Sturen op Cijfers in de voetverzorgingsbranche , versie 1.1

Sturen op Cijfers in de voetverzorgingsbranche 12-11-2013, versie 1.1

4. Deelnemen Gefeliciteerd! U bent geregistreerd als deelnemer aan Sturen op Cijfers van ProVoet. Uw bedrijfsadministratie is erop ingericht. Nu gaat het erom dat u het maximale resultaat haalt uit uw deelname. Zodat u daadwerkelijk kunt Sturen op Cijfers. Deze handleiding vol tips helpt u daarbij.

Leeswijzer Deze handleiding Deelnemen is de vierde en laatste in de reeks. Hiervoor heeft u kennis genomen van: 1. Ontdek hoeveel Sturen op Cijfers u oplevert 2. Inrichten van uw bedrijfsadministratie 3. Registreren. Veel succes! In deze handleiding leest u -Hoe u in vijf stappen het beste resultaat behaalt met Sturen op Cijfers -Hoe u kwartaalcijfers invoert en welke afwegingen u daarbij kunt maken. -Hoe u uw gegevens kunt onderhouden en wijzigen. -Hoe u de cijfers uit het programma kunt gebruiken. -Wat de belangrijkste rapporten voor u zijn. -Wat de kengetallen in de rapporten betekenen. -Hoe u de cijfers vertaalt naar verbeteringen en concrete acties.

In vijf stappen behaalt u het beste resultaat Met Sturen op Cijfers heeft u het beste resultaat voor uw praktijk binnen handbereik. Alles draait nu om vijf stappen: 1. Kwartaalcijfers invoeren 2. Uw gegevens up to date houden 3. Uw cijfers, overzichten, rapportages en vergelijkingen met andere praktijken vertalen in concrete verbeterplannen 4. Daadwerkelijk Sturen op Cijfers 5. Goede resultaten en succes boeken met uw pedicurepraktijk! Kwartaalcijfers invoeren – zo doet u dat Veel werk is het niet: kwartaalcijfers invoeren. Want de benodigde gegevens komen uit uw bedrijfsadministratie, die u – eventueel samen met uw accountant of boekhouder - al heeft ingericht voor Sturen op Cijfers. Log in in het internetprogramma Sturen op cijfers met uw gebruikersnaam en wachtwoord en kies de functie Cijfers invoeren. Er zijn twee mogelijkheden voor gegevensinvoer A. U hebt in uw bedrijfsadministratie gekozen voor Melissa of PodoFile, pedicuresoftware die aansluit op Sturen op Cijfers. B. U gebruikt andere, bijvoorbeeld financiële software of administratiesystemen.

Pagina 1 van 10

Nu kunt u twee dingen doen: 1. Met Melissa of PodoFile exporteert u de gegevens elk kwartaal automatisch naar Sturen op Cijfers. 2. U maakt geen gebruik van Melissa of PodoFile en u voert alle of een deel van de gegevens handmatig in. Sturen op Cijfers voert bij het opslaan van de gegevens enkele controles uit. Eventueel krijgt u daarbij een foutmelding. U kunt fouten direct of achteraf corrigeren. De ingevoerde gegevens worden altijd opgeslagen. Een periode met fouten krijgt de status ‘ingevoerd’, een periode zonder fouten krijgt de status ‘goedgekeurd’. U kunt alleen rapporten opvragen over periodes die de status ‘goedgekeurd’ hebben. Tip Zorg dat u de meest actuele versie van Melissa of PodoFile gebruikt. Hoe gaat u om met de kostengegevens? U hebt drie mogelijkheden. 1.U legt de kostengegevens vast in uw pedicuresoftware en u neemt de werkelijke kostengegevens elk kwartaal mee bij de automatische export. 2. U legt de kostengegevens vast in andere software en voert de werkelijke kostengegevens elk kwartaal handmatig in. U moet de bedragen van Overige kosten totaal en van de negen kostengroepen apart invoeren. Het totaal wordt niet automatisch berekend. Dat voorkomt rekenfouten. 3. U voert niet elk kwartaal de werkelijke kostengegevens in, maar u gebruikt u de vaste gegevens die u bij het registreren als deelnemer hebt ingevoerd. Deze kunt u desgewenst overschrijven met een andere (werkelijke) waarde. Extra handig!  Bent u eens vergeten om kwartaalcijfers in te voeren? Geen probleem. U krijgt automatisch een herinnering via uw e-mail.  Sturen op Cijfers voert elk kwartaal een automatische controle uit van een aantal ingevoerde gegevens. Als daarin fouten worden gevonden, krijgt u een e-mail.  U kunt de gegevens van een periode altijd nog corrigeren.

