Sturen op Cijfers in de voetverzorgingsbranche 12-11-2013, versie 1.1
2. Inrichten van uw bedrijfsadministratie
U gaat deelnemen aan het programma Sturen op Cijfers van het HBA. Uw bedrijfsadministratie moet daarop ingericht zijn. Als u gebruik maakt van de pedicuresoftwarepakketten Melissa of PodoFile gaat dat automatisch. In alle andere gevallen moet u - in overleg met uw accountant of boekhouder - mogelijk aanpassingen doorvoeren in uw administratie. In deze handleiding leest u wat u moet doen. Leeswijzer Deze handleiding Inrichten van uw bedrijfsadministratie is de tweede in een reeks van vier. Hiervoor heeft u kennis genomen van: 1. Ontdek hoeveel Sturen op Cijfers u oplevert Na deze handleiding kunt u verder gaan met: 3.Registreren als deelnemer 4.Deelnemen en tips & trucs voor optimaal Sturen op Cijfers Veel succes! In deze handleiding leest u -Hoe u ervoor zorgt dat pedicuresoftware de juiste gegevens oplevert in Sturen op Cijfers. 1 -Wat er in uw administratie moet staan over omzet, inkoopkosten , loonkosten en overige kosten -Welke afwegingen u kunt maken bij de kostenadministratie. -Wat de voordelen zijn van de agendafunctie in pedicuresoftware voor het registreren van gewerkte uren. -Tips om uw bedrijfsadministratie zo goed mogelijk in te richten voor Sturen op Cijfers. Ook zonder dat u beschikt over speciale pedicuresoftware. -Waarom ProVoet een indeling in verschillende kostengroepen voor u heeft gemaakt en hoe die indeling is opgebouwd.
Tip vooraf Betrek uw accountant of boekhouder bij de afstemming van uw bedrijfsadministratie op Sturen op Cijfers. Dat levert u op de lange termijn tijdwinst op en een besparing op uw accountantskosten. Hoe zorgt u ervoor dat pedicuresoftware de juiste gegevens oplevert? Weet wat u invoert! Melissa en PodoFile sluiten perfect aan op Sturen op Cijfers. Maar een zorgvuldige invoer van gegevens is van belang om Sturen op Cijfers optimaal te benutten. Ook is het goed als u weet wat de verschillende gegevens inhouden. Dat leest u stap voor stap in onderstaande tekst. Tip: Bekijk de instructie van de softwareleverancier over de aansluiting van de software bij sturen op cijfers. 1
Toelichting: Alle inkoopkosten worden afgeschreven in het jaar van aanschaf.
Pagina 1 van 6
Netto omzet U maakt onderscheid in: netto omzet artikelen, behandelingen, overige en nevenactiviteiten o Netto omzet artikelen (excl. BTW): Deze wordt in de pedicuresoftware geregistreerd bij het maken van de factuur voor de klant. o Netto omzet behandelingen (excl. BTW): Deze wordt in de pedicuresoftware geregistreerd bij het maken van de factuur voor de klant. o Netto omzet behandelingen per behandelinggroep: ProVoet heeft een standaardindeling van behandelinggroepen gemaakt. Deze staat op de website. Neem in uw pedicuresoftware deze groepenindeling over, zodat de omzet in de juiste behandelinggroep wordt geregistreerd bij het afrekenen met de klant. o Netto omzet overige: Dit betreft met name ontvangen huur als u de praktijkruimte verhuurt. Dit wordt geregistreerd zodra u de factuur voor de huur maakt. o Netto omzet nevenactiviteiten: Dit betreft inkomsten uit lesgeven, commissies en dergelijke. Dit wordt geregistreerd zodra u de factuur maakt met behulp van de pedicuresoftware.
