1. Kennismaken met Excel 2010 Met Excel maakt u het leven overzichtelijk. U kunt met dit krachtige rekenprogramma allerlei zaken in een tabel zetten en berekeningen uitvoeren. In deze cursus verkent u Excel op uw gemak. U bekijkt hoe het venster eruitziet. U leert hoe een werkblad in elkaar steekt en hoe u daarin navigeert. U maakt kennis met het lint en zijn knoppen, met de formulebalk en de statusbalk. U leest hoe u werkmappen opslaat, sluit en weer opent. 1.1.
Excel starten
U start het programma steeds op dezelfde manier: 1.
Klik op de ronde knop met het Windows logo linksonder in beeld. Het Windows-menu verschijnt
2.
Kies “Alle programma‟s”
3.
Kies “Microsoft Office” en klik op “Microsoft Excel 2010”
Excel wordt gestart en even later ziet u een wit vlak met hokjes, dit is ons blanco werkblad.
2
1.2.
Werkblad verkennen
Het werkblad is het visitekaartje van Excel. Zo‟n blad wordt ook wel spreadsheet genoemd, maar de Nederlandse benaming is werkblad. Een werkblad is een reusachtige tabel. De vakjes heten cellen. Iedere cel kan informatie bevatten zoals een naam, een bedrag, een datum of een tijdstip en natuurlijk vooral: een formule die een berekening maakt. 1.2.1.
Denken in Kolommen, rijen en cellen
Cellen onder elkaar vormen een kolom. Iedere kolom wordt aangeduid met de letter die erboven staat. Helemaal links staat bijvoorbeeld kolom A. Een horizontale serie cellen over de volle breedte heet in Excel een rij. De rijen hebben een nummer aan de linkerkant. De bovenste heet rij 1.
Iedere cel wordt aangeduid met een letter en een cijfer, zoals de vakken op een landkaart of een schaakbord. Bijvoorbeeld cel F10 staat in kolom F en rij 10. Er is maar één cel met die aanduiding, dat maakt iedere cel uniek. Klikt u op een cel, dan zijn de kolomletter en het rijnummer oranje gekleurd. De aanduiding F10 heet het adres van de cel en dat vindt u terug in het vak linksboven (het naamvak). Hm…, dat is apart, alle cellen zijn gelijk en toch is elke cel uniek… Een werkblad bestaat uit 16,384 kolommen en 1,048,576 rijen
3
1.2.2.
Bewegen door het werkblad
Wanneer u een nieuw werkblad opent, is cel A1 gemarkeerd. Die cel heeft een donkere omtrek en is actief zoals dat heet, die kunt u bewerken. Wilt u een andere cel bewerken, dan kunt u daar op diverse manieren naartoe. U kunt het toetsenbord gebruiken. IN de tabel ziet u de functie van de toetsen. Toets
Beweging
Pijltoets
Één cel opzij, omhoog of omlaag
Enter
Eén cel omlaag
Tab
Eén cel naar rechts
Shift+tab
Eén cel naar links
Page down
Eén schermlengte naar beneden
Page up
Eén schermlengte naar boven
Alt+ Page down
Eén schermbreedte naar rechts
Alt+page up
Eén schermbreedte naar links
Home
Op dezelfde rij helemaal naar links
Ctrl + home
Naar de cel linksboven A1
Ctrl + end
Naar de hoek rechtsonder van het gebied dat u bewerkt Binnen een groep gevulde cellen
Ctrl + pijltoets omlaag
Naar de onderste cel van de groep
Ctrl + pijltoets omhoog
Naar de bovenste cel van de groep
Ctrl + pijltoets rechts
Naar de rechterkant van de groep
Ctrl + pijltoets links
Naar de linkerkant van de groep
4
U kunt ook uw muis gebruiken om door het werkblad te navigeren.
Klik met de linkermuisknop op een andere cel. Daarmee markeert u de cel.
Wilt u verder naar rechts dan u kunt zien, sleep dan aan het blokje van de horizontale schuifbalk onder in beeld op houd de linkermuisknop ingedrukt op het pijltje rechts van die schuifbalk. Het werkblad schuift dan op.
Wilt u naar beneden en staat de cel waar u moet zijn, niet in beeld, sleep dan aan het blokje van de verticale schuifbalk of houd de linkermuisknop ingedrukt op het pijltje onder aan die schijfbalk
Als u klikt op de pijltjes aan het eind van die schuifbalken, verspringt het
werkblad in stappen van één kolom respectievelijk één rij
Heeft uw muis een muiswiel, draai dan het wieltje om naar boven of beneden
te gaan en klik in een cel
1.3. Kennismaken met het lint Het lint bevat 8 tabbladen, als u op een van de tabs klikt krijgt u een tabblad met de knoppen te zien. Als u de muisaanwijzer stilhoud op een knop dan verschijnt er een label met de nodige uitleg.
5
Het belangrijkste tabblad is absoluut het tabblad: BESTAND: met deze tab komt u bij opdrachten die met het bestand als geheel te maken hebben, zoals Openen, Opslaan, Afdrukken en Sluiten. 1.4.
Verschillende tabbladen
1.4.1.
Tabblad start
Bevat de knoppen voor het maken, opmaken en bewerken van het werkblad. De knoppen zijn in groepen verdeeld, de naam van elke groep vindt u eronder. Dit tabblad hebt u vaak nodig, vandaar dat het vooraan links staat.
1.4.2.
Tabblad Invoegen
Hier vindt u de knoppen om elementen aan het werkblad toe te voegen, zoals tekeningen, draaitabellen, grafieken en afbeeldingen, kop- en voettekst, speciale tekens en symbolen.
1.4.3.
