Szervezetfejlesztés Nagykőrös Város Önkormányzatánál az ÁROP 3.A.2-2013-2013-0035 számú pályázat alapján Támogató és szakmai folyamatok átalakítása
Tartalom
1.
BEVEZETÉS ................................................................................................ 3
2.
A MODELLEZÉS SORÁN FELHASZNÁLT OBJEKTUMOK MAGYARÁZATA ........ 4
3.
ÖNKÖLTSÉGSZÁMÍTÁS .............................................................................. 8
3.1.
Önköltségszámítás előkészítése..................................................................10
3.1.1.
Önköltségszámítás alapjainak kidolgozása .............................................10
3.1.2.
Önköltségszámítás gazdálkodónkénti kidolgozása ...................................12
3.2.
Havi önköltségszámítás .............................................................................14
3.2.1.
PH havi önköltségszámítás ..................................................................14
3.2.2.
NSZK havi önköltségszámítás ..............................................................16
3.2.3.
KÖVA-KOM havi önköltségszámítás ......................................................18
3.3.
Önköltségek kiértékelése ...........................................................................20
3.3.1. 3.4. 4.
Önköltségek havi/negyedéves/éves kiértékelése ....................................20 Önköltségek elemzése ...........................................................................22
KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁS NYILVÁNTARTÁS ............................................24
4.1.
Gazdálkodási keretek kialakítása, karbantartása ..........................................25
4.2.
Kötelezettségvállalások kezelése ................................................................28
4.2.1.
Személyi jellegű kifizetések és járulékaik kezelése .................................28
4.2.2.
Rendszeres dologi beszerzések kezelése ...............................................30
4.2.3.
Közüzemi szolgáltatók kezelése............................................................32
4.3. 5.
Engedélyezett készpénzes eseti beszerzés kezelése ......................................34 BESZERZÉS ...............................................................................................36
5.1.
Üzemeltetéshez, működtetéshez kapcsolódó beszerzések ..............................37
5.1.1.
Működtetéshez, üzemeltetéshez kapcsolódó beszerzések előkészítése ......37
5.1.2.
Működtetéshez, üzemeltetéshez kapcsolódó beszerzések lebonyolítása .....39
5.2.
Egyedi beszerzések (beruházás, felújítás, rendezvények szereplői) .................41
5.2.1.
Egyedi beszerzések előkészítése ..........................................................41
5.2.2.
Egyedi beszerzések lebonyolítása .........................................................43
2
1. BEVEZETÉS Jelen dokumentum a Nagykőrös Város Önkormányzata az ÁROP-3A.2-20132013-0035 számú, „Szervezetfejlesztés Nagykőrös Város Önkormányzatánál” című pályázaton elnyert támogatásból megvalósuló projekt részfeladatát képező, kiválasztott három folyamat felülvizsgálatának és újratervezésének eredményét mutatja be. A három folyamat kiválasztása az alábbi szempontok alapján történt:
meghatározó szerepe legyen a feladatalapú finanszírozás támogatásában, nyújtson hatékony támogatást a gazdálkodás hatékonyságának növelésében, adjon megbízható támogatást az Önkormányzat likviditási helyzetének stabilizálásában.
A megfogalmazott követelmények alapján a választás a – funkcionálisan és nem szervezetileg - központosított Beszerzés; a teljeskörű, gazdálkodási kereteken alapuló Kötelezettségvállalás; valamint a kontrolling tevékenységet támogató Önköltségszámítás és elemzés funkciókra esett. A három funkció szabályozott bemutatása folyamat modellekkel történik, melyek előállítása a MEGA HOPEX VR1 modellező eszköz használatával történt.
3
2. A
MODELLEZÉS
SORÁN
FELHASZNÁLT
OBJEKTUMOK
MAGYARÁZATA A modellek elkészítéséhez a MEGA HOPEX VR1 kiadását használtuk, amely az egyike
a
legkorszerűbb
folyamatmodellező
alkalmazásoknak.
