bagian dan kegiatan kesekretariatan agar terjalin kerjasama yang baik dan saling mendukung.



Menyiapkan

usulan,

penunjukan,

penetapan

pejabat

pengelolaan

keuangan. 

Melaksanakan pembinaan, bimbingan, pengawasan dan pengendalian pelaksanaan tugas Kepala Sub Bagian dan bawahan berdasarkan pembagian tugas agar dapat berjalan dengan lancar.



Menilai hasil kerja bawahan dengan jalan memonitor dan mengevaluasi hasil kerja.



Melaksanakan koordinasi dan kerjasama sesuai bidang tugasnya dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas.



Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan bidang tugasnya.

commit to user



c. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas : 

Menyiapkan bahan, merencanakan, mengelola data dan informasi yang berhubungan dengan urusan umum dan kepegawaian sabagai bahan penyusunan kebijakan.



Menyusun rencana program kegiatan dan laporan pelaksanaan kegiatan urusan umum dan kepegawaian.



Melaksanakan pembinaan, bimbingan, pengawasan dan pengendalian pelaksanaan tugas urusan umum dan kepegawaian dinas.



Melaksanakan administrasi surat-mernyurat, ekspedisi, penggandaan, kearsipan, pengadaan alat tulis kantor, akomodasi rapat, pertemuan, upacara,

penerimaan

tamu

serta

pengadaan

dan

pemeliharaan

perlengkapan rumah tangga dan bahan inventaris dinas. 

Menyiapkan kebutuhan serta perlengkapan perjalanan dinas dan mengatur penggunaan kendaraan dinas.



Mengatur dan mengelola tata ruang kantor, kebersihan, ketertiban, keamanan, kenyamanan dan keserasian ruang kantor.



Menyiapkan bahan usulan pengembangan karier pegawai.



Menyiapkan bahan usulan mutasi pegawai.



Menyiapkan, menghimpun dan mengelola data pegawai serta menyusun Daftar Urut Kepangkatan (DUK).



Menyiapkan bahan penyusunan pedoman dan petunjuk teknis dalam pembinaan pegawai.



Mengkoordinasikan, membagi tugas dan memberi petunjuk kepada bawahan agar terjalin kerjasama yang baik dan saling mendukung dalam pelaksanaan tugas.



Menilai hasil kerja bawahan dengan jalan memonitor dan mengevaluasi hasil kerja.



Melaksanakan koordinasi dan kerjasama sesuai dengan bidang tugasnya



dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas. commit to user Melaporkan hasil pelaksanaan tugas atau kegiatan kepada atasan.





Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai bidang tugasnya.

d. Sub Bagian Perencanaan dan Pelaporan mempunyai tugas : 

Menyiapkan

bahan

penyusunan

kebijakan

dan

petunjuk

teknis

perencananan dan pelaporan kegiatan dinas. 

Menyusun rencana program kegiatan dan laporan pelaksanaan kegiatan dinas.



Membagi tugas, melaksanakan pengawasan dan pengendalian pelaksanaan tugas urusan perencanaan dan pelaporan.



Menyiapkan bahan perubahan, pergeseran dan perhitungan program kerja akibat adanya perubahan, pergeseran dan perhitungan anggaran dinas.



Menghimpun, mengolah dan menganalisis data serta penyajian data statistik hasil kegiatan dinas.

e. Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas : 

Menyiapkan bahan, merencanakan, mengolah data dan informasi yang berhubungan dengan urusan keuangan sesuai dengan perundangan yang berlaku.



Menyusun rencana kegiatan dan pelaporan pelaksanaan kegiatan sub bagian keuangan.



Melaksanakan penelitian dan verifikasi kelengkapan Surat Permintaan Pembayaran (SPP) yang di ajukan bendahara dinas.



Menyiapkan bahan dan menyusun laporan pertanggungjawaban keuangan.

commit to user

BAGAN 3.1 BAGAN ORGANISASI DINAS PEKERJAAN UMUM KABUPATEN KLATEN KEPALA DINAS Ir. H. Tajudin Akbar SEKRETARIAT Ir. Bambang Eko Susilo SUB. BAGIAN PERENCANAAN DAN PELAPORAN Widaya, SH. M.Si KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL

BIDANG BINA MARGA Ir. Drs. Abdul Mursyid, MT

BIDANG CIPTA KARYA Ir. Gangsar Joko Suprapto, MM

SUB. BAGIAN KEUANGAN H. Mudzakir, S.E. MM

BIDANG SUMBER DAYA AIR Juwito, ST

SEKSI PEMBANGUNAN JALAN DAN JEMBATAN Muh. Anwar Shodiq, SS.MT

SEKSI TATA BANGUNAN DAN TATA RUANG Ir. Tondo Wicaksono

SEKSI PEMBANGUNAN DAN PEMELIHARAAN SUMBER DAYA AIR Darminto, St.MM

SEKSI PEMANFAATAN DAN PEMELIHARAAN JALAN DAN JEMBATAN Sumarno, BE

SEKSI PEMUKIMAN DAN PENYEHATAN LINGKUNGAN Agus Sutanto, S.Sos

SEKSI OPERASIONAL DAN PELESTARIAN SUMBER DAYA AIR Sri Mulyanto, ST

SEKSI BINA TEKNIK Ir. Agus Pancaji Sukarno, SE

SEKSI BINA TEKNK Ir. Marsana

SEKSI BINA TEKNIK Harjaka, STT.MT

UNIT PELAKSANA TEKNIS 34 DINAS

BIDANG KEBERSIHAN DAN PERTAMANAN Ir. H. Ahmad Wahyudi, MM SEKSI OPERASIONAL KEBERSIHAN JALAN DAN LINGKUNGAN

Widodo, SIP

SEKSI PENERANGAN JALAN UMUM PERTAMANAN Jarot Wahyudi, SE

SEKSI BINA TEKNIK Sriyanto, ST.MM

47

Sumber : Sub Bagian Umum dan Kepegawaian DPU Klaten

SUB. BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN H. Supardi, SIP



C. Keadaan Pegawai Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten mempunyai pegawai sebanyak 531 orang, yang dikelompokan sebagai berikut : a. Menurut jenis kelamin. Berdasarkan jenis kelamin pegawai Dinas Pekerjaan Umum, dapat di lihat pada tabel 3.1 dibawah ini:

Tabel 3.1 Keadaan pegawai DPU Klaten Menurut Jenis Kelamin Per Jan 2011

No

Jenis Kelamin

Jumlah (orang)

1

Laki-laki

488

2

Perempuan

43

Jumlah

531

Sumber: Sub Bagian Umum dan Kepegawaian DPU Klaten

Dari tabel diatas dapat diketahui bahwa pegawai yang bekerja di DinasPekerjaan Umum Kabupaten Klaten rata-rata berjenis kelamin laki-laki yaitu : 488 orang, sedangkan yang berjenis kelamin perempuan sebanyak 43 orang.

b. Menurut tingkat pendidikan Pegawai Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten berdasarkan tingkat pendidikanya pada umumnya adalah Sekolah Dasar, untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada tabel 3.2 dibawah ini :

commit to user



Tabel 3.2 Keadaan pegawai DPU Klaten Menurut Tingkat Pendidikan Per Jan 2011

No

Tingkat Pendidikan

Jumlah (orang)

1

S2

9

2

S1

60

3

D3

15

4

D2

1

5

SMK

103

6

SLTA

35

7

SLTP

118

8

SD

190

Jumlah

531


Dari tabel diatas dapat diketahui bahwa pegawai yang bekerja pada Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten rata-rata berpendidikan SD, jumlah pegawainya sebanyak 190 orang. Hal ini menunjukan bahwa pegawai pada Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten kurang mempunyai kemampuan kerja yang baik, agar mendapatkan kualitas pekerjaan yang lebih baik lagi sebaiknya dilakukan pendidikan dan pelatihan.

c. Menurut jabatan Berdasarkan jabatan, pegawai pada Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten pada umumnya banyak yang menjabat sebagai staff kantor, untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada tabel 3.3 dibawah ini :

commit to user



Tabel 3.3 Keadaan pegawai DPU Klaten Menurut Jabatan Per Jan 2011 No

Jabatan

Jumlah (orang)

1

Kepala Dinas

1

2

Sekretaris

1

3

Ka.Subag Perencanaan dan Pelaporan

1

4

Ka.Subag Keuangan

1

5

Ka.Subag Umum dan Kepegawaian

1

6

Ka.Bidang Bina Marga

1

7

Ka.Bidang Bidang Cipta Karya

1

8

Ka.Bidang Sumber Daya Air

1

9

Ka. Bidang Kebersihan dan Pertamanan

1

10

Ka.Seksi Pembangunan jalan dan jembatan BM

1

11

Ka.Seksi pemanf dan pemel jln dan jmbtn BM

1

12

Ka.Seksi Bina Teknik BM

1

13

Ka.Seksi Tata Ruang dan Tata Bangunan CK

1

14

Ka.Seksi Pemukiman dan penyehatan lingk CK

1

15

Ka.Seksi Bina Teknik CK

1

16

Ka.Seksi Pembangunan dan pemeliharaan SDA

1

17

Ka.Seksi Operasional dan pelestarian SDA

1

18

Ka.Bina Teknik SDA

1

19

Ka.Seksi Operasional kbrshn jln dan lingk KP

1

20

Ka.Seksi PPJU KP

1

21

Ka.Seksi Bina Teknik KP

1

22

Ka.UPTD

5

23

Staff

505

Jumlah

531

to user Sumber :Sub Bagian Umumcommit dan Kepegawaian DPU Klaten



Dari data di atas dapat dilihat bahwa pegawai pada Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten rata-rata menjadi staff kantor, dengan jumlah 505 orang,. Hal ini dikarenakan beban pekerjaan pada staff kantor sangat banyak, sehingga memerlukan pegawai untuk melaksanakanya.

D. Visi dan Misi Dinas Pekerjaan Umum kab.Klaten Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten memiliki visi dan misi sebagai berikut: 1. Visi Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten 

Pembangunan dan pelayanan di Bidang Pekerjaan Umum secara prima untuk mendukung terwujudnya Klaten yang toto titi tentrem kerta raharja.

2. Misi Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten 

Mewujudkan peningkatan pembangunan dan pemeliharaan di Bidang Pekerjaan Umum yang berwawasan lingkungan.



