STUURGROEP BIJLAGE 5D. Impactanalyse Binnengemeentelijk Gebruik - Keten BAG-GBA-WOZ-WABO

STUURGROEP BIJLAGE 5D

Impactanalyse Binnengemeentelijk Gebruik Keten BAG-GBA-WOZ-WABO

Inhoudsopgave Inhoudsopgave ....................................................................................... 2   1.  

2.  

3.  

4.  

Inleiding .......................................................................................... 3   1.1.  

Aanleiding en doelstelling ............................................................................ 3  

1.2.  

Doel en kaders impactanalyse ...................................................................... 4  

1.3.  

Aanpak impactanalyse ................................................................................. 4  

1.4.  

Deelnemende gemeenten ............................................................................. 5  

De Wet Algemene Bepalingen Omgevingsrecht................................ 7   2.1.  

Inleiding ...................................................................................................... 7  

2.2.  

Procesketen WABO ...................................................................................... 8  

2.3.  

Procesketen WABO, BAG, GBA en WOZ ........................................................ 8  

Bevindingen ................................................................................... 11   3.1.  

Organisatie ................................................................................................ 11  

3.2.  

Proces ........................................................................................................ 12  

3.3.  

Sturing en bedrijfsvoering ......................................................................... 13  

3.4.  

Informatie/ICT .......................................................................................... 14  

3.5.  

Personeel ................................................................................................... 14  

3.6.  

Kwaliteit .................................................................................................... 15  

3.7.  

Greenfieldbendadering ............................................................................... 16  

Implementeerbaarheid en haalbaarheid Resultaatverplichting ...... 17   4.1.  

Indicatie (grootschalige) implementeerbaarheid ....................................... 17  

4.2.  

Haalbaarheid Resultaatverplichting ........................................................... 17  

4.3.  

Vervolg acties ............................................................................................ 18  

Bijlage 1 Overzicht geraadpleegde partijen .......................................... 19  

1. Inleiding Binnen de overheid wordt gewerkt aan het eenduidig vastleggen van informatie middels basisregistraties. Het stelsel van Basisregistraties krijgt steeds verder vorm. Onderdelen van het stelsel zijn onder andere de basisregistraties GBA (persoonsinformatie), BAG (adressen en gebouwen), NHR (bedrijven), BRI (inkomensgegevens), BRV (voertuiggegevens), BGT (topografische gegevens), RNI (niet-ingezetenen), BRK (kadastrale gegevens), WOZ (waarde onroerende zaken) en de BRO (ondergrondgegevens). Elk van deze basisregistraties kent een verantwoordelijke – de bronhouder – die zorgt voor een goede vastlegging van de gegevens. Deze vastgelegde gegevens krijgen pas waarde wanneer ze gebruikt worden. Eenmalig vastleggen, meervoudig gebruik, waarbij aan burgers en bedrijven geen informatie meer uitgevraagd hoeft te worden die de overheid al weet vanwege het feit dat ze in basisregistraties eenduidig zijn vastgelegd. De impactanalyse binnengemeentelijk gebruik (BGG) richt zich op het gebruik van gegevens uit de basisregistraties in gemeentelijke processen. Door de complexiteit en breedte van de dienstverlening van gemeenten is het totaal te veel om in een keer op te pakken. Daarom hebben we besloten deze impactanalyse op te knippen in verschillende domeinen en processen. Als eerste is de procesketen rondom de BAG-GBA-WOZ-WABO onderzocht. Hierbij geldt de WABO als voorbeeldproces voor vergunningverlening en wordt gekeken op welke wijze bij deze vergunningverlening de gegevens uit de basisregistraties gebruikt worden. Daarnaast wordt gekeken of bij een verleende vergunning de juiste vertaalslag naar de betreffende basisregistraties wordt gemaakt. Immers, het verlenen van bouwvergunning kan effect hebben op zowel de BAG, de GBA als de WOZ.

1.1. Aanleiding en doelstelling Om invulling te kunnen geven aan de overheidsbrede visie op dienstverlening is implementatie van de NUP-bouwstenen noodzakelijk. In de overheidsbrede implementatieagenda voor dienstverlening en eoverheid (i-NUP) is een aantal Resultaatverplichtingen uitgewerkt. Met de vaststelling van het i-NUP hebben gemeenten afgesproken om aan de Resultaatverplichtingen te voldoen. Resultaatverplichting Binnengemeentelijk Gebruik RV 14: Alle gemeenten voldoen aan de wettelijke plicht om de basisregistraties te gebruiken als enige bron van de hierin opgenomen authentieke gegevens en vragen deze niet opnieuw uit. […]

In het kader van de generieke ondersteuning bij de implementatie van het i-NUP is voor gemeenten Operatie NUP ingericht. Operatie NUP helpt gemeenten op het gebied van digitale dienstverlening een stap verder. Meer informatie over Operatie NUP is te vinden op de website van Operatie NUP1. Operatie NUP in context Binnen Operatie NUP maken we impactanalyses van de i-NUP-bouwstenen. Een analyse van de bouwsteen leidt tot conclusies over de implementeerbaarheid van de bouwsteen en de haalbaarheid van de resultaatverplichting. Door een overzicht van de conclusies en bijbehorende acties te geven, biedt een impactanalyse een overzicht van wat nodig is om een succesvolle implementatie in het gemeentelijk domein te bewerkstelligen. Daarbij wordt niet alleen aangegeven wat de impact op de gemeente is, maar in het bijzonder ook wat er generiek nog ingeregeld moet worden, welke acties Operatie NUP, KING, VNG, het bouwsteenprogramma of andere stakeholders op zouden moeten pakken.

1

http://new.kinggemeenten.nl/over-operatie-nup

3

Het is belangrijk vast te stellen dat een impactanalyse zelf niet een handreiking voor gemeenten is. Het document impactanalyse biedt de start voor de ontwikkeling van wat nog nodig is!

1.2. Doel en kaders impactanalyse Impactanalyses worden binnen Operatie NUP uitgevoerd voor de verschillende bouwstenen uit i-NUP. De centrale vraag voor de impactanalyses is: Welke bestuurlijke, organisatorische of infrastructurele maatregelen zijn vanuit gemeenteperspectief wenselijk of noodzakelijk om aan de Resultaatverplichtingen uit i-NUP te kunnen voldoen? De gehanteerde vraagstelling is als volgt: •

Geef een analyse van de procesketen WABO, BAG, GBA en WOZ in het gemeentelijk domein.

•

Geef aan onder invulling van welke randvoorwaarden het mogelijk is de resultaatverplichtingen voor Binnengemeentelijk Gebruik uit het i-NUP per 1-1-2015 te realiseren;

•

Geef daarbij aanbevelingen over de wijze waarop de gestelde randvoorwaarden ingevuld kunnen worden.