A
kialakított
modellezési elv a nemzetközileg elfogadott BPMN szabványon alapul, amelyet a MEGA teljes mértékben támogat. A BPMN szabványnak megfelelően a következő objektumokat használtuk a modellezés során Név Medence (Pool)
Leírás
Grafikus megjelenítés
Lényegében magát a modellezett folyamatot jelző objektum.Minden olyan objektum, amely az adott medence határain belül található, az a folyamatokon belüli történéseket ábrázolja.
4
Uszodasáv (Lane)
Az uszodasáv a folyamaton belüli szereplők bemutatására alkalmas elem, jellemzően egy vagy több szereplő tartozik egy uszodasávhoz.
Szereplő (Participant)
A folyamat
Szereplő
szempontjából a szereplő az az adott személy, aki a folyamat végrehajtásában tevőlegesen részt vesz, végrehajt bizonyos tevékenységeket, stb.
Tevékenység
A folyamat azon
(Operation)
eleme, amely egy
Tevékenység 1
végrehajtandó tevékenységet ír le, pl. értesítés elküldése, stb. Informatikai rendszer
Az egyes
(System Used)
tevékenységek végrehajtása során felhasznált informatikai rendszerek
5
Adat objektum
A folyamatban, a tevékenységek végrehajtása során inputként felhasznált vagy outputként előállított dokumentum, információ, amelyet
Adat objektum
jellemzően tevékenységhez kapcsoltan ábrázolhatunk. Üzenet folyam
Az üzenet folyam a
(Message Flow)
folyamat környezete és a folyamat egyes tevékenységei közötti kommunikáció megjelenítésére szolgál.
Szekvencia folyam
A folyamat lefutását
(Sequence flow)
jelző objektum,
Tevékenység 1
amely kizárólag a folyamaton belül használható. Adat objektum csatolható
Tevékenység 2
hozzá. Kezdő esemény (Start
A folyamat indítását
Event)
kiváltó esemény, lehet a hónap egy bizonyos napja, vagy
Start
egy üzenet, információ megérkezése Záró esemény (End
A folyamat vagy
Event)
folyamatág
End
befejeződését jelző objektum. Köztes esemény
A köztes események
(Catching/Throwing)
a folyamat lefutása
Catching
során használt események, amelyek egy elért állapot
6
Throwing
megjelenítésére alkalmasak. Kizáró VAGY átjáró
A folyamat
(Exclusive gateway)
elágaztatása esetén az IGEN/NEM döntések
Kizáró VAGY átjáró
megjelenítésére alkalmas objektum VAGY átjáró (Inclusive
Meghatározott
Gateway)
feltételek teljesülése esetén a folyamatot a megfelelő ágra
VAGY átjáró
irányítja. ÉS átjáró (Parallel
A folyamat lefutása
Gateway)
két vagy több ágon egyszerre történik, párhuzamos munkavégzés
ÉS átjáró
megjelenítésére használható objektum
7
3. ÖNKÖLTSÉGSZÁMÍTÁS
Az
egységes,-
a
gazdálkodás
teljes
folyamatát
megfelelően
támogató
önköltségszámítás megvalósításához elengedhetetlen követelmény, hogy egy adott intézmény egy kalkulációs egység típusára vonatkozóan minden költség 8
neme egyetlen intézmény költségvetésében, ill. könyvelésében szerepeljen (pl. óvoda karbantartás anyaga és bére), vagy képes legyen a számítógépes rendszer utókalkulációt ellátó funkciója a költségek intézmények közti átterhelésére. Az
önköltségszámítási
modell
tartalma
a
fenti
négy
funkcióba
tartozó
tevékenységekből épül fel. Az egyes tevékenységekhez hozzárendelt annak végrehajtója és kimenete, eredménye.