Mewujudkan pekerjaan di Bidang Pekerjaan Umum yang cepat, tepat dan merata.

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB IV PEMBAHASAN

Setelah penulis melakukan magang pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten selama satu setengah bulan, baik dengan melakukan pengamatan, wawancara maupun prektek langsung, dapat diperoleh data mengenai Tata Kearsipan Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pelerjaan Umum Kabupaten Klaten yaitu sebagai berikut :

A. Tata Kearsipan pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian 1. Penerimaan dan Pencatatan Arsip Dalam melaksanakan kegiatanya Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten selalu berhubungan dengan instansi lain. Salah satu sarana yang digunakan adalah surat. Dalam melaksanakan pengurusan surat masuk dan surat keluar Sub Bagian Umum dan Kepegawaian pada Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten menggunakan sistem satu pintu, seperti yang disampaikan oleh Ibu Christiana, pegawai Subbag Umum dan Kepegawaian yang menangani surat masuk dan surat keluar, sebagai berikut : “Pada Dinas Pekerjaan Umum ini, surat masuk dan surat keluar, ditangani dengan sistem satu pintu, artinya semua surat masuk dan surat keluar ditangani oleh satu bagian saja yaitu Sub Bagian Umum dan Kepegawaian. Setelah surat diterima barulah di distribusikan ke Sub Bagian-Sub Bagian yang bersangkutan.” (Wawancara tanggal 16 Februari 2011)

Penerimaan dan pencatatan arsip pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten adalah sebagai berikut : a. Proses Pengurusan Surat Masuk Pengurusan surat masuk pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian commit to user Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten adalah sebagai berikut :

52



Bagan 4.1 Proses Pengurusan Surat Masuk

Penerimaan dan Penyortiran

Pengagendaan

Pendisposisian

Pendistribusian

Penyimpanan


1) Penerimaan dan Penyortiran Surat Semua surat yang di terima, baik yang diterima melalui jasa pos maupun yang diterima melalui kurir / ekspeditor diterima oleh pegawai Sub Bagian Umum dan Kepegawaian yang menangani surat masuk dan surat keluar yaitu Ibu Christiana dan Ibu V Sri Wahyuni. Surat-surat tersebut di periksa kebenaran alamatnya, apabila alamat yang tercantum pada surat salah, maka surat tersebut dikembalikan kepada pos atau ekspeditor. Surat yang sudah benar alamatnya kemudian dikelompokan menjadi dua, yaitu surat pribadi dan surat dinas. Untuk surat dinas dibuka amplopnya kemudian di agendakan, commit to userlangsung di berikan kepada yang sedangkan untuk surat pribadi bersangkutan.



2) Pengagendaan Surat dinas yang sudah di buka oleh Ibu Christiana atau Ibu V Sri Wahyuni, kemudian di teliti dan di baca, apakah alamat dalam surat sesuai dengan sampulnya. Setelah itu menentukan kode klasifikasi, kode klasifikasi di tulis pada bagian kanan atas. Surat yang sudah di beri kode klasifikasi kemudian di kelompokan lagi menjadi surat dinas yang memerlukan kebijakan dari Kepala Bagian atau surat laporan rutin. Untuk surat laporan rutin atau surat-surat yang merupakan kelanjutan dari urusan-urusan yang sedang berjalan langsung di berikan kepada unit pengolah ( unit yang menangani urusan tersebut ). Sedangkan surat dinas yang memerlukan kebijakan diserahkan kepada Bapak Bambang Eko Susilo selaku sekretaris dengan dilampiri lembar disposisi.

Bagan 4.2 Agenda Surat Masuk

No

Asal Surat

No.

Isi Surat

Disposisi

Surat 1

Balai Pengelolaan SDA Bengawan Solo

Unit Pengolah

604 / Harga

Untuk

Umum

07

Pemberitahuan

Kepegawaian

Satuan

dan

Dasar Bahan dan Upah (HSDBU) th 2011

2

Dinas 470 / Pinjam Arsipkan Umum dan Pendidikan 92 / Pranata Kepegawaian dan 27 Komputer Pencatatan Sipil Sumber : Sub Bagian Umumtodan Kepegawaian DPU Klaten commit user



3) Pendisposisian Setelah di agendakan, surat masuk

kemudian di disposisi.

Untuk mengetahui kepada unit mana surat tersebut diteruskan. Surat dinas tersebut kemudian di catat pada kartu kendali rangkap tiga, yaitu kartu kendali I, kartu kendali II, dan kartu kendali III. Kartu kendali I di tinggal untuk di simpan oleh Ibu V Sri Wahyuni sebagai petugas pengarah surat. Kartu kendali II dan kartu kendali III bersama-sama suratnya disampaikan kepada pejabat pengolah surat. Oleh pejabat pengolah surat, dua kartu kendali tersebut di paraf sebagai tanda bukti bahwa surat sudah diterima. Kartu kendali II dikembalikan kepada petugas pengarah surat untuk di simpan dan berfungsi sebagai arsip pengganti selama surat tersebut masih dalam proses pengolahan. Sedangkan kartu kendali III bersama suratnya di berikan kepada unit pengolah.

