PELAKSANAAN TATA KEARSIPAN DI DINAS TENAGA KERJA, TRANSMIGRASI, DAN KEPENDUDUKAN PROVINSI JAWA TENGAH
TUGAS AKHIR Diajukan untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan dalam Memperoleh Sebutan Ahli Madya (A. Md) dalam Bidang Manajemen Administrasi
Oleh : LISA INDRIANA GAGARIN D 1506091
PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2009
BAB I PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG Perkembangan ilmu dan teknologi yang sangat pesat dewasa ini membawa pengaruh terhadap seluruh kegiatan yang dilakukan oleh organisasi, baik itu organisasi pemerintahan maupun swasta. Keseluruhan kegiatan organisasi pada dasarnya membutuhkan informasi. Informasi menjadi bagian yang sangat penting untuk mendukung proses kerja administratif dan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen di dalam menghadapi perubahan situasi dan kondisi yang berkembang sangat pesat. Kebutuhan akan informasi dalam organisasi sangat penting untuk mencapai tujuan organisasi tersebut. Di dalam suatu organisasi biasanya mempunyai tugas pokok dan fungsi, berdasarkan
tugas
menyelenggarakan
pokok
dan
fungsi
bermacam-macam
tersebut
kegiatan
maka
kantor
organisasi
yang
harus
dilaksanakan, sehingga tujuan organisasi dapat tercapai. Kantor merupakan pusat kegiatan administrasi dan proses menanggani informasi, mulai dari menerima,
mengumpulkan,
mengolah,
sampai
menyalurkan
atau
mendistribusikan informasi, guna menunjang kemudahan pelaksanaan kegiatan organisasi. Oleh karena itu kantor diharapkan mampu menyediakan informasi yang benar berdasarkan fakta, untuk memenuhi kebutuhan informasi pihak pimpinan dalam rangka mengatur dan mengendalikan organisasi. Salah satu kegiatan kantor yang penting diantaranya adalah sistem kearsipan, yang meliputi arsip dan kearsipan. Kearsipan mempunyai peranan penting dalam administrasi perkantoran yaitu sebagai pusat ingatan dan sumber informasi dalam
rangka
administrasi
melakukan
perencanaan,
penganalisisan,
pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pengendalian, penilaian dan pertanggung jawaban dengan setepat-tepatnya. Adapun tujuan dari sistem kearsipan adalah agar arsip dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat serta menunjang terlaksananya administrasi perkantoran. Dengan dilaksanakannya pengelolaan kearsipan
yang baik berarti dapat mengatur, menyusun, serta mengumpulkan arsip atau warkat yang terprogram dan dapat memusnahkannya dengan cara yang paling tepat. Penataan arsip merupakan salah satu aspek yang harus diterapkan dalam pencapaian tujuan kantor guna menunjang peningkatan produktifitas dan efisiensi kerja kantor. Dengan demikian komunikasi antar pegawai akan semakin lancar, sehingga koordinasi dan pengawasan semakin mudah. Pada dasarnya pimpinan sangat menginginkan akan adanya arsip yang rapi dan tertib, guna memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali warkat yang dibutuhkan sewaktu-waktu dengan cepat dan tepat. Oleh karena itu, pemimpin tidak mungkin mengurus sendiri arsipnya, maka dengan demikian
pemimpin
mengharapkan
para
stafnya
mampu
mengurus,
memelihara, arsip untuk pimpinan maupun untuk kepentingan organisasi secara keseluruhan. Walaupun kearsipan sangat penting peranannya, tetapi masih ada kantor yang tidak melaksanakan pengelolaan kearsipan dengan baik dan akurat. Masih banyak dijumpai arsip-arsip yang tidak terurus dan menumpuk tanpa adanya penataan dan perawatan yang baik. Sehingga arsip cepat rusak dan sulit ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan. Beberapa faktor penyebab kantor belum melaksanakan penataan kearsipan sebagai mana mestinya antara lain karena kurangnya kesadaran pegawai dan pimpinanya terhadap pentingnya penataan kearsipan dalam kantor, tidak adanya staf ahli di bidang tata kearsipan dan kurangnya fasilitas kantor yang menunjang proses tata kearsipan tersebut dan terbatasnya anggaran dana kantor untuk kegiatan pengolahan kearsipan. Dalam penulisan ini, penulis mengambil lokasi di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi, dan Kependudukan Provinsi Jateng pada bagian tata usaha khususnya sub bagian umum dan kepegawaian, karena sub bagian umum dan kepegawaian adalah unit yang menanggani kearsipan secara umum di DISNAKERTRANSDUK PROV JATENG. Dengan harapan memperoleh gambaran, informasi dan data yang diperlukan penulis tentang pelaksanaan tata kearsipan, sehingga dapat
melaksanakan kuliah kerja dan menyelesaikan laporan tugas akhir program diploma 3 jurusan manajemen administrasi dengan judul “Pelaksanaan Tata Kearsipan Di DISNAKERTRANSDUK PROV JATENG”. Pada Kantor DISNAKERTRANSDUK PROV JATENG. arsip berfungsi sebagai penunjang kelancaran pelaksanaan tugas pokok bagi pimpinan dalam membuat atau mengambil suatu keputusan secara tepat dalam menghadapi suatu masalah. Semua itu tergantung kepada kecepatan dan ketepatan informasi yang terkandung didalam arsip, Oleh karena itu sistem pengelolaan arsip diarahkan sesuai dengan kegunaan bagi kepentingan petugas arsip maupun pimpinan yang akan memakainya. Dalam
pengelolaan
arsip
pada
bagian
Tata
Usaha
Kantor
DISNAKERTRANSDUK PROV JATENG masih ada kegiatan yang belum dilaksanakan secara optimal dalam mengelola arsip. Hal ini tercermin dalam kegiatan penataan arsipnya, petugas arsip kurang teliti dalam menyortir surat, sehingga sering dijumpai penempatan arsip tidak sesuai dengan subyeknya sehingga arsip sulit dicari apabila diperlukan. Tidak hanya itu saja, para petugas kearsipan yang kurang mengerti peranan arsip yang begitu penting bagi suatu kantor, biasanya menunggu arsip itu terkumpul banyak. DISNAKERTRANSDUK PROV JATENG merupakan salah satu bagian organisasi pemerintah
yang mempunyai tujuan untuk meningkatkan
penyelenggaraan pemerintah dan pembangunanya. khususnya di bidang ketenagakerjaan, transmigrasi dan kependudukan di wilayah Provinsi Jateng. Berdasarkan
survey
dan
praktek
kerja
menunjukan
bahwa
DISNAKERTRANSDUK PROV JATENG di dalam penyelenggaraan sistem administrasi perkantorannya sudah melaksanakan tata kearsipan guna mendukung
kelancaran
administrasi
sehari-hari.
Terbukti
dengan
dilakukannya pencatatan ataupun pengklasifikasian dokumen atau surat atau naskah dinas baik masuk maupun yang keluar. Untuk pemeliharaan arsip telah dilakukan dengan jalan membersihkan ruang arsip dengan fasilitas dan pegawai kearsipan yang ada. Sedangkan untuk penyimpanan arsip di DISNAKERTRANSDUK PROV JATENG menggunakan azas campuran,
kombinasi atas azas sentralisasi dan desentralisasi. Masing-masing bagian diberi kepercayaan untuk melaksanakan penyimpanan arsip masing-masing untuk arsip yang masih aktif. Misalnya, untuk arsip yang memuat data pencari kerja, suarat masuk maupun surat keluar dari atau ke instansi ataupun dari perusahaan. Disimpan dan dihimpun menjadi berkas tersendiri. Sedangkan untuk arsip-arsip yang sudah jarang dipakai (in aktif) disimpan digudang atau ruang khusus kearsipan dan untuk penyusutan arsip pernah dilakukan tetapi pelaksanaannya jarang dilakukan. Jenis- jenis arsip yang terdapat di kantor DISNAKERTRANSDUK PROV JATENG adalah sebagai berikut: 1. Surat masuk : 45 buah 2. Surat keluar : 20 buah 3. Kwitansi pembelian alat kantor : 5 buah 4. Undangan rapat dinas : 3 buah 5. Undangan rapat Pemda Jateng : 2 buah 6. Daftar pembelian belanja alat-alat kantor : 1 bendel 7. Lembar pengantar surat masuk : 10 buah 8. Daftar gaji pegawai : 1 buah 9. Daftar inventarisasi barang- barang kantor : 1 berkas 10. Daftar kekuatan pegawai di DISNAKERTRANSDUK PROV JATENG : 1 berkas
B. RUMUSAN MASALAH Mengacu pada judul tugas akhir penulis yaitu “Pelaksanaan Tata Kearsipan di DISNAKERTRANSDUK PROV JATENG“.
maka penulis
memaparkan rumusan masalah untuk dapat memperjelas tugas akhir. Adapun rumusan masalah dalam penulisan ini adalah: 1.
Bagaimana pelaksanaan tata
kearsipan di DISNAKERTRANSDUK
PROV JATENG ? 2.
Hambatan-hambatan yang dihadapi dalam pelaksanaan tata kearsipan di DISNAKERTRANSDUK PROV JATENG ?
C. TUJUAN PENGAMATAN 1.
Untuk
mengetahui
pelaksanaan
tata
kearsipan
di
DISNAKERTRANSDUK PROV JATENG. 2.
Untuk mengetahui faktor-faktor yang menjadi hambatan dalam pengelolaan arsip di DISNAKERTRANSDUK PROV JATENG.
3.
Untuk salah satu syarat meraih gelar profesional ahli madya program studi manajemen administrasi program Diploma 3 Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A. PENGERTIAN KEARSIPAN Kearsipan berasal dari kata “arsip” yang mendapat awalan ke dan akhiran-an. Dilihat dari asal katanya, istilah “arsip” berasal dari bahasa asing. Orang Yunani mengatakan “Archivum” yang artinya tempat untuk menyimpan. Sering juga kata tersebut tertulis “Archeon” yanng berarti Balai Kota (tempat untuk menyimpan dokumen) tentang masalah pemerintahan. Menurut bahasa Belanda yang dikatakan dengan "Archief" mempunyai arti bahan yang disimpan atau tempat penyimpanan. (Sularso Mulyono, Muhsin, Marimin; 1985 :5 ) 1. Tempat untuk menyimpan catatan - catatan dan bukti - bukti kegiatan yang lain. 2. Kumpulan catatan atau bukti kegiatan yang berjudul tulisan, gambar, grafik, dan sebagainya.
3. Bahan-bahan yang akan disimpan sebagai bahan pengingat. Pengertian arsip menurut Kamus Administrasi Perkantoran, arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.
Menurut pengertian tersebut, warkat yang selanjutnya disebut arsip harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut: 1. Warkat tersebut harus masih mempunnyai kegunaan. 2. Warkat tersebut harus disimpan secara teratur dan berencana. 3. Warkat tersebut dapat ditemukan dengan mudah dan cepat apabila diperlukan kembali. Menurut The Liang Gie, (2000: 118) : arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.
Sementara
George R. Terry dalam bukunya “Office Management and Control” mengatakan bahwa kearsipan (filling) adalah penempatan kertas-kertas dalam tempat-tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas (surat) apabila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat. Sedangkan menurut Lembaga Administrasi Negara yang ditulis oleh Ig. Wursanto (1995 :18) pengertian arsip diartikan sebagai: Segala kertas naskah, buku, foto, film, microfilm, rekaman suara, gambar, peta, bagan, dan dokumen-dokumen lainnya dalam segala macam bentuk dan sifattnya, aslinya atau salinannya, serta cara penciptaannya yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti atas tujuan organisasi, fungsi, kebijaksanaankebijaksanaan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan, atau kegiatan-kegiatan pemerintah lain, karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya. Gina Mardiana dan Iwan Setiawan (1994 : 33) memaparkan bahwa arsip dapat diartikan suatu tanda bukti, dokumen, atau warkat yang bertalian dengan bukti keterangan suatu keluarga, perusahaan, masyarakat atau bangsa. Sedangkan menurut Zulkifli Amsyah ( 2003 : 16) arsip adalah setiap catatan yang tertulis, tercetak, atau ketikan dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas (kartu, formulir), kertas film (slide, filmstrip, micro film), media komputer, kertas photo copy, dan lain-lain.