9
3.1. Önköltségszámítás előkészítése 3.1.1. Önköltségszámítás alapjainak kidolgozása
10
Kalkulációs egység (feladat, költségviselő; költséghely) típusok meghatározása, karbantartása: a feladat végrehajtója PH Pénzügyi Iroda kontrollere; a tevékenység outputja az aktuális kalkulációs típusokat tartalmazó dokumentum, ami ott letárolásra kerül, és továbbításra az önköltségszámítást végző szervezeteknek (Polgármesteri Hivatal, NSzK, KÖVA-KOM kontrollere. Kalkulációs egység azonosító kódok kialakítása, karbantartása: a feladat végrehajtója a Polgármesteri Hivatal, NSzK, KÖVA-KOM kontrollere, aki elvégzi a számítógépes rendszerben a kalkulációs egység kódok karbantartását. Költséghely típusok (alap-, mellék- és kiegészítő tevékenységek féleségei) meghatározása, karbantartása; a feladat végrehajtója a Pénzügyi Iroda, kontroller; a tevékenység outputja az aktuális költséghely típusokat tartalmazó dokumentum, ami ott letárolásra kerül, és továbbításra az önköltségszámítást végző szervezeteknek (Polgármesteri Hivatal, NSzK, KÖVA-KOM kontrollere). Költséghely típusok karbantartása; a feladat végrehajtója a Polgármesteri Hivatal, NSzK, KÖVA-KOM kontrollere. A tevékenység outputja a számítógépes rendszerben rögzítendő. Költséghely azonosító kódok kialakítása, karbantartása; a feladat végrehajtója a Polgármesteri Hivatal, NSzK, KÖVA-KOM kontrollere. A tevékenység outputja a számítógépes rendszerben rögzítendő. Kalkulációs egységre közvetlenül elszámolandó kiadások, költséghelyi általános és intézményi/társasági általános kiadások meghatározása; a feladat végrehajtója Polgármesteri Hivatal, NSzK, KÖVA-KOM kontrollere, a tevékenység outputja az elszámolandó költségek javaslatát tartalmazó dokumentum, amelyet a Polgármesteri Hivatal Pénzügy Irodája részére továbbítanak jóváhagyásra.
11
3.1.2. Önköltségszámítás gazdálkodónkénti kidolgozása
12
A folyamat indulásához a közvetlenül és felosztáson alapulva elszámolni kívánt költségekre vonatkozó javaslatok megérkezése szükséges. A különböző módon elszámolni kívánt költségek jóváhagyásához a megküldött dokumentumok szolgálnak inputként, a feladat végrehajtója a Pénzügyi Iroda. Amennyiben a javaslat nem kerül elfogadásra, úgy az érintett gazdálkodó szervet írásban értesíti az elutasításról és új javaslatot kér az elszámolandó költségekre. Általános kiadások felosztására használandó naturália típusok meghatározása; a feladat végrehajtója Pénzügyi Iroda; a tevékenység outputját tartalmazó dokumentum ott letárolásra kerül, és továbbításra az önköltségszámítást végző szervezeteknek (Polgármesteri Hivatal, NSzK, KÖVA-KOM kontrollere). Naturáliák számbavétele, számítógépes rendszerbe rögzítése; a feladat végrehajtója a Polgármesteri Hivatal, NSzK, KÖVA-KOM kontrollere. Felosztási algoritmusok meghatározása, jóváhagyásra továbbítása; a feladat végrehajtója a Polgármesteri Hivatal, NSzK, KÖVA-KOM kontrollere. Felosztási algoritmusok jóváhagyása, egységesítése megküldése Polgármesteri Hivatal, NSzK, KÖVA-KOM kontrollerének; a feladat végrehajtója a Pénzügyi Iroda. Amennyiben a megküldött felosztási algoritmus nem kerül jóváhagyásra, úgy az érintett szervezet kontrollerét értesíti az algoritmus módosításának szükségességéről; a feladat végrehajtója a Pénzügyi Iroda
13
3.2. Havi önköltségszámítás 3.2.1. PH havi önköltségszámítás
14
A feladatok végrehajtója a Polgármesteri Hivatal könyvelése
Szükség esetén új kalkulációs egység, illetve költséghely azonosító felvétele az előző funkció szerint. Szállítói számlák kalkulációs egységekre, illetve költséghelyekre könyvelése. Bérfeladás kalkulációs egységekre, illetve költséghelyekre könyvelése. Kiadást érintő vegyes könyvelési tételek kalkulációs egységekre, illetve költséghelyekre könyvelése. A tárgyhavi tételek lekönyvelésének megtörténte után általános költségek felosztása; a feladat végrehajtója a Polgármesteri Hivatal kontrollere: o költséghelyi általános kiadások felosztása a költséghelyhez tartozó kalkulációs egységekre o az intézményi általános kiadások felosztása az intézményhez tartozó kalkulációs egységekre Kalkulációs egységek fajlagos önköltségének meghatározása; a feladat végrehajtója a Polgármesteri Hivatal kontrollere
15
3.2.2.
