Studijní materiál - Manažer či pedagog? Registrační číslo projektu: CZ.1.07/1.3.05/04.0008
MODUL III
Financování školy
PaedDr. Zdeněk Souček, 2012, 40 stran
Materiál je publikován pod licencí Creative Commons - Uveďte autora-Neužívejte komerčně-Nezasahujte do díla 3.0 Česko.
OBSAH 1
ZÁKLADNÍ PRÁVNÍ PŘEDPISY .......................................................................... 2
2
FINANCOVÁNÍ VE ŠKOLSTVÍ ............................................................................ 3 2.1
Veřejný sektor a školství .................................................................................... 3
2.2
Financování škol v České republice .................................................................. 3
HOSPODAŘENÍ ŠKOLSKÉ PŘÍSPĚVKOVÉ ORGANIZACE ............................ 8
3
3.1
Finanční hospodaření příspěvkových organizací §28 ........................................ 8
3.2
Peněžní fondy příspěvkových organizací §29 ................................................... 9
4
FOND KULTURNÍCH A SOCIÁLNÍCH POTŘEB.............................................. 11
5
ÚČETNICTVÍ VE FINANČNÍM ŘÍZENÍ ............................................................. 14 5.1
Účetnictví ......................................................................................................... 14
5.2
Způsob vedení účetnictví ................................................................................. 15
5.3
Soustava účtů ................................................................................................... 17
6
DRUHY A NÁLEŽITOSTI ÚČETNÍCH DOKLADŮ .......................................... 23
7
MAJETEK............................................................................................................... 25 7.1
Evidence majetku ............................................................................................. 25
7.2
Inventarizace majetku ...................................................................................... 28
7.3
Řízení oběžného majetku ................................................................................. 29
FINANČNÍ PLÁNOVÁNÍ ..................................................................................... 30
8
8.1
Obsah finančního plánu ................................................................................... 30
8.2
Rozpočet jako nástroj krátkodobého finančního plánování ............................. 32
VNITŘNÍ KONTROLNÍ SYSTÉM ....................................................................... 35
9
Řídící kontrola ................................................................................................. 35
9.2
Interní audit ...................................................................................................... 36
9.3
Řízení rizik ....................................................................................................... 37
10
9.1
VNITŘNÍ PŘEDPIS O VEDENÍ ÚČETNICTVÍ ............................................... 38
SEZNAM POUŽITÉ LITERATURY ............................................................................ 40
1
ZÁKLADNÍ PRÁVNÍ PŘEDPISY Zákon č. 561/2004 Sb., o předškolním, základním, středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání (dále jen školský zákon; poslední novela: č. 472/2011 Sb.) Zákon č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, ve znění pozdějších předpisů (poslední novela: č. 153/2010 Sb.) Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví (poslední novela: č. 188/2011 Sb.) Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce (poslední novela: č. 365/2011 Sb.) Zákon č. 320/2001 Sb. o finanční kontrole ve veřejné správě (poslední novela: č. 153/2010 Sb.) Zákon č. 306/1999 Sb., o poskytování dotací soukromým školám, předškolním a školským zařízením (poslední novela: č. 159/2010 Sb.) Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmu (poslední novela: č. 188/2011 Sb.) Zákon č. 455/1991 Sb. o živnostenském podnikání (poslední změna: č. 285/2009 Sb.) Zákon č. 589/1992 Sb. o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti (poslední změna: č. 73/2011 Sb.) Zákon č. 187/2006 o nemocenském pojištění (poslední změna: č. 180/2011 Sb.) Zákon č. 137/2006 Sb. o veřejných zakázkách (poslední změna: č. 73/2011 Sb.) Vyhláška MF č. 114/2002 Sb., o fondu kulturních a sociálních potřeb (poslední novela: č. 365/2010 Sb.) Vyhláška MF ČR č. 410/2009 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o účetnictví pro ÚSC, PO, SF a OSS (poslední změna: č. 435/2010 Sb.) Vyhláška MŠMT ČR č. 492/2005 Sb., o krajských normativech (poslední změna: č. 110/2011Sb.) Vyhláška č. 84/2005 Sb., o nákladech na závodní stravování a jejich úhradě v příspěvkových organizacích zřízených územními samosprávnými celky (poslední změna: č. 17/2008 Sb.) Vyhláška č. 107/2005 Sb., o školním stravování (poslední změna: č. 463/2011 Sb.) České účetní standardy pro účetní jednotky, které jsou územními samosprávnými celky, příspěvkovými organizacemi, státními fondy a organizačními složkami státu
(stav v únoru 2012)
2
2
FINANCOVÁNÍ VE ŠKOLSTVÍ
2.1 Veřejný sektor a školství Školství je jedním z resortů veřejného sektoru v České republice. Veřejný sektor je významnou součástí národního hospodářství ve smíšené ekonomice, kde zabezpečuje ty činnosti (funkce státu), kde soukromý, tedy ziskový sektor selhává. Veřejný sektor a sektor privátní jsou vzájemně prospěšným soužitím ve smíšené ekonomice. Oba sektory se vzájemně podmiňují a doplňují. Veřejný sektor je část národního hospodářství, která: zabezpečuje veřejné statky kolektivní spotřeby pro obyvatelstvo na neziskovém principu, je financována z finančních prostředků soustředěných v rozpočtové soustavě, zejména prostřednictvím veřejných rozpočtů, je řízen veřejnou správou (státní správou a územní samosprávou), jeho produkci rozhoduje tzv. veřejná volba a to zpravidla nepřímo volenými zástupci, podléhá veřejné kontrole ze strany občanů a to opět nepřímo, prostřednictvím jejich volených zástupců. Hlavním posláním veřejného sektoru je předcházení důsledkům selhávání trhu a řešení důsledků selhání trhu v ekonomickém růstu a sociálním rozvoji a to zejména: zabezpečení potřebných veřejných statků pro obyvatelstvo na neziskovém principu, přispění k ekonomickému růstu a to i vzděláním a zvyšováním kvalifikace pracovní síly, dosažení větší spravedlnosti v rozdělování, vytvoření podmínek pro růst zaměstnanosti, pomoc při vytváření podmínek pro fungování privátního sektoru. V současné době se posiluje postavení, pravomoci a odpovědnost jednotlivých článků územní samosprávy, tj. krajů a obcí za zabezpečování a financování veřejných statků. Jedná se o efektivní způsob nakládání s finančními prostředky veřejných rozpočtů, neboť nabídka veřejných statků v případě regionálního uspořádání vychází z konkrétních potřeb obyvatelstva daného regionu a přibližuje se tak občanovi. Diskutuje se otázka, jaká část veřejných rozpočtů by např. ve školství měla podléhat rozhodování krajů. Zastánci centrálního rozdělování poukazují na nebezpečí vyplývající z různých regionálních priorit a na to, že by například prostředky na platy pracovníků ve školství nebyly ve všech krajích využívány stejným způsobem a v rámci státu by tak vznikaly rozdíly. Představitelé krajů poukazují na to, že v rámci regionů se mohou více respektovat místní zvláštnosti a specifické potřeby a že mírné rozdíly ve financování mezi jednotlivými regiony by mohly přispět ke stabilizaci kvalifikovaných pracovníků v určitých místech a že navíc je rozdělování těchto veřejných prostředků regulováno obecně platnými zákonnými normami.
2.2 Financování škol v České republice Školství je důležitý resort veřejného sektoru. Financuje se z veřejných rozpočtů, jednak dotací poskytnutou ze státního rozpočtu a dále také příspěvkem zřizovatele na provoz. Existují i další způsoby získávání finančních zdrojů jako je například doplňková činnost. Nutnou prvotní podmínkou k tomu, aby škola nebo školské zařízení byly financovány z veřejných rozpočtů, je jejich zařazení do školského rejstříku podle § 141 a §142 zákona č. 561/2004 Sb. (tzv. školský zákon). 3
Neinvestiční prostředky Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy ČR stanoví objem prostředků pro školy zřizované krajem a obcemi dohromady a tyto prostředky poskytne kraji formou dotace. Krajský úřad provede podle metodiky stanovené MŠMT rozpis dotace pro jednotlivé školy, předškolní a školská zařízení (krajská a obecní). Při rozpisu prostředků pro obecní školy kraj spolupracuje zejména při shromažďování údajů s pověřenými obcemi třetího stupně (tzv. obce P III), v jejichž působnosti se školy nacházejí. A) Neinvestiční finanční prostředky přidělované školám ze státního rozpočtu podle § 160 zákona č. 561/2004 Sb. se obvykle rozdělují na tyto složky (dříve přímé vzdělávací náklady): Platy – tj. platy a náhrady platů, nebo mzdy a náhrady mezd, na odměny za pracovní pohotovost, odměny za práci vykonávanou na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr a odstupné, Odvody – výdaje na úhradu odvodu z úhrnu mezd na veřejná pojištění, na příděly do fondu kulturních a sociálních potřeb, ONIV – tzv. ostatní neinvestiční výdaje – ostatní náklady vyplývající z pracovně právních vztahů (cestovné), výdaje na nezbytné zvýšení nákladů spojených s výukou dětí, žáků a studentů zdravotně postižených, výdaje na učební pomůcky, výdaje na školní potřeby a na učebnice, pokud jsou podle tohoto zákona poskytovány bezplatně, rovněž na výdaje na další vzdělávání pedagogických pracovníků (DVPP) a na činnosti, které přímo souvisejí s rozvojem škol a kvalitou vzdělávání, na další nezbytné neinvestiční výdaje spojené s provozem škol a školských zařízení. Finanční prostředky ze státního rozpočtu podle odstavců 1 a 2, § 160, zákona č. 561/2004 Sb. se poskytují podle skutečného počtu dětí, žáků nebo studentů ve škole nebo školském zařízení, v jednotlivých oborech a formách vzdělávání, lůžek, stravovaných nebo jiných jednotek stanovených zvláštním právním předpisem, uvedeného ve školních matrikách pro příslušný školní rok, nejvýše však do výše povoleného počtu dětí, žáků nebo studentů ve škole nebo školském zařízení, v jednotlivých oborech a formách vzdělávání, lůžek, stravovaných nebo jiných jednotek stanovených zvláštním právním předpisem, uvedeného ve školském rejstříku. Do skutečného počtu se započítávají i cizinci, kterým se podle § 20 odst. 1 a 3 poskytuje vzdělávání nebo školské služby za stejných podmínek jako státním občanům České republiky. Finanční prostředky nad rozsah finančních prostředků státního rozpočtu poskytovaných podle odstavců 1 a 2 hradí právnické osoby, které vykonávají činnost škol a školských zařízení, z dalších finančních zdrojů, zejména z vlastních příjmů, z prostředků zřizovatele, popřípadě jiných osob. Financování škol a školských zařízení zřizovaných územními samosprávnými celky upravuje § 161 školského zákona č. 561/2004 Sb.: Republikové normativy stanoví ministerstvo jako výši výdajů podle § 160 odst. 1 písm. c) a d) připadajících na vzdělávání a školské služby pro jedno dítě, žáka nebo studenta příslušné věkové kategorie v oblasti předškolního vzdělávání, základního vzdělávání, středního vzdělávání a vyššího odborného vzdělávání na kalendářní rok a zveřejňuje je ve Věstníku. Krajské normativy stanoví krajský úřad jako výši výdajů podle § 160 odst. 1 písm. c) a d) připadajících na jednotku výkonu na kalendářní rok za podmínek stanovených prováděcím právním předpisem a zveřejní je. Jednotkou výkonu je jedno dítě, žák, student, ubytovaný, stravovaný, lůžko, třída, studijní skupina, oddělení nebo jiná jednotka stanovená zvláštním právním předpisem. Součástí krajských normativů jsou příplatky na speciální vzdělávací potřeby dětí, žáků a studentů. 4
Ministerstvo stanoví prováděcím právním předpisem členění krajských normativů, ukazatele rozhodné pro jejich stanovení, jednotky výkonu pro jednotlivé krajské normativy, vztah mezi ukazateli a jednotkami výkonu, ukazatele pro výpočet minimální úrovně krajských normativů a zásady pro jejich zvýšení a jejich zveřejnění. Ministerstvo rozepisuje na základě republikových normativů podle odstavce 1 a poskytuje krajským úřadům formou dotace na zvláštní účet kraje finanční prostředky vyčleněné ze státního rozpočtu na činnost a) škol a školských zařízení zřizovaných krajem na výdaje uvedené v § 160 odst. 1 písm. d), b) škol a školských zařízení zřizovaných obcemi nebo svazky obcí na výdaje uvedené v § 160 odst. 1 písm. c). Krajský úřad v přenesené působnosti s vědomím zastupitelstva kraje prostřednictvím krajských normativů a v souladu se zásadami stanovenými ministerstvem podle §170 písm. b) a) rozepisuje a poskytuje právnickým osobám vykonávajícím činnost škol a školských zařízení, které zřizuje kraj, finanční prostředky podle § 160 odst. 1 písm. d), b) rozepisuje a poskytuje přímo právnickým osobám vykonávajícím činnost škol a školských zařízení, které zřizují obce nebo svazky obcí, finanční prostředky podle § 160 odst. 1 písm. c). Při rozpisu vychází z návrhů předložených obecními úřady obcí s rozšířenou působností. O rozpisu prostředků podle věty první informuje krajský úřad příslušné obecní úřady obcí s rozšířenou působností. Obecní úřad obce s rozšířenou působností zpracovává návrhy rozpisů rozpočtů finančních prostředků státního rozpočtu poskytovaných podle odstavce 6 písm. b) v souladu se zásadami stanovenými ministerstvem podle § 170 písm. c) a krajskými normativy a předává je krajskému úřadu, zpracovává a předkládá krajskému úřadu rozbory hospodaření s finančními prostředky státního rozpočtu poskytovanými podle odstavce 6 písm. b) podle osnovy a postupu stanoveného ministerstvem podle § 170 písm. d). Krajský úřad vypořádává finanční prostředky státního rozpočtu, které poskytuje na činnost škol a školských zařízení podle odstavce 6, a to podle pokynů stanovených ministerstvem podle § 170 písm. e) a postupem stanoveným zvláštním právním předpisem a předává výsledky finančního vypořádání ministerstvu, zajišťuje sumarizaci účetní závěrky právnických osob vykonávajících činnost škol a školských zařízení zřizovaných kraji, obcemi nebo svazky obcí ve svém správním obvodu zpracovává a vyhodnocuje rozbory hospodaření s finančními prostředky státního rozpočtu přidělovanými podle odstavce 6 písm. a) podle osnovy a postupu stanoveného ministerstvem podle § 170 písm. d) a e). Právnická osoba vykonávající činnost školy nebo školského zařízení, kterou zřizuje obec nebo svazek obcí, zpracovává a předkládá obecnímu úřadu obce s rozšířenou působností rozbor hospodaření s finančními prostředky státního rozpočtu poskytovanými podle odstavce 6 písm. b) podle osnovy a postupu stanoveného ministerstvem podle § 170 písm. d). Právnická osoba vykonávající činnost školy nebo školského zařízení, kterou zřizuje kraj, zpracovává a předkládá krajskému úřadu rozbor hospodaření s finančními prostředky státního rozpočtu poskytovanými podle odstavce 6 písm. a) podle osnovy a postupu stanoveného ministerstvem podle § 170 písm. d).