Tips voor het onderhoud van uw gegevens  Verandert uw e-mailadres? Dan moet u het nieuwe adres als gebruikersnaam invoeren in het programma Sturen op cijfers. Doe dat met de functie Gebruikersnaam en wachtwoord wijzigen. Exporteert u automatisch gegevens vanuit uw pedicuresoftware Melissa of PodoFile? Dan moet u de gebruikersnaam ook daarin wijzigen.  Het is veiliger om uw wachtwoord geregeld te veranderen. Bijvoorbeeld elk kwartaal of ieder jaar. Doe dat met de functie Gebruikersnaam en wachtwoord wijzigen.  Tarieven en vergoedingen veranderen meestal jaarlijks. Pas dus aan het begin van elk jaar de vaste gegevens aan . Doe dat met de functie Vestigingsgegevens > Bewerken vestiging. Voer de begrote of gemiddelde gegevens per kwartaal in. U moet de bedragen van Overige kosten totaal en van de negen kostengroepen apart invoeren. Het totaal wordt niet automatisch berekend. Dit voorkomt rekenfouten. Het internetprogramma controleert de gegevens en geeft eventueel een foutmelding.  Controleer jaarlijks de keuzes die u heeft gemaakt bij de bedrijfskenmerken. Doe dat met de functie Bedrijfsgegevens > Bewerken.  Controleer ook jaarlijks de keuzes die u heeft gemaakt bij de vestigingskenmerken. Doe dat met de functie Vestigingsgegevens > Bewerken vestiging.

Pagina 2 van 10

Gebruik van de cijfers in de rapporten uit het internetprogramma Sturen op cijfers  Maak er een gewoonte van om elk kwartaal minimaal één keer na uw gegevensinvoer de rapporten te bekijken en te bepalen of u cijfers ziet die uw aandacht vragen. Plan dit in als vast onderdeel van uw werkzaamheden.  Kijk ook naar opvallende kengetallen die te maken kunnen hebben met fouten in de cijfers. Wat zijn de meest informatieve rapporten voor u?  Periodevergelijking: hiermee vergelijkt u twee periodes, bijvoorbeeld twee kwartalen of een kwartaal met een cumulatieve periode.  Vergelijking met gemiddelde: hiermee vergelijkt u de eigen kengetallen met de gemiddelde kengetallen van alle deelnemers (zonder selectie van kenmerken) of van vergelijkbare deelnemers (u kunt selecteren op een of meer kenmerken).  Monitor: hiermee vergelijkt u de ontwikkeling van omzet, aantal behandelingen, enzovoorts van uw praktijk met dezelfde periode vorig jaar met de gemiddelde ontwikkeling bij alle deelnemers (zonder selectie van kenmerken) of van vergelijkbare deelnemers (u kunt selecteren op een of meer kenmerken).  Benchmark: u ziet een grafiek met de waarde van een kengetal voor uw eigen praktijk en voor de vergelijkbare deelnemers (op basis van de geselecteerde kenmerken). Wat betekenen de kengetallen in de rapporten? o