Deze rapportage geeft een overzicht van bevindingen op bovenstaande punten.

1.3. Aanpak impactanalyse In deze impactanalyse wordt aangegeven hoe een aantal gemeenten de processen rondom de keten BAG-GBA-WOZ-WABO hebben ingericht en welke aandachtspunten voor gemeenten hieruit naar voren komen. Voor de uitvoering van de impactanalyse is het onderstaande proces doorlopen. Hierbij geldt dat geen overkoepelende begeleidingscommissie is vormgegeven, per participerende gemeente heeft individuele terugkoppeling plaatsgevonden over het bij hen naar voren gekomen beeld. Voor de gedefinieerde thema’s was geen behoefte aan een brede uitvraag middels een co-creatie. Wel hebben verdiepende interviews met gemeenten plaatsgevonden.

4

Op 1juli 2012 is gestart met deze procesketen. Deze impactanalyse is de eindrapportage. Om te komen tot deze rapportage hebben wij de volgende stappen gezet: •

Verzamelen beschikbare relevante documentatie;

•

Interviews met gemeenten (individueel, tevens ook omgevingsdiensten en samenwerkingsverbanden die delen van de keten voor hun rekening nemen);

•

Uitwerken feitelijke bevindingen en conclusies.

Verdieping, draagvlak en representativiteit zijn hierbij belangrijke aandachtspunten. Dit is gerealiseerd door het voeren van een aantal verdiepingsinterviews met vertegenwoordigers van gemeenten.

1.4. Deelnemende gemeenten In totaal hebben we 11 gemeenten gesproken. Deze gemeenten variëren van klein, middelgroot tot groot. Hierbij hebben we afzonderlijke interviews gehouden met de verschillende actoren binnen de onderzochte keten. Denk hierbij aan vergunningverleners, BAG-beheerders en de afdelingen Belastingen en Burgerzaken. Daarnaast hebben gesprekken plaatsgevonden met organisaties die delen van de keten voor hun rekening nemen namens gemeenten. Met de volgende organisaties zijn interviews gehouden. Dit betreffen: • • • • • • • •

De K5 gemeenten (Vlist, Nederlek, Ouderkerk aan de IJssel, Bergambacht en Schoonhoven); Gemeente Oegstgeest; Gemeente Katwijk; Gemeente Horst aan de Maas; Gemeente Teylingen; Gemeente Deventer; Gemeente Apeldoorn; Samenwerkingsverband Hoekse Waard: uitvoering van BAG en WOZ voor gemeenten;

5

• •

Omgevingsdienst Midden-Holland: uitvoering diensten op het terrein van handhaving en toezicht van de bouwregelgeving; Technisch Bureau Krimpenerwaard: toezicht en handhaving.

Gepland stond nog een gesprek met een gemeente die de i-Spiegel al uitgevoerd zou hebben. De iSpiegel analyseert het binnengemeentelijk gebruik van basisregistraties. Het laat zien wat het gebruik van basisregistraties oplevert en nog kan opleveren. De i-Spiegel geeft inzicht in financiële besparingen en maakt verbeteringen van gemeentelijke dienstverlening concreet en helder. Hiertoe voert de i-Spiegel bestandsvergelijkingen uit. Dit geeft inzicht of de gegevens uit basisregistraties ook daadwerkelijk in de processen van de gemeente gebruikt worden. Zodoende geeft dit instrument een kwantitatieve basis voor de verder kwalitatief uitgevoerde analyse middels de interviews. Het is gedurende de doorlooptijd van deze impactanalyse niet gelukt een afspraak te maken met een gemeente die de i-Spiegel al uitgevoerd heeft. Mede oorzaak hiervan is dat de i-Spiegel nog volop uitgerold wordt en pas bij een zeer klein aantal gemeenten uitgevoerd was. Binnen de K5-gemeenten wordt de i-Spiegel binnenkort uitgevoerd. De resultaten hiervan gebruiken we voor een mogelijke herijking van de conclusies van deze impactanalyse. In plaats van gebruik te maken van de iSpiegel is aangesloten bij een traject rondom de Kwaliteit van de BAG, welke in opdracht van het BAG-BAO (Bronhouders Afnemers Overleg van de BAG) is uitgevoerd door het Kadaster, programmabureau iBAG en KING. Voor dit kwaliteitstraject zijn bestandsvergelijkingen uitgevoerd voor alle onderzochte gemeenten. Generieke conclusies hiervan worden in deze rapportage gedeeld. Het doel van dit document is om alle belanghebbende partijen en de deelnemers inzicht te geven in de bevindingen.

6

2. De Wet Algemene Bepalingen Omgevingsrecht 2.1. Inleiding Met het in werking treden van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo) per 1 januari 2010 maken de bouw-, de kap-, de monumenten-, de gebruiks- en de milieuvergunning en diverse vergunningen op basis van gemeentelijke verordeningen plaats voor één integrale omgevingsvergunning. Voor alle activiteiten die onder de omgevingsvergunning vallen wordt in één keer een vergunningprocedure doorlopen. Dat wil zeggen één vergunning via één procedure, met één set indieningvereisten, gevolgd door één rechtsbeschermingprocedure en handhaving door één instantie. Dit in tegenstelling tot de vroegere situatie waarbij een aanvrager meerdere vergunningen nodig had voor het verkrijgen van toestemming, waarbij de diverse vergunningprocedures inhoudelijk en procedureel van elkaar verschillen. Voor de aanvrager biedt de omgevingsvergunning daarom voordelen. De omgevingsvergunning kan daarnaast ook positieve gevolgen hebben voor de gemeente: verhoging van de doelmatigheid, verhoging van de kwaliteit van de dienstverlening en daarmee de bestuurskracht en verlaging van de bestuurslasten. De Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo) geeft dus de kaders aan van de nieuwe omgevingsvergunning. Het overgrote gedeelte van deze omgevingsvergunningen wordt verleend door de gemeente. De Wabo stelt een aantal eisen aan gemeenten: • • • • •

De gemeente moet één loket hebben ingericht voor de omgevingsvergunning; De gemeente moet een aanvraag digitaal kunnen ontvangen; De gemeente moet één vergunning kunnen afgeven voor de in de Wabo geïntegreerde of aangehaakte beschikkingen; De gemeente moet gecoördineerd toezicht kunnen organiseren; De gemeente moet kunnen optreden als één bestuursrechtelijk handhavingorgaan.