5
MŠMT vydalo dle § 161 školského zákona Vyhlášku č. 492/2005 Sb. o krajských normativech, kterou se stanoví Jednotky výkonu pro jednotlivé krajské normativy Ukazatele rozhodné pro stanovení krajských normativů Členění krajských normativů a vztah mezi ukazateli a jednotkami výkonu Ukazatele pro výpočet minimální úrovně krajských normativů Zásady pro zvýšení krajských normativů Zásady pro zveřejnění krajských normativů Výňatek z uvedené vyhlášky: § 2 Ukazatele rozhodné pro stanovení krajských normativů (1) Pro stanovení krajských normativů je rozhodný ukazatel: a) průměrného počtu jednotek výkonu připadajícího na 1 pedagogického pracovníka (Np), b) průměrného počtu jednotek výkonu připadajícího na 1 nepedagogického pracovníka (No), c) průměrné měsíční výše platu pedagogického pracovníka (PP), d) průměrné měsíční výše platu nepedagogického pracovníka (Po), e) průměrné roční výše ostatních neinvestičních výdajů ze státního rozpočtu připadající na jednotku výkonu (ONIV) § 4 Základní částka se z ukazatelů uvedených v § 2 odst. 1 stanoví vztahem a) u škol a školských zařízení, jejichž činnost je realizována pedagogickými i nepedagogickými pracovníky: 12 x 1,36 x (1/Np x PP + 1/No x Po) + ONIV § 6 Zásady pro zvýšení krajských normativů Krajský úřad může provést zvýšení krajského normativu nad rámec vyplývající z hodnot ukazatelů uvedených v § 2, pokud je toto zvýšení zabezpečeno v celkovém objemu finančních prostředků přidělených kraji prostřednictvím republikových normativů. § 7 Zásady pro zveřejnění krajských normativů (1) Krajský úřad zveřejní stanovené krajské normativy, ukazatele rozhodné pro jejich stanovení a koeficienty podle § 4 odst. 5 způsobem umožňujícím dálkový přístup nejpozději 30 pracovních dnů po obdržení rozpisu rozpočtu z Ministerstva školství, mládeže a tělovýchovy. B) Ostatní vzdělávací náklady jsou neinvestiční náklady související se zajištěním provozu školy, především náklady na: energie, nájemné, opravy, materiál, ostatní služby, odpisy, nákup drobného dlouhodobého hmotného majetku a drobného dlouhodobého nehmotného majetku (DDHM, DDNM).
6
U škol zřizovaných obcemi a kraji se ostatní vzdělávací náklady hradí z příspěvku zřizovatele na provoz. To znamená, že základní a střední školy a ostatní školy a školská zařízení zřizované obcemi nebo kraji, dostávají jednak prostředky ze státního rozpočtu od kraje formou dotace a druhým zdrojem je příspěvek zřizovatele na provoz. Tyto dva zdroje financování se projevují v rozpočtu, výkaznictví a účtovém rozvrhu těchto příspěvkových organizací. Obec nebo svazek obcí zajišťuje výdaje právnických osob vykonávajících činnost škol a školských zařízení, které zřizuje, s výjimkou výdajů hrazených z finančních prostředků státního rozpočtu přidělovaných podle § 161 odst. 6 písm. b) a z jiných zdrojů; v případě, že školský obvod přesahuje území jedné obce, zabezpečují výdaje základní školy v tomto školském obvodu a školských zařízení jí sloužících dotčené obce poměrně podle počtu žáků s místem trvalého pobytu v jednotlivých obcích, nedojde-li mezi obcemi k jiné dohodě. Obec může právnickým osobám vykonávajícím činnost škol a školských zařízení, které zřizuje, přispívat na další neinvestiční výdaje jinak hrazené ze státního rozpočtu podle tohoto zákona. Obec nebo svazek obcí přiděluje právnickým osobám vykonávajícím činnost škol a školských zařízení, které zřizuje, dotace stanovené zákonem o státním rozpočtu k částečné úhradě výdajů na provoz a provádí s nimi finanční vypořádání. Kraj je povinen zajistit podmínky pro uskutečňování středního a vyššího odborného vzdělávání, vzdělávání dětí, žáků a studentů se zdravotním postižením a zdravotním znevýhodněním, dále jazykového, základního uměleckého a zájmového vzdělávání a pro výkon ústavní výchovy. Za tímto účelem kraj zřizuje a zrušuje ● střední školy, vyšší odborné školy, mateřské, základní, střední školy a školská zařízení pro děti a žáky se zdravotním postižením, základní školy speciální, školy při zdravotnických zařízeních, školská výchovná a ubytovací zařízení a zařízení školního stravování pro děti, žáky a studenty škol, které zřizuje, střední školy s vyučovacím jazykem národnostní menšiny za podmínek stanovených v § 14, jazykové školy s právem státní jazykové zkoušky, základní umělecké školy, školská zařízení pro zájmové vzdělávání a dětské domovy. Kraj může dále zřizovat a zrušovat o mateřské a základní školy s vyučovacím jazykem národnostní menšiny za podmínek stanovených v § 14, školská zařízení podle § 115 až 120, školy a školská zařízení, které jinak zřizuje obec nebo ministerstvo, pokud kraj prokáže potřebné finanční, materiálové a personální zabezpečení této školy nebo školského zařízení.
7
C. Investiční prostředky Pokud je zřizovatelem školy obec nebo kraj (na rozdíl od škol zřizovaných MŠMT nebo soukromých a církevních škol), investiční prostředky školy získávají z těchto zdrojů: odpisy, pokud zřizovatel svěřil škole do správy odpisovaný majetek, zdrojem je příspěvek na provoz od zřizovatele nebo vlastní výnosy; investiční dotace z rozpočtu zřizovatele; výnosy z prodeje hmotného investičního majetku ve správě školy, pokud tak zřizovatel stanoví; dary a příspěvky od jiných subjektů, jsou-li určené nebo použitelné k investičním účelům; převody z rezervního fondu ve výši povolené zřizovatelem. Investiční prostředky může škola získat ještě jako: vlastní zdroje a zdroje z doplňkové činnosti získává přímo škola; dary poskytuje škole dárce; prostředky na aktivní politiku zaměstnanosti poskytuje úřad práce škole prostřednictvím zřizovatele; prostředky programů vyhlašovaných MŠMT, dotaci obdrží kraj, kraj poskytne dotaci obci a ta poskytne příspěvek škole; prostředky programů EU podle pravidel jednotlivých programů.
3
HOSPODAŘENÍ ŠKOLSKÉ PŘÍSPĚVKOVÉ ORGANIZACE
Hospodaření příspěvkových organizací upravuje zákon č. 250/2000 Sb. o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů. Příspěvkovými organizacemi, které zřizují územní samosprávné celky, kterými jsou obec nebo kraj, se zabývá v paragrafech 27 až 37. Tato ustanovení se vztahují na všechny příspěvkové organizace zřizované samosprávnými celky, nejen školy (ale např. také knihovny, divadla, atd.), takže nerozlišují dvouzdrojové financování, které existuje u obecních škol. Tento zákon řeší, jak má vypadat zřizovací listina, jak příspěvková organizace hospodaří s finančními prostředky, které fondy PO vytváří a jak s nimi hospodaří, nakládání s majetkem zřizovatele a další ustanovení vzhledem k hospodaření. Důležitá ustanovení zákona o hospodaření příspěvkových organizací jsou tato:
3.1 Finanční hospodaření příspěvkových organizací §28 Příspěvková organizace hospodaří s peněžními prostředky získanými vlastní činností a s peněžními prostředky přijatými z rozpočtu svého zřizovatele. Dále hospodaří s prostředky svých fondů, s peněžitými dary od fyzických a právnických osob, včetně peněžních prostředků poskytnutých z Národního fondu a ze zahraničí.
8
Zřizovatel poskytuje příspěvek na provoz své příspěvkové organizaci zpravidla v návaznosti na výkony nebo jiná kritéria jejích potřeb. Pokud příspěvková organizace vytváří ve své doplňkové činnosti zisk, může jej použít jen ve prospěch své hlavní činnosti; zřizovatel může organizaci povolit jiné využití tohoto zdroje. Příspěvkové organizaci může její zřizovatel uložit odvod do svého rozpočtu, jestliže a) její plánované výnosy překračují její plánované náklady, a to jako závazný ukazatel rozpočtu, b) její investiční zdroje jsou větší, než je jejich potřeba užití podle rozhodnutí zřizovatele, nebo c) porušila rozpočtovou kázeň. Vztah rozpočtu příspěvkové organizace k rozpočtu zřizovatele lze během roku změnit v neprospěch příspěvkové organizace jen ze závažných, objektivně působících příčin.
3.2 Peněžní fondy příspěvkových organizací §29 Příspěvková organizace vytváří své peněžní fondy a) rezervní fond, b) investiční fond, c) fond odměn, d) fond kulturních a sociálních potřeb. Zůstatky peněžních fondů se po skončení roku převádějí do následujícího roku. Příspěvková organizace tyto fondy vytváří z výsledku hospodaření za hospodářský rok, který je uložen na běžném účtu organizace a účetně se rozdělí do příslušných fondů. Toto rozdělení musí schválit zřizovatel a teprve potom se s prostředky může nakládat. Do fondů se nepřidělují zbylé prostředky z dotací ze státního rozpočtu, tedy na přímé vzdělávací náklady. Zřizovatel má právo organizaci nařídit odvod do svého rozpočtu, na druhou stranu v průběhu roku by neměl měnit stanovenou výši přidělených prostředků. Jak se nakládá s prostředky z jednotlivých fondů, po jejich schválení zřizovatelem, stanovují paragrafy 30 až 33: Rezervní fond § 30 Rezervní fond slouží pro uplatnění hmotné zainteresovanosti příspěvkové organizace k dosažení lepšího výsledku jejího hospodaření. Lepší výsledek hospodaření příspěvkové organizace je vytvořen tehdy, jestliže skutečné výnosy jejího hospodaření jsou spolu s přijatým provozním příspěvkem větší než její provozní náklady. Rezervní fond se tvoří ze zlepšeného výsledku hospodaření příspěvkové organizace na základě schválení jeho výše zřizovatelem po skončení roku, sníženého o převody do fondu odměn. Zdrojem rezervního fondu mohou být též peněžní dary. Rezervní fond používá příspěvková organizace a) b) c) d)
k dalšímu rozvoji své činnosti, k časovému překlenutí rozdílů mezi výnosy a náklady, k úhradě případných sankcí uložených jí za porušení rozpočtové kázně, k úhradě své ztráty za předchozí léta. 9
Zřizovatel může dát příspěvkové organizaci souhlas k tomu, aby část svého rezervního fondu použila k posílení svého investičního fondu. Investiční fond § 31 Investiční fond vytváří příspěvková organizace k financování svých investičních potřeb. Jeho zdrojem jsou a) odpisy z hmotného a nehmotného dlouhodobého majetku prováděné podle zřizovatelem schváleného odpisového plánu, b) investiční dotace z rozpočtu zřizovatele, c) investiční příspěvky ze státních fondů, d) výnosy z prodeje hmotného investičního majetku, jestliže to zřizovatel podle svého rozhodnutí připustí, e) dary a příspěvky od jiných subjektů, jsou-li určené nebo použitelné k investičním účelům, f) převody z rezervního fondu ve výši povolené zřizovatelem. Investiční fond příspěvkové organizace se používá a) k financování investičních výdajů, popř. investičních příspěvků, b) k úhradě investičních úvěrů nebo půjček, c) k odvodu do rozpočtu zřizovatele, pokud takový odvod uložil, d) k posílení zdrojů určených na financování údržby a oprav nemovitého majetku ve vlastnictví zřizovatele, který příspěvková organizace používá pro svou činnost; takto použité prostředky se z investičního fondu převádějí do výnosů příspěvkové organizace. Ke krytí investičních potřeb lze se souhlasem zřizovatele použít též investičních úvěrů nebo půjček. Fond odměn § 32 Fond odměn je tvořen ze zlepšeného hospodářského výsledku příspěvkové organizace, a to do výše jeho 80 %, nejvýše však do výše 80 % limitu prostředků na platy nebo přípustného objemu prostředků na platy. Tvorbu fondu odměn provede příspěvková organizace na základě schválení výše zlepšeného hospodářského výsledku zřizovatelem po skončení kalendářního roku. Z fondu odměn se hradí odměny zaměstnancům. Přednostně se z fondu odměn hradí případné překročení prostředků na platy, jejichž výše se zjišťuje podle zvláštního právního předpisu. Rozpočet školy Z prostředků, které škola obdrží jak na přímé studijní náklady, tak na provoz, vytvoří rozpočet na kalendářní rok. Rozpočet zahrnuje všechny předpokládané příjmy i výdaje a případné zdroje rezerv na fondech. Podle rozpočtu škola hospodaří po celý rok. Pokud dojde ke změnám v potřebách školy nebo v cenách některých služeb, příp. změnám příjmů (např. rozpočtová změna kraje), může škola kdykoli během roku provést rozpočtovou změnu, kterou na vzniklé podmínky zareaguje. Jedinou podmínkou pro rozdělení a čerpání prostředků je, že finanční prostředky veřejných rozpočtů (prostředky státního rozpočtu a rozpočtů územních samosprávných celků) lze vynakládat jen na ty účely, pro které jsou určeny. Tyto účely jsou vymezeny např. zákony č. 218/2000 Sb., č. 250/2000 Sb., č. 561/2004 Sb., z. č. 306/1999 Sb., a dále mohou být upřesněny zřizovatelem např. ve zřizovací listině. Zákonné normy upravují též způsob využití prostředků jednotlivých fondů příspěvkových organizací zřízených MŠMT, obcí nebo krajem. 10
Škola může z veřejných finančních prostředků financovat pouze takové činnosti, které odpovídají jejímu rozhodnutí o zařazení do rejstříku škol. Nelze ani škole přidělit dotaci ze státního rozpočtu na více žáků, než kolik je uvedeno v rozhodnutí jako kapacita školy nebo oboru vzdělávání.