4) Pendistribusian Setelah surat di disposisi oleh Bapak Bambang Eko Susilo, selaku Sekretaris Dinas Pekerjaan Umum dan sudah di catat dalam kartu kendali rangkap tiga oleh Ibu Christiana atau Ibu V Sri Wahyuni, kemudian surat masuk tersebut langsung di distribusikan kepada Sub Bagian yang mengelola surat masuk tersebut sesuai dengan isi disposisi dan segara ditindaklanjuti, apakah ditujukan untuk Bidang Bina Marga, Bidang Cipta Karya, Bidang Sumber Daya Air atau Bidang Kebersihan dan Pertamanan.

5) Penyimpanan Sub Bagian yang menerima surat tersebut kemudian menindak lanjuti isi disposisi surat tersebut, apakah untuk di simpan, untuk di beritahukan, untuk bahan pertimbangan dan sebagainya. Setelah di tindaklanjuti surat tersebut di simpan dalam folder sesuai dengan nomor klasifikasi yang tertera dalam surat tersebut. commit to user



Tabel 4.1 Jumlah Surat Masuk Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten th 2010

Bulan

Surat Masuk

Januari

115

Februari

106

Maret

117

April

124

Mei

145

Juni

148

Juli

154

Agustus

159

September

129

Oktober

120

November

128

Desember

119

Jumlah

1564


Berdasarkan Tabel 4.1 di atas dapat kita ketahui bahwa jumlah surat yang masuk pada Dinas Pekejaan Umum Kabupaten. Klaten dari bulan Januari sampai Desember tidak sama, kita dapat lihat pada bulan JanuariFebruari jumlah surat yang masuk menurun, sedangkan pada bulan AprilAgustus jumlah surat masuk meningkat. Hal ini dikarenakan pada bulan April-Agustus terdapat banyak proyek yang ditangani oleh Dinas Pekerjaan Umum, sehingga surat yang masuk pada Dinas Pekerjaan Umum meningkat.

b. Proses Pengurusan Surat Keluar commit to user Pengurusan surat keluar pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten adalah sebagai berikut :



Bagan 4.3 Proses Pengurusan Surat Keluar

Perintah Pembuatan Surat

Pengetikan Konsep Surat

Penandatanganan Surat

Pengagendaan dan Penyimpanan

Pengiriman

Sumber :Sub Bagian Umum dan Kepegawaian DPU Klaten

1) Perintah Pembuatan Surat Perintah pembuatan surat dilakukan oleh Kepala Bagian atau Kepala Sub Bagian. Perintah pembuatan di lakukan karena adanya keperluan untuk membalas surat yang masuk atau adanya keperluan dari instansi itu sendiri.

commit to user



2) Pengetikan Konsep Surat Setelah mendapat perintah dari Kepala Bagian atau Kepala Sub Bagian.di buatlah suatu konsep surat. Apabila Kepala Bagian yang memerintahkan untuk membuat surat, maka yang konsep surat di buat oleh Sub Bagian Umum dan Kepegawaian. Namun apabila perintah pembuatan surat berasal dari Kepala Sub Bagian, maka surat akan di buat oleh Sub Bagian yang bersangkutan. Setelah konsep selesai di buat di serahkan kepada pimpinan yang menugaskan, untuk mendapat persetujuan. Setelah mendapat persetujuan barulah konsep tersebut di ketik. Surat di buat rangkap dua, asli dan sebagai tembusan.

3) Penandatanganan Surat Surat beserta tembusannya yang sudah mendapat persetujuan kemudian di serahkan pimpinan yang berwewenang untuk dimintai tandatangan. (baik asli maupun tembusan). Surat yang sudah mendapat tandatangan dari pimpinan kemudian di serahkan kepada Ibu Christiana untuk di catat dalam Buku Agenda Surat Keluar.

4) Pengagendaan Surat dan Penyimpanan Surat Ibu Christiana mencatat surat tersebut dalam Buku Agenda Surat Keluar dan memberikan nomor surat. Nomor surat terdiri dari kode klasifikasi masalah, nomor urut surat keluar dan kode instansi yang mengeluarkan surat tersebut. Setelah surat di beri nomor surat, hanya surat yang asli saja yang diberi stempel instansi. Tembusan surat tidak perlu diberi stempel dengan tujuan untuk di simpan sebagai arsip yang

dapat

dipergunakan

sewaktu-waktu

apabila

diperlukan.

Tembusan surat kemudian di simpan dalam folder sesuai dengan kode pokok masalahnya, kemudian folder tesebut dimasukan dalam filling cabinet. commit to user



Bagan 4.4 Agenda Surat Keluar

No

1

Isi Surat

No. Surat

Tujuan

Tanggal

Unit

Surat

Surat

Pengolah

Penelitian 072/4454/17 Kepala Survey

4-4-2011

Bidang KP

Umum dan Kepegawaian

DPU Kab.Klaten 2

Pelaksana 800/2422/17 Semua CPNS an PP

dan PNS

No.53

DPU

Tahun

Kab.Klaten

3-9-2010

Umum dan Kepegawaian

2010 Sumber : Sub Bagian Umum dan Kepegawaian DPU Klaten

5) Pengiriman Surat yang sudah diberi stempel instansi kemudian dilipat dan dimasukan dalam sampul surat. Sampul surat juga diberi stempel instansi yang diletakan pada bagian depan. Surat dapat dikirim dengan menggunakan dua cara, yaitu dengan menggunakan kurir atau menggunakan jasa pos.

