SZERVEZETI FORMÁK. MENEDZSMENT ÉS VÁLLALKOZÁSGAZDASÁGTAN c. tárgy BSc képzés. Dr.Tóth Judit BME MVT 1

SZERVEZETI FORMÁK

MENEDZSMENT ÉS VÁLLALKOZÁSGAZDASÁGTAN c. tárgy BSc képzés Dr.Tóth Judit BME MVT

1

A menedzsment definíciója Egy szervezetben fellelhető emberi, pénzügyi, fizikai és információs erőforrások ƒ tervezésének, ƒ szervezésének, ƒ vezetésének és ƒ irányításának folyamata

a szervezet céljainak eredményes és hatékony megvalósítása érdekében. Finna Henrietta BME MVT

2

1

Szervezés feladatok és erőforrások egymáshoz rendelése, a működés strukturálása ƒ ƒ ƒ ƒ

Munkakörök kialakítása Erőforrások biztosítása Kapcsolatok létrehozása Szervezeti felépítés kialakítása

Finna Henrietta BME MVT

3

A szervezés és a szervezet

A szervezés az a menedzsment funkció, amely az elvégzendő feladatokat, erőforrásokat, kiemelten az azokat elvégző emberek csoportosítását, elrendezését és összekapcsolását jelenti annak érdekében, hogy az érintettek a legeredményesebben tudják elvégezni a munkát. A szervezet – a legtágabb értelemben – bármely, emberek közös tevékenysége révén kialakult társadalmi formáció. Jellemzője, hogy rendelkezik valamilyen céllal, és erőforrásait ennek érdekében mozgósítja. A legtöbb szervezet törekszik arra is, hogy hosszú időn keresztül fennmaradjon, s ennek érdekében hatékonyan igyekszik működni. Finna Henrietta BME MVT

4

2

A szervezés Az a menedzsment funkció, amely 1. 2.

az elvégzendő feladatok és az azokat elvégző emberek

„ „ „

csoportosítását, elrendezését és összekapcsolását

jelenti, annak érdekében, hogy az érintettek „ a legeredményesebben és „ a leghatékonyabban tudják végezni a munkájukat. Dr.Tóth Judit BME MVT

5

SZERVEZÉSI FELADAT „

A szervezeti forma kialakítása „ Milyen

paraméterek határozzák meg a szervezeti formát? „ Milyen szervezeti formákból lehet választani? „ Milyen hatásai vannak az Iskoláknak?

Dr.Tóth Judit BME MVT

6

3

Szervezési tevékenység 1. Szervezeti felépítés kialakítása

4. Kapcsolatok létrehozása

2. Feladatok elosztása

3. Erőforrások biztosítása

Dr.Tóth Judit BME MVT

7

1. Szervezeti felépítés kialakítása Az elvégzendő feladatok „ meghatározása és „ csoportosítása annak érdekében, hogy „ minimális konfliktussal lehessen azokat végrehajtani.

Dr.Tóth Judit BME MVT

8

4

2. Feladatok elosztása „ „ „

A munka, a felelősség és a hatáskör átruházása a beosztottakra úgy, hogy azok a képességeiket maximálisan kihasználhassák

Dr.Tóth Judit BME MVT

9

3. Erőforrások biztosítása A feladat elvégzéséhez szükséges „ eszközöknek, „ berendezéseknek, „ anyagoknak, „ információknak stb.

a megfelelő időben, „ a megfelelő formában, „ a megfelelő helyen való rendelkezésre állásának biztosítása „

Dr.Tóth Judit BME MVT

10

5

4. Kapcsolatok létrehozása „

Az emberek közötti együttműködéshez szükséges feltételek megteremtése

„

Formális struktúra

„

Informális rendszer

Dr.Tóth Judit BME MVT

11

A szervezeti formák elsődleges jellemzői A szervezeti formák jellemzésekor figyelemmel kell lenni: a munkamegosztásra, 1. 2. a hatáskör-megosztásra, 3. a koordinációra is, mint olyan jellemzőkre, amelyek meghatározók a csoportba sorolásnál.