4
FOND KULTURNÍCH A SOCIÁLNÍCH POTŘEB
FKSP je jedním ze čtyř fondů, které příspěvková organizace povinně zřizuje podle zákona č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, pojednává o něm § 33. Fond kulturních a sociálních potřeb je tvořen základním přídělem na vrub nákladů příspěvkové organizace z ročního objemu nákladů zúčtovaných na platy a náhrady platů, popřípadě na mzdy a náhrady mzdy a odměny za pracovní pohotovost, na odměny a ostatní plnění za vykonávanou práci. Fond kulturních a sociálních potřeb je naplňován zálohově z roční plánované výše v souladu s jeho schváleným rozpočtem. Vyúčtování skutečného základního přídělu se provede v rámci účetní závěrky. Fond kulturních a sociálních potřeb je tvořen k zabezpečování kulturních, sociálních a dalších potřeb a je určen zaměstnancům v pracovním poměru k příspěvkové organizaci, žákům středních odborných učilišť a učilišť, interním vědeckým aspirantům, důchodcům, kteří při prvém odchodu do starobního nebo plného invalidního důchodu pracovali u příspěvkové organizace, případně rodinným příslušníkům zaměstnanců a jiným fyzickým nebo i právnickým osobám. Další náležitosti FKSP stanovuje vyhláška č. 114/2002 Sb., o fondu kulturních a sociálních potřeb. Tato vyhláška upravuje výši tvorby fondu a hospodaření s fondem v organizačních složkách státu a ve státních příspěvkových organizacích a příspěvkových organizacích zřízených územními samosprávnými celky. Výše tvorby fondu Základní příděl, kterým je tvořen fond, činí 1 % z ročního objemu nákladů zúčtovaných na platy a náhrady platů, popřípadě na mzdy a náhrady mzdy a odměny za pracovní pohotovost a dále na odměny a ostatní plnění za práci vykonávanou v rámci odborného výcviku na produktivních činnostech žákům učilišť. Hospodaření s fondem Organizace sestavuje rozpočet fondu a stanoví způsob jeho čerpání. Při používání fondu se postupuje v souladu se schváleným rozpočtem a lze z něj čerpat pouze výdaje podle § 4 až 14 vyhlášky. Výše tvorby fondu Pokud jsou v rámci doplňkové činnosti vypláceny platy nebo mzdy, jsou i tyto základem pro výpočet základního přídělu fondu. Tvorba fondu je v těchto případech nákladovou položkou. Pokud jsou v organizaci vypláceny odměny z fondu odměn a tyto odměny jsou zahrnovány jak do výnosů, tak i do nákladů organizace, jsou i tyto odměny základem pro výpočet základního přídělu fondu (u PO se hradí z rezervního fondu). Zákony o rozpočtových pravidlech neumožňují žádný doplňkový příděl do FKSP ze zlepšeného hospodářského výsledku.
11
Hospodaření s fondem O rozpočtu fondu a stanovení způsobu jeho čerpání spolurozhoduje podle § 19 ZP odborová organizace. Jak se bude toto spolurozhodování realizovat, se stanoví v kolektivní smlouvě. Pokud v organizaci nepůsobí odborová organizace, měly by být rozpočet fondu a způsob jeho čerpání stanoveny vnitřním předpisem. Prostředky z fondu se ukládají na samostatném účtu u peněžního ústavu. Poplatky za vedení účtu jsou rozpočtovým výdajem (nákladem) a úroky jsou rozpočtovým příjmem. Provádí se vyúčtování těchto nákladů (poplatky) a výnosů (úroky) mezi běžným účtem a FKSP (měsíčně podle výpisů) a skutečné refundace většinou čtvrtletně. Na poskytování příspěvků z fondu nebo jiná plnění z fondu není právní nárok. Zaměstnanec nemůže požadovat, že musí dostat např. příspěvek na stravování, na rekreaci, dar k životnímu výročí apod., ale pokud je tato možnost stanovena v rozpočtu fondu a v zásadách a rozpočet fondu je součástí kolektivní smlouvy, je toto pro zaměstnavatele závazné. Fond je určen zaměstnancům v pracovním poměru, tedy zaměstnancům, kteří mají se zaměstnavatelem uzavřenu pracovní smlouvu. Jedná se o hlavní pracovní poměr i o vedlejší pracovní poměr. Nejedná se o osoby, které pro zaměstnance pracují na základě dohod a prací konaných mimo pracovní poměr. Za zaměstnance je nutno považovat i ženy na mateřské a rodičovské dovolené, pokud je jim zachováván pracovní poměr u zaměstnavatele a muže na rodičovské dovolené (ne déle než do tří let věku dítěte). Na využívání prostředků fondu se mohou podílet i bývalí zaměstnanci – důchodci (první odchod do starobního důchodu). V případech, kdy to vyhláška umožňuje, se mohou podílet též rodinní příslušníci zaměstnance (manžel/-ka, druh/-žka, nezaopatřené děti). Příspěvky na provoz zařízení, která slouží kulturnímu a sociálnímu rozvoji zaměstnanců Může se přispívat nejen na provoz vlastních zařízení, ale i na pronájem cizích zařízení (např. vstupenky do bazénu, sauny, fitness centra, na masáže apod.). Z FKSP nelze hradit vstupní a preventivní prohlídky zaměstnanců. Vybavení ke zlepšení pracovních podmínek: fond je pouze doplňkovým zdrojem, neboť vybavení pracovišť je povinností zaměstnavatele podle ustanovení § 139 ZP. Z fondu lze pořizovat takové vybavení, které je nad rámec povinného vybavení, např.: nápojové automaty, ledničky na pracovištích pro zaměstnance, televizory do sboroven ve školách, varné konvice pro zaměstnance k použití na pracovišti, počítače pro učitele. Z prostředků FKSP, ale ani z rozpočtových prostředků nelze hradit potravinové náplně do nápojových automatů. Pokud zaměstnavatel poskytne pracovní oděvy a obuv i zaměstnancům, kteří nesplňují podmínky pro povinné vybavení pracovními oděvy a obuví, může na tento pracovní oděv a obuv poskytnout příspěvek z FKSP. Příspěvkem může být i plná úhrada nákladů. Z fondu lze přispívat i na jednotné oblečení, pokud zaměstnavatel rozhodne, že zaměstnanci jsou povinni nosit na pracovišti jednotné oblečení, vymezí jeho charakter a podobu všech jeho součástí a označí je trvale a viditelně identifikačními znaky zaměstnavatele. Z prostředků fondu lze pořizovat i vybavení pro sportovní činnost a pro zájmovou činnost zaměstnanců. Tyto předměty jsou zaměstnancům půjčovány buď za poplatek nebo zdarma. Případné poplatky, které uhradí zaměstnanci, jsou používány na údržbu a provoz těchto předmětů. Pokud tyto poplatky nestačí, je nutno další náklady uhradit z fondu. 12
Stravování Náklady na závodní stravování a jejich úhradu v příspěvkových organizacích zřízených územními samosprávnými celky upravuje vyhláška MF ČR č. 84/2005 Sb. Při zajišťování závodního stravování ve vlastním zařízení závodního stravování hradí příspěvková organizace, jejíž zřizovatelem je územní samosprávný orgán, z nákladů na svou hlavní činnost veškeré věcné, osobní a další režijní náklady a strávník hradí pořizovací cenu surovin, na kterou mu až do výše 50 % může být poskytnut příspěvek z FKSP. Při zajištění závodního stravování na základě smlouvy s organizační složkou státu, právnickou nebo fyzickou osobou tvoří náklady na závodní stravování cena za poskytnutou službu sjednaná ve smlouvě. Organizace uhradí z nákladů na závodní stravování z ceny hlavních jídel až 55 % ze svých nákladů na hlavní činnost. Nejvyšší úhrada nesmí přesáhnout 70 % horní hranice stravného při trvání pracovní cesty 5 až 12 hodin podle zvláštního právního předpisu. Zbývající část ceny je považována za pořizovací cenu surovin a hradí ji zaměstnanec a lze mu poskytnout příspěvek z FKSP až do výše poloviny této hodnoty. Rekreace Pořídí-li organizace rekreaci pro svého zaměstnance od cestovní kanceláře, může poskytnout příspěvek i na všechny služby s tím spojené (letadlo, letištní taxy, all inclusive apod.). Musí se jednat pouze o nepeněžní plnění. Organizace vypracuje vnitřní pokyn pro poskytování příspěvku na rekreaci zaměstnanců, ve kterém se uvede způsob nepeněžního plnění – organizace zaplatí za zaměstnance plnou cenu pobytu (služby) cestovní kanceláři a zaměstnanec organizaci doplatí rozdíl mezi celkovou cenou a výší příspěvku z FKSP. Za zájezd a rekreaci nelze považovat takové akce, které nemůže zaměstnavatel organizovat nebo pořídit a plně uhradit z fondu. To jsou např. příspěvkové lázně, kdy část nákladů je hrazena ze zdravotního pojištění, akce v rámci školní výuky pro děti zaměstnanců. Za rekreaci nelze považovat koupi samotné jízdenky nebo letenky. Kultura, tělovýchova a sport Lze přispívat zaměstnancům i jejich rodinným příslušníkům na vstupenky na kulturní, tělovýchovné nebo sportovní akce. I v těchto případech se musí jednat o nepeněžní plnění. Zaměstnavatel vstupenky pořídí a zaměstnancům a jejich rodinným příslušníkům je poskytne za cenu sníženou o příspěvek z fondu. Lze přispět i na dopravu na tyto akce, pokud ji organizace hromadně organizuje. Samotná vstupenka není dostatečným účetním dokladem (ale pouze faktura nebo jiný doklad o nákupu vstupenek). Za kulturní akci lze považovat např. setkání s důchodci, se ženami na mateřské dovolené, vánoční besídku pro děti zaměstnanců, oslavu významného výročí organizace. Přispět lze na všechny náklady, které s pořádáním akce souvisejí, např. pronájem sálu, kulturní pořad, pořadatele, případně i přiměřené pohoštění, které odpovídá charakteru pořádané akce. Samotné pohoštění není kulturní akce. Pokud se bude pořádat celovečerní kulturní akce, může pohoštěním být i večeře. Penzijní připojištění Výše příspěvku organizace na penzijní připojištění zaměstnanci není limitována. Smlouvu s penzijním fondem uzavírá zaměstnanec. Zaměstnanec písemně oznámí fondu, jakou
13
částku za něj bude platit zaměstnavatel (z této částky se neposkytuje státní příspěvek). Zaměstnavatel tuto částku posílá na účet zaměstnance u penzijního fondu. Dary Převod limitu na dary do příštího roku by měl být patrný z rozpočtu fondu a stanoveného způsobu čerpání prostředků fondu. Věcné dary jsou do výše 2 000,- Kč ročně u každého zaměstnance osvobozeny od daně z příjmů ze závislé činnosti. Hodnota věcného daru nad 2 000,- Kč ročně a celá hodnota peněžního daru podléhá dani z příjmů ze závislé činnosti. Tato daň je srážková. Peněžní i věcné dary z FKSP jsou v řadě případů zahrnovány do základu pro výpočet pojistného na zdravotní a sociální pojištění (kromě výročí 50 roků věku a prvního odchodu do důchodu). Pokud je zaměstnavatel povinen uhradit příslušnou část pojistného, hradí toto pojistné jako zákonnou povinnost (rezervní fond).