NSZK havi önköltségszámítás
16
A feladatok végrehajtója a NSzK könyvelése
Szükség esetén új kalkulációs egység, illetve költséghely azonosító felvétele az előző funkció szerint. Szállítói számlák kalkulációs egységekre, illetve költséghelyekre könyvelése. Raktári kivételezések kalkulációs egységekre, illetve költséghelyekre könyvelése. Bérfeladás kalkulációs egységekre, illetve költséghelyekre könyvelése. Kiadást érintő vegyes könyvelési tételek kalkulációs egységekre, illetve költséghelyekre könyvelése. A tárgyhavi tételek lekönyvelésének megtörténte után általános költségek felosztása; a feladat végrehajtója a NSzK kontrollere: o költséghelyi általános kiadások felosztása a költséghelyhez tartozó kalkulációs egységekre o az intézményi általános kiadások felosztása az intézményhez tartozó kalkulációs egységekre Kalkulációs egységek fajlagos önköltségének meghatározása; a feladat végrehajtója a NSzK kontrollere
17
3.2.3.
KÖVA-KOM havi önköltségszámítás
18
A feladatok végrehajtója a KÖVA-KOM könyvelése
Szükség esetén új kalkulációs egység, illetve költséghely azonosító felvétele az előző funkció szerint. Szállítói számlák kalkulációs egységekre, illetve költséghelyekre könyvelése. Raktári kivételezések kalkulációs egységekre, illetve költséghelyekre könyvelése. Bérfeladás kalkulációs egységekre, illetve költséghelyekre könyvelése. Kiadást érintő vegyes könyvelési tételek kalkulációs egységekre, illetve költséghelyekre könyvelése. A tárgyhavi tételek lekönyvelésének megtörténte után általános költségek felosztása; a feladat végrehajtója a KÖVA-KOM kontrollere: o költséghelyi általános kiadások felosztása a költséghelyhez tartozó kalkulációs egységekre o az intézményi általános kiadások felosztása az intézményhez tartozó kalkulációs egységekre Kalkulációs egységek fajlagos önköltségének meghatározása; a feladat végrehajtója a KÖVA-KOM kontrollere
19
3.3. Önköltségek kiértékelése 3.3.1. Önköltségek havi/negyedéves/éves kiértékelése
A feladatok végrehajtója a Polgármesteri Hivatal, NSzK, KÖVA-KOM kontrollere: 20
Kalkulációs egységek bázis időszaki fajlagos önköltségének összevetése tárgyidőszakéval; eltérés %-ának meghatározása kimutatás készítése. Kalkulációs egységek előző időszaki fajlagos önköltségének összevetése tárgyidőszakéval; eltérés %-ának meghatározása, kimutatás készítése. Kalkulációs egységek bázis időszaki teljes önköltségének és a kalkulációs egységek számosságának összevetése tárgyidőszakéval; eltérések mértékeinek és %-ának meghatározása, kimutatása. Kalkulációs egységek előző időszaki teljes önköltségének és a kalkulációs egységek számosságának összevetése tárgyidőszakéval; eltérések mértékeinek és %-ának meghatározása, kimutatása.