Menurut UU Nomor 7 th 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan pasal 1, maka yang dimaksud dengan arsip adalah: 1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan pemerintahan. 2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan perorangan dalam bentuk corak baik dalam keadaan tunggal maupun sekelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Dari berbagai definisi tersebut diatas maka dijumpai istilah “arsip” dan “kearsipan”, maka dapat disimpulkan: 1. Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan menurut aturan-aturan yang berlaku (yang telah ditentukan) dan apabila diperlukan sewaktu-waktu dapat ditemukan dengan mudah dan cepat. 2.
Kearsipan adalah tata cara pengurusan penyimpanan warkat menurut aturan-aturan dan prosedur yang berlaku mengingat 3 unsur pokok yang meliputi: a. Penyimpanan (storing) b. Penempatan (placing) c. Penemuan kembali (finding)
B. TUJUAN KEARSIPAN Tujuan dilaksanakan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah. Kehadiran arsip pada dasarnya karena adanya kegiatan atau aktifitas organisasi atau individu. Tanpa adanya suatu kegiatan atau aktifitas, maka arsip tidak akan tercipta. Dengan demikian arsip merupakan informasi keseluruhan proses dalam organisasi. Oleh karenanya arsip memiliki beberapa tujuan yang dapat di manfaatkan sebagai sumber informasi bagi sebuah organisasi. Seperti yang diungkapkan
Boedi Martono (1994), dalam Manajemen Kearsipan, bahwa pada dasarnya kearsipan mempunyai tujuan antara lain: 1. Mengendalikan penciptaan arsip, sehingga arsip yang disimpan yang penting-penting saja. 2. Terciptanya efisiensi dan efektifitas pengelolaan arsip, yaitu digunakannya biaya yang seminim mungkin untuk menemukan kembali arsip yang secepat mungkin. Efisiensi pengelolaan arsip pada akhirnya akan mempengaruhi efisiensi perusahaan atau organisasi, sedangkan efektifitas akan berpengaruh pada lancarnya pekerjaan sesuai dengan yang sudah di tetapkan sebelumnya. 3. Terciptanya penyusutan arsip secara tepat. Pengertian penyusutan arsip menyangkut tiga hal yaitu: memindahkan arsip ke tempat penyimpanan arsip inaktif, memusnahkan arsip yang tidak berguna, menyerahkan arsip yang yang bernilai guna statis tapi tidak bernilai primer ke instansi yang berwenang (ANRI). Dan menurut Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 pasal 3, antara lain dirumuskan bahwa tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemeritahan. Dari pengertian tersebut tampak bahwa arti pentingnya kearsipan ternyata mempunyai jangkauan yang amat luas, yaitu baik sebagai alat untuk membantu daya ingatan manusia, maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
C. PROSEDUR KERJA KEARSIPAN Kegiatan yang termasuk dalam prosedur kerja kearsipan meliputi: 1. Penerimaan dan pencatatan. Penerimaan semua surat masuk ditangani oleh suatu unit di bagian umum yaitu unit kearsipan. Semua surat masuk yang diterima oleh penerima surat, harus segera diteruskan kepada pencatat surat kemudian
dicatat dala buku agenda. Untuk surat-surat penting pemberitahuannya menggunakan kartu kendali.Cara dan sarana pencatatan surat disesuaikann dengan sifat surat. 2. Penyimpanan Penyimpanan yaitu menempatkan dokumen sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang digunakan. Arsip perlu disimpan karena mempunyai nilai dan kegunaan bagi organisasi yaitu sebagai sumber informasi, untuk mengetahui kagagalan maupun keberhasilannya, dan yang paling penting adalah sebagai bahan evaluasi demi kelangsungan hidup organisasi. 3. Penggunaan Dalam pelaksanaan kegiatan organisasi kadang memerlukan arsip yang sudah lama disimpan untuk menyelesaikan suatu persoalan. Fungsi arsip dibedakan menjadi 2: 1. Arsip dinamis yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, penyelenggaraan
kehidupan
kebangsaan
pada
umumnya
atau
dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. 2. Arsip statis yang dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan, kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Arsip merupakan suatu yang hidup, tumbuh, berkembang, berubah seirama dengan tata kehidupan masyarakat maupun tata kehidupan pemerintahan. Ketentuan fungsi arsip tersebut menegaskan adanya 2 jenis sifat dan arti arsip secara fungsional, yakni: a. Arsip dinamis, sebagai arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurutkan fungsinya. b. Arsip statis, sebagai arsip yang sudah mencapai taraf nilai yang abadi khusus sebagai bahan pertanggung jawaban nasional atau pemerintah. 4. Pemeliharaan
Menurut Ig. Wursanto pemeliharaan arsip adalah usaha yang dilakukan
untuk
menjaga
arsip-arsip
dari
segalakerusakan
dan
kemusnahan yang datangnya dari arsip itu sendiri maupun yang datangnya dari luar. Pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan usaha-usaha sebagai berikut: (1991 : 220) a. Pengaturan ruangan. b. Menjaga kebersihan yang meliputi kebersihan ruangan dan kebersihan arsip-arsip itu sendiri. c. Pemeliharaan tempat penyimpanan arsip.
5. Penyusutan Dalam peraturan Pemerintah Nomor, 34 tahun 1979 tentang penyusutan arsip dengan penyusutan arsip adalah kegiatan pengamanan arsip dengan cara - cara : a. Memindahkan arsip inaktif dari Unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan
lembaga-lembaga
Negara
atau
Badan
-
badan
pemerintahan masing-masing. b. Pemusnahan arsip sesuai dengan ketentuan - ketentuan yang berlaku. c. Menyerahkan arsip-arsip statis oleh unit kearsipan kepada arsip Nasional (Ig. Wursanto, 1991 : 208). Penyusutan arsip yang dipaparkan oleh Ig. Wursanto yaitu dapat berupa pemindahan dari tempat penyimpanan dan dapat berupa pemusnahan. Hal ini sesuai dengan salah satu ciri yang ada pada suatu arsip, yaitu warkat yang yang memiliki guna akan disimpan. Dan apabila ada warkat yang tidak memiliki guna masih tetap disimpan, berarti mengingkari pengertian arsip atau setidak-tidaknya tidak memenuhi salah satu ciri arsip. Adapun beberapa tujuan penyusutan dilihat dari 2 segi antara lain: a. Dari segi Administrasi tujuan penyusutan arsip adalah:
1) Menghindari pencampuradukan antara arsip yang masih aktif dengan arsip yang tidak aktif (inaktif), antara arsip yang bernilai penting (vital) dengan arsip yang tidak penting. 2) Memudahkan
mencari
kembali
arsip,
jika
sewaktu-waktu
diperlukan. 3) Menghemat biaya untuk membeli peralatan, pemeliharaan, kepegawaian, dan lainnya. 4) Tempat yang digunakan untuk menyimpan arsip aktif menjadi longgar untuk menampung arsip baru. 5) Menetapkan jangka hidup arsip dengan menempatkan arsip inaktif bernilai berkelanjutan di tempat yang lebih baik. 6) Memantapkan pemeliharaan arsip yang bernilai permanen terlindung dari segala faktor biaya. 7) Memudahkan pengiriman ke arsip nasional. b. Dari segi ilmiah tujuan penyusutan arsip adalah akan membantu para ilmiawan dalam mengadakan penelitian, terutama jika arsip-arsip sudah mencapai masa statis. Karena arsip statis akan menonjol kegunaannya di bidang penelitian ilmiah (1991 : 209). 6. Pemusnahan Arsip Memusnahkan arsip menurur Drs. A. Wijaya adalah aktivitas menghancurkan arsip yang telah habis guna. Pemusnahan dapat dilakukan dengan jalan dirobek, dibakar atau dihancurkan dengan memakai bahan kimia sehingga arsip tidak bisa terbaca lagi sehingga tidak dapat digunakan untuk tujuan tertentu. Untuk melakukan pemusnahan arsip hendaknya dibuat beerita acara. Dalam berita acara harus disebutkan golongan warkat, jumlahnya, pejabat yang langsung mengurusi arsip, kepala satuan yang bertanggung jawab, dan atasan yang berkedudukan setingkat lebih tinggi, waktu pemusnahan. Dalam pemusnahan arsip perlu diperhatikan antara lain : a. membuat daftar arsip yang digunakan b. membuat berita acara pemusnahan
c. disaksikan 2 orang pejabat yang berwenang. Untuk memusnahkan arsip dapat dilakukan dengan 3 cara yaitu : a.
Pembakaran Pemusnahan dengan cara pembakaran adalah yang lazim dilakukan, karena pelaksanaannya mudah. Tetapi pemusnahan arsip dengan cara pembakaran ini akan memakan waktu lama dan sangat berbahaya kalau pembakaran dengan jumlah banyak.
b.
Pencacahan Arsip yang sudah di cacah berujud potongan - potongan kertas yang sama sekali tidak dapat dikenali lagi identitas arsip yang bersangkutan. Cara pemusnahan dengan mencacah arsip dapat dilakukan secara betahap, artinya tidak harus selesai pada saat itu. Dengan demikian pemusnahannya dapat dilakukan secara rutin dan tidak perlu waktu khusus dan sebaiknya memiliki mesin pencacah kertas sehingga tidak ada selembar arsippun yang dibuang di tempat sampah masih berujud lembaran yang dapat dikenal identitasnva.
c.
Penghancuran Pemusnahan dengan cara ini adalah memusnahkan arsip dengan menuangkan bahan kimia di atas tumpukan arsip. Cara ini agak berbahaya karena bahan kimia yang digunakan (biasanya soda api) dapat melukai kalau percikannya mengenai badan. Dengan demikian apabila penghancuran dilakukan pada tempat tertentu, apakah di suatu lubang atau bak. Maka tidak perlu ditunggu arsip pasti akan hancur. (Sularso Mulyono, 2003: 102).
D. FAKTOR-FAKTOR KEARSIPAN YANG BAIK Mengingat betapa pentingnya arsip dalam suatu organisasi yaitu sebagai pusat ingatan dan sumber informasi, maka menurut Drs. A. Wijaya di dalam penyelenggaraan kearsipan harus memperhatikan beberapa faktor, antara lain: 1. Penggunaan sistem penyimpanan secara tepat.
2. Fasilitas kearsipan. 3. Petugas kearsipan.
1. Penggunaan Sistem Penyimpanan Secara Tepat Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip ataunyang sering disebut Filling System adalah suatu rangkaian tata cara yang teratur menurut suatu pedoman untuk menyusun atau menyimpan warkat-warkat sehingga bilamana diperlukan dapat ditemukan kembali secara tepat, cepat atau lambatnya penemuan kembali dari tempat penyimpanannya ditentukan oleh tepat atau tidaknya penggunaan sistem penyimpanan setiap benda arsip. Menurut Amsyah (2003 : 72) ada 5 (lima) jenis-jenis sistem penyimpanan arsip, yaitu:
a. Sistem Abjad Adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad. Dalam sistem semua arsip atau dokumen diatur berdasarkan abjad nama orang atau instansi, yang dijadikan dasar kode adalah abjad pertama dari unit pertama dari suatu nama atau judul. Judul atau nama-nama itu pada umumnya dibagi atas: 1) Nama perorangan. 2) Nama perusahaan. 3) Nama organisasi atau perhimpunan. Keuntungan – keuntungan daripada penggolongan menurut abjad adalah: i.
Mudah menggolongkan surat – surat.
ii.
Penyimpanaan cepat, tanpa indeks.
iii.