Tabblad Pagina-indeling
Hier staan de knoppen voor het wijzigen van de pagina-instellingen. De meeste daarvan komen van pas om voor het afdrukken het werkblad naar uw hand te zetten.
1.4.4.
Tabblad formules
Bevat knoppen om formules te maken. In de eerste groep vindt u kant-en-klare functies. Hier staan ook knoppen voor het handmatig of automatisch her berekenen van formules.
1.4.5.
Tabblad gegevens
Met deze knoppen in dit tabblad kunt u met de gegevens werken. De knoppen voor het sorteren en filteren van de gegevens zijn hier het belangrijkst.
6
1.4.6.
Tabblad controleren
Hier kunt u met de knoppen de spelling controleren. En u kan hier het werkblad voorzien van opmerkingen. De beveiliging van het werkblad of de gehele werkmap kan u ook via tabblad controleren uitvoeren.
1.4.7.
Tabblad Beeld
Dit tabblad heeft de knoppen waarmee u het werkblad anders weergeeft, waarmee u allerlei schermonderdelen weergeeft of verbergt en om het venster te verkleinen dan wel te vergroten.
1.4.8.
Contextuele tabbladen
Je hebt nog andere tabbladen die enkel verschijnen als u ze nodig hebt, om een afbeelding te bewerken of om een grafiek aan te passen enz. dit zijn de zogeheten contextuele tabbladen. 1.5.
Lint inklappen
Als al deze knoppen in het lint je teveel afleiden kan je het lint inklappen. Dit doe je op volgende manier: 1. Klik met de rechtermuisknop op een van de tabs. 2. Kies de optie “het lint minimaliseren” of een dubbelklik op een van de tabs Of klik op het pijltje naast het vraagteken rechtsboven in beeld sneltoets : CTRL + F1
7
1.6.
Werkbalk snelle toegang
Linksboven het brede lint vindt u de smalle werkbalk “Snelle toegang”. Standaard staan daar de drie knoppen: OPSLAAN, ONGEDAAN MAKEN en OPNIEUW. Deze werkbalk kunt u aanpassen en uitbreiden met knoppen en opdrachten die u vaak gebruikt. Dan hoeft u niet te zoeken naar de juiste tab en de juiste knop. Zo voegt u bijvoorbeeld de knop OPENEN aan de werkbalk toe : 1. Klik op het pijltje rechts naast de werkbalk SNELLE TOEGANG. Dit opent het menu. 2. Schakel openen in.
De knop OPENEN staat nu in het menu snelle toegang en is altijd binnen bereikt. 1.7.
Formulebalk bekijken
De witte ruimte onder al deze knoppen is de formulebalk. Hierin vindt u de inhoud terug van de cel waarin u staat. Als er in die cel een formule staat, ziet u in deze formulebalk de formule en in de cel het resultaat van de berekening. Hier kunt u sleutelen aan formules.
8
1.8.
Sjablonen
Excel biedt een groot aantal sjablonen aan. Dat zijn werkmappen die al volledig zijn ingericht en waar de opmaak en formules al in staan. U hoeft daarin alleen nog uw eigen gegevens te typen. De sjablonen die worden aangeboden, zijn vooral lijsten en tabellen. Hoe u een sjabloon gebruikt, laat ik u zien aan de hand van persoonlijk maandbudget; handig voor een begroting. 1.
Klik op de tab BESTAND en NIEUW Bovenaan staat een lege werkmap. Dat is de standaardwerkmap waarop iedere nieuwe werkmap wordt gebaseerd.
2.
Klik op VOORBEELDSJABLONEN. Er gaat een groep open
3.
Wijs PERSOONLIJK MAANDBUDGET aan en klik op MAKEN
4.
Vul bij geschat maandinkomen (E4 en E5)uw gegevens in. Deze bedragen worden automatisch opgeteld in de roze cel eronder
9
5.
Vul onder geschatte kosten bij de posten uw schattingen in. (in kolom C en H) Die worden opgeteld(J58) en afgetrokken (J4)van het maandinkomen, zodat u het geschatte saldo ziet. Deze schattingen kunt u vergelijken met de werkelijkheid
6.
Noteer bij werkelijk maandinkomen (E7-E8)uw ontvangen inkomsten. die worden in E9 opgeteld
7.
Typ onder werkelijke kosten (kolom D en I) uw werkelijk gedane uitgaven. Die worden in J60 opgeteld en in J6 afgetrokken van het werkelijke inkomen, zodat u het saldo ziet.
In kolom E en J ziet u het verschil tussen uw schatting en de werkelijke kosten. Met de voorwaardelijke opmaak ziet u een groen bolletje bij een meevaller, een rood ruitje bij een tegenvaller en een geel driehoekje als het verschil kleiner is dan 20 euro. In de kolom E en J worden berekeningen gemaakt. Als u daar zelf getallen typt, verdwijnen de formules die er al in staan. Om dat aan te geven zou ik die cellen ook roze hebben gemaakt, dat kunt u trouwens ook zelf doen.
Bent u klaar vergeet dan zeker niet je werkmap op te slaan zo kan je deze nadien opnieuw openen en bewerken.
10
2. Werken met het werkblad 2.1.
Een nieuwe werkmap openen
Beginnen aan een nieuwe werkmap is makkelijk: u krijgt een blanco exemplaar zodra u Excel start. Dit nieuwe bestand heet Map 1 en heeft standaard drie werkbladen. Maar misschien hebt u al een bestaande werkmap open en wilt u een nieuwe werkmap maken. 1.
Klik op het tabblad BESTAND
2.
Klik op NIEUW. Standaard is het pictogram LEGE WERKMAP gemarkeerd.