Dr.Tóth Judit BME MVT

12

6

1. A munkamegosztás „ „

„

egy nagyobb feladat részekre bontását és a részfeladatoknak a szervezeti egységekhez rendelését jelenti, egyben a szervezet tagolásának az alapja. A munkamegosztás kialakítható: - a funkciók, feladatok (funkcionális) - a termékek (tárgyi), - a földrajzi régiók (regionális) alapján. Dr.Tóth Judit BME MVT

13

2. A hatáskörmegosztás „A

döntési és „ az utasítási jogkörök kialakítását, „ a megfelelő felelősségek meghatározását jelenti. Megkülönböztethetőek „ egyvonalas és „ többvonalas szervezetek. Dr.Tóth Judit BME MVT

14

7

Szervezeti felépítés „

Egyvonalas szervezetek:

az alárendelt szervezeti egységek csak egy felsőbb egységtől kaphatnak utasítást Pl.: lineáris szervezet

„

„

Többvonalas szervezetek:

az alárendelt egységeket több felsőbb szervezeti egység is utasíthatja Pl.: funkcionálisfunkcionális- vagy mátrix szervezet

„

Dr.Tóth Judit BME MVT

15

Egy- és többvonalas szervezetek Előnyök

Egyvonalas szervezet

Többvonalas szervezet

Az aláalá- és fölérendeltség, a kompetenciák és a felelősség világos és egyértelmű „ A kapcsolatok áttekinthetőek és egyszerűek „ A hierarchia megvéd mások visszaéléseitől és beavatkozásaitól

Hátrányok

A felettes egységeket jelentősen igénybe veszi a koordinációs feladatok ellátása „ Nagy mélységi tagozódás esetén hosszú és körülményes utasítási és információs utak alakulnak ki „ Személyes függőség jön létre a felettesek és a beosztottak között

„

„

A funkciók elosztása révén nagyfokú specializáltság jellemző „ Az utasítási és információs utak közvetlenek „ Újszerű megoldásokat felszínre hozó, produktív konfliktusok jönnek létre

„ Az összössz-vállalati koordinációs tevékenység során a kompetencia és a felelősség elhatárolása problematikus „ A hibáért való felelősséget nehéz megállapítani „ A szakmai alapon létrejövő konfliktusok személyessé 16 válhatnak

„

Dr.Tóth Judit BME IMVT

8

3. Koordináció „

Fogalma: egymás mellé rendelés, összehangolás, „megfelelő viszonyba hozás”. A szervezeti egységek differenciálódása a munkamegosztásból és a hatáskörök megosztásából adódó természetes következmény, ezért nem ezen különbségek megszüntetésére, hanem a részeknek a szervezeti célok érdekében történő összefogására kell törekedni. Finna Henrietta BME MVT

17

Koordináció Jelentése: „ „ „

„

„

a különféle feladatokat végző, eltérő hatáskörű szervezeti egységek működését a szervezet céljainak elérése érdekében össze kell hangolni, biztosítani kell a megfelelő együttműködésüket.

Típusai: „ „ „

Strukturális Technokratikus Személyorientált Dr.Tóth Judit BME MVT

18

9

A koordinációs eszközök típusai Koordinációs eszköz típusa

Koordinációs eszköz

Strukturális

„

Technokratikus

„

Személyorientált

„

Hierarchia (vertikális koordináció) Ad hoc és állandó bizottság, team, projekt „ Termékmenedzserek „ Mátrix típusú megoldások „

Szabályok, szabályzatok, eljárások Tervek, programok, menetrendek „ Költségkeretek, pénzügyi tervek, elszámolóárak „

Konfliktusfeloldás Vezetőkiválasztás „ Szervezeti kultúra, belső értékrend „

Finna Henrietta MVT

19

A szervezet másodlagos jellemzői Centralizáció és decentralizáció Hierarchia nagysága Emlékeztető: •Egydimenziós Pl. a funkcionális •Többdimenziós Pl. a mátrix szervezet.

Utasítások egységessége Dr.Tóth Judit BME MVT

20

10

Centralizáció - decentralizáció A centralizá centralizáció ció és decentralizá decentralizáció ció azt mutatja meg, hogy a dö dönté ntéseket a szervezet melyik szintjé szintjén hozzá hozzák meg. A CENTRALIZÁCIÓ (a hatáskörök koncentrálása)

Előnyei: ƒ a „helikopter szemlélet”, ƒ az egyszerű együttműködés, ƒ hatalmi harcok nincsenek, ƒ kevés a belső konfliktus Hátrányai: – mindenki beosztott, hiányzik az egészséges versenyszellem, – az elkötelezettség növelése csekély

A DECENTRALIZÁCIÓ (a hatáskörök leadása)

Előnyei: • a munkával való elégedettség, • a teljesítmény, • a kreativitás és • az elkötelezettség növelése Hátrányai: – a “rövidlátás” veszélye, – együttműködési nehézségek, – belső konfliktusok.