Sederhana dan mudah dimengerti. Kerugian – kerugiannya penggolongan menurut abjad adalah :
1) Dalam menemukan surat ini memerlukan waktu yang lama untuk menemukan surat – surat 2) Sulit mengenai nama – nama yang sama
3) Surat – surat mungkin lebih baik disusun menurut pokok – pokok surat yang berlainan. b. Sistem Pokok Soal Tata cara penyimpanan arsip dengan menggunakan pokok masalah sebagai pedoman untuk mengaturnya. Penyelenggaraan sistem penyimpanan arsip dapat dilakukan dengan lancar, beberapa langkah dibawah ini perlu diikuti: 1) Pengkajian surat atau berkas yaitu untuk mengetahui persoalan yang terkandung di dalamnya. 2) Memberikan kode surat. Setelah isi atau maksud surat diketahui, misalnya masalah kenaikan pangkat maka petugas penata arsip melihat daftar indeks. Apabila masalah kenaikan pangkat terdapat pada pembagian utama masalah yang berjudul “PERSONALIA” maka pada surat tersebut diberikan kode: PERSONALIA Kenaikan pangkat 3) Mencatat surat ke dalam kartu indeks. 4) Menyimpan surat. c. Sistem Nomor atau Angka Sistem nomor atau angka sering juga disebut kode klasifikasi persepuluhan. Yang dijadikan kode surat adalah nomor yang ditetapkan sendiri oleh unit organisasi yang bersangkutan. Keuntungan – keuntungan daripada penggolongan menurut nomor adalah : 1) Ketelitian yang lebih besar dalam penyimpanan 2) Nomor surat dapat dipergunakan sebagai suatu referensi 3) Perluasan yang tidak terbatas adalah serba mungkin. 4) Indeks merupakan suatu daftar yang lengkap dan dapat dipergunakan untuk tujuan – tujuan yang lain, misalnya sebagai Indeks alamat.
Kerugian–kerugiannya adalah : 1) Banyak waktu dipergunakan untuk dikembalikan pada indeks 2) Arsip untuk bermacam – macam kertas adalah tidak mudah menyusunnya d. Sistem Wilayah atau Daerah Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan judul nama wilayah atau daerah. Dalam tempat penyimpanannya itu sendiri sistem wilayah ini harus dibantu dengan sistem lain seperti sistem abjad atau sistem tanggal. Cara ini menghendaki setiap surat yang berasal dari daerah yang sama disimpan pada tepat yang sama pula, contoh: surat yang berasal dari Cilacap diletakkan pada laci yang berjudul Cilacap, surat yang berasal dari Karanganyar ditempatkan pada laci yang berjudul Karanganyar. e. Sistem Tanggal Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan waktu seperti tahun, bulan dan tanggal. Hal yang dijadikan petunjuk pokok adalah tahun, kemudian bulan dan tanggal. 2. Fasilitas Kearsipan Dalam kamus Administrasi, “Fasilitas” diartikan sebagai kebutuhan yang diperlukan untuk menunjang terselesaikannya pekerjaan-pekerjaan dalam organisasi atau sebuah bentuk usaha kerjasama manusia. Fasilitas kearsipan dapat dikelompokan menjadi 4 golongan, yaitu: a. Alat-alat Korespodensi, seperti kertas, mesin tik, mesin stensil, karton, bolpoin dan sebagainya. b. Alat-alat peneimaan surat, seperti box atau kotak surat, meja tulis, rak, dan sebagainya. c. Alat penyimpanan surat (setelah diarsipkan) seperti: 1) Folder Folder (map) adalah semacam map tetapi tidak mempunyai daun penutup. Biasanya pada folder dilengkapi dengan tab, yaitu
bagian yang menonjol pada sisi atas untuk menempatkan judul file yang bersangkutan. Lipatan pada atas folder dibuat sedemikian rupa sehingga dapat menambah daya muat naskah-naskah arsip atau dokumen-dokumen. Folder diisi dengan naskah-naskah arsip atau dokumen hingga merupakan bagian terkecil dalam klaifikasi suatu masalah. 2) Guide (penunjuk atau pemisah) Guide
merupakan petunjuk tempat berkas-berkas arsip
yang disimpan, dan juga berfungsi sebagai pemisah antara berkasberkas tersebut. Guide juga mempunyai tab diatasnya dengan ukuran sama seperti ukuran tab pada folder. Tab berguna untuk menempatkan atau mencantumkan judul atau kode klasifikasi dan disusun secara vertical (berdiri). Jumlah guide yang diperlukan adalah sebanyak pembagian subjek dalam pola klasifikasi (main subjek, sub subjek, sub-sub subjek). Bentuk daripada guide adalah persegi empat panjang dengan ukuran: Panjang : 33-35 cm. Lebar
: 23-24 cm.
3) Tickler file (berkas pengikat) Alat ini semacam kotak yang dipergunakan untuk menyimpan kartu-kartu kendali dan kartu-kartu pinjam arsip. 4) Filling cabinet (lemari arsip) Filling cabinet digunakan untuk menempatkan folder yang telah berisi naskah-naskah atau dokumen beserta guide-guidenya. Alat ini ada yang terbuat dari kayu dan ada yang terbuat dari logam. Umumnya filling cabinet berlaci tiga atau empat. 5) Rak arsip Rak untuk menyimpa berkas atau dokumem tidak berbeda dengan untuk menyimpan buku-buku pada perpustakaan. Ukuran tingginya 35 cm, lebar 38-40 cm dan panjangnya disesuaikan dengan keadaan ruang yang tersedia. Cara penataan berkas sama
dengan cara penataan pada filling cabinet, hanya pada rak susunannya vertikal ke samping dari kiri ke kanan. Petunjuk dan folder yang akan ditempatkan di rak petunjuknya dipasang di sisi samping. 6) Kartu kendali Kartu kendali dapat dibuat dari kertas tipis dengan ukuran 10x15 cm. Pada kartu kendali terdapat kolom-kolom, antara lain: 1) Indeks subjek, kode klasifikasi, tanggal terima, nomor urut dan kolom M/K (masuk atau keluar) 2) Hal. 3) Isi ringkasan. 4) Lampiran. 5) Dari. 6) Kepada. 7) Tanggal, nomor surat. 8) Nama pengolah. 9) Paraf (tanda tangan). 10) Catatan. 7) Kartu pinjam Kartu ini dipergunakan untuk pinjam arsip. Setiap pejabat atau yang berkepentingan yang memerlukan arsip harus diberi kartu pinjam arsip ini. Kartu ini dibuat rangakap tiga yaitu: 1) Disertakan pada surat yang dipinjam. 2) Ditinggalkan pada penata arsip sebagai penganti sementara arsip yang dipinjam. 8) Ruang arsip Ruangan arsip mempunyai peranan yang begitu penting didalam setiap kegiatan suatu organisasi. Untuk itu ruang arsip harus benar-benar dipersiapkan dengan baikagar penyelenggaraan kerja tidak terhambat. Agar ruangan arsip itu dapat memperlancar penyelesaian pekerjaaan yang pada akhirnya dapat meningkatkan
efektifitas pegawai, maka ruangan arsip harus memperhatikan beberapa faktor, antara lain: a. Cahaya Cahaya penerangan yang cukup dan memancar dengan tepat akan menambah efisiensi kerja para pegawai, karena mereka dapat bekerja dengan lebih cepat, lebih sedikit membuat kesalahan dan matanya tidak lekas lelah. Hendaknya jendelajendela, pintu-pintu tidak menghadap langsung datangnya sinar matahari.
b. Warna Sama dengan cahaya, warna merupakan faktor yang penting untuk memperbesar efisiensi kerja para pegawai. Warna akan mempengaruhi keadaan jiwa mereka. Dengan memakai warna yang tepat
pada dinding ruangan dan alat-alat lainnya.
kegembiraan dan ketenangan bekerja para pegawai akan terpelihara. Selain itu warna yang tepat juga akan mencegah kesilauan yang mungkin timbul karena cahaya yang berlebihlebihan. c. Udara Mengenai faktor udara ini, yang penting sekali adalah suhu udara dan banyaknya uap air pada udara itu. Sebaiknya ruangan arsip atau ruang kerja mengunakan AC (air conditioning) dan juga memperhatikan temperatur ideal yaitu berkisar antara 6575 F serta keleembaban udara sekitar 50 dan 65 %. d. Suara untuk mengatasi faktor suara yang sering mengurangi efisiensi kerja para pengawa, para pegawai hendaknya memperhatikan letak alat-alat gaduh dan menggunakan lapisan-lapisan penyerap suara pada dinding dan langit-langit ruangan. Cara lain untuk mengurahi kegaduhan misalnya mesin-mesin tik dibawahnya diberi alas karet busa tipis. Untuk pesawat telepon, ada baiknya juga dibuatkan bilik kecil yang dapat ditutup rapat. Dengan demikian pembicaraan tidak akan terganggu oleh suara mesin tik atau menganggu pegawai-pegawai yang sedang bekerja. Dengan memperhatikan faktor-faktor di atas diharapkan penataan ruangan arsip yangg lebih efisien dapat membantu para pegawainya bekerja lebih baik, lebih efisien, lancar dan sedikit menemukan hambatan.
3. Pegawai Kearsipan Seorang petugas kearsipan untuk dapat melaksanakan tugasnya dengan baik harus memenuhi syarat-syarat tertentu sebagaimana persyaratan menjadi seorang petuagas Tata Usaha umumnya yaitu: a. Memiliki pengetahuan umum terutama yang menyangkut masalah surat menyurat dan arsip. b. Memiliki pengetahuan tentang seluk beluk instansinya misalnya yaitu organisai beserta tugas-tugasnya dan pejabatnya. c. Memiliki pengetahuan khusus tentang tata kearsipan. d. Memiliki keterampilan untuk melaksanakan teknik tata kearsipan yang sedang dijalankan. e. Berkepribadian, yakni memiliki, ketekunan, kesabaran, ketelitian, keterampilan, kecerdasan, kejujuran, serta loyal dan dapat menyimpan rahasia organisasi. Sedangkan petugas kearsipan menurut The Liang Gie diperlukan 4 syarat yaitu: a. Ketelitian Ketelitian sangat diperlukan oleh setiap pegawai agar pegawai yang bersangkutan dapat memmbedakan perkataan-perkataan, nama-nama, atau angka-angka yang sepintas tampak sama. Untuk itu di samping jiwa yang cermat, ia harus juga mempunyai mata sempurna. b. Kecerdasan Pegawai kearsipan juga harus mempunyai tingkat pemahaman yang sesuai
dengan
porsinya.
Sekurang-kurangnya
harus
dapat
menggunakan pikirannya dengan baik, karena ia harus memilih katakata untuk suatu pokok soal. Selain itu daya ingatnya harus cukup tajam sehingga dia tidak melupakan suatu pokok soal yang telah ada kartu arsipnya. c. Kecekatan Kecekatan berarti kecepatan untuk memahami sesuatu, ketangkasan dalamm melakukann pekerjaan. Pegawai arsip harus mempunyai
kondisi jasmani yang baik sehingga ia dapat bekerja secara gesit. Lebih-lebih kedua tangannya, ia harus dapat menggunnakan dengan leluasa uuntuk mengambil warkat dari berkasnya secara cepat. d. Kerapian Sifat ini diperlukan agar kartu-kartu, berkas-berkas dan tumpukan warkat tersusun rapi. Surat yang disimpan dengan rapi akan lebih mudah dicari kembali. Selain itu, suarat-surat juga menjadi lebih awet, karena tidak sembarangan ditumpuk saja sampai berkerut-kerut dan sobek.