3.
Klik op MAKEN rechts in beeld of dubbelklik ( u ziet dat de werkmap automatisch de naam MAP 2 krijgt)
2.2.
Getallen en tekst invoeren
In iedere cel kunt u gegevens kwijt. U gaat naar een cel met de pijltoetsen of klik erop met de muis. De cel waarin u gegevens invoert, heet ook wel de actieve cel, U herkent de actieve cel aan de dikke rand. Het invoeren zelf gaat in twee stappen: typen en afsluiten. U typt iets in de cel: een getal of een tekst. En u sluit altijd af door op de Enter-toets te drukken! Woorden komen altijd links in de cel te staan en de getallen rechts. Zo kunt u ze in een oogopslag vergelijken. En als u zowel letters als cijfers invoert? Zodra het gegeven dat u invoert ook maar één letter bevat beschouwt Excel het als tekst.
11
2.2.1.
Verplaatsen na het invoeren
Om een getal (of tekst) in te voeren, typt u dat in een cel. Daarna kunt u de invoer op verschillende manieren bevestigen. Daarmee bepaalt u in welke cel u na het invoeren staat.
Druk op de Enter toets, u komt hiermee in de cel eronder
Druk op de Tab toets, u gaat meteen naar de cel rechts ervan
Klik op het blauwe vinkje in de formulebalk of CTRL +ENTER en u blijft in dezelfde cel
Druk op de pijltoetsen
Klik in willekeurig welke cel met je muisaanwijzer
2.2.2.
Meteen meer cellen vullen
Wilt u dezelfde tekst in een aantal cellen tegelijk hebben, dan hoeft u het niet eerst in te voeren en vervolgens te kopiëren. Met het volgede trucje typt u die tekst (of getal) slechts een keer. U wilt bijvoorbeeld het woord maand invoeren in de cellen B1-M1: 1.
Selecteer de cellen B1 tot M1
2.
Typ maand
3.
Houd de CTRL-toets ingedrukt en druk op de enter toets (CTRL +ENTER) de invoer komt meteen in alle geselecteerde cellen.
U kunt hetzelfde woord (of getal) ook invoeren in cellen die niet aan elkaar grenzen: 1.
Houd de CTRL-toets ingedrukt en selecteer de gewenste cellen
2.
Laat de CTRL – toets loss en typ het woord
3.
Sluit af met CTRL +ENTER , Nu komt dezelfde tekst meteen in alle geselecteerde cellen.
12
2.2.3. Een bepaald gebied vullen
1.
Klik in cel B1 en selecteer B1 tot en met E5, u ziet dat binnen deze groep B1 wit blijft, dat is de actieve cel
2.
Typ in B1 een 1 en druk op Enter
3.
Typ daar 2 en ENTER
4.
Ga zo door tot u in B5 een 5hebt getypt. Drukt u nu op de Enter toets dan springt de markering automatisch naar het volgende kolommetje C1
5. 2.3.
Typ de 6 in C1 enz… Help ik heb me vergist
Klik in de werkbalk SNELLE TOEGANG op de knop ONGEDAAN MAKEN. Deze knop is een standaardonderdeel van de werkbalk. (sneltoets = CTRL +Z). Als u meermaals op ongedaan maken klikt gaat u meerdere malen achteruit. Als u op het pijltje naast de knop ongedaan maken drukt, dan ziet u een lijst met bewerkingen die u hebt gedaan. Hoe lager u de muisaanwijzer hierin plaatst, des te meer bewerkingen u selecteert om ongedaan te maken.
13
2.4.
Automatisch aanvullen
Misschien was het u al opgevallen dat de rechterbenedenhoek van de actieve cel, een blokje heeft. Als u de muisaanwijzer erop houdt, krijgt deze de vorm van een magere zwarte plus. Dit blokje is de vulgreep. Hiermee voert u snel reeksen in. Staat bijvoorbeeld het cijfer 1 in een cel, dan kan Excel verder tellen. 1.
Klik in de cel met 1 klik op de vulgreep houd de CTRL toets ingedrukt sleep de vulgreep met ingedrukte linkermuisknop naar beneden. (U ziet dat er automatisch een reeks wordt gemaakt. Het plusteken krijgt intussen een lichtblauw label, dat u precies vertelt wat Excel in de volgende cellen zal zetten) als u ver genoeg hebt doorgeteld, laat u de muisknop los
Deze functie heet DOORVOEREN en werkt ook als u opzij sleept.
U kan ook reeksen zoals de maanden van het jaar doorvoeren. Of de dagen van de week of de uren van de week. Een eenvoudige tip als je in B1 bijvoorbeeld ingeeft 08:00 uur en al in B2 09,00 en dan de vulgreep neemt gaat hij automatisch in dit ritme verder doorvoeren. 2.5.
Selecteren
2.5.1.
Grenzende cellen
Klikt u met een ingedrukte SHIFT toets, dan selecteert u snel een aantal cellen die aan elkaar grenzen. 1.
Klik op een bepaalde cel
2.
Houd de SHIFT toets ingedrukt
3.
Klik op een andere cel en de tussenliggende cellen zijn geselecteerd
Wilt u snel een gebied in de vorm van een rechthoek selecteren, klik dan in een cel, houd de SHIFT toets ingedrukt en klik in de hoek er schuin tegenover Wilt u een aantal kolommen naast elkaar selecteren, klik dan op de letter van de eerste kolom, houd de SHIFT toets ingedrukt en klik op de laatste kolom van uw selectie. Idem voor aansluitende rijen!
14
2.5.2.