21
3.4. Önköltségek elemzése
22
A feladatok végrehajtója a Polgármesteri Hivatal, NSzK, KÖVA-KOM kontrollere:
Eltérések okának feltárása; eltérés jellegének minősítése: eseti, vagy tartós. Eltérés hatásának csökkentésére/megszüntetésére milyen beavatkozás szükséges. Tartósnak minősülő eltérés várható, számszerűsített hatása az adott pénzügyi évre Meghozandó pénzügyi/gazdálkodási intézkedések meghatározása az eltérések kezelhetőségére. Döntés előkészítő dokumentum összeállítása, érintetteknek továbbítása
23
4. KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁS NYILVÁNTARTÁS
A teljes Önkormányzatra egységes – egyetlen – kötelezettségvállalási funkció; a feladatainak végrehajtója azonos a beszerzést végrehajtóéval (az NSZK, vagy PH). Egyetlen számítógépes alkalmazás legyen minden intézményre és a társaságra vonatkozóan használva. Megvizsgálandó az igényelt funkcionalitásnak megfelelő, magas fokú integráltságot biztosító alkalmazás szállítója rendszerének bevezethetősége. 24
4.1. Gazdálkodási keretek kialakítása, karbantartása
25
a
költségvetés
elfogadása
előirányzatoknak,
illetve
keretgazdákra
biztonsági
és
után
az
KÖVA-KOM
intézményenkénti
esetén
tartalékra
–
a
a
költség
finanszírozási
éves tervnek tervnek
megfelelően - havi keretekként való javasolt lebontása; a feladat végrehajtója:
Önkormányzat és
PH vonatkozásában Pénzügyi Iroda
vezetője és kontrollere, többi Intézményre NSZK kontrollere, valamint a KÖVA-KOM kontrollere
a havi keret javaslatoknak gazdasági ügyviteli rendszerben nyilvántartásba vétele; a feladat végrehajtója: Önkormányzat és PH vonatkozásában Pénzügyi Iroda kontrollere, többi Intézményre NSZK kontrollere, valamint a KÖVA-KOM kontrollere
havi gazdálkodási keret javaslatok bevételi ütemtervvel való ellenőrzése: szükség szerint javasolt keretösszegek módosíttatása, majd keretek jóváhagyása; a feladat végrehajtója: Pénzügyi Iroda vezetője
az érintett gazdálkodó intézmények tájékoztatása a havi gazdálkodási keretek megküldésével; a feladat végrehajtója: NSZK kontrollere
amennyiben szükséges, az évközi előirányzat módosulás miatti keret módosítások végrehajtása, abban az esetben meg kell vizsgálni a módosítás okát o
az
egyik
lehetőség
a
teljes
előirányzat,
illetve
költségterv
módosításából fakadó keretmódosítás, amelyet a nyilvántartásban át kell vezetni, így létrejönnek a módosított havi keretek (ez azt jelenti,
hogy
a
havi
költségvetés/költségterv feladat
végrehajtója:
keretek
a
mindenkori
keretgazdánkénti Önkormányzat
és
havi PH
aktuális
lebontása);
a
vonatkozásában
Pénzügyi Iroda vezetője és kontrollere, többi Intézményre NSZK kontrollere, valamint a KÖVA-KOM kontrollere o
a másik lehetőség a tartalék terhére végrehajtandó keret módosítás kezelése,
átvezetése
a
nyilvántartáson,
amelynek
a
fenti
tevékenységhez hasonlóan a módosított keretek létrejötte az eredménye
a
feladat
végrehajtója:
Önkormányzat
és
PH
vonatkozásában Pénzügyi Iroda vezetője és kontrollere, többi Intézményre NSZK kontrollere, valamint a KÖVA-KOM kontrollere