E. ASAS PENYELENGGARAAN ARSIP Prinsip yang harus dianut oleh sebuah kantor atau organisasi dalam penyelenggaraan penyimpanan warkat adalah awet, efisien, dan luwes. Untuk itu penyelenggaraan penyimpanan arsip harus disesuaikan kebutuhan dan kondisi masing-masing kantor. Menurut Zulkifli Amzah (1989 : 16-19) ada tiga asas dalam penyelenggaraan arsip, yaitu: 1. Asas Sentralisasi Penyimpanan arsip yang dipusatkan pada satu unit tersendiri bagi bagi semua arsip yang terdapat pada organisasi tersebut. Keuntungannya adalah: a. Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat. b. Petugas dapat mengkonsetrasikan diri khusus pada pekerjaan kearsipan. c. Kantor hanya menyimpan 1 arsip, duplikasinya dapat dimusnahkan. d. Sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat diseragamkan. Kerugiannya adalah: a. Sentralisasi arsip hanya efisien dan efektif untuk organisasi yang kecil. b. Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem penyimpanan yang seragam. c. Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih untuk memperoleh arsip yang diperlukan.
2. Asas Desentralisasi Penyimpanan arsip yang tiap unit kerja menyelenggarakan kegiatan kearsipan sendiri-sendiri. Keuntungannya adalah: a. Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masingmasing. b. Keperluan akan arsip mudah terpenuhi, karena berada pada unit kerja industri. c. Penanganan arsip lebih mudah dilakukan, karena arsipnya sudah dikenal baik. Kerugiannya adalah: a. Penyimpanan arsip tersebar diberbagai lokasi, dan dapat menyebabkan duplikasi arsip yang disimpan. b. Kantor menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip di setiap unit kerja, sehingga penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan sukar diwujudkan. c. Penataran dan pelatihan kearsipan diadakan karena petugas-petugas pada umumnya bertugas rangkap dan tidak mempunyai latar belakang kearsipan. d. Kegiatan pemusnahan arsip dilakukan setiap unit kerja dan ini merupakan pemborosan. 3. Asas Kombinasi Antara Sentralisasi dan Desentralisasi Asas gabungan ini dimaksudkan agar kelemahan-kelemahan pada penyelenggaraan penyimpanan kedua asas tersebut dapat ditiadakan. Penyimpanan arsip untuk beberapa unit kerja disentralisasi sedangkan untuk unit-unit kerja yang mempunyai spesifikasi tersendiri dimungkinkan menyelenggarakan
sendiri-sendiri
penyelenggaraan
penyimpanan
arsipnya. Di dalam penangganan arsip secara kombinasi, arsip yang masih aktif dipergunakan disebut arsip aktif dan dikelola di unitkerja masing-
masing pengolah, sedangkan arsip yang kurang dipergunakan disebut arsip inaktif dan dikelola disentral arsip.
F. METODE PENGAMATAN 1. Lokasi Pengamatan. Lokasi penelitian di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi, dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah yang beralamatkan di JL. Pahlawan no. 16 Semarang. 2. Jenis Pengamatan. Penelitian ini berbentuk Deskriptif yaitu penelitian yang bertujuan untuk mengambarkan, memaparkan, menentukan, dan menganalisa datayang ada secara mendalam. Menurut Moelong penelitian Deskriptif kualitatif adalah “penelitian yan datanya berupa kata-kata, gambar, bukan angka”. ( 2001 : 6 ) 3. Sumber data. a. Data Primer. Yaitu data yang diperoleh langsung dari sumbernya baik melalui wawancara maupun observasi yang kemudian diolah sendiri oleh peneliti. b. Data Sekunder. Yaitu data yang diperoleh secara langsung melalui buku-buku, perpustakan, dokumen-dokumen dan keterangan-keterangan lain yang berhubungan dengan masalah pengamatan yanga digunakan sebagai pelengkap dan pendukung data primer. 4. Teknik Pengumpulan Data. a. Observasi Dalam penelitian ini penulis mengadakan pengamatan secara langsung dan pencatatan tentang keadaan atau fenomena yang diselidiki dan dijumpai secara sistematis.
b. Wawancara Adalah teknik pengumpulan data yang digunakan peneliti untuk mendapatkan
keterangan-keterangan
lisan
maupun
langsung dan bertatap muka dengan responden
komunikasi yang dapat
memberikan keterangan. c. Dokumen Teknik pengumpulan data dengan mempelajari dokumen-dokumen, peraturan-peraturan, laporan-laporan dan literatur lainnya. 5. Teknik Analisis Data Pengamatan ini menggunakan teknik analisa data diskriptif. Menurut Winarno Surachman ( 1994 : 133 ) bahwa, teknik analisa diskiptif adalah teknik analisa yang didapat dari seorang penyelidik yang terlebih dahulu mempunyai cara berfikir, cara pengupasan dengan refrensi atau titik tolak tertentu.
BAB III DISKRIPSI DINAS TENAGA KERJA, TRANSMIGRASI DAN KEPENDUDUKAN
A. SEJARAH SINGKAT Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah di bentuk berdasarkan Perda Provinsi Jawa Tengah No.7 Tahun 2001. Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah merupakan unsur pelaksanaan pemerintah daerah di bidang tenaga kerja dan transmigrasi yang dipimpin oleh kepala dinas yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Gubernur melalui sekretaris daerah. Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah merupakan institusi / lembaga gabungan dari : 1. Dinas Tenaga Kerja Provinsi Dati I Jawa Tengah. 2. Kanwil Departemen Tenaga Kerja Jawa Tengah.
3. Kanwil Departemen Transmigrasi Jawa Tengah. Penggabungan ketiga instansi ini sejalan dengan PP No.84 Tahun 2000 tentang Pedoman Perangkat Daerah.
1. Bidang Kegiatan Bidang kegiatan yang dilakukan Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah adalah dalam bidang tenaga kerja, transmigrasi dan kependudukan, yang memiliki fungsi antara lain : a. Perumusan kebijakan teknis bidang tenaga kerja, transmigrasi, kependudukan dan catatan sipil. b. Penyelenggaraan urusan pemerintahan dan pelayanan umum bidang tenaga kerja, transmigrasi, kependudukan dan catatan sipil. c. Pembinaan
dan
fasilitas
bidang
tenaga
kerja,
transmigrasi,
kependudukan dan catatan sipil lingkup provinsi dan kabupaten / kota. d. Pelaksanaan transmigrasi,
tugas
di
pelatihan
bidang kerja
penempatan dan
tenaga
produktivitas,
kerja
dan
pengawasan
ketenagakerjaan, hubungan industrial dan jaminan sosial, serta ketransmigrasian, kependudukan dan catatan sipil. e. Pemantauan, evaluasi dan pelaporan bidang tenaga kerja, transmigrasi kependudukan dan catatan sipil. f. Pelaksanaan kesekretarisan dinas. g. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Gubernur sesusi dengan tugas dan fungsinya.
2. Visi dan Misi Visi
dan
misi
Dinas
Tenaga
Kerja,
Transmigrasi
dan
Kependudukan Provinsi Jawa Tengah adalah : a. Visi Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah mempunyai visi yaitu menciptakan tenaga kerja, transmigrasi dan penduduk yang terbudayakan, produktif, mandiri, berdaya saing,
berdaya tahan terhadap pengaruh globalisasi, berkesejahteraan dan terlindungi hak-haknya dalam iklim hubungan industrial yang harmononis, produktif dan berkeadilan dalam kerangka Wawasan Negara Kesatuan Republik Indonesia. b. Misi 1) Membangun sistem informasi dan perencanaan tenaga kerja, transmigrasi dan kependudukan. 2) Membina dan menempatkan tenaga kerja untuk memperluas kesempatan
kerja
di
dalam
dan
di
luar
negri
dengan
mempertahankan pendataan yang layak. 3) Membina tenaga kerja dan transmigrasi melalui pembinaan pelatihan dan pengembagan produktivitas kerja. 4) Menempatkan, membina dan mengawasi pelaksanaan upah minimum. 5) Mengembangkan kemampuan aparatur yang beretos kerja tinggi dan professional.
B. STUKTUR ORGANISASI Susunan organisasi
Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi dan
Kependudukan adalah: 1. Kepala Dinas Kepala Dinas memimpin pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dari Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah. Kepala Dinas membawahkan : a. Sekretariat b. Bidang Kependudukan Dan Catatan Sipil c. Bidang Penempatan Tenaga Kerja Dan Transmigrasi d. Bidang Pelatihan Kerja dan Produktivitas e. Bidang Hubungan Industrial Dan Jaminan Sosial f. Bidang Pengawasan Ketenagakerjaan g. UPTD
h. Kelompok Jabatan Fungsional 2. Sekretaris Bertugas
melaksanakan
penyiapan
perumusan
kebijakan
teknis,
pembinaan, koordinasi penyelenggaraan tugas secara terpadu, pelayanan administrasi, dan pelaksanaan di bidang program, keuangan, dan kepegawaian. Untuk menyelenggarakan tugasnya sekretaris mempunyai fungsi : a. Penyiapan
bahan
perumusan
kebijakan
teknis,
pembinaan,
pengkoordinasian penyalenggaran tugas secara terpadu, pelayanan administrasi, dan pelaksanaan di bidang program. b. Penyiapan
bahan
perumusan
kebijakan
teknis,
pembinaan,
pengkoordinasian penyelenggaraan tugas secara terpadu, pelayanan administrasi, dan pelaksanaan di bidang keuangan. c. Penyiapan
bahan
perimusan
kebijakan
teknis,
pembinaan,
pengkoordinasian tugas secara terpadu, pelayanan administrasi, dan pelaksanaan di bidang umum dan kepegawaian. d. Pelaksanaan yugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesusi dengan tugas dan fungsinya. Sekretaris membawahkan : a. Sub bagian Program Seksi ini bertugas menyiapkan bahan perumusan teknis, pembinaan, pengkoordinasi penyelenggaraan tugas secara terpadu, pelayanan administrasi dan pelaksanaan di bidang program meliputi : koordinasi perencanaan, pemantauan, evaluasi dan pelaporan serta pengelolaan system Informasi di lingkungan Dinas. b. Sub bagian Keuangan Seksi ini bartugas menyediakan bahan rencana dan kebijakan teknis, pembinaan, pengkoordinasi penyelenggaraan tugas secara terpadu, pelayanan administrasi dan pelaksanaan di bidang keungan, meliputi : pengelolaan keungan, verifikasi, pembukuan dan akuntansi di lingkungan Dinas.