Gespreide cellen
Wilt u een aantal cellen selecteren die verspreid over het werkblad liggen, klik dan met ingedrukte CTRL toets op de cellen die u wilt selecteren. Zo selecteert u niet-aaneengesloten cellen, maar bijvoorbeeld ook kolommen of rijen die niet op elkaar aansluiten. 1.
Houd de CTRL toets ingedrukt
2.
Klik een voor een op de cellen die u wilt selecteren.
Wilt u groepen van cellen selecteren, sleep dan met ingedrukt CTRL toets Wilt u kolommen markeren die niet aan elkaar grenzen, klik dan met ingedrukte CTRL toets op de gewenste kolomletters U selecteert aparte rijen als u met ingedrukte CTRL toets op de gewenste rijnummers klikt
15
2.6.
Cellen verplaatsen
Eén cel verplaatst u als volgt: 1.
Klik op de cel
2.
Klik in het tabblad START op KNIPPEN. U ziet een bewegende stippellijn- de markeerrand - om de cel. (sneltoets: CTRL +X)
3.
Klik in de cel waar u deze cel naartoe wil verhuizen
4.
Klik in het tabblad START op PLAKKEN. Nu staat de inhoud op de nieuwe plek. (sneltoets: CTRL +V)
2.6.1.
Verplaatsen met de muis
U kunt de cellen ook rechtstreeks in het werkblad verplaatsen, zonder menuknoppen of sneltoetsen te gebruiken. 1.
Beweeg de muisaanwijzer naar de rand van de cel, zodat de vorm van de muisaanwijzer verandert in een kruis van pijltjes
2.
Houd de linkermuisknop ingedrukt
3.
Sleep de cel naar een andere plaats en laat daar los.
Gaat het om een groep cellen, dan selecteert u die eerst en houdt u de muisaanwijzer op de rand van de selectie. Vervolgens sleept u de selectie naar de plaats van bestemming. Het gemarkeerde gebied blijft nog even op zijn plaats, maar aan de grijze omlijning ziet u waar u naartoe gaat. Zodra u de muis loslaat, wordt de selectie op die plek neergezet. 2.7.
Invoegen en verwijderen van kolommen en rijen
Bent u een onderdeel van een serie vergeten dan kunt u er een kolom tussen schuiven. U bedenkt eerst waar de nieuwe kolom moet komen. 1.
Klik op de kop van de kolom, rechts van de plaats waar u een neiuwe kolom wilt.
2.
Klik in het tabblad START op de knop INVOEGEN (niet het tabblad invoegen!) of een rechtermuisklik op de kolomkop en kies voor invoegen of rechterklik in willekeurige cel en kies invoegen , hele kolom
16
De nieuwe kolom wordt links van de actieve cel ingevoegd. Wilt u meer kolommen in één klap invoegen, dan selecteert u zoveel kolommen naast elkaar als u nodig hebt en met de opdracht INVOEGEN worden de kolommen ertussen geplaatst.
Voor het toevoegen van een rij geld dezelfde procedure. Voor het verwijderen van rijen en kolommen geldt dezelfde procedure enkel kies je dan voor VERWIJDEREN in de plaats van invoegen. 2.8.
Cellen kopiëren
Behalve cellen, groepen van cellen, kolommen en rijen verplaatsen, kunt u die ook kopiëren. Voor de volgende handelingen hebt u nog steeds het tabblad START in beeld. Eén cel kopieert u als volgt: 1.
Klik op de cel
2.
Klik op KOPIEREN, om deze broncel verschijnt de markeerrand
3.
Klik in de cel waar de kopie moet komen
4.
Klik op PLAKKEN of druk op de ENTER toets. Nu staat dezelfde inhoud op de nieuwe plek; ook de opmaak is meegekomen (geel, vet, cursief)
SNEL KOPIEREN = CTRL + C CTRL + V
17
2.8.1.
Verschillende plakopties
De voornaamste plakopties zijn:
PLAKKEN: de cel wordt geplakt met alles erop en eraan: formule, opmaak, opmerkingen, voorwaardelijke opmaak enzovoort
FORMULES: alleen de formules worden geplakt, eventuele opmaak van het origineel niet.
GEEN RANDEN: heeft het origineel randen, dan worden die bij de kopie weggelaten
TRANSPONEREN: voor een groep cellen; wat naast elkaar staat, komt onder elkaar en omgekeerd
WAARDEN PLAKKEN:WAARDEN staat in het origineel een formule, dan krijgt de kopie de waarde van het resultaat.
2.9.
Werken met hele werkbladen
Een werkmap bestaat standaard uit drie werkbladen. Ieder werkblad heeft een eigen naam die op de bladtab staat. Het werkblad waarop u aan het werk bent, is het actieve werkblad. U herkent het actieve werkblad aan de witte bladtab en de naam van eht werkblad is vet. U navigeert als volgt tussen de diverse werkbladen:
Klik op de tab van het gewenste werkblad, bijvoorbeeld Blad 2 of Blad 3
Rechtsklik op de pijlknoppen linksonder. Er verschijnt een lijst met alle werkbladen, het actieve werkblad is aangevinkt. Kies het werkblad waarin u wilt werken.
18
2.9.1.
Een werkblad invoegen
Wilt u aan de werkmap een werkblad toevoegen, dan kan dat op verschillende manieren.
Rechtsklik op een bladtab, kies in het snelmenu INVOEGEN en kies WERKBLAD in het dialoogvenster
Of klik op de knop WERKBLAD INVOEGEN rechts van de bladtabs
Of klik in het tabblad START op het pijltje naast INVOEGEN en kies BLAD INVOEGEN
2.9.2.
De naam van het werkblad veranderen
U kunt de naam van een werkblad veranderen.
