Syntess Software Nieuwsbrief Voor de Technisch Dienstverlener
Synformatief Editie voorjaar 2015
CV en Loodgieter In dit nummer Profiteren van integratie
Elektrotechniek
Koeltechniek
Beveiliging
Sanitair
Profiteren van integratie
Meer efficiëntie met Syntess Atrium
Ga voor meer efficiëntie met de geïntegreerde
Meer Jaren Onderhouds Plan
Business Software Syntess Atrium
Inzicht met MJOP
Een module uitgelicht
ARTIKELEN
Syntess Atrium Checklisten
RELATIES
HANDEL
Syntess en Sport Allround kampioen in Business Software
Seminar Mobiel werken 24 april | Stadion De Grolsch Veste
Training MJOP 28 mei | Syntess Software Gorinchem
SERVICE
BIM/CAD
MATERIEEL OFFREREN KANTOOR
Op de agenda
PROJECTEN CALCULEREN
DOSSIER & KLANTPORTAL
en trotse supporter van Ireen Wüst
STAMGEGEVENS
BEGROTEN
PLANNEN
RESERVEREN
BESTELLEN
FACTUREREN
WERKVLOER
MAGAZIJN
CREDITEUREN
FINANCIËN
PROJECTHISTORIE
GROOTBOEK
DASHBOARD
RAPPORTAGE
Seminar Mobiel werken 29 mei | AFAS Stadion Alkmaar Eenvoudig gesteld zijn er twee keuzes te maken als het gaat om software voor de bedrijfs-
Seminar Mobiel werken
voering. Best Of Breed of geïntegreerde software. Het mogelijke voordeel dat te behalen is
19 juni | Parkstad Limburg Stadion
door de beste deeloplossingen te kiezen, wordt vrijwel altijd teniet gedaan door de kosten die samengaan met het laten samenwerken van die onderdelen en het onderhoud daarop. Het is
Inschrijven kan via onze website.
Een uitgave van Syntess Software BV T 088-40 80 410 | www.syntess.nl
mede om die reden dat geïntegreerde software de hoge waardering geniet die het verdient. Syntess Software biedt met Syntess Atrium het business softwarepakket voor de technisch dienstverlener op het gebied van projectmatige, service, logistieke, buitendienst en financiële administratie. Eén totaaloplossing op één database van één leverancier. In dit nummer de integratie van het Meer Jaren Onderhouds Plan (MJOP) in Syntess Atrium.
twitter.com/SyntessSoftware linkedin.com/company/syntess-software
Voor een vrijblijvend en kosteloos intakegesprek en/of productpresentatie kunt u contact met ons opnemen via
[email protected] of bel ons.
Meer Jaren Onderhouds Plan Een goede MJOP geeft o.a. inzicht in het moment en de kostprijs van het onderhoud MJOP is niet nieuw, vooral voor de gebouwen van gemeentelijke, provinciale en rijksoverheid zijn al ruim honderd jaar plannen bekend voor het beheer en onderhoud. Vanwege de toegenomen vraag van opdrachtgevers aan onze Syntess Atrium-gebruikers, is strategisch nagedacht over de opzet ervan in onze oplossingen. Om een gedegen MJOP op te kunnen stellen, dient men idealiter gebruik te maken van de gegevens die al bekend zijn in de projecten- en serviceadmi-
Een goede MJOP geeft het inzicht in op welk moment en met welke regelmaat er werkzaamheden moeten worden uitgevoerd aan elementen en installaties in objecten en tegen welke kosten dat zal gebeuren.
nistratie. Daarom heeft Syntess Software het planningsdeel en het
Actueel
prognosedeel ontwikkeld als integraal onderdeel van Syntess Atrium. Inzicht in MJOP wordt verlangd door de eigenaar van objecten.
