SYNTESS SOFTWARE NIEUWSBRIEF
Synformatief VO O R DE NAUTISCH E BRA N CH E
EERSTE EDITIE 2011
In dit nummer: Stevens Nautical Alles-in-1-softwarepakket Werkbonnen en uren Efficiënte urenregistratie
J A C H T H AV E N S
WAT E R S P O R T W I N K E L S
De Synformatief gaat nautisch!
ERVARING AR I JA
J A C H T R E PA R AT I E B E D R I J V E N
K AL T VA 25 HE
JACHTBOUWERS
T VAK AL 2 5 HE ERVARING AR IN JA
N
Alle relevante informatie op een rij
Kennismaking met Stevens Nautical Stevens Nautical begon in 1984 in Raamsdonksveer. De verhuizing naar Heijningen was een goed moment om de automatisering aan te pakken. > meer op pag. 2
Agenda
Nautische bedrijven hebben behoefte aan goede en geïntegreerde software. Door een professionalisering in de branche is er steeds meer behoefte aan goede informatiesystemen. Een volledig geïntegreerd ERP-pakket om de klant van dienst te kunnen zijn, commerciële activiteiten efficiënt te kunnen uitvoeren en een goed inzicht te hebben in de eigen financiële situatie. Syntess Software kent die problematiek vanuit de installatiebranche en biedt nu ook oplossingen voor nautische bedrijven. Met meerdere gebruikers van Syntess
Elektro Vakbeurs
Atrium Nautisch werden de puntjes op de i gezet en heeft Syntess als leverancier
Evenementenhal Hardenberg
voor deze branche de editie Syntess Atrium Nautisch beschikbaar.
6 t/m 8 december 2011
In deze uitgave staat één van deze gebruikers centraal, Stevens Nautical uit Heijningen. Dit bedrijf is een paar jaar geleden van start gegaan met Syntess Atrium Nautisch. U leest welke voordelen het pakket voor Stevens heeft. Verder Volg ons op Twitter voor de meest recente updates! @SyntessSoftware!
besteden we aandacht aan urenregistratie; een lastig onderwerp, zeker bij jachtbouwers. Wij wensen u veel leesplezier toe.
SYNTESS SOFTWARE NIEUWSBRIEF VO O R DE NAUTISCH E BRA N CH E
Kennismaking met Stevens Nautical
S T E V E N S
N A U T I C A L
Alle werkzaamheden onder één dak
Stevens Nautical is in 1984 van start gegaan in het mooie
grote werkloods. Eén zijde van de loods is bedoeld om
Raamsdonksveer. De heer Stevens senior begon toen met
grove werkzaamheden uit te voeren, zoals slijpen en
voornamelijk de bouw van nieuwe jachten, op een terrein
lassen. In het andere gedeelte vindt de afwerking plaats,
van duizend vierkante meter grond. Anno 2011 is Stevens
tot en met het schilderwerk. Bij Stevens wordt volop aan
Nautical gevestigd in Heijningen, op 11.000 vierkante
schepen gewerkt en dat doen ze voorzichtig. Dat
meter grond, gelegen aan het Volkerak.
merk je temeer bij het opbokken in de loods, waar veelvuldig geklop op de romp de plaats van de spanten
De directie van Stevens Nautical bestaat uit Gulion en
hoorbaar maakt.
Perry Stevens. Waar Perry zijn voorliefde uitoefent voor commerciële doelstellingen, voelt Gulion zich het beste
Dat Stevens Nautical een gerenommeerd bedrijf is, blijkt
thuis als werkvoorbereider en is hij verantwoordelijk voor
wel uit het feit dat verzekeringsmaatschappijen schade-
de hele administratieve bedrijfsvoering. Het bedrijf telt
gevallen laten herstellen bij dit bedrijf. Het laatste schip
vier vaste medewerkers. Daarnaast worden, afhankelijk
dat werd binnengebracht, betrof een kruiser die was ge-
van de hoeveelheid werkzaamheden, een aantal flexibele
legen naast een recent ontploft jacht. Naast genoemde
medewerkers ingedeeld. Stevens voert alle denkbare
werkzaamheden biedt Stevens plaats aan ongeveer 120
werkzaamheden uit met een forse 30-tons kraan en een
schepen voor stalling.