5
ÚČETNICTVÍ VE FINANČNÍM ŘÍZENÍ
5.1 Účetnictví Účetnictvím každé účetní jednotky podle zákona č. 563/1991 Sb. o účetnictví rozumíme: evidenci majetku a závazků sledování a vykazování hospodaření Výše uvedený zákon stanovuje povinnost vedení účetnictví a vymezuje různé pojmy týkající se účetnictví. Účetní jednotky jsou povinny vést účetnictví tak, aby účetní závěrka sestavená na jeho základě poskytovala věrný obraz o předmětu účetnictví. Předmět účetnictví je definován zákonem jako stav a pohyb majetku a jiných aktiv, závazků a jiných pasiv, nákladů a výnosů, výsledku hospodaření. Objekty, které jsou předmětem účetnictví, jsou převedeny do soustavy účetních informací podle stanovených pravidel. Obsah pojmů uvedených v předchozí definici je možné vysvětlit následujícím způsobem: Majetek je definován jako věci a práva ocenitelná penězi a jsou výsledkem minulých transakcí a očekává se, že v budoucnosti přinesou ekonomický prospěch (a to i takový, že organizaci umožní kvalitně provádět její hlavní činnost).
14
Práva jsou především pohledávky, tedy právo přijmout úhradu, dostat zaplaceno. Dále to mohou být právy k využívání softwaru, licenční práva, atd., tedy nehmotný majetek. Závazek představuje povinnost účetní jednotky zaplatit ve stanovené lhůtě jinému subjektu za plnění, které vzniklo na základě smluvního vztahu nebo jiného právního úkonu. Příjmy jsou přírůstky peněžních prostředků, včetně přijatých darů a dotací a přijatých splátek půjček. Výnosy jsou výkony účetní jednotky oceněné penězi. Výkonem jsou provedené služby, vyrobené výrobky, získané věci apod. Výdaje jsou úbytky peněžních prostředků. Jedná se o veškeré nenávratné platby. Náklady jsou peněžním vyjádřením majetku, který se spotřeboval na činnost účetní jednotky. Všechny náklady jsou dříve nebo později výdajem, ale ne všechny výdaje jsou nákladem, neboť se mohou vrátit zpět jako příjmy (například vrácené zálohy). Výsledek hospodaření Je tvořen z nákladů a výnosů.
5.2 Způsob vedení účetnictví Je regulován kombinací právního předpisu a standardů. V rámci této regulace jsou definovány účetní zásady, neboli koncepční pravidla vymezující vlastní systém účetnictví, dále principy a účetní metody. Právní předpis je zaměřen na vymezení základních povinností účetní jednotky. Standardy představují konkrétní postupy běžného účetnictví a výkaznictví. Usnesením vlády č. 561 ze dne 23. května 2007 bylo schváleno vytvoření jednotného účetnictví státu od 1. ledna 2010. To představuje vytvoření moderního systému, který zajistí efektivní řízení hospodaření státu. Základními principy vytvoření jednotného účetnictví státu jsou: vytvoření účetnictví státu v analogii s účetnictvím podnikatelských subjektů vytvoření podmínek pro efektivní zajištění relevantních informací o hospodářské situaci státu a příslušných vybraných účetních jednotek odstranění nejednotnosti jednotlivých evidencí a výkazů účetních jednotek sestavení účetních výkazů za Českou republiku elektronizace a digitalizace účetních záznamů Zákon č. 563/1991 Sb. o účetnictví Základem právního prostředí k vytvoření systému jednotného účetnictví je zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, který byl naposledy z výše uvedeného důvodu novelizován zákonem č. 304/2008 Sb.
15
Vyhláška MF č. 410/2009 Sb. K novelizovanému zákonu o účetnictví ministerstvo financí vydalo vyhlášku č. 410/2009 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb. o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro některé vybrané účetní jednotky. Tato vyhláška platí pro účetní jednotky, které jsou územními samosprávnými celky, příspěvkovými organizacemi, státními fondy a organizačními složkami státu a reaguje na nová ustanovení zákona o účetnictví, zejména nové povinné části účetní závěrky, nové metody ocenění majetku a podrozvahové účty. Tato vyhláška obsahuje v přílohách č. 1 – 7 závazné vzory dokumentů, jakými jsou např. rozvaha nebo výkaz zisku a ztráty nebo směrná účtová osnova. České účetní standardy v návaznosti na § 36, odst. 1 zákona o účetnictví jsou postupně vypracovávány a zveřejňovány ve Finančním zpravodaji MF ČR. Účetní jednotka je povinna vést účetnictví takovým způsobem, aby bylo: úplné – musí být zaúčtovány všechny účetní případy a sestavena účetní závěrka průkazné – všechny účetní záznamy jsou podloženy účetními doklady a účetní stav majetku a závazků je ověřen inventarizací srozumitelné přehledné věrně zobrazené – účetní metody jsou použity způsobem, který poskytuje věrný obraz o majetku, závazcích a hospodaření účetní jednotky trvalé – účetní záznamy musí být čitelné a srozumitelné po celou dobu jejich úschovy. Příspěvková organizace provádí podvojné účetnictví, které je charakterizováno souvztažností a podvojností. Zásada souvztažnosti účtů znamená, že účetní případy se zachycují současně na dvou účtech a tím se projevuje jejich působení na majetkovou strukturu nebo hospodaření účetní jednotky. To, na které účty se jednotlivé případy účtují, je dáno účtovou osnovou. Jedná se tedy o takové dvojice účtů, které jsou určeny pro sledování stavu a změn příslušné položky pasiv a aktiv – tzv. podvojné účty. Rozvaha Majetek účetní jednotky sledujeme v účetnictví ze dvou hledisek: z hlediska jeho druhové skladby z hlediska zdrojů jeho krytí. Tento bilanční princip představuje sledování majetku účetní jednotky z výše uvedených dvou hledisek. Základním nástrojem pro sledování majetku účetní jednotky je rozvaha. Jedná se o přehled aktiv a pasiv, který je určitým způsobem uspořádán. Rozvaha poskytuje informace nejen o stavu a složení majetku, ale také o tom, z jakých zdrojů byl pořízen. Den, ke kterému se rozvaha sestavuje, se nazývá rozvahový den. Základní charakteristikou rozvahy je, že součet aktiv se musí rovnat součtu pasiv. Tento vztah nazýváme bilanční rovnice a platí vždy bez ohledu na druh uskutečněných hospodářských operací. Změny příslušných položek aktiv a pasiv jsou kompenzovány jinými položkami tak, že je zachována rovnost v rámci bilanční rovnice. 16
Aktiva tvoří majetek uspořádaný podle druhového členění. Je to něco, co pro účetní jednotku má určitou účetní hodnotu a odpovídá těmto požadavkům: položka (věc) musí být v budoucnu schopna přínosu pro účetní jednotku očekávané přínosy jsou plně pod kontrolou účetní jednotky tato skutečnost již nastala Aktiva jsou v rozvaze členěna na: dlouhodobý majetek (hmotný, nehmotný, finanční) oběžný majetek (zásoby, pohledávky, peněžní prostředky) Pasiva zachycují majetek z hlediska zdrojů jeho krytí. Zahrnují zejména vlastní zdroje účetní jednotky, což u příspěvkové organizace jsou majetkové a finanční fondy, veškeré závazky účetní jednotky a úvěry. Pro pasiva existují tyto požadavky: existuje závazek, jehož plnění si v budoucnu vyžádá snížení majetku účetní jednotky (např. peněžních prostředků) tomuto plnění se nelze vyhnout vznik nároku vůči účetní jednotce již nastal
5.3 Soustava účtů Pro každou rozvahovou položku se zřizuje účet, který je základním prvkem a třídícím znakem podvojného účetnictví. Účty jsou vedeny v účetní knize, kterou nazýváme hlavní knihou. Každý účet je označen číslem podle směrné účtové osnovy a názvem, který vystihuje jeho ekonomickou podstatu. Na jednotlivých účtech sledujeme počáteční stav, pohyby za účetní období (přírůstky, úbytky) a konečný zůstatek. Účty se zřizují na počátku účetního období a stav aktiv a pasiv převzatý z rozvahy, se označuje jako počáteční stav. Na jednotlivých účtech se v průběhu účetního období provádějí příslušné zápisy a na konci účetního období se zjišťuje konečný stav účtů aktiv a pasiv. Platí tedy vztah: počáteční stav + přírůstky – úbytky = konečný stav Účty se dělí na dvě kategorie: rozvahové účty (vznikají rozpisem počátečních zůstatků rozvahy). Rozdělují se na účty aktivní a pasivní. výsledkové účty (otevírají se na začátku účetního období ke sledování hospodářských operací, které nelze zachytit na rozvahových účtech a sledují náklady spotřebou majetkových složek, nákupem služeb apod. a výnosy vzniklé realizací výkonů). Rozdělují se na účty nákladů a výnosů. Jestliže se za určité období odečtou náklady od výnosů, zjistí se hospodářský výsledek účetní jednotky. Tím může být zisk nebo ztráta. Dosažené výnosy představují navýšení stavu majetku nebo snížení závazků účetní jednotky, náklady představují snížení majetku nebo zvýšení závazků. Zisk účetní jednotky je novým 17
zdrojem krytí jejího majetku. Z tohoto důvodu je hospodářský výsledek vykazován na straně zdrojů. Výnosy se tedy účtují na straně Dal a náklady na straně Má dáti. Účetní jednotka může také sledovat důležité skutečnosti, které ale nejsou předmětem evidence majetku v rozvaze. Jedná se např. o majetkové složky, které má účetní jednotka v používání, ale nevlastní je, nebo o odepsané pohledávky apod. Za účelem sledování těchto skutečností účetní jednotka zřizuje podrozvahové účty. Syntetická evidence tvoří soubor rozvahových a výsledkových účtů, na nichž se zaznamenávají aktiva, pasiva, náklady a výnosy v souhrnném vyjádření. Syntetické účty souhrnně zachycují všechny účetní případy v peněžním vyjádření. Vznikají rozpisem rozvahy a otevřením výsledkových účtů. Soustavu syntetických účtů pro vedení účetnictví příslušné účetní jednotky stanoví ministerstvo financí závaznou směrnou účetní osnovou. Směrná účtová osnova Souhrn všech syntetických účtů, které účetní jednotka v rámci svého účetnictví může použít, se nazývá účtová osnova. V rámci této osnovy jsou jednotlivé účty rozděleny do účtových tříd, třídy do skupin a skupiny na jednotlivé účty. Každá tato kategorie má deset nižších kategorií (účtová osnova obsahuje 10 účtových tříd, atd.). Uspořádání účtů v účtové osnově u příspěvkových organizací: účtová třída 0 – Dlouhodobý majetek účtová třída 1 – Zásoby a opravné položky účtová třída 2 – Účty rozpočtového hospodaření, krátkodobý finanční majetek, úvěry a půjčky účtová třída 3 – Zúčtovací vztahy účtová třída 4 – Jmění, fondy, výsledek hospodaření, rezervy, dlouhodobé závazky a pohledávky, závěrečné účty a zvláštní zúčtování účtová třída 5 – Náklady účtová třída 6 – Výnosy účtová třída 7 – Vnitroorganizační účetnictví účtová třída 8 – Vnitroorganizační účetnictví (obsah těchto účtových tříd si určí sama účetní jednotka) účtová třída 9 – Podrozvahové účty Jednotlivé účtové třídy se označují číslicemi 0 – 9. Účtové skupiny uvnitř třídy jsou označeny dvojmístným účetním znakem, který vznikne tak, že k číselnému znaku účtové třídy se přidá číselné označení účtové skupiny. Účtové skupiny se skládají ze syntetických účtů označovaných trojmístným číselným znakem.
18
Takže dělení a číslování může vypadat například takto: Účtová třída 5 – Náklady Účtová skupina – 50 – Spotřebované nákupy: Syntetické účty – 501 – spotřeba materiálu 502 – spotřeba energie 503 – spotřeba jiných neskladovatelných položek 504 – prodané zboží Účtová skupina – 51 – Služby: Syntetické účty – 511 – opravy a udržování 512 – cestovné 518 – ostatní služby atd. Analytická evidence Protože syntetická evidence nemůže rozlišit všechny účetní případy, pro podrobnější členění se účty syntetické evidence rozkládají na analytické účty. Jejich soustavu stanoví většinou účetní jednotka sama. Jedná se o tzv. analytickou evidenci, což je podrobnější evidence, která je zapotřebí pro potřeby řízení a kontroly účetní jednotky. Analytická evidence se vytváří k rozvahovým i výsledkovým účtům. Připojením dalších číselných znaků k syntetickým účtům vznikne soustava analytických účtů, které účtovou osnovou nejsou předepsány a představují detailní až vyčerpávající členění syntetických účtů pro potřeby účetní jednotky za účelem získání detailních informací. Tvorbu, členění a číslování analytických účtů si rozhoduje účetní jednotka sama podle stanovených hledisek pro jejich tvorbu. Účtový rozvrh Účetní jednotka vnitřní směrnicí vymezující strukturu, obsah a režim analytických účtů vypracuje účtový rozvrh, do něhož vybere z účtové osnovy účty, pro které má náplň. K jednotlivým syntetickým účtům vytvoří analytické účty vzhledem k tomu, jaké má požadavky na postupy účtování, na sestavení účetní závěrky a podle vnitřních potřeb účetní jednotky. Takže účtové rozvrhy jednotlivých účetních jednotek se mohou poněkud lišit svými analytickými účty a podrobností jejich členění. Analytická evidence je důležitou součástí účetnictví využitelnou pro řízení je v účetnictví. Obsahuje podrobnější informace, než syntetická evidence, na základě potřeb účetní jednotky. Analytické účty jsou součástí hlavní účetní knihy přesto, že se nevykazují v rozvaze. Je zde přímá věcná i formální návaznost na příslušné syntetické účty, na nichž je zobrazován předmět účetnictví. Musí platit, že součty zůstatků a obratů na analytických účtech se rovnají zůstatku a obratu účtu syntetického. Analytická evidence obsahuje informace, které manažer potřebuje pro správné rozhodování a kontrolu své činnosti. Proto se stává významným nástrojem ve finančním řízení a je důležitým zdrojem informací pro finanční analýzu a plánování. Tvorbě analytických účtů by měl manažer věnovat náležitou pozornost, neboť mu pomáhá zpřesňovat údaje v účetnictví potřebné pro jeho finanční řízení.