c. Sub bagian Umum dan Kepegawaian Sub bagian umum dan kepegawaian bertugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan, pengkoordinasi penyelenggaraan tugas secara terpadu, pelayanan administrasi dan pelaksanaan di bidang umum dan kepegawaian , meliputi ; pengelolaan administrasi kepegawaian, hukum, humas, organisasi dan tatalaksana, rumah tangga dan perlengkapan di bidang lingkungan Dinas. 3. Bidang Kependudukan Dan Catatan Sipil, Bertugas
melaksanakan
penyiapan
perumusan
kebijakan
teknis,
pembinaan dan pelaksanaan di bidang pembinaan kependudukan dan catatan sipil dan informasi administrasi kependudukan. Untuk melaksanakan tugasnya Bidang Kependudukan Dan Catatan Sipil mempunyai fungsi : a. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pembinaan kependudukan dan catatan sipil. b. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang informasi administrasi kependudukan. c. Pelaksanaan tugas lain diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya. Bidang Kependudukan Dan Catatan Sipil mambawahkan : a. Seksi Pembinaan Kependudukan dan Catatan Sipil Seksi ini bertugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis,
pembinaan
dan
pelaksanaan
di
bidang
pembinaan
kependudukan dan catatan sipil. b. Seksi Informasi Administrasi Kependudukan Seksi ini bertugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakn teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang informasi administrasi kependudukan. 4. Bidang Penempatan Tenaga Kerja dan Transmigrasi
Bertugas penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang penempatan tenaga kerja dalam dan luar negri, perluasan dan pengembangan tenaga kerja dan transmigrasi. Untuk meyelenggarakan tugasnya Bidang Penempatan Tenaga Kerja Dan Transmigrasi mempunyai fungsi : a. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang penempatan tenaga kerja dalam dan luar negri. b. Penyiapan bahan perumusan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang perluasan dan pengembangan tenaga kerja. c. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang transmigrasi. d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Bidang penempatan Tenaga Kerja Dan Transmigrasi membawahkan : a. Seksi Penempatan Tenaga Kerja Dalam dan Luar Negri Seksi ini bertugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang penempatan tenaga kerja dalam dan luar negri. b. Seksi Perluasan dan Pengembangan Tenaga Kerja Seksi ini bartugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang perluasan dan pengembangan tenaga kerja. c. Seksi Transmigrasi Seksi ini bartugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang transmigrasi. 5. Bidang Pelatihan Kerja dan Produktivitas. Bidang Pelatihan Dan Produktivitas mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di
bidang standarisasi dan sertifikasi, pelatihan dan pemagangan, dan produktivitas. Untuk menyelenggarakan tugasnya Bidang Pelatihan Dan Produktivitas mempunyai fungsi : a. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang standarisasi dan sertifikasi. b. Penyiapan bahan perumusan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pelatihan dan pemagangan. c. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang produktivitas. d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Bidang Pelatihan Kerja Dan Produktivitas, membawahi : a. Seksi Standarisasi dan Sertifikasi Seksi ini bertugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang standarisasi dan sertifikasi. b. Seksi Pelatihan dan Pemagangan Seksi ini bertugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis pembinaan dan pelaksanaan di bidang pelatihan dan pemagangan. c. Seksi Produktivitas Seksi ini bertugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis pembinan dan pelaksanaan di bidang produktivitas. 6. Bidang Hubungan Industrial dan Jaminan Sosial Bidang Hubungan Industrial dan Jaminan Sosial mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan
pelaksanaan di bidang syarat kerja dan jaminan sosial, kelembagaan hubungan industrial, dan pengupahan dan kesejahteraan tenaga kerja. Untuk menyelenggarakan tugas Bidang Hubungan Industrial dan Jaminan Sosial mempunyai fungsi : a. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang syarat kerja dan jaminan sosial. b. Penyiapan bahan perumusan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang kelembagaan hubungan industrial. c. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pengupahan dan kesejahteraan tenaga kerja. d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Bidang Hubungan Industrial dan Jaminan Sosial membawahi : a. Seksi Syarat Kerja dan Jaminin Sosial Seksi ini bertugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang syarat kerja dan jaminan sosial. b. Seksi Kelembagaan Hubungan Industrial Seksi ini bertugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis pembinaan dan pelaksanaan di bidang kelembagaan hubungan industrial. c. Seksi Pengupahan dan Kesejahteraan Tenaga Kerja Seksi ini bertugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis pembinaan dan pelaksanaan di bidang pengupahan dan kesejahteraan tenaga kerja. 7. Bidang Pengawasan Ketenagakerjaan
Bidang Pengawasan Ketenagakerjaan mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pengawasan norma kerja dan jaminan sosial tenaga kerja, pengawasan norma keselamatan kerja, kesehatan kerja, pengawasan norma keselamatan kerja dan perlindungan hukum tenaga kerja dalam dan luar negeri. Untuk menyelenggarakan tugas Bidang Pengawasan Ketenagakerjaan mempunyai fungsi : a. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pengawasan norma kerja dan jaminan sosial tenaga kerja b. Penyiapan bahan perumusan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pengawasan norma keselamatan kerja dan kesehatan kerja. c. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pengawasan hukum tenaga kerja dalam dan dan perlindungan hukum tenaga kerja dalam dan luar negri. d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya Bidang Pengawasan Ketenagakerjaan, membawahi : a. Seksi Pengawasan Norma Kerja dan Jaminan Sosial Tenaga Kerja Seksi ini bertugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pengawasan norma kerja dan jaminan sosial tenaga kerja. b. Seksi Pengawasan Norma Keselamatan dan Kesehatan Kerja Seksi ini bertugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pengawasan norma keselamatan kerja dan kesehatan kerja. c. Seksi Pengawasan dan Perlindungan Hukum Tenaga Kerja Dalam dan Luar Negeri
Seksi ini bertugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pengawasaan dan perlindungan hukum tenaga kerja dalam dan luar negeri 8. UPTD 9. Kelompok Jabatan Fungsional Kelompok ini terdiri dari sejumlah fungsional yabg terbagi dalam berbagai kelompok sesuai dengan bidang keahlian dan keterampilan. Dari bagan organisasi Dinas Tenaga Kerja Transmigrasi dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah, bagian yang menangani tentang pengurusan surat menyurat adalah Sub Begian Umum dan Kepegawaian. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian ini di bawah perintah Sekretariat
serta
bertaggungjawab kepada Kepala Dinas. Di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian ini penanganan surat menyurat
dikerjakan oleh dua orang
pegawai yang mengurusi surat masuk yaitu pegawai yang bertugas sebagai penyortir surat dan pegawai yang bertugas sebagai pencatat surat sebelum surat tersebut di naikkan ke sekertaris, serta empat orang pegawai yang mengurus surat keluar yaitu pegawai yang bertugas membuat konsep surat, pegawai yang bertugas mengetik surat dan pegawai yang bertugas mengagedakan surat sebelum surat tersebut dikirim, serta kurir yang bertugas mengantar surat ke alamat yang dituju, sedangkan untuk pengurusan surat keluar rahasia ditangani oleh pegawai yang diberi kepercayaan oleh Kepala Dinas. Tugas setiap orang yang menangani surat menyurat ini saling berhubungan sehingga dibutuhkan kerjasama yang baik agar dalam pengurusan dan pendistribusian surat dapat berjalan secara efektif dan efisien.
Gambar III.1 BAGAN ORGANISASI DINAS TENAGA KERJA, TRANSMIGRASI DAN KEPENDUDUKAN PROVINSI JAWA TENGAH
KEPALA DINAS
SEKRETARI
SUB BAG PROGRAM
BIDANG KELOMPOK JABATAN KEPENDUDUKAN & CATATAN SIPIL FUNGSIONAL
SEKSI PEMBINAAN KEPENDUDUKAN& CATATAN SIPIL
SUB BAG KEUANG
BIDANG PENEMPATAN TENAGA KERJA& TRANSMIGRASI
BIDANG PELATIHAN KERJA& PRODUKTIVITAS
BIDANG HUBUNGAN INDUSTRIAL& JAMINAN SOSIAL
SEKSI PENEMPATAN 7 TENAGA KERJA DALAM& LUAR
SEKSI STANDARISASI DAN SERTIFIKASI
SEKSI SYARAT KERJA&JAMINA SOSIAL
SEKSI PELATIHAN& PEMAGANGAN
SEKSI KELEMBAGAAN HUBUNGAN INDUSTRAL
NEGRI SEKSI INFORMASI ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN
SEKSI PERLUASAN& PENGEMBANGAN TENAGA KERJA
SEKSI PRODUKTIVITAS
SEKSI TRANSMIGRASI
S PENGUP SEJAH TENAG
UPTD Sumber : Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi, dan Kependudukan Prov Jateng
1
2
BAB IV PEMBAHASAN DAN HASIL PENGAMATAN
A. PELAKSANAAN TATA KEARSIPAN PADA DINAS TENAGA KERJA TRANSMIGRASI
DAN
KEPENDUDUKAN
PROVINSI
JAWA
TENGAH Hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan dan kearsipan adalah : 1. Prosedur kerja kearsipan 2. Fasilitas kearsipan 3. Ruang kearsipan 4. Petugas kearsipan Untuk selanjutnya dapat dijelaskan sebagai berikut : 1. Prosedur kerja kearsipan Dalam prosedur kerja kearsipan terdapat tahapan kegiatan sebagai berikut : a. Penerimaan dan pencatatan Dalam
melaksanakan
kegiatannya
Dinas
Tenaga
Kerja,
Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah selalu berhubungan dengan instansi lain maupun pihak yang berkepentingan dengan Disnakertransduk Provinsi Jawa Tengah. Salah satu sarana yang mendukung adalah adanya surat. Dalam penyusunan surat masuk dan surat keluar Disnakertransduk menganut kebijaksanaan satu pintu, dimana surat instansi atau surat yang akan dikirim ke instansi lain dilaksanakan oleh satu unit verja yaitu sub bagian umum. Surat yang telah diterima maupun yang akan dikirim dicatat dalam buku agenda surat masuk maupun buku agenda surat keluar.
3
Gambar IV.1 bagan Pengurusan surat masuk PENERIMAAN DAN PENYORTIRAN
PENGAGENDAAN
PENDISPOSISIAN
PENYALURAN
PENYIMPANAN
Sumber: DISNAKERTRANSDUK PROV JATENG 1) Proses Pengurusan Surat masuk : a) Penerimaan dan penyortiran Surat masuk diterima oleh salah satu staff di bagian Tata Usaha kemudian surat-saurat masuk tersebut dikelompokan menjadi dua menurut jenisnya yaitu surat dinas dan surat pribadi. Untuk surat pribadi langsung diserahkan kepada yang bersangkutan dan surat dinas dilanjutkan untuk pengagendaan. b) Pengagendaan Setelah
surat-surat
tersebut
dikelompokan,
Agendaris
Umum
membuka surat dan membaca isinya serta memberi lembar disposisi, kemudian mengagendakan surat-surat masuk tersebut ke dalam buku agenda surat masuk dan memberi nomor urut agenda. Setelah itu suratsurat tersebut diserahkan kepada Kepala Dinas atau Kepala Bagian Tata Usaha melalui sekretaris. Kemudian oleh sekretaris surat-surat tersebut dikelompokan menjadi dua bagian yaitu surat yang membutuhkan kebijakan pimpinan atau surat rutin biasa. Untuk surat yang membutuhkan kebijakan pimpinan diserahkan langsung kepada pimpinan sedangkan surat rutin diserahkan kepada Kepala Bagian Tata Usaha untuk pendisposisian.
4
Tabel IV.1 Buku Agenda surat masuk No. Urut 1
No. No. Tgl. Ditujukan Surat Pengirim Isi Surat Surat Surat Kepada Masuk 01 Kantor Tenaga 01/TN 19 Pengembalian Kepala Dinas Kerja dan 21/2005 Maret TKI Tenaga Kerja Transmigrasi 2005 Provinsi Jateng Kota Kedal Sumber: DISNAKERTRANSDUK PROV JATENG c) Pendisposisian Kapala Dinas atau Kepala Bagian Tata Usaha membaca isi surat dan menentukan isi disposisi. Kemudian mengisi alamat disposisi sesuai dengan isi surat dan membubuhi paraf serta tanggal pada lembar disposisi. Setelah itu surat tersebut dikembalikan kepada Sekretaris mengagendakan isi disposisi kedalam buku agenda disposisi, setelah selesai surat-surat tersebut diserahkan ke bagian penyaluran atau kembali kepada Agendaris Umum. d) Penyaluran Agendaris Umum memasukkan alamat ke dalam buku ekspedisi intern sesuai dengan alamat disposisi. Kemudian surat tersebut dikirim sesuai dengan alamat disposisi dan diterima oleh agendaris Subdin. Oleh Agendaris Subdin surat tersebut diserahkan kepada Kasubdin menentukan isi disposisi yang kedua untuk para Kasi yang sesuai dengan isi surat. Setelah surat tersebut didisposisi, dikembalikan lagi ke Agendaris Subdin. Agendaris Subdin mengagenda surat dan isi disposisi yang kedua kedalam buku agenda dan kemudian surat diserahkan langsung kepada Kasi yang sesuai dengan alamat disposisi kedua. Setelah Kasi menerima surat tersebut dan membaca surat serta isi disposisi kemudian menyalurkannya kepada staff yang sesuai dengan isi surat untuk dilaksanakan. Dan terakhir surat-surat tersebut disimpan oleh Agendaris Subdin.
Ket.