Bevoegd gezag De meeste omgevingsvergunningen (95%) worden door de gemeentelijke overheid verleend. In een relatief beperkt aantal gevallen zal de omgevingsvergunning door de provincie worden verleend. Het betreft vooral gevallen waarin nu een milieuvergunning op provinciaal niveau wordt verleend. In dat geval zal de provincie als bevoegd gezag optreden. De gemeente zal dan in ieder geval de bevoegdheid krijgen om advies uit te brengen. In een enkel geval wordt het rijk bevoegd gezag (bijvoorbeeld voor defensie- en mijnbouwinrichtingen). De aanvrager dient zijn vergunningaanvraag bij de gemeente in. Als de provincie of het rijk bevoegd gezag is, stuurt de gemeente de aanvraag door naar het bevoegd gezag. De aanvrager kan er dan ook voor kiezen om de aanvraag rechtstreeks bij de provincie of rijk in te dienen. Op het gebied van milieuvergunningen heeft ook een verandering plaatsgevonden. Vanaf 1 januari 2008 is de 'Activiteiten AmvB' van kracht geworden. Hierdoor zijn een flink aantal vergunningplichtige inrichtingen meldingsplichtig geworden. Wabo-perspectieven De (Wabo)opgaven kunnen vanuit meerdere perspectieven worden bekeken. De opgaven hebben immers impact op diverse aspecten van de organisatie. Ieder van de perspectieven is afhankelijk van de anderen. Het is daarom noodzakelijk dat ze in samenhang worden bekeken. De perspectieven zijn: • Organisatie: veranderingen in de structuur van de organisatie;

7

• • • •

Proces: verandering van de inrichting van het proces; Sturing en bedrijfsvoering: proces aansturing en prioritering vanuit management; Informatie/ ICT: ondersteuning van het proces; Personeel: eisen aan de kennis en competenties.

2.2. Procesketen WABO De Wabo kent de navolgende hoofdprocessen. Deze zijn, Vergunningverlening, Bezwaar en beroep, Toezicht en Handhaving. De hoofdstructuur voor deze processen is daarin als volgt beschreven: Vergunningverlening

Aanleiding

Bevoegd gezag bepalen

Coördinato r bepalen

Bezwaar en beroep

Aanleiding

Bevoegd gezag bepalen

Coördinato r bepalen

Behandele n

Besluiten

Communicere n

Bevoegd gezag bepalen

Coördinato r bepalen

Uitvoeren

Conclusie

Communicere n

Bevoegd gezag bepalen

Coördinato r bepalen

Uitvoeren

Besluiten

Communicere n

Toezicht

Aanleiding

Handhaving

Aanleiding

Tijdens de interviews met de onderzochte gemeenten hebben bovenstaande processen als leidraad gediend. De WABO heeft een grote impact op de processen. Grote uitdaging hierbij is dat meerdere partijen betrokken zijn bij één proces en dit vraagt afstemming en coördinatie, ook bij het gebruik van de vermelde basisregistraties. Concreet betekent dit dat de hoofdprocessen moeten worden ingericht, afgestemd en beschreven. Verder moeten hierin de taken en verantwoordelijkheden duidelijk worden vastgelegd.

2.3. Procesketen WABO, BAG, GBA en WOZ Bij de activiteiten in de procesketen WABO, BAG, GBA en WOZ moet gebruik gemaakt worden van de gegevens uit basisregistraties. Tevens kan de uitkomst van een vergunningverleningsproces bij de

8

WABO aanleiding zijn om de gegevens in basisregistraties aan te passen. Dit geldt voor deze keten in het bijzonder voor de basisregistraties waar de gemeente een wettelijke taak als bronhouder heeft, namelijk BAG, GBA en WOZ.

1. De Gemeentelijke Basisadministratie Persoonsgegevens (GBA) De Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens stelt, als doel "wettelijke regels te stellen ter zake van de gemeentelijke basisadministratie van persoonsgegevens ter bevordering van een doelmatige voorziening van persoonsgegevens, in het bijzonder bij de vervulling van publiekrechtelijke taken, alsmede ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer". De in de Wet GBA aan het gemeentebestuur opgelegde verplichtingen en verleende bevoegdheden met betrekking tot inschrijving, opneming van gegevens en uitschrijving kunnen derhalve slechts worden gehanteerd om dat doel - bevordering van een doelmatig systeem van actuele, betrouwbare persoonsgegevens, waarbij de privacy is gewaarborgd - te bereiken. De Wet GBA geeft daarvoor duidelijke criteria. Weliswaar kan een gemeentebestuur aan de omstandigheid dat een burger wel of niet in de gemeentelijke basisadministratie is opgenomen, gevolgen verbinden op andere gemeentelijke beleidsterreinen (ruimtelijke ordening, huisvesting), maar andersom geldt dat niet: aan argumenten op het terrein van voornoemde beleidsterreinen kunnen geen gronden worden ontleend voor beslissingen met betrekking tot de gemeentelijke basisadministratie. Het verlenen van een omgevingsvergunning kan leiden tot aanpassingen in de GBA. Bijvoorbeeld wijzigingen van huisnummers (huisnummerbesluiten) of het opvoeren van een nieuw adres (bv bij nieuwbouw).

2. De Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) Alle bestuursorganen moeten bij het uitvoeren van hun publiekrechtelijke taak de basisregistraties adressen en gebouwen – net als alle andere basisregistraties binnen het stelsel – gebruiken. Zij mogen niet langer putten uit eigen bestanden maar moeten zoveel mogelijk direct de gegevens betrekken uit de basisregistraties. Dit legt op de bronhouders de verplichting om hun registraties actueel en betrouwbaar te houden. Om dit te kunnen realiseren zijn de afnemende bestuursorganen verplicht om bij gerede twijfel over de juistheid van een authentiek gegeven dit te melden bij de bronhouder van de basisregistratie. Het verlenen van omgevingsvergunning kan leiden tot aanpassingen in de BAG. Bijvoorbeeld het ontstaan van nieuwe objecten (nieuwbouw) of aanpassingen aan bestaande objecten (bv aanbouw) of het ontstaan van een nieuw adres (nieuwbouw).

3. De Basisregistratie Waardering Onroerende Zaken (WOZ) De WOZ-waarde wordt vastgelegd in de Basisregistratie waarde onroerende zaken (Basisregistratie WOZ). Deze Basisregistratie WOZ maakt sinds 1 januari 2009 onderdeel uit van het stelsel van basisregistraties. De WOZ-waarde is het authentieke gegeven binnen deze basisregistratie. Om deze WOZ-waarde te kunnen gebruiken zijn natuurlijk aanvullende gegevens nodig, zoals waardepeildatum, de aanduiding van het object en degene die de WOZ-beschikking heeft ontvangen. Het verlenen van een omgevingsvergunning kan leiden tot aanpassingen in de WOZ. Bijvoorbeeld doordat de waarde van het object herzien moet worden na een verbouwing.