Dubbelklik op de bladtab en typ een zelfbedachte naam. U kunt over de bestaande naam typen
Rechtsklik op de bladtab en kies NAAM WIJZIGEN
Klik in het tabblad START op OPMAAK en kies NAAM WIJZIGEN
Houd de bladnamen zo kort mogelijk. Immers, een langere naam resulteert in een bredere bladtab en dus krijgt u minder bladtabs naast elkaar in beeld.
2.9.3.
De kleur van de bladtab veranderen
19
Als u de bladtabs een eigen kleur geeft, kunt u ze makkelijker uit elkaar houden. 1.
Rechtsklik op de bladtab en klik in het snelmenu op tabkleur. U krijgt een kleurenpalet te zien. Kies hierin de gewenste kleur.
De kleur van de actieve bladtab is grotendeels wit, maar als u op een andere bladtab klikt, ziet u de kleur helemaal.
20
3. Lijsten maken 3.1.
Een database opzetten
U leert een database opzetten aan de hand van een praktisch voorbeeld: een adreslijst. U bedenkt eerst welke gegevens u van iedere persoon wilt bijhouden. Voor de hand liggen de voornaam, de achternaam, het adres en de postcode met woonplaats. Verder wilt u misschien het telefoonnummer noteren, het emailadres, de geboortedatum enzovoort. Deze gegevens zet u in een tabel. Van huis uit is een werkblad al een tabel, u plaatst in iedere cel een stukje informatie. 3.1.1.
Een adreslijst maken
In een adreslijst zet u de kenmerken die bij een persoon horen naast elkaar. Zo‟n reeks bij elkaar horende gegevens noemt men een record. Dezelfde soort gegevens plaatst u onder elkaar, dus u zet alle plaatsnamen in dezelfde kolom, de achternamen in een andere kolom enzovoort. Zo‟n kolom met soortelijke gegevens heet een veld. Om eenvoudig te beginnen voert u op rij 2 uw eigen naam in. U laat rij 1 vrij, want die voorziet u straks van kopjes. 1.
Typ in cel A2 Wim (voorbeeld)
2.
Typ in B2 De
3.
Typ in C2 Groot
4.
Typ in D2 het adres
5.
Noteer in E2 de postcode met woonplaats. Wilt u die liever apart noteren typ dan in verschillende cellen.
Het woordje de is een tussenvoegsel. Heeft uw naam geen tussenvoegsel, dan laat u B2 leeg en typt u uw achternaam in C2.
3.1.2.
Kopjes toevoegen en accent aanbrengen
Zoals gezegd komen dezelfde soort gegevens onder elkaar. Nu uw eigen naam er als voorbeeld staat, is duidelijk wat er in welke kolom komt. U voorziet nu elke kolom van een eigen opschrift; deze opschriften heten veldnamen.
21
U kunt de opschriften voor de duidelijkheid vet maken, midden in hun cel plaatsen en een opvallend kleurtje geven.
3.1.3.
Kolombreedte automatisch aanpassen
U zult al snel merken dat sommige kolommen niet breed genoeg zijn om de hele inhoud te tonen, waardoor bijvoorbeeld een naam niet helemaal zichtbaar is. En de kolom met tussenvoegsels mag best een stuk smaller, U past de breedte van een kolom als volgt automatisch aan: 1.
Plaats de muisaanwijzer op de rechterkant van het vlakje met de kolomletter bovenaan de kolom. De muisaanwijzer krijgt de vorm van een zwart kruis met pijltjes.
2.
Dubbelklik op de kolomscheiding. De kolom krijgt dan de breedte van de langste inhoud in de kolom.
3.2.
Makkelijk invoeren
3.2.1.
Meer cellen tegelijk vullen
Heeft een aantal mensen bijvoorbeeld dezelfde achternaam, dan typt u die naam eenmaal voor een aantal cellen tegelijk. (kijk pagina 11) 3.2.2.
Automatisch invoeren
Hebt u een naam eenmaal ingevoerd en wilt u die voor de tweede keer typen, kijk dan even naar uw beeldscherm. U hebt bijvoorbeeld al eens „amsterdam‟ ingevoerd en een volgende persoon woont daar ook. 1.
Typ alleen een a
2.
Kijk naar de cel en u ziet dat Excel daar amsterdam van maakt
3.
Druk op de enter toets. De hele plaatsnaam wordt ingevoerd, inclusief de hoofdletter.
Werkt dit niet? Schakel de functie dan even in: klik hiervoor op het tabblad BESTAND klik op Opties Klik op GEAVANCEERD en schakel de optie AUTOMATISCH AANVULLEN VAN CELWAARDEN ACTIVEREN in.
22
3.3.
Opschriften in beeld houden
De kans is groot dat uw lijst zo lang wordt, dat deze niet meer op één beeldscherm past. Gaat u omlaag, dan schuiven de bovenste rijen naar boven, waardoor ook de rij met de opschriften uit beeld verdwijnt. Het is prettig om de kopteksten wel steeds te kunnen zien; u kunt deze rij vastzetten. 1.
Klik in een willekeurige cel
2.
Klik op de tab BEELD
3.
Klik op blokkeren, u krijgt drie opties
4.
Klik op de BOVENSTE RIJ BLOKKEREN
Als u nu verder omlaag gaat, blijft de bovenste rij altijd zichtbaar. De andere rijen schuiven gewoon omhoog; dat ziet u aan de rijnummers en aan de zwarte lijn onder rijnummer 1. Deze functie heet titelblokkering
23
3.4.
Namen zoeken
Zoekt u in uw adreslijst naar een bepaalde naam, dan kijkt u in de desbetreffende kolom. Maar is de lijst wat langer, laat Excel dan zoeken. 1.
