ÁROP-1.A.5-2013 Államreform Operatív Program keretében megvalósuló „Szervezetfejlesztés a konvergencia régiókban lévő önkormányzatok számára”
Szakmai és támogató folyamatok felülvizsgálata
Tanácsadói Dokumentum
Nyékládháza Város
Tartalom Bevezetés ............................................................................................3 Helyzetelemzés .....................................................................................4 Standardizálás a közigazgatás területén ................................................5 Jelenlegi standardizálási gyakorlat Nyékládháza Város Önkormányzatánál . 7 Szakmai és támogató folyamatok rendszere Nyékládháza Város Önkormányzatánál ................................................................................8 Működési folyamattérkép: ...................................................................9 Nyékládháza Város Önkormányzata által kiválasztott három folyamat felülvizsgálata..................................................................................... 10 Adózási folyamat .............................................................................. 10 Iratkezelés és iktatás felülvizsgálata ................................................... 14
Bevezetés Jelen tanácsadói dokumentum célja, hogy bemutassa Nyékládháza Város Önkormányzatánál az ÁROP-1.A.5-2013 pályázat keretei között megtartott program alkalmával megfogalmazott operatív javaslatokat. A „Szakmai és támogató folyamatok felülvizsgálata, 3 kiválasztott folyamat újratervezése” tevékenység keretén belül ez a dokumentum tartalmazza a három reprezentatív folyamat rendszerét, valamint javaslatokat a rendszer optimalizálására. A tanácsadások során igyekeztünk javaslatokat megfogalmazni arra, hogy hogyan lehetne csökkenteni a kiválasztott folyamatok erőforrásigényét (pl.: hogyan lehet a folyamat kevésbé időigényes, vagy hogyan lehet az költséghatékonyabb). Illetve próbáltunk a három folyamat újratervezésére egy-egy reprezentatív modellt megalkotni. A program keretei között megtartott workshopokon sorra vettük Nyékládháza Város Önkormányzatának működési folyamatrendszerét. Ezután felülvizsgáltuk azt a három folyamatot, melyet az Önkormányzat a pályázatban megjelölt. Ezek az alábbiak:
Iratkezelés, irattárazás
Iktatás
Adózási folyamat
Az önkormányzat célkitűzésében azért a fenti három folyamatot jelölte meg, amely jelenleg a legnagyobb erőforrásigényt támasztja munkavégzésükben. Ezek a munkafolyamatok széles körben érintik a munkatársakat, tehát cél a munkaszervezet életét átható munkafolyamatok átszervezése, amivel a lehető legnagyobb erőforrás-megtakarítást eredményezi.
Helyzetelemzés A kelet-európai országokban a tudományos alapon szerveződő emberi erőforrás-menedzsment egészen a kilencvenes évekig nem volt jellemző. Ennek politikai okai voltak. A rendszerváltozások időszakában az átalakulás nagy kihívásai közé tartozott a teljes foglalkoztatáshoz szokott vezetők számára az elbocsátások miatti átszervezés. Ebben az időben nagy változáson ment át a humánerőforrás-gazdálkodás gyakorlata, ami a legtöbb országban hatással volt a közszolgálatra is. Magyarországon ezek a változások egészen későn jelentek csak meg. Az új rendszerhez azonban alkalmazkodnia kell a közszférának is, az önkormányzatoknak is fontos a hatékonyságot vizsgálni, ugyanis nem mindegy hogy mire és mennyit költenek költségvetésükből. A közigazgatás hatékony, gazdaságos és eredményes működésének kialakításához szükséges a folyamatok tudatos szervezése. A várt eredményeket meghozhatja a feladatok megoldási módszereinek meghatározása és a célok eléréséhez szükséges feltételek és erőforrások definiálása. A tudatos folyamat-menedzsment a versenyszférában már jó ideje működik, az önkormányzatoknál azonban még csak most kezd elterjedni. Ahhoz azonban, hogy a gazdaságosság és hatékonyság követelménye az ő esetükben is megvalósuljon a célok alapján meghatározott feladatok részfeladatokra bontása, majd ezek egyes szervezeti egységekhez való telepítése, tehát a munkamegosztás hatékony szervezése szükséges. Az önkormányzatok működésében az elsődleges munkamegosztás hagyományosan funkcionális alapon történik, tehát homogén szakmai egységeket különítenek el egymástól. A hatáskörmegosztás tekintetében ezek a szervezetek erősen centralizáltak és lineárisak, vagyis egy szervezeti egység vagy személy csak a felettes szervezeti egységtől vagy személytől kaphat utasítást. A hatékonyság növelését szolgáló folyamatmenedzsment kialakításának lépései:
Célok meghatározása
Végrehajtási fázisokra bontás
Folyamatok meghatározása
Logikai rendszerbe helyezés (folyamatmodell)
szakmai, szervezési, szabályozási, költségtervezési, információellátási, minőségbiztosítási
Feltételek meghatározása
VÉGREHAJTÁS
Fontos a szervezeteknél a folyamatelvű kontroll megvalósulása, ugyanis ezzel hangolható össze a rendszer egésze. A munkafolyamatban a végrehajtási tevékenységeket elemekre bontjuk és meghatározzuk hogy kinek mit kell tennie, minek kell elkészülnie a célok elérése érdekében. Az önkormányzatoknál kialakult gyakorlat szerint a munkatársak maguk szervezik a feladatokat munkafolyamatokká. Ezen gyakorlat szerint a tudás nem válik közös tudássá, tapasztalati kinccsé, így nem örökítődik át. A folyamatorientált menedzsment erre a problémára kínál megoldást, a munkafolyamatok módszeres kialakításával, dokumentálásával, valamint fenntartásával.
Standardizálás a közigazgatás területén A standardizálás fogalma általánosságban a folyamatokra vonatkozó szabályozást jelenti. A munkafolyamatok során felhasznált erőforrások összetétele, a folyamattal eltöltött idő a lehető leghatékonyabb kell, hogy legyen. A standardizálás fogalma a közigazgatásban is értelmezhető, hiszen hasonlóan egy szolgáltató vállalathoz az önkormányzatok esetében is cél a lehető legnagyobb ügyfél-elégedettség elérése, a lehető legkevesebb forrás felhasználásával. Az önkormányzatok esete eltér a vállalkozásokétól, hiszen
azok számára a túlélést jelenti a hatékonyság, nyereség közigazgatás azonban nem versenykörülmények között működik.
elérése,
a
Míg a nem standardizált folyamatok az ellenőrzésre építenek, ami korántsem nevezhető hatékonynak, hiszen a hibák javítására csak a folyamat végén adódik lehetőség. A standardizált folyamat azonban hatékonyabb, hiszen minden egyes lépést meghatározott keretek között kell végrehajtani, így az ellenőrzés folyamatba épített módon zajlik, ami a hiba felmerülésekor azonnali javítását teszi lehetővé. A standardizálásnak természetesen költsége van, tehát csak abban az esetben érdemes alkalmazni, ha a folyamat gyakran ismétlődik, vagy a kockázati tényezője magas. A közigazgatásban éppen ezért még a standardizálás kezdeti szakaszában van, az utóbbi évek önkormányzati feladatainak átalakulása nyomán azonban a változásmenedzselés fontos eszköze lehet. A fejlődés irányvonala a Magyary Program célrendszerében is látható, hiszen megjelenik benne a standardizálás, mint a belső eljárások megalapozásának és racionalizálásának eszköze, a hatékony nemzeti közigazgatás megvalósulása érdekében. A változásokat azonban hátráltatja a közigazgatás rugalmatlansága és a régi rossz beidegződések, pedig a környezeti kihívásokra való gyors és megfelelő reakció képessége manapság elengedhetetlen feltétele a fennmaradásnak. A szervezeti szükséges: • • •
változások
eléréséhez
három
dolog
elengedhetetlenül
Célok pontos kijelölése, és megismertetése, elfogadtatása szervezet tagjaival; Vezetői elkötelezettség elérése a célok mellett; Esetleges szervezeti ellenállások megfelelő kezelése.
a
Az önkormányzatok esetében tehát fontos egy szemléletváltozást elérni, a stratégiai gondolkodásmódot erősíteni a szervezeti hierarchia teljes vertikumában. Ehhez folyamatosan kell fejleszteni a humánerőforrást, melynek első lépése, hogy minden munkahelyen megfelelő kompetenciával rendelkező munkatárs dolgozzon, aki innovatív, kreatív megoldási képességgel alkalmas a változások véghezvitelére.