Dr.Tóth Judit BME MVT

21

A hierarchia nagysága

„

A hierarchia nagysága változtatható. Lapos szervezetek „

„

könnyebben decentralizá decentralizálható lhatók

V

V

Soklépcsős szervezetek „

a hierarchikus szervezetek centralizá centralizáció cióra hajlamosak

Dr.Tóth Judit BME MVT

22

11

Az utasítások egységessége Jelenti: Jelenti: „ Mindenkinek csak egy fö fölérendeltje lehet; lehet; „ Nagyon haté hatékony megoldá megoldás; „ A szolgá szolgálati út biztosí biztosítja, hogy az utasí utasítások lefelé lefelé, ill. az informá információ ciók felfelé felfelé (esetenké (esetenként lefelé lefelé is) minden egysé egységet elé elérjenek; rjenek; „ Vannak olyan szervezetek, amelyek ben tö amelyekben többfé bbféle munkamegosztá munkamegosztás „ „ „

egyszerre és azonos erő erőssé sséggel van jelen, ilyenkor az utasí utasítások egysé egységessé gességének biztosí biztosítása jelentő jelentős egyezteté egyeztetéseket igé igényel az egyes vezeté vezetési szinteken. Dr.Tóth Judit BME MVT

23

Tipikus szervezeti formák „

Rugalmatlan, statikus formák: Lineáris „ Törzsegységi „ Funkcionális „

„

„

Divízionális

Rugalmas dinamikus formák: „ „

Divízionális Mátrix

Finna Henriettat BME MVT

24

12

Lineáris szervezet Vezér

1. szint

Horizontális bővítés 2. szint

Szolgálati utak 3. szint

Finna Henrietta BME MVT

25

Lineáris vagy vonalas szervezet ELŐNYÖK „ „ „

Egyszerű, Jól áttekinthető, Egyértelmű aláalá- és fölérendeltségi viszonyok „

Minden beosztottnak egy főnöke van „ „ „

„

A szervezet „ „

„

Utasítás, Beszámolási kötelezettség, Az utasítás és a jelentés ugyanazon a vonalon, a szolgálati úton történik. horizontális és vertikális tagozódása változtatható a feladatok mennyiségének változása esetén

Nagyszámú ember irányítható „ „

egyszerű és homogén feladatok esetén.

Dr.Tóth Judit BME MVT

26

13

Lineáris vagy vonalas szervezet HÁTRÁNYOK „ „ „ „

Rugalmatlan, Új feladatok új szervezeti egységet generálnak, Nehézkes, időben elhúzódó az új feladatok megoldása, A kommunikáció csak szolgálati úton megengedett „ „ „

„

„

InformációInformáció-torzulás, Bizonytalanság, Lassúság

A felsővezetés koordináló, irányító tevékenysége, a sokféle probléma miatt, rendkívül összetetté válhat

Jól alkalmazható: • • • •

kisméretű szervezetek esetében, stabil működési viszonyokkal, kevés változással, kisméretű innovációs kényszernél Dr.Tóth Judit BME MVT

27

TIPIKUS SZERVEZETI FORMÁK/2 Törzsegységi 1. szint

Törzs V

2. szint

3. szint

Dr.Tóth Judit BME MVT

28

14

Törzsegységi szervezet E szervezeti forma kialakulásának indoka: „ a vezető túlterheltségének csökkentése, „ a szakmai színvonal növelése „

A lineá lineáris szervezet kiegé kiegészü szül egy törzsegysé é ggel, kü ü l ö nfé é le szakmá rzsegys k nf szakmák szaké szakértő rtőivel „ „

„

utasí utasítási joguk nincs, feladatuk: taná tanácsadá csadás a vezető vezetőnek

A szervezetben jelentkező jelentkező sokré sokrétű problé problémák „

jogi, adó adózási, kereskedelmi stb.

szakmailag megalapozott kezelé kezelése „ Utasí Utasítás csak a szolgá szolgálati úton adható adható ki Dr.Tóth Judit BME MVT

29

TIPIKUS SZERVEZETI FORMÁK/3 Funkcionális 1. szint 2. szint

V Műsz.