5
Gambar IV.2 Gambar Lembar Disposisi KEPALA LEMBAR DISPOSISI DINAS TENAGA KERJA, TRANSMIGRASI DAN KEPENDUDUKAN PROVINSI JAWA TENGAH AGENDA SEKRETARIS DISPOSISI No. Urut : .................................................................................. No. Surat : .................................................................................. Tanggal : .................................................................................. Dari : .................................................................................. Perihal : .................................................................................. Diteruskan kepada Yth.
DISPOSISI
SEKRETARIS Sub. Bag. Program Sub. Bag. Keuangan Sub. Bag. Umum dan Kepeg
Kepala Bidang Kependik. & Capil Pentatrans Pel. Kerja & Produktivitas H.I dan Jamsoso Wasnaker
UPTD BLKLN BPKK dan Hiperkes Balatrans dan Penca BP2TK BP3TK BLKP Klampok BLKI Cilacap Dharma Wanita Persatuan Korpri Koperasi B.A.I
UDS Untuk Ditindak Lanjuti Saran Lapor UMP UDK / Pedomani Hasir / mewakili
Paraf/Tgl.
CATATAN
Ketemu Saya Didampingi Saya
Paraf/Tgl.
Sumber: DISNAKERTRANSDUK PROV JATENG e) Penyimpanan Agendaris subdin menyimpan surat-surat yang telah didisposisi tersebut ke dalam snelhecter map sesuai dengan bulan penerimaan surat. Kemudian setelah satu bulan snelhecter yang berisi surat-surat tersebut dimasukkan ke dalam filling cabinet yang bertuliskan tahun dari penerimaan surat tersebut. 2) Proses Pengurusan Surat Keluar Surat yang sudah keluar adalah surat yang sudah lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel, dan telah ditanda tangani oleh pejabat yang
6
berwenang) yang dibuat oleh suatu instansi kantor atau lembaga lain. Surat adalah media komunikasi instansi, kantor atau lembaga yang sangat penting. Gambar IV.3 Bagan pengurusan surat keluar PERINTAH PEMBUATAN SURAT
PEMBUATAN KONSEP DAN PENGETIKAN
PENELITIAN PENANDATANGANAN
PENGGENDAAN & PENYIMPANAN
PENGIRIMAN
Sumber: DISNAKERTRANSDUK PROV JATENG Prosedur pengurusan surat keluar pada Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah sebagai berikut : a) Perintah Pembuatan Surat Perintah pembuatan surat dilakukan oleh Kasubdin atau Kepala bagian, baik karena adanya kegiatan untuk membalas surat yang masuk maupun kehendak Dinas itu sendiri. Kasi yang membidangi tugas tersebut kemudian membuat konsep surat. b) Pembuatan konsep dan Pengetikan Konsep tersebut dibuat diatas HVS ataupun CD. Setelah selesai dibuat konsep tersebut diserahkan kepada salah satu staff untuk diketik baik surat asli, tembusan, dan tindasaannya (bila diperlukan). Setelah itu surat tersebut diserahkan kembali kepada Kasi yang bersangkutan
7
untuk diperiksa apakah surat yang telah diketik tersebut sudah benar atau belum. Tabel IV.2 Blanko konsep surat Unit Pengolah
Paraf
Tanggal
Sekretaris Ka. Bid / Ka. UPT Ka. SubBag / Ka. Sie Sumber: DISNAKERTRANSDUK PROV JATENG c) Penelitian Apabila ternyata ketikan surat banyak ada banyak kekeliruan maka diserahkan kembali kepada staff tersebut untuk diketik ulang. Dan apabila ketikan tersebut sudah benar maka dibubuhi taklik atau paraf kecil disamping kanan nama jabatan penandatanganan. Dan kemudian diserahkan ke Kasubdin. d) Penandatanganan Kepala Dinas atau Ksubdin menandatangani surat yang telah diberi tanda taklik dan kemudian surat-surat tersebut diserahkan kembali ke bagian yang membuat surat. Oleh staff, surat tersebut diserahkan kepada Agendaris Umum surat keluar bagian Tata Usaha untuk diagendakan ke dalam buku agenda surat keluar. e) Pengagendaan dan Penyimpanan Agendaris Umum Surat keluar mengagendakan surat yang akan dikirim dan menuliskan nomor agenda sesuai dengan perihal surat dan memberi nomor surat agenda sesuai dengan nomor urut buku agenda keluar. Sebelum dikembalikan kepada staff yang bersangkutan surat tersebut diberi stempel dinas maupun stempel tanggal dan sebelumnya Agendaris mengambil satu lembar surat (tembusan / tindasan) unuk disimpan ke dalam snelhecter map yang berisi surat-surat tersebut disimpan kedalam filling cabinet sesuai dengan tahun tersebut. Dan baru kemudian diserahkan kepada staff yang membuat surat tersebut.
8
Oleh staff, surat tersebut dimasukkan ke dalam amplop coklat yang berkop dinas dan hanya menuliskan alamat surat pada amplop surat kemudian surat-surat tersebut disalurkan ke bagian pengiriman. f) Pengiriman Surat-surat tersebut dibuka kembali ole ekspeditur untuk diteliti apakah ada yang masih salah. Jika sudah dirasa cukup benar kemudian diagendakan ke dalam buku ekspedisi, serta memberi stempel dinas baik surat maupun pada amplop. Untuk surat yang dikirim langsung diagenda ke dalam buku ekspedisi keluar kantor pos dan dikirim ke alamat surat tersebut. Pelaksanaan kegiatan penerimaan dan pencatatan arsip di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi & Kependudukan Provinsi Jateng sudah dilaksanakan dengan baik. Hal ini dapat terlihat dari adanya buku agenda surat masuk dan buku agenda surat keluar untuk mencatat surat-surat yang masuk maupun surat yang keluar juga pencatatan surat yang diterima maupun yang yang keluar tiap bagian Sub Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi dan Kependudukan Provinsi Jateng sedangkan untuk penerimaannya sudah dilakukan sesuai dengan prosedur kerja yang diterapkan. b. Penyimpanan 1) Sistem penyimpanan arsip di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi dan Kependudukan Provinsi Jateng untuk masing-masing bagian adalah dengan sistem subjek (isinya) dan nomor. Arsip-arsip yang disimpan disetiap bagian adalah arsip yang masih aktif. Misalnya untuk arsip yang memuat data pencari kerja ditata secara kronologis menurut nomor urut sedangkan penyimpanan arsip yang berada pada unit kearsipan adalah berdasarkan jenis arsip yang diserahkan dari masing-masing bagian. Arsip-arsip yang diimpan oleh unit kearsipan adalah arsip yang sudah tidak aktif lagi. Kemudian arsip-arsip yang sudah tidak aktif dikelompokan menurut jenisnya.
9
Prosedur penyimpanan adalah sebagai berikut: a) Mengelompokan arsip berdasarkan jenisnya yang diserahkan dari masing-masing unit kerja. b) Setelah masing-masing arsip dikelompokan menurut jenisnya, kemudian ditempatkan ke dalam map, ordner maupun dijilid menjadi buku. c) Pada permukaan map atau buku diberi kode arsip yang disimpan di dalamnya. d) Untuk arsip yang disusun dalam ordner ataupun berupa buku disimpan dalam almari arsip dan rak arsip secara vertikal lateral (Vertikal berderet kesamping). e) Sedangkan arsip yang dalam map dimasukkan dalam filling cabinet secara berjajar dan berurutan. 2) Asas penyimpanan arsip yang dilaksanakan Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah ádalah dengan menggunakan asas campuran yaitu kombinasi antara asas desentralisasi dan sentralisasi. Dalam asas campuran masing-masing bagian diberi kepercayaan untuk melaksanakan penyimpanan arsip sendiri untuk arsiparsip yang masih aktif. Sedangkan untuk arsip yang masih jarang digunakan (inaktif) disimpan pada ruang arsip yang letaknya terpisah dengan ruang kerja dan yang menanganinya adalah sub bagian umum. Untuk jasa penyimpanan arsip pada Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah sudah baik karena dengan asas penyimpanan arsip campuran dapat memudahkan pencarian. Arsiparsip sudah dipisahkan antara arsip-arsip aktif dan inaktif sehingga arsip yang ada ditempat kerja merupakan arsip-arsip yang sering digunakan, selain itu juga dapat menghemat tempat pada masing-masing unit kerja. Dan penataan arsipnya sudah tertata dengan rapi. c. Penggunaan Arsip-arsip yang sering digunakan untuk melaksanakan kegiatan sehari-hari adalah arsip-arsip yang masih aktif. Namun bukan berarti arsip
10
yang inaktif tidak berguna. Adakalanya arsip inaktif dibutuhkan oleh seorang pegawai untuk keperluan tertentu. Pegawai yang ingin menggunakan arsip yang masih aktif dan menjadi tanggung jawabnya tidak dengan mudah menggunakan tanpa harus melalui prosedur tertentu. Tetapi jika pegawai tersebut membutuhkan arsip yang menjadi tanggung jawab bagian lain, maka harus minta ijin kepada pegawai yang bertanggung jawab atas arsip tersebut terlebih dahulu. Menurut staff sub bagian umum menyatakan bahwa : “Untuk peminjaman arsip Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah harus disertai tanda bukti peminjaman secara tertulis dengan batas waktu tertentu sesuai dengan kesepakatan antara kedua belah pihak yang bersangkutan.” (Wawancara: 23 maret 2009) Dengan demikian peminjaman arsip disertai tanda bukti itu terdapat kelebihan yaitu ada bukti yang kuat untuk mengurus arsip jika terjadi kehilangan arsip. Sehingga pegawai yang meminjam arsip akan bersikap disiplin dalam mengembalikan arsip yang telah dipinjamnya. d. Pemeliharaan Arsip mempunyai peranan yang sangat penting dan untuk menghindari kerusakan dan hal-hal yang tidak diinginkan maka perlu pemeliharaan arsip, supaya arsip tersebut terjaga dengan baik tahan lama, dan tidak hilang. Pemeliharaan arsip di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah lebih ditekankan pada arsip-arsip yang sudah jarang digunakan (inaktif) yang telah ditempatkan pada ruang penyimpanan arsip inaktif. Pemeliharaan arsip inaktif di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah rutin tetapi secara berkala tergantung waktu yang tersedia yaitu antar 1-2 bulan sekali. Pegawai
Sub
umum
dan
kepegawaian
bagian
kearsipan
mengemukakan bahwa “ Arsip perlu di perhatikan dalam pemeliharaan mulai
dari menjaga
kebersihannya, suhu,
keamanannya”. (wawancara: 18 Maret 2009)
dan kelembaban, serta
11
Dari
keterangan
di
atas
dapat
disimpulkan
bahwa
lingkup