9

Burger/ bedrijf

4. Procesketen WABO, BAG, GBA en WOZ in beeld

Gemeentelijk WABO proces

DIV

Aanvraag indienen

Bericht van ontvangst registreren en verzenden

Ontvangstbevestiging versturen

Inboeken

Besluit registreren en verzenden

Casemaanger

Bericht van ontvangst opstellen Bepalen bevoegd gezag

Voortgang bewaken

Gemeentelijk BAG/WOZ proces

BAG beheerder / WOZ medewerker

Ander bevoegd gezag

Doorsturen

Behandelen

Bericht van ontvangst versturen

Behandelen

Besluiten

Besluiten

BAG register bijwerken / WOZ informeren

Toezicht & Handhaving

Bovenstaand schema geeft inzicht in de procesketen WABO-GBA-BAG-WOZ. De processen voor het bijhouden van de basisregistraties zijn bij de onderzochte gemeenten vaak bij verschillende afdelingen ondergebracht: • De BAG wordt bijgewerkt als bijvoorbeeld door het verstrekken van een omgevingsvergunning (in het kader van de Wabo) toestemming voor bouw of sloop wordt verleend, waardoor panden en verblijfsobjecten ontstaan, verdwijnen of een andere status krijgen. Hierbij zijn in het bijzonder bouw- en woningtoezicht en BAG-beheer betrokken. • Personen worden ingeschreven in de GBA. De GBA is gekoppeld aan de BAG en maakt verplicht gebruik van gegevens uit de BAG. • Gemeentebelastingen maakt voor de belastingheffing volgens de WOZ gebruik van panden, verblijfsobjecten, etc. uit de BAG, percelen uit de BRK (Kadaster) en belastingplichtigen uit de GBA.

10

3. Bevindingen De bevindingen worden gepresenteerd aan de hand van de aspecten: Organisatie, Proces, Sturing en bedrijfsvoering, Informatie/ICT, Personeel en Kwaliteit. Tot slot wordt een greenfieldbenadering geschetst.

3.1. Organisatie Alle onderzochte gemeenten staan de komende jaren voor een grote opgave. Er doen zich diverse maatschappelijke issues voor waaronder de bezuinigingen. Het is duidelijk dat gemeenten keuzes moeten maken. Keuzes die bepaald zullen worden door de politiek en het college. De gemeente verschilt eigenlijk niet van het bedrijfsleven. In deze economische crisis moeten bedrijven ook keuzes maken. Door te innoveren, het verschil te maken met de concurrentie en blijvend meerwaarde te bieden aan de klanten kan het bestaansrecht behouden worden. Daarbij wordt wel degelijk ook gekeken naar doelmatigheid en overhead kosten. Het bedrijf dat niet inspeelt op deze ontwikkelingen, zal ‘stil blijven staan’ en niet meer in staat zijn de meerwaarde ten opzichte van de concurrentie aan te tonen en de kosten van zijn bestaan te verantwoorden. En dus niet overleven. Niet anders is het bij een gemeente. Investeringen moeten beoordeeld worden op hun meerwaarde. Wat levert het op in kwaliteit, kostenbesparing, kortere doorlooptijden, verminderde kwetsbaarheid en verhoogde klantgerichtheid. Hoe kan geïnvesteerd worden op die terreinen die blijvend meerwaarde bieden aan de organisatie, de burgers, bedrijven en andere betrokkenen. Veranderingen in de samenleving zijn van alle tijden. Het openbaar bestuur functioneert in een dynamische omgeving met de daarbij behorende complexiteit. De dynamiek in de samenleving beïnvloedt de visie op en de organisatie van het openbaar bestuur. De afgelopen decennia stonden in het teken van een aantal fundamentele veranderingen. Deze veranderingen hebben met name betrekking op de veranderende verhoudingen tussen burgers, samenleving, politiek en bestuur. Alle onderzochte gemeenten die aan de impactanalyse meegewerkt hebben kijken naar de toekomst. De komende jaren werken zij aan een grootschalige “update” van systemen, werkprocessen, wijze van dienstverlening en inrichting van de bedrijfsvoering in de organisatie. De invoering van de eoverheid stuwt deze beweging voort. Daarmee gaat de deur steeds verder open voor nog verdere vernieuwing in de gemeente. De noodzaak voor doorontwikkeling is helder. Plannen zijn ingericht voor de doorontwikkeling van de organisatie en om te zorgen dat de slag naar de toekomst gemaakt kan worden. Centraal bij de keuzes die gemeenten maken is de vraag welke onderdelen van de keten zelf uitgevoerd wordt en welke uitbesteed wordt aan een partner. De participerende gemeenten hebben hier verschillende keuzes in gemaakt, die variëren van alles zelf doen (bv Horst a/d Maas, Teylingen, Apeldoorn, Deventer) tot samenwerking met tot wel drie verschillende andere organisaties (enkele van de K5 gemeenten). Steeds vaker blijkt schaalvergroting een onmisbare voorwaarde voor het realiseren van strategische doelstellingen van gemeenten. Er wordt samengewerkt op regionale schaal of werkzaamheden worden ondergebracht bij samenwerkingsverbanden c.q. regionale uitvoeringsdiensten. Hierdoor krijgt de gemeenten een andere rol en vragen de uitvoerders van de werkzaamheden bedrijfsprocessen zo effectief en efficiënt mogelijk in te richten, bezuinigingstaakstellingen te realiseren en knelpunten op te lossen. De betreffende uitvoerders zijn ook geïnterviewd. Aangezien zij veelal voor meerdere gemeenten werken en een specifieke taakomschrijving hebben, zijn ze in staat om een effectief en efficiënt proces in te richten. Kosten per deelnemende gemeente zijn volgens de deelnemers lager dan als een gemeente het zelf doet. Wel vereist het gebruik van zulke partijen een andere rol van de