Omdat in de projecten- en serviceadministratie van Syntess Atrium
De meest voorkomende reden om een MJOP te willen, is om grip
bekend is welke elementen en installaties er in en aan een object
te krijgen op toekomstige kosten van het uit te voeren onderhoud
aanwezig zijn, was het van belang dat de planning en de kosten-
en/of de vervanging van (onderdelen van) installaties. Een onder-
ramingen in de toekomst gezien geïntegreerd zouden worden.
houdsplan is dan essentieel wanneer een eigenaar of een gebruiker
Daarom beschikt het huidige Syntess Atrium over de onderdelen
voor het vastgoed strategische plannen wil opstellen. Vanuit de
planning, prognose en conditieregistratie.
strategie ontstaat een financieel beleid. Dat beleid vraagt om een gedegen, goed onderbouwde en begrijpelijke planning van het onderhoud en inzicht in de te verwachten kosten.
Planning Een planning is gebaseerd op tijd. Per vastgesteld tijdstip wordt zo precies mogelijk vastgelegd wat de werkzaamheden zijn, waaraan
Nog steeds ontbreekt er regelmatig een visie op vastgoed en het
deze worden uitgevoerd en wat de globale kosten zijn. Het is dus
daaruit ontwikkelde beleid. Het gevolg is dat er uitsluitend financiële
zo vooraf te bepalen wat er wanneer moet gebeuren. In Syntess
criteria zijn om beslissingen te nemen over al dan niet uit te voeren
Atrium betekent dit visueel inzicht in de plandata van de service-
onderhoud. Er wordt dus onderhoud uitgevoerd omdat er op dat
contracten. Dit eventueel via een week- of maandplanning. Zie ook
moment geld beschikbaar is.
het getoonde voorbeeld.
Dit inzicht in de planning is de basis voor het aanmaken van de onderhoudswerkbonnen en de bepaling of er in een periode voldoende mankracht is.
Syntess Software Nieuwsbrief Voor de Technisch Dienstverlener
Het is in Syntess Atrium mogelijk om het scherm Capaciteitsoverzicht
Een Meer Jaren Onderhouds Plan geeft een integraal beeld van
te raadplegen. Dit scherm biedt inzicht in de beschikbare capaciteit
tijdstip van onderhoud, geld of budget voor onderhoudskosten en
van uw mensen en de benodigde capaciteit naar aanleiding van de
de gewenste kwaliteit van de installatie. Met andere woorden, de
onderhoudsverplichtingen.
optelling van de hiervoor genoemde punten. Op een strategisch niveau geeft MJOP inzicht in:
Prognose De begroting is gebaseerd op het aspect geld. Per vastgesteld
•
Het moment en de kostprijs van onderhoud;
tijdstip wordt vastgelegd wat het onderhoud op dat moment zo
•
De werklast die gepaard gaat met het onderhoud;
precies mogelijk kost. Met een meerjarenbegroting is het ook moge-
•
Het resultaat van toegepast onderhoud;
lijk om het verloop van de kosten te volgen en hierop te anticiperen.
•
De financiële randvoorwaarden die noodzakelijk zijn om
In Syntess Atrium wordt inzicht geboden via Contractbeheer. Tevens
bedrijfseconomisch het best onderhoud te plannen en uit te
bieden we de mogelijkheid om met indexeringen in de toekomst
voeren.
te werken, waardoor een nauwkeurigere schatting mogelijk wordt. Het is tevens mogelijk om deze begroting per object of per installatie
Syntess Atrium biedt de oplossingen om aan deze behoefte te
als offerte aan te bieden aan uw opdrachtgever.
voldoen.
Conditieregistratie De raming is gebaseerd op het aspect kwaliteit. Per vastgesteld tijdstip wordt vastgelegd wat de taakomschrijving is, eventueel gevolgd door de bijbehorende financiën. Het aspect kwaliteit komt tot uiting in het meten van de huidige conditie van installatie(s) en deze huidige conditie af te zetten tegen de gewenste conditie. Gewenste en huidige gemeten conditie bestaan uit verschillende niveaus van conditie van de installatie. Een installatie kan door een monteur worden geanalyseerd. Bijvoorbeeld met behulp van een checklist. Dit leidt tot een inschatting van de huidige conditie van die installatie. De opdrachtgever verstrekt vervolgens de gewenste conditie van de elementen/installaties. Via een offerte wordt dit verschil in een investering uitgedrukt. Hierbij is het vaak een afweging tussen de eenmalige investering om de conditie te verbeteren, afgezet tegen de vermindering van de onderhoudskosten. MJOP helpt hierin.