19
Mezi účty syntetické a analytické evidence je vzájemná účetní vazba: věcná účetní vazba - součet počátečních zůstatků a stavů analytických účtů musí souhlasit s počátečním stavem a zůstatkem příslušného syntetického účtu. Obdobně tento vztah platí i u obratů účtů. formální účetní vazba - záznamy na účtech jsou prováděny jak na účtu syntetickém, tak i analytickém na stejné straně.
Zúčtování nákladů a výnosů Náklady jsou měřítkem spotřeby nebo opotřebení majetku účetní jednotky a práce pracovníků. Systém evidence nákladů by měl umožnit pohled na náklady z následujících hledisek: co bylo spotřebováno účel spotřeby kde to bylo spotřebováno Náklady se evidují v páté účtové třídě a účtují se do období, s nímž věcně a časově souvisejí. Účetní jednotka musí v rámci evidence nákladů vést samostatné sledování nákladů hlavní a doplňkové činnosti. Členění nákladových účtů: Provozní náklady (v rámci účtové skupiny 50 – 55) – jedná se o náklady vztahující se k pravidelně se opakujícím činnostem Finanční náklady (skupina 56 ) – zejména úroky a kurzové rozdíly Mimořádné náklady (skupina 54) – vznikají v souvislosti s operacemi neobvyklé povahy nebo se vyskytují nahodile a nepočítáme s nimi dopředu (manka, škody, pokuty, penále). Náklady na nároky z jiných rozpočtů (skupina 57) Účtové skupiny páté účtové třídy: 50 – Spotřebované nákupy 51 – Služby 52 – Osobní náklady 53 – Daně a poplatky 54 – Ostatní náklady 55 – Odpisy, rezervy a opravné položky … 59 – Daň z příjmů Náklady se účtují na vrub příslušných nákladových účtů se souvztažným zápisem na účtech ostatních účtových tříd. Příklady zúčtování některých nákladových položek: Náklad:
Má dáti:
Dal:
Nákup drobného hmotného majetku na fakturu
501
321
úhrada faktury
321
241
Faktura dodavatele za provedené opravy
511
321
20
úhrada faktury za opravy
321
241
Náklady na cestovné vyplácené zaměstnancům v hotovosti
512
261
Poštovné hrazené v hotovosti
518
261
Vyúčtování nároku zaměstnanců na hrubé mzdy
521
331
Náklady na zákonné odvody (soc. a zdrav. pojištění)
524
336 atd.
Účty: 501 – spotřeba materiálu, 321 – dodavatelé, 241 – běžný účet, 511 – opravy a udržování, 512 – cestovné, 261 – pokladna, 518 – ostatní služby, 521 – mzdové náklady, 331 – zaměstnanci, 524 – zákonné sociální pojištění, 336 – zúčtování s instituce soc.zab.a zdrav.poj. Účtování mezd Mzda je nákladem účetní jednotky. Pro evidenci veškerých mezd je určen účet 521 – Mzdové náklady. Účtuje se zde celková hrubá mzda. Záloha na daň z příjmu fyzických osob představuje snížení závazku zaměstnavatele vůči zaměstnanci zároveň vznik nového závazku zaměstnavatele vůči státnímu rozpočtu. Závazek se sleduje na účtu 342 – Jiné přímé daně a trvá do jeho uhrazení zaměstnavatelem. Dále se používá účet 336 – Zúčtování s institucemi sociálního zabezpečení a zdravotního pojištění týkající se části pojistného, kterou hradí zaměstnanec. Zákonné odvody zaměstnavatele na sociální zabezpečení a zdravotní pojištění se evidují na samostatném nákladovém účtu 524 – Zákonné sociální pojištění. Za mzdové období jednoho kalendářního měsíce se provádí vyúčtování mezd a odměn zaměstnanců ze závislé činnosti, které obsahuje následující položky: hrubá mzda ze závislé činnosti pojistné hrazené zaměstnanci na zdravotní pojištění pojistné hrazené zaměstnanci na sociální pojištění zálohová srážka na daň ze mzdy ze závislé činnosti ostatní srážky (náhrady škody, alimenty) nárok na dávky nemocenského pojištění výplata pojistné hrazené zaměstnavatelem zúčtování tvorby FKSP (2% z objemu mezd – na vrub účtu 527 a ve prospěch účtu 912) Výnosy Jsou v penězích vyjádřeným ekvivalentem za uznané výkony účetní jednotky. Účtují se zásadně do období, s nímž věcně a časově souvisejí. Příspěvkové organizace sledují veškeré své výnosy v účtové třídě 6. U plátců daně z přidané hodnoty tato daň uvedená na vystaveném daňovém dokladu není součástí výnosů, ale účtuje se na účet 343 – Daň z přidané hodnoty.
21
Účtové skupiny šesté účtové třídy: 60 – Výnosy z vlastních výkonů a zboží (výkony na základě příslušných dokladů-faktur. Souvztažný zápis na vrub účtů skupiny 31 – Krátkodobé pohledávky a účtu 261 – Pokladna. 61 – Změny stavu zásob 62 – Aktivace (hodnota vyrobeného materiálu a zboží) 63 – Výnosy z daní a poplatků 64 – Ostatní výnosy (poplatky z prodlení, platby za odepsané pohledávky, úroky od bank, kurzové rozdíly, výnosy z prodeje majetku, použití finančních fondů k financování provozních potřeb účetní jednotky – účet 648). 67 – Provozní dotace (u příspěvkových organizací příspěvek na provoz a to jak ze státního rozpočtu, tak z rozpočtu ÚSC). Výsledek hospodaření Je syntetický ukazatel umožňující posoudit hospodaření účetní jednotky za účetní období. Výsledek hospodaření před zdaněním je tzv. hrubý výsledek hospodaření a výsledek hospodaření po zdanění je tzv. disponibilní zisk, který se v příspěvkové organizaci rozděluje do fondů. Nerozdělený zisk nebo neuhrazená ztráta za předešlé účetní období se eviduje na účtech skupiny 43. Po schválení účetní závěrky a případném rozdělení zisku se provádí převod do finančních fondů. Při otevírání a uzavírání účetních knih účtuje příspěvková organizace na účtech 491 – počáteční účet rozvažný, 492 – Konečný účet rozvažný a 493 – Výsledek hospodaření běžného účetního období. Finanční účetnictví neboli základní účetnictví charakterizuje účetní jednotku jako celek ve vztahu k okolí a je pro účetní jednotku povinné. Na jeho základě účetní jednotky sestavují účetní výkazy, které jsou přednostně určeny pro vnější uživatele účetních dat. Proto existuje tlak na jejich standardizaci na úrovni národní, ale i mezinárodní. Nákladové účetnictví neboli provozní účetnictví se zabývá především vnitřními jevy, a k nim vztaženými náklady. Poskytuje také část informací pro finanční účetnictví. Neexistuje jeho standardizace či regulace. Účetnictví se tak může rozdělovat do dvou relativně samostatných částí, z nichž každá má samostatné účetní knihy. Za prvé základní, neboli finanční účetnictví, poskytujícím informace o účetní jednotce jako celku a za druhé provozní vnitropodnikové účetnictví. Manažerské účetnictví je svým obsahem a záběrem širší a předchozí nákladové účetnictví bývá jeho součástí. Poskytuje agregovaná data a plní informační potřeby pro zpětné vazby. Je vnitřním zdrojem informací pro management. Obsahuje například údaje o evidenci a kontrole nákladů, výpočty a analýzy finančních ukazatelů, výnosnosti vložených prostředků, udržitelnosti některých systémů, o ekonomických dopadech organizačního uspořádání, nebo o výhodnosti některých odebíraných služeb. K jeho výhodám patří i to, že není vázáno pravidly, která je třeba dodržovat při vedení uzavřeného systému finančního účetnictví. Proto ani nelze omezit jeho hranice a považujeme ho za otevřený systém. Takovýto způsob vedení účetnictví určitě čeká v budoucnu velký rozvoj a uplatnění i v oblasti veřejných rozpočtů. Bude se zde posilovat potřeba integrovaného (administrativního a finančního) řízení, které je orientováno na efektivnost řízení organizace veřejného sektoru, nikoli pouze na stránku informační. 22
6
DRUHY A NÁLEŽITOSTI ÚČETNÍCH DOKLADŮ
Účetní doklady Účetní doklady dělíme podle obsahu na vnější (externí) vnitřní (interní) Vnější (externí) doklady dělíme dále podle místa vzniku: vydané (např. faktura odběrateli); došlé (např. faktura dodavatele za materiál, výpis z běžného účtu, účtenka za hotové). Vydané (odběratelské) faktury - se označují vlastní číselnou řadou, musí obsahovat všechny náležitosti účetního dokladu, být podrobně evidovány a doloženy vnitřními doklady o odebraném zboží, vlastními kalkulacemi a interními předpisy. (Také tyto podklady musí mít všechny náležitosti). Případné vymáhání platby je třeba dokladovat. Došlé (dodavatelské) faktury - k fakturám se vystavuje průvodka, kde jsou zaznamenány rozhodné údaje pro další postupy účtování: číslo účetního případu (může být shodné s číslem evidence v knize došlých faktur); datum převzetí dokladu; variabilní symbol (číslo faktury); dodavatel a odběratel operace včetně jejich identifikačních údajů (IČO, DIČ); číslo a datum objednávky služby nebo zboží; údaje o převzetí dodávky nebo služby – kdo a kdy skutečně převzal, podpis této osoby; údaje o další evidenci majetku v organizaci, podpis osoby, která majetek evidovala (liší se); údaje o početní kontrole dokladu (účetní); příkaz ředitele k úhradě dokladu a podpis; záznam o zaúčtování (účtový předpis) a podpis účetní; datum zaúčtování; případné odvolání na číslo výpisu, kterým byl doklad uhrazen. Vnitřní (interní) doklady Vyhotovuje si je organizace sama, a to buď na předtištěných dokladech (příjemky, výdejky, pokladní doklady), nebo jako prvopis (obecné účetní doklady - předpisy mezd, předpisy jiných plateb, zúčtování odpisů, opravné účetní doklady, proúčtování inventarizačních rozdílů atd.). Tyto doklady též musí splňovat náležitosti, dané zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví – tedy musí na nich být uvedeno, proč je účtováno, částka, vztahy k další evidenci, opravovaným dokladům, účtování o majetku, použití fondů, dary - darovací smlouvy, účtový předpis atd.
23
Náležitosti účetních dokladů stanovuje zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, § 11. Účetní doklady jsou průkazné účetní záznamy, které musí obsahovat: označení účetního dokladu (faktura - daňový doklad, došlá nebo odeslaná, příjmový nebo výdajový pokladní doklad, obecný účetní doklad, bankovní výpis, příjemka, výdejka, účtenka za hotové atd.) obsah účetního případu a jeho účastníky peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství (ne obecné údaje „za občerstvení, knihy, kancelářský materiál“) okamžik vyhotovení účetního dokladu okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem vyhotovení účetního dokladu podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování dle podpisových vzorů. Ve většině případů se doporučuje podpis ředitele na dokladech, které zakládají přímé platby – faktury, pokladní doklady, předpisy mezd. Ve větších zařízeních může ředitel tuto pravomoc delegovat na např. zástupce atd. Účetní doklady musí splňovat určité požadavky, kterými jsou: úplnost, včasnost, přehlednost, čitelnost, (nesmí se v nich přepisovat, dodatečně vpisovat, používat opravné laky, vymazávat údaje apod.). Úschova účetních dokladů Uchovávání upravuje zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví a též zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví. Lhůty uschovávání účetních dokladů jsou následující: účetní závěrka a výroční zpráva po dobu 10 let, počínajících koncem účetního období, kterého se týkají účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy po dobu 5 let účetní záznamy, kterými jednotky dokládají formu vedení účetnictví po dobu 5 let Ve vztahu k jiným organizacím jsou stanoveny odlišné lhůty, např.: doklady pro zdravotní pojišťovny je třeba uschovávat po dobu 10 let následujících po roce, kterého se týkají doklady prokazující nárok na státní příspěvek penzijních fondů pro účastníky po dobu 10 let následujících po podání žádosti o státní příspěvek doklady prokazující nárok na dávky penzijního připojištění po dobu 3 let následujících po výplatě poslední dávky penzijního připojištění Mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění jsou organizace povinny uschovávat po dobu 30 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají. Rozlišují se účetní doklady (náležitosti podle zákona o účetnictví) a daňové doklady (náležitosti podle zákona o DPH). Osoba, která není plátcem, nesmí vystavit doklad, který má náležitosti daňového dokladu.