Klik in het tabblad START op ZOEKEN EN SELECTEREN en daarna op ZOEKEN het venster ZOEKEN verschijnt
2.
Typ de naam of het woord dat u zoekt. U hoeft niet het complete woord te typen, de eerste letters zijn vaak al voldoende
3.
Klik op de volgende zoeken of druk op de enter toets. Excel gaat naar de eerste cel waarin uw zoekwoord voorkomt.
3.5.
Sorteren
U kunt de hele lijst sorteren in de volgorde die u wilt. Hiervoor geeft u op, welke kolom bepalend is voor de sorteervolgorde en in welke volgorde u de lijst wilt sorteren. Daarvoor zijn twee mogelijkheden: A naar Z en van Z naar A 1.
Selecteer al de rijen die je wil sorteren of het hele veld dat je wil sorteren
2.
Klik op de tab GEGEVENS
3.
Klik op de knop A-Z
24
Indien je niet een selectie maakt van wat je wil sorteren gaat hij automatisch ook je bovenste rij sorteren en dan komt deze ergens midden in je veld te staan wat niet de bedoeling van het sorteren is.
25
4. Het werkblad opmaken 4.1.
Opmaken met het tabblad START
Excel is gemaakt voor cijfers en geeft u verschillende opmaakmogelijkheden voor uw werkblad en speciaal voor het weergeven van getallen. Selecteer eerst wat u wilt bewerken. Wilt u een cel opmaken, dan klikt u daar gewoon op. Wilt meer dan één cel opmaken? Maak dan eerst uw selectie. Het maakt niet uit of het om een groep cellen- al dan niet aaneengesloten - gaat, een kolom, een rij of een aantal kolommen en rijen. Wat u ook gaat doen, altijd eerst selecteren! 4.2.
Lettertype veranderen
Op het tabblad START in de sectie LETTERTYPE kunt u uw gegevens een ander lettertype geven, de tekstgrootte aanpassen en nog veel meer. Hoe u dat doet, leert u hier. 1.
Selecteer de cellen waarvoor u het lettertype wilt aanpassen
2.
Klik in het tabblad START op het pijltje links van CALIBRI. U opent daarmee een keuzelijst
Hier kan u de letters groter of kleiner maken
3.
Kies uw lettertype
26
Klik op deze knoppen om je letters in het vet, cursief of onderlijnd weer te geven. 4.3.
Hier kan u de tekstkleur veranderen en ook de kleur van de cel zelf zodat de gehele cel een kleur krijgt.
Tekst uitlijnen
Excel lijnt de inhoud van een cel automatisch uit. Standaard zet Excel cijfers die u invoert rechts in de cel en de tekst links. Wilt u deze uitlijning veranderen, dan klikt u op een van de knoppen voor het uitlijnen.
4.3.1.
Breed opschrift maken door middel van cellen samenvoegen
Als u een tabel een naam geeft, wilt u dit opschrift meestal boven de hele tabel zetten. Dat betekent dat de titel over meer kolommen loopt. Zo zorgt u dat het opschrift precies in het midden komt. 1.
Typ de titel in de eerste cel boven in de tabel
2.
Selecteer- horizontaal- de cellen waarover dit opschrift zich moest uittrekken.
3.
Klik op de knop SAMENVOEGEN EN CENTREREN. Hierna staat de tekst mooi n het midden.
27
4.4.
Tekst rechtop zetten
U kunt de tekst in een cel kantelen of verticale tekst gebruiken. Neem bijvoorbeeld een schema voor de voetbalcompetitie. Hierbij staan de namen van de clubs zowel langs de linkerrand van de tabel als langs de bovenrand. De clubnamen bovenaan maken de kolommen onnodig breed, want de uitslagen nemen immers maar weinig plaats in. Daarom zet u de namen rechtop. 1.
Klik op de knop AFDRUKSTAND. Hiermee opent u het menu AFDRUKSTAND
2.
Klik op TEKST OMHOOG DRAAIEN om de namen een kwartslag te draaien
3.
Wilt u de tekst met en andere hellingshoek kantelen, klik dan op CELUITLIJNING OPMAKEN. Daarmee opent u het venster Celeigenschappen op het tabblad UITLIJNING.
4.
Sleep aan het rode ruitje om precies de gewenste hoek te bepalen. Onderaan ziet u de hellingshoek van de tekst in graden.
4.5.
Getallen opmaken
4.5.1.
Euroteken
Wilt u een getal van een euroteken voorzien, klik dan op de knop FINANCIELE GETALNOTATIE.
4.5.2.
Procentnotatie- duizendtalnotatie- cijfers achter de komma
28
Je kan ook tewerk gaan via celeigenschappen: Kies een cel klik met je rechtermuisknop kies celeigenschappen kies getal en je ziet alle mogelijkheden hoe je het getal kan aanpassen.
29
4.6.
Lijnen trekken, kaders zichtbaar maken
Wilt u bepaalde cellen onderstrepen, dan brengt u lijnen aan; lijnen heten in Excel randen. Met een rand langs de onderkant van een cel laat u bijvoorbeeld uitkomen waar een optelling staat. 1.
Selecteer de cel (of een groep cellen)
2.
Klik op de knop RANDEN. Standaard staat deze op ONDERRAND, waarmee u een lijn langs de onderrand van de selectie zet.
4.7.
Opmaak met stijlen
Wilt u een tabel opmaken, dan nemen de ingebouwde stijlen van Excel 2010 u veel werk uit handen. 1.
Klik in de tabel
2.
Klik op het tabblad START
3.
Klik op OPMAKEN ALS TABEL. Dit opent een keuzelijst met heel veel opmaakstijlen, gegroepeerd van Licht, via normaal tot donker.