Gulion Stevens:
‘Geen softwarekoppelingen alsjeblieft!’ Toen Stevens Nautical verhuisde van Raamsdonksveer
boekhouder werd een softwarepakket aangeschaft.
naar Heijningen was dat voor Gulion Stevens een goed
Dit online boekhoudpakket werd letterlijk voor de
moment om de automatisering aan te pakken. Een
boekhouding gebruikt. Het pakket hield in dat er een
koppeling tussen verschillende pakketten wilde hij graag
debiteuren-
voorkomen: ‘Je weet nooit bij wie je moet aankloppen als
Achteraf miste het veel elementen die Gulion met zijn
iets niet werkt.
voortdurend groeiende inzicht graag zou willen. ‘Een
en
crediteurenbestand
aanwezig
was.
debiteur uit het boekhoudpakket kon je bijvoorbeeld De wens van Gulion was om
niet gebruiken om een mailing of brief te sturen.’
direct klanten- en boteninformatie beschikbaar te hebben.
Er ontstond een bijna onwerkbare situatie. De software-
Via
werden
leverancier werd uitgenodigd voor een uitbreiding,
flarden informatie opgeslagen
maar al snel bleek dat een praktische oplossing niet
op verschillende computersyste-
aanwezig was. Niet alleen was het pakket financieel
allerlei
macro’s
men; van Excel-sheets tot MS
georiënteerd en niet afgestemd op de werkvloer; ook
Word-documenten. Gulion: ‘Je wist nooit waar je iets
moesten er koppelingen worden gemaakt. Dat is iets
moest terugvinden en de informatie bleek te traag
waar Gulion een duidelijke aversie tegen heeft: ‘Je weet
wanneer ik het nodig had.’ Op advies van de toenmalige
nooit bij wie je moet aankloppen als iets weer niet werkt.’
SYNTESS SOFTWARE NIEUWSBRIEF VO O R DE NAUTISCH E BRA N CH E
Syntess Atrium Nautisch
Alles-in-1 softwarepakket Syntess Atrium is een softwarepakket dat zeer veelvuldig wordt gebruikt bij installerende bedrijven, waaronder ook meerdere botenbouwers. Het kent een duidelijk andere opzet dan andere ERP-softwarepakketten, want
A L L E S - I N - 1
werkvloerapplicaties vormen de basis voor de financiële administratie. In het geval van Stevens Nautical vormen klanten de basis van de werkzaamheden die het bedrijf uitvoert. Klanten hebben één of meerdere boten, met eigenschappen als lengte, breedte, aantal masten, etc. Deze eigenschappen worden binnen Syntess Atrium Nautisch een onbeperkt aantal niveaus toe te voegen. Zo is het
tovert hij er vervolgens een goed uitziende offerte uit.
mogelijk om voorschip, achterschip en verdiepingen aan
Deze offerte kan direct worden gemaild, gefaxt of
te geven en deze te voorzien van installaties zoals motor,
afgedrukt in elk gewenst formaat.
elektrische installatie of watervoorziening. Na opdracht staan de gecalculeerde materialen klaar Componenten
voor de werkvoorbereiding, waarna de materialen
Elke installatie kan worden opgezet met componenten,
worden besteld of uit het magazijn worden gehaald.
desgewenst tot bouten en moeren aan toe. ‘Wanneer
Voor nautische bedrijven met een gesloten magazijn kan
Stevens Nautical een onderhoudsbeurt uitvoert aan een
er worden gereserveerd op voorraad. Bij Stevens is het
voor ons nog onbekende boot, nemen we gelijk de
magazijn ‘open’. Dat is logisch wanneer je kijkt naar de
tijd om alle componenten toe te voegen aan de
bedrijfsgrootte. De voorraad wordt visueel bijgehouden.