24
Oběh účetních dokladů Vnitřní kontrolní systém účetní jednotky musí zabezpečovat přezkušování účetních dokladů zachycujících jednotlivé hospodářské a účetní operace z hlediska věcné i formální správnosti. Za tím účelem se vytváří směrnice o oběhu a přezkušování účetních dokladů. Přezkušování dokladů z hlediska věcného zahrnuje správnost účetních záznamů v účetních dokladech a jejich soulad se skutečností. Přezkušování dokladů z hlediska formálního - účetní doklady jsou originální písemnosti, které ve smyslu ustanovení zákona o účetnictví musí mít alespoň tyto předepsané náležitosti: označení účetního dokladu identifikační údaje účastníků (kdo – komu), u zjednodušeného daňového dokladu nemusí být uveden příjemce zdanitelného plnění popis obsahu účetního, daňového dokladu a označení jeho účastníků údaj o množství údaj o ceně údaje o DPH datum uskutečnění zdanitelného plnění datum vyhotovení dokladu podpis oprávněné osoby Účetními doklady jsou: daňové doklady (faktury) přijaté daňové doklady (faktury) vydané zjednodušené daňové doklady (paragony) dobropisy pokladní doklady bankovní doklady mzdové rekapitulace interní doklady písemnosti charakteru účetních dokladů
7
MAJETEK
7.1 Evidence majetku Majetek se v účetnictví rozděluje na tyto kategorie: a) Dlouhodobý nehmotný majetek Dlouhodobý nehmotný majetek obsahuje zejména nehmotné výsledky výzkumu a vývoje, software a ocenitelná práva s dobou použitelnosti delší než jeden rok, u kterých ocenění převyšuje částku 60 tis. Kč.
25
Položky dlouhodobého nehmotného majetku: Nehmotné výsledky výzkumu a vývoje Jedná se o výsledky úspěšně provedených prací, které nejsou předmětem průmyslových a jiných ocenitelných práv. Na tomto účtu se účtují v případě, že jsou nabyty samostatně (nejsou součástí ocenění jiného dlouhodobého majetku) od jiných osob nebo jsou vytvořeny vlastní činností za účelem obchodování s nimi. Software Účetní jednotka zde účtuje o softwaru, který nabyla samostatně (tj. není součástí nabytého hardware a jeho ocenění) od jiných osob nebo byl vytvořen vlastní činností za účelem obchodování s ním. Ocenitelná práva Účtuje se zde o předmětech průmyslového a obdobného vlastnictví, výsledcích duševní tvůrčí činnosti a o právech podle zvláštních právních předpisů za podmínek, že jsou buď vytvořeny vlastní činností k obchodování s nimi anebo nabyty od jiných osob. Drobný dlouhodobý nehmotný majetek Drobným dlouhodobým nehmotným majetkem jsou zejména nehmotné výsledky výzkumu a vývoje, software a ocenitelná práva, pokud jejich doba použitelnosti je delší než jeden rok a ocenění jedné položky je v částce 7 000 Kč a vyšší a nepřevyšuje částku 60 000 Kč. Účetní jednotka může rozhodnout vnitřním předpisem o snížení stanovené dolní hranice. Pořizovací cena drobného dlouhodobého nehmotného majetku se hradí vždy jako provozní výdaj. b) Dlouhodobý hmotný majetek Dlouhodobý hmotný majetek odpisovaný: Stavby Jedná se bez ohledu na výši ocenění a dobu použitelnosti zejména o stavby včetně budov, byty a nebytové prostory vymezené jako jednotky zákonem č. 72/1994 Sb., ve znění pozdějších předpisů, nemovité kulturní památky, které byly pořízeny koupí, darem, děděním nebo byly již dříve oceněny např. znalcem, nebo pokud se tento majetek stal kulturní památkou v průběhu doby používání, a technické zhodnocení tohoto majetku, jehož ocenění jedné položky převyšuje částku 40 tis. Kč a k jehož účtování a odpisování je oprávněna jiná účetní jednotka než vlastník majetku. Samostatné movité věci a soubory movitých věcí Jsou to samostatné movité věci a soubory movitých věcí se samostatným technickoekonomickým určením s dobou použitelnosti delší než jeden rok a ocenění jedné položky převyšuje částku 40 tis. Kč, včetně technického zhodnocení tohoto majetku, jehož ocenění jedné položky převyšuje částku 40 tis. Kč, a předměty z drahých kovů. Pěstitelské celky trvalých porostů Účet pěstitelské celky trvalých porostů obsahuje ovocné stromy nebo ovocné keře vysázené na souvislém pozemku o výměře nad 0,25 ha v hustotě nejméně 90 stromů nebo 1000 keřů na 1 ha a trvalý porost vinic a chmelnic bez nosných konstrukcí. Základní stádo a tažná zvířata Na účtu základní stádo a tažná zvířata se účtují bez ohledu na výši ocenění plemenná zvířata kategorií skotu, koní, prasat, ovcí, koz a hus; podle rozhodnutí účetní jednotky sem patří též zvířata základního stáda jiných hospodářsky využívaných chovů a dále koně, zejména tažní a dostihoví. 26
Drobný dlouhodobý hmotný majetek Drobným dlouhodobým majetkem jsou movité věci, popř. soubory movitých věcí se samostatným technicko-ekonomickým určením, u kterých doba použitelnosti je delší než jeden rok a ocenění jedné položky je v částce 3 tis. Kč a vyšší a nepřevyšuje částku 40 tis. Kč. Účetní jednotka může rozhodnout vnitřním předpisem o snížení stanovené dolní hranice. Předměty z drahých kovů a věci z finančního leasingu koupené nájemcem, pokud nejsou dlouhodobým majetkem, se považují za drobný dlouhodobý hmotný majetek vždy bez ohledu na výši pořizovací ceny. Pořizovací cena drobného dlouhodobého hmotného majetku se hradí vždy jako provozní výdaj. Příslušenství dlouhodobého hmotného majetku jsou předměty, které tvoří s hlavní věcí jeden majetkový celek a jsou součástí jeho ocenění a evidence. Příslušenství je součástí hlavní věci nebo se k hlavní věci přiřadí dodatečně. Pokud příslušné předměty netvoří s hlavní věcí jeden majetkový celek, jde o samostatné movité věci. Dlouhodobý hmotný majetek neodpisovaný: Pozemky Umělecká díla a předměty Uměleckými díly a předměty se rozumí movitý dlouhodobý hmotný majetek bez ohledu na výši pořizovací ceny, pořizovaný za účelem výzdoby a doplnění interiérů, který lze ocenit podle právních předpisů. Takto pořízená umělecká díla a ostatní předměty obdobného charakteru a poslání nejsou součástí stavebních objektů. Dlouhodobým majetkem nejsou: zásoby (včetně náhradních dílů) pohledávky krátkodobý (oběžný) finanční majetek (účtovaný na účtech účtové třídy 2) Dlouhodobý finanční majetek Dlouhodobým finančním majetkem se rozumějí cenné papíry a podíly, které budou v držení účetní jednotky déle než jeden rok. Oběžná aktiva Oběžným majetkem se rozumějí zásoby, pohledávky a finanční majetek (nikoliv dlouhodobý – tj. pokladna, peníze na cestě, ceniny, bankovní účty a krátkodobý finanční majetek, např. majetkové či dlužné cenné papíry k obchodování). Odpisování dlouhodobého majetku Účetní jednotky, které mají vlastnické nebo jiné právo k majetku, anebo které hospodaří s majetkem státu nebo s majetkem územních samosprávných celků, není-li v § 28 zákona č. 563/1991 Sb. stanoveno jinak, o něm účtují a odpisují v souladu s účetními metodami. Jsou povinny sestavovat odpisový plán, na jehož podkladě provádějí odpisování majetku v průběhu jeho používání. Majetek se odpisuje do výše jeho ocenění. V průběhu účetního období nesmí organizace měnit způsob oceňování ani postupy odpisování.
27
Postup při vyřazování dlouhodobého hmotného majetku O vyřazovaném hmotném majetku musí být sepsán protokol, který by měl obsahovat: inventární číslo, název majetku, pořizovací cenu, případně umístění majetku, důvod vyřazení. Na protokolu nesmí chybět podpis hmotně odpovědného pracovníka. Protokol se vyplňuje ve dvojím vyhotovení. Jednotlivé protokoly projedná likvidační komise organizace nebo zřizovatele. Schválení protokolů vyjádří komise svými podpisy. Jeden schválený protokol obdrží útvar, který protokol vystavil, druhý schválený protokol obdrží účtárna, která o majetku účtuje. Vyřazení majetku: Fyzická likvidace - na protokolu bude vyznačen den, kdy byla provedena, podpis vedoucího nebo další osoby, která fyzickou likvidaci provedla. Bezúplatný převod (darování) - musí být vyznačeno na protokolu o vyřazení a podepsáno členy likvidační komise (v případě darování musí být sepsána darovací smlouva potvrzená přejímajícím). Manko nebo škoda zjištěné na majetku: - inventarizací - inventarizační rozdíl bude proúčtován jako pohledávka za hmotně odpovědnou osobou. - škoda na majetku způsobená neznámým pachatelem v případě odcizení, nebo zničení majetku - dokladem k protokolu o vyřazení majetku musí být potvrzení policie. - škoda na majetku způsobená živelnou pohromou - dokladem k protokolu musí být zjištění pojišťovny
7.2 Inventarizace majetku Inventarizací se zjišťuje skutečný stav veškerého majetku a závazků a ověřuje se, zda zjištěný skutečný stav odpovídá stavu majetku a závazků v účetnictví. Inventarizace se provádí jako: periodická - v souvislosti s řádnou, popř. mimořádnou účetní závěrkou k okamžiku sestavení příslušné účetní závěrky, průběžná – v průběhu účetního období pouze u zásob, u nichž se účtuje podle druhů nebo podle míst jejich uložení nebo hmotně odpovědných osob, a u dlouhodobého hmotného movitého majetku, který vzhledem k funkci, jakou plní v účetní jednotce, je v soustavném pohybu a nemá stálé místo, kam náleží. Skutečné stavy majetku a závazků se při inventarizaci zjišťují: fyzickou inventurou u hmotného, popř. nehmotného majetku, dokladovou inventurou u závazků a pohledávek, popř. u ostatních složek majetku, u nichž nelze provést fyzickou inventuru. Zjištěný stav majetku se zaznamenává v inventurních soupisech, které slouží jako doklady o provedené inventuře. Jednotlivé strany inventurních soupisů musí být označeny pořadovými čísly stránek. Na každé straně soupisu se uvede kontrolní součet peněžních hodnot a na poslední straně rekapitulace součtů jednotlivých stran a celkový součet. Inventurní soupis musí obsahovat: skutečné stavy majetku a závazků účetní jednotky zjišťované fyzickou nebo dokladovou inventurou tak, aby bylo možno zjištěný majetek a závazky jednoznačně určit
28
podpisový záznam osoby, které byl majetek svěřen do užívání (připojí k soupisu prohlášení, že majetek uvedený v inventurním soupise převzali a jsou si vědomi své odpovědnosti za řádnou péči o něj a za jeho ochranu před poškozením nebo ztrátou) podpisový záznam osoby odpovědné za provedení inventur a inventarizace způsob zjišťování skutečných stavů ocenění majetku a závazků k okamžiku ukončení inventury okamžik zahájení a okamžik ukončení inventury V případě provádění průběžné inventarizace mohou být inventurní soupisy nahrazeny průkazným účetním záznamem o provedení fyzické inventury a o vyúčtování inventarizačních rozdílů. Inventarizační zápisy a souhrnná zpráva o provedení inventarizace Inventarizační zápis se vyhotovuje na závěr každé inventury. Dílčí inventarizační komise vypracují zápisy o výsledku inventarizace, které musí obsahovat: předmět inventarizace, den, k němuž byla inventura provedena, den zahájení a ukončení inventury, způsob provedení inventury (fyzicky, dokladově), celkovou hodnotu inventarizovaného majetku, počet stran přiložených inventurních soupisů, závady, které se v průběhu inventury vyskytly, rekapitulaci zjištěných stavů v porovnání s účetními stavy, zjištěné inventarizační rozdíly včetně zdůvodnění jejich vzniku, návrh na řešení inventarizačních rozdílů, návrh na preventivní opatření, jak předcházet vzniku inventarizačních rozdílů, jména a příjmení členů příslušné dílčí inventarizační komise, kteří podepíší inventarizační zápis a přiložené inventarizační soupisy, návrh na efektivní způsob likvidace zjištěných nepotřebných a nepoužitelných zásob.
7.3 Řízení oběžného majetku Oběžný majetek je ta část majetku organizace nebo podniku, která se používá krátkodobě, zpravidla v rámci jednoho roku. Hmotné činitele oběžného majetku se v zásadě jednorázově spotřebovávají a vstupují plně do nákladů na hlavní činnost a poskytované služby. Oběžný majetek zahrnuje i další rychle se obracející prostředky podniku (pohledávky, krátkodobé cenné papíry, peněžní prostředky). Oběžný majetek představuje nejlikvidnější část majetku. Formy oběžného majetku (oběžných aktiv, likvidních aktiv): Zásoby Skladovaný materiál Zásoby vlastní výroby (např. pokud škola provozuje doplňkovou výrobní činnost) Skladované zboží (nakoupené za účelem prodeje).