Tabel 4.2 Jumlah Surat Keluar Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten th 2010

Bulan

Surat Keluar

Januari

112

Februari

118

commit to user Maret

106



April

119

Mei

126

Juni

132

Juli

142

Agustus

145

September

138

Oktober

127

November

107

Desember

115

Jumlah

1487


Berdasarkan Tabel 4.2 di atas dapat kita ketahui bahwa jumlah surat yang keluar pada Dinas Pekejaan Umum Kabupaten. Klaten dari bulan Januari sampai Desember tidak sama, kita dapat lihat pada bulan FebruariMaret jumlah surat yang keluar menurun, sedangkan pada bulan AprilAgustus jumlah surat keluar meningkat. Hal ini disebabkan karena pada bulan April-Agustus ada banyak proyek yang ditangani oleh Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten, sehingga banyak surat keluar baik yang ditujukan kepada Pemda, Bappeda, Setda maupun kepada pihakpihak lain yang terkait dalam proyek tersebut.

2. Penyimpanan Arsip a. Asas Penyimpanan Arsip Pada wawancara tanggal 24 Februari 2011 dengan Bapak Supardi, selaku Ka. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian, dapat diketahui bahwa : “Asas penyimpanan arsip yang digunakan pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian adalah asas campuran, dimana setiap pegawai menyimpan arsip mereka sendiri-sendiri. Asas ini digunakan karena memudahkan para pegawai untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip apabila sewaktu-waktu membutuhkan.” (wawancara tanggal 24 Februari 2011) commit to user



Asas campuran merupakan kombinasi antara asas sentralisasi dan asas desentralisasi. Dengan mempergunakan asas campuran ini masing-masing Sub Bagian diberikan kepercayaan untuk melaksanakan penyimpanan sendiri arsip-arsip yang masih aktif. Sedangkan arsip inaktif disimpan oleh Sub Bagian Umum dan Kepegawaian dan ditempatkan di ruangan khusus (ruang penyimpanan arsip inaktif) yang terpisah dengan ruang kerja para pegawai. Bapak Supardi selaku Ka Sub Bagian Umum dan Kepegawaian, menjelaskan bahwa keuntungan yang diperoleh dengan menggunakan asas campuran ini antara lain :   

“ Penataan arsip dapat dilakukan sesuai dengan kebutuhan masingmasing Sub Bagian Lebih menghemat biaya, perlengkapan, peralatan, ruang dan pegawai. Tiap unit satuan kerja diberi kebebasan dalam melaksanakan sistem penyimpanan arsip, sehingga akan memudahkan pegawai untuk memperoleh arsip dengan cepat apabila sewaktu-waktu membutuhkan.” ( wawancara tangaal 24 Februari 2011)

b. Sistem Penyimpanan Arsip Dalam melaksanakan system penyimpanan arsip, Sub Bagian Umum dan

Kepegawaian

Dinas

Pekerjaan

Umum

Kabupaten

Klaten

menggunakan sistem subjek. Seperti yang dikemukakan oleh Ibu V Sri Wahyuni, selaku pegawai Sub Bagian Umum dan Kepegawaian : “Sistem yang digunakan untuk menyimpan arsip adalah sistem subjek. Sistem subjek ini disesuaikan menurut urusan yang dimuat dalam masingmasing arsip. Subjek tersebut adalah kode klasifikasi dari tiap-tiap masalah.” ( wawancara tanggal 1 Maret 2011 ).

Beliau juga memberikan keterangan lebih lanjut, bahwa sistem penyimpanan arsip dengan commitsistem to user subjek akan memudahkan dalam penyimpanan dan penemuan kembali arsip. Dengan sistem ini arsip dapat



disimpan menurut urusan yang dimuat dalam masing-masing arsip. Misalnya semua surat-surat yang mengenai kepegawaian, dikumpulkan menjadi satu dibawah judul “Kepegawaian”. Selanjutnya masalah-masalah tersebut dijadikan sub subjek dari pokok masalah ( subjek ), misalnya : Kepegawaian, cuti, kenaikan pangkat lamaran dsb.

c. Prosedur Penyimpanan Arsip Prosedur penyimpanan dalam kegiatan ini adalah

kegiatan

pengelolaan sebelum arsip disimpan dalam filling cabinet. Langkahlangkah yang digunakan dalam prosedur penyimpaan arsip meliputi kegiatan sebagai berikut : 1) Menyortir arsip Kegiatan

yang

pertama

kali

dilakukan

dalam

proses

penyimpanan arsip adalah kegiatan memisah-misahkan arsip. Dalam melakukan pemisahan arsip berarti mengadakan penyortiran terhadap arsip, apakah arsip tersebut layak untuk disimpan atau tidak. Beberapa arsip