A hatékonyság növelése érdekében a párhuzamosságokat meg kell szüntetni, valamint el kell érni a stratégiai szemlélet kialakulását, hogy ne az egyéni érdekek érvényesüljenek a szervezetivel szemben. A program során cél tehát a hatékonyság-csökkentő tényezők kiszűrése, és megszűntetése.
Jelenlegi standardizálási gyakorlat Nyékládháza Város Önkormányzatánál A Magyarország Helyi Önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. törvényben az önkormányzatok működése részletesen szabályozva van. Ebben megjelenik, hogy a Hivatal ellátja az önkormányzat működésével, a polgármerster vagy a jegyző feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek döntésre való előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatokat, közreműködik az önkormányzatok egymás közötti, valamint az állami szervekkel történő együttműködésének összehangolásában. A Polgármesteri Hivatal törvényes működését a hatályos jogszabályokon kívül az azok alapján készülő alapdokumentumok is meghatározzák. Nyékládháza Város Önkormányzatánál is a Hivatali Szervezeti és Működési Szabályzaton kívül vannak - annak mellékletét képező - a szakmai és gazdasági munka vitelét segítő szabályok, munkamegosztási megállapodások, munkaköri leírások: Számviteli Politika Számlarend Eszközök és források értékelési szabályzata Bizonylati rend, és bizonylati album Önköltség számítási szabályzat Pénzkezelési szabályzat Felesleges vagyontárgyak hasznosításának és selejtezésének szabályzata Közszolgálati szabályzat Adatvédelmi és számítástechnikai szabályzat Informatikai rendszer használatának szabályzata Ügyrend Belső ellenőrzési szabályzat Iratkezelési szabályzat Kötelezettségvállalási szabályozás, ellenjegyzés, érvényesítés rendjének szabályzata Pályázati szabályzat
Ezen szabályzatok adják az SzMSz-szel Nyékládháza Város Polgármesteri Hivatalának működésének jogi alapjait. A hivatali folyamatok teljes körűen szabályozottak, ebből adódóan a standardizáltság az önkormányzat esetében megvalósul, különös tekintettel a pénzügyi- számviteli területekre.
Szakmai és támogató folyamatok rendszere Nyékládháza Város Önkormányzatánál Polgármester Jegyző Aljegyző
Műszakipályázati ügyintéző
Munkaügyipályázati ügyintéző
Titkársági ügyintéző
Igazgatási ügyintéző
Adóügyi ügyintéző
Pénzügyi vezető
Pénzügyi gazdálkodási ügyintéző
A fenti ábrán látható a Polgármesteri Hivatal belső felépítése a munkamegosztás és a zökkenőmentes ügymenet céljából. Tekintettel a köztisztviselők alacsony létszámára valamint az általuk ellátandó feladatok sokszínűségére a horizontális szervezeti tagozódás hiányában nem került sor specializálódásra, az ellátandó feladatokat a jegyző határozza meg a munkaköri leírásokban. A szervezetfejlesztési folyamat ezen eleménél nem a folyamatrendszer átfogó vizsgálata a cél, hanem az önkormányzat által kiválasztott három folyamat felülvizsgálata, valamint javaslatok kidolgozása azok hatékonyabbá tételére.