11

gemeente: als opdrachtgever. De onderzochte gemeenten hebben voor hun gevoel niet in alle gevallen voldoende invloed: alternatieven voor de uitbesteding zijn er vaak niet of zijn ingrijpend om door te voeren, managementinformatie waarop gestuurd kan worden is regelmatig beperkt en doordat de betreffende organisaties voor meerdere gemeenten werken is er niet altijd ruimte voor specifiek maatwerk. Ook levert het werken met samenwerkingsverbanden soms tot een veelvoud aan gelegenheidscoalities van partijen die voor enkele taken samenwerken. Waarbij voor andere taken weer met andere partners samengewerkt wordt. Een wirwar aan bestuurlijke arrangementen volgt, wat extra aandacht bij de aansturing vereist. De onderzochte gemeenten beschikken alle over een programmaplan Dienstverlening waarbij is aangegeven hoe tot 1 januari 2015 de E-overheid (KCC en stelsel van Basisregistraties) wordt aangepakt en of ingericht. Hier zijn gelden voor beschikbaar gesteld. Sommige van de onderzochte gemeenten hebben in hun beleid gekozen om gericht te werken aan de kwaliteit van de dienstverlening in de procesketen. Zo is bijvoorbeeld de procesketen in Teylingen en Katwijk gedigitaliseerd en deels geautomatiseerd en wordt er nu verder invulling gegeven aan het programmaplan Dienstverlening. Bij de gemeente Oegstgeest zijn twee projectgroepen aan het werk om vanaf 1 januari 2013 de onderlinge samenhang van de basisregistraties en de procesketen WABOBAG-GBA en WOZ in het bijzonder te automatiseren en te digitaliseren. De gemeente Horst aan de Maas heeft grotendeels de procesketen gedigitaliseerd en daar waar nodig geautomatiseerd. De gemeente Apeldoorn en Deventer hebben de procesketen op dit moment nog niet gedigitaliseerd. Op dit moment wordt gefaseerd verder invulling gegeven aan het programmaplan Dienstverlening. Binnen de K5 gemeenten (Vlist, Ouderkerk aan de Ijssel, Nederlek, Bergambacht en Schoonhoven) is er een projectgroep ingesteld om voor de 5 samenwerkende gemeenten procesvergelijkingen te verrichten om verder te standaardiseren, automatiseren en digitaliseren. Een complexe factor binnen de K5 is de bestuurlijke onduidelijkheid als het gaat om verdergaande samenwerking. De gemeenten Nederlek, Ouderkerk aan de Ijssel en Bergambacht gaan op de ingeslagen weg door terwijl de gemeenten Vlist en Schoonhoven vooralsnog zelfstandig willen blijven. Het beantwoorden van de vraag ‘hoe nu verder’ is op dit moment een bestuurlijke opgave voor de K5-gemeenten. Hierdoor staat de voortgang van het gezamenlijke dienstverleningsplan van de K5 gemeenten onder druk. Aandachtspunten: • •

Opdrachtgeverschap bij uitbesteding (deel van de) gemeentelijke taken Afhankelijkheid van externe partijen

3.2. Proces Binnen de onderzochte gemeenten is de procesketen ingericht. Er is een verschil in gemeenten qua procesinrichting, met name ten aanzien van de digitalisering. Enkele gemeenten zijn hier ‘ver’ in: het gehele proces is gedigitaliseerd en bekeken wordt welke stappen in het proces geautomatiseerd kunnen worden. Andere gemeenten werken meer met proces/procedure afspraken. Met name bij kleinere gemeenten werken procesafspraken vaak heel goed. Betreffende medewerkers zitten fysiek dicht bij elkaar en kunnen makkelijk en snel afstemmen. Tevens zijn de volumes veelal beperkt waardoor digitalisering een relatief grote investering vergt ten opzichte van de te behalen voordelen. Schema’s van de afgesproken procesgang zijn beschikbaar. Bij elke gemeente is met name aandacht gevestigd op de samenwerking tussen verschillende samenwerkingspartners. Dit start reeds bij de ontvangst van een aanvraag. Bij de meeste gemeenten wordt een aanvraag direct ter informatie doorgestuurd aan de BAG-beheerder, opdat die kan kijken hoeveel verwacht werk er aan zit te komen. Dit om te zorgen dat de BAG-beheerder aan het eind van het proces aan de wettelijke mutatietermijn van 4 dagen kan voldoen. Deze wettelijke termijn is voor sommige gemeenten een punt van aandacht. Door diverse oorzaken – soms in samenhang – is het betrouwbaar aan deze termijn voldoen voor sommige gemeenten een probleem. Die oorzaken liggen op het vlak van personele bezetting (1-persoonsfuncties zonder deskundige achtervang), wijze van

12

doorgeven van mutaties (per post) en behandelcapaciteit/-prioriteit bij de (externe) ontvangers van de mutaties. In verband met de kwaliteit en de betrouwbaarheid van de gegevens in de BAG is het van belang dat de mutaties binnen de termijn verwerkt worden door de bronhouders. Vooral gemeenten die de vergunningverlening en/of de bijhouding van de BAG niet in de eigen organisatie uitvoeren moeten hier scherp op toezien. Bij het vergunningverleningproces zijn externe partijen betrokken als adviseur. Dit kan de brandweer zijn, de provincie, waterschap of een milieudienst. Voor uitwisseling van de gegevens wordt in een enkel geval het omgevingsloket online (OLO) gebruikt. Veelal wordt echter email gebruikt. Prints en plots van tekeningen worden zelden meer rondgestuurd. In een enkel geval wordt ook voor de welstand uitsluitend gebruik gemaakt van digitale tekeningen. Een uitzondering op het gebruik van email betreft het per post verzenden van de verleende vergunningen door de K5 gemeenten aan het Samenwerkingsverband Hoekse Waard waar het BAG- en WOZ-beheer is belegd. Apeldoorn heeft nog een bijna geheel papieren proces. Na vergunningverlening worden de BAG-beheerder, de afdeling Burgerzaken en de afdeling Belastingen vaak per mail verwittigd van de verleende vergunning. Belastingen wordt niet altijd ingelicht als gekozen is voor het jaarlijks bijwerken van de waarderingen op basis van luchtfoto’s. Het valt op dat geen van de geïnterviewde gemeenten het proces van terugmeldingen op basisregistraties expliciet ingericht heeft. Dat wil niet zeggen dat er geen terugmeldingen plaatsvinden, dit gebeurt alleen vaak op informele wijze. In een enkel geval is op het intranet een terugmeldformulier beschikbaar. Als de bronhouders een terugmelding ontvangen, formeel of informeel, wordt aangegeven dat deze wordt verwerkt. Aandachtspunten: • • •

Niet altijd wordt de termijn van 4 dagen voor de BAG gehaald doordat het proces een te lange doorlooptijd heeft. De noodzaak van deze termijn wordt ook niet altijd gezien/gevoeld Relevante processen voor een WABO aanvraag in beeld brengen en bekijken wat de impact is Terugmeldproces expliciet inregelen en zorgen voor voldoende aandacht en begrip voor terugmelden