Inkoop omzet U maakt onderscheid in: inkoop omzet artikelen, behandelingen, overige en nevenactiviteiten o Inkoop omzet artikelen en behandelingen: Indien u bij het boeken van de inkopen van producten en materialen in de pedicuresoftware deze direct splitst in verkoop (artikelen) en verbruik (behandelingen), krijgt u automatisch de juiste gegevens. o Inkoop omzet overige en nevenactiviteiten: U boekt de speciale inkopen voor met name verhuur of nevenactiviteiten in de pedicuresoftware. Dit zal weinig voorkomen.
Loonkosten U maakt onderscheid in loonkosten voor medewerkers in loondienst en voor medewerkers met een VAR. o Heeft u medewerkers in loondienst? U boekt het brutoloon plus werkgeverslasten in de pedicuresoftware op basis van de loonadministratie. o Werkt u met freelancers met een VAR? U boekt het honorarium in de pedicuresoftware op basis van de ontvangen facturen (excl. BTW). Tip Tel elk kwartaal een kwart van de vakantietoeslag mee.
Overige kosten U maakt onderscheid tussen overige kosten totaal en overige kosten per kostengroep. ProVoet heeft een standaardindeling van negen kostengroepen gedefinieerd. Die ziet u in de tabel verderop in deze handleiding. Voor het inrichten van uw kostenadministratie bestaan vier verschillende opties. U ziet ze hieronder en u krijgt er tips bij voor het werken met Sturen op Cijfers.
Vier opties voor uw kostenadministratie 1. U boekt de bedrijfskosten op de juiste kostenrekeningen in Podofile of Melissa. Deze hanteert de standaardindeling van ProVoet, zodat u automatisch de juiste gegevens (totaal en per groep) krijgt voor Sturen op Cijfers. 2. U boekt de bedrijfskosten in met andere software, bijvoorbeeld via een financieel programma. In de eerste plaats geeft u in de pedicuresoftware aan dat u de kosten niet daarin boekt. Daarnaast richt u de kostenrekeningen zo in dat deze kunnen worden gegroepeerd volgens de standaardindeling van ProVoet.
Pagina 2 van 6
3. Uw boekhouder of accountant boekt uw bedrijfskosten elk kwartaal in. Bespreek met hem of haar dat de kostenrekeningen volgens de rubrieken van Sturen op Cijfers worden gegroepeerd. Geef in de pedicuresoftware aan dat u de kosten niet daarin boekt. 4. U beschikt (op dit moment) niet over werkelijke kostengegevens per kwartaal. Geef in de pedicuresoftware aan dat u de kosten niet daarin boekt. Bepaal vervolgens de vaste gemiddelde of begrote bedragen per kwartaal (totaal en per groep). Kijk voor tips in het onderdeel Bepalen van de vaste kostengegevens verderop in deze handleiding. Tips
Boek ook de afschrijvingskosten per kwartaal. Maak indien mogelijk bij het boeken van bankafschriften gebruik maken van de koppeling met internetbankieren. Boekt u de kosten nog niet zelf in? Overweeg dat eens. Met pedicuresoftware is het eenvoudig en dat scheelt u kosten voor de accountant of boekhouder.
De voordelen van de agendafunctie zijn groot!
Gewerkte uren medewerkers, ondernemer(s), behandelingen en nevenactiviteiten Wilt u de juiste aantallen gewerkte uren automatisch in beeld krijgen? Dat lukt als u alle afspraken met klanten en alle werkzaamheden voor uw praktijk met de agendafunctie van uw pedicuresoftware registreert. Gegarandeerd! Dat is nog eens handig! Tips
Zet ook bijhouden van de administratie, schoonmaken, scholing, opleiding én eventuele nevenactiviteiten in de agenda. Houd privéafspraken erbuiten. Een controlebehandeling (tarief meestal € 0) is een behandeling, dus ook de afspraak voor de controlebehandeling zet u in de agenda. Reken de tijd mee die nodig is voor alle direct met een behandeling samenhangende werkzaamheden. Zoals: voorbereiden, bijwerken van de klantkaart en maken van de factuur.