Működési folyamattérkép:
Ügyfelek - Egészségügyi és szociális ügyek - Kulturális és idegenforgalmi ügyek - Engedélyek, igazolások - Hatósági ügyek, szabálysértések - Adózási ügyek
Ügyfélkapcsolati folyamatok
Városüzemeltetés városfejlesztés
- Településfejlesztési ügyek, városfejlesztési stratégia kidolgozása - Önkormányzati beruházások - Településüzemeltetés
Támogató folyamatok
-
Pénzügyek, költségvetés Számvitel Humánerőforrás gazdálkodás Informatika
Minden más szervezethez hasonlóan az önkormányzatoknak is az ügyfelek kiszolgálása az elsődleges céljuk, valamint a minél magasabb ügyfélelégedettség elérése. Ennek értelmében kell alakítani az ügyfelekkel kapcsolatos szakmai folyamatokat, valamint a szakmai folyamatok zavartalanságát biztosító támogató folyamatokat is. A lakosság - mint az önkormányzat ügyfelei - közvetlen kapcsolatba kerül minden nap ezekkel a folyamatokkal szociális, adózási, kulturális vagy hatósági ügyintézés kapcsán. Emellett persze látják a város fejlődését, a közszolgáltatások üzemeltetésének rugalmasságát. Ahhoz, hogy a közszolgáltatásokat problémamentesen tudja az önkormányzat biztosítani szükség van támogató apparátusra. Ide sorolható a költségvetés felosztása, pénzügyi döntések meghozatala, humánerőforrás gazdálkodás, informatikai szoftver- és eszközellátottság.
Nyékládháza Város Önkormányzata által kiválasztott három folyamat felülvizsgálata Az önkormányzatnál tartott programokon egy-egy alkalommal a megjelölt három folyamatot elemeztük. A workshopok során alkalmazott módszertan: Jelenlegi gyakorlat áttekintése
Problémás pontok megjelölése Megoldási javaslatok keresése brainstorming keretében
A három kiválasztott folyamat pedig az alábbi:
Adózási folyamat
Iratkezelés
Iktatás
Adózási folyamat Nyékládháza Város Polgármesteri Hivatalában két fő adóügyi ügyintéző dolgozik. Ők látnak el minden helyi adózással kapcsolatos feladatot. A helyi adók rendszere az alábbiakat foglalja magában Nyékládházán:
Építmény és telekadó: Nyékládháza Város Önkormányzatának 10/1991. (XI. 26.) sz. rendelete szabályozza az építmény és telekadó rendszert. Ez alapján 1992-óta szedik e két adófajtát. A rendelet alapján építményadót kell fizetni a város közigazgatási területén lévő nem lakás céljára szolgáló építmények (üdülők, műhelyek, üzletek, raktárak, irodák, mezőgazdasági épületek) után. Az adót annak kell fizetni aki az év első napján az építmény tulajdonosa. Az adó mértéke 500 Ft/m2 évente üdülő ingatlan után, zártkerti gazdasági építmény, iroda, üzlethelyiség, raktár után pedig 250 Ft/m2. A telekadóra vonatkozó feltételek hasonlóak, az önkormányzat illetékességi területén lévő belterületi földrészek után kell fizetni. Mértéke beépítetlen telek esetében 60 Ft/m2. Az adókötelezettséget bevallás benyújtásával köteles az adóalany bejelenteni. Az adó mértékét a jegyző határozatban állapítja meg, befizetni félévente két részletben kell III.15. és IX.15 – ig kell. Helyi iparűzési adó Nyékládháza Város Önkormányzatának 11/1991. (XI.26.) sz. rendelete alapján kell az adóalanyoknak helyi iparűzési adót fizetniük. A rendelet alapján adóköteles az önkormányzat illetékességi területén az állandó vagy ideiglenes jelleggel végzett vállalkozási tevékenység. Állandó jelleggel végzett tevékenység esetén az adó alapja – az értékesített termék, illetőleg végzett szolgáltatás - nettó árbevétele csökkentve az eladott áruk beszerzési értékével és a közvetített szolgáltatások értékével,az anyagköltséggel, továbbá az alapkutatás, alkalmazott kutatás, kísérleti fejlesztés adóértékben elszámolt közvetlen költségével. Állandó jelleggel végzett tevékenység esetén az adó évi mértékének felső határa az adóalap 2 %-a. Ideiglenes jelleggel végzett tevékenység esetén az adó mértéke naptári naponként legfeljebb 5.000 Ft
