1. Kennismaken met Sturen op cijfers Jij overweegt om deel te gaan nemen aan Sturen op cijfers in de slagersbranche. Sturen op cijfers is mede tot stand gekomen en wordt beheerd door de brancheorganisatie Koninklijke Nederlandse Slagersorganisatie (KNS). Er is een speciaal internetprogramma voor ontwikkeld dat je bijvoorbeeld kunt vergelijken met het programma voor internetbankieren van de bank. Als jij gaat deelnemen, voer je per maand of per vier weken de gegevens in van jouw slagerij(en) in het programma. Daarmee kun jij een aantal rapporten met cijfers van jouw slagerij(en) samenstellen. Redenen om deel te nemen aan Sturen op cijfers - Een geordende bedrijfsadministratie levert tijdswinst op - Sturen op cijfers geeft richting aan de bedrijfsvoering - Door Sturen op cijfers kan tijdig worden bijgestuurd in de bedrijfsvoering - Verbetering bedrijfsresultaat - Sturen op cijfers is een gemakkelijk programma om mee te werken Wat wordt er van jou verwacht? Aan elke deelnemer aan Sturen op cijfers wordt gevraagd om een geordende bedrijfsadministratie te voeren, afgestemd op de gevraagde gegevens in het internetprogramma. Op basis van deze administratie voer jij elke maand of vier weken de gevraagde gegevens in het internetprogramma in. Vervolgens bekijk jij elke periode de cijfers om te bepalen waar verbetering mogelijk is (eventueel met behulp van een adviseur, bijvoorbeeld van de KNS). N.B.: Het verdient aanbeveling om de bedrijfsadministratie in te richten in nauw overleg met de accountant op basis van de gevraagde gegevens in het programma. Een geordende administratie levert tijdwinst op, maakt het invullen van het programma makkelijker en levert een besparing op de accountantskosten op. Zie hoofdstuk 2 Inrichten bedrijfsadministratie. KNS ondersteunt de deelnemers De KNS beschikt over adviseurs die vragen van deelnemers kunnen beantwoorden. Met jouw toestemming bekijkt de KNS-adviseur, eventueel samen met jou, de cijfers. Op jouw verzoek interpreteert en bespreekt de KNS-adviseur de cijfers en geeft jou op basis van deze analyse advies. Dit stelt jou in staat om het bedrijfsresultaat zo mogelijk te verbeteren. Kennismaken met het internetprogramma voor Sturen op cijfers Om kennis te maken met Sturen op cijfers zijn twee fictieve voorbeeldbedrijven ingevoerd in het programma: Slagerij Van der Goes, gevestigd in Heikant. De inlogcodes zijn: gebruikersnaam
[email protected], wachtwoord 15ace37#. Er zijn gegevens ingevoerd voor maand 1 en maand 2 van 2010. Slagerij Grootjes, gevestigd in Sprang. De inlogcodes zijn: gebruikersnaam
[email protected], wachtwoord 26bdf48$. Er zijn gegevens ingevoerd voor maand 1 van 2010. Je logt eerst in op Sturen op cijfers. 1) Je krijgt toegang tot het programma via: www.sturenopcijfers.nl. Het inlogscherm verschijnt. Dit bevat naast de functie Inloggen ook de functie Registreren. 2) Log met gebruikersnaam en wachtwoord in bij Slagerij Van der Goes. 3) Na inloggen verschijnt de startpagina (zie Scherm 1) met onder meer het logo van de KNS. Aan de linkerkant staat het menu met de functies voor de deelnemer. Aan de rechterkant staat de knop Help naar de helppagina met algemene toelichting.
Pagina 1 van 5
Scherm 1. Startpagina
4) Je kunt de functies van het menu achtereenvolgens bekijken (s.v.p. de aanwezige gegevens niet wijzigen): a) Kies Bedrijfsgegevens > het scherm met de bedrijfsgegevens verschijnt. Het scherm bevat onder andere: i) de contactgegevens; ii) de invoerperiode; dit is de periode waarvoor de deelnemer gegevens invoert: per maand of per vier weken; iii) de toestemming voor de brancheadviseur om de cijfers (van de deelnemer) in te zien; iv) de kenmerken van het bedrijf; v) de mogelijkheid om de deelnamevoorwaarden van de KNS te raadplegen; bekijk de deelnamevoorwaarden; vi) de toelichting bij de gegevens (door het ‘?’ aan te raken); bekijk enkele toelichtingen. b) Kies Cijfers invoeren > kies Jaar 2010 Maand 1 > knop Gegevens invoeren > het scherm met de ingevoerde gegevens van maand 1 verschijnt. Maak een print van het scherm. Het scherm bevat: i) de gegevens die elke periode ingevoerd worden, verdeeld in zeven rubrieken (bijv. rubriek Omzet met gegeven Netto omzet toonbankverkopen); de rubriek Overige kosten per groep bestaat uit negen kostengroepen (dit is een standaardindeling van Accountantskantoor BBB, welke ook door de KNS gehanteerd wordt). ii) de status van de gegevens van de periode bovenaan (‘goedgekeurd’); iii) een aantal verplichte gegevens, aangeduid met * (de waarde moet altijd groter dan 0 zijn); iv) de toelichting bij de gegevens; bekijk enkele toelichtingen.