26
a folyamat záró lépéseként az érintett intézményeket tájékoztatni kell a havi keretmódosítások megtörténtéről; a feladat végrehajtója: NSZK kontrollere
27
4.2. Kötelezettségvállalások kezelése Kötelezettségvállalások három eltérő módszerrel kezelendők: 4.2.1. Személyi jellegű kifizetések és járulékaik kezelése
28
a személyi jellegű kifizetések és járulékaik kötelezettségvállalása esetében o a KIR előző havi bérfeladása alapján, vagy eseti megbízásos szerződés
alapján
előzetes
kötelezettségvállalás;
a
feladat
végrehajtója Pénzügyi Iroda, illetve NSzK kontrollere, valamint a KÖVA-KOM kontrollere o
tárgyhavi bérfeladás-, vagy tárgyhóban teljesítés igazolt megbízás alapján
előzetes
kötelezettségvállalás
feloldása,
tényleges
kötelezettségvállalás nyilvántartásba vétele; a feladat végrehajtója Pénzügyi Iroda, illetve NSzK kontrollere, valamint a KÖVA-KOM kontrollere o
bér és járulékok átutalása alapján kötelezettségvállalás feloldása, tényleges
felhasználás
nyilvántartásba
vétele;
a
feladat
végrehajtója Pénzügyi Iroda, illetve NSzK pénzügyi ügyintézője, valamint a KÖVA-KOM pénzügyi ügyintézője
29
4.2.2. Rendszeres dologi beszerzések kezelése
30
a
rendszeres
dologi
beszerzések
kötelezettségvállalási folyamat
két
esetben is elindulhat: o
keret
gazda
által
a
megkötött
keretszerződésre
előzetes
kötelezettségvállalás nyilvántartásba vétele; a feladat végrehajtója: keretgazda o
kiírt
pályázatra
előzetes
kötelezettségvállalás
nyilvántartásba
vétele; a feladat végrehajtója: keretgazda o
megkötött
szerződésre,
megrendelésre
időpontjára
kötelezettség
vállalás
a
fizetés
nyilvántartásba
teljesítési
vétele
(lásd
Beszerzés modellben), érintett keret(ek) lefoglalása, a feladat végrehajtója: keretgazda o
ha a beszerzés előkészítése során készült az előzetes kötelezettség vállalás,
abban
az
esetben
annak
csökkentése;
a
feladat
végrehajtója: keretgazda o
a befogadott szállítói számla könyvelésre történő megérkezését követően a számlán lévő fizetési határidővel a számla összege szerinti kötelezettség vállalás csökkentése; a feladat végrehajtója: PH, illetve NSzK, valamint KÖVA-KOM szállítói számla könyvelője
o
a
szállítói
számla
átutalása
alapján
tényleges
felhasználás
nyilvántartásba vétele; a feladat végrehajtója Pénzügyi Iroda, illetve NSzK, valamint KÖVA-KOM pénzügyi ügyintézője a tényleges keret felhasználás nyilvántartásba vétele
31
4.2.3. Közüzemi szolgáltatók kezelése
32
a közüzemi szolgáltatók esetén: o
a megkötött szerződésre a bázis hónap fogyasztásának aktuális árával képzett összegére előzetes kötelezettségvállalás; a feladat végrehajtója: keretgazda
o
a tárgyhavi számla alapján előzetes kötelezettségvállalás feloldása, tényleges kötelezettségvállalás nyilvántartásba vétele; a feladat végrehajtója: PH, illetve NSzK és KÖVA-KOM szállítói számla könyvelője
o
a számla átutalása alapján tényleges felhasználás nyilvántartásba vétele; a feladat végrehajtója Pénzügyi Iroda, illetve NSzK és KÖVAKOM pénzügyi ügyintézője.