3.3. Sturing en bedrijfsvoering De aansturing van de keten gebeurt veelal vanuit de afdeling Vergunningen. Daar ligt ook de basis voor deze keten: aanvragen die kunnen leiden tot vergunningen. Afstemming is ingeregeld, veelal vanuit sessies met alle betrokken medewerkers waarin het proces is ingericht. Aansturing vanuit de top van de ambtelijke organisatie is veelal beperkt. Het betreft lopende zaken die veelal weinig politieke consequenties hebben. Wel is de ambtelijke leiding verantwoordelijk voor het kiezen of er al dan niet samengewerkt wordt met andere gemeenten. Een voorbeeld is de gemeente Katwijk, waar is gekozen de WOZ onder te brengen bij het BSGR (BelastingSamenwerking Gouwe-Rijnland). Dit is een bestuurlijke keuze, waarbij tevens het betreffende personeel van Katwijk naar het BSGR overgaat. Afspraken op organisatorisch niveau zijn nog niet volgens alle betrokkenen voldoende uitgekristalliseerd en de impact op de informatievoorziening is nog onduidelijk. De bestuurlijke keuze heeft dan ook grote impact op de organisatie zelf. In alle onderzochte gemeenten zijn bestuurlijk afspraken gemaakt over de doorontwikkeling van de organisatie. Hierin zijn prioriteitstellingen bepaald. Veelal wordt aangesloten bij de planning en vereisten vanuit het i-NUP. Middelen zijn vrijgemaakt zodat de vereiste stappen genomen kunnen worden. Voor de hier onderhavige keten betreft het met name het al dan niet verder digitaliseren en automatiseren van het proces. Ten aanzien van de samenwerkingsverbanden wordt nog opgemerkt dat het niet altijd goed mogelijk is voor een gemeente om de opdrachtgeversrol goed in te vullen. Bij de K5 gemeenten is er

13

bijvoorbeeld voor gekozen om zeer beperkte managementrapportages van het Samenwerkingsverband Hoekse Waard te vragen. Extra rapportages kosten extra geld, deze worden niet afgenomen. Als gevolg heeft de gemeente geen inzicht in bijvoorbeeld het aantal bezwaarzaken die ingediend worden naar aanleiding van de WOZ-beschikkingen en hoeveel daarvan gehonoreerd worden. Sturing op uitvoeringskwaliteit wordt zodoende zeer lastig. Aandachtspunten: • •

Voldoende inzichtelijk hebben van de gevolgen van een uitbesteding op organisatorisch en informatiekundig vlak Opdrachtgeverschap

3.4. Informatie/ICT De onderzochte gemeenten hebben bijna alle de procesgang gedigitaliseerd. Aanvragen komen veelal via het omgevingsloket online binnen (OLO) en worden dan in de eigen systemen gezet. In geval van papieren aanvragen worden die zo veel mogelijk gedigitaliseerd en ook verder digitaal afgehandeld. Een vervolgstap die gezien wordt is automatisering: daar waar nu nog vaak informatie per email gedeeld wordt, wordt dan een geautomatiseerde koppeling gelegd. Overigens wordt hierbij opgemerkt dat met name voor kleinere gemeenten de business-case voor automatisering vaak niet lonend is. Het volume is vaak te klein. Doordat veel afstemming tussen verschillende partijen per email verloopt bestaat de kans op het niet-halen van bepaalde termijnen (bijvoorbeeld verwerking van een verleende vergunning in de BAG). Tevens wordt opgemerkt dat standaarden nog niet beschikbaar zijn voor het geautomatiseerd verwerken van een verleende vergunning in bijvoorbeeld de BAG. Vanuit KING/Operatie NUP wordt op dit moment gewerkt aan deze standaardisatie. Partijen die delen van het proces uitvoeren in opdracht van de gemeenten moeten ook gebruik maken van gegevens uit basisregistraties. Uit de interviews komt naar voren dat sommige uitvoerende partijen zich hiervan duidelijk bewust zijn en zelf gezorgd hebben voor aansluitingen op basisregistraties. Opvallend is wel dat samenwerkingsafspraken geen specifieke aandacht aan dit onderwerp geven. Sturing van de – eindverantwoordelijke – gemeente op het gebruik van basisregistraties bij de samenwerkingspartners is minimaal. Aandachtspunten: •

Het vaststellen van standaarden binnen deze keten

3.5. Personeel De betrokken medewerkers zijn allen gewend aan het werken met de Wabo. Hun rol en taak is duidelijk. Ook weet men wie wanneer ingeschakeld moet worden. Een probleem bij de onderzochte gemeenten betreft de kwetsbaarheid. Veel functies worden door één persoon uitgevoerd. Als die er niet is, is er soms geen back-up. Dit kan leiden tot vertraging, met name bij verwerking van verleende vergunningen in de BAG. Daardoor komt het voor dat de wettelijke termijn van 4 dagen niet gehaald wordt. Gemeenten die delen van het werk uitbesteed hebben aan een samenwerkingsverband omzeilen dit probleem. Die samenwerkingsverbanden hebben meer volume, waardoor ook meer medewerkers en back-up aanwezig is. De kwetsbaarheid is daar veel lager. Een genoemd nadeel van de uitbesteding is dat die betreffende medewerkers minder feeling hebben met de gemeente en minder kennis van de objecten die zich daar bevinden. De gemeenten die het zelf uitvoeren roemen de eigen kennis van het gebied, waar elk pand gekend wordt. Dit verhoogt volgens hen de kwaliteit.

14

Gemeenten moeten anders omgaan met authentieke gegevens uit basisregistraties dan met gegevens uit andere bronnen. Zo moet de gemeente uitgaan van de juistheid van gegevens uit de basisregistraties en moet er bij gerede twijfel een terugmelding plaatsvinden. Het is dus belangrijk dat medewerkers zich bewust zijn van het feit dat ze authentieke gegevens gebruiken. Uit de interviews met de gemeenten is er het volgende beeld ontstaan: zodra de processen in relatie tot de basisregistraties en systemen zijn geautomatiseerd gaat het gebruik van authentieke gegevens ‘vanzelf’. Met andere woorden: hoe meer het proces geautomatiseerd is, hoe minder de medewerkers zich bewust zijn dat ze gegevens uit basisregistraties gebruiken en zich bijvoorbeeld kunnen realiseren dat zij moeten terugmelden bij gerede twijfel. Dit is een aandachtspunt waar gemeenten bij stil moeten staan. Aandachtspunten: • •

In het WABO en BAG proces een back-up regelen zodat de termijnbewaking bij afwezigheid wordt nagekomen Bewustzijn van gebruik van gegevens uit basisregistraties en de verplichting tot terugmelden die hierbij hoort