Aantal klanten behandeld, afspraken, artikelen en behandelingen De pedicuresoftware en Sturen op Cijfers geven u zicht op de volgende aantallen. De volgende aantallen kunt u automatisch genereren als u afspraken en afrekenen zorgvuldig registreert. o Aantal klanten dat u in een kwartaal eens of meermalen heeft behandeld. o Aantal afspraken voor behandelingen. o Aantal verkochte artikelen. o Aantal behandelingen. Tip Tijdens een afspraak wordt minimaal één behandeling gedaan, maar een afspraak kan ook meerdere behandelingen omvatten. Voer dit zorgvuldig in.
Kan dat wel: meedoen met Sturen op Cijfers zónder pedicuresoftware? Jazeker! Maar hoe richt u dan uw bedrijfsadministratie in? Hier leest u hoe dat werkt.
Misschien doet u de administratie van klanten, afspraken, behandelingen en artikelverkoop nog helemaal of grotendeels handmatig. Ook dan is het mogelijk om deel te nemen aan Sturen op Cijfers. U moet wel elk kwartaal de juiste gegevens bepalen uit uw bedrijfsadministratie. Dat zal u nogal wat tijd kosten.
Pagina 3 van 6
Tips
Overweeg het werken met Melissa of PodoFile. Dat bespaart u tijd en geeft u meer zicht op uw administratie. U kunt uit uw boekhouding vrijwel alle financiële gegevens afleiden voor Sturen op Cijfers. Mits het gebruikte rekeningschema correct is. Bespreek dit met uw accountant of boekhouder.
Tips om uw bedrijfsadministratie zónder pedicuresoftware toch in te richten op Sturen op Cijfers Netto omzet (exclusief BTW) Maak onderscheid in: artikelen, behandelingen, overige en nevenactiviteiten Netto omzet artikelen en behandelingen: Bij het afrekenen met de klant legt u vast welk bedrag behandelingen betreft en welk bedrag artikelen. Per kwartaal bepaalt u de totalen.
Netto omzet behandelingen per behandelinggroep: ProVoet heeft een standaardindeling van behandelingen gemaakt. Bekijk deze op de website en gebruik deze indeling in uw
bedrijfsadministratie. Tip: U kunt het uitsplitsen van de netto omzet naar behandelinggroepen in het programma Sturen op Cijfers overslaan. Daarvoor moet u dit bij de registratie als deelnemer uitschakelen. Hoe dat moet, leest u in de handleiding Registreren.
Netto omzet overige: Dit betreft met name de ontvangen huur als u de praktijkruimte verhuurt. U kunt deze bepalen aan de hand van de facturen aan de huurder.
Netto omzet nevenactiviteiten: Dit betreft inkomsten uit lesgeven, commissies en dergelijke. U kunt deze bepalen aan de hand van uw declaraties.
Tip: Let er op dat u alle totaalbedragen excl. BTW moet invoeren in Sturen op Cijfers. Inkoop omzet Maak onderscheid in: inkoop omzet artikelen, behandelingen, overige en nevenactiviteiten o Inkoop omzet artikelen en behandelingen: Splits op elke inkoopfactuur van artikelen en materialen de bedragen (excl. BTW) verkoop (artikelen) en verbruik (behandelingen). o Inkoop omzet overige en nevenactiviteiten: Dit betreft de speciale inkopen voor (m.n.) verhuur of nevenactiviteiten. U vindt deze op de inkoopdocumenten. Dit zal weinig voorkomen.
Loonkosten Maak onderscheid in medewerkers in loondienst en medewerkers met een VAR. Werkt u met medewerkers in loondienst? Bepaal het brutoloon plus werkgeverslasten op basis van de loonadministratie. Werkt u met medewerkers met een VAR? Bepaal het honorarium op basis van de ontvangen facturen (excl. BTW). Tip: Tel elk kwartaal een kwart van de vakantietoeslag mee.
Overige kosten totaal en Overige kosten per groep ProVoet heeft een standaardindeling van negen kostengroepen gedefinieerd. Die ziet u in de tabel verderop in deze handleiding.