o

o

o

Pagina 3 van 10

Rubriek Omzet  Omzetaandeel artikelen, behandelingen, behandelinggroepen, overige, nevenactiviteiten. Deze kengetallen geven weer hoe de (netto) omzet van de praktijk is samengesteld. Het grootste aandeel zal uit behandelingen komen. Een behandelinggroep met een klein aandeel biedt in het algemeen de mogelijkheid tot vergroting. Rubriek Brutowinst  Brutomarge artikelen, behandelingen, overige, nevenactiviteiten, totaal. Deze kengetallen geven weer hoeveel procent brutowinst u maakt in de verschillende omzetgroepen. De brutomarge artikelen (netto omzet minus inkoopprijs) is het meest interessant. De brutomarge op behandelingen (netto omzet minus de kosten van verbruiksproducten) is in de pedicurebranche altijd hoog. De brutomarge overige en nevenactiviteiten zullen vaak 100% zijn. Rubriek Kosten en Overige kosten per groep  Loonkosten totaal t.o.v. netto omzet. Dit kengetal geeft weer hoeveel procent van uw netto omzet u betaalt aan loonkosten van medewerkers. Omdat de meeste praktijken in de branche (nog) geen medewerkers kennen, zal dit meestal 0% zijn.  Overige kosten totaal en per kostengroep t.o.v. netto omzet. Deze kengetallen geven weer hoeveel procent van uw netto omzet u betaalt aan overige bedrijfskosten. Naarmate een percentage hoger is, zijn de kosten hoger en de mogelijkheden om kosten te besparen groter. In de branche zijn de kosten van huisvesting, boekhouder/accountant en afschrijving vaak het hoogst. Rubriek Nettowinst  Nettowinst incl. ondernemersloon t.o.v. netto omzet. Dit kengetal geeft aan wat het percentage nettowinst van de praktijk is. De nettowinst is de resultante van netto omzet minus inkoopprijs van verkoopartikelen en verbruiksproducten en alle kosten. Meer omzet en minder kosten betekenen dus een hogere nettowinst. In de branche wordt de nettowinst meestal beschouwd als het (bruto) inkomen voor de ondernemer. Het kengetal Resultaat ondernemer per gewerkt uur is hierbij interessant.

o

o

o

Rubriek Arbeidsproductiviteit  Netto omzet en Brutowinst per gewerkt uur. Deze kengetallen geven aan hoe productief u (en uw eventuele medewerkers) werken. Hierbij worden alle gewerkte uren meegeteld, ook de uren voor administratie, scholing, schoonmaken, etc. Een hogere omzet per gewerkt uur kan met name worden bereikt door efficiënter te werken (niet alleen bij de behandelingen, maar ook bij de algemene werkzaamheden) of hogere tarieven voor behandelingen in rekening te brengen.  Resultaat ondernemer per gewerkt uur. Dit kengetal geeft aan wat het (bruto) inkomen van de ondernemer per gewerkt uur is. Hier worden alle gewerkte uren van de ondernemer geteld. U moet natuurlijk zelf bepalen wat u een redelijk bedrag vindt. Houdt wel rekening met de ‘normale’ kosten van pensioen, zorgverzekering, vakantietoeslag, ziektedagen. Verhoging is mogelijk door de nettowinst te verhogen of door efficiënter te werken.  Percentage uren behandelingen. Dit kengetal geeft aan welk percentage van de gewerkte uren in de praktijk wordt besteed aan behandelingen. De rest wordt besteed aan de overige werkzaamheden. Dit wordt ook wel de effectiviteit genoemd. Naarmate het totaal aantal uren dat u werkt lager is (parttime werken), zal dit kengetal vaak lager zijn, omdat de overige werkzaamheden nou eenmaal een zekere hoeveelheid tijd vergen.  Gemiddeld uurtarief behandelingen en nevenactiviteiten. Vooral het uurtarief behandelingen is interessant. Dit kengetal duidt de (netto) omzet aan per gewerkt behandeluur. Het wordt bepaald door de efficiëntie van werken en de hoogte van de tarieven. Rubriek Klanten, afspraken, behandelingen  Gemiddeld bedrag per afspraak. Dit kengetal duidt de (netto) omzet (behandelingen + artikelen) per afspraak aan. Het hangt samen met het assortiment behandelingen, de tarieven en de artikelverkoop.  Aantal artikelen per afspraak. Dit duidt het aantal artikelen aan dat u gemiddeld per afspraak verkoopt. Dit hangt vooral samen met de presentatie van het assortiment en uw verkoopvaardigheden.  Aantal behandelingen per afspraak. Dit duidt het aantal behandelingen aan dat u gemiddeld bij een afspraak uitvoert. U kunt dit beperkt beïnvloeden.  Afspraakfrequentie totaal. Dit kengetal duidt aan met welke frequentie uw klanten een afspraak hebben. U kunt dit beperkt beïnvloeden.  Gemiddelde behandelingtijd. Dit kengetal duidt aan hoeveel minuten in uw praktijk gemiddeld voor een behandeling in de agenda worden gereserveerd. Dit aantal kan worden verlaagd door efficiënter te werken.  Verbruikskosten en Overige kosten per uitgevoerde behandeling: Deze kengetallen geven de kosten per behandeling weer. Deze hangen onder meer samen met het assortiment behandelingen en het aantal behandelingen. Net als voor Percentage uren behandelingen geldt voor Overige kosten per behandeling vaak dat naarmate het aantal uren dat u werkt lager is (parttime werken), dit kengetal hoger zal zijn, omdat u een aantal kosten nou eenmaal altijd maakt. Tip: Als u kengetallen van uw praktijk vergelijkt met die van collega’s is van belang dat u collega’s met een vergelijkbare praktijk neemt.