yang

tidak

disimpan

adalah

arsip

perihal

undangan,

pemberitahuan libur nasiomal dan lain sebagainya. Arsip yang telah disortir dikelompokan menurut subjek-subjek yang tercantum dalam kartu kendali atau berdasarkan pokok masalah sesuai dengan pola klasifikasi masalah. 2) Meneliti arsip Setelah arsip dipisahkan menurut pola klasifikasi masalah, arsip kemudian diteliti. Dalam melakukan penelitian arsip, petugas meneliti apakah arsip yang akan disimpan tersebut sudah mendapatkan persetujuan dari Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian atau belum. Persetujuan commit dapat dilihat dalam lembar disposisi yang terdapat to user pada arsip tersebut. Apabila belum didisposisi maka petugas harus



memintakan

disposisi

kepada

pejabat

yang

berwenang

yang

membenarkan bahwa arsip tersebut dapat disimpan, yaitu Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian atau dapat dilakukan oleh masingmasing Kepala Sub Bagian. 3) Mengklasifikasi arsip Dalam mengklasifikasi arsip hal yang dilakukan pertama kali adalah menggolongkan arsip berdasakan pola klasifikasi yang sudah ditentukan. Pola klasifikasi yang digunakan pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten adalah pola klasifikasi Pemerintah Daerah Provinsi Jawa Tengah. Pola klasifilasi Pemerintah Daerah Provinsi Jawa Tengah mencakup sepuluh pokok yang diklasifikasikan dalam rincian pertama. Kemudian dari sepuluh rincian pertama, masing-masing rincian dibagi lagi dalam sepuluh rincian yang lebih spesifik. Untuk lebih jelasnya adalah sebagai berikut : 000

Umum

100

Pemerintahan

200

Politik

300

Keamanan

400

Kesejahteraan

500

Perekonomian

600

Pekerjaan Umum dan Ketanagaan

700

Pengawasan

800

Kepegawaian

900

Keuangan

Setelah arsip diklasifikasikan bedasarkan pola klasifikasi yang digunakan, maka arsip-arsip yang sudah lengkap kemudian diberi kode yang sesuai dengan kode klasifikasi. Kode ditulis pada bagian ujung kanan bawah surat. 4) Menyusun arsip yang akan disimpan Setelah arsipcommit diberitokode user klasifikasi, arsip yang sudah siap untuk disimpan kemudian dimasukan kedalam map atau folder. Map



atau folder tersebut sudah diberi kode klasifikasi pada bagian sampulnya, sehingga dapat menunjukan isi arsip yang disimpan di dalamnya. 5) Menyimpan arsip Arsip yang sudah dimasukan ke dalam map atau folder kemudian dimasukan kedalam filling cabinet. Map-map atau folderfolder tersebut kemudian ditata berdasarkan sitem penyimpanan arsip yang digunakan, yaitu sistem subjek yang berdasarkan pada pola klasifikasi kearsipan. Untuk arsip yang di simpan dalam brief ordner ditata secara berderet kesamping dan diletakan dalam almari penyimpanan, sedangkan arsip yang disimpan dalam filling cabinet ditata secara berjajar berurutan dengan menggunakan sistem klasifikasi alfabetis .( sistem alfabetis-subjek )

3. Pemeliharaan Arsip Usaha pemeliharaan arsip berupa melindungi, mengatasi, mencegah dan mengambil langkah dan tujuan yang tepat dengan tujuan untuk menyelamatkan

arsip

berikut

informasinya

(isinya),

serta

menjamin

kelangsungan hidup arsip dari pemusnahan yang sebanarnya tidak diinginkan. Pemeliharaan arsip pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten, dilakukan dengan usaha-usaha sebagai berikut : a. Pemeliharaan Fisik Arsip Pemeliharaan fisik arsip mencakup merawat dan mengamankan fisik maupun informasi dari arsip itu sendiri. Arsip yang disimpan dalam almari arsip maupun dalam filling cabinet dibersihkan secara berkala, yaitu dua bulan sekali. b. Pemeliharaan Tempat Penyimpanan Arsip Tempat yang digunakan untuk menyimpan arsip adalah rak arsip dan almari arsip, agar arsip yang disimpan dapat terjaga dengan baik maka, dalam rak maupun almari arsip di beri kapur barus ( kanfer ). Selain commit to user



dengan kapur barus ( kanfer ), upaya pemeliharaan tempat penyimpanan arsip juga dilakukan dengan mengoleskan obat anti serangga. c. Pemeliharaan Lingkungan Pemeliharaan lingkungan mencakup kegiatan memelihara dan menjaga ruang tempat penyimpanan arsip, agar bersih, rapi dan terhindar dari gangguan serangga yang dapat merusak arsip. Usaha yang dilakukan untuk memelihara ruang penyimpanan arsip adalah dengan membersihkan ruangan pada pagi hari oleh petugas kebersihan. Selain itu untuk menjaga sirkulasi udara, jendela pada ruangan ini juga di buka setiap pagi agar udara di ruang penyimpanan dapat berganti dan ruangan tidak menjadi lembab.