3.6. Kwaliteit Hoe goed de processen ook ingericht zijn, veel stappen vereisen nog handmatig werk. Bovendien zijn veel verschillende partijen betrokken bij het eindresultaat. Dit geeft ruimte voor fouten of foutieve handelswijzen. Om een oordeel te kunnen geven over de kwaliteit van de gegevens in de basisregistraties is aangesloten op een Kwaliteitstraject op de BAG. In opdracht van het BAG-BAO (Bronhouders Afnemers Overleg van de BAG) is dit Kwaliteitstraject op de BAG uitgevoerd door het Kadaster, ministerie van I&M, project iBAG, VNG en KING. Voor dit kwaliteitstraject zijn bestandsvergelijkingen uitgevoerd voor alle onderzochte gemeenten. Dit is gedaan door op basis van gegevens uit de LV BAG te kijken naar opvallende waarden. Hiertoe zijn verschillende queries gebruikt, bericht bijvoorbeeld op het gebruik van postcodes, te kleine verblijfsobjecten (object < 10 m2 met woonbestemming) en opvallende status combinaties (die formeel niet zouden moeten kunnen voorkomen). Alle BAG-beheerders zijn meerdere malen aangeschreven met de op hun gemeente toegesneden uitkomsten van de uitgevoerde analyses. Tevens is na enkele maanden gekeken of gemeenten de noodzakelijke toepassingen ook daadwerkelijk hebben doorgevoerd. Het blijkt dat gemeenten in algemene zin de toegestuurde analyses erg waardeert. De analyses/lijsten worden gebruikt om de gegevens te controleren en waar nodig te verbeteren. Los van het wegwerken deze lijsten, is met veel gemeenten ook de discussie gevoerd om te achterhalen waardoor de verschillen/fouten veroorzaakt zijn. Op basis hiervan hebben meerdere gemeenten de interne procedures aangescherpt. Juist dit laatste is van belang om te zorgen dat de processen echt goed op orde zijn. Hier blijken nogal eens verschillen te bestaan. Helaas is in het uitgevoerde traject ook gebleken dat bij 67 gemeenten de impressie ontstond dat er te weinig tot niets met de signalen werd gedaan. Dit is toch een behoorlijk percentage, waar de kwaliteit – en de verbetering - van deze basisregistratie blijkbaar onvoldoende aandacht heeft gekregen. Bij deze impactanalyse is aangegeven dat gemeenten de processen ingeregeld hebben, uit dit kwaliteitstraject blijkt dat dit in meerdere gemeenten nog van onvoldoende kwaliteit is. Nadrukkelijke aandacht voor de kwaliteit van gegevens, als onderdeel van integraal gegevensmanagement, is hierbij essentieel. Een van de onderdelen waar gemeenten nu bezig zijn met een kwaliteitsimpuls is door de koppeling tussen de BAG en de WOZ te leggen (WOZ-deelobjecten koppelen aan BAG-objecten). Dit in het kader van een verplichting uit het i-NUP en een reeds geldende wettelijke plicht. Gemeenten geven aan dat een groot deel van de objecten makkelijk/automatisch te koppelen zijn. Een deel vereist handmatig werk. Dit legt een groot beslag op de capaciteit binnen de gemeente. Wel helpt het om de kwaliteit van de registraties BAG en WOZ te vergroten. Op dit moment loopt een i-Versneller vanuit Operatie NUP om gemeenten te ondersteunen bij het realiseren van deze koppeling. Los van het

15

eenmalig koppelen van de gegevens dient de gemeente goed in te regelen hoe de koppeling beheerd wordt. Immers, anders lopen de registraties met het verloop van de tijd weer steeds verder uit elkaar. Goed gegevensmanagement is hier dus ook essentieel. Aandachtspunt: •

Gegevensmanagement nadrukkelijk onder de aandacht brengen en zorgen voor goede invulling hiervan binnen gemeenten

3.7. Greenfieldbendadering Voor de inrichting van de werkprocessen hebben de gemeenten aangesloten op de procesmodellen zoals in hoofdstuk 2 beschreven. Deze processen zijn binnen de gemeente gespecificeerd. Kijkend naar een toekomstbeeld – een greenfield – voor het uitgewerkte WABO proces binnen de gemeente, kan gekeken worden naar welke gegevens op welk moment nodig zijn. Op basis hiervan kan gekeken worden welke informatie uit de basisregistraties komt en welke aanvullende gegevens mogelijk uitgevraagd moeten worden. Vanuit deze benadering kan gekeken worden hoe de gegevens uit de basisregistraties zo effectief mogelijk gebruikt kunnen worden. De winst zit in het bundelen van de benodigde gegevens om deze bij de start van de vraagafhandeling te verzamelen en bundelen en mee te geven met de vraag naar de afzonderlijke processen. Idealiter zouden de afzonderlijke processen dan alle noodzakelijke gegevens bij het begin hebben. Met name van belang is de doorgeleiding van de benodigde gegevens indien meerdere partijen (afdelingen, maar ook samenwerkingsverbanden) bij de afhandeling betrokken zijn. Proces in schematische weergave 1 proces

Klantvraag

2 proces

WABOaanvraag

3 proces

Vergunningverlening

Scherpstelling

Proces bewaking

    Het bovenstaande processchema geeft aan dat het noodzakelijk is om scherp te krijgen bij de start van de WABO aanvraag welke relevante (deel)processen er binnen de WABO zijn en wat de impact daarvan is. Vastgesteld moet worden welke gegevensset in ieder geval voor het WABO proces noodzakelijk is en welk deel daarvan geleverd kan worden vanuit basisregistraties. Per checkpunt moet vastgesteld worden welke aanvullende dossier/kern- of procesgegevens noodzakelijk zijn en hoe die verkregen kunnen worden. Bij zowel interne als externe partijen moet vastgesteld worden hoe de vraag /gegevens en het advies uitgewisseld worden. Veel gemeenten hebben deze exercitie uitgevoerd bij het bepalen van de huidige werkwijze. Vanuit een plateaubenadering kan gekeken worden waar stappen gemaakt kunnen worden om van een procesmatige oplossing te komen tot een meer gedigitaliseerde oplossing en vervolgens een geautomatiseerde oplossing. Met het nemen van een stap naar een ander plateau kan meer gestandaardiseerd worden en kunnen foutkansen steeds meer geëlimineerd worden.