Uitgelicht… …Syntess Atrium Checklisten Syntess Atrium biedt de mogelijkheid om per installatie met één of meerdere checklisten te werken. De checklisten, gekoppeld aan een werkopdracht, kunnen door de gebruiker naar eigen wens en inzicht aangemaakt worden. U stelt de vragen op, de wijze waarop deze beantwoord worden, of de vragen verplicht zijn te beantwoorden, ruimte voor notities, paraferen en/of de handtekening. Deze aangemaakte checklisten kunnen in de stambestanden gekoppeld worden aan de installaties en het servicecontract zodat de checklisten bij het aanmaken van de werkopdrachten automatisch meegezonden worden.
Uitgelicht
Desgewenst is het invullen van de checklist ook verplicht te stellen voor de monteur. In dat geval kan de werkopdracht alleen afgemeld worden als de checklist is ingevuld. Met name voor installaties die moeten voldoen aan extern opgelegde eisen, zoals in de koeltechniek of beveiliging, is deze zekerheid vereist.
Uitbreiding webwerkbon De optioneel verkrijgbare functie Checklisten is een logische uitbreiding op de webwerkbon van Syntess Atrium. De webwerkbon is geheel afgestemd op de monteur die uitgerust is met een tablet. De monteur ontvangt op de tablet in een duidelijk overzicht zijn werkopdrachten met relevante informatie over de klant, de installatiegegevens en historie. Voor onder andere koeltechnische-, noodverlichtings-, beveiligings-, brandveiligheids en CV-installaties wordt de bijbehorende specifieke informatie meegestuurd. De daarbij wenselijke of vereiste checklisten worden ook automatisch ontvangen door de monteur. Zowel de planning als de monteur heeft daar geen omkijken naar.
Zodra de monteur zijn werkopdracht gereedmeldt, zal de checklist bij de werkbon in Syntess Atrium geplaatst worden. Deze is af te drukken en/of te rapporteren. Door de integratie met het door Syntess Software ontwikkelde klantportal zijn deze daar ook zichtbaar voor de opdrachtgever. De opdrachtgever heeft via het
Uitgelicht
klantportal direct inzicht in de actuele stand van zaken.
Highlights Syntess Atrium Checklisten: •
Vragen en antwoorden van de checklisten worden opgeslagen
•
Gebruiker maakt zelf de checklisten en maakt deze beschikbaar
•
Geen restrictie op aantallen checklisten.
in de database en kunnen worden afgedrukt. voor gebruik. •
Parafering en handtekening op checklist mogelijk. (Klant tekent op tablet.)
•
Verplichte velden mogelijk.
•
Geheel geïntegreerd. Automatische verzending en opslag.
Syntess en Sport Syntess Software identificeert zich graag met de fantastische sportvrouw Ireen Wüst. Actief in een oer-Hollandse sport die vele beoefenaars en bewonderaars kent in Nederland en daarbuiten. Door middel van sponsoring draagt Syntess Software bij aan de geweldige carrière van Ireen die naar onze overtuiging nog vele nieuwe hoogtepunten zal kennen. Als trotse supporter bewonderen wij haar winnaarsmentaliteit, haar gedrevenheid en sympathieke presentatie. Het spreekt voor zich dat wij als organisatie ontzettend blij zijn met deze topatlete.
Allround kampioen in Business Software en trotse supporter van Ireen Wüst
Syntess Software | Dokter van Stratenweg 15 | 4205 LA Gorinchem | T 088- 40 80 410 | F 088- 40 80 411 |
[email protected] | www.syntess.nl