4. Penyusutan Arsip Dengan berjalanya waktu, arsip-arsip kantor akan semakin menumpuk di tempat penyimpanan, hal ini dapat menimbulkan gejala kurang efektif dan efisien dalam sistem pengarsipan. Maka penyusutan arsip perlu untuk di lakukan. Bapak Supardi, selaku Ka. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian, mengatakan bahwa : “Pada Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten, belum pernah mengadakan penyusutan arsip. Arsip-arsip yang sudah jarang digunakan (inaktif ), hanya dipindahkan ke ruangan khusus yang berfungsi sebagai tempat penyimpanan arsip inaktif.” ( Wawancara tanggal 8 Maret 2011 )

Penjelasan lebih lanjut ditambahkan oleh Bapak Supardi bahwa, pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian memang belum pernah melakukan penyusutan arsip. Hal ini disebabkan karena tidak adanya pegawai yang khusus menangani tentang kearsipan, dilakukan oleh masing-masing pegawai. commit to user

pada bagian ini penyusutan arsip



B. Fasilitas Kearsipan Keberhasilan suatu pekerjaan kantor tidak terlepas dari sarana dan prasarana yang menunjang. Demikian juga dengan pekerjaan tata kearsipan, pekerjaan ini membutuhkan fasilitas yang memadai untuk menunjang pelaksanaanya. Fasilitas kearsipan yang digunakan pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

Dinas

Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten, antara lain : 1. Alat-alat Kearsipan Alat-alat kearsipan yang digunakan pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten, antara lain : 

Alat-alat penerimaan surat-surat Untuk menerima surat-surat yang datang dari luar digunakan baki dan keranjang untuk meletakan surat-surat yang masuk.



Alat-alat penyimpanan surat-surat Untuk menyimpan surat-surat digunakan berkas kotak ( box file ), sedangkan untuk menyimpan arsip digunakan almari dan rak arsip.



Alat-alat pelaksanaan korespondensi dan reproduksi Alat-alat pelaksanaan korespondensi dan reproduksi yang digunakan pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten antara lain : buku agenda, kartu kendali, lembar disposisi, folder, guide, stopmap, mesin ketik, komputer, numerator, filling cabinet, brief ordner, perforator ( pelubang kertas ) dan sebagainya. Untuk lebih jelasnya dapat kita lihat dalam tabel 4.3 dibawah ini :

commit to user



Tabel 4.3 Daftar Alat-alat Kearsipan Sub Bagian Umum dan Kepegawaian DPU Kabupaten Klaten

Alat-alat Kearsipan

Jumlah

Buku Agenda

4

Kartu Kendali

2

Lembar Disposisi

1

Filling Cabinet

4

Perporator

3

Komputer

5

Mesin Ketik

2

Numerator

1

Brief Ordner

10

Almari Arsip

4

Sumber :Sub Bagian Umum dan Kepegawaian DPU Klaten

2. Ruang Penyimpanan Arsip Faktor lain yang mempengaruhi tata kearsipan adalah ruangan arsip. Keadaan ruangan arsip pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten kurang luas karena pada bagian ini ruang kerja dan ruang penyimpanan arsip dijadikan satu, sehingga ruang gerak pegawai terganggu dan penataan arsip juga tidak tertata dengan baik, hal ini disebabkan karena rak arsip yang terdapat pada ruangan ini terbatas, terbukti dengan adanya beberapa arsip yang hanya di simpan dalam kardus, sehingga tidak efisisen dalam pencarianya kembali. Bapak Supardi mengatakan : “Pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian ini tidak terdapat ruangan khusus untuk menyimpan arsip. Ruang kerja dan ruang penyimpanan arsip commit to user dijadikan satu. Sehingga daya tampung arsip yang di simpan juga terbatas.” ( Wawancara tanggal 14 Maret 2011 ).



Meskipun ruangan pada bagian ini terbatas, kebersihanya cukup terjaga. Ruangan ini dibersihkan oleh petugas kebersihan setiap pagi hari. Lantainya selalu di sapu dan dipel, demikian juga dengan rak dan almari arsip yang setiap paginya juga di bersihkan dari debu dengan kemoceng. Pencahayaan untuk ruangan ini sudah cukup baik, karena ruangan pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian ini terdapat banyak jendela yang setiap hari dapat di buka, sehingga udara dapat masuk untuk menjaga sirkulasi udara dan sinar matahari pun juga dapat masuk. Sehingga ruangan pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten tidak lembab dan tidak terlalu pengap.

C. Pegawai Kearsipan Mengingat demikian pentingnya arsip bagi kelangsunga hidup organisasi, maka arsip-arsip harus ditata dengan menggunakan suatu sistem penyimpanan arsip yang tepat, tata kerja yang baik, tata pemeliharaan, tata pengamanan dan tata pemusnahan yang baik. Sistem penyimpanan arsip yang tepat, tata kerja yang baik dan sebagainya itu tidak mempunyai arti apa-apa bila tidak didukung oleh pegawai kearsipan yang cakap dalam bidangnya. Untuk pegawai kearsipan pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian belum ada pegawai yang di tunjuk khusus untuk menangani kegiatan kearsipan, sehingga yang melaksanakan kegiatan ini adalah pegawai pengurus agenda surat masuk dan surat keluar yang adapada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian. Pegawai tersebut memiliki tugas sebagai berikut : 1. Menerima surat masuk, mencatat dalam buku agenda dan kartu kendali serta memberi nomor pada surat keluar. 2. Menyortir, menyusun surat dan menyimpanya dalam filling cabinet menurut klasifikasi yang telah di tentukan 3. Membantu mencari kembali arsip-arsip yang di butuhkan oleh kepala bagian maupun oleh pegawai bagian yang lain. 4. Memelihara arsip agar tetap terjaga dengan baik. 5. Melaksanakan tugas-tugas commit lain yang oleh kepala bagian atau kepala to diberikan user sub bagian.