16

4. Implementeerbaarheid en haalbaarheid Resultaatverplichting 4.1. Indicatie (grootschalige) implementeerbaarheid In deze impactanalyse staat de keten BAG-GBA-WOZ-WABO centraal. Deze keten is bij alle onderzochte gemeenten geïmplementeerd. De wijze waarop de implementatie heeft plaatsgevonden verschilt. We zien procesmatige oplossingen (de procesgang is een zaak van mensen en ‘papier’), gedigitaliseerde oplossingen (het proces wordt volledig door mensen uitgevoerd, die ondersteund worden door digitale techniek) en geautomatiseerde oplossingen (grote delen van de procesgang worden geautomatiseerd uitgevoerd). Hoe meer gedigitaliseerd en met name geautomatiseerd, hoe meer zekerheden er zijn dat de gegevens uit de basisregistraties op een goede wijze worden gebruikt. Dat geldt zowel voor gebruik van deze gegevens in de WABO keten, als voor het op goede wijze doorvoeren van mutaties in de basisregistraties naar aanleiding van verleende vergunningen. Bij alle gemeenten is een visie vastgesteld voor doorontwikkeling binnen deze keten. Dat betreft veelal procesoptimalisatie en het verder digitaliseren en automatiseren. Deze stappen leiden tot meer zekerheden voor juist gebruik van gegevens en voor een juiste verwerking van mutaties in de basisregistraties. Geautomatiseerde koppelingen tussen bijvoorbeeld de BAG en de GBA en tussen de BAG en de WOZ gaan tot minder verschillen tussen de basisregistraties leiden. Nu zijn deze koppelingen vaak nog niet geautomatiseerd, waardoor verschillen kunnen optreden. Vanuit het traject Kwaliteit BAG blijkt dat er nog regelmatig verschillen optreden. Aandacht voor gegevensmanagement blijft noodzakelijk. Wel is er een groot aantal gemeenten waarbij tijdens het genoemde kwaliteitstraject weinig fouten voorkwamen en waar de voorkomende fouten verwerkt zijn en procedures aangepast zijn. De voorlopige conclusie op basis van de nu uitgevoerde impactanalyse is dat de keten BAG-GBAWOZ-WABO grootschalig implementeerbaar is. Dit betekent dat resultaatverplichting 14 – het gebruik van de basisregistratie als enige bron van de hierin opgenomen authentieke gegevens en deze niet opnieuw uit te vragen – haalbaar is. De uitdaging voor de komende periode ligt in het doorontwikkelen van de keten en het verminderen van de kans om fouten te maken.

4.2. Haalbaarheid Resultaatverplichting Voor de betreffende resultaatverplichting geldt als einddatum 1-1-2015. Daarbij is per basisregistratie aangegeven op welk moment het binnengemeentelijk gebruik van die individuele basisregistratie ingeregeld moet zijn. Deze data zijn 1-1-2010 (GBA), 1-7-2011 (BAG) en 1-1-2009 (WOZ). In het proces van het verlenen van de WABO vergunning worden nu gegevens uit de GBA en BAG gebruikt. Alle onderzochte gemeenten hebben checks ingebouwd bij binnenkomst van een vergunning of de gegevens conform GBA en BAG zijn. Hiermee wordt voldaan aan het vereiste van gebruik van de gegevens uit de basisregistraties. Alle gemeenten hebben een proces ingericht gericht op het informeren van de verschillende beheerders van de GBA, BAG en WOZ bij verlening van een vergunning. Hierdoor zijn de beheerders in staat de vereiste mutaties door te voeren in hun registraties. Opgemerkt is dat de vereiste behandeltijd bij de BAG hiervoor vaak niet gehaald wordt en dat de kwaliteit van de verwerking bij een deel van de gemeenten nog de nodige aandacht vereist.

17

Gebaseerd op deze impactanalyse wordt een positief oordeel gegeven over de haalbaarheid van de resultaatsverplichting. Mede door de voorliggende plannen bij gemeenten voor doorontwikkeling in deze keten wordt verwacht dat het gebruik van de basisregistraties binnen deze keten gestaag wordt geoptimaliseerd, zodat per 1-1-2015 een nog beter gebruik gerealiseerd is.

4.3. Vervolg acties In het voorgaande hoofdstuk zijn diverse aandachtspunten benoemd. Hieronder staan ze nogmaals opgenomen, waarbij clusters zijn gemaakt van bij elkaar horende aandachtspunten: Opdrachtgeverschap bij uitbesteding taken: • • • •

Opdrachtgeverschap bij uitbesteding (deel van de) gemeentelijke taken Afhankelijkheid van externe partijen Voldoende inzichtelijk hebben van de gevolgen van een uitbesteding op organisatorisch en informatiekundig vlak In het WABO en BAG proces een back-up regelen zodat de termijnbewaking bij afwezigheid wordt nagekomen

KING/Operatie NUP kan voor bovenstaande actiepunten een nadrukkelijke rol spelen in het inzichtelijk maken van keuzes en consequenties van keuzes voor gemeenten. Hierbij aandacht geven aan de voor- en nadelen van het uitbesteden en waar je als goed opdrachtgever vervolgens aan moet voldoen. Termijnen en proces: • • •

Niet altijd wordt de termijn van 4 dagen voor de BAG gehaald doordat het proces een te lange doorlooptijd heeft. De noodzaak van deze termijn wordt ook niet altijd gezien/gevoeld Relevante processen voor een WABO aanvraag in beeld brengen en bekijken wat de impact is Het vaststellen van standaarden binnen deze keten

Gemeenten kunnen vanuit de Greenfieldaanpak kijken waar ze hun proces verder kunnen stroomlijnen, met name gericht op het gebruik van de gegevens uit de basisregistraties. Door optimalisatie van het proces kan de termijn mogelijk beter gehaald worden en worden afhankelijkheden en kwetsbaarheden in het proces voor de specifieke gemeente inzichtelijk. KING/Operatie NUP is reeds bezig met het uitwerken van een standaard voor de gegevensuitwisseling tussen WABO- en BAG-systemen. Hiermee wordt tegemoet gekomen aan de wens van leveranciers en gemeenten om dit deel van de keten verder te standaardiseren en te zorgen dat dit deel van het proces effectiever ingericht kan worden. Gegevensmanagement inclusief terugmelden: • • •

Gegevensmanagement nadrukkelijk onder de aandacht brengen Bewustzijn van gebruik van gegevens uit basisregistraties en de verplichting tot terugmelden die hierbij hoort Terugmeldproces expliciet inregelen en zorgen voor voldoende aandacht en begrip voor terugmelden

KING/Operatie NUP kan een rol spelen in het benadrukken van het belang van een goed gegevensmanagement. Nu is het gegevensmanagement bij gemeenten vaak nog versnipperd. In de iNUP Academy is dit onderwerp reeds geagendeerd. Ook in andere ondersteuningsmogelijkheden kan KING/Operatie NUP kijken hoe het gegevensmanagement zo nadrukkelijk mogelijk onder de aandacht gebracht kan worden. Het terugmeldproces is hierbij van essentieel belang aangezien het een instrument is waarmee de kwaliteit van de registraties steeds hoger wordt.

18

Bijlage 1 Overzicht geraadpleegde partijen • • • • • • • • • • •

De K5 gemeenten (Vlist, Nederlek, Ouderkerk aan de IJssel, Bergambacht en Schoonhoven); Gemeente Oegstgeest; Gemeente Katwijk; Gemeente Horst aan de Maas; Gemeente Teylingen; Gemeente Deventer; Gemeente Apeldoorn; Samenwerkingsverband Hoekse Waard: uitvoering van BAG en WOZ voor gemeenten; Samenwerkingsverband BSGR; Omgevingsdienst Midden-Holland: uitvoering diensten op het terrein van handhaving en toezicht van de bouwregelgeving; Technisch Bureau Krimpenerwaard: toezicht en handhaving.

19