Hoe vertaalt u de cijfers naar verbetermaatregelen? Meten is weten. En op basis van de cijfers in de rapporten kunt u verbeterdoelstellingen bepalen. Een verbeterdoelstelling is concreet en bevat een getal of een percentage. U wilt bijvoorbeeld meer netto omzet, meer artikelen verkopen per klant of meer behandelingen uitvoeren per maand of per klant.

Pagina 4 van 10

Heeft u uw verbeterdoelstelling bepaald? Bepaal dan acties en maatregelen om uw doelstelling te bereiken en beschrijf ook de praktische uitvoering ervan. De haalbaarheid van uw verbeterdoelstellingen wordt vergroot als de verbeterdoelstellingen specifiek en meetbaar zijn, verbeteracties acceptabel en realistisch zijn en er een tijdspad aan wordt gekoppeld. (SMARTdoelstellingen) De tabel aan het eind van deze handleiding bevat de belangrijkste verbeterdoelstellingen die u kunt uitvoeren. ,De tabellen zijn gegroepeerd naar de rubrieken uit Sturen op cijfers en bevatten mogelijke verbeteracties en tips voor de uitvoering ervan. Tip Door er zelf een tijdspad te koppelen, veranderen uw verbeterdoelstellingen in een “SMART-plan”. Volg het effect van uw acties en maatregelen. Het effect moet na een of enkele kwartalen in de rapporten zichtbaar worden.

Tot slot: ProVoet staat voor u klaar Heeft u vragen over Sturen op Cijfers, over de gegevens die u in moet voeren of over de interpretatie van de cijfers in de rapporten en de te nemen stuurmaatregelen? Neemt u dan gerust contact op met de helpdesk van ProVoet [email protected]

Pagina 5 van 10

Rubriek Specifiek Omzet en brutowinst behandelingen

Verbeterdoelstelling Meetbaar Netto omzet behandelingen neemt toe met ?%.

Mogelijke maatregelen

Uitvoering en uitvoerbaarheid

Planning

Acceptabel Werven van nieuwe klanten (+ behouden van huidige klanten)

Realistisch Advertentie vergroot naamsbekendheid. Contacten met doorverwijzers (netwerken). Peilen van de tevredenheid van klanten. Periodieke nieuwsbrief voor de klanten (imago van actieve pedicure). Werktijden aanpassen aan de klanten. Website met allerlei informatie.