Iparűzési adó megfizetése: a vállalkozó az adóelőleget félévi részletekben az adóév március 15–ig illetve szeptember 15–ig köteles megfizetni. A vállalkozónak az iparűzési adóról a adóévet követő év május 31 – ig kell bevallást tennie. A vállalkozók számára az önellenőrzési és változás bejelentési lap, bejelentkezési, adatváltozási bejelentés, bevallási nyomtatvány (állandó jellegű iparűzési tevékenységnél), önrevíziós nyomtatvány, bevallási nyomtatvány (ideiglenes jellegű iparűzési tevékenységnél) a város honlapjáról letölthető. A városban iparűzési adót fizető vállalkozások száma 450 401, nagyjából a 85%-uk mindig határidőre teljesít is. Az adózás folyamatábrája: Bevallások beérkezése Bevallás ellátása iktatószámmal Szignálás (aljegyző) Feldolgozás Fizetési felhívás megküldése adóelőleg megállapításáról
Egyéb helyi adók Nyékládháza Városában a fentieken kívül gépjárműadót valamint talajterhelési díjat is kell fizetni a lakosoknak. A talajterhelési adó viszonylag kevés ingatlant érint, Azoknak kell fizetni akik nem csatlakoznak a csatornahálózatra. A városban nem szednek sem idegenforgalmi, sem kommunális adókat.
Követeléskezelés A helyi adóbevallások feldolgozása után, és a fizetések esedékessé válása után egy hónapot várnak a hivatalnál, majd fizetési felszólítást küldenek. Amennyiben az adózó többszöri felszólítás után sem tesz eleget kötelezettségének továbbadják az ügyet. Az önkormányzat együttműködési megállapodást kötött 2008–ban egy bírósági végrehajtóval. Ennek oka, hogy korábban nagyon humánus módon kezelték a dolgot, nem alkalmaztak igazi szankciókat csak felszólításokat küldtek, letiltást is viszonylag kevés esetben küldött az önkormányzat. Ennek azonban nem volt érezhető hatása, nem nőtt a teljesítési kedv tőle. Ezért 2011-ben született egy döntés, melynek nyomán nagyjából 170 ügyben kezdeményeztek eljárást. Ennek hatására mára jelentősen csökkent a kintlévőség állomány, továbbá javult az adófizetési morál. Megfogalmazott problémák Nyékládháza város önkormányzatánál tartott rendezvények során megfogalmazott problémák között volt az általuk használt szoftverek elavultsága. Jelenleg - több más önkormányzathoz hasonlóan - az ONKADO szoftvert használják mely amellett hogy elavultnak számít (DOS alapú), nehézkesen frissíthetők vagy karbantarthatók. Emellett a program a mai napig a hagyományos mátrix nyomtatót kezeli csak, aminek az üzemeltetése ugyan olcsó, de lassú és nem minőségi. Folyamatlassító tényezőként említették továbbá, hogy sem borítékra sem csekkre nem tudnak nyomtatni a mostani rendszerben. Az ügyfelek gyakran szóvá teszik, hogy miért kapnak üres csekket. Ez sokszor problémát is okoz a hibás kitöltések miatt, ugyanis azok akik több féle adónemben kapnak csekket előfordul hogy összekeverik azokat, az adózók által kitöltött csekken sok esetben olvashatatlan a név, cím. Beazonosítása sok időt vesz el, időigényes a pénzforgalom bekönyvelése. Ennek a rendbetétele sok plusz munkát jelent az adózással foglalkozó kollegáknak az önkormányzatnál.