33
4.3. Engedélyezett készpénzes eseti beszerzés kezelése
34
a folyamat indulásának kiváltó oka a készpénzes beszerzés engedélyezése, amelyet követően a készpénz ellátmány összegével előzetes kötelezettség vállalás
nyilvántartásba
vétele
történik
a
rendszerben;
a
feladat
végrehajtója: PH, illetve NSzK pénztáros
ezt követően kiadja a készpénzellátmányt Igénylőnek, ezzel egy időben a rendszerben
létrehozza
a
kiadási
pénztárbizonylatot;
a
feladat
végrehajtója: PH, illetve NSzK pénztáros
a készpénzes beszerzés megtörténte után, illetve a készpénz ellátmánnyal előleggel való elszámolás során az Igénylő átadja a készpénzes számlát, valamint a felvett ellátmányból megmaradt összeget (amennyiben maradt) a pénztárosnak, aki ezt követően a számla alapján feloldja az előzetes kötelezettségvállalást; a feladat végrehajtója: PH, illetve NSzK pénztáros
a folyamat zárásaként a valós keret felhasználásnak a tényleges keret terhére való nyilvántartásba vétele; a feladat végrehajtója: PH, illetve NSzK pénztáros
35
5. BESZERZÉS
A
teljes
Önkormányzatra
egységes
–
egyetlen
–
beszerzési
funkció;
a
feladatainak végrehajtója az NSZK, és részben a PH. Egyetlen számítógépes alkalmazás legyen minden intézményre vonatkozóan használva. Megvizsgálandó egy – az igényelt funkcionalitásra magas fokú integráltságot biztosító – rendszer szállítója rendszerének bevezethetősége.
36
5.1. Üzemeltetéshez, működtetéshez kapcsolódó beszerzések 5.1.1. Működtetéshez, üzemeltetéshez kapcsolódó beszerzések előkészítése
37
az összes Intézmény tárgyévi költségvetésén és a bázis adataik elemzésén alapuló beszerzési terv készítése; a feladat végrehajtója: NSZK/PH keretgazda az elkészített beszerzési terv továbbítása az egyes intézmények vezetői részére; a feladat végrehajtója: NSZK/PH/KÖVA-KOM keretgazda beszerzési terv letárolása; a feladat végrehajtója: intézményvezető keretszerződés kötéshez - értékhatártól függően – közbeszerzési eljárás indítása, vagy szállítók kiválasztása, ajánlatkérések; a feladat végrehajtója: NSZK/PH/KÖVA-KOM keretgazda pályázatok/ajánlatok kiértékelése; a feladat végrehajtója: NSZK/PH/KÖVA-KOM keretgazda a közbeszerzési eljárás vagy az ajánlattételi eljárás nyertes(ei)vel szerződéskötési kezdeményezése, a feladat végrehajtója: NSZK/PH/KÖVAKOM keretgazda az aláírt keretszerződés nyilvántartásba vétele (előzetes kötelezettségvállalás a köt. váll. funkcióban); a feladat végrehajtója: NSZK/PH/KÖVA-KOM keretgazda szállító adatainak berögzítése gazdálkodási ügyviteli rendszerben; a feladat végrehajtója: NSZK/PH/KÖVA-KOM keretgazda
38
5.1.2. Működtetéshez, üzemeltetéshez kapcsolódó beszerzések lebonyolítása
39
(max. 2-4 hétre vonatkozó) rendszeres, vagy eseti igények emailben érkeztetése/begyűjtése (keretellenőrzéssel); küldő az igénylő Intézmény, a feladat végrehajtója: NSZK/PH/KÖVA-KOM keretgazda igények befogadása, vagy szakmai ok, ill. keret hiány miatti elutasítása; erről email küldése igénylőnek (aki a tartalék terhére keretmódosítási kérelemmel élhet, melynek nemleges válasza esetén az igényelutasítás végleges); a feladat végrehajtója: NSZK/PH/KÖVA-KOM keretgazda keretszerződés terhére megrendelés küldése szállítónak, (intézményenkénti keretfoglalások a köt. váll. funkcióban); a feladat végrehajtója: NSZK/PH/KÖVA-KOM keretgazda megrendelés és szállítói visszaigazolás