Tijd

Vergroten van de personele capaciteit.

Medewerker in dienst nemen (ook ingeval van dreigende langdurige klantenstop). Voorkeur voor medewerker met VAR / Payrolling

Aanbieden van nieuwe behandelingen (+ vergroten personele capaciteit).

(Extra) verhogen van tarieven van behandelingen.

Pagina 6 van 10

Reclameacties voor bepaalde / nieuwe behandelingen. Behandelingen waar (nieuwe) klanten behoefte aan hebben (bijv. cosmetische behandelingen die inhaken op wensen van jongeren). Verschillende tarieven, mede afhankelijk van de afspraakfrequentie van de klant. Opslag op tarief voor ambulante behandeling. Tarief baseren op kostprijscalculatie en marktoriëntatie.

Rubriek Specifiek

Verbeterdoelstelling Meetbaar Gemiddeld uurtarief behandelingen neemt toe tot € ?.

Mogelijke maatregelen Acceptabel (Extra) verhogen van tarieven van behandelingen. Efficiënter werken bij uitvoeren behandelingen.

Uitvoering en uitvoerbaarheid Realistisch Reclameacties voor bepaalde / nieuwe behandelingen. Behandelingen waar (nieuwe) klanten behoefte aan hebben (bijv. cosmetische behandelingen die inhaken op wensen van jongeren). Verschillende tarieven, mede afhankelijk van de afspraakfrequentie van de klant. Opslag op tarief voor ambulante behandeling. Tarief baseren op kostprijscalculatie en marktoriëntatie.

Verbruikskosten per behandeling nemen af tot € ?.

Omzet en brutowinst artikelen

Netto omzet artikelen neemt toe met ?%.

Efficiënter inkopen van verbruiksproducten. Efficiënter gebruiken van verbruiksproducten. Starten met artikelverkoop / Uitbreiden van het assortiment artikelen. Actiever verkopen van artikelen.

Pagina 7 van 10

Verkorten van de standaard agendatijd. Kunnen opvullen van gaatje in agenda. Praktijkvoorwaarden voor uren derving (breng kosten in rekening voor laat afgezegde of vergeten afspraken). Benut behandeltijd voor adviezen over producten en verzorging. Gebruik maken van acties van toeleveranciers. Beoordelen van toeleverancier.

Beoordelen van toeleverancier Complete productlijn aanbieden Concept aanbieden: behandeling, incl. producten Aantrekkelijk presentatie van assortiment. Aanbieden van proefproduct/monster. Advisering tijdens behandeling. Zelf achter het product staan.

Planning Tijd

Rubriek Specifiek

Verbeterdoelstelling Meetbaar Aantal artikelen per afspraak neemt toe tot ?.

Brutomarge artikelen neemt toe tot ?%.

Mogelijke maatregelen Acceptabel Uitbreiden van het assortiment artikelen. Actiever verkopen van artikelen.

Realistisch Beoordelen van toeleverancier Complete productlijn aanbieden Concept aanbieden: behandeling, incl. producten

Een goede marge bepalen.

Aantrekkelijk presentatie van assortiment. Aanbieden van proefproduct/monster. Advisering tijdens behandeling. Zelf achter het product staan. Verhogen van prijzen van artikelen.

Efficiënter inkopen van verkoopartikelen. (Meer) verhuur van de praktijk.

Omzet en brutowinst overige

Omzet overige neemt toe met ?%.

Loonkosten

Loonkosten nemen af met ?%

Kritisch beoordelen van deze kosten.

Overige kosten

Overige personele kosten nemen af tot ?% van de netto omzet. Huisvestingskosten nemen af tot ?% van de netto omzet.


Kantoor-, inventaris- en machinekosten nemen af tot ?% van de netto omzet.