4.
Klik op een van de mogelijkheden. Dit opent een dialoogvenster. Excel markeert automatisch de grenzen vvan de tabel en heeft ontdekt dat de bovenste rij kopteksten bevat.
30
31
5. Berekeningen maken Het maken van berekeningen is datgene waar Excel sterk in is. U zet Excel aan het rekenen door formules in te voeren. De eerste stap is optellen en aftrekken. Daarmee zet u een handige begroting op. Nadien zijn het de vermenigvuldigingen. Een cel met een formule kunt u kopiëren en daarbij is het van belang of u relatief of absoluut kopieert. 5.1.
Een formule opstellen
U zet Excel aan het rekenen door een formule te typen. Elke formule begint met het isgelijkteken (=) dat is voor Excel het teken dat er een berekening volgt. 5.1.1.
Rekenen met tekens
Voor het rekenen gebruikt u in een formule een van de volgende tekens. Officieel heet zo een teken een rekenkundige operator. Teken + * / ^ 5.2.
Bewerking Optellen Aftrekken Negatief maken Vermenigvuldigen Delen Machtsverheffen
In formule met getallen =12+4 =12-4 -4 =12*4 =12/4 =12^4
In formule met verwijzingen =A1+A2 =A1-A2 =-A1 =A1*A2 =A1/A2 =A1^A2
Optellen
U telt twee getallen op door er in de formule het plusteken tussen te typen, uiteraard laat u de formule voorafgaan door =. 1.
Klik in een willekeurige cel, bijvoorbeeld B2
2.
Typ =5+3 en druk op enter
32
5.2.1.
Optellen met celverwijzing
Typt u eens 60 in cel B1 en 40 in cel B2. Om deze beide getallen op te tellen kunt u in B4 de formule = 60+40 typen . of kunt u de formule = B1+B2
Het is eenvoudiger om een berekening te maken met de cellen want indien je in cel B1 nu 30 ingeeft gaat hij automatisch opnieuw berekenen. En indien je dat veranderd wanneer je in B4 gewoon =60+40 hebt ingegeven gaat hij dit niet veranderen. Om de formule =B1+B2 in te voeren, klikte u in het voorbeeld op die beide cellen (zo krijgen zo een kleur). Zo ziet u bij het opstellen meteen wat u doet, in plaats daarvan kunt u de celadressen ook zelf typen. 5.3.
Aftrekken
U verandert enkel de + in -. U hoeft hiervoor de formule niet opnieuw te typen als er al eentje in het optellen staat. 5.4.
Vermenigvuldigen en Delen
Voor het vermenigvuldigen gebruiken we in Excel het sterretje (*) en niet de letter x. 5.4.1.
BTW berekenen
U kunt verwijzen naar een cel en die waarde vermenigvuldigen met een vast getal, bijvoorbeeld een percentage. Zo kunt u op een factuur automatisch de btw laten berekenen. Stel, u hebt in kolom C de prijzen genoteerd en in kolom D de aantallen. De bedragen berekent u met = D5*C5 in E5 enzovoort. U telt ze op met een formule in cel E14 Dit is nog exclusief BTW en in de cel onder het subtotaal vermenigvuldigt u dat met 21 procent. 1.
Typ in cel E15 een =
2.
Klik op E14
3.
Typ *21% en druk op enter toets formule = E14*21%
33
4 Ten slotte telt u de btw op bij het subtotaal. Typ hiervoor = E14+E15 in cel E16
5.5.
Formules kopiëren
Wilt u een formule kopiëren, dan kopieert u de hele cel op een van de manieren al eerder uitgelegd. Verwijst de formule naar een andere cel, dan past Excel de verwijziging automatisch aan.
34
6. Rekenen met functies 6.1.
Kennismaken met functies
Excel heeft een groot aantal functies aan boord, zo‟n 350. Een functie is een voorgeprogrammeerde berekening. Een voorbeeld is SOM, de meest gebruikte functie. U typt een functie als een woord binnen een formule, in hoofdletters. De informatie die de functie moet verwerken, staat tussen haken, dat is het zogeheten argument. In de formule =SOM(B2:B14), de cellen B2 tem B14 worden opgeteld. 6.2.
Optellen met SOM
Zoals u in het vorige gedeelte zag, kunt u met de formule= B2+B3+B4+… de getallen in die serie optellen. Ideaal is deze formule niet, want als u meer cellen wilt optellen, moet u uw optelformule uitbreiden. Gelukkig kan dit eenvoudiger met de functie SOM. Die telt een groot aantal cellen bij elkaar op. =SOM(gebied) 6.2.1.
Invoeren met AutoSOM
De functie SOM voert u rechtstreeks in met de knop AUTOSOM, herkenbaar aan de Griekse letter sigma ∑, het wiskundige teken voor som. 1.
Klik in de cel waar de formule moet komen dus B10
2.
Klik op de tab Start
3.
Klik op de knop Autosom. U ziet een stippellijn bewegen om een serie cellen waarvan Excel vermoedt dat u die wilt optellen. En druk op Enter
6.3.
Functie invoegen
Eenvoudige bewerkingen voert u gewoon in. Maar een formule met een functie als SOM vindt u misschien nog niet makkelijk om zelf op te stellen, gebruik dan FUNCTIE INVOEGEN.
35
1.
Klik op de tab FORMULES
2.
Klik op de knop FUNCTIE INVOEGEN (of in de formulebalk op knop fx)
3.
Kies in de lijst onder SELECTEER EEN FUNCTIE de functie die u wilt gebruiken. Er verschijnt een dialoogvenster.
4.