Javaslatok a problémák kiküszöbölésére Egyik hatékonyságjavító tényező lenne egy új helyi adókat kezelő szoftver beszerzése. A programmal szembeni elvárás lenne, hogy hatékonyan tudjon működni az önkormányzat által jelenleg használt operációs rendszerrel, valamint kommunikálni tudjon az önkormányzatnál használatban lévő nyomtatókkal. A csekken történő fizetési problémákat megoldhatja, ha a szoftver és a nyomtató kitöltött csekket tud produkálni. Ez jelentős idő és költségmegtakarítást eredményezne, ugyanis a dolgozóknak nem kellene időt tölteni az ügyfelek téves befizetéseinek helyrerakásával. Hatékonyságnövelő tényezőként merült fel a megbeszélések során az elektronikus bevallás lehetővé tétele. Ez nem csak az ügyfelek számára jelentene idő és költségmegtakarítást, hanem az önkormányzatnak is. Az elektronikus űrlapon beküldött bevallások feldolgozása - egy alkalmas szoftver esetén - sokkal gyorsabb és hatékonyabb. A szoftver csökkentheti a hibák lehetőségét is, amivel csökkenhetnek a hiánypótlások. Hosszabb távon stratégiai célként lehet megjelölni az ügyfélkiszolgálás minőségének javítása érdekében az ügyfélkapu létrehozását. Ezen keresztül az ügyfelek láthatnák akár évekre visszamenőleg is hogy milyen kötelezettségeik keletkeztek, abból mennyit és mikor elégítettek ki, valamint hogy mennyi hátralékuk van még, milyen fizetési határidővel.
Iratkezelés és iktatás felülvizsgálata Az iratkezelés, irattárazás valamint iktatás egymással szorosan összefüggő folyamatok, így ezeket egy pontban értékeltük a program során. Nyékládháza Város Önkormányzatánál a dokumentumkezelés jelenleg teljes mértékben papíralapon történik, digitalizálást nem végeznek. Az önkormányzathoz érkezett, valamint az ott keletkezett iratokkal kapcsolatos feladatokat az Iratkezelési Szabályzat tartalmazza.
A beérkező iratok kezelésének folyamata Beérkezés, átvétel, ellenőrzés Nyilvántartásba vétel, érkeztetés Iktatás A vezető kiszignálja az iratot ügyintézésre Az iratok szétosztása Ügyintézés Irattárba helyezés Selejtezés
A beérkező iratokat egy fő kezeli, veszi át. Az ő feladata ellenőrizni a küldeményeket, azt hogy a csomag/boríték sértetlen-e, címzés megfelelő-e, sürgős megjelöléssel érkezett-e. Ezután következik az iratok nyilvántartásba történő bevezetése. A küldeményeket érkeztetni kell. A küldeményeket az arra felhatalmazott személy felbontja, iktatóbélyegzővel lepecsételi (átvétel dátuma, mellékletek). A küldeményeket annak felbontásakor ellenőrizni is kell. Amennyiben az irat jelzett mellékletei hiányoznak, azt írásban rögzíteni kell és jelezni a feladónak. Az iktatás történhet hagyományos alapon, kézi módszerrel, azonban napjainkban elterjedtebb a számítógépes iktatási rendszer - ilyen van Nyékládháza Város Polgármesteri Hivatalában is. Az irat iktatásának célja, hogy megállapítható legyen az irat beérkezésének pontos ideje, intézkedésre jogosult neve, irat tárgya, elintézés módja, esetleges iratkezelési feljegyzések
és az irat megtalálási helye. A vezető az iratok átnézése után kiszignálja azokat ügyintézésre. Az irattárazásra külön szabályzat vonatkozik. Ebben rögzítve van az iratok kezelésének módja, tételszámozás, megőrzési idők és helyek. Az iratok életének végpontja a selejtezés. Ez a művelet különös odafigyelést igényel, nehogy olyan iratot semmisítsenek meg amely még a jövőben szükséges lehet. A selejtezés Nyékládháza Város Önkormányzatánál is selejtezési bizottság felállításával és közbenjárásával történik, és jegyzőkönyv készül róla. Megfogalmazott problémák és javaslatok Az iratkezeléssel kapcsolatos legnagyobb feltárt probléma az, hogy az iratkezelési szabályzat nem naprakész. Ennek mihamarabbi javítását, aktualizálását javasoljuk. Az alábbiakban kiemeljük ezeket: 5.1. A hivatalhoz érkezett küldemények A hivatalhoz érkezett küldemények jellemzően a következők lehetnek: - levél, - fax, - postai csomag, - postai utánvételes csomag, - csomagküldő szolgálattól érkezett csomag, - csomagküldő szolgálattól érkezett utánvételes csomag. A küldemények érkezhetnek: - a postai úton (levél, csomag, utánvételes csomag), - csomagküldő szolgálattal, futárszolgálattal (levelek, csomagok, utánvételes csomagok), - kommunikációs eszközök segítségével (fax), - közvetlenül, személyesen az ügyféltől (levél, egyéb irat). A fentiek alapján hiányát tapasztaltuk a jelenlegi iratkezelési szabályzatban, hogy az érkezett iratok, küldemények között nem szerepel email. Az elektronikus levél manapság azonban már teljesen elfogadott és elterjedt iratforma, a hivatalos szervek is egyre gyakrabban használják.