installatiegegevens. Dat maakt het onderhoud de volgende keer makkelijker’, zegt Gulion Stevens. ‘In
Webselectie artikelen
geval van calamiteiten, bijvoorbeeld op vakantie, is een
Syntess
telefoontje voor ons genoeg om alle informatie aan de
toeleveranciers om artikelen en condities in te lezen.
telefoon naar voren te halen, met een enkele druk
Deze gegevens zijn overal in het pakket te gebruiken, of
op een toets. Toch wel heel prettig wanneer iemand
je nu een factuur maakt of een werkbon gereedmeldt. Er
zijn schroef verliest en we kunnen snel zorgen voor een
is ook een webservice met 2BA actief; een systeem
juist formaat nieuwe.’
waarbij artikelen geclassificeerd zijn. De nautische sector
Atrium
beschikt
over
inleesroutines
voor
denkt hierover na. Met de ‘webselectie artikelen’ van Offerte
Syntess Software is het mogelijk om artikelen vanaf de
Bij reparatie van een schip wil de verzekeringsmaat-
website van de leverancier op te pakken en mee te
schappij of de klant een heldere offerte hebben. De
nemen naar Syntess Atrium. Een methode die meer en
calculatiemodule van Syntess Atrium Nautisch biedt
meer zal worden toegepast. Het voordeel daarvan is:
uitkomst. Perry Stevens kan via die module snel een
actuele informatie en beschikbaarheidsinzicht bij de
calculatie maken. En via de correspondentiemodule
leverancier.
S O F T W A R E
vastgelegd bij het bewuste vaartuig. Het is mogelijk om
SYNTESS SOFTWARE NIEUWSBRIEF VO O R DE NAUTISCH E BRA N CH E
Alle informatie direct mobiel beschikbaar
Online uw werkbonnen en uren boeken
M O B I E L E
D I E N S T E N
Stevens
Nautical
maakt
voor
de
meeste
klussen
Voordeel
werkbonnen. Deze zijn bedoeld om de gewerkte uren en
Het grootste voordeel van Syntess Atrium Nautisch voor
verbruikte materialen te registreren. Syntess Software
Stevens Nautical? ‘Alle informatie is altijd in no-time
heeft een handige webwerkbon ontwikkeld, waarmee
beschikbaar. Dat komt omdat alles echt geïntegreerd
medewerkers eenvoudig hun werkzaamheden kunnen
aanwezig is in één systeem: bootgegevens, klant-
boeken. Vooral bij projecten in de loods houden werk-
gegevens, installatiegegevens, financiële gegevens’,
nemers dagelijks de uren bij, met daarbij de uitgevoerde
vertelt Gulion. ‘Dat is erg handig wanneer er bijvoor-
taken, zoals lassen en lakken. Nu doen ze dat nog
beeld een klant belt.’ Ook handig is dat Syntess een
handmatig op een urenstaat, die Gulion Stevens in het
mailing genereert voor de stalling, waarin alle zaken
systeem moet boeken op het betreffende werk. Zodoende
worden vermeld, tot en met het doorrekenen van de
is er altijd zicht op de nacalculatie van betreffende boot en
stallingprijzen. Door slechts een handtekening te
de gewerkte uren van de medewerkers.
plaatsen zijn de bekende klanten van Stevens Nautical ervan verzekerd dat hun schip veilig de winter door zal
Eenvoudig
komen in de stallingsfaciliteit.
Om dit proces nog verder te vereenvoudigen, heeft Syntess Software een webwerkbon ontwikkeld voor de medewerkers. De webwerkbon is een internetapplicatie die alleen een browser nodig heeft. Daarom is hij uitstekend geschikt voor tablets. Denkt u bijvoorbeeld aan de iPad van Apple of de Galaxy Tab van Samsung. Uiteraard kan in de loods ook een touchscreen met een internetverbinding worden gebruikt. De monteur kan op een eenvoudig scherm met grote knoppen zijn uitgevoerde werkzaamheden, materiaalverbruik of uren ingeven. Met de mobiele werkbon is het mogelijk om monteurs papierloos aan te sturen. Medewerkers kunnen via een planscherm
worden
ingedeeld
op
taak
en
werk.