Pagina 4 van 6
Wilt u de werkelijke kostengegevens per kwartaal invoeren in Sturen op Cijfers? Bepaal deze dan aan de hand van de kostendocumenten. Beschikt u niet over werkelijke kostengegevens per kwartaal? Bepaal dan de vaste gemiddelde of begrote bedragen per kwartaal (totaal en per groep). Tip: Bespreek dit met uw accountant / boekhouder. Gewerkte uren medewerkers, ondernemer(s), behandelingen en nevenactiviteiten Wilt u berekenen hoeveel uren u werkt in de praktijk, voor behandelingen, voor nevenactiviteiten en voor overige werkzaamheden? Dan moet u de gewerkte uren registreren. Aantal klanten behandeld, afspraken, artikelen en behandelingen Noteer op uw klantkaarten: - de behandelingen (ook de controlebehandelingen) - alle afspraken - verkochte artikelen - aantal behandelingen Bepaal elk kwartaal handmatig de aantallen en voer deze in bij Sturen op Cijfers. Bepalen van de vaste (kosten)gegevens Het invoeren van de werkelijke kostengegevens per kwartaal heeft natuurlijk de voorkeur. Maar u kunt ook kiezen voor de mogelijkheid om zogeheten vaste gegevens in te voeren. U heeft dit in de handleiding ‘Ontdek hoeveel Sturen op Cijfers u oplevert’ kunnen lezen: de vaste gegevens voert u één keer in en worden bij het invoeren van een nieuw kwartaal automatisch overgenomen. Wat zijn de verschillende kostengroepen volgens ProVoet? Onderstaande tabel bevat de vaste (kosten)gegevens (met per gegeven de definitie) volgens de standaardindeling van negen kostengroepen van ProVoet. Bepaal voor elk vast gegeven de gemiddelde of begrote waarde per kwartaal (de bedragen zijn ex BTW en in hele euro’s). Tip: De gemiddelde kostengegevens per kwartaal kunt u afleiden uit het laatste financiële jaarrapport van de accountant of boekhouder. Waarschijnlijk wijkt de indeling van kostengroepen die deze hanteert af van de standaardindeling van kostengroepen volgens ProVoet. U moet deze dan zo goed mogelijk vertalen. Gegeven Overige kosten totaal
Overige personele kosten Huisvestingskosten Kantoor-, inventaris- en machinekosten Reclame-, verkoop- en communicatiekosten Auto- en vervoerskosten Accountants-, advies- en beheerkosten Diverse kosten Afschrijvingskosten Rente en bankkosten
Pagina 5 van 6
Toelichting Dit zijn alle bedrijfskosten exclusief de loonkosten van de ondernemer. Bepaal het gemiddelde of begrote bedrag per kwartaal. Dit bedrag moet gelijk zijn aan het totaal van de 9 kostengroepen die u in deze tabel ziet. Dit betreft opleiding, bedrijfskleding en reiskostenvergoeding. Dit betreft huur, energie, onderhoud, schoonmaak, belasting en verzekering.. Dit betreft onderhoud inventaris en machines, kleine aanschaffingen en kantoorartikelen. Dit betreft reclame/promotie, representatie, verpakking, telefoon, internet en porti. Dit betreft onderhoud, belasting, verzekering, brandstof van de zakelijke auto. Dit betreft het honorarium van de accountant/boekhouder, adviezen en algemene verzekeringen. Dit betreft m.n. contributies, lidmaatschappen, abonnementen. Dit betreft afschrijving huisvesting, inventaris, machines, auto. Dit betreft rente (hypothecaire) leningen, bankkosten, ontvangen rente.
Heeft u vragen over de inrichting van uw bedrijfsadministratie? Neem eerst contact op met uw accountant of boekhouder en/of de aanbieder van uw pedicuresoftware.
Uw volgende stap: registreren als deelnemer Is uw bedrijfsadministratie aangepast op Sturen op Cijfers? Dan kunt u al bijna deelnemen. Maar eerst moet u zich nog registreren. Hoe dat werkt leest u in de volgende handleiding: Registreren als deelnemer.
Pagina 6 van 6