Vul in het dialoogvenster een paar vakjes in. zo geeft u de onderdelen op waarmee de formule aan het werk gaat.
36
1.
2.
Kennismaken met Excel 2010 ......................................................................................................................................... 2 1.1.
Excel starten ................................................................................................................................................................. 2
1.2.
Werkblad verkennen ................................................................................................................................................ 3
1.2.1.
Denken in Kolommen, rijen en cellen ..................................................................................................... 3
1.2.2.
Bewegen door het werkblad....................................................................................................................... 4
1.3.
Kennismaken met het lint ...................................................................................................................................... 5
1.4.
Verschillende tabbladen ......................................................................................................................................... 6
1.4.1.
Tabblad start ..................................................................................................................................................... 6
1.4.2.
Tabblad Invoegen ........................................................................................................................................... 6
1.4.3.
Tabblad Pagina-indeling .............................................................................................................................. 6
1.4.4.
Tabblad formules ............................................................................................................................................ 6
1.4.5.
Tabblad gegevens ........................................................................................................................................... 6
1.4.6.
Tabblad controleren ....................................................................................................................................... 7
1.4.7.
Tabblad Beeld ................................................................................................................................................... 7
1.4.8.
Contextuele tabbladen .................................................................................................................................. 7
1.5.
Lint inklappen ............................................................................................................................................................. 7
1.6.
Werkbalk snelle toegang ........................................................................................................................................ 8
1.7.
Formulebalk bekijken ............................................................................................................................................... 8
1.8.
Sjablonen ...................................................................................................................................................................... 9
Werken met het werkblad ............................................................................................................................................ 11 2.1.
Een nieuwe werkmap openen ........................................................................................................................... 11
2.2.
Getallen en tekst invoeren .................................................................................................................................. 11
2.2.1.
Verplaatsen na het invoeren .................................................................................................................... 12
2.2.2.
Meteen meer cellen vullen ....................................................................................................................... 12
2.2.3. Een bepaald gebied vullen ............................................................................................................................... 13 2.3.
Help ik heb me vergist ......................................................................................................................................... 13
2.4.
Automatisch aanvullen ......................................................................................................................................... 14
2.5.
Selecteren .................................................................................................................................................................. 14
2.5.1.
Grenzende cellen .......................................................................................................................................... 14
2.5.2.
Gespreide cellen ........................................................................................................................................... 15
2.6.
Cellen verplaatsen .................................................................................................................................................. 16
2.6.1.
Verplaatsen met de muis .......................................................................................................................... 16
2.7.
Invoegen en verwijderen van kolommen en rijen ..................................................................................... 16
2.8.
Cellen kopiëren ....................................................................................................................................................... 17
37
2.8.1. 2.9.
3.
Werken met hele werkbladen ........................................................................................................................... 18
2.9.1.
Een werkblad invoegen .............................................................................................................................. 19
2.9.2.
De naam van het werkblad veranderen .............................................................................................. 19
2.9.3.
De kleur van de bladtab veranderen .................................................................................................... 19
Lijsten maken .................................................................................................................................................................... 21 3.1.
Een database opzetten ......................................................................................................................................... 21
3.1.1.
Een adreslijst maken ................................................................................................................................... 21
3.1.2.
Kopjes toevoegen en accent aanbrengen .......................................................................................... 21
3.1.3.
Kolombreedte automatisch aanpassen ............................................................................................... 22
3.2.
4.
Makkelijk invoeren ................................................................................................................................................. 22
3.2.1.
Meer cellen tegelijk vullen ........................................................................................................................ 22
3.2.2.
Automatisch invoeren ................................................................................................................................ 22
3.3.
Opschriften in beeld houden ............................................................................................................................. 23
3.4.
Namen zoeken ........................................................................................................................................................ 24
3.5.
Sorteren ...................................................................................................................................................................... 24
Het werkblad opmaken ................................................................................................................................................. 26 4.1.
Opmaken met het tabblad START ................................................................................................................... 26
4.2.
Lettertype veranderen .......................................................................................................................................... 26
4.3.
Tekst uitlijnen ........................................................................................................................................................... 27
4.3.1.
5.
Verschillende plakopties............................................................................................................................ 18
Breed opschrift maken door middel van cellen samenvoegen ................................................. 27
4.4.
Tekst rechtop zetten ............................................................................................................................................. 28
4.5.
Getallen opmaken .................................................................................................................................................. 28
4.5.1.
Euroteken ........................................................................................................................................................ 28
4.5.2.
Procentnotatie- duizendtalnotatie- cijfers achter de komma .................................................... 28
4.6.
Lijnen trekken, kaders zichtbaar maken ........................................................................................................ 30
4.7.
Opmaak met stijlen ............................................................................................................................................... 30
Berekeningen maken...................................................................................................................................................... 32 5.1.
Een formule opstellen ........................................................................................................................................... 32
5.1.1. 5.2.
Rekenen met tekens .................................................................................................................................... 32
Optellen ...................................................................................................................................................................... 32
5.2.1.
Optellen met celverwijzing ....................................................................................................................... 33
5.3.
Aftrekken ................................................................................................................................................................... 33
5.4.
Vermenigvuldigen en Delen .............................................................................................................................. 33
38
5.4.1. 5.5. 6.
BTW berekenen ............................................................................................................................................. 33
Formules kopiëren ................................................................................................................................................. 34
Rekenen met functies .................................................................................................................................................... 35 6.1.
Kennismaken met functies .................................................................................................................................. 35
6.2.
Optellen met SOM ................................................................................................................................................. 35
6.2.1. 6.3.
Invoeren met AutoSOM ............................................................................................................................. 35
Functie invoegen .................................................................................................................................................... 35
39