Pagina 2 van 5
c) Kies Vestiginggegevens > overzicht van de vestigingen verschijnt1 > knop Bewerken achter de vestiging > het scherm met de gegevens van de vestiging verschijnt (zie Scherm 2). Het scherm bevat onder andere: i) de naam van de vestiging; ii) de aangevinkte rubrieken (dezelfde als op het scherm Cijfers invoeren); iii) de zogeheten vaste gegevens (met waarden); dit zijn gegevens die bij het invoeren van een nieuwe periode (maand of vier weken) automatisch overgenomen worden; het gaat onder meer om de kostengegevens; als de werkelijke gegevens van een periode beschikbaar zijn, kunnen die bij Cijfers invoeren worden ingevoerd, waarbij de aanwezige vaste waarde wordt overschreven; iv) de kenmerken van de vestiging; v) de toelichting bij de gegevens; bekijk enkele toelichtingen; vi) de Help-knop naar de helppagina.
Scherm 2a. Gegevens van de vestiging
1 Het programma is geschikt voor bedrijven met meerdere vestigingen. Per vestiging worden de gegevens ingevoerd.
Pagina 3 van 5
Scherm 2b. Gegevens van de vestiging (vervolg)
d) Kies Cijfers invoeren > kies Jaar 2010 Maand 3 > knop Gegevens invoeren > het scherm met de in te voeren gegevens van maand 3 verschijnt: i) de status van de gegevens van maand 3 is ‘in te voeren’; ii) de vaste gegevens zijn al automatisch ingevoerd. e) Om een indruk te krijgen van de rapporten: i) Kies Perioderapport > maand 1 2010 > knop Genereer rapport. Zie de gegevens en de kengetallen van maand 1. i) Kies Periodevergelijking > maand 1 2010 en maand 2 2010 > knop Genereer rapport. Zie de gegevens en de groene en rode kengetallen (groen voor de periode met de beste prestatie). ii) Kies Bedrijfsvergelijking: kenmerk Aard van het bedrijf > maand 1 2010 > kies een anonieme vestiging > knop Genereer rapport. Dit rapport vergelijkt de kengetallen van de eigen slagerij met die van één anonieme vergelijkbare andere slagerij. iii) Kies Vergelijking met gemiddelde: geen kenmerk > maand 1 2010 > 2 gevonden vestigingen > knop Genereer rapport. Dit rapport vergelijkt de kengetallen van de eigen slagerij met de gemiddelde kengetallen van alle deelnemende slagerijen of van een aantal vergelijkbare slagerijen. iv) Kies Benchmark: kenmerk Aard van het bedrijf > maand 1 2010 > kies een kengetal > zie het aantal gevonden vestigingen > knop Genereer rapport. Dit rapport toont in een grafiek en in een tabel de waarden van een kengetal voor de eigen slagerij en voor de gevonden vergelijkbare andere slagerijen. v) Voor de overige rapporten is met de twee voorbeeldbedrijven geen case beschikbaar. 5) Log uit met de knop ‘uitloggen’ rechtsboven.
Pagina 4 van 5
Gegevens zijn goed beveiligd De volgende voorzieningen zijn aanwezig om ervoor te zorgen dat jij veilig kunt deelnemen aan Sturen op cijfers: Het programma Sturen op cijfers is beveiligd met een SSL certificaat, wat staat voor Secure Socket Layer. Dat is techniek, maar praktisch wil dit zeggen dat al het verkeer tussen jouw computer en de server met daarop het internetprogramma is beveiligd. De server en de database met daarin de door jou ingevoerde gegevens zijn beveiligd middels voorzieningen en procedures die ook gelden voor toepassingen van o.a. ING, Nationale Nederlanden en Elsevier. De KNS verklaart in de deelnamevoorwaarden dat de gegevens van de deelnemers niet aan derden worden verstrekt en alleen anoniem worden gebruikt voor branchecijfers. Naast het goed beveiligen van de verbinding en de infrastructuur zelf, is ook van belang dat een deelnemer zelf op een veilige manier met de toepassing werkt en zorgvuldig omgaan met gebruikersnaam en wachtwoord. Kosten van deelname aan Sturen op cijfers Sturen op cijfers is voor iedereen in de slagerijbranche in het eerste gebruiksjaar gratis toegankelijk. Daarna wordt per jaar een bedrag van € 100 (excl. BTW) in rekening gebracht, bedoeld voor onder meer hosting, onderhoud en verbetering van het programma. Eisen aan de computer Een goede webbrowser: aangeraden worden Internet Explorer 9 of hoger, Mozilla Firefox of Google Chrome. Een snelle internetverbinding (ADSL, kabel of glasvezel). Een minimale beeldschermresolutie van 1024 x 768. Adobe Flash Player. Deze gratis software is vaak standaard in de browser of computer aanwezig. Anders kan dit eenvoudig worden geïnstalleerd: je vindt de installatiepagina door in Google bijvoor te zoeken op ‘flash player adobe installeren’. Schakel voor installatie van het programma de eventuele optionele aanbieding uit. Hoe verder? Indien je gaat deelnemen aan Sturen op cijfers dien je eerst jouw bedrijfsadministratie in te richten voor Sturen op cijfers en vervolgens jouw bedrijf te registreren als deelnemer in het internetprogramma Sturen op cijfers. Lees hoofdstuk 2 Inrichten bedrijfsadministratie en hoofdstuk 3 Registreren als deelnemer van deze handleiding.
Pagina 5 van 5