29
Pohledávky Krátkodobý finanční majetek pokladní hotovosti, ceniny, peněžní prostředky v bankách, případně krátkodobé cenné papíry. Formy oběžného majetku přechází neustále jedna v druhou, oběžný majetek stále obíhá. Nejrychleji a beze ztrát jsou pro různé účely použitelné pouze peníze. Pohledávky je možné přeměnit v peníze rychleji, než zásoby. Organizace ale může vlastní finance na určité období proměnit v zásoby (například v případě výhodného nákupu zásob). Struktura oběžného majetku je skladba oběžného majetku vyjadřující kvantitativní vztahy mezi složkami oběžného majetku. Měří se procentními podíly skupin oběžného majetku na jejich celkové výši. Členění oběžného majetku v rozvaze je závazně jednotně předepsáno. Oběžný majetek a jeho struktura se neustále mění pod vlivem komplexu nejrůznějších faktorů. Oběžný majetek plní v podniku tyto funkce: ovlivňuje výši potřebných finančních zdrojů pro jeho krytí, část oběžného majetku slouží jako rezerva ke krytí různých rizik, zajišťuje bezproblémový koloběh majetku a kapitálu organizace a tím její činnosti, zabezpečuje potřebnou likviditu, ovlivňuje výsledky hospodaření účetní jednotky, protože s jeho velikostí a strukturou jsou spojeny náklady.
8
FINANČNÍ PLÁNOVÁNÍ
Plánování má za úkol stanovit finanční cíle podniku, určit prostředky, jak těchto cílů dosáhnout, zajistit jejich splnění, a zejména zajistit finanční zdraví a stabilitu podniku. Finanční plánování se vyznačuje těmito charakteristickými rysy: hodnotí finanční možnosti realizace našich záměrů umožňuje volbu z různých investičních variant je důležitým podkladem pro strategické řízení organizace zakládá zvyšování výkonnosti a ekonomické stability organizace vyjadřuje budoucnost, pomáhá odhalit následky našich rozhodnutí
8.1 Obsah finančního plánu Finanční plán je vytvářen na základě těchto informací: Rozvaha požadavky na majetek potřeba finančních zdrojů
30
Výsledovka plán nákladů a výnosů schopnost vytvářet zisk Cash-flow plán příjmů a výdajů hodnocení likvidity Plánované kapitálové výdaje většinou rozepsané po kategoriích (např. realizované projekty organizace vedoucí ke zlepšení vybavení, výkonů a konkurenceschopnosti). Členění finančního plánu Dlouhodobý finanční plán Slouží k realizaci investičního záměru a dlouhodobého rozvoje. Krátkodobý finanční plán Slouží k plánování běžné hospodářské činnosti. Může to být plán cash flow a zajištění krátkodobých finančních zdrojů. Cash Flow, neboli peněžní tok je jednoduše řečeno příjem nebo výdej peněžních prostředků. Peněžní tok za určité období představuje tedy rozdíl mezi příjmy a výdaji peněžních prostředků za toto období. Výraz cash flow nebo výkaz cash flow je také používán jako zkrácený název pro účetní výkaz přehled o peněžních tocích Provozní cash flow Patří do něj příjmy a výdaje peněz pocházející z běžného provozu. Platby dodavatelům, příjmy od odběratelů, příjmy dotací a příspěvků, platby zaměstnancům atd. Provozní cash flow by za normálních okolností mělo být vždy kladné. Investiční cash flow Investiční cash flow jsou zejména „investiční výdaje“, v případě neziskové organizace ve školství se jedná např. o nákupy nových kapacit, nového vybavení, výdaje v souvislosti s modernizací a rozvojem organizace. Jedná se o výdaje i příjmy způsobené nákupem a případně i prodejem dlouhodobých aktiv. Investiční cash flow je téměř vždy záporné provozní cash flow organizace investuje do své obnovy a rozvoje. Dlouhodobý finanční plán Dlouhodobý finanční plán organizace zpravidla obsahuje tyto části: analýzu finanční situace plán výnosů a rozpočet externího financování plán cash flow (plán peněžních toků), tj plán příjmů a výdajů a hodnocení likvidity plánovanou rozvahu (požadavky na majetek, potřeba finančních zdrojů, struktura aktiv a pasiv) investiční rozpočet plán nákladů a výnosů (výsledovka) a schopnost vytvářet zisk (zlepšený hospodářský výsledek) nebo financovat dlouhodobý plán rozvoje organizace. 31
Dlouhodobé plánování má většinou typický horizont 5 roků, i když některé zejména výrobní společnosti se dívají dopředu na 10 roků i déle. Slouží k realizaci rozvojového záměru (nákupu investičního majetku). Jeho úkolem je také obstarat efektivní kapitál. Dlouhodobé cíle organizace zajišťuji dlouhodobé finanční plány (rozpočty), především rozpočet finančních zdrojů a potřeb (plánují se výnosy, zisk, rozdělení zisku, potřeby zajišťující splnění dlouhodobých cílů atd.). Dlouhodobé rozpočty jsou zajišťovány prováděcími ročními finančními plány. Princip strategie dlouhodobého plánování Základním problémem řady organizací je neschopnost řídících pracovníků dobře plánovat s předstihem. Většina formuje krátkodobé cíle a řeší vzniklé operativní problémy. Organizace potřebuje mít dlouhodobé plány založené na vizi pro budoucnost a na inovacích. Krátkodobý finanční plán Krátkodobý finanční plán zahrnuje: plánování výnosů, nákladů a zisku, tj. plánovanou výsledovku (obvykle roční) roční plán cash flow plánování aktiv a pasiv, tj. roční plánovou rozvahu (vše obvykle v členění na čtvrtletí) rozpočty peněžních příjmů a výdajů (ty mohou být rozpracovány do rozpočtů časově kratších úseků) Tento krátkodobý plán je třeba chápat jako nástroj ke splnění dlouhodobého finančního plánu. Nelze plánovat na kratší časové období bez návaznosti na delší období, na období předcházející a následující a především bez ohledu na cíle, které si organizace stanovila. Plánovací horizont je u krátkodobého plánu zřídka vzdálenější než 12 měsíců. Firma nebo organizace potřebuje s jistotou vědět, že má dostatek finančních prostředků na úhradu předpokládaných běžných nákladů. Úkolem krátkodobého plánování je tedy především obstarat krátkodobé vnější finanční zdroje. Krátkodobá finanční rozhodnutí se obecně týkají plánování běžné hospodářské činnosti, tj. např. plánování krátkodobých aktiv a pasiv, a proto obvykle mohou byt změněna zpět. Finanční manažer zodpovědný za krátkodobá finanční rozhodnuti se proto nemusí dívat příliš daleko do budoucnosti. Krátkodobé plány jsou sestaveny při daných kapacitách a mohou se v průběhu období měnit tak, jak se mění podmínky.
8.2 Rozpočet jako nástroj krátkodobého finančního plánování Nástrojem krátkodobého plánování peněžních příjmů je peněžní rozpočet, tj. rozpočet všech příjmů a všech výdajů. Veličiny, na nichž je vybudován finanční plán, jsou peněžní příjmy a peněžní výdaje, popř. příjmy a výdaje. Poslední dvojice předchozích pojmů má užší význam. Zahrnuje přírůstek eventuálně úbytek hotovosti a netermínovaných vkladů v bankách. Druhá dvojice pojmů (příjmy a výdaje) kromě toho zahrnuje ještě finanční operace a úvěry. Tyto veličiny se označují jako veličiny finančního toku a vyjadřují je následující rovnice: Příjmy = peněžní příjmy + zvýšení pohledávek + snížení dluhu Výdaje = peněžní výdaje + snížení pohledávek + zvýšení dluhu 32
Rozdíl příjmů a výdajů (saldo) je hlavni informací, kterou rozpočet poskytuje Saldo příjmů a výdajů signalizuje především nedostatek (manko) peněžních zdrojů, které organizace musí nějakým způsobem získat (vyššími příjmy od zřizovatele nebo z jiných zdrojů, snížením nákladů apod.) nebo případně půjčkou. Nejosvědčenějším a zřizovatelem nejvíce hodnoceným způsobem zlepšení salda příjmů a výdajů je snižování nákladů na činnost. Často se může jednat o celé soubory více či méně promyšlených opatření snižujících náklady. Každé snižování nákladů má ovšem své limity, při jejichž překročení se může snižovat kvalita hlavní prováděné činnosti organizace. Rozpočtové výdaje Je vhodné vycházet z výdajů minulých let a porovnávat náklady činností při plnění úkolů v jednotlivých letech. Výdajové položky můžeme rozdělit podle účelu: Nutné náklady na energii, vodné a stočné, nezbytné materiálové náklady, odpisy, povinné pravidelné prohlídky a revize zařízení, udržování a zvyšování kvalifikace, lékařské prohlídky, opravy pomůcek a zařízení, čistící a ochranné prostředky, kancelářské potřeby, poštovné a internet, služby, nájemné, cestovné, úhrada věcných nákladů na stravu zaměstnanců, programové vybavení, zpracování mezd a účetnictví, poskytování metodické pomoci pedagogickým pracovníkům, výuka plavání, náklady na zajištění BOZP, PO, CO, osobní ochranné pracovní pomůcky, náklady na pojištění Nutné náklady nepravidelné, na činnosti provozního charakteru, které se neopakují každoročně, - malování, nepravidelné drobné opravy, apod. Náklady na střední a generální opravy, na vybavení dlouhodobým hmotným majetkem neodpisovaným, na odpisy, atd.
Závazné ukazatele rozpočtu Jsou stanoveny zřizovateli, orgány státní správy a zákonnými normami. Strukturu závazných ukazatelů stanoví obvykle pro dotace ze státního rozpočtu Ministerstvo financí. U škol zřízených krajem nebo obcí – závazné ukazatele v případě dotace ze státního rozpočtu stanoví krajský úřad a jedná se o neinvestiční prostředky celkem (NIV), prostředky na platy (PLATY), ostatní prostředky za provedenou práci (OPPP) a počet pracovníků (PRAC). U příspěvku na provoz stanoví výši zastupitelstvo územního samosprávného celku. Pro rozpis přímých vzdělávacích nákladů vydalo MŠMT podle zmocnění školského zákona Vyhlášku č. 492/2005o krajských normativech. Vykáže-li rozpočet přebytek peněžních prostředků, může je organizace převést do dalšího období a případně je umístit na finančním trhu. Příspěvkové organizace územních samosprávných celků jsou vázány ustanovením § 28 a 36 zákona č. 250/2000 Sb. V rozpočtu by se mělo počítat také s určitou peněžní rezervou na nepředvídané výdaje. Rozpočet finančních prostředků na kratší období, například na finanční rok, není dogma, které by nemohlo podléhat změnám. Naopak projevem dobrého hospodáře je také to, jak rychle a operativně dokáže reagovat na různé změny v příjmech a výdajích a průběžně tyto změny promítat do rozpočtu.
33
V průběhu období je tedy nezbytné provádět rozpočtové změny. Tyto změny umožňují: přesouvat plánované finanční prostředky mezi jednotlivými kapitolami rozpočtu v návaznosti na případné úspory nebo nepředpokládané zvýšené výdaje, realizovat v průběhu rozpočtového období plánované a též další výdaje, které odpovídají zvoleným dlouhodobým cílům a strategii organizace, rozložit financování plánovaných nákupů do delšího časového období, nekumulovat volné finanční prostředky pouze na konec rozpočtového období nebo nevytvářet zbytečně zisk, který není cílem naší hlavní činnosti, zabránit včas finančním ztrátám a nedostatku financí na financování nezbytných nákladů, jejichž výše se v průběhu rozpočtového období změnila (např. změna výše nákladů na nutné opravy a údržbu, na energie apod.), zahrnout do rozpočtu všechny změny ve výši dotací a jiných příspěvků a umožnit tak jejich okamžité využití a to v rámci finanční strategie organizace, reagovat na všechny změny ve financování hlavní činnosti organizace, ke kterým v průběhu rozpočtového období dojde, splnit stanovený rozpočet. Příčinou rozpočtových změn mohou být například tyto skutečnosti: změny v přidělení prostředků ze státního rozpočtu úspora na odvodech sociálního pojištění náhlá událost vyžadující nákladnější údržbu a opravy tuhá nebo mírná zima proti předpokladu zdražení nebo zlevnění energií v průběhu rozpočtového roku změny ve výkonech v průběhu roku úspory materiálu a cen za práci a služby neplánovaný příspěvek od zřizovatele nebo dárce změna dodavatele materiálu, pomůcek a surovin (sloučení nákladů) nerealizování některých plánovaných nákladů (nákupy, služby) přidělení prostředků z grantu, rozvojového programu V průběhu kalendářního roku provádí MŠMT a v návaznosti krajský úřad změny rozepsaných rozpočtových ukazatelů (tzn. změnu dotace ze státního rozpočtu). Rozpočtové změny vyžaduje obvykle i změna výkonů školy od 1. září v souvislosti s novým školním rokem. V případě posílení rozpočtu je nový rozpis vždy snazší. V případě úsporných opatření se doporučuje tento postup: nejdříve se využijí nerozepsané rezervy, poté následují všechna možná provozní omezení a zrušení nebo pozastavení objednávek k realizaci některých rozvojových projektů V oblasti provozních prostředků v případě nových úkolů požádá škola zřizovatele o zvýšení příspěvku na provoz a požadavek doloží. Při neplnění úkolů, odpadnutí úkolů apod., tuto skutečnost škola zřizovateli také oznámí a uspořenou část příspěvku zřizovateli vrátí, pokud zřizovatel nerozhodne jinak. Z uvedeného vyplývá, že pro ředitele školy je nesmírně důležité znát dokonale vlastní zařízení, mít přesnou analýzu všech finančních potřeb a nároků, jejich dokladovatelnost, přesnou formulovatelnost a nezpochybnitelnou. 34
9
VNITŘNÍ KONTROLNÍ SYSTÉM
Zákon č. 320/2001 Sb. o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole) v úplném znění stanoví vnitřní kontrolní systém. Předmět úpravy Zákon vymezuje uspořádání a rozsah finanční kontroly vykonávané mezi orgány veřejné správy, mezi orgány veřejné správy a žadateli nebo příjemci veřejné finanční podpory a uvnitř orgánů veřejné správy. Stanoví předmět, hlavní cíle a zásady finanční kontroly vykonávané podle tohoto zákona a podle zvláštních právních předpisů, pokud tak tyto předpisy stanoví. Orgán veřejné správy Je organizační složka státu, která je účetní jednotkou podle zvláštního právního předpisu, státní příspěvková organizace, státní fond, územní samosprávný celek, městská část hlavního města Prahy, příspěvková organizace územního samosprávného celku nebo městské části hlavního města Prahy a jiná právnická osoba zřízená k plnění úkolů veřejné správy zvláštním právním předpisem nebo právnická osoba zřízená na základě zvláštního právního předpisu, která hospodaří s veřejnými prostředky. Povinnosti vedoucího orgánu veřejné správy a vedoucích zaměstnanců Vedoucí orgánu veřejné správy je v rámci své odpovědnosti povinen v tomto orgánu zavést a udržovat vnitřní kontrolní systém, který vytváří podmínky pro hospodárný, efektivní a účelný výkon veřejné správy, je způsobilý včas zjišťovat, vyhodnocovat a minimalizovat provozní, finanční, právní a jiná rizika vznikající v souvislosti s plněním schválených záměrů a cílů orgánu veřejné správy, zahrnuje postupy pro včasné podávání informací příslušným úrovním řízení o výskytu závažných nedostatků a o přijímaných a plněných opatřeních k jejich nápravě.