Pagina 8 van 10



Gebruik maken van acties van toeleveranciers. Beoordelen van toeleverancier. (Startende) collega-pedicures / benaderen. Ruimte die u niet gebruikt verhuren. Praktijkruimte verhuren op tijden dat u deze zelf niet gebruikt. VAR-afspraken / arbeidscontracten / contracten Payrolling beoordelen Scholings- en reiskosten in verhouding brengen.

Huisvestingskosten in verhouding brengen tot het aantal uren dat u werkt. Zuinig zijn met energie, registreren van energiegebruik. Andere bedrijfsruimte huren / kopen. Regelmatig onderhoud inventaris en machines. Let op de garantiebepalingen bij aanschaf. Wees kritisch op kleine aanschaffingen en kantoorartikelen.

Planning Tijd

Rubriek Specifiek

Nettowinst Arbeidsproductiviteit

Pagina 9 van 10

Verbeterdoelstelling



Planning

Meetbaar Reclame-, verkoop- en communicatiekosten nemen af tot ?% van de netto omzet.

Acceptabel Kritisch beoordelen van deze kosten.

Tijd

Auto- en vervoerskosten nemen af tot ?% van de netto omzet.


Accountants-, advies- en beheerkosten nemen af tot ?% van de netto omzet. Diverse kosten nemen af tot ?% van de netto omzet. Afschrijvingskosten nemen af tot ?% van de netto omzet. Nettowinst neemt toe met ?%.



Realistisch Zorg voor effectieve reclame/promotie in geschikte media voor uw doelstellingen, meet het effect van reclameacties. Vraag aan nieuwe klanten hoe ze u hebben gevonden. Beperk representatiekosten en ga kritisch om met attenties voor klanten. Bespaar op verpakkings- en portokosten. Sluit goedkopere telefoon- en/of internetabonnementen af (pintransacties). Beoordeel onderhoud, belasting, verzekering, brandstof van de zakelijke auto. Vraag offertes op, overweeg aanschaf van een zuiniger auto. Besparen op accountantskosten door zelf de boekhouding te gaan doen (in overleg met). Gebruik maken van collectieve voordelen ProVoet Beoordeel noodzaak contributies, lidmaatschappen, abonnementen. Uitstellen van investering / vervanging.

Meer omzet / brutowinst.

Zie verbetervoorstellen bij ‘omzet en brutowinst’.

Netto omzet per gewerkt uur (productiviteit) neemt toe tot € ?.

Kritisch beoordelen van de werkzaamheden en tarieven.

Efficiënter werken bij het uitvoeren van behandelingen. (Extra) verhogen van tarieven van behandelingen.


Rubriek Specifiek

Klanten, afspraken, behandelingen

Verbeterdoelstelling


Meetbaar Resultaat ondernemer per gewerkt uur neemt toe tot € ?.

Acceptabel Kritisch beoordelen van de gewerkte uren ondernemer.

Realistisch Efficiënter werken bij het uitvoeren van behandelingen en algemene werkzaamheden (zie hiervoor).Minder kosten. Zie verbetervoorstellen bij ‘omzet en brutowinst’.

Percentage uren behandelingen (effectiviteit) neemt toe tot ?%.

Efficiënter uitvoeren van de algemene werkzaamheden.

Gemiddelde behandelingtijd neemt af tot ? minuten.

Efficiënter werken bij het uitvoeren van behandelingen.

Het aantal afspraken neemt toe met ?%.

Werven van nieuwe klanten. Vergroten van de personele capaciteit.

Maken van urenbegroting van algemene werkzaamheden. Registreren van alle uren voor algemene werkzaamheden, ook van partner/familie. Verkorten van de standaard agendatijd. Benut behandeltijd voor adviezen over producten en verzorging. Voorkom tijdsverspilling met privé gerelateerde gesprekken. Zie verbetervoorstellen bij ‘omzet en brutowinst’.

Tabellen: SMART-plan

Pagina 10 van 10


Planning Tijd

Sturen op Cijfers in de voetverzorgingsbranche , versie 1.1

Recommend Documents