digilib.uns.ac.id

BAB V PENUTUP

A. KESIMPULAN Dari hasil pengamatan dan pembahasan, maka dapat diambil kesimpulan mengenai Tata Kearsipan pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten, yaitu sebagai berikut : 1. Penerimaan dan Pencatatan Arsip Pemerimaan dan pencatatan arsip pada Sub Bagain Umum dan Kepegawaian meliputi proses pengurusan surat masuk dan surat keluar. Pengurusan surat masuk dan surat keluar ditangani dengan sistem satu pintu, yaitu sistem pengurusan surat yang ditangani satu unit saja yaitu Sub Bagian Umum dan Kepegawaian. 2. Penyimpanan Arsip a. Asas penyimpanan arsip yang digunakan pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten adalah asas campuran. b. Sistem penyimpanan yang digunakan pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten adalah sistem subjek. c. Prosedur penyimpanan arsip pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten adalah menyortir arsip, meneliti arsip, mengklasifikasi arsip, kemudian menyusun arsip yang akan disimpan, dan menyimpan arsip. 3. Pemeliharaan Arsip Pemeliharaan arsip pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten dilakukan melalui : a. Pemeliharaan fisik arsip b. Pemeliharaan tempatcommit penyimpanan to user arsip c. Pemeliharaan lingkungan 69



4. Penyusutan arsip Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten, belum pernah melakukan penyusutan arsip. Arsip-arsip yang telah habis masa aktifnya dan menjadi arsip inaktif hanya dipindahkan tempat, yaitu di pindahkan keruangan khusus yang di gunakan untuk menyimpan arsip inaktif. 5. Fasilitas Kearsipan Fasilitas kearsipan pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten, meliputi : a. Alat-alat kearsipan b. Ruang penyimpanan arsip yang masih menyatu dengan ruang kerja 6. Pegawai Kearsipan Pada Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten belum mempunyai pegawai khusus yang menangani tentang kearsipan.

Pengelolaan arsip pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten dalam hal pengurusan surat masuk dan surat keluar serta pemeliharaan arsip sudah baik, setiap surat yang sudah di disposisi langsung di berikan kepada unit pengolah. Kebersihan ruangan pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten juga terjaga dengan baik terbukti dengan adanya petugas kebersihan pada bagian ini. Namun dalam hal penyimpanan dan penyusutan arsip perlu sedikit perhatian dan penanganan yang lebih baik lagi. Hal ini disebabkan karena pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten belum mempunyai ruangan khusus untuk menyimpan arsip. Ruang kerja dan ruang penyimpanan arsip masih di jadikan satu sehingga penataan arsip belum berjalan dengan baik selain itu juga belum adanya pegawai khusus yang menangani tentang arsip. commit to user



B. SARAN Berdasarkan hasil pengamatan yang dilakukan pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten, dapat disampaikan beberapa saran yang mungkin dapat berguna dalam pelaksanaan kegiatan kearsipan pada kantor tersebut : 1. Pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian, agar membuat sebuah ruangan khusus untuk menyimpan arsip, baik arsip surat dinas masuk maupun arsip surat dinas keluar. 2. Arsip-arsip yang sudah jarang dipakai ( inaktif ), pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian ini hendaknya dimusnahkan secara berkala agar daya tampung penyimpanan arsip lebih maksimal. 3. Dalam hal pencataan arsip, khususnya dalam pengisian Lembar Penerus (Disposisi) dan Kartu Kendali sebaiknya ditulis secara lengkap. Hal ini untuk memudahkan dalam pencarian arsip kembali.

commit to user


digilib.uns.ac.id

DAFTAR PUSTAKA

Amsyah, Zulkifli. 1998. Manajemen Kearsipan. Jakarta : Gramedia Pusaka Utama. Barthos, Basir. 1990. Manajemen Kearsipan. Jakarta : Bumi Aksara Maulana, N.M. 1979. Administrasi Kearsipan. Jakarta : Bharata Karya Aksara. Nuraida, Ida. 2008. Manajemen Perkantoran. Yogyakarta : Kanisius. Saiman. 2002. Manajemen Sekretaris. Jakarta : Ghalia Indonesia. Sutopo, H.B. 2002. Metodologi Penelitian Kualitatif. Surakarta : Sebelas Maret University Press. The Liang Gie. 1992. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta : Liberty Wursanto, Ig. 1991. Kearsipan 1. Yogyakarta : Kanisius. ------------. 1995. Kearsipan 2. Yogyakarta : Kanisius.

Sumber Lain : Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan Peraturan Bupati Klaten Nomor 48 tahun 2008 tentang Rincian Tugas, Fungsi dan Tata Kerja Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten Laporan Mekanisme Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten Bulan Januari 2011

commit to user

72

TATA KEARSIPAN SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN DINAS PEKERJAAN UMUM KABUPATEN KLATEN

Recommend Documents