9.1 Řídící kontrola Předběžná kontrola Uvnitř orgánu veřejné správy zajišťují předběžnou kontrolu plánovaných a připravovaných operací vedoucí tohoto orgánu nebo vedoucí zaměstnanci jím pověření k nakládání s veřejnými prostředky orgánu veřejné správy jako příkazci operací, vedoucí zaměstnanec organizačního útvaru odpovědný za správu rozpočtu orgánu veřejné správy nebo jiný zaměstnanec pověřený k tomu vedoucím tohoto orgánu jako správce rozpočtu, vedoucí zaměstnanec organizačního útvaru odpovědný za vedení účetnictví orgánu veřejné správy nebo jiný zaměstnanec pověřený k tomu vedoucím tohoto orgánu jako hlavní účetní. Sloučení funkcí uvedených v předchozím odstavci je nepřípustné. Je však možné v případech, kdy je to odůvodněno malou pravděpodobností výskytu nepřiměřených rizik pro hospodaření s veřejnými prostředky, zejména v návaznosti na povahu činnosti orgánu 35
veřejné správy, stanovené úkoly, stupeň obtížnosti finančního řízení, strukturu a počet zaměstnanců. Průběžná a následná kontrola Uvnitř orgánu veřejné správy zajišťují průběžnou a následnou kontrolu jeho vedoucí prostřednictvím vedoucích zaměstnanců organizačních útvarů nebo k tomu pověřených zaměstnanců, kteří zajišťují přímé uskutečňování operací při hospodaření s veřejnými prostředky. Zjistí-li tyto osoby při výkonu průběžné a následné kontroly, že s veřejnými prostředky je nakládáno nehospodárně, neefektivně a neúčelně nebo v rozporu s právními předpisy, oznámí své zjištění písemně vedoucímu orgánu veřejné správy, který je povinen přijmout opatření k nápravě zjištěných nedostatků a opatření k zabezpečení řádného výkonu této kontroly.
9.2 Interní audit Uvnitř orgánu veřejné správy zajišťuje interní audit funkčně nezávislý útvar, případně k tomu zvlášť pověřený zaměstnanec, organizačně oddělený od řídících výkonných struktur. Interní audit je nezávislé a objektivní přezkoumávání a vyhodnocování operací a vnitřního kontrolního systému orgánu veřejné správy, které zjišťuje, zda právní předpisy, přijatá opatření a stanovené postupy jsou v činnosti orgánu veřejné správy dodržovány, rizika vztahující se k činnosti orgánu veřejné správy jsou včas rozpoznávána, a zda jsou přijímána odpovídající opatření k jejich vyloučení nebo zmírnění, řídící kontroly poskytují vedoucímu orgánu veřejné správy spolehlivé a včasné provozní, finanční a jiné informace, provozní a finanční kritéria podle § 4 jsou plněna, zavedený vnitřní kontrolní systém je dostatečně účinný, reaguje včas na změny ekonomických, právních, provozních a jiných podmínek, dosažené výsledky při plnění rozhodujících úkolů orgánu veřejné správy poskytují dostatečné ujištění, že schválené záměry a cíle tohoto orgánu budou splněny. Interní audit jsou povinny zavést (určit zaměstnance, příp. zřídit nezávislý útvar podřízený přímo řediteli) příspěvkové organizace, kterým tuto povinnost stanoví zřizovatel. Záleží na velikosti organizace, výši příspěvku z veřejných rozpočtů, atd. Na základě svých zjištění předkládá útvar interního auditu vedoucímu orgánu veřejné správy doporučení ke zdokonalování kvality vnitřního kontrolního systému, k předcházení nebo ke zmírnění rizik a k přijetí opatření k nápravě zjištěných nedostatků. Současně tento útvar zajišťuje v orgánu veřejné správy konzultační činnost. Interní audit zahrnuje zejména finanční audity, které ověřují, zda údaje vykázané ve finančních, účetních a jiných výkazech věrně zobrazují majetek, zdroje jeho financování a hospodaření s ním, audity systémů, které prověřují a hodnotí systémy zajištění příjmů orgánu veřejné správy, včetně vymáhání pohledávek, financování jeho činnosti a zajištění správy veřejných prostředků, audity výkonu, které zkoumají výběrovým způsobem hospodárnost, efektivnost a účelnost operací i přiměřenost a účinnost vnitřního kontrolního systému. 36
Vnější kontrola zřizovatel orgány veřejné správy (veřejnosprávní kontrola nakládání s veřejnými prostředky) finanční úřady Česká školní inspekce
9.3 Řízení rizik Při výstavbě vnitřních kontrolních systémů sehrává rozhodující roli orientace na řízení rizik. Jedná se o důležitou součást vnitřního kontrolního systému a nezbytný prvek celkového kontrolního prostředí. V uvedeném modelu stojí na počátku identifikace rizik následovaná metodou analýzy rizik. Cílem identifikace je vědomé vyhledávání nejslabších a problémových článků vlastního výkonu se záměrem jejich eliminace. Počátkem celého procesu je tedy vyhledávání rizik. Ty spatřujeme zejména v oblastech činností, jakými jsou finance, provoz, řízení, prostředí, transakce a informace. V těchto oblastech se mohou vyskytovat různá rizika. Například oblast financí může obsahovat tato rizika: Možné způsoby porušení rozpočtové kázně, jako jsou některé úpravy rozpočtu, nedodržení transparentnosti, úplnosti a reálnosti rozpočtu, schvalování a rozpis rozpočtu, neoprávněné použití finančních prostředků. Tvorba rozpočtových rezerv, fondové hospodaření. Poskytování záloh, platební morálka. Časové určení a účelovost prostředků. Nedostatečné zpětné vazby v jednotlivých fázích plnění rozpočtu. Způsoby zachycení a evidence skutečné spotřeby při financování z veřejné finanční podpory, z dotací a příspěvků, systémových a individuálních dotací. Řízení rizik zahrnuje různé metody napomáhající zmírnění rizika, mezi které patří zejména: Vnitřní kontrolní mechanismy – rizika jsou řízena zavedením vnitřních řídících a kontrolních systémů, které zajišťují prevenci před odchylkami od běžné praxe a od očekávaných výsledků Sdílení nebo převedení – rizika jsou sdílena, rozdělena nebo převedena, takže celková zátěž rizika není soustředěna pouze na jednu operaci. Diversifikace – riziko je zmírněno nebo změněno změnou charakteru pracovních postupů. Pokud se používají staré postupy, stále existují stejná stará rizika. Inovované postupy jsou však vystaveny novým rizikům. Řízení rizik v rámci veřejných financí, tedy i ve škole a školském zařízení, je stanoveno základními věcně příslušnými právními předpisy. Není tudíž otázkou dobrovolného přístupu ze strany odpovědných vedoucích pracovníků, ale plněním nároku na odpovídající úroveň řízení. Příklady nedostatků, jejichž důsledkem je vznik škody nebo riziko vzniku škody Vnitřní kontrolní systém je nedostatečně funkční a je uplatňován pouze v některých fázích nebo v některých oblastech hospodaření. 37
Nesprávný postup při zadávání veřejných zakázek. Výběr dodavatele probíhá bez řádného zadávacího řízení v rozporu se zákonem o veřejných zakázkách. Chybějící nebo neúplné kalkulace cen v doplňkové činnosti. Neevidování pohybu finanční hotovosti. Neuzavřeny, resp. nesprávně uzavřeny dohody o odpovědnosti k ochraně hodnot svěřených zaměstnanci k vyúčtování. Nepojištění veškerých částí majetku.
10
VNITŘNÍ PŘEDPIS O VEDENÍ ÚČETNICTVÍ
Vnitřní předpis o vedení účetnictví je důležitý vnitřní předpis, bez kterého si nelze představit správné fungování účetnictví a veškerého hospodaření organizace. Skládá se např. z těchto jednotlivých částí: účtový rozvrh podle § 14 zákona o účetnictví; oběh účetních dokladů podle § 6 a § 11 zákona o účetnictví přesné stanovení pravomocí a odpovědností při jednotlivých činnostech - při schvalování, realizaci a kontrole operací včetně vypracování podpisových vzorů; podpisová oprávnění osob, které jednají jménem účetní jednotky dle § 11, § 12, § 30 zákona o účetnictví; dohody o hmotné odpovědnosti, uzavřené dle zákoníku práce dle §§ 252 - 254; vedení pokladní evidence včetně eventuálního stanovení pokladního limitu a zajištění hmotné odpovědnosti u pracovníka, který pokladnu vede, včetně formuláře dohody o hmotné odpovědnosti (povinnost stanovit pokladní limit není ze zákona dána); seznam účetních knih, symbolů, zkratek dle § 8, § 13 zákona o účetnictví; rozhodnutí organizace ve věci účtování o majetku - stanovení způsobu účtování o majetku, stanovení finanční hranice pro účtování o drobném dlouhodobém majetku apod.; způsob vedení účetní evidence zásob - které zásoby se účtují při pořízení rovnou do spotřeby, jakým způsobem se vede evidence zásob; stanovení zásad pro klíčování nákladů a výnosů při realizaci doplňkové činnosti; archivace - způsob úschovy a ukládání účetních písemností a záznamů na technických nosičích dle § 31, § 32 zákona o účetnictví; zásady, případně způsob tvorby a čerpání FKSP. Kromě zmíněné směrnice by měla organizace zpracovat další směrnice (vnitřní předpisy), které by stanovily postupy při dalších činnostech, např.: směrnice k provádění inventarizace dle § 6, § 29, § 30 zákona o účetnictví; směrnice o poskytování ochranných pracovních prostředků - vycházet ze zákoníku práce a z nařízení vlády č. 495/2001 Sb.; uvést které ochranné prostředky a komu se poskytují, na jak dlouhou dobu, jak se vede evidence; směrnice o doplňkové činnosti, pokud se provozuje; směrnice o autoprovozu - podmínky provozu služebních vozidel, administrativa týkající se autoprovozu - žádanky, záznam o provozu vozidla (kniha jízd), záznamy o technických prohlídkách a opravách vozidla, proškolení z bezpečnosti práce, garážování a parkování aut, odpovědnost za provoz vozidla, vyúčtování pohonných hmot apod.; směrnice k poskytování cestovních náhrad - stanovení přesných částek výše stravného v rámci finančního limitu daného vyhláškou MPSV, kterou se pro účely poskytování 38
cestovních náhrad stanoví výše sazeb stravného. Ve směrnici je potřebné upřesnit např.: způsob krácení stravného v případě částečného poskytnutí stravy zdarma, podmínky použití soukromého vozidla pro služební účely a výše náhrad. Stanovení výše cestovních náhrad u zahraničních pracovních cest vychází z vyhlášky MF - ve směrnici např. upřesnit výši kapesného podle § 180 ZP, pokud je poskytováno; vnitřní platový předpis.
39
SEZNAM POUŽITÉ LITERATURY HANZELKA,M., KANTOROVÁ,J., PROKŮPKOVÁ,D., SOUČEK,Z. Řízení školy. Praha: ASPI, a.s., 2009. ISBN 978-80-7357-413-0 Rukověť školy, Nový Bydžov: aTre, v.o.s., 2011. CD RYNEŠ,P., Podvojné účetnictví a závěrka 2012. Olomouc: nakladatelství ANAG, 2012. ISBN: 978-80-7263-714-0
40