pemeliharaan arsip di Kantor tersebut meliputi kegiatan pemeliharaan fisik arsip dan pemeliharaan lingkungan. Dan dapat di jabarkan sebagai berikut : 1) Pemeliharaan fisik arsip Pemeliharaan arsip mencakup kegiatan merawat dan mengamankan fisik maupun informasi yang terkandung di dalamnya. Untuk pemeliharaan fisik arsip dilakukan dengan pemberiaan kapur barus atau obat anti serangga lainnya. Sedangkan pemeliharaan informasi arsip berarti setiap petugas wajib menjaga agar setiap informasi yang terkandung didalamnya tidak sampai digunakan untuk hal-hal merugikan atau disalah gunakan oleh pihak-pihak yang tidak berkepentingan sehingga kerahasiaan arsip terjamin keamanannya. 2) Pemeliharaan Lingkungan Pemeliharaan lingkungan mencakup kegiatan merawat dan menjaga tempat penyimpanan arsip agar bersih, rapi, dan terhindar dari ganguan serangga dan hal-hal yang dapat merusak arsip. Usaha yang dilakukan utnuk pemeliharaan lingkungan yaitu dengan membersihkan ruangan arsip yang dilakukan oleh petugas kebersihan setiap pagi. Untuk pelaksanaan kegiatan pemeliharaan arsip di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengahperlu lebih ditingkatkan dengan menambah waktu pembersihan dan alat pembersih arsip yang cukup memadai relevannya agar lebih terjaga kerapian dan terjamin kebersihannya arsip juga harus dibersihkan atau dijaga dari noda karat yang ditimbulkan oleh penggunaan dari clip logam dalam pemberkasan arsip, untuk mencegah sebaiknya menggunakan clip dari plastik. Sedangkan untuk mencegah dari adanya bahaya kebakaran, kantor ini belum memiliki tabung pemadaman kebakaran karena terbatasnya dana. e. Penyusutan Dengan meningkatkan kegiatan di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah tersebut meningkatkan pula
12
jumlah arsip, yang baik yang diterima dari pihak lain maupun arsip yang dihasilkan oleh kantor tersebut. Peningkatan jumlah arsip tersebut memerlukan tempat penyimpanan yang memada. Sedangkan tempat tempat penyimpanan
arsip
di
Dinas
Tenaga
Kerja,
Transmigrasi
Dan
Kependudukan Provinsi Jawa Tengah terbatas sehingga terjadi penumpukan dokumen disetiap ruangan unit kerja. Untuk mengatasi masalah tersebut maka perlu diadakan penyusunan arsip. Arsip-arsip yang akan disusutkan yaitu arsip-arsip yang nilai kegunaannya sudah mulai menurun dan arsip-arsip yang jarang digunakan. Berdasarkan
wawancara
dengan
pegawai
sub
bagian
umum
dan
kepegawaian menyatakan bahwa : ”Dalam jangka waktu 5 tahun sekali Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah melakukan penyusutan, namun pelaksanaannya masih sederhana dan jarang dilakukan yang meliputi : pemilihan arsip inaktif pada tiap-tiap bagian kemudian diserahkan pada sub bagian umum sebagai pusat kegiatan pengelolaan arsip, setelah itu ditempatkan di gudang.” (wawancara : 20 Maret 2009) Dengan demikian pelaksanaan penyusutan arsip di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah sudah cukup sempurna dan teratur. f. Pemusnahan Setelah proses penyusutan selesailangkah selanjutnya dilakukan pemusnahan arsipyang merupakan kegiatan menghancurkan, meniadaan fisik dan informasinya tidak dapat dikenali lagi. Kegiatan ini menuntut kesungguhan
dan
keterkaitan
yang
tinggi
sehingga
tidak
terjadi
kesalahpahaman yang sekecil apapun. Berdasarkan wawancara dengan pegawai sub bagian umum yaitu: ”Pemusnahan arsip di kantor ini dilakukan terhadap arsip inaktif yang sudah lama disimpan minimal 5 tahun atau sudah berusia 10 tahun disertai dengan berita acara pemusnahan arsip.” (wawancara : 20 Maret 2009)
13
Untuk arsip khusus kepegawaian dalam memusnahkannya, menurut hasil wawancara dengan sub bagian umum dan kepegawaian mengatakan bahwa : ”Untuk arsip-arsip kepegawaian yang akan dimusnahkan terlebih dahulu harus dikonsultasikan dengan badan Administrasi Kepegawaian Negara yang mempunyai wewenang untuk menentukanya”. Sedangkan untuk arsip-arsip mengenai keuangan, berdasarkan wawancara bahwa : ”Arsip keuangan yang akan dimusnahkan dikonsultasikan terlebih dahulu dengan Badan Pemeriksa Keuangan dan disertai dengan berita acara dan daftar pertelaan arsip rangkap tujuh”. (wawancara : 21 Maret 2009) Menurut pegawai bagian kearsipan di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi
Dan
Kependudukan
Provinsi
Jawa
Tengah
sebelum
melaksanakan pemusnahan arsip dilakukan prosedur seperti berikut: ”Pemeriksaan terhadap arsip apakah arsip tersebut benar-benar telah habis jangka simpanannya, pemeriksaannya berpedoman pada jadwal retensi arsip ( JRA ). Lalu melakukan pendaftaran pada arsiparsip yang diusulkan akan dimusnahkan, sehingga dapat diketahui secara jelas informasi tentang arsip yang akan dimusnahkan. Kemudian pembentukan panitia pemusnahan (Pembentukan panitia pemusnahan arsip dilaksanakan apabila arsip yang akan dimusnahkan memiliki retensi lebih dari 10 tahun, jika arsip yang akan dimusnahkan di bawah retensi 10 tahun maka tidak perlu di buat kepanitiaan, cukup di laksanakan oleh unit secara fungsional bertugas mengelola arsip). Selanjutnya, melakukan penilaian, persetujuan dan pengesahan. Kemudian membuat berita acara. Dan akhirnya pelakasanaan pemusnahan yang dilaksanakan dengan cara dibakar atau dibubur”.(wawancara : 21 Maret 2009). Berdasar uraian diatas penulis menyimpulkan bahwa pemusnahan arsip di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah jarang sekali dilakukan dengan alasan harus menunggu adanya instruksi dari tingkat pusat atau wilayah, memerlukan koordinasi yang baik dengan instansi yang terkait lainnya serta memerlukan biaya yang cukup besar. Tetapi sudah cukup baik terlihat dengan adanya prosedur-proseur yang harus dilaksanakan sebelumarsip dimusnahkan.
14
2. Fasilitas kearsipan Keberhasilan suatu pekerjaan tidak akan terlepas dari peranan sarana dan prasarana yang menunjang. Demikian juga dengan pengelolaan kearsipan juga membutuhkan fasilitas kearsipan. Pegawai staff kearsipan menuturkan bahwa : ”fasilitas yang digunakan pada kantor Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah dalam pelaksanaan tata kearsipan terdapat bagian-bagiannya yaitu alat penerimaan surat, alat penyimpanan surat, dan alat korespodensi”. (wawancara 22 Maret 2009) Maka dari hasil wawancara tersebut dan pengamatan secara langsung di kantor tersebut, dapat dijabarkan secara rinci oleh penulis tentang fasilitas kearsipan yang tersedia di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah adalah sebagai berikut: a. Alat-alat penerimaan surat Alat penerimaan surat yang terdapat di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah adalah : 1) Baki surat, digunakan untuk meletakkan surat yang baru saja diterima agar terpisah dan surat-surat yang sudah lama. 2) Pisau atau gunting, digunakan untuk membuka sampul surat agar rapi dan tidak merusak isi surat. 3) Meja tulis, digunakan untuk menulis surat baik di kantor tersebut maupun surat balasan untuk instansi lain. 4) Kursi, merupakan salah satu perabot kantor dan merupakan perlengkapan meja yang digunakan sebagai tempat duduk pegawai pada waktu membaca, menulis, mengetik juga sebagai tempat duduk untuk tamu. b. Alat Penyimpanan Arsip Alat penyimpanan arsip yang dimiliki Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah antara lain : 1) Stopmap (map) Adalah lipatan kertas karton (manila) yang dipergunakan untuk menyimpan arsip. Stopmap mempunyai bentuk dan ukuran yang
15
bermacam-macam sesuai dengan fungsi dan kegunaannya. Di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah menggunakan beberapa stopmap yaitu : a) Stopmap biasa, sering disebut dengan stopmap folio karena hanya dapat untuk menyimpan arsip yang paling luas ukuran folio (21 cm x 34 cm). Kegunaannya untuk menyimpan sementara arsip. b) Stopmap jepitan, adalah stopmap yang memakai jepitan dari logam untuk mengikat arsip dengan kuat sehingga arsip tidak mudah lepas. c) Stopmap tebal atau map besar dengan jepitan, adalah map dengan memakai jepitan khusus dan bentuknya kokoh atau kuat sehingga disimpan secara vertikal atau berdiri tegak, map seperti ini sering kali disebut dengan breinfodner atau ordner saja. Penyimpanan ordner ini dai dalam rak-rak buku arsip. 2) Fillling Cabinet (lemari arsip) Adalah perabot kantor berbentuk segi empat panjang yang diletakan secara vertikal untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip. Filling cabinet initerdiri dari 3-4 laci. 3) Lemari Berbentuk seperti lemari pada umumnya yang terdiri dari susunan rak-rak untuk menyimpan arsip. Arsip-arsip yang disimpan di dalam lemari disusun secara vertikal lateral sehingga susunan arsip di dalam lemari arsip sama dengan susunan arsip dalam rak arsip. 4) Meja Merupakan salah satu perabot yang mendominasi perlengkapan di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah. Meja-meja yang ada di kantor tersebut dilengkapi dengan laci-laci sehingga selain dapat digunakan untuk menulis dan mengetik dapat juga dipergunakan untuk meyimpan arsip. Arsiparsip yang di simpan di dalam laci adalah arsip-arsip yang masih akif
16
sehingga memudahkan dan mempercepat pencarian arsip yang dibutuhkan. c. Alat Korespodensi Alat korespodensi adalah alat-alat yang dipergunakan untuk melaksanakan korespodensi atau surat-menyurat yang juga merupakan arsip. Alat-alat korespodensi yang terdapat di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah sebagai berikut: 1) Mesin ketik Mesin ketik yang ada adalah mesin ketik biasa yang biasa dipergunakan untuk mengetik surat atau arsip yang jumlahnya tidak terlalu banyak. Di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah untuk tiap unit kerja mempunyai mesin ketik sendiri dan biasanya lebih dari dua buah sehingga dapat memperlancar proses kerja tiap harinya. 2) Buku agenda Buku agenda yang ada adalah buku agenda surat masuk dan buku agenda surat keluar. Buku agenda surat masuk digunakan untuk mencatat surat-surat yang masuk sedangkan buku agenda surat keluar digunakan untuk mencatat surat-surat keluar. 3) Kertas Kertas adalah material tata usaha yang berbentuk lembaran untuk keperluan tulis-menulis atau dapat dipergunakan sebagai alat pembungkus. Kertas yang ada di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah sebagian besar adalah ukuran folio, namun ada juga ukuran yang lainnya. Kertas merupakan alat yang sangat vital dalam setiap kegiatan karena kertas merupakan alat untuk menciptakan arsip sehingga perlu diperhatikan kualitas kertas yang akan digunakan untuk menciptakan arsip agar tidak mudah rusak.