nyilvántartásba vétele; a feladat végrehajtója: NSZK/PH/KÖVA-KOM keretgazda részteljesítés / teljesítés érkeztetése igénylő Intézménynél; szállító által az érkeztetést tartalmazó okmány továbbítása a keretgazdához keretgazda által a szállítólevél/teljesítés igazolás alapján a teljesítés megrendeléssel való összevetése; teljesítés befogadás, ill. elutasítás; a feladat végrehajtója: NSZK/PH/KÖVA-KOM keretgazda az átvételről keretgazdai teljesítésigazolás kiadása, vagy szállító levél igazolása, megrendelés nyilvántartásba a teljesítés bejegyzése; a feladat végrehajtója: NSZK/PH/KÖVA-KOM keretgazda (szállítói számla érkeztetése,) számla összevetése megrendelés nyilvántartással; befogadás = számla igazolása (szállító, s ha kell, raktárkészlet könyvelése, köt. váll. állapot módosítása), vagy az elutasítás közlése a szállítóval; a feladat végrehajtója: szállítói számla könyvelője megrendelés nyilvántartásba számla befogadás bejegyzése, a feladat végrehajtója: szállítói számla könyvelője év végén keretszerződés lezárása, szállító minősítésének bejegyzése; a feladat végrehajtója: NSZK/PH/KÖVA-KOM keretgazda
40
5.2. Egyedi beszerzések (beruházás, felújítás, rendezvények szereplői) 5.2.1. Egyedi beszerzések előkészítése
41
tervezett beszerzés értékének vizsgálata; a feladat végrehajtója: NSZK/PH/KÖVA-KOM keretgazda az érintett Intézmények költségvetése alapján pályázati anyag elkészítése; a feladat végrehajtója: NSZK/PH/KÖVA-KOM keretgazda amennyiben szükséges, értékhatár (8 m Ft felett) miatt közbeszerzési eljárás kezdeményezése; a feladat végrehajtója: NSZK/PH keretgazda 8 m Ft alatti érték esetében pályázati, ajánlattételi anyag összeállítása és továbbítása a szóba jöhető szállítók részére; a feladat végrehajtója: NSZK/PH/KÖVA-KOM keretgazda pályázat (közbeszerzés) meghirdetése, ill. pályázók meghívása (előzetes kötelezettségvállalás); a feladat végrehajtója: NSZK/PH/KÖVA-KOM keretgazda pályázatok kiértékelése; a feladat végrehajtója: NSZK/PH/KÖVA-KOM keretgazda nyertes(ek) kiválasztása, szerződés megkötése; a feladat végrehajtója: NSZK/PH keretgazda szerződés nyilvántartásba vétele (kötelezettségvállalás a köt. váll. funkcióban); a feladat végrehajtója: NSZK/PH/KÖVA-KOM keretgazda
42
5.2.2.
Egyedi beszerzések lebonyolítása
43
részteljesítés / teljesítés érkeztetése az érintett Intézménynél; szállító által az érkeztetést tartalmazó okmány továbbítása a PH / NSZK / KÖVA-KOM keretgazda részére a szállítólevél/teljesítés igazolás alapján a teljesítés szerződéssel való összevetése; teljesítés befogadás, ill. elutasítás; a feladat végrehajtója: PH / NSZK /KÖVA-KOM keretgazda az átvételről keretgazdai teljesítésigazolás kiadása, vagy szállító levél igazolása, szerződés nyilvántartásba a teljesítés bejegyzése; a feladat végrehajtója: PH / NSZK / KÖVA-KOM keretgazda (szállítói számla érkeztetése,) számla összevetése szerződéses nyilvántartással; befogadás = számla igazolása (szállítói számla könyvelése, köt. váll. állapot módosítása), vagy az elutasítás közlése a szállítóval; a feladat végrehajtója: szállítói számla könyvelője szerződés nyilvántartásba számla befogadás bejegyzése, a feladat végrehajtója: szállítói számla könyvelője az utolsó számla kiegyenlítése után a szerződés lezárása, szállító minősítése; a feladat végrehajtója: PH / NSZK / KÖVA-KOM keretgazda
44