12. Iratok továbbítása, postázása (expediálás) 12.1. Az iratkezelési feladatok ellátásának ellenőrzése Az iratkezelőnek ellenőriznie kell, hogy - az aláírt, illetőleg hitelesített és bélyegzőlenyomattal ellátott leveleken végrehajtottak-e minden kiadói utasítást, - a mellékleteket csatolták-e. Az ellenőrzést követően fel kell jegyezni a továbbítás keltét és ennek tényét - az irat másolatán, valamint - az előadói munkanaplóban. 12.2. Az iratok továbbítás előtti csoportosítása A küldeményeket a továbbítás módja szerint kell csoportosítani (posta, külön kézbesítő, futárszolgálat stb.). Hasonló módon a kimenő levelekről, iratokról szóló részben sem szabályozott az elektronikus levél. További szabályozást igényel az elektronikus levelek archiválásának szabályozása. 6.7. Az iratok érkeztetése Minden beérkezett küldeményt érkeztetni kell. Nem kell érkeztetni és iktatni a következő küldeményeket: - könyveket, tananyagokat; - reklámanyagokat, tájékoztatókat; - meghívókat; - nem szigorú számadású bizonylatokat; - bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratokat; - pénzügyi bizonylatokat, számlákat (külön szabályozás szerint); - munkaügyi nyilvántartásokat; - anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat; - közlönyöket, sajtótermékeket; - visszaérkezett tértivevényeket.
Javasoljuk ezen pont felülvizsgálatát is, különös tekintettel a pénzügyi bizonylatok, számlák iktatására. Az iktatásra vonatkozóan - amennyiben az önkormányzatnál teljes mértékben áttértek az elektronikus iktatásra - javasoljuk a 7. Iktatás fejezet átvizsgálását. A programmal történő iktatás esetén az iktatókönyv mint eszköz elveszti létjogosultságát, ezért a szabályzatból is kikerülhetnek a rá vonatkozó utasítások. A szabályzat aktualizálásán kívül javasoljuk továbbá az önkormányzat számára, hogy a beérkező/kimenő iratokat digitalizálják, és ilyen formában is tárolják. Ez csökkentheti a költség valamint időráfordítást, ugyanis egy megfelelő elektronikus rendszerben gyorsabban vissza lehet keresni egy-egy iratot, mint egy nagy irattárban. Az elektronikus tárolás helytakarékosabb, olcsóbb és környezetkímélőbb is mint a papír alapú. Egy megfelelő rendszerben szabályozhatóak a hozzáférési jogosultságok is, amivel bizalmas iratokhoz csak az illetékes személyek juthatnak hozzá. Hosszú távon tehát - amennyiben az önkormányzat anyagi lehetőségei engedik - érdemes bevezetni az elektronikus dokumentumkezelő programot összekapcsolva egy elektronikus levelező és iktatóprogrammal is.