17
4) Komputer beserta disket dan hardisknya Komputer sebagai alat elektro yang mampu menerima data, melaksanakan
perhitungan
aritmatika
maupun
pengambilan
kesimpulan untuk kemudian mengkajinya dalam bentuk pengeluaran dan telah banyak dipergunakan dalam berbagai bidang pekerjaan. Demikian juga di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah komputer dipergunakan untuk mengetik surat, membuat laporan, membuat daftar gaji dan lainnya. Komputer yang ada berjumlah 4 buah sehingga dapat memperlancar proses kerja dengan lebih cepat. 5) Stempel atau cap Dinas Stempel dipergunakan untuk menyetempel surat-surat di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah tersebut. Bagian yang menangani surat yang distempel adalah bagian Umum dan Kepegawaian. 6) Pelubang kertas (perforator) Pelubang kertas adalah alat tata usaha yang dipergunakan untuk melubangi kertas atau warkat yang akan disimpan dalam map jepitan. Kesimpulan dari semua uraian diatas bahwa fasilitas kearsipan yang terdapat di kantor tersebut dapat memenuhi kebutuhan pelaksanaan pekerjaan, tetapi perlu adanya perawatan dan pemeliharaan sehingga fasilitas tersebut tidak mudah rusak. 3. Ruang kearsipan Dalam penyimpanan arsip, tata ruang kearsipan sangat menentukan sekali dalam menjaga fisik arsipnya tersebut yang maksudnya arsip dapat terhindar dari bahaya pengerusakan baik akibat serangga, suhu, kebakaran, bahkan manusia. Tata ruang yang tepat akan mendukung efektifitas dan efisiensi arsip. Dalam tata ruang juga harus memperhitungkan pemasangan pemasangan pilar atau tembok pembatas dibuat sedemikian rupa agar memudahkan pemasangan rak arsip. Pemasangan lampu pun harus di
18
upayakan dapat menyangkup dan menerangi setiap sudut area kerja penyimpanan arsip dan biasanya tata ruang arsip harus di tempatkan pada ruang tersendiri atau gudang yang khusus menyimpan arsip. Waktu penulis menanyakan kepada Pak Kasmuri pegawai bagian kearsipan tentang Keadaan ruangan kerja di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah menuturkan bahwa : “Keadaan ruangan kantor di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah belum adanya pemerataan dalam arti untuk tiap-tiap bagian tidak selalu memenuhi persyaratan yaitu mengenai penggunaan segenap ruangan masih ada ruang yang terlalu longgar, namun juga ada ruang kerja yang agak sempit. Namun dalam pemerataannya sudah memperhatikan mengenai faktor cahaya, udara, warna dan kebersihan ruangan”.(wawancara : 20 Maret 2009) Dan beliau juga menambahkan keterangan mengenai keadaan tata ruang kearsipan di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah bahwa : “Tata ruang kearsipan di kantor ini sudah cukup baik dan memenuhi syarat kelayakan ruang tata kearsipan hanya saja belum tertata rapi karena ruangan arsip baru saja pindah dari ruangan di lantai tiga pindah ke ruangan di lantai satu jadi masih banyak arsip yang belum di tata di rak arsip masih berada di dalam kardus”. (wawancara : 20 Maret 2009) Setelah mendengar uraian dari pegawai kearsipan dan di tunjukan lansung ruangan baru arsip yang dimaksud tadi maka penulis mengamati dan dapat menguraikan keadaan ruangan arsip di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah yaitu sebagai berikut : a. Mengenai cahaya Sebagian dinding terbuat dari kaca sehingga cahaya matahari dapat menerangi hampir seluruh ruangan secara tidak langsung. Sedangkan untuk lampu digunakan untuk malam hari dan apabila keadaan cuaca mendung sehingga tidak menjadi gelap.
19
b. Mengenai udara Ventilasi dan jendela yang ada sudah cukup sehingga sirkulasi udara berjalan lancar dan ruangan tidak menjadi pengap. Di ruangan tersebut juga tidak di gunakan AC. c. Mengenai warna Warna atau cat pada dinding di ruangan arsip adalah warna putih sehingga memberikan kesan tenang dan ruangan bersih. d. Mengenai suara Keadaan suara cukup tenang sehingga memudahkan pegawai untuk berkonsentrasi pada pekerjaannya. e. Mengenai kebersihan ruangan Dalam menjaga kebersihan ruangan dilakukan dengan menyapu lantai setiap
pagi
hari
dan
kadang-kadang
membersihkan
tempat
penyimpanan arsip seperti lemari, filling cabinet dan rak-rak arsip. Dari penjabaran dan keterangan di atas penulis menarik kesimpulan bahwa sistem penataan ruang arsip di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah sudah baik hanya saja kelemahannya di dalam penyimpanan arsip dan penataan berkas-berkas dalam ruangan belum tersusun secara rapi. Masih banyak tumpukan arsip di dalam kardus akibat proses pindah ruang dari ruang lama ke ruangan yang baru, maka memerlukan penataan ulang yang rapi untuk arsiparsipnya.
20
4. Petugas kearsipan Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah mempunyai pegawai khusus yang menangani pengelolaan arsip in aktif yaitu bapak Kasmuri. Dan menurut Ka sub umum dan kepegawaian menuturkan bahwa: ”untuk penanganan arsip yang masih aktif diserahkan kepada masingmasing bagian sehingga tidak ada pegawai kearsipan yang khusus menangani arsip aktif. Dan di sub bagian umum terdapat tiga pegawai yang mengurusi surat masuk dan keluar, mengekspedisikan surat masuk ke masing-masing bidang. Mengenai tingkat pendidikan pegawai Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah sebagian besar adalah S1”.(wawancara : 21 Maret 2009) Dari hasil pengamatan selama penulis magang, penulis dapat menilai bahwa pegawai dinas tersebut telah menjalankan tugasnya yaitu sebagai berikut : a. Melaksanakan tugas sebaik-baiknya dengan mentaati jam kerja dinas dari jam 07.00-16.00 WIB (Senin-Kamis) dan 07.00-1100 WIB (Jumat) b. Mengikuti apel pagi dan Jumat Senam c. Berkepribadian yaitu memiliki ketekunan, kesabaran, ketelitian, kerapian, kejujuran, dan dapat menyimpan rahasia organisasi. d. Setiap pegawai yang akan meninggalkan kantor pada jam-jam dinas harus mendapatkan ijin terlebih dahulu dari pimpinan unit kerja. Dengan demikian petugas Kearsipan di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah perlu ditambah dengan peningkatan pengetahuan yaitu melalui pendidikan dan latihan kearsipan, seminar kearsipan dan lain sebagainya yang berhubungan dengan masalah kearsipan. Jika pengetahuan kearsipan sudah dimiliki para petugas dan dilaksanakan sesuai dengan aturan-aturan yang ada maka kegiatan tata kearsipan yang baik akan dapat terwujud. Tapi sejauh ini dapat disimpulkan bahwa pegawai kearsipan di kantor Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah sudah cukup baik itu terlihat dengan aktivitas tugas yang diselesaikan berjalan tertib, teratur, dan baik sesuai jam kerja yang berlaku.
21
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini merupakan bagian akhir dari keseluruhan Tugas akhir dan penulis membahas mengenai kesimpulan dan saran yang diperoleh serta memberikan usulan yang bisa dijadikan pertimbangan bagi lembaga atau instansi. A. Kesimpulan Berdasarkan
data-data
dan
hasil
pembahasan
maka
penulis
dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut: 1. Pelaksanaan tata kearsipan yang dilaksanakan di Dinas Tenaga Kerja Transmigrasi dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah dimulai dari penerimaan dan pencatatan surat masuk dan surat keluar dalam buku agenda surat masuk dan buku agenda surat keluar. Dalam proses tersebut Dinas Tenaga Kerja Transmigrasi dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah menganut kebijaksanaan satu pintu. Dimana surat instansi atau surat yang akan dikirim ke instansi lain dilaksanakan oleh satu unit kerjayaitu sub bagian umum dan kepegawaian. 2. Sistem penyimpanan arsip Dinas Tenaga Kerja Transmigrasi dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah sudah baik karena dengan menggunakan asas campuran ( kombinasi asas desentralisasi dan sentralisasi ). Arsip – arsip yang sudah di pisahkan antara arsip yang aktif dan in aktif sehingga arsip yang ada di bagian –bagian unit kerja adalah arsip – arsip yang masih di pakai dan arsip yang jarang di pakai ( in aktif ) di simpan pada ruangan yang terletak terpisah dengan ruang kerja dan hal tersebut memudahkan pencarian kembali arsip jika sewaktu – waktu dibutuhkan. 3. Sistem pemeliharaan arsip di Dinas Tenaga Kerja Transmigrasi dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah ditekankan pada arsip yang jarang di pakai ( in aktif ). Kegiatan pemeliharaan arsip di Dinas Tenaga Kerja Transmigrasi dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah dilakukan secara
22
rutin tetapi berkala tergantung waktu yang tersedia yaitu antara 1-2 bulan sekali. 4. Sistem penyusutan dan pemusnahan di Dinas Tenaga Kerja Transmigrasi dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah sudah cukup sempurna dan teratur karena dalam penyusutan arsip yang disusutkan adalah arsip – arsip yang nilai kegunaannya sudah menurun. Dilakukan dengan prosedur yaitu pemilihan arsip in aktif pada setiap bagian unit kerja, setelah itu diserahkan pada sub bagian umum sebagai pusat pengelolaan arsip, kemudian ditempatkan di gudang dilakukan dalam jangka waktu 5 tahun sekali. Untuk system pemusnahan arsip pemeliharaan arsip di Dinas Tenaga Kerja Transmigrasi dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah dilakukan terhadap arsip in aktif yang sudah lama di simpan minimal 5 tahun atau sudah berusia 10 tahun disertai dengan berita acara pemusnahan arsip, tetapi pemeliharaan arsip di Dinas Tenaga Kerja Transmigrasi dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah jarang dilakukan dengan alasan menunggu instruksi dari tingkat pusat atau wilayah. 5. Fasilitas arsip di pemeliharaan arsip di Dinas Tenaga Kerja Transmigrasi dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah meliputi fasilitas penerimaan, fasilitas penyimpanan, dan fasilitas korespodensi yang masing – msaing mempunyai alat – alat yang berbeda. Fasilitas arsip yang ada di pemeliharaan
arsip
di
Dinas
Tenaga
Kerja
Transmigrasi
dan
Kependudukan Provinsi Jawa Tengah sudah cukup memenuhi kebutuhan pelaksanaan pekerjaan kantor tersebut. Tetapi perlu adanya perawatan dan pemeliharaan sehingga fasilitas tersebut tidak mudah rusak. 6. Tata ruang kearsipan di pemeliharaan arsip di Dinas Tenaga Kerja Transmigrasi dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah sudah baik hanya saja kelemahan di dalam menyimpan arsip dan penataan berkas dalam ruangan belum tersusun secara rapi, masih banyak tumpukan akibat proses pindah ruangan dari ruangan lama ke ruangan baru arsip. Maka memerlukan penataan ulang yang rapi untuk arsip – arsipnya.
23
7. Petugas kearsipan di pemeliharaan arsip di Dinas Tenaga Kerja Transmigrasi dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah sudah cukup baik terlihat dari aktifitas dan tugas yang di selesaikan berjalan dengan baik dan tertib sesuai jadwal kerja yang berlaku. Di pemeliharaan arsip di Dinas Tenaga Kerja Transmigrasi dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah mempunyai pegawai khusus menangani kearsipan di bagian umum dan kepegawaian yaitu bapak Kasmuri. Akhirnya secara keseluruhan penulis dapat menyimpulkan bahwa pelaksanaan tata kearsipan di Kantor Dinas Tenaga Kerja Transmigrasi dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah sudah cukup baik. B. Saran-Saran Berdasarkan
data-data
yang
penulis
peroleh
dan
kemudian
penulis simpulkan di atas maka penulis ingin menyampaikan saran yang mungkin dapat dijadikan bahan pertimbangan bagi Dinas Tenaga Kerja Transmigrasi dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah dalam rangka meningkatkan pelaksanaan tata kearsipan yang baik yaitu Dinas Tenaga Kerja Transmigrasi dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah segera melakukan penataan ulang ruangan arsip yang baru agar arsip – arsip tidak di biarkan menumpuk tertumpuk terlalu lama yang bisa menyebabkan arsip rusak dan arsip tertata lebih rapi. Dengan demikian arsip terhindar dari bahaya kerusakan, tertata rapi, dan jika dibutuhkan kembali bisa segera di temukan kembali dengan cepat dan tepat.
24
DAFTAR PUSTAKA
A.W. Widjaja. 1986. Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar. Jakarta: CV. Rajawali. Amsyah, Zulkifli. 2003. Manajemen Kearsipan Modern. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. IG. Wursanto. 1991. Kearsipan 1. Yogyakarta : Kanisius IG. Wursanto. 1991. Kearsipan II. Yogyakarta: Kanisius. The Liang Gie. 2000. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty. Mardiana, Gina dan Iwan Setiawan, 1994. Kearsipan Kelompok Bisnis dan Manajemen. Bandung: Armico Martono, Boedi, 1994, Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital Dalam Manajemen Kearsipan. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan. Mulyono Sularso, Muhsin, Marimin. 1985. Dasar – Dasar Kearsipan. Yogyakarta : Liberty. Mulyono, Sularso. 2003. Manajemen Kearsipan. Semarang : UNNES Winarni, Surachmad. 1994. Dasar-Dasar dan Teknik Research Pengantar Metode Ilmiah. Bandung: Transito. .