Geboekte uren en materialen vormen het onderhanden werk. Dit kan eenvoudig worden gefactureerd, hetzij als onderdeel van een aangenomen werk, hetzij op regiebasis. Bij Stevens Nautical is de complete administratieve verwerking operationeel, tot en met telebankieren. Afspraken met betrekking tot rekeningen worden in het proces vastgelegd.
SYNTESS SOFTWARE NIEUWSBRIEF V O O R DE NAUTISCH E BRA N CH E
Syntess Software biedt de oplossing
mobiel apparaat (Ipad etc) of op een systeem in de loods
Dat is een veelgestelde vraag die zeker ook leeft bij
op een centraal punt. Deze uren komen ook direct terecht
jachtbouwers en reparatiebedrijven. Syntess Software
in Syntess Atrium waardoor het overtypen van urenbriefjes
biedt een handige werkvloerapplicatie waarmee mede-
of weekstaten tot het verleden behoren. Deze uren
werkers eenvoudig hun handelingen vastleggen.
komen uiteindelijk terecht op een werkbon, project of factuur. Tevens is de 40-uurs controle beschikbaar.
Bij jachtbouwers staan veel schepen in de loods waaraan door verschillende medewerkers wordt gewerkt. Vaak
Voor jachtbouwers en reparatiebedrijven die hun mede-
zijn medewerkers ook aan meerdere schepen tegelijk
werkers digitaal willen aansturen, heeft Syntess een
bezig. Reparatiebedrijven die op regiebasis werken,
grafisch planscherm. Hierop worden medewerkers naar
hebben de uren nodig om te factureren, terwijl bouwers
taak ingedeeld en worden verlof, ziekte e.d. geregistreerd.
een duidelijke nacalculatie van een nieuw gebouwd schip
Op het planscherm is precies te zien welke werkzaamheden
wensen. En dan zijn er nog buitendienstmedewerkers die
per dag, per medewerker, uitstaan.
regelmatig naar een locatie toe moeten, om ter plekke een boot met een defect te repareren.
Open ruimtes geven aan dat er op die tijdstippen geen werkzaamheden staan gepland. Deze kunnen eenvoudig
Hoe behoud je in zulke situaties overzicht en kun je
worden opgevuld zodat de medewerkers optimaal
medewerkers goed aansturen? Syntess Software biedt
worden ingedeeld. Het planscherm kan tevens de monteur
een oplossing: een webbased werkvloerapplicatie. Deze
direct aansturen. De planner kan op het planscherm
applicatie “draait” via een internetbrowser en kan dus
volgen in welke fase de monteur is met het werk. De
gebruikt worden op pc’s met een internetverbinding of
planner ziet op zijn planbord
op zogenaamde tablets, zoals de Galaxy Tab van Samsung
of iemand aan het reizen is,
of de Ipod van Apple. Via een korte handeling met grote
op lokatie aan het werk is of
drukknoppen registreert de medewerker zijn taken die
dat deze klaar is en aan het
hij heeft uitgevoerd. In een loods betekent dat dat de
registreren is. Dit wordt weer-
monteur wanneer deze aan meerdere schepen werkt, na
gegeven via iconen in het
afloop van iedere taak dit snel kan registreren op een
planbord.
VOOR MEER INFORMATIE KUNT U BELLEN MET DE AFDELING VERKOOP VAN SYNTESS SOFTWARE, TELEFOONNUMMER 088 - 40 80 410.
Gorinchem | Spijksedijk 16a | 4207 GN Gorinchem | Tel. 088 - 40 80 410 | Fax 088 - 40 80 411 |
[email protected] Zierikzee | Gouwepoort 2 | 4301 RZ Zierikzee | Tel. 088 - 40 80 410 | Fax 088 - 40 80 411 |
[email protected]
T VAK AL 2 5 HE ERVARING AR IN JA
N
ERVARING AR I JA
E F F I C I Ë N T
Hoe kun je efficiënt tot een goede urenregistratie komen?
K AL T VA 25 HE
O V E R Z I C H T
Uw urenregistratie zo efficiënt mogelijk