Gazd.

IT

Mark.

Hum.

3. szint

Dr.Tóth Judit BME MVT

30

15

Funkcionális szervezet Jellemzők:

Koordiná Koordináció ció, hatá hatáskö skörök szabá szabályozá lyozása, sa, „ Szabá Szabályzatok, lyzatok, „ Működési elő előírások „

„ „

„ „

Egyezteté Egyeztetések, Horizontális kapcsolattartá kapcsolattartás, kommuniká kommunikáció ció

Dönté ntési jogkö jogkörök többnyire centralizá centralizáltak, a jelentő jelentős dö dönté ntések a felső felső szinten születnek

Alkalmazható: „ „ „

Stabil piacok, Lassan változó tudományostudományos-technikai környezet, Szűk termékskála esetén. Dr.Tóth Judit BME MVT

31

Funkcionális szervezet ELŐNYÖK „ „

„

A szakmai (funkcionális) specializáció, A termelési folyamatok célszerű kialakítása és szabályozottsága növelik a termelékenységet, A gazdaságosság javul.

Dr.Tóth Judit BME MVT

32

16

Funkcionális szervezet HÁTRÁNYOK „ „

„

„

Nem adaptív szervezeti forma, Új igényre lassan reagál, nem tud a piac kihívásainak időre megfelelni, Széles termékválasztékot nem tud a rendszer kezelni az áttekinthetetlen anyagi és információs folyamatok, a hiányos koordináció miatt Felesleges tartalékok keletkeznek. Dr.Tóth Judit BME MVT

33

TIPIKUS SZERVEZETI FORMÁK/4 Divízionális

Termék, „ Vevő, Váll.Pénzügy „ Földrajzi régió szerint D1 Jellemzői: „ Önállóság, M,T,K „ Felelősségvállalás a divíziókban „ Stratégia és operatív tevékenységek szétválása „

V

Kut.-fejl. Váll.Tervezés

D2

D3

M,T,K

M,T,K

Jelmagyarázat: V=vezér, D=divízió, M=műszaki, T=termelési, K=kereskedelmi

Dr.Tóth Judit BME MVT

34

17

Divízionális szervezet ELŐNYÖK „ „ „

„ „

Adaptivitás, Piaci orientáció, A piaci változások az elkülönült divíziókra hatnak, A kockázat viszonylag kisebb, Érvényesül az önállóságból, felelősségvállalásból származó ösztönző erő. Dr.Tóth Judit BME MVT

35

Divízionális szervezet HÁTRÁNYOK „

„

Az elkülönültség túlzott önállósághoz vezethet, ami a cég széthullását eredményezheti, A hatalmi harcok a divíziók között belső gyengítő hatásúak.

Dr.Tóth Judit BME MVT

36

18

TIPIKUS SZERVEZETI FORMÁK/5 Mátrix Termékorientált, „ Projektorientált szervezet „ „

„ „

Funkcionális és Tárgyi elvű munkamegosztás egyidejűleg

Konfliktusok magas szintje Egyik része stabil, másik része dinamikus

TERMÉKEK – T1, T2, …

„

SZERVEZETI EGYSÉGEK SZAKEMBEREK

Dr.Tóth Judit BME MVT

37

Mátrix szervezet ELŐNYÖK „

„

„

Két különböző nézőpontú menedzsernek egy adott problémáról együttesen kell döntenie, szélesebb horizonton gondolkodnak a cég érdekében, innovatív szemlélet, A menedzserek közti interakciók javíthatják a szervezet irányításának a minőségét, A konfliktusok megoldásának pozitív hatása építő, előremutató a cég számára, állandó tanulási folyamat. Dr.Tóth Judit BME MVT

38

19

Mátrix szervezet HÁTRÁNYOK „

„

„ „

A menedzserek közti rivalizálás hatalmi harcot idézhet elő, A döntések elhárítása, a felelősség vállalásától való tartózkodás a közös döntés helyett, Állandó konfliktushelyzet jelenléte, Időben nem döntenek, ami veszély, különösen krízis helyzetben

Dr.Tóth Judit BME MVT

39

Dr.Tóth Judit BME IMVT